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1 open ordering Steuern und optimieren Sie Ihre Einkaufsprozesse!

2 Der Erfolgsfaktor für Ihren elektronischen Einkauf Steigender Druck auf der Absatzseite und der Zugang zu neuen Beschaffungsmärkten verlangen vom Einkauf immer flexiblere Strukturen und Prozesse. Jetzt gibt es eine Lösung, mit der Sie Ihre Prozesse aktiv steuern und anpassen können: Schneller und einfacher geht es nicht! Mit bewährten Standards, vorkonfigurierten Workflows und den integrierten Catalog Services einfach den operativen Einkauf automatisieren. Ihr Einkaufsprozess, Ihre Regeln open ordering ist eine E-Procurement Plattform für Einkäufer, die Ihren Einkauf perfekt organisieren wollen. Viele Firmen haben sich bereits für Einkaufs-Lösungen von veenion entschieden, um Ihren Einkauf besser zu steuern und Ihrem Unternehmen die besten Lieferanten, Kataloge und Prozesse bereit zu stellen. Mit open ordering orchestrieren Sie Nachfrage und Angebot in Ihrem Unternehmen und Sie sind immer informiert, was gerade wo eingekauft wird. Mit der Workflow-Engine und dem Workflow-Designer optimieren Sie Ihre internen und externen Prozesse, Ihre interne und externe Kommunikation und Ihren Informationsfluss. Das spart Zeit, ermöglicht schnellere und sichere Entscheidungen und minimiert die Fehlerquoten. Sie brauchen eine Plattform, mit der Sie schnell starten können? Nutzen Sie die open ordering Best Pratices! open odering bietet Ihnen eine ausbaufähige Plattform: Mit der Basic Edition starten Sie einfach und kostengünstig, mit der Enterprise Editition haben Sie genügend Potenzial für den weiteren Ausbau. Dabei zahlen Sie immer nur für die aktuelle Nutzung. Testen Sie unser Transaktionsmodell und reduzieren Sie Ihr Investitionsrisiko! Einfaches Catalog-Management Viele Lieferanten und Kataloge sind schon direkt zum Bestellen verfügbar! Aber auch Ihre individuellen Kataloge und Preise können Sie über einen BMEcat oder Excel Import einfach einrichten. Über das leistungsfähige Rollenund Rechtekonzept stellen Sie Ihren Mitarbeitern und Teams die passenden Kataloge für Ihre Bedarfe zur Verfügung. Mehr Transparenz und Compliance im Einkauf Mit open ordering können sie jeden Beschaffungsvorgang komplett nachvollziehen, wer wann genehmigt, den Wareneingang gebucht oder eine Bestellung storniert hat. Belege werden zusätzlich versioniert; so können Sie auch Änderungen an einer Anfrage nachvollziehen. Aber auch bei den laufenden Prozessen behalten Sie den Überblick: Wie lange läuft der Vorgang schon, wo liegt er, welche Kommunikation ist gelaufen? Zusätzlich sorgen automatische Eskalationen dafür, dass Sie informiert werden, wenn es mal irgendwo länger hängt.

