Case Study Klopotek Software-Implementierung CCM, ABO, VBU, ANZ, PPM für CR&R und Herstellung, Presse, Editorial Planner

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1 Case Study Klopotek Software-Implementierung CCM, ABO, VBU, ANZ, PPM für CR&R und Herstellung, Presse, Editorial Planner Der Verlag Dr. Otto Schmidt (OVS) hat eine große Bandbreite an Klopotek Produkten erfolgreich zum geplanten Termin 1. Januar 2010 eingeführt: CCM (Customer Care Management), ABO (Vertriebssystem Zeitschriften), VBU (Vertriebssystem Buch), ANZ (Anzeigenverkaufs- und -verwaltungssystem), die Module des Produktplanungs- und -managementsystems (PPM) für Verträge, Rechte und Honorare (Contracts, Rights & Royalties CR&R) und Herstellung, das Presse-Tool und den Editorial Planner. Die Rhenus Medien Logistik (RML), die seit September 2009 für OVS als Auslieferung tätig ist, hat den technischen Betrieb der Klopotek Verlagssoftware übernommen., Projektleiterin auf OVS-Seite, erzählt im Gespräch mit uns, warum Dr. Otto Schmidt unbedingt auf eine integrierte Verlagslösung umsteigen wollte, was für sie zukunftsfähige Software bedeutet und warum die Umstellung auf Klopotek eine kleine Revolution darstellt. Die neue Lösung musste zukunftsfähig sein auch in puncto Unterstützung kommender Geschäftsmodelle : OVS setzt auf Klopotek Frau Kern, als Projektleiterin auf OVS-Seite haben Sie das Klopotek Implementierungsprojekt begleitet und wesentlich verantwortet. Können Sie uns zunächst sagen, worin die Defizite des Altsystems bestanden, das bei Otto Schmidt im Einsatz war? Unser Altsystem war keine Verlagssoftware, sondern eine reine Vertriebssoftware. Nur die Bereiche Vertrieb, Anzeigen und Honorare wurden dadurch abgedeckt. Für alles andere Herstellung und Lektorate mussten wir uns per Excel, per Access, per Word behelfen. Dies wurde immer mehr zu einem Wichtig ist aber nicht nur der Verkauf., Leiterin Vertrieb und verantwortlich für das Klopotek Einführungsprojekt bei OVS, betont, dass eine zukunftsfähige Verlagssoftware digitale Produkte auch korrekt honorieren können muss. Über den Verlag Dr. Otto Schmidt OVS der Verlag Dr. Otto Schmidt ist ein multimedialer Fachverlag für Informationen aus dem Bereich Recht, Wirtschaft und Steuern mit einer langen Tradition. Er publiziert seit über 100 Jahren für die Experten aus der Praxis, Berater und Wissenschaftler. Am 15. Oktober 1905 gründet Dr. Otto Schmidt die Interessengemeinschaft Centrale für Gesellschaften mit beschränkter Haftung Dr. Otto Schmidt als Einzelunternehmen in der Kölner Neugasse 7. Bereits 1909 entsteht die bis heute erfolgreiche Fachzeitschrift Rundschau für GmbH. Für die Mitglieder der Centrale veröffentlicht Otto Schmidt im selben Jahr eine erste Rechtsprechungs-Sammlung, die Kartothek der Rechtsprechung zum GmbH-Gesetz. Für diese Sammlung experimentiert Schmidt zum ersten Mal mit dem Format des Titels: Das Buch wird der Vorläufer für das erste Loseblattwerk, das 1922 erscheint kommt das bis heute erfolgreiche Handbuch der GmbH zur Klärung aller Rechts- und Steuerfragen, herausgegeben von der Centrale für GmbH, auf den Markt tritt Dr. Karl-Peter Winters als Geschäftsführer in den Verlag ein. Ende 2004, ein Jahr vor dem 100. Geburtstag, bezieht der Verlag das neu erstellte Bürogebäude am Gustav- Heinemann-Ufer 58 in Köln. Schwerpunkt CCM, ABO, VBU, ANZ, PPM für CR&R und Herstellung, Presse, Editorial Planner: integrierte Verlags-Gesamtlösung, Unterstützung sich erst entwickelnder digitaler Geschäftsmodelle Zeitrahmen 18-monatiges Implementierungsprojekt Standort Köln Kontakt Leiterin Vertrieb, Projektleiterin Verlag Dr. Otto Schmidt KG Jan Hornbacher Senior Consultant Klopotek & Partner GmbH 1

2 Problem. Des Weiteren haben Produktexporte gefehlt: Wir hatten keine automatische Befüllung des Webshops, des VLB oder Sonstiges. Wir haben das VLB manuell sowie unseren Webshop und unser Verlagsverzeichnis jeweils in einer eigenen Datenbank gepflegt. Statistische Auswertungen und zielgruppengenaue Marketingselektionen waren weiterere Bereiche, in denen wir uns verbessern wollten. Können Sie uns etwas mehr über die kommenden Geschäftsmodelle erzählen, die für Otto Schmidt als multimedialer Fachverlag besonders wichtig sind? Als juristischer Fachverlag sind wir in drei großen Print-Bereichen tätig: Buch, Loseblattwerke und Zeitschriften. Wir versuchen, in oder zu all diesen Bereichen auch