Inhalt. 3 Wettbewerbsfähigkeit. 4 Starke-DMS. 5 Dokumentenerfassung. 7 Dokumentenarchivierung. 9 Dokumentenverwaltung

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2 Inhalt 3 Wettbewerbsfähigkeit 4 Starke-DMS 5 Dokumentenerfassung 7 Dokumentenarchivierung 9 Dokumentenverwaltung 10 Integration in Businessapplikationen 11 Sicherheit 12 Workflow 13 Starke-DMS: Module 14 Leistungen für Sie von uns 15 Starke-DMS: Bewertungsbogen 17 Eigene Notizen

3 Einleitung Im heutigen Zeitalter der modernen Technik werden in Unternehmen noch zu viele Arbeitsprozesse manuell und mit großem Aufwand durchgeführt. Die Folgen davon sind, dass viel Zeit verloren geht und dass aus ökonomischer Sicht eine große Menge an Papier verschwendet wird. Möchten Sie Zeit beim Archivieren, Verwalten und Suchen von Dokumenten sparen und den Papierkrieg reduzieren bzw. ganz beseitigen? Dann sollten Sie unsere Dokumenten-Management-Lösung einsetzen, die eine schnelle Einarbeitung und leichte Programmbedienung verspricht. Alle Dokumente, die in Ihrer Warenwirtschaft, der Finanzbuchhaltung oder im Personalbüro gedruckt werden, kommen automatisch richtig verschlagwortet in das Dokumenten-Management-System (DMS). So sichern Sie erhebliche Arbeitserleichterungen vom ersten Tag an! Auch ein- und ausgehende Briefe, Faxe, Verträge, Dateien, Notizen und s werden einfach abgelegt und stehen auf Knopfdruck allen Berechtigten zur Verfügung. Bestes Beispiel ist eine Kunden- oder Mandantenakte, die Ihnen übersichtlich gegliederte Unterordner oder z.b. alle Dokumente und Vorgänge in streng zeitlicher Reihenfolge darstellt. Jedes Dokument kann mit einem Wiedervorlagedatum versehen werden. Mit dem integrierten Workflow-Manager erreichen Sie, dass beliebige Arbeitsabläufe sicher und in der geforderten Schnelligkeit erledigt werden. Wer gerade an einer Akte oder einem Projekt und dort an welchen Dokumenten arbeitet, sehen Sie mit einem Mausklick. Der Durchlauf wird protokolliert und kann nach Jahren noch nachvollzogen werden. Persönliche Unterschriften sichern die Revisionssicherheit des Bearbeitungsdurchlaufs. Bekannte Beispiele sind die Rechnungseingangsprüfung, Bearbeitung von Interessentenanfragen, Projektanfragen und auch Reklamationen. Auch das -Management ist eine Herausforderung an moderne Kommunikation. Wie kann man sicherstellen, dass s nicht nur im Briefkorb des Empfängers sichtbar sind, sondern transparent an dem gewünschten Geschäftsfall, Kunden, Mandanten, Lieferanten oder im dazugehörigen Projekt von jedermann einsehbar sind, der die entsprechende Berechtigung hat. Das Starke-DMS ist auch flexibel bezüglich der Anbindung zu Fremdprodukten und sichert sich auch deshalb einen stark steigenden Kundenkreis. Das Starke-DMS in Verbindung mit der Verfahrensdokumentation garantiert Revisionssicherheit im Sinne der GoBS- und VOI - Anforderungen. Aus diesem Grunde wird für das Starke-DMS neben dem Handbuch zusätzlich eine Verfahrensdokumentation ausgeliefert. Diese enthält eine Übersicht der Module und eine präzise Beschreibung der Teilprozesse, um die interne Verarbeitung lückenlos darzustellen.