3 Die neue E-Procurement Generation Viele Einkaufsanwendungen weisen eine starre Logik auf, daher sind Anpassungen oftmals sehr teuer! open ordering erstellt mit Hilfe eines integrierten Workflow Designers individuelle Prozesse, Zuständigkeiten und Regeln für den Einkauf von Gütern und Dienstleistungen. Probieren Sie diesen Werkzeugkasten mit verschiedenen Einkaufsapplikationen aus......sie werden begeistert sein! Weil Sie Aufgaben haben Aufgaben sind überall. Es sind nicht nur die Genehmigungen. Auch das Buchen eines Wareneingangs, die Bearbeitung einer Beschwerde, die Bearbeitung einer Anfrage sind Aufgaben, die täglich koordiniert werden müssen. Deshalb ist open ordering ein Workflow System, mit welchem Sie Ihre Einkaufsprozesse und Regeln einrichten, steuern und kontrollieren können. Verwenden Sie open ordering, um effektiv Aufgaben zu erstellen, zu organisieren, zu priorisieren und auf Eskalationen zu reagieren. Behalten Sie den Überblick, was im Einkauf passiert. Für open ordering wurde deshalb zuerst ein Workflow- System entwickelt, das mit einer Vielzahl von Einkaufs-Applikationen ergänzt wurde und es kommen stetig neue "Apps" hinzu, die in den Prozess integriert werden können. Einer der letzten Neuzugänge ist z.b. eine App zur Erfassung von Leistungserfassungsblättern, die jetzt in die Prozesse eingefügt werden kann. open ordering ist die einzige E-Procurement Lösung, die diesen Prozessgedanken so konsequent umsetzt. nur noch Ihre Regeln und Zuständigkeiten festgelegt werden. In der Enterprise Edition haben Sie vollen Zugriff auf den Workflow-Designer und können Ihre eigenen Prozesse gestalten. Die Arbeit planen, mit dem Plan arbeiten Finden Sie schnell heraus, welche Aufgaben am wichtigsten sind, um die Arbeit zu erledigen. Jeder Anwender hat deshalb eine Aufgabenliste, mit Terminen und Prioritäten. So muss man nicht erst die Liste der offenen Bestellungen durchsuchen, um zu sehen, ob ein Wareneingang gebucht werden muss. Das Team soll Aufgaben erledigen Eine einfache, intuitive Benutzeroberfläche zeigt die Informationen, die Ihr Team benötigt, um die Arbeit gemeinsam zu erledigen. Immer auf dem Laufenden bleiben Es gibt diverse Möglichkeiten, immer über alles informiert zu sein: Benachrichtigungen per , Aktivitätsströme, Dashboards, Reports und mehr. Es ist Ihr Prozess Keiner kennt Ihren Einkauf besser als Sie. Warum sollte man sich also einer neuen Software anpassen? Konfigurieren Sie die open ordering Workflows so, dass sie Ihrem Einkauf entsprechen. Mit einem integrierten Online-Workflow-Designer können Sie Ihren Prozess ähnlich wie in Microsoft Visio gestalten. In der Basic Edition sind bereits die Best Practice Prozesse für einen schnellen Start eingerichtet, für welche

4 Die Highlights Self Service Portal Bieten Sie Ihren Bedarfsanforderern und Lieferanten einen zentralen, einfachen und einheitlichen Einstieg für alle Bedarfe (Single-Point of Entry). Je nach Art bietet Ihnen open ordering die passenden Prozesse für C-Teile, Dienstleistungen, Anlagen, MRO, etc. jeweils als Katalog- oder Freitext-Artikel für eine freie Spezifikation. Einkaufsstrategie durchgängig umsetzen Mit einer einheitlichen unternehmensweiten Beschaffungsplattform für alle und maßgeschneiderten Prozessen eliminieren Sie aufwändige manuelle Arbeitsschritte, reduzieren das Maverick-Buying und stellen Informationen zu Rahmenverträgen und Beschaffungsprozessen gemäß Einkaufshandbuch zentral bereit. Einfach zu benutzen Einfachheit muss der Funktionalität nicht im Weg stehen. Das konfigurierbare Web Interface von open ordering ist schnell und intuitiv. Umfangreiche Suchfunktionen und Assistenten erleichtern die Arbeit. Verbindungen herstellen Möchten Sie Ihre Lieferanten in den Beschaffungprozeß aktiv mit einbeziehen? Vor der Bestellung den Preis oder Termin bestätigen lassen? Kein Problem. Erstellen Sie einen Benutzer für Ihre Lieferanten und setzen Sie die Zuständigkeiten im Workflow. Intelligente Suche Die Suche im Multilieferanten Katalog unterstützt Sie mit Vorschlägen auf Basis der Katalogdaten. So bekommen Sie automtisch die richtigen Synonyme oder fachlich verwandte Begriffe angezeigt. Sorgen Sie für Transparenz open ordering hält alles fest - Bestellungen, Genehmigungen und natürlich Aufgaben. Belege werden versioniert, so können Sie auch Änderungen verfolgen. Über Verträge und Kataloge stellen Sie Ihren Anfordern die Informationen bereit, die Sie benötigen. Eigene Arbeitsabläufe erstellen Nur Sie kennen Ihre Arbeitsweise. Deshalb können Sie bestehende Workflows nach Ihren Bedürfnissen ändern. So bringen Sie Struktur und Anpassungsfähigkeit in Ihre Einkaufsprozesse. Sicherheit Ihre Daten werden in einem deutschen Rechenzentrum nach modernsten Sicherheitsstandards und deutschem Datenschutz gehostet. open ordering wurde bereits von unabhängigen Instituten (SEC Consult und CERT Bayern) einer intensiven Sicherheitsüberprüfung unterzogen. Eine Verfügbarkeitsüberwachung erfolgt durch unabhängige Dritte (LiveWatch). Schnelle Benutzerakzeptanz Mit der intuitiven Benutzerführung und den integrierten Schulungsinhalten, FAQ, Kurzleitfäden und Videoanleitungen finden sich Ihre Benutzer in open ordering schnell zurecht. Durch die Aufgabensteuerung weiß jeder, was noch erledigt werden muss und wird bei der Bearbeitung der Aufgaben schrittweise geführt.

