UpToNet Workflow Workflow-Designer und WebClient Anwendung

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1 UpToNet Workflow Workflow-Designer und WebClient Anwendung

2 Grafische Erstellung im Workflow-Designer 1 Grafische Erstellung im Workflow-Designer Bilden Sie Ihre Arbeitsvorgänge im Workflow-Designer von UpToNet ab, indem Sie übersichtliche Flussdiagramme für Ihre Prozessketten entwerfen. Steuern Sie ihre betrieblichen Abläufe und den Informationsfluss einfach, sicher und nachvollziehbar. 1. Grundfunktionen: Hier haben Sie Zugriff auf grafische Elemente, die keine direkte Funktion im Workflow haben, sondern zu Dokumentationszwecken und zur besseren Übersicht eingefügt werden können. 2. Werkzeuge: Mit den Prozessmodellierungswerkzeugen erstellen sie den gesamten Ablauf Ihres Workflows mittels einer Abfolge von Ereignissen, Aktivitäten und Verzweigungen. 3. Eigenschaften: Hier überwachen Sie die Details und die Beschreibungen Ihrer zuvor angelegten Aktivitäten und Ereignisse. 4. Zeichenbrett: Im Zeichenbrett modellieren Sie in grafisch anschaulicher Form den Ablaufplan Ihres Workflows. Fügen Sie Aktivitäten und Ereignisse hinzu, um beispielsweise Ihre Mitarbeiter durch einen Arbeitsvorgang zu führen. Der grafische Ablaufplan kann von hier aus jederzeit gedruckt werden. 5. Die Übersicht: zeigt Ihnen den gesamten Workflow in kleinerem Maßstab, um diesen besser überblicken zu können. Zudem finden Sie hier Optionen um die Ansicht und das Zeichenbrett nach Ihren Vorstellungen anzupassen. 2

3 Grafische Erstellung im Workflow-Designer Das Erstellen wird Ihnen erleichtert, indem Sie bereits bestehende Prozessteile aus Bibliotheken übernehmen und in den Workflow einfügen. Aus unterschiedlichen Prozessen können komplexe Prozessketten entstehen, die Ihre Arbeitsabläufe lückenlos abbilden. Jeder Prozessschritt kann zuvor definierten Mitarbeiter-Rollen zugewiesen werden. Somit bekommt jeder Ihrer Mitarbeiter genau die Arbeitsschritte vorgelegt, die für ihn von Bedeutung sind. Einzelne Arbeitsschritte können zwischen verschiedenen Abteilungen hin- und hergereicht werden. Jede Aktivität im Gesamtprozess kann über den grafischen Workflow-Designer mit Attributen ausgestattet werden. So ist es zu Dokumentationszwecken beispielsweise möglich Textfelder, Ankreuzlisten, Rechenfelder, Mitarbeiter-Auswahlfelder und vieles Weitere zu definieren. Ihre Mitarbeiter durchlaufen bei der Abarbeitung des Workflows diese Aktivitäten und dokumentieren anhand der hinterlegten Felder den gesamten Arbeitsvorgang. Das Grundprogramm wird dabei nur auf einem Administrations-Computer installiert. Ihre Mitarbeiter durchlaufen die Workflows in einem Browser ihrer Wahl. 3

4 Workflows im Browser Der UpToNet Web-Client 2 Workflows im Browser Der UpToNet Web-Client Die Prozesse die Sie im UpToNet Workflow-Designer grafisch modelliert haben, können von Ihren Mitarbeitern im WebClient von UpToNet genutzt werden. 1. Die Menüleiste gibt Ihnen die Möglichkeit, aktive sowie auch abgeschlossene Prozesse einzusehen. Jeder Mitarbeiter besitzt einen eigenen Account im Web-Client. Dieses integrierte Berechtigungskonzept erlaubt es Ihnen, bestimmte Daten und Informationen nur an ausgewählte Beteiligte zu delegieren. Jeder Beteiligte sieht nur die Informationen zu denen er berechtigt ist. 2. Verschiedene Eingabefelder die im Workflow hinterlegt wurden, können von Ihren Mitarbeitern bei der Bearbeitung mit Informationen befüllt werden. Z.B. Ankreuzlisten. 3. In Textfeldern dokumentieren Ihre Mitarbeiter den Ablauf der Aufgabenbearbeitung. Diese Dokumentation kann von berechtigten Mitarbeitern jederzeit eingesehen werden. 4. Wenn ein Prozessschritt beendet ist, wird dieser übernommen oder an andere Mitarbeiter delegiert. 4

5 Workflows im Browser Der UpToNet Web-Client Aus diesen einzelnen Punkten entsteht eine komplette Dokumentation jedes Arbeitsvorgangs, die alle relevanten Informationen zu den durchgeführten Prozessen beinhaltet: Abgeschlossene Prozessschritte können zur Bewertung an vorgesetzte Mitarbeiter delegiert werden. Zu jedem Prozessschritt können Notizen und Anhänge in allen denkbaren Dateiformaten hinzugefügt werden (Word-, Excel-, Powerpoint-, pdf-, Bilddateien und viele weitere Formate). Die hinterlegten Dateien und Informationen können von berechtigten Mitarbeitern eingesehen werden. Durch den Suchmechanismus können Prozesse nach bestimmten Schlagwörtern durchsucht werden, damit Sie die hinterlegten Informationen jederzeit schnellstmöglich verfügbar haben. Jede Bearbeitung an einem der Prozessschritte wird protokolliert. Somit haben Sie jederzeit den vollen Überblick darüber, welcher Mitarbeiter bestimmte Arbeitsvorgänge bearbeitet und dokumentiert hat. 5

6 Auswertungsmöglichkeiten abgeschlossener Workflows 3 Auswertungsmöglichkeiten abgeschlossener Workflows Hinterlegte Informationen aus abgeschlossenen Workflow-Dokumentationen stehen zu Auswertungszwecken zur Verfügung. 6

7 Auswertungsmöglichkeiten abgeschlossener Workflows Auswertungen können in verschiedenen Ansichten aufgerufen werden. Beispielsweise tabellarisch oder in verschiedenen Diagrammformen, für eine bessere Visualisierung: 7

8 Workflow-Ansicht im Web-Client 4 Workflow-Ansicht im Web-Client Alle Workflows, abgeschlossene sowie auch offene, werden Ihnen im WebClient aufgelistet und können jederzeit eingesehen werden. 8

9 Workflow-Ansicht im Web-Client Die Vorteile Ihres UpToNet Workflow-Systems Erstellen von Workflows mit dem erstellte Prozessschritte werden in die Bibliothek aufgenommen und können in neue Workflows hinzugefügten Aktivitäten und Ereignisse führen Ihre Mitarbeiter vollständig durch Nutzung erfolgt im Web-Client, dieser kann über einen beliebigen Webbrowser von jedem Ort aufgerufen werden (beispielsweise auch von hinterlegten Informationen und Daten zum Arbeitsvorgang verbessern Ihre Strukturen und erhöhen die Transparenz Informationen sind jederzeit von berechtigten und Anhänge aller Dateiformate können der Prozessdokumentation Informationen stehen für Auswertungen zur Verfügung, beispielsweise in unterschiedlichen Diagrammformen 9

10 Kontakt Über UpToNet gibt es viel zu berichten. Erfahren Sie mehr über das PRISMA -Team und die Produkte - unsere Mitarbeiter haben stets ein offenes Ohr für Sie. Tel.: Web: Prisma Gesellschaft für angewandte Informatik mbh Marktplatz Weilburg Tel.: Fax: Web:

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