4 Wettbewerbsfähigkeit Die Anforderungen an die Mitarbeiter eines Unternehmens im Bereich der Dokumentenverwaltung steigen stetig an: Sie sollen mit geringem Zeitaufwand wichtige Dokumente verfassen, archivieren und auffinden können, um nicht zu viel Zeit für andere relevante Aufgaben zu verlieren. Grafik von Zeitaufwand vor/nach DMS-Nutzung, Anfrage beim Frauenhofer Institut Beim Einsatz eines Dokumenten-Management- Systems können Sie in ihrem Unternehmen aus den folgenden Gründen Kosten und vor allem Arbeitszeit einsparen: vereinfachte Dokumentenorganisation und Dokumentenarchivierung schnelles Suchen und Finden effektive Zusammenarbeit unter Mitarbeitern an einem Dokument Bisherige Anwendungsbereiche von DMS bei Anwendern Archivierung aufbewahrungspfl. Dokumente Unterstützung zur Vorgangssteuerung Beleglesung Posteingangsverarbeitung Informationsplattform Integration in Fachanwendungen Sonstiges 9% 95% 83% 72% 72% 65% 56% Fachhochschule Münster Möchten Sie auf Grund der Ihnen bringenden Vorteile ein Starke-DMS in ihr Unternehmen integrieren, können wir Ihnen nach einer Konzepterstellung und einer ausgereiften Planungsphase dieses innerhalb von wenigen Tagen installieren und konfigurieren, so dass Sie sofort die wichtigsten Arbeitsschritte mit ihrem neuen Dokumenten-Management-System ausführen können. 3

5 Starke-DMS Es gibt eine große Zahl von Dokumenten-Management-Systemen. Sie unterscheiden sich durch Preis/ Leistung, Funktionsumfang, Modulen, Benutzerfreundlichkeit und Service. Eines sollten Sie aber immer im Fokus behalten. Eine DMS-Lösung, welche auf Ihr Unternehmen passt. Und genau dies setzen wir mit dem Starke-DMS um. Qualität Die Qualität eines Produktes, seine Zuverlässigkeit und die Zuverlässigkeit des Herstellers sind wichtige Faktoren. Doch wir gehen noch weiter: Die Nähe zu unseren Anwendern. Gemeinsam mit unseren Partnern wollen wir Ihr Geschäft verstehen, Ihre Probleme lösen, Abläufe verbessern oder erst ermöglichen. Dies spiegelt sich vor allen Dingen im Mitbestimmungsrecht unserer Kunden an der Entwicklung der Software wieder. Hier versuchen wir schnell und zuverlässig auf Wünsche und Anregungen einzugehen und diese kompetent umzusetzen. Anpassung Das Starke-DMS kann optimal auf Ihre Geschäftsprozesse angepasst werden. Mit der Administrationsumgebung des Starke-DMS lassen sich rasch Funktionserweiterungen und Zusatzfunktionen genau auf Ihre Anforderungen erstellen. Skripte können z. B. automatisch gestartet werden um beispielsweise andere Datenquellen nach Informationen anzuzapfen. Durchgängige Prozesse Nach dem Scannen, Klassifizieren und Indexieren erfolgt die Ablage im System. Ab diesen Punkt ist es möglich, schnell und gezielt auf diese Dokumente zuzugreifen. Und das ohne den Weg ins Archiv auf sich nehmen zu müssen. Über den Workflow lassen sich Abläufe automatisieren und steuern. Auch eine Integration in Ihr ERP oder Buchungssystem ist möglich und der Beleg kann z. B. mit der dort zugeordneten Buchung verknüpft werden. Auch können diese Daten mit einem Mobilen-Archiv jederzeit mitgenommen werden. Durch diese Prozesse können Geschäftsvorfälle rascher abgewickelt werden, da Liegezeiten und Transportkosten, wie man sie bisher von Papierdokumenten kennt, entfallen. Wir bieten Ihnen unser Know-how sowie unseren Willen, die Anforderungen und Aufgaben, die Sie an uns stellen, mit den für Sie optimalen Prozessen und Produkten zu lösen. Datenbanken Multifunktionsgeräte Software z.b. ERP Hängeregister und Ordner DMS CD, DVD, HDD USB-Sticks 4