Online-Angebote zu machen. Wichtig ist aber nicht nur der Verkauf von Online- Um als Verlag konkurrenzfähig zu bleiben, brauchen wir auch eine konkurrenzfähige Software-Lösung. Der andere Hauptpunkt bestand darin, dass das Altsystem nicht ausreichend weiterentwickelt wurde, um mit den Herausforderungen Schritt zu halten, vor denen wir stehen: Ausbau des Online-Geschäfts und digitale Produkte. Um als Verlag konkurrenzfähig zu bleiben, brauchen wir aber auch eine konkurrenzfähige Software-Lösung. Was waren die Must-Haves, die eine neue Software-Lösung für Ihr Unternehmen erfüllen musste? Für uns war das Wichtigste, eine integrierte Verlagslösung zu bekommen, die unsere wesentlichen Prozesse gesamthaft unterstützt. Zudem war gefordert, dass die Software eine Anbindung an eine Verlagsauslieferung möglich macht. Wir wollten in der Lage sein, durch Standardschnittstellen andere Lösungen anzubinden. Eine weitere Anforderung bestand darin, dass für das neue System eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Funktionalitäten gewährleistet sein sollte. Die neue Lösung musste zukunftsfähig sein auch in puncto Unterstützung kommender Geschäftsmodelle, in die wir hineinwachsen wollen. Produkten, sondern auch die Honorierung. In diesem Bereich ist Klopotek ja momentan auch sehr aktiv. Ich denke, das betrifft auch andere Fachverlage: Mit mehr oder weniger viel Phantasie kann man ein Produkt auf verschiedene Art und Weise verkaufen. Das ist nicht das Problem. Nur die Honorierung danach die wird schwierig. Wenn man Contents verkauft also nicht mehr das Buch, sondern einzelne Teile aus dem Buch, vielleicht noch kombiniert mit anderen Produkten,dann muss die Software das auch korrekt honorieren können. Dieser Bereich wird in Softwarehäusern häufig vernachässigt. Das sich ändernde Nutzerverhalten erfordert zukunftsfähige Software für Klopotek. Wie wichtig ist aus Ihrer Sicht Software-Support gerade im Bereich digitaler Produkte, die Bücher, Zeitschriften und Loseblattwerke zunehmend ergänzen? Herr Dr. Winters, unter Ihrer Führung als geschäftsführender Gesellschafter und Verleger von 1990 bis 2010 wurden wesentliche unternehmerische Akzente gesetzt. Sie haben u.a. das Verlagsprogramm mit den neuen Schwerpunkten Arbeitsrecht, Dr. Karl-Peter Winters, geschäftsführender Gesellschafter bis Ende Juni 2010, begründet die Entscheidung für Klopotek. IT-Recht und Anwalts-Literatur ausgeweitet, den Zeitschriften-Bereich stark ausgebaut und OVS zu einer Verlagsgruppe erweitert. Und Sie haben die Entwicklung der elektronischen Medien vorangetrieben. Unter Ihre Verantwortung fällt auch die Entscheidung Dr. Otto Schmidt ist ein multimedialer Fachverlag, da ist für uns das Thema Digitalisierung besonders wichtig. Es wird viel über das neue Nutzerverhalten geredet und geschrieben. Wir beobachten aber, dass Bücher, Zeitschriften und Loseblattwerke nach wie vor stark nachgefragt werden. Eine bestimmte, wachsende Gruppe von Kunden möchte unsere Fachinformationen aber häufig zusätzlich und nicht als Alternative auch schnell und unkompliziert auf digitalem Weg erhalten. Wir müssen unser Angebot also erweitern, bei nicht notwendigerweise steigenden Leserzahlen. Dies gelingt nur durch Reduktion der Kosten, und Standardisierung ist hiervon ein wesentliches Element. Dies hat den Hauptausschlag für die Standardsoftware von Klopotek gegeben. 2

3 Vor dem Verkauf und der korrekten Honorierung steht aber erst einmal ein gutes Marketing. Dies ist für uns im Zusammenhang mit den neuen Geschäftsmodellen besonders wichtig. Für den erfolgreichen Online-Verkauf brauchen wir eine zielgruppengenaue Ansprache aller Kunden durch effektive Marketing-Selektionen. Da sind wir schon mitten in der Beantwortung der nächsten Frage. Warum haben Sie sich für Klopotek entschieden? Klopotek bietet eine integrierte Verlagslösung, die die gesamte Wertschöpfungskette im Verlag abdeckt und mit Standardschnittstellen die Anbindung an weitere Systeme z.b. wie in unserem Fall an die Auslieferung Rhenus gewährleistet. Das hat für uns den Ausschlag gegeben, uns für Klopotek zu entscheiden. Die Software bietet auch effiziente Unterstützung für den Vertrieb digitaler Produkte, und in der Version 9.8 wird auch das Bundling unterstützt. Klopotek ist eine Standardsoftware, die bei vielen Verlagen im Einsatz ist. Wir sind daher davon überzeugt, dass die Software auch weiterentwickelt und an die