5 open ordering Workflow-Engine Gestalten Sie Ihre Geschäftsprozesse Die meisten E-Procurement Systeme sind aus Shop-Systemen entstanden und wurden um E-Procurement Funktionen ergänzt, andere sind als Erweiterung zu ERP Systemen entstanden. Für die open ordering Architektur wurde erstmals der Fokus auf die Geschäftsprozesse gelegt und hierfür eine komplett neue Workflow-Engine entworfen. Die Workflow-Engine steuert und überwacht Ihre Geschäftsprozesse. Für die einzelnen Prozess-Schritte und Aufgaben stehen Apps (z.b. Kontierung, Wareneingang, Genehmigung, Beschwerde, etc.) zur Bearbeitung der einzelnen Aufgaben durch die verantwortlichen Mitarbeiter und Regeln zur Steuerung und Validierung zur Verfügung. So können Sie Ihre Einkaufsprozesse flexibel gestalten. Passen Sie den Workflow an Ihren Beschaffungsprozess an Visualisieren Sie Ihre Prozesse Mit dem open ordering Workflow Designer visualisieren Sie Ihre Prozesse. Ob Sie einen existierenden Workflow verändern wollen, oder einen ganz neu erstellen, der open ordering Workflow Designer benutzt bekannte Diagrammkonzepte, um Ihre Abläufe schnell und einfach umzusetzen. Ihre Workflows können Sie dann bestimmten Anwendern oder Gruppen freigeben. Sie können auch festlegen, von wann bis wann der Workflow verwendet werden kann. Anders als z.b. in Microsoft Visio gezeichnete Prozesse, wird der von Ihnen entworfene Workflow von open ordering auch genauso in der Praxis umgesetzt und dessen Einhaltung überwacht! Planung und Realität laufen nicht mehr auseinander. Änderungen an Workflows werden zudem versioniert. open ordering bietet Ihnen einen Default-Workflow, der für viele Standardsituationen geeignet ist. Sie können diesen Workflow konfigurieren und so an Ihre Anforderungen anpassen. Z.B. legen Sie fest, welche Genehmiger in der Gruppe für die jeweiligen Genehmigungsstufen sein sollen und über die Geschäftsregeln, ab welchen Beträgen bei welchen Usern genehmigt werden muss. Reicht das nicht, können Sie mit dem Workflow-Designer Ihre eigenen Prozesse erstellen. Das geht sogar online und graphisch ähnlich wie in Microsoft Visio. Passen Sie diese Prozesse an Ihre Arbeitweise an. Reagieren Sie schnell auf Veränderungen, so dass der Prozess in open ordering immer den aktuellen Anforderungen entspricht. Behalten Sie Ihre Prozesse unter Kontrolle Vergeben Sie Rechte für Ihren open ordering Workflow. Damit stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen die richtigen Schritte zum richtigen Zeitpunkt einleiten. Erstellen Sie automatische Aktionen im Workflow, wie beispielsweise das Setzen von Defaults, eines Status, Versenden einer Nachricht, Aufruf einer Schnittstelle und vieles mehr. Erweitern Sie open ordering mit eigenen Scripts Falls die eingebaute Logik mal nicht ausreichen sollte, erweitern Sie den Workflow mit eigener Logik. Über die Standard.Net Sprache C# und den Zugriff bereitgestellter Objekte, wie Mandant, Benutzer, Beleg, etc. können Sie open ordering individuell erweitern.