6 Dokumentenerfassung Über universelle Funktionen kann das Starke-DMS in fast jede kaufmännische Lösung integriert werden. Eigenerzeugte Belege wie Rechnungen, Listen, Berichte und Lieferscheine archiviert das Starke-DMS vollautomatisch. Dies kann mit dem Starke-DMS Archivdrucker geschehen oder durch den Import von COLD Daten aus anderen Quellen. Die Daten werden in Belege zerlegt und die Indexinformationen ausgelesen und zur Verschlagwortung verwendet. Es können auch Briefbögen und Formulare hinterlegt werden, um z.b. aufgrund gesetzlicher Vorgaben ein original Abbild wiedergeben zu können. Alle Daten im Starke-DMS können jederzeit wieder in ihrem Originalformat ausgegeben werden. Auch gibt es Module und Schnittstellen, die eine tiefe Integration des Starke-DMS in andere Anwendungen erlauben z.b. den direkten Aufruf eines Beleges oder eine digitalen Akte aus dem ERP-Programm. Starke-DMS-Scantool Briefe, Belege, Zeichnungen, Mitschriften, Notizen und viele andere Papierunterlagen werden über Scanner erfasst und dem Starke-DMS zur Verfügung gestellt. Dies kann über Arbeitsplatzgeräte geschehen, aber auch über Abteilungsscanner oder Netzwerkscanner sowie Multifunktionsgeräte. Die Dokumente liegen nach dem Scan im Starke-DMS Scantool zur Ansicht und Bearbeitung bereit. Von hier können sie archiviert oder gezielt in Workflows verschoben werden. Natürlich können beim Scannen auch Barcodeund OCR (Text-) Erkennung durchgeführt werden. Hier werden Daten direkt aus dem Dokument ausgelesen und für eine automatische Indexvergabe, Verteilung und Archivierung verwendet. Starke-DMS-Archivdrucker (COLD) Eine weitere Möglichkeit Dokumente in das Starke- DMS hinzuzufügen ist der Starke-DMS Archivdrucker- COLD. COLD archiviert Spooldateien von Dokumenten (z.b. Rechnungen, Lieferscheine), die von dem System zur Druckausgabe erzeugt werden. Die Ansicht und Darstellung ist durch das Hinterlegen von Formularen und Briefbögen originalgetreu. Starke-DMS-IndexAgent Mit dem Starke-DMS IndexAgent bietet das Starke- DMS die Möglichkeit, Indexinformationen aus externen Datenquellen wie z.b. der Warenwirtschaft, einem CRM-Tool oder anderen Datenbanken automatisch abzugreifen und zur Verschlagwortung zu verwenden. 5