Markterfordernisse angepasst wird. Der große Konkurrent von Klopotek, SAP, versucht das ja auch, aber aus unserer Sicht nicht so nahe am Puls der Verlagswelt. Auch das ist ein Punkt, warum wir uns für Klopotek entschieden haben. Dr. Otto Schmidt hat nahezu die gesamte Produktpalette von Klopotek eingeführt: PPM für die Bereiche Herstellung inklusive Production Cockpit und Contracts, Rights & Royalties (CR&R), VBU, ANZ, CCM, ABO, das Presse-Modul und den Editorial Planner. Welche Aspekte der Software-Unterstützung sind für Sie nach dem Projekt besonders wichtig? Der wichtigste Benefit besteht darin, dass Klopotek als integrierte Verlagslösung wirklich von der Idee im Lektorat über Herstellung, Vertrieb, Verkauf, Marketing, Werbung, Anzeigen, auch Vertreter so ein Modul wollen wir in Zukunft ebenfalls anbinden, bis zur Auslieferung, Honorierung und statistischen Auswertungen alle Prozesse abdeckt. Im Unterschied zu früher ist jetzt der ganze Planungs-, Genehmigungs- und Herstellprozess von Produkten in einen richtigen Workflow gekommen. Am Anfang steht der Editorial Planner, der in den Lektoraten die Planung und Kalkulation unterstützt, von der Idee bis zur Genehmigung. Am Ende steht die Standardschnittstelle zu unserem Auslieferer Rhenus, die sehr gut funktioniert wie auch der Fluss der Daten zurück in Klopotek. Wir bemerken jetzt schon, nach Klopotek bietet eine integrierte Verlagslösung, die die gesamte Wertschöpfungskette im Verlag abdeckt und mit Standardschnittstellen die Anbindung an weitere Systeme z.b. wie in unserem Fall an die Auslieferung Rhenus gewährleistet. nur wenigen Monaten, dass wir mit Klopotek sehr gut aufgestellt sind, um diesen Rundlauf gesamthaft zu unterstützen. Wir müssen intern zwar noch ein paar Prozesse umstellen, trotzdem merken wir jetzt auch schon spürbar, dass die zentrale Datenhaltung und -verwaltung große Vorteile bringt. Ein Beispiel: Vorher wurde ein Preis in 50 oder 60 Excel -Tabellen gepflegt, und in unserem Altsystem, und hier, und dort, und so weiter. Jetzt versuchen wir, alles auf Klopotek herunterzubrechen. Das gelingt uns zwar momentan noch nicht bis in alle Bereiche hinein, dafür brauchen wir noch etwas Zeit, aber Klopotek bietet uns auf jeden Fall die Möglichkeit, das zu machen. Ein weiteres Beispiel ist die zentrale Adressverwaltung. Indem Adressen nur einmal vorgehalten werden, kann das Marketing alle Eigenschaften der Adresse und alle daran hängenden Informationen wie z.b. Aufträge nutzen und damit eine genaue Zielgruppenansprache durchführen. Wie bereits gesagt, gerade im Bereich Online- und digitale Produkte ist es für uns besonders wichtig, dass wir zielgruppengenaue Marketing-Aktionen über alle Produkte und Objekte hinweg durchführen können. Was wir vorher auch nicht hatten, ist die zentrale Produktstammhaltung. Im Moment arbeiten wir zwar noch daran, alle relevanten Daten einzupflegen, aber in Zukunft können wir aus dem zentralen Produktstamm heraus den Web-Shop versorgen, VLB-Meldungen machen und Katalogdaten und sonstige ONIX-Dateien exportieren. Im Vergleich zu vorher haben wir uns auch mit den Reports, die Klopotek standardmäßig zur Verfügung stellt, verbessert. Diese helfen dabei, unser Geschäft operativ zu steuern. Und wir haben mit Klopotek besprochen, dass weitere Reports entwickelt werden, falls uns für bestimmte Bereiche etwas fehlen sollte. Sie haben gerade mehrmals auf die Prozesse hingewiesen, die sich bei Ihnen bereits geändert haben oder in einer Umbruchphase befinden. Würden Sie sagen, dass ein Systemwechsel zu Klopotek auch eine Analyse und ein Überdenken der bestehenden Prozesse bedeutet? Bei uns war das auf jeden Fall so. Wir haben ja nicht nur eine neue Software eingeführt, sondern wir haben den gesamten Verlag einmal auf den Kopf gestellt. Mit dem Klopotek Projekt kam die komplette Lageranbindung hinzu. Das war wichtig im Zusammenhang mit Rhenus, an die wir unsere Auslieferung gegeben haben. Auch der Rechenzentrumsbetrieb ist an Rhenus gegangen. Wir haben also nicht nur eine neue Software eingeführt. Die neue Software bildet aber das Herzstück, denn unser Altsystem hätte solch eine Anbindung überhaupt nicht unterstützen können weder technisch noch fachlich noch inhaltlich. Parallel zur Einführung von Klopotek haben wir auch ein durch einen externen Berater unterstütztes Orga-Projekt aufgesetzt. Ein Bestandteil davon war, die Workflows und Prozesse zwischen der Herstellung und den Im Unterschied zu früher ist jetzt der ganze Planungs-, Genehmigungsund Herstellprozess von Produkten in einen richtigen Workflow gekommen. Lektoraten zu analysieren und zu optimieren. Denn wir hatten festgestellt, dass dadurch, dass wir in Herstellung und Lektoraten keine Standardsoftware im Einsatz hatten, die Abläufe voneinander abwichen. Jetzt sind 3