6 open ordering Catalog-Engine Die Basis für Ihr Materialgruppenmanagement Mit open ordering können Sie Ihre Materialien und Dienstleistungen beschaffungsmarktorientiert stukturieren und stellen diese Ihren Anforderern standardisiert für den Abruf bereit. Auch die frei erfassten Positionen können entsprechend klassifiziert werden. Sie können dazu Ihr eigenes Materialgruppensystem aufbauen oder auf Industriestandards wie zurückgreifen. Die Materialgruppen-Auswertungen sind die Basis zur Entwicklung von Beschaffungsstrategien für Materialien und Lieferanten sowie für Maßnahmen zur Verbesserung des Ergebnisbeitrags beziehungsweise Senkung der Kosten. Elektronische Kataloge Ein wesentlicher Erfolgsfaktor im E-Procurement ist die Bereitstellung, Pflege und Nutzung elektronischer Kataloge. Profitieren Sie von 15 Jahren Erfahrung bei der Integration von Lieferanten und deren Katalogen. Katalogsuche Die open ordering Catalog- Engine ist die zentrale Anwendung aller Bedarfsträger für alle Materialien und Leistungen. Über komfortable und intelligente Suchfunktionen sowie übersichtliche Darstellung der Ergebnisse sind die benötigen Materialien schnell gefunden und beschafft. Eine weitere Filterung des Suchergebnisses durch Kriterien ist ebenso möglich, wie die automatische Speicherung beliebiger Suchanfragen. Artikel bewerten und Erfahrungen weitergeben Mit der Bewertung von Artikeln werden wertvolle Informationen für spätere Besteller in Ihrem Unternehmen dokumentiert; so verbessern Sie den Entscheidungsprozess und vermeiden zukünftige Fehler. Zusätzlich werden wertvolle Informationen für das Materialgruppenmanagement und zukünftige Ausschreibungen gewonnen. In Kombination mit dem Beschwerdemanagement bilden diese Informationen die Basis für die Lieferantenbewertung. open ordering Catalog Services Beschaffungssysteme leben von aktuellen, auf den Unternehmensbedarf zugeschnittenen Katalogen mit hoher Informationsqualität zu den benötigten Materialien, Leistungen und Lieferanten, die diese zu optimalen Preisen und passender Versorgungssicherheit liefern können. Bedingungen für optimale Preise sind Wettbewerb und Alternativen. In der Praxis bedeutet dies regelmäßige Abstimmung, Überwachung und Updates von Katalogen sowie Lieferanten- Schnittstellen. Dieser Aufwand wird oft unterschätzt, was dazu führt, dass das Potenzial der Beschaffungslösungen nicht ausgenutzt wird. "Fast jedes vierte Unternehmen, das Kataloge einsetzt, wickelt noch nicht einmal 10 % der katalogfähigen Bestellpositionen ab" (Studie Elektronische Beschaffung 2012 Prof. Bogaschewsky). Ebenso zeigen Studien, dass mit mangelnder Abdeckung in den verschiedenen Materialgruppen die Nutzerakzeptanz der Systeme sinkt. Zudem gibt es viele Bedarfe, die nicht über verhandelte Rahmenverträge bezogen werden. open ordering Catalog Services sind ein kostenfreies Lieferantenund Katalogverzeichnis. Lieferanten können sich registrieren, ihre Kataloge bereitstellen und regelmäßig aktualisieren. Auf diese Kataloge können die Administratoren bzw. Einkäufer aller Firmen auf der Plattform zugreifen und mit wenigen Klicks ihren Anwendern bereitstellen. Zum Bestellen muss nur noch eine Kundennummer beim Lieferanten hinterlegt werden und schon kann bestellt werden. OCI+ OCI Kataloge sind für den Einkauf oft ein Problem. Anwender müssen sich mit verschiedenen Web-Shops und Suchfunktionen zurechtfinden, oft in verschiedenen Shops hintereinander erfolglos suchen und können Artikel schlecht vergleichen. Auch ist es schlecht möglich, das Sortiment und die Preise zu kontrollieren. Es gibt aber Fälle, in denen OCI Vorteile hat, z.b. bei komplizierten Produktkonfiguratoren oder bei der Aktualität von z.b. Verfügbarkeiten. open ordering Catalog Services bieten eine Lösung, die die Vorteile von internen und externen Katalogen vereint. Zusätzlich zur OCI Konfiguration kann der Lieferant eine Artikelliste mit den wichtigsten Informationen wie Artikelnummer, Bezeichnung und Suchbegriffen hochladen. Diese Daten werden bei der Suche berücksichtigt und die Artikel werden mit den anderen Katalogartikeln im Suchergebnis angezeigt.