7 Automatische Erkennung Dokumentenart spezielle Daten Verträge Partner Vertragsbeginn Vertragsende Import FormScan Erkennung Extraktion Export Rechnungen Briefe Nummer Datum Bezugsquelle Bezahlunsfrist Absender Datum Betreff verschiedene Dokumente Gutachten Aufträge Name Datum Abteilung Aufbewahrung Kunde Datum Produkte Summe Starke-DMS-FormScan - Automatische Formularerkennung Die Geschwindigkeit von Geschäftsprozessen nimmt exponentiell zu. Heutzutage müssen Unternehmen ihre Papierdokumente in Minuten und Stunden und nicht mehr in Tagen oder Wochen verarbeiten, um mit der EDV Schritt halten zu können. Um Kunden zufrieden zu stellen, muss die Verbindung zwischen EDV und Papierdokumenten synchronisiert werden. Starke-DMS FormScan erlaubt den Anwendern, alle Dokumentenarten und Formulare, egal ob strukturiert, semi-strukturiert oder unstrukturiert, in ein einziges Verarbeitungssystem einzupflegen und dies ohne aufwändige manuelle Dateneingabe. Endanwender können die Lösung flexibel nutzen. Beispielsweise können Daten extrahiert und in Back-end Systeme oder natürlich Papierdokumente und deren Anhänge zu Archivierungszwecken in das Starke-DMS übertragen werden. Starke-DMS FormScan reduziert viele manuelle Vorarbeiten, darunter die Vorsortierung, manuelle Dateneingabe und Verifizierung. Die ausgezeichnete Erkennungstechnologie von Starke-DMS FormScan garantiert exzellente Erkennungsqualität. Die Lösung unterstützt Data Capturing von Dokumenten in 190 Sprachen und findet Daten auf Dokumenten jeglicher Komplexität. Starke-DMS FormScan unterteilt den Data Capture Prozess in zwei Phasen: Die Vorbereitung und die Verarbeitung. Diese werden für gewöhnlich von unterschiedlichen Anwendern ausgeführt einem Administrator und einem Operator. Starke-DMS FormScan bietet daher zwei Anwender-Modi: Administrator-Modus Der Administratormodus wird für die Vorbereitung verwendet. In ihm steuert man alle Arbeitsschritte im System und hat Zugriff auf die Verarbeitungsoptionen und Design Tools. Des Weiteren erhält man die Möglichkeit, das System einzurichten, sowie die Dokumentenund Formularvorlagen zu erstellen und testen. Operator-Modus Der Operator-Modus bietet ausschließlich Funktionen für Data Capture und die Verarbeitung, wie beispielsweise den Import und das Scannen von Dokumenten, Texterkennung, Verifizierung der Erkennungsergebnisse und den Datenexport. Er verfügt über eine einfache, intuitive Benutzeroberfläche und bietet so optimale Bedingungen für die tägliche Arbeit mit dem Programm. Starke-DMS FormScan ist ideal für große Abteilungen und mittlere Unternehmen. Es ermöglicht, alle internen papierbasierten Prozesse zu automatisieren und damit Geschäftsprozesse zu rationalisieren, Kosten zu senken und Kunden effizienter zu betreuen. FlexiLayout Studio Document Template Editor FormDesigner P r o j e k t Scannen Hot Folder Import Separation Klassifizierung Text-Extraktion Graphiken Dokumente Dokumente Fehlerkorrektur Gruppenverifikation Verarbeitungsoptionen Recognition Inhaltsverifikation Verification Datenbank ERP, CRM, DMP Dokumente Export Set up (Administrator) Processing (Operator)) 6

8 Dokumentenarchivierung Das Starke-DMS führt die unterschiedlichsten Dokumente zusammen. Das gilt sowohl für gescannte Belege, oder die, die aus eigenen EDV Programmen erzeugt wurden sowie für s und Dateien. Die Speicherung erfolgt im Originalformat oder über den Starke-DMS Archivdrucker im TIFF-Format. Zu jeder Dokumentendatei gibt es auch die Möglichkeit, sich eine Metadatei mit Indexinformationen ausgeben zu lassen. Speicherort für die Indexdaten der Dokumente ist eine Datenbank (Microsoft SQL Server, MySQL). Hierdurch kann sichergestellt werden, dass alle Dokumente schnell gefunden werden, sei es über Indexe oder über die Volltextsuche. Druckarchivierung Hier kommt ebenfalls der Starke-DMS Archivdrucker zum Einsatz. Er wird als normaler Windows-Drucker im Druckmenü aufgeführt und speichert Ihre gedruckten Daten direkt als TIFF im Starke-DMS ab. Auch hier können, wenn vorhanden, Angebote für die Indexierung direkt aus dem Druckstrom ausgelesen werden. Dateiarchivierung Dateien können im Starke-DMS archiviert und verwaltet werden. Hierzu stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Durch einfaches Drag&Drop auf das Programm, ein Import-Menü aus dem Programm heraus oder automatisch durch überwachte Ordner. Die Dateien werden automatisch, oder wenn gewünscht, mit zusätzlichen Informationen abgelegt. Für die Microsoft Office Welt bietet das Starke-DMS ein Add-in an, mit dem die Belege z.b. aus Word und Excel direkt in das Starke-DMS gespeichert werden können. Die Dateien werden unverändert im jeweiligen Originalformat übernommen. Über die Microsoft Windows Funktion Öffnen mit kann im Betriebssystem eingestellt werden, welches Programm zur Anzeige oder Bearbeitung verwendet werden soll. Standardmäßig zeigt das Starke-DMS Dokumente und Dateien in seinem eigenen Viewer an und nutzt zur Bearbeitung die Voreinstellungen des Betriebssystems. 7

