Marcus Svitak Vertriebsbereichsleiter Ost.

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1 Geschäftsprozessoptimierung mit ELO ECM-Technologien Marcus Svitak Vertriebsbereichsleiter Ost 1

2 Agenda ELO der führende ECM-Hersteller Herausforderung ECM/DMS ECM-Lösungen, insbesondere Aktenverwaltung und -Management Geschäftsprozessoptimierung mit ELO Workflow Enterprise Search Compliance 2

3 ELO Digital Office GmbH Das Unternehmen 1871 Louis Leitz gründet sein erstes Unternehmen 1995 Erster Elektronischer Leitz Ordner (ELOoffice) 1996 Gründung der ELO Digital Office GmbH 1998 Einführung ELOprofessional 2004 Einführung ELOenterprise 2010 ELOoffice ELOprofessional und ELOenterprise Einführung ELO DMS Desktop 3

4 ELO Digital Office GmbH Standorte in Deutschland ELO Niederlassungen ELO Business- Partner (Auszug) ELO Schulungszentren 4

5 ELO Digital Office GmbH Zahlen, Daten, Fakten 280 Mitarbeiter weltweit, 140 in Deutschland 400 Partner weltweit produktive Lizenzen weltweit in Verwendung realisierte Projekte (ELOprofessional, ELOenterprise) konstantes Wachstum im zweistelligen Bereich 5

6 Unsere Kunden sprechen für uns 6

7 Herausforderung DMS/ECM Definition Technologien für die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bereitstellung und Aufbewahrung von Informationen zur Unterstützung von Geschäftsprozessen. AIIM International 7

8 ECM mit ELO Herausforderungen Dateiablage Fileserver Papier Fax Geschäftsanwendungen ERP, CRM, CAD Informationsarbeiter Informationsarbeiter Informationsarbeiter 8

9 ELO COLD Geschäftsprozesse mit ECM optimieren Überblick ELO-Lösungen Geschäftsprozesse ERP CRM CAD ELO BLP ELO XML Smartphone DocXtractor SharePoint ELO XC ELO CAD Java Client ELO OCR SharePoint ELO WCM ELO Backup ELO Barcode ELO WCM Replikation Windows Client Signatur ELOprofessional ELOenterprise Erfassen Verwalten Speichern Bereitstellen Aufbewahren 9

10 ECM-Lösungen Überblick Posteingang Rechnungseingang Vertragsmanagement Aktenverwaltung Management 10

11 Aktenverwaltung Herausforderungen Medienbruch: Papier zum digitalen Dokument IT-Integration von ERP, DMS, ECM Rechtliche Anforderungen nach HGB und GOB Revisionssichere Archivierung Reduzierung von Durchlaufzeiten Optimierung von Prozessen 11

12 Aktenverwaltung Lösung Archiv (Papier) Archiv (ELO) 12

13 Aktenverwaltung Nutzen Alle Akten sind jederzeit am Bildschirm einsehbar Rechtssicherheit Unternehmerisches Risiko wird gesenkt Ermöglicht durchgängige und konsistente Datenhaltung Effiziente durch Workflows gesteuerte Geschäftsprozesse Reduzierung von Kosten für Sortieren, internen Transport, Datenerfassung, Aufbewahrung und Archivierung 13

14 -Management Herausforderungen Gesetzliche Vorgaben (HGB, AO, GDPdU, GoBS, ) Absicherung in juristischen Auseinandersetzungen Technische Notwendigkeit wegen zu großen Maildatenbanken auf den Servern Optimierung des Informationsflusses 14

15 -Management Lösung Mögliche Szenarien: Clientseitig (Mailbox) Serverseitig (Mailbox) Journaling Mailbox Mailboxen Gateway Archiv Mailserver 15

16 -Management Nutzen Einfache Suche in Outlook ohne zusätzlichen Client Anhänge werden im Volltext recherchierbar Archivierung von Kalendereinträgen, Kontakten, Notizen, Aufgaben Bessere Kapazitätsplanung / Entlastung der Mailserver Effiziente und schnelle Suche nach Inhalten Einfache Verteilung von Informationen Universelles Repository statt Insellösung Investitionssicherheit Prozessbezogener Informationsfluss 16

17 Workflow Begriffsdefinition Ein Arbeitsablauf, englisch Workflow, ist eine vordefinierte Abfolge von Aktivitäten in einer Organisation. Das Workflow-Management (WfM, auf deutsch etwa Verwaltung von Arbeitsabläufen ) ist die elektronische Ausführung von Geschäftsprozessen. [ ] Aufgabe des Workflow-Management ist es, auf Basis einer Spezifikation für die Ausführung von Arbeitsabläufen mithilfe von IT- Systemen zu sorgen. Das Workflow-Management ist eine Möglichkeit, Geschäftsprozessmanagement technologisch zu unterstützen. Quelle: Artikel Workflow-Management. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 2. Januar 2008, 16:55 UTC. URL: (Abgerufen: 25. Januar 2008, 14:46 UTC) 17