4 wir dabei, die Dinge umzustellen und zu vereinheitlichen. Man kann ruhig sagen, dass die Einführung von Klopotek mit allem, was Wie sind Sie mit dem Projektverlauf und der Zusammenarbeit mit dem Klopotek Team zufrieden? Man kann ruhig sagen, dass die Einführung von Klopotek mit allem, was daran hängt, eine kleine Kulturrevolution hier im Hause war, und dieser Prozess ist auch noch nicht abgeschlossen. Version, und wir werden dann nachziehen. Grundsätzlich ist für uns wichtig, dass Klopotek ein Unternehmen ist, das sich weiterentwickelt, und dass wir an diesem Prozess teilhaben können besonders was die Bereiche Bundling und Online-Geschäftsmodelle bis hin zur Honorierung betrifft. Neben der genauen Honorierung ist vor allem Bundling mittelfristig ein wichtiges Thema für uns, entweder in diesem Jahr oder Anfang 2011 wollen wir damit starten. daran hängt, eine kleine Kulturrevolution hier im Hause war, und dieser Prozess ist auch noch nicht abgeschlossen. Welche längerfristigen Einsparungs-Leistungen erwarten Sie sich durch das Klopotek Einführungsprojekt? Wir erhoffen uns durch Klopotek umfassende Rationalisierungseffekte, und zwar in dem Sinn, dass wir unsere Zeit nicht mehr mit unnötigen Dingen vergeuden um das so klar zu sagen. Es ist ja bereits deutlich geworden: Wir haben bei uns im Hause sehr viel Zeit für doppelte Pflege aufgewendet, etwa im Adressmanagement, da die Vertriebsadressen separat gehalten wurden. Das wollen wir mit Klopotek auf jeden Fall abstellen. Ein anderes Beispiel: Es soll nur mehr ein Preis an einer Stelle gepflegt werden und nicht an 100 verschiedenen. Oder: Die ganzen Prozesse in den Lektoraten und der Herstellung sollen harmonisiert werden. Wenn das alles gelöst ist, können wir unsere bislang nicht optimal gebundenen Kapazitäten in für uns wichtigere Bahnen lenken: in einen zielgruppenorientierten Verkauf, in mehr Zeit für unsere Inhalte, in strategische Überlegungen zum Aufbau von Produkten, ob das online ist oder was auch immer. Kurz: Wir wollen die durch Klopotek gewonnenen Zeiteinsparungen dafür verwenden, um unser Unternehmen noch konkurrenzfähiger zu machen. Das Projekt ist sehr gut gelaufen, und besonders wichtig ist natürlich, dass der Zeitrahmen nicht überschritten wurde. Es waren 18 intensive Monate, was auch daran lag, dass wir in dieser Phase unsere Auslieferung an Rhenus gegeben haben und auch die IT-Betreuung dorthin gewechselt ist. Es gab zwischendurch natürlich auch mal Probleme, aber und das möchte ich betonen wir konnten diese immer sachlich lösen. Können Sie uns abschließend noch sagen, wie Ihre weiteren Pläne für die Zusammenarbeit mit Klopotek aussehen? Konkret wollen wir im Frühjahr 2011 auf die Version 9.8 der Klopotek Software gehen. Rhenus wechselt schon etwas früher auf diese Wir überlegen auch, Klopotek Information ViewPoint einzuführen. Mit diesem Bereich den Datenbanktabellen, auf die dieses Programm zurückgreift, um Informationen zusammenzustellen müssen wir uns aber erst noch genauer beschäftigen, das sehe ich auch erst für Aktuell haben wir mit einem Adressbereinigungsprojekt begonnen und wollen eventuell im nächsten Jahr auch noch die Vorgangsverwaltung einführen. Wir wollen die durch Klopotek gewonnenen Zeiteinsparungen dafür verwenden, um unser Unternehmen noch konkurrenzfähiger zu machen. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit mit Dr. Otto Schmidt in diesen Projekten und auf eine langjährige Partnerschaft, die besonders im Bereich gerade erst entstehender digitaler Geschäftsmodelle sehr spannend zu werden verspricht. Seit über 100 Jahren steht der Verlag Dr. Otto Schmidt für qualitativ hochwertige juristische Fachinformationen. Die Bandbreite erstreckt sich vom Steuerrecht über das Unternehmens- und Gesellschaftsrecht, Wirtschaftsrecht, Zivil- und Zivilverfahrensrecht, Arbeits- und Sozialrecht, freie Berufe, öffentliches Recht und Strafrecht bis hin zur Mediation. 4