9 -Archivierung Aus mehreren Gründen ist die -Archivierung ein rasant an Bedeutung gewinnendes Thema bei Unternehmen aller Größenordnungen geworden. Wenn mindestens 2 der Aussagen zutreffen bzw. bei Ihnen noch keine Berücksichtigung finden, haben Sie Handlungsbedarf! 1. Der Gesetzgeber verlangt eine 6 10jährige Aufbewahrung von Handelsbriefen. 2. Mails sind per se nicht gerichtsfest, im Gegensatz z.b. zu Briefen auf Papier. 3. Mangelnde Transparenz über Vorhandensein und Aufbewahrungsort von s. 4. Private Postfächer stehen dem Unternehmen nur eingeschränkt zur Verfügung. 5. Die Zuordnung von Geschäftsfällen zu Mandanten, Kunden, Lieferanten usw. funktioniert nur lückenhaft. 6. s und Anhänge werden oft mehrfach gespeichert. 7. Der Speicherbedarf für s wächst ständig. Mobiler-Viewer (Offline-Archiv) Der Zugriff auf Dokumente über lokale Standorte hinweg gehört zu den großen Vorteilen von DMS- Lösungen. Der Starke-DMS Viewer kann mit dem vollen Umfang an Funktionen und Sicherheit z.b. über das Internet auf Archive und Dokumente auf die Zentrale zugreifen. Hierzu benötigen Sie nur die IP- Adresse des Starke-DMS Servers sowie die Zugriffsrechte. Auch ist es möglich, über ein Exportmodul Belege o- der ganze Archive auszugeben und an einem anderen Standort wieder einzulesen ohne, dass an einem anderen Rechner ein Starke-DMS zur Ansicht installiert sein muss. Sie können frei wählen, welche Belege zum Export freigegeben werden, um diese dann z.b. in einer Niederlassung zur Verfügung zu haben. So lassen sich z.b. Kundenakten leicht mit zu einem Termin nehmen oder Belege schnell an Kollegen im Außendienst geben. Der Vertriebler wird die digitale Kundenakte im aktuellen Update-Stand auf seinem Notebook dabei haben. Das bringt Ihnen die Starke-Lösung für Ihr -Management und -Archivierung: 1. Wir erarbeiten mit Ihnen das optimale Verfahren zur Identifizierung von Handelsbriefen. 2. Die gesetzlichen Bestimmungen der Aufbewahrung halten Sie zukünftig ein. 3. Anhänge werden gespeichert (z.b. PDF-, Wordund Excel). 4. Archivierte ein- und ausgehende Mails können von den Usern nicht manipuliert werden. 5. Zuordnung zu Geschäftspartnern (Kunden, Mandanten, Lieferanten usw. erfolgt automatisiert. 6. Unabhängig von Postfächern stehen die s allen Berechtigten jederzeit zur Verfügung (zum Beispiel in Kundenakten, Mandantenakten, Projektakten, Auftragsakten usw.). 7. Gleichartige Mails und Anhänge werden nur 1 x gespeichert (Single Instance). 8

