AUTOMATION IM WORKFLOW

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1 NOCH GRAMM Raphael Tebarts AUTOMATION IM WORKFLOW GREP, INDESIGN-SCRIPTE, DATENZUSAMMENFÜHRUNG, MAC-AUTOMATOR, AUSBLICK IN DIE ZUKUNFT

2 GREP - 2 -

3 GREP Suchen und Ersetzen Was ist GREP? Grep ist ein Programm, das unter den Betriebssystemen Unix und Unix-Derivaten der Suche und Filterung definierter Zeichenketten aus Dateien dient. Der Begriff grep steht für global/regular expression/print oder auch global search for a regular expression and print out matched lines, also etwa globale Suche nach einem regulären Ausdruck und Ausgabe übereinstimmender Zeilen. GREP Suchen und Ersetzen in InDesign Mithilfe von Suchen und Ersetzen kann man in InDesign Texte ändern, aber auch gezielt Formate zuweisen. Besonders bei großen Textmengen ist diese Funktion sehr nützlich. Der Vorteil der GREP-Suche ist folgender, man mit Hilfe von Variablen suchen.

4 GREP Suchen und Ersetzen Sonderzeichen Text GREP Tabulator ^t \t Absatzschaltung ^p \r Erzw. Zeilenschaltung ^n \n Seitenzahl ^# ~# Aktuelle Seitenzahl ^N ~N Nächste Seitenzahl ^X ~X Vorige Seitenzahl ^V ~V * Alle Variablen ^v ~v Abschnittsmarke ^x ~x * Marke: Verankertes Objekt ^a ~a * Marke: Fußnote ^F ~F * Marke: Index ^I ~I Punkt ^8 ~8 Caret ^ ^^ \^ Schrägstrich \ \ \\ Copyright-Symbol ^2 ~2 Ellipse ^e ~e Tilde ~ ~ \~ Paragraph-Symbol ^7 ~7 Registered-Trademark-Symbol ^r ~r Abschnitts-Symbol ^6 ~6 Trademark Symbol ^d ~d Geviertstrich ^_ ~_ Halbgeviertstrich ^= ~= Bedingte Trennung ^- ~- Geschützter Trennstrich ^~ ~~ Beliebiger Unicode <0041> <0041> Beliebiger Unicode \x{0041} Leerzeichen Text GREP Geviert ^m ~m Halbgeviert ^> ~> Drittelgeviert ^3 ~3 Viertelgeviert ^4 ~4 Sechstelgeviert ^% ~% Ausgleichszeichen ^f ~f 24tel Geviert ^ ~ Geschütztes Leerzeichen ^S ~S Geschütztes Leerzeichen, feste Breite ^s ~s Sonderzeichen Text GREP Achtelgeviert ^< ~< Ziffernleerzeichen ^/ ~/ Interpunktionsleerzeichen ^. ~. Zwischenablage Text GREP Zwischenablage, formatiert ^c ~c Zwischenablage, unformatiert ^C ~C Umbruchzeichen Text GREP Absatzumbruch (= ^p?) ^b ~b Spaltenumbruch ^M ~M Rahmenumbruch ^R ~R Seitenumbruch ^P ~P Umbruch ungerade Seiten ^L ~L Umbruch gerade Seiten ^E ~E Bedingter Zeilenumbruch (Zero-Width-Space) ^j ~a Tab rechter Einzug ^y ~y Einzug bis hier ^i ~i Verschachteltes Format beenden Verbindung unterdrücken (Nonjoiner) ^h ~h ^k ~k Variablen Text GREP Laufende Kopfzeile (Absatz) ^Y ~Y Laufende Kopfzeile (Zeichen) ^Z ~Z Benutzerdefinierter Text ^u ~u Letzte Seitenzahl ^T ~T Kapitelnummer ^H ~H Erstellungsdatum ^S ~S Änderungsdatum ^o ~o Ausgabedatum ^D ~D Dateiname ^l (klein L) ~l (klein L) Wildcards Text GREP *Ziffer ^9 \d *Alles außer Ziffern \D * Buchstabe ^$ [\l\u] * Zeichen (Beim GREP-Ersetzen wird ein. eingefügt) * Weißraum (Leerzeichen oder Tab) ^?. ^w \s Sonderzeichen Text GREP * Kein Weißraum \S * Wortzeichen (also Zeichen, die in Wörtern vorkommen) \w * Kein Wortzeichen \W * Großbuchstabe \u * Kein Großbuchstabe \U * Kleinbuchstabe \l * Kein Kleinbuchstabe \L Der gefundene Text $0 Gefundener Text 1..9 $1..$9 * Kanji ^K \K Positionen Text GREP Wortanfang \< Wortende \> Wortgrenze \b Keine Wortgrenze \B Absatzanfang Absatzende $ Anfang Textfluss \A Ende Textfluss vor Return \Z Ende Textfluss nach Return \z Wiederholungen Text GREP Ein- oder keinmal? Kein- oder mehrmal * Ein- oder mehrmal + Kein- oder einmal (kürzeres Ergebnis) Kein- oder mehrmal (kürzestes Ergebnis) Ein- oder mehrmal (kürzestes Ergebnis) Genau n Mal Mehr als n Mal ^?? *? +? {n} {n,} Zwischen n und m Mal {n, m} Strukturelles Text GREP Teilbegriffe suchen mit Speicher ( ) Gespeicherten Teilbegriff ersetzen Gespeicherten Teilbegriff noch mal finden $1..$9 \1..\9 Sonderzeichen Text GREP Teilbegriffe suchen ohne Speicher Eines der Zeichen in der Klammer Ein Zeichen, das nicht in der Klammer steht Logisches Oder G Tabelle 3.1 Alle Metazeichen für die Suche (?: ) [ ] [^ ] Umgebung Text GREP Positive Lookbehind (?<= ) Negative Lookbehind (?<! ) Positive Lookahead (?= ) Negative Lookahead (?! ) Suchparameter Text GREP Groß-/Kleinschr. ignorieren (?i) Groß-/Kleinschr. beachten (?-i) Multiline an (?m) Multiline aus (?-m) Single-line an (?s) Single-line aus (?-s) Ignore Whitespace an (?x) Ignore Whitespace aus (?-x) Sonderklassen Text GREP * Alphanumerisches Zeichen [a-za-z0-9] * Zeichen aus dem Alphabet [a-za-z] * Weißraum (Leerzeichen oder Tab) [ \t] [[:alnum:]] [[:alpha:]] [[:blank:]] * Kontrollzeichen [[:control:]] * Sichtbare Zeichen [^ \t\n\r] [[:graph:]] * Sichtbare Zeichen und Leerzeichen [^\t\n\r] [[:print:]] * Satzzeichen [.,!?:; ] [[:punct:]] * Zeichen mit einem Code größer 255 * Hexadezimale Ziffer [0-9a-fA-F] [[:unicode:]] [[:xdigit:]] Mit * gekennzeichnete Begriffe können nur beim Suchen verwendet werden GREP und reguläre Ausdrücke GREP 3 GREP Text und 3 reguläre Text und reguläre Ausdrücke Ausdrücke