5 Die entscheidende Stärke von Klopotek besteht in der zentralen Datenhaltung : Gregor Harzheim, Herstellungsleiter Loseblattwerke und Zeitschriften, Teilprojektleiter für Herstellung insgesamt Herr Harzheim, was sind die wichtigsten Benefits der Funktionalitäten, die durch Klopotek im Bereich der Herstellung hinzugekommen sind? Die entscheidende Stärke von Klopotek besteht in der zentralen Datenhaltung und -pflege, die das System ermöglicht. In der Herstellung ist der Administrationsaufwand partiell vielleicht sogar etwas größer geworden, dafür müssen aber Informationen nur einmal eingepflegt werden und sind dann für jeden verfügbar, so dass aus Gesamt-Unternehmenssicht die Kommunikationswege vereinfacht werden und weniger Kommunikationsverluste entstehen. Dies ist für uns ein wichtiger Schritt nach vorne. Wir haben bisher in der Herstellung nicht mit einer Verlags-Standardsoftware gearbeitet, sondern für uns selbst Arbeitsabläufe definiert, strukturiert und auch elektronisch unterstützt mit den Werkzeugen aus dem MS Office -Paket. Dieses Arbeiten mit Word -, Excel - und vereinzelt auch Access - Dateien war genau auf die Bedürfnisse des einzelnen Mitarbeiters bzw. der einzelnen Abteilung ausgerichtet. Jetzt kommunizieren alle über das Klopotek System, abteilungsübergreifend. Nun muss jeder berücksichtigen, wann wer was benötigt. Manch einer fragte zunächst: Warum muss ich das denn jetzt eintragen? Das habe ich doch im Kopf. Meine Antwort war: Ja, natürlich wissen Sie das. Aber Frau oder Herr XY, die diese Information auch irgendwann einmal brauchen, wissen das nicht. Als positive Effekte verspreche ich mir, dass man weniger suchen und sich durchfragen muss, wenn man eine bestimmte Information benötigt, da diese nun zentral über Klopotek für jeden zugänglich ist. Diese neue Qualität der Information im Verlag ist natürlich mit einem Umstellungsprozess verbunden. Dem einzelnen Mitarbeiter in der Herstellung war vorher vielleicht nicht bewusst, dass das, was er gerade einpflegt, demnächst so im Webshop oder im VLB steht oder dass diese Information im Rechnungswesen oder im Vertrieb benötigt und abgerufen wird. Früher gab es etwa folgende Alltagssituation: Ein Mitarbeiter, der einen Waschzettel für ein Produkt erstellen musste, hat bei uns Seitenzahl, Preis, Erscheinungsdatum und so weiter angefragt. Dies ist jetzt alles zentral verfügbar, und das Zusammensuchen von Informationen entfällt. Das spart auch vor allem dann Zeit, wenn ein bestimmter Mitarbeiter gerade nicht im Haus ist. Können Sie ein noch ein weiteres Beispiel für die Vorteile der zentralen Datenhaltung geben? Dadurch, dass wir die Lieferantenaufträge über PPM erzeugen, verfügen wir jetzt über eine einheitliche Auftragserzeugung und -abwicklung. Vorher gab es Word - Dokumente, die wir gespeichert haben, und die man bei jedem Auftrag wieder verwendet und entsprechend angepasst hat. Dabei ist es natürlich schon einmal passiert, dass man etwas nicht überschrieben hat. Und jeder machte es ein bisschen anders. Das Jetzt ist alles zentral verfügbar, und das Zusammensuchen von Informationen entfällt. Gregor Harzheim alles ist nun standardisiert und vereinheitlicht, was auch heißt, dass wir ein einheitliches Erscheinungsbild nach außen haben. Aber auch intern ist das Ganze etwa im Hinblick auf die Vertretungswege einfacher und transparenter geworden. Dies tangiert ebenfalls den Bereich des Rechnungswesens und vereinfacht die Prozesse dort: Es gibt ein klares Auftragsformular, das Nummern enthält, die vom System vergeben werden. Dieses erleichtert es, Rechnungen zuzuordnen. Es hilft auch und da gehen wir wieder über den Bereich der Herstellung hinaus bei der Einbuchung der angelieferten Ware bei Rhenus Medien Logistik in Landsberg. Dadurch, dass wir unsere Verlagsauslieferung Jetzt kommunizieren alle über das Klopotek System. Gregor Harzheim stellt plastisch dar, wie sich das abteilungsübergreifende Arbeiten verändert, wenn eine zentrale Lösung eingeführt wird. outgesourct haben, hat sich bei uns zusätzlich einiges geändert: Auch da kamen viele Standardisierungs-Anforderungen auf uns zu, etwa im Bereich der Anlieferungsmodalitäten. Also wird durch die verbesserte Kommunikations-Situation im Verlag auch der Gesamtworkflow verbessert? Davon bin ich überzeugt. Allerdings muss ich dazu sagen, dass wir jetzt noch nicht an dem Punkt sind, wo wir das abschließend beurteilen können. Die Herstellung wächst in das Arbeiten mit PPM hinein anders als beim Vertrieb gab es bei uns keinen Stichtag für den Systemwechsel. Wir können die Funktionalitäten nach und nach für uns entwickeln. Dieser Prozess ist noch nicht zu Ende. Wie beurteilen Sie PPM vorgelagerte oder damit verbundenen Produkte wie den Editorial Planner oder das Production Cockpit? Mit dem Editorial Planner wird die Planung verbessert und der Informationsfluss verstetigt. Das Wissen erreicht die Herstellung früher und schafft somit mehr Transparenz. 5