10 Dokumentenverwaltung Das Arbeiten mit lebenden Unterlagen und Dokumenten wird im Starke-DMS durch eine Vielzahl von Funktionen unterstützt. Versionsverwaltung Im Starke-DMS abgelegte Dokumente und Dateien können mit dem jeweils zur Erstellung benötigten Programm bearbeitet und später als neue Version wieder im DMS abgespeichert werden. Dies kann direkt aus dem Starke-DMS heraus geschehen, oder durch ein vorheriges Auschecken des Dokumentes oder der Datei. Hierbei wird das Dokument oder die Datei für andere User gesperrt und nur zur Ansicht zur Verfügung gestellt. Nach dem Einchecken des Beleges wird dieser als neue Version abgespeichert. Alle alten Versionen bleiben zur Kontrolle oder zur späteren Verwendung erhalten. Layertechnik Das Starke-DMS bietet mit der Layertechnik ein Werkzeug zur komfortablen Bearbeitung von Belegen. Notizen, Kommentare, Stempel, Markierungen und Symbole können auf vielen Dokumentarten angebracht werden. Hier werden aber nicht die Dokumente selbst verändert, sondern es wird eine Art Folie über den Beleg gelegt und separat zu diesem gespeichert. Diese können jederzeit ein- und ausgeblendet werden. Es besteht somit z.b. die Möglichkeit, Stempel im Workflow zu erzeugen, schnell den aktuellen Bearbeitungsstatus des Dokuments anzeigen können. Des Weiteren können die Textbemerkungen in die Volltextsuche mit eingebunden werden. Notizen Mit der Notiz-Funktion haben Sie die Möglichkeit, z.b. interne Kommentare an einen Beleg anzuhängen, um so anderen Mitarbeitern oder Abteilungen Informationen zu hinterlegen. Wiedervorlagedatum Über die Wiedervorlage Funktionen können Sie z.b. Verträge verwalten oder sich Belege, für deren Bearbeitung Sie jetzt noch keine Zeit haben, zu einem späteren Zeitpunkt anzeigen lassen. Weiterleiten Senden an Mit Senden an ist es möglich, Belege schnell einem Kollegen oder einer Abteilung zur Verfügung zu stellen. Hier wird eine Sicht auf den Beleg an die Kollegen verschickt. Zusätzlich können Sie diese mit Kommentaren unterstützen. 9

11 Integration in Businessapplikationen Bei internen und externen Prozessen in der Unternehmenswelt kommt ERP-Systemen (Warenwirtschaftssystemen) eine immer größere Schlüsselrolle zu. In den Systemen laufen alle Informationen eines Unternehmens zusammen, um es steuern und koordinieren zu können. Um diese Abläufe effektiver gestalten und beschleunigen zu können, muss der schnelle und sichere Zugriff auf die vorgangsbezogenen Dokumente gewährleistet sein. Das Starke-DMS ermöglicht einen Datenzugriff über individuelle oder allgemeine Lösungen zur Anbindung an ERP-Systeme, Buchhaltungssysteme oder Ihr CMS (Content-Management-System). Das automatische und manuelle Erfassen und Indizieren von ein und ausgehenden Dokumenten gehört ebenso wie die Integration von Workflowprozessen zum Leistungsumfang des Starke-DMS. Hier können auch digitale Akten von ein und ausgehenden Dokumenten gebildet werden. Bei der anschließenden Recherche können, je nach Benutzerberechtigung auf die Dokumente, alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente, Unterlagen, Dateien und s direkt aus Ihrer führenden Software angezeigt werden. So haben Sie immer und zu jeder Zeit alle Dokumente zugriffsbereit. Das Verschwinden oder nicht mehr Finden von Dokumenten gehört damit der Vergangenheit an. 10

12 Sicherheit Für die revisionssichere Archivierung stellt das Starke- DMS Sicherungsmechanismen zur Verfügung. Diese schützen Belege von der Erfassung bis zur Langzeitarchivierung. Es können z.b. für ausgewählte Belegarten Löschfristen verwaltet und überwacht werden. Benutzerberechtigungen In das Starke-DMS ist eine Benutzerverwaltung integriert. Hier wird der Zugriff auf Dokumentarten oder Funktionen des DMS gesteuert. So bekommen Mitarbeiter, Prüfer und Partner nur die Belege zu sehen, für die Sie auch die Freigabe erhalten haben. Ein Zugriff auf Belege über das Dateisystem ist nicht möglich, da diese im Starke-DMS verschlüsselt abgelegt werden. Nach Jahren ist es noch möglich, nachzuweisen, welcher Benutzer wann auf welches Dokument zugegriffen hat. Aufbewahrungszeit Die heute gesetzlich vorgeschriebenen Zugriffsmöglichkeiten auf auswertbare Daten oder Belege sind während der gesamten gesetzlich geregelten Aufbewahrungszeit z.b. über eine Exportfunktion sichergestellt. Belege können durch das Hinterlegen von Formularvorlagen jederzeit originalgetreu wiedergegeben werden. 11