7 open ordering Reporting-Engine Schnell an wichtige Informationen kommen Vorbereitete Berichte geben Ihnen einen schnellen Überblick darüber, was Sie am meisten interessiert: Bestellungen nach Monaten, Bestellungen nach Verträgen, umsatzstärkste Artikel und viele mehr. Das Team synchronisieren Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Informationen, die Sie brauchen. Verteilen Sie Rechte auf Reports und Belege an Gruppen oder einzelne Anwender. In Verbindung bleiben Speichern Sie Ihre Berichte als PDF, Excel oder in vielen anderen Formaten und versenden Sie die Informationen per Mail. Eigene Berichte erstellen Mit dem Report Designer erstellen Sie online Ihre eigenen Berichte. Ziehen Sie die vordefinierten Felder an die gewünschte Stelle und formatieren Sie den Report nach Ihren Wünschen. Über die Zugriffsrechte verteilen Sie den neuen Bericht an die entsprechenden Anwender. Gehen Sie der Sache auf den Grund Mit der multidimensionalen OLAP-Analyse zoomen Sie von den aggregrierten Gesamtsummen bis in die einzelnen Positionsdetails. Ordnen und filtern Sie die verschiedenen Dimensionen wie Verträge, Kontierung, Besteller, Zeitraum etc. nach Ihren Wünschen und teilen Sie Ihre Ergebnisse als Excel, PDF, XML und anderen Formaten mit. open ordering Editionen An Ihren Bedarf angepasst: Die open ordering Editionen open ordering gibt es in 2 Editionen. Die Basic Edition ist sehr preisgünstig, enthält trotzdem alles, was ein E-Procurement-System braucht. Ideal für den Einstieg. Die Enterprise Edition kann maßgeschneidert mit Funktionspaketen erweitert werden, um auch speziellen oder komplexen Anforderungen gerecht zu werden. Basic oder Enterprise? Das ist die Frage. Basic Vorteile Sofort verfügbar Keine laufenden Betriebskosten Lieferanten und Kataloge sofort nutzbar Umstieg auf Enterprise Edition möglich Enterprise Vorteile Erweiterbar Extrem konfigurierbar Beliebig skalierbar Komplette Kontrolle über Anwendung

8 open ordering Basic Edition Wenn Sie einfach bestellen wollen Basic bietet die wichtigsten Funktionen zur Abwicklung Ihrer C-Teile Beschaffung im Internet, zum besten Preis. Zusätzlich zu den gewöhnlichen Internetshop- oder Marktplatz- Funktionen sind schon alle wichtigen E-Procurement Funktionen, wie Kontierung, Adressverwaltung Genehmigung und Auswertungen enthalten. Basic ist "ready to run", d.h. es ist schon so vorkonfiguriert, dass Sie schnell starten können. Es verfügt bereits über Kataloge und Artikel aus allen wichtigen Warengruppen. Sie müssen nur noch Ihre Anwender anlegen und sie den vorbereiteten Berechtigungsgruppen zuordnen. Auch der Einkaufsprozess ist bereits fertig eingerichtet. Hier brauchen Sie nur noch die Genehmigungsregeln an Ihre Anforderungen anpassen und schon können Ihre Anwender loslegen. Im Unterschied zur Enterprise-Edition ist Basic nicht individuell erweiterbar. Die vorhandenen Funktionen können aber von Ihnen konfiguriert werden. Es ist alles dabei Das Angebot beinhaltet Nutzungsrechte und Betrieb der Software inkl. aller Softwareupdates sowie technischen Support, Kosten für das Hosting, Datenbanken, Datenschutz, Backup, Bandbreite und Systemadministration. Catalog Services open ordering stellt allen Basic Kunden ein stetig wachsendes Portfolio an Lieferanten und Katalogen aus den