6 Nicht, dass es das bei uns vorher häufig gegeben hätte, aber das gelegentliche Problem des vom Himmel Fallens von Produkten sollte aus herstellerischer Sicht damit erledigt sein. Und auch diese Neuerung war etwas, das uns weiter motiviert hat, zu standardisieren: Wir haben Kostenschemata hinterlegt, Sehr gute Erfahrungen so dass ein planender Lektor sich schnell einen Grobüberblick, auch in Fragen der Wirtschaftlichkeit, verschaffen kann. Für die Terminplanung und -kontrolle der einzelnen Mitarbeiter ist das Production Cockpit in unserem Haus weniger geeignet, allerdings sehe ich einen Benefit für die Leitungsebene der Herstellung für einen schnellen Überblick darüber, wie die Produkte hinsichtlich der Kostenentwicklung und Termine stehen. In die Klopotek Standardsoftware gehen kontinuierlich das Know-how und die Best Practices aller Verlagskunden ein. Was bedeutet dies für die Prozesse in Ihrem Unternehmen? Seit Beginn des Projektes untersuchen und hinterfragen wir fortwährend unsere Arbeitsabläufe. Manche definieren wir auch neu. Natürlich kann man Prozesse immer analysieren und optimieren. Aber die Einführung von Klopotek ist hierfür ein sehr guter Des Weiteren sind wir jetzt auch so weit, dass der Rechnungsimport funktioniert der Export der relevanten Daten aus unserer Finanzbuchhaltungssoftware in die Schnittstelle zu PPM hinein, so dass wir in PPM die Ist-Kosten abgebildet haben. Indem die Stückkosten im System verfügbar sind, können wir unser nachdruck-bewertetes Lager ermitteln. Es ist nun möglich, unseren Aufträgen die Rechnungspositionen der eingeflossenen Rechnungsbuchungen zuzuweisen und die Herstellprojekte abzuschließen. Im nächsten Schritt werden wir die Kalkulationen über PPM durchführen, so dass wir dann innerhalb der Verlagssoftware die Möglichkeit haben, Ist- und Plankosten miteinander zu vergleichen. Zudem haben wir in diesem Jahr die Definition und Einpflege von Preislisten auf der Agenda, so dass der ganze Bereich des Kostenvergleichs erleichtert wird. Danach Mit dem Editorial Planner wird die Planung verbessert und der Informationsfluss verstetigt. Gregor Harzheim Prof. Dr. Felix Hey ist seit dem 1. Juli 2010 neuer geschäftsführender Gesellschafter. Herr Prof. Hey, im Juli dieses Jahres haben Sie als geschäftsführender Gesellschafter das Ruder der Verlag Dr. Otto Schmidt KG übernommen. Wie sehen Ihre längerfristigen Ziele aus, und welche Rolle messen Sie dabei Klopotek zu? Wir werden unsere Angebote im Bereich elektronische Medien weiter ausbauen. Hierfür ist die richtige Software-Unterstützung wesentlich. Ich bin davon überzeugt, dass uns Klopotek als Produkte-Hersteller und auch als Berater-Team auf diesem Weg unterstützt. Ich habe bereits im Verlag C. H. Beck, wo ich zuvor sieben Jahre der Geschäftsleitung angehört habe, sehr gute Erfahrungen mit Klopotek gemacht. Anlass gewesen. Wir hatten von Anfang an den Ansatz: Was sieht die Standardsoftware vor und ist dies für uns passend? Uns war vorher bereits klar, dass wir zu einer stärkeren Standardisierung kommen müssen, schlicht um Ressourcen effektiver einsetzen und Kosten senken zu können. Aber das Einführungsprojekt der Software war dann ein starker Impuls, dies auch zu tun. Im Rahmen der Beschäftigung mit PPM haben wir sehr viele Standardisierungen vorgenommen bzw. vornehmen müssen. Eine Folge davon ist auch das exaktere Arbeiten. Darüber hinaus haben wir Ideen dafür bekommen, wie wir bestimmte Abläufe, unabhängig von der Software, vereinfachen können. Wie würden Sie den bisher zurückgelegten Weg mit PPM beschreiben, und was planen Sie für die Zukunft? Wir sind jetzt in der Situation, dass wir die zentrale Pflege der Produktinformationen unserer Bücher und Loseblattwerke in PPM praktizieren. Die bereits laufende Auftragserzeugung und -abwicklung habe ich angesprochen. Im Moment arbeiten wir an dem Bereich Terminplanung. werden wir sehen, ob wir auch die Kommunikationswege mit dem Rechnungswesen vereinfachen