5 GREP Grep-Absatzformat-Stile Was sind GREP-Absatzformat-Stile? GREP ist eine erweiterte, musterbasierte Suchmethode. Mit GREP-Stilen können Sie ein Zeichenformat auf Text anwenden, das dem von Ihnen festgelegten GREP-Ausdruck entspricht. Beispiel: Sie möchten ein Zeichenformat auf alle Produktnummern im Text anwenden, denen ein Halbgeviert voraus geht. Wenn Sie einen GREP-Stil erstellen, wählen Sie das Zeichenformat aus und legen dann den GREP-Ausdruck fest. Alle Absätze im Text, die dem GREP-Ausdruck entsprechen, werden mit dem Zeichenformat formatiert. Bei Format anwenden (1) wählt man das Zeichenformat aus Bei Auf Text: (2) wählt man die zu suchenden Zeichen aus 1 2

6 GREP Grep-Stile - 6 -

7 GREP FIND AND CHANGE BY LIST-SCRIPT - 7 -

8 GREP Find and Change by List - Script Nicht eingezogen Eingezogen Was ist Suchen und Ersetzen - Abfrage - Script Es ist aufwändiger dieses Script einzurichten, aber durch dieses Script ist es möglich schwierige und aufwändige Arbeitsschritte automatisch ausführen zu lassen. Das Script führt im Grunde nur mehrere Suchen/Ersetzen-Abfragen aus. Ein Beispiel ist der Einzug der Preise für den Kunden HIT. Diese lassen sich nicht automatisiert richtig formatiert programmieren. Die Idee war es, mithilfe eingezogener Leerräume die Normalpreise einzuziehen. Dabei war zu beachten, dass die Tags nicht verändert werden mit denen die Verknüpfung zur Datenbank gewährleistet wird. Des Weiteren waren die verschiedenen Preisklinkenarten, über und unter einem Euro, Preise wie 1.11 uvm zu beachten. AKTION! -34% 1.//2.69* AKTION! -31% 0.95* % AKTION! 4.) ) 8.99* -44% AKTION! 0.99* -.55 AKTION! 1.// 2.69* AKTION! -34% -31% 0.95* % AKTION! 4.) ) 8.99* -44% AKTION! 0.99* -.55 Zuerst muss man sich Gedanken dazu machen, wie man die Suche beginnt, Leerplätze einfügt und diese dann einzieht. Als Beispiel nehmen wir die normale Preisklinke unter einem Euro. Wir suchen nach Zahl mit beliebiger Wiederholung.Punkt Zahl mit beliebiger Wiederholung *Sternchen Step 01 und ersetzen durch $1$2$3$4~<~< Jedes Zeichen ist durch Klammern gruppiert, so können die Gruppen bestehen bleiben und dahinter Leerräume platziert werden. Step 01 Step 02 Jetzt suchen wir einfach nach den eingefügten Leerräumen Step 02 ~<~< und geben diesen eine Laufweite von -650pt. Es ist wichtig, dass wir jede Abfrage abspeichern.

9 GREP Find and Change by List - Script Suchen- und Ersetzenabfragen für InDesign übersetzen Wir müssen diese Abfragen für InDesign verständlich übersetzen, dafür verwenden wir das Script RecordFindChange_CS3-CS5.jsx. Step 03 Step 04 Wir wählen die erste gespeicherte Abfrage aus und führen das oben genannte Script aus. Es öffnet sich ein Fenster mit verschiedenen Einstellungen. Diese kann man alle so belassen. Zur Übersichtlichkeit würde ich einen Namen für den Comment-Bereich wählen. Das Script speichert die Abfrage als Textdatei ab. Es ist wichtig, die Kommas vor findwhat und vor changeto zu löschen. Step 03 Step 05 Wir kopieren den Inhalt und öffnen die Textdatei FindChangeList.txt. Ihr findet diese Datei unter: /Applications/Adobe InDesign CC/Scripts/Scripts Panel/Samples/ JavaScript/FindChangeSupport/ In diese Datei fügen wir ganz unten unseren Code ein. Dies wiederholen wir mit allen Suchen- und Ersetzen-Abfragen. Step 04 Zum Schluss müssen wir nur noch das Script ausführen /Applications/Adobe InDesign CC/Scripts/Scripts Panel/Samples/ JavaScript/FindChangeByList.jsx Step 06 Es ist möglich, die FindChangeList.txt und FindChangeByList.jsx umzubennenen, so können wir für verschiedene Aufgaben unterschiedliche Scripte verwenden. Dazu muss man den Namen der FindChangeList.txt einfach unbennenen und bei FindChangeByList.jsx den Pfad ändern. Step 05 Step 06

10 GREP Find and Change by List - Script

11 INDESIGN-SCRIPTE

12 INDESIGN-SCRIPTE pdf-individuals.jsx PDF-Individuals Dieses Script ist in der Lage aus mehreren InDesign-Dokumenten Einzelseiten-PDFs zu erstellen mit einem ausgewählte PDF-Profil. Dazu erstellt man einfach ein Buch in InDesign und legt die gewünschten Dokumente dort ab. Man führt das Script aus und wählt individual pages. Der Rest ist selbsterklärend. Hier geht s zum Script

13 INDESIGN-SCRIPTE UpdatePathNamesInLinks.jsx UpdatePathNamesInLinks.jsx Dieses Script aktualisiert Verknüpfungen innerhalb von InDesign- Dokumenten mit einem ausgewählten Serververzeichnis neu. Dabei kann man aktive InDesign-Dokumente, InDesign-Bücher oder ganze Ordner aktualisieren lassen. Hier geht s zum Script

14 INDESIGN-SCRIPTE batch_convert.jsx batch_convert.jsx Dieses Script verarbeitet komplette Ordner mit InDesign-Dokumenten und wandelt diese mit den gewünschten Profi len in PDFs um. Man kann die Eingang- und Ausgangsordner bestimmen. Endformate wie PDF, JPG, EPS festlegen und viele andere Einstellungen wählen. Hier geht s zum Script