verschiedenen Warengruppen bereit. Sollte Ihnen noch ein Lieferant fehlen, können wir diesen ebenfalls integrieren. So profitieren alle Basic Kunden von einer wachsenden Anzahl zuverlässiger Lieferanten. Benötigen Sie eigene individuelle Lieferanten und Kataloge können Sie zur Enterprise Edition wechseln. Support Unsere Mitarbeiter betreuen Ihr System werktags von 8:00-18:00 Uhr 30 Tage Geld zurück Garantie Wenn Sie open ordering nicht mehr nutzen möchten, bekommen Sie innerhalb der ersten 30 Tage Ihr Geld ohne Rückfragen unsererseits zurück. Enthaltene Pakete Content Paket Catalog Engine mit Ähnlichkeitssuche Vorbereitete Kataloge Artikel-Bewertung Artikel-Vergleich Gespeicherte Warenkörbe Artikel-Referenzen eclass 5.1 Best Practices Workflows Bestell-Workflow mit bis zu 2 Genehmigungsstufen. Über Genehmigungsregeln steuern Sie die Wertgrenzen, bei welchen Anwendergruppen oder Anwendern, Katalogen und/oder Kontierungen wann genehmigt werden soll. Wareneingangs-Workflow Storno-Workflow Beschwerde-Workflow Kontierung Erweiterbare Kontierungstypen (Kostenstelle, Auftrag, etc.) Kontierungen Sachkonten Berechtigungen und Budgets Standard Reports Bestellungen nach Monaten Bestellungen nach Lieferanten/Verträgen ABC Analyse der Artikel Chart Bestellumsatz Weitere Funktionen Filterbare Beleglisten Aufgabenliste Vertretungsfunktionen Messaging Belegversionierung Vorgangsprotokolle Vermerke zu den Beschaffungsprozessen Automatische Wareneingänge

9 open ordering Enterprise Edition Ausbaufähig, individuell, maßgeschneidert open odering Enterprise ist konzipiert für Unternehmen und Konzerne, die Ihre individuellen Beschaffungsprozesse umsetzen wollen, gegebenenfalls mehrere unterschiedliche Prozesse benötigen, einen höheren Bedarf an Support, Schulung und Service für ihr E-Procurement System haben. Enterprise bietet alle Basic-Funktionen, ist aber um weitere Pakete erweiterbar. Auch hier zahlen Sie nur für das, was sie nutzen. Content Paket Katalog Import (BMEcat und Excel) für individuelle Lieferanten, Kataloge, Sortimente und Preise Individuelle Materialgruppen und Klassifizierungssysteme Freitext Artikel Artikel Konfigurator Workflow Paket Workflow Designer für eigene Workflows Anpassbare Eskalationsregeln und Fristen Anpassbare Vorlagen mit Platzhaltern für s Anpassbare Regelsets für Ihre Geschäftsregeln Script-Actions für individuelle Logik Preisanfrage Paket App für Angebotsanfrage, -abgabe und -vergleich Workflow-Erweiterungen Verwaltung von Preisanfragen Kontierungsassistent Anpassbarer Kontierungsassistent Automatische Kontierung (Vorschlag Sachkonto) Multikontierung Report Paket Mehrdimensionale OLAP Auswertung Online Report Designer für eigene Reports Schnittstellen Konfigurierbare ein- und ausgehende Schnittstellen XSLT Mappings auf Basis der open ordering XML Schemas Import Schnittstellen für Anwender, Lieferanten, Kontierungen und Regeln SingleSignOn Leistungserfassung Anpassbarer Workflow für Leistungserfassung Vorbereitete SAP IDOCs GAEB Import/Export Unternehmens-Hierarchie Vererbung von Verträgen Anpassbare Hauswährung und Währungsumrechnung zur Masterwährung Hierarchische Reports Staging Area Qualitätsprüfungen der Kataloge Freigabe von Katalogen Versionierung von Katalogen Sprachpaket Enterprise ist in Englisch und Spanisch verfügbar (Weitere Sprachen auf Anfrage) Individuell anpassbare Sprachtabellen Professioneller Service Je nach Bedarf schnüren wir Ihr maßgeschneidertes Service Paket Eigener Ansprechpartner bei veenion Enterprise-Schulungen für Administratoren Jira Projekt Zugang Prozessberatung Schnittstellen-Workshops Enterprise-Workshops VPN Netzwerk Integration