können. Im nächsten Jahr möchten wir versuchen, den Kontakt mit den Dienstleistern zu automatisieren wir müssen dann sehen, welche Funktionalitäten Klopotek anbietet, um uns hierbei zu unterstützen. Hinsichtlich des Look and Feel wünschen wir uns, dass im Rahmen künftiger Updates das Oberflächendesign der Software moderner und übersichtlicher daherkommt und das Arbeiten weiter erleichtert. OVS plant ja, im Frühjahr 2011 auf die Version 9.8 anzuheben. Das neue GUI von Klopotek wird ab der Version 9.8 für PPM parallel mit neuem und mit altem GUI ausgeliefert, so dass ein Kunde basierend auf der Version 9.8 zum neuen GUI wechseln kann. Dieses neue GUI für PPM liefern wir zum Jahresende aus. Das neue GUI wurde völlig neu designed und in Prototypen mit Verlagen rückgekoppelt, so dass wir überzeugt sind, Ihre Erwartungen bezüglich Usability durch die neue Oberfläche mehr als zu erfüllen. 6

7 Auf einen Blick Abo-Umsätze, Buch-Umsätze, Fortsetzungs-Umsätze : Désirée Hecht, Vertrieb Frau Hecht, was sind für Sie die wichtigsten Vorteile der Klopotek Lösung? Für unsere Abteilung möchte ich sagen, dass wir die Sicht in der Kundeninfo gut finden, die das System bietet: auf einen Blick Abo- Umsätze, Buch-Umsätze, Fortsetzungs-Umsätze. Das konnte unsere Altsoftware nicht. Dies ist auch für unseren Außendienstmitarbeiter wichtig: Er kann sich schnell informieren das war vorher nur mit manuell gepflegten Excel -Listen möglich. Und gerade auch in der Auftragsbearbeitung ist in VBU das Erfassen der Aufträge einfacher und komfortabler geworden. Fünf Tests vor der Adressmigration: Désirée Hecht betont, wie wichtig es ist, mit Unterstützung durch die Consultants von Klopotek entscheidende Projektschritte gründlich und sicher vorzubereiten. Früher hatten wir auch mehr damit zu tun, was in der Klopotek Sprache Batches sind und was jetzt automatisch passiert. Wir mussten unseren Rechnungsdruck selber manuell anstoßen, da war tatsächlich jemand damit beschäftigt und hat sich überlegt, was wird zuerst an Rechnungen oder Versandpapieren gedruckt? Jetzt laufen die entsprechenden Batch-Ketten einfach wie von Geisterhand in der Nacht, und man hat entweder morgens seine Rechnungen auf dem Tisch oder sie sind direkt bei Rhenus zur Auslieferung bereit. Ein Punkt, bei dem wir noch nicht ganz angelangt sind, ist, dass wir in Zukunft nur mehr jeweils eine Adresse eines Geschäftspartners verwalten werden, und diese eine Adresse wird dann in unterschiedlichen Kontexten oder Rollen genutzt. Aus unserem Altsystem mussten wir viele Dubletten mitnehmen. Das Projekt zu deren Beseitigung haben wir gerade mit einer Beraterin von Klopotek begonnen. Das softwaregestützte Verdichten, die Master-Bestimmungen und das automatische Umhängen von Abos und Umsätzen macht es uns möglich, unsere Dubletten zu bereinigen das ging vorher nicht. Bis Anfang 2011 wollen wir dies geschafft haben. Wie verschafft Ihnen die Klopotek Software Einblick in die Arbeit anderer? Früher haben wir zum Beispiel nicht so gesehen, was in der Herstellung läuft, da ist vieles an uns vorüber gegangen. Dadurch, dass wir jetzt alle mit einer Software arbeiten, erleben wir, wie alles zusammenspielt: Dort wird ein Herstellungsauftrag erstellt. Dann können wir im Vertrieb das Produkt einbuchen, wenn es angeliefert ist. Und Jetzt laufen die entsprechenden Batch-Ketten einfach wie von Geisterhand in der Nacht, und man hat entweder morgens seine Rechnungen auf dem Tisch oder sie sind direkt bei Rhenus zur Auslieferung bereit. Désirée Hecht dann geht es weiter... So eine softwaregestützte Workflow-Erstellung ist natürlich erst einmal etwas schwieriger, aber wenn er dann steht, wird die Arbeit einfacher weil die Daten eben zentral vorgehalten werden, zum Beispiel ein Produkt oder eine Adresse. Wir alle müssen dann natürlich auch im Kopf behalten, dass jedes Produkt im System gut gepflegt sein muss, damit die Herstellung genau so wie wir im Vertrieb und zum Schluss die Honorarabteilung es auch wirklich nutzen kann. Wie zufrieden waren Sie persönlich mit der Unterstützung während der Implementierung? Gerade in der heißen Projektphase waren die Consultants von Klopotek oft hier im Haus, und man konnte auch jede Frage per Mail stellen und hat darauf eine Antwort bekommen. Diese Unterstützung war hilfreich. Auch die Adressmigration hat gut funktioniert das waren ja über Adressen, und noch dazu aus zwei Altsystemen. Beide Datentöpfe mussten erst einmal strukturell erfasst werden, und dann konnten wir fünf Testmigrationen durchführen. Dadurch waren wir für die finale Migration sehr gut aufgestellt, so dass uns auch wirklich kein Migrationsschaden entstanden ist. Das liegt unter anderem daran, dass wir sehr viel getestet haben und gut von unseren Consultants unterstützt wurden. 7

