Dokumenten- und Workflowmanagement in P2plus

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1 Dokumenten- und Workflowmanagement in P2plus Überblick... 3 Einführung... 4 Exchange 2000 Server... 5 Workflowmanagement in P2plus...12 Dokumenten-Management in P2plus...14

2 Überreicht durch: e formatics Software Consulting Services GmbH Innovative Lösungen für Fertigung und Handel e.formatics GmbH Pagendarmweg Paderborn fon +49 (0) fax +49 (0) info@e-formatics.de

3 Überblick blick P2plus ist eine internetbasierende Unternehmenslösung für mittelständische Produktions- und Handelsunternehmen, die vollständig mit Webtechnologien implementiert wurde. Dabei geht P2plus weit über den Leistungsumfang klassischer ERP-Systeme hinaus: E-Business, Intranet/Extranet, Dokumentenmanagement, Workflow aber auch Advanced Planning & Scheduling und Supply Chain Management sind integrale Bestandteile von P2plus. Damit deckt P2plus alle betrieblichen Funktionsbereiche mit dem gleichen Anwenderkomfort in einer einheitlichen, internetbasierenden Technologie ab: Warenwirtschaft Produktionsplanung und steuerung Betriebsdatenerfassung Finanz- und Rechnungswesen Customer Relationship Management APS/Supply Chain Management Management-Informationssystem Internet Shop Dokumentenmanagement und Workflow Auf der Basis von Microsoft Windows 2000 und der.net-entwicklungsplattform wurde P2plus als n-tier-applikation vollständig neu realisiert. Auf dem Client-Rechner ist lediglich ein Browser (ab IE 5.x) erforderlich. Als Applikationsserver wird Windows 2000 (IIS) genutzt. Die Geschäftslogik wurde in Web Services und