10 open ordering Supplier Edition E-Procurement als Vertriebskanal Für Einkäufer und Anforderer sind viele unterschiedliche Lieferanten Shops und Anwendungen, auch über OCI, oft ein Problem. Sie wollen eine einheitliche Plattform und eine Funktionalität, die weit über einen B2B-Online-Shop hinausgeht und einheitlich für alle eingebundenen Lieferanten ist. Warum stellt ein Lieferant seinen Kunden nicht also eine E-Procurement-Plattform zur Verfügung, die die Kunden selbst erweitern können? Mit open ordering können Lieferanten Ihren Kunden eine umfangreiche E-Procurement-Plattform anbieten, die der Kunde an sein Unternehmen und seine Prozesse anpassen kann. Kollaboration und Synergien auf einer Plattform Die Zahl neuer Unternehmen, die die Plattform nutzen wächst stetig. Dieses Potential können Lieferanten nutzen. Jedes Unternehmen bekommt unter Berücksichtigung der Exklusivität die Möglichkeit, bei den auf der Plattform verfügbaren Lieferanten einzukaufen. Sie müssen sich dazu nur eine Kundennummer bei den gewünschten Lieferanten besorgen, mit welcher sie die Lieferanten in Ihrem Unternehmen aktivieren können. Preisanfragen Aufwendige Kundenanfragen können über wenige Klicks abgewickelt werden. Für Preisanfragen kann jeder Lieferant Anwender festlegen, die benachrichtigt werden, wenn ein Kunde anfragt und die dann über open ordering ein Angebot abgeben können. Kosten? Die Basic Edition kostet nur 1 pro Bestellung. Die Kosten für die Enterprise Edition sind abhängig von der Anwenderzahl und von den genutzten Funktionspaketen. Exklusivität Für Ihre Kunden können Lieferanten die Sichtbarkeit von anderen Lieferanten/Konkurrenten auf der Plattform einschränken. So kann Ihr Kunde zusätzliche Lieferanten aus anderen Warengruppen der Plattform nutzen, ohne die Gefahr, Umsatz an die Konkurrenz zu verlieren. Voraussetzungen Lieferanten müssen sich lediglich in open ordering registrieren. Es entstehen dadurch keine Kosten. Kataloge Es muss ein BMEcat 1.2 oder Excel Katalog importiert werden. Für private Kataloge, die für einzelne Kunden freigegeben werden, fallen Gebühren für das Hosting der Kataloge je nach Größe an. Gutschriftsverfahren Die Basis für das Gutschriftsverfahren sind die Daten aus den Bestellungen und gebuchten Wareneingängen (automatischer, zentraler oder dezentraler Wareneingang). Daraus wird eine elektronische Gutschrift für den Lieferanten erzeugt. Die Gutschrift weist die Gesamtsumme und sämtliche Bestellungen nach Kostenstellen aus. Die Gutschrift wird als Beleg in open ordering verwaltet. Der Gutschriftsbeleg kann wie ein Bestellbeleg über eine Schnittstelle im Prozess an das ERP System übergeben werden oder über den Workflow an die Buchhaltung zur Zahlungsanweisung zugewiesen werden. Bestellungen Jeder Lieferant kann seine Schnittstellen (HTTPS, MAIL) für Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Bestellungen selbst einrichten. Als Standard wird OpenTrans verwendet.