15 INDESIGN DATENZUSAMMENFÜHRUNG

16 DATENZUSAMMENFÜHRUNG IN INDESIGN Texte und Bilder aus Excel automatisiert einladen Step 01 Step 02 Step 03 Datenzusammenführung in InDesign Die Datenzusammenführung mit InDesign ist eine sehr praktische und zeitsparende Möglichkeit, ein Zieldokument (Visitenkarten, Briefe etc.) mit einer Datenquelldatei zusammenzuführen. Diese liegt als.csv- oder.txt-datei vor und enthält bspw. Informationen wie Namen von Mitarbeitern oder Adressen von Empfängern eines Serienbriefs. Es besteht also die Möglichkeit, mit wenig Aufwand komplett individualisierte Druckdaten zu generieren bzw. PDF-Daten zu exportieren. Als Beispiel verwende ich Multipart-Plakate von HIT. Das sind unsere Parameter; ein Produktname, eine Auslobung, ein Bild sowie ein Logo. Als Erstes müsst ihr euch also nun zunächst mit Microsoft Excel den Datensatz erstellen/ordnen. Dazu öffnet ihr euch einfach die Tabelle. Von der Struktur her ist diese Tabelle dann am Ende so aufgebaut, dass ihr in der obersten Zeile die spezifischen Informationen festlegt. Ab der darunterliegenden Zeile folgen dann die einzelnen Informationen. Bilder werden in der Spaltenüberschrift benannt, so erkennt InDesign, dass es sich um Bilder handelt. In den Zeilen darunter folgen die Bildpfade. Ganz wichtig ist, dass ihr innerhalb einer Zeile, um von einem Feld ins andere zu gelangen, die Tabulator-Taste benutzt. Denn der Tabulator ist später für InDesign das Zeichen mit dem das Programm erkennt, dass es sich hier um ein neues Merkmal handelt. Über den Menüpunkt Datei / Speichern unter speichert ihr diesen Datensatz nun als TXT-Datei ab. Wichtig ist, dass ihr dabei entweder Tabstopp getrennt oder in einigen älteren Versionen als Tabstoppgetrennter Text bezeichnet, auswählt. Die nach dem Klick auf Speichern aufklappenden Warnungen könnt ihr getrost ignorieren und mit OK und Ja wegklicken. Dann müsst ihr nach dem Speichern unbedingt das aktive Excel-Dokument schließen, um die Datenzusammenführung im InDesign erfolgreich zu gestalten. Jetzt können wir zu unserer InDesign-Vorlage wechseln. Dort öffnet ihr über Fenster / Hilfsprogramme / Datenzusammenführung das Fenster Datenzusammenführung. In diesem Fenster geht ihr nun im Bedienfeldmenü auf den Menüpunkt Datenquelle auswählen. Hier wählt ihr die zuvor abgespeicherte TXT-Datei aus. Nun seht ihr schon, dass im Bedienfeld die einzelnen Kategorien aufgeführt werden. Step 01 Step 03

17 DATENZUSAMMENFÜHRUNG IN INDESIGN Texte und Bilder aus Excel automatisiert einladen Step 04 Step 05 Jetzt müsst ihr die in Excel defi nierten Kopfzeilen in eurem InDesign-Dokument zuweisen. Dazu wählt ihr zunächst den Produktnamen aus und klickt dann im Bedienfeld Datenzusammenführung auf die Schaltfl äche für den Produktnamen. Dann seht ihr, wie auf eurem Plakat der Text <> eingefügt wird. Dies wiederholt ihr mit allen Feldern. Für Bilder zieht ihr einfach einen Bilderrahmen auf und macht einen Doppelklick auf Bild in der Datenzusammenführung. Das Ergebnis könnt ihr unter dem Punkt Vorschau kontrollieren. Wenn ihr nun alles korrekt eingerichtet habt, dann könnt ihr im Bedienfeldmenü auf Zusammengeführtes Dokument erstellen gehen. Im neuen Fenster habt ihr nun zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten. Ihr könnt zum Beispiel festlegen, ob ihr alle Datensätze (hier also 1-5), nur einen Datensatz (z. B. Nummer 3) oder einen Bereich (also z. B. die Datensätze 3 bis 5) zusammenführen wollt. Den Rest der Einstellungen könnt ihr hier eigentlich so belassen. Es ist lediglich noch sinnvoll, im Reiter Optionen den Haken bei Leerzeilen für leere Felder entfernen zu setzen. Nach Klick auf OK wird euch nach kurzer Zeit ein neues Dokument erstellt, in dem ihr alle Seiten mit den unterschiedlichen Daten wiederfi ndet. Diese Anleitung fi ndet ihr im Netz unter Step 04 Step 04 Step 05