8 Dadurch, dass wir jetzt nur ein Datensystem nutzen, konnten wir unschlüssige Zahlen-Informationen beseitigen : Dirk Baumann, kaufmännischer Leiter Systembrüche, erklärt Dirk Baumann, können leicht zu inkonsistenten Zahlen führen. Klopotek sorgt dafür, dass jeder stets mit den gleichen Daten arbeitet. Herr Baumann, worin bestehen aus Ihrer Sicht die wichtigsten Vorteile der Klopotek Software? Wir haben jetzt ein durchgängiges EDV- System für die Bereiche Lektorat, Redaktion, Herstellung, Vertrieb bis zur Honorierung. Der große Vorteil ist, dass wir in einem ERP- System arbeiten, das wichtige Bereiche unseres Verlagsgeschäfts abbildet, und zwar von der Produktidee vom Sandkasten-Status an, der Ideensammlung im Lektorat, die der Editorial Planner unterstützt bis hin zur Auslieferung. Wie würden Sie die entscheidenden Veränderungen für den von Ihnen geleiteten Bereich, das Finanz- und Rechnungswesen, beschreiben? Dadurch, dass wir jetzt nur mehr ein Datensystem nutzen, können wir einheitliche Zahlen-Informationen gewährleisten und Systembrüche vermeiden. Wenn Sie Systembrüche haben, dann kann dieses immer wieder zu unterschiedlichen Zahlen und Daten führen. Ein Beispiel: Sie haben in einem System eine Seitenzahl von 200, in einem anderen System haben sie nur 198 Seiten, da hier die Einsortierungsanweisung nicht mitgezählt wird. Jetzt, mit Klopotek, müssen wir uns auf eine Zahl verständigen und es gibt gleiche Daten. Die Einführung von Klopotek liegt noch nicht lange zurück. Was ist schon geschafft, und was steht noch auf der Agenda? Die Honorarbuchhaltung, die auch zu meinem Bereich gehört, erstellt die Honorarabrechnungen jetzt auch mit Klopotek. Gerade letzte Woche haben wir unsere erste Halbjahresabrechnung über Klopotek laufen lassen, das hat gut geklappt, und wir werden sie diese Woche versenden. Daran sehen Sie aber schon: Wir haben gerade erst die Einführungsphase abgeschlossen. Im nächsten Teilbereich gut aus, das war ein wesentlicher Grund dafür, warum wir immer eine Lösung gefunden haben. Unser Verlag hat beinahe Ihre gesamte Produktpalette gleichzeitig eingeführt. Da bestand aus meiner Sicht die Schwierigkeit darin, dass nicht jeder Consultant Kenntnisse in den anderen Modulen hatte. Vielleicht ist das aber bei einer so mächtigen Software auch gar nicht möglich. Sind Sie mit der Leistung des Systems und den Schnittstellen zufrieden? Die Schnittstellen zuletzt wurden die Honorarschnittstellen in Betrieb genommen funktionieren technisch einwandfrei. Damit ist die Anbindung an unsere Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung gewährleistet. Da das System kontinuierlich weiterentwickelt wird, sind wir sicher, eine Lösung gefunden zu haben, die unseren zukünftigen Anforderungen Rechnung tragen wird. Zuhause in Köln: Verlagshaus Dr. Otto Schmidt Ganz wichtig ist auch, dass wir mit Klopotek eine Software erworben haben, die sich weiterentwickelt und an verändernde Marktgegebenheiten anpasst. Das war mit unseren bisherigen Systemen nicht der Fall. Dirk Baumann Entscheidend ist auch die hiermit verbundene zentrale Datenhaltung. Alle greifen auf den gleichen Datenbestand zu und haben die gleichen Informationen vor Augen. Es gibt keinen Systembruch. Ganz wichtig ist auch, dass wir mit Klopotek eine Software erworben haben, die sich weiterentwickelt und an verändernde Marktgegebenheiten anpasst. Das war mit unseren bisherigen Systemen nicht der Fall. Schritt wollen wir unsere Workflows modifizieren und besser an die Klopotek Software anpassen, damit wir die Software optimal nutzen können. Wie ist das Implementierungsprojekt aus Ihrer Sicht verlaufen? Natürlich tritt in einem langen Projektverlauf die eine oder andere atmosphärische Störung auf, diese wurden aber das möchte ich dazu sagen vom Projektteam immer fachund sachgerecht gelöst. Die Mitarbeiter von Klopotek kennen sich in ihrem jeweiligen Kontakt Verlag Dr. Otto Schmidt Kontakt Klopotek Jan Hornbacher Redakteur Klopotek Dr. Stefan Kaufer 8

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