11 open ordering - ein Modell mit Zukunft! open ordering basiert auf einem SaaS-Modell (Software as a Service). Sie sparen dadurch Investitionen in Hardware, Betriebssystem- und Datenbanklizenzen, Wartungs-, Backup- und Betriebskosten sowie Kosten für aufwändige Installationen. Private Cloud Profitieren Sie von den Vorteilen unserer Cloud Lösung. Datenschutz und Sicherheit kommen dennoch nicht zu kurz: In unserem Hochsicherheits- Rechenzentrum sind Ihre Daten vor allen Gefahren geschützt. Sicherheit Ihre Anwendung wird in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland ausfallsicher auf virtualisierten Servern gehostet. Kundenstimmen Flughafen München Tobias Lüttich, verantwortlicher Einkäufer der Münchner Flughafen GmbH, nimmt durch die Einführung von open ordering eine Effizienzsteigerung und eine bessere Unterstützung der Kommunikation mit seinen Lieferanten wahr: Der Anteil an Dienstleistungen von externen Firmen nimmt stetig zu, sodass es für unseren Einkauf zunehmend wichtiger wird, die ausführenden Lieferanten in die internen Bestell- und Abrechnungsprozesse zu integrieren. Dank der eingebauten Workflow-Routinen, der Validierungen und der übersichtlichen tabellarischen sowie auch grafischen Prozessdokumentation wurde die Abwicklung unserer zurzeit bestehenden 500 Rahmenvertragsvereinbarungen deutlich einfacher und transparenter als bisher. Patrick Temeschinko, Head of Processes, Systems and Information Management der J.M. Voith GmbH & Co. Beteiligungen KG, hat mit einem kleinen Team und open ordering eine weltweite E-Procurement-Lösung mit einer Vielzahl von Lieferanten und Katalogen implementiert: Mit open ordering haben wir konzernweit eine zentrale Plattform für einheitliche und transparente Beschaffungsprozesse im indirekten Bereich geschaffen. open ordering ermöglicht es uns, aufgrund der sehr flexiblen Gestaltungsmöglichkeiten den Anforderungen der Regionen und der unterschiedlichen dezentralen Konzernbereiche gleichermaßen gerecht zu werden. Darüber hinaus ist Voith nun in der Lage, globale Anforderungsprozesse für Nicht- Katalog-Artikel mit Schnittstellen in die heterogenen Systemlandschaften weiter voranzutreiben sowie weitere Warengruppen, wie Marketing oder Dienstleistungen, in open ordering umzusetzen. Voith liefert weltweit innovative Produkte, Systeme und Dienstleistungen für viele Bereiche des Anlagenbaus und nutzt bereits seit über 10 Jahren E-Procurement Lösungen von veenion. Thomas Neller, stellv. Leiter Einkauf der item Industrietechnik GmbH, konnte mit open ordering bereits nach einer kurzen Einführungsphase die Anzahl seiner C-Teile-Lieferanten von über 300 auf wenige Lieferanten reduzieren: Mit der Einführung von open ordering konnten wir nicht nur im Einkauf sondern auch in anderen Bereichen, wie z.b. der Rechnungsprüfung unsere Prozesse nachhaltig optimieren. Einfache durchgängige Prozesse, sowie die bereits implementierten Kataloge, sorgten für eine schnelle und breite Nutzerakzeptanz und waren die Voraussetzung für einen weiteren unternehmensweiten Rollout. Mit ihren hochwertigen industriellen Systembaukästen ist die item Industrietechnik GmbH einer der weltweit führenden Entwickler und Anbieter für industrielle Anwendungen, Komponenten und Dienstleistungen in den Bereichen Maschinenbau, Arbeitsplatzsysteme und Lean Manufacturing Systeme.

12 veenion GmbH Europaallee Kaiserslautern Tel Fax

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