18 MAC-AUTOMATOR

19 MAC-AUTOMATOR Mehr Aufgaben mit weniger Aufwand erledigen Mit dem Automator ist es möglich, viele Aufgaben automatisiert durch den Rechner erledigen zu lassen. Von Hause aus bietet der Automator viele Vorlagen, mit denen man Arbeitsabläufe planen kann. Wir öffnen das Programm und wählen als Dokument Arbeitsablauf aus. Jetzt bekommen wir eine Arbeitsmaske wie im Bild rechts. Die Funktionsweise des Automators ist; Man zieht die gewünschten Aktionen aus der Bibliothek (1) in den Arbeitsablaufbereich (5). Die Aktionen werden sukzessive abgearbeitet. Ein Automator-Fenster (siehe Bild unten) enthält: (1) eine Bibliotheksspalte links, die nach Programmen oder Kategorien sortiert ist und die eine Liste aller auf Ihrem Computer installierten Automator-Aktionen enthält (2) eine Aktionsspalte in der Mitte, die die möglichen Aktionen für das ausgewählte Programm oder die Kategorie anzeigt (3) ein Suchfeld, um zum Arbeitsablauf hinzuzufügende Aktionen schnell zu fi nden (4) ein Informationsfeld am linken unteren Rand für hilfreiche Informationen zu einer ausgewählten Aktion (5) einen Arbeitsablaufbereich auf der rechten Seite des Fensters, in den Sie Aktionen ziehen können, um Ihre "Automatisierungslösung" zu erstellen (6) zum testen können wir hier den Arbeitsablauf abspielen lassen (ausführen), stoppen und sogar unsere händische Mausarbeit aufzeichnen 3 6 Unsere Aktionen können wir jederzeit testen mit der Ausführen -Taste (6)

20 MAC-AUTOMATOR Mehr Aufgaben mit weniger Aufwand erledigen Beispiel HIT Online PDFs 3 In diesem Beispiel müssen wir für den Kunden HIT nach Fertigstellung des Handzettels allen Märkten ein eigenes Online-PDF zur Verfügung stellen. In diesem PDF müssen für diesen Markt alle relevanten Handzettelseiten enthalten sein. Hier wollen wir den Automator dazu verwenden, alle PDFs einer gemeinsammen Codierung (Marktnummer) automatisch zusammenzufassen. Wir lassen über Nacht den MadeToPrint alle produzierten Handzettelseiten in JPGs umwandeln, damit die Daten möglichst klein bleiben. Step 01 2 Step 01 Step 02 Step 03 Zuerst suchen wir mit der Aktion Finder-Objekte suchen (1) nach einer Marktcodierung, z. B. _HIT002. Die Aktion ziehen wir per Drag and Drop rechts in das Arbeitsablauffeld (2) und konfi gurieren es. Leider muss ich mir den Ordner lokal auf den Desktop speichern aufgrund von Serverproblemen. Wir können die Aktion direkt testen und unter Ergebnisse (3) das Resultat prüfen. Als nächstes müssen die JPGs aufsteigend nach Seitenzahl sortiert werden, ansonsten würden die fertigen PDFs eine falsche Seitensortierung haben. Wir wählen die Aktion Finder-Objekte sortieren (4) und sortieren nach Name in aufsteigener Reihenfolge (5). Als letzter Schritt folgt jetzt die Zusammenführung der JPGs und der Export als PDF. Dazu wählen wir die Aktion Neues PDF-Dokument aus Bildern (6) aus. Wir legen einen Speicherort (7) sowie den Namen des PDF s (7) fest. Wenn wir jetzt die Aktionen starten, führt der Mac die Aktionen automatisiert im Hintergrund aus. Für diesen Fall müssen die drei Arbeitsschritte für alle möglichen Märkte wiederholt werden Step 02 Zum Schluss speichern wir den Arbeitsablauf als Programm ab. Dieses Programm kann dann z. B. für alle auf einem Server zur Verfügung gestellt werden. Step 03

21 MAC-AUTOMATOR Mehr Aufgaben mit weniger Aufwand erledigen

22 MAC-AUTOMATOR Mehr Aufgaben mit weniger Aufwand erledigen

23 MAC-AUTOMATOR Mehr Aufgaben mit weniger Aufwand erledigen Fertige Automator-Vorlagen Download User Guide Download Example Workfl ows Automated Workflows, LLC specializes in providing AppleScript, Automator, and workflow automation consulting services to Macintosh-based businesses. Documentation for: Automator Actions for Mac OS X 10.7/10.8/10.9 Lion, Mountain Lion, and Mavericks Last Modified: December 10, 2013

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