18 Ausgangssituation Dokumentenfluss heute oft sequentiell viel kopieren fehleranfällig zeitintensiv keine Laufweg- und Zeitüberwachung niedrige Informationsverfügbarkeit kosten- und platzintensive Registraturen überkommene Arbeitsanweisungen Mitzeichnungsverfahren personalintensiv redundante Ablage 18

19 Ziele und Nutzen von Workflow Verbesserung der Qualität der Vorgangsbearbeitung durch vordefinierte Abläufe Verkürzte Durchlaufzeiten Produktivitätssteigerung Höhere Transparenz: Basis für Steuerung / Managemententscheidungen, Kundenbindung, etc. Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit Ablösung von Papier- oder -basierten Arbeitsabläufen Flexibilität: Anpassung der Abläufe mit geringem Aufwand mögl. Kostenreduktion 19

20 Lösung: Workflowmanagement mit ELO Vordefinierter Workflow Der Standard-Workflow eignet sich für komplexe und häufig wiederkehrende Geschäftsprozesse (z.b. digitale Rechnungseingangsprüfung ) AdHoc Workflow Der AdHoc-Workflow dient der Abbildung einfacher sequenzieller oder paralleler Geschäftsprozesse, beispielsweise für das schnelle und einfache Verteilen an mehrere Mitarbeiter inkl. Freigabe (z.b. Mailing) 20

21 Variante 1: Aufgaben / Wiedervorlagen 21

22 Variante 2: Vordefinierter Workflow 22

23 Variante 3: AdHoc Workflow 23

24 Variante 4: Formularbasierter Workflow 24

25 Mobiles Arbeiten mit ELO am Beispiel von iphone& ELO Workflow 25

26 Compliance Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien Einhaltung unternehmensinterner und vertraglicher Regelungen Relevant für AGs und GmbHs Anforderung an IT Informationssicherheit Verfügbarkeit Datenaufbewahrung Datenschutz 26

27 Compliance GDPdU - konforme Datenarchivierung (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) alle digital erzeugten steuerrelevanten Daten müssen in elektronischer Form über den vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum für eine Prüfung aufbewahrt werden aktuelle Verfahrensdokumentation (fachlich technisch) 27

28 Compliance AO KonTraG Nahtlos integrierbar BDSG Gesetzliche Anforderungen EuroSOX SOX SigG GDPdU FDA Basel II 28

29 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Marcus Svitak Vertriebsbereichsleiter Ost 29

30 ELO Digital Office GmbH, Heilbronner Straße 150, D Stuttgart ELO Digital Office AT GmbH, Leonfeldner Straße 2-4, A-4040 Linz ELO Digital Office CH AG, Lagerstrasse 14, CH-8600 Dübendorf Die ELO Homepage finden Sie unter: ELO Digital Office, das ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise sind Marken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern. Microsoft, MS, Windows, Word und Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Weitere Unternehmens-, Produkt- oder Servicenamen können Marken anderer Hersteller sein. Diese Veröffentlichung dient nur der unverbindlichen allgemeinen Information und ersetzt nicht die eingehende individuelle Beratung. Die in dieser Veröffentlichung enthaltenen Informationen können jederzeit, auch ohne vorherige Ankündigung, geändert werden. Insbesondere können technische Merkmale und Funktionen auch landesspezifisch variieren. Aktuelle Informationen zu ELO Produkten, Vertragsbedingungen und Preisen erhalten Sie bei den ELO Gesellschaften und den ELO Business-Partnern und/ oder ELO Channel- Partnern. Die Produktinformationen geben den derzeitigen Stand wieder. Gegenstand und Umfang der Leistungen bestimmen sich ausschließlich nach den jeweiligen Verträgen. ELO gewährleistet und garantiert nicht, dass seine Produkte oder sonstigen Leistungen die Einhaltung bestimmter Rechtsvorschriften sicherstellen. Der Kunde ist für die Einhaltung anwendbarer Sicherheitsvorschriften und sonstiger Vorschriften des nationalen und internationalen Rechts verantwortlich. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler bleiben vorbehalten. Nachdruck und Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung der ELO Digital Office GmbH. Copyright ELO Digital Office GmbH Alle Rechte vorbehalten. 30

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