13 Workflow Bei einem Workflow ist das Ziel, bestimmte Arbeitsschritte eines Prozesses aufeinander abzustimmen und so zu koordinieren, dass Mitarbeiter eines Unternehmenes innerhalb einer Zeitvorgabe schnell und unabhängig voneinander diese ausführen können, um später effektiv und ohne Zeitverschwendung einen Arbeitsprozess zu vollenden. Im Beispiel einer Eingangsrechnungsbearbeitung würde ein systematisch gesteuerter Workflow in der Poststelle beginnen, die das Dokument mit einem Barcodeetikett versehen, das eine fortlaufende Nummer besitzt. Danach werden alle Rechnungen, ob mehrseitige oder rückseitig bedruckte, von einem Scanner eingelesen. Ab diesem Moment werden im Betrieb die Ursprungsdokumente praktisch nicht mehr benötigt. Der erste Schritt nach dem Scannen ist die Entscheidung, wer das einzelne Dokument fachlich zu bearbeiten hat. Die bearbeitende Stelle hat die Möglichkeit, im Rahmen des Prüfvorgangs Bemerkungstexte zu schreiben, die z.b. Buchungsaufteilungen beinhalten. Zum Schluss gibt diese die bearbeiteten Dokumente zur nächsten Station weiter. Das geschieht mit einem Tastendruck, der den Abschluss der eigenen Arbeiten Jeder Benutzer sieht auf dem Bildschirm die vor ihm liegenden Aufgaben (die unbearbeiteten Dokumente) in grün, wenn die Bearbeitung noch Zeit hat oder in gelb bzw. rot, wenn der vorgesehene Erledigungszeitraum erreicht bzw. überschritten ist. Es ist möglich, in Rot-Situationen an eine andere Stelle eine Meldung abzugeben, damit in den Prozess eingegriffen werden kann. Es ist weiterhin möglich, Bearbeitungsschritte elektronisch zu signieren. Der gesamte Weg, die Dokumentenbearbeiter und Zeiten der Bearbeitung werden ebenfalls mit dem Dokument untrennbar zusammen abgespeichert, so dass ein Nachvollzug der Bearbeitungsschritte auch nach Jahren noch möglich ist. Dieses ist im Rahmen von Qualitätssicherungsnachweisen in einigen Betrieben äußerst wichtig. Workflows sorgen also für sichere Entscheidungswege, überprüfbare Zeiten und Termine, in denen Aufgaben an Gruppen oder Personen vergeben werden können. 12

