Elektronische Unterstützung der Geschäftsprozesse in den Berliner Sozialämtern Sozialhilfeportal Arbeitstitel

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1 Elektronische Unterstützung der Geschäftsprozesse in den Berliner Sozialämtern Sozialhilfeportal Arbeitstitel Rahmenbedingungen der Sozialämter Vorlauf Projektziele und Projektbeteiligte Aktuelle Umsetzung - Risikominderung

2 Situation in den Berliner Sozialämtern Berlinweit steigende Fallzahlen / Personen im monatlichen Leistungsbezug: Planungen Grundsich.: HzL: Einglieder.hilfe: Hilfe z Pflege: Berlinweit steigende Kosten: HzP, stationär HzP, ambulant Grundsicherung

3 Situation in den Berliner Sozialämtern Anhaltender Personalabbau ( VZÄ) Demographischer Wandel (Klienten und MitarbeiterInnen!) Steigende Kosten: Notwendigkeit von Transfersteuerung Steigende Anforderungen an Controlling und Überprüfungen, z.b. Hilfe zur Pflege (HzP) Jährlich komplizierte Rechnungsprüfungen Monatl. Ca aufwändige Bedarfsprüfungen Veraltete oder fehlende IT-Verfahren IT ist eine Stellschraube zur Verbesserung der Funktionalität und Zukunftsfähigkeit der Sozialämter.

4 IT-Situation ist nicht zeitgemäß und bedarfsgerecht. Die Arbeitsprozesse sind überwiegend antiquiert. Folgen sind für alle Beteiligten spürbar Postflut statt Portalzugang Aktenberge statt Datenautobahn Papierakte statt E-Akte Medienbrüche statt Workflow Intransparenz statt Transparenz Fehlende Daten für fachliche und finanzielle Steuerung (Strichlisten/Excel statt Datenverarbeitung)

5 Vorlauf Verschiedene interne Projekte zur Zukunftsfähigkeit des Sozialamtes Tempelhof-Schöneberg. Ein Resultat: 2012 Projektantrag Elektronische Unterstützung der Geschäftsprozesse in den Berliner Sozialämtern 8/2012 Empfehlung der Aufnahme in das Programm ServiceStadt Berlin (SSB) durch den RdB 3/2013 Förderungszusage für 2013/ /2013 Teilnahme am Projekt Einheitliche, optimierte Geschäftsprozesse - ProLoG 1/2014 Empfehlungen für das Projekt Sozialhilfeportal 2-6/2014 Vorbereitung der Beschlussumsetzung; Projektauftrag Start des Kernprojektes (ca. 12 Monate)

6 Projektziel Flexible, fachlich übergreifende IT-Lösungsplattform / umfassende und zugleich abgrenzbare Lösungen und Funktionen: sowohl Portallösungen (Kommunikation und Transaktion) elektronische Gestaltung von Workflows (Arbeitsentlastung und Transparenz) Ausbau von Reportingaufgaben (Controlling und Planung) Längerfristiges Ziel: Geplant ist der Ausbau der elektronischen Unterstützung der Geschäftsprozesse in den Berliner Sozialämtern als bezirksübergreifende Lösung. Beteiligte Sozialämter Tempelhof-Schöneberg (Initiativbezirk und Projektleitung) Friedrichshain-Kreuzberg, Charlottenburg-Wilmersdorf (u.a.) Mitwirkung Senatsverwaltung für Gesundheit und Soziales, T-Systems, cit, ITDZ Berlin, KnowLogy Solutions AG Die Initiative geht von den Praktikern in den bezirklichen Sozialämtern aus. Der Geschäftsprozeß ist die Mutter des Verfahrens

7 5. Projektumsetzung Risikominderung Vorgehen im Projekt 1. Nutzung bereits vorhandener IT-Funktionsbausteine (EU-DLR als Alternative zur Neubeschaffung) 2. Entwicklung als Prototyping (Umsetzungsvorlage als Alternative zur Direkteinführung) 3. Entwicklung anhand eines Musterprozesses (Voraussetzung: alle Bausteine eines GP sind abgedeckt; relative identische Abwicklung in den SozÄmtern: amb. HzP des SGB XII) 4. Enge Kooperation der Projektfachebenen Informationstechnologie - Geschäftsprozessoptimierung - Fachlichkeit SozAmt; agile Softwareentwicklung; Fachlichkeit steuert IT-Lösung

8 5. Projektumsetzung Vorlauf ProLoG 1. Geschäftsprozessoptimierungung amb-hzp 2. Erstellung eines Geschäftsprozesstableaus Sozialamt 3. Identifizierung eines Geschäftsprozessmusters Sozialamt 4. Empfehlungen zur Entwicklung des Sozialhilfeportals Sozialhilfeportal - Arbeitspakete - 1. Fachverfahren HzP Anforderungsanalyse für IT- Stützung, Fachlichkeit bestimmt 2. IT-Prototyp HzP Umsetzung als agile Softwareentwicklung (IT: EU-DLR) 3. Referenzprozess (HzÜ) Sollprozess und Übertragbarkeit 4. Schnittstellenanalyse zum Zahlungsverfahren OPENPROSOZ 5. Umsetzungskonzept

9 Wir danken für Ihre Aufmerksamkeit

10 Aufgabenspektrum des Sozialamtes SGB XII (Erläuterungen) SGB II (Erläuterungen) AsylbLG (Erläuterungen) BtG (Erläuterungen) ASOG (Erläuterungen) Kooperationsprojekte, Zuwendungen Eigene Angebote etc. Fazit: Überwiegend Behebung von Mangellagen Variable Aufgabenstrukturen (Erläuterungen) Reaktion statt Aktion

11 Diversität - Komplexität der Geschäftsprozesse SGB HzP SGB HzÜ SGB EH ASOG AsylbLG BtG UC 1 Eingang UC 2 Ermittlung X X X X X X X X X X X X UC 3 Prüfung X X UC 4 Entscheidung X X UC 5! Zahlung X X X X UC X X X X UC 14.. Periode X X X X X X x

12 Fachebenen Fachlichkeit SozÄ, SenGesSoz, Informationstechnologie T-Systems,ITDZ, cit Geschäftsprozess KS AG

13 PROTOTYP SOZIALHILFEPORTAL VORGEHEN IM PROJEKT 13

14 PROTOTYP SOZIALHILFEPORTAL PROJEKT-ORGANISATION Entscheidungsinstanz Projektauftraggeber BzBm in, GesSozStadtDez n Projektauftrag Qualitätssicherung Hr. Meyer-Schaudwet Projektleitung (AG) Hr. Merckens BA TS Lenkungsgruppe Abstimmungsinstanz Projektleitung (AN) Projektleiter Hr. Wodtke Arbeitspaket 1 Fachkonzept HzP Facharbeitsgruppe 1 (Prozesse HzP) Hr. Dr. Giesenhagen Fr. Köster BA TS Entscheidungsinstanz StsSoz, 3 xdezsoz BÄ TS, CW, FK Abstimminstanz SenInn, SenGS, 3 AL, BBDI Arbeitspaket 2 Prozessanalyse HzÜ Hr. Dr. Giesenhagen Arbeitspaket 3 Prototyp Hr. Wanner Unterarbeitsgruppe Rechnungsprüfung Unterarbeitsgruppe Controlling Facharbeitsgruppe 2 (Prozesse HzÜ) Fr. Müller-Bittner BA CW Arbeitsebene Arbeitspaket 4 Fachanwendung OP Hr. Wodtke Ansprechpartner Open Prosoz Hr. Klatt SenGS 14

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