14 Starke-DMS: Module Admin: Hier werden alle Einstellungen und Konfigurationen des DMS vorgenommen wie z.b. die Benutzerberechtigungen, Erstellen und Verwalten von Dokumentenarten und Workflows oder auch die Mandantenverwaltung. APLoader: Der APLoader sorgt für eine Integration archivierter Dokumente in vorhandene Programme. Ein Beispiel dafür wäre der Aufruf von Belegen zu einer Buchung (Buchungssatz) direkt aus der Buchhaltungssoftware. IndexAgent: Der IndexAgent übernimmt aus anderen Datenbanken und Anwendungen (z.b. Buchhaltungssoftware) Informationen und übergibt sie als Schlagworte an das DMS. Mobiler-Viewer: Das Modul Mobiler-Viewer stellt komplette Akten oder einzelne Dokumente auf CD/DVD, USB-Stick, Festplatten oder anderen Speichermedien zur Verfügung. Dokumente können ohne Verbindung zum Starke- DMS betrachtet werden. Archivdrucker: Er ist ein virtueller Drucker zum Übertragen von Dokumenten aus verschiedenen Anwendungen in das DMS. Informationen im Druckstrom können zur automatischen Verschlagwortung herangezogen werden. COLD: COLD archiviert Spooldateien von Dokumenten (z.b. Rechnungen, Lieferscheine etc.) die ein System zur Druckausgabe erzeugt. Die Ansicht und Darstellung ist durch das Hinterlegen von Formularen und Briefbögen originalgetreu. -Archivierung: s aus Notes, Exchange, Tobit und weiteren Programmen übernimmt das Modul -Archivierung. Informationen wie Absender, Empfänger, Empfänger-Kopie und Text werden zur automatischen Verschlagwortung verwendet. FileImport: Der FileImport überwacht Ordner im Datei- System und importiert die dort abgelegten Dateien in das DMS. Hierrüber kann z.b. die Anbindung von digitalen Kopiersystemen erfolgen. Office-Plugin: Das Office-Plugin ermöglicht das direkte Speichern von Dokumenten aus z.b. Microsoft Excel oder Microsoft Word in das DMS. ScanTool: Das ScanTool liest Barcodes (BCR) und Texte (OCR) aus gescannten Dokumenten aus und übernimmt diese in das DMS zur Verschlagwortung und Erkennung. Viewer: Mit dem Viewer werden Belege/Akten/ Dokumente gefunden und zur Anzeige gebracht. Hier befinden sich der Workflow, Wiedervorlagen, Senden-an und alle anderen dem jeweiligen User freigegebenen Aktionen zur Bearbeitung von Dokumenten (z.b. die Layertechnik). Workflow: Der Workflow steuert Dokumentenbasierte Prozesse in Ihrem Unternehmen. Aufgaben können an Mitarbeiter übergeben und definiert, Fristen und Schritte sicher und leicht überwacht werden. Import/Export: Export von Dokumenten eines Mandanten aus dem Starke-DMS und die Übernahme dieser in ein anderes Starke-DMS. Des Weiteren ist der Export von Dokumenten, Indexen und Volltext möglich. 13

15 Leistungen für Sie von uns Konzeptentwurf Phasenplanung Installation Benutzer und Zugriffsberechtigungseinrichtung Dokumentation in gedruckter und digitaler Form Schulung nachhaltige Betreuung und Support 14

16 Starke-DMS: Bewertungsbogen Wir haben für Sie eine Starke-DMS-Funktionsliste zusammengestellt, bei der Sie die Möglichkeit haben, die DMS-Funktionsnotwendigkeit für Sie einzustufen. Danach sehen Sie sofort, wo ihre Präferenzen und DMS-Einsatzgebiete liegen werden. Bei unserem ersten Zusammenkommen können wir bei Vorlage ihres Bewertungsbogens sofort reagieren und gezielt auf ihre Wünsche und Vorstellungen eingehen Notwendigkeit Starke-DMS-Scantool Starke-DMS-Archivdrucker Starke-DMS-IndexAgent Starke-DMS-FormScan Dateiarchivierung -Archivierung Mobiler-Viewer Versionsverwaltung Layertechnik Notizen Wiedervorlage Weiterleitung Senden an Anzeige verbundene Dokumente Aufbewahrungszeit Benutzerberechtigungen Workflow digitale Stempel Barcodeerkennung 15

17 - - - Notwendigkeit + ++ Microsoft-Office-Plugin Datenübernahme aus vorhandenem System DMS-Integration in Applikationen mehrere Mandanten Niederlassungen/Zweigstellen Support/Betreuung Weitere für mich interessante Themen 16

18 Eigene Notizen 17

19 Impressum Bernhard Starke GmbH Kohlenstraße Kassel Telefon: 0561/ Fax: 0561/

20 Starke Datensysteme Erfurt GmbH Maximilian-Welsch-Str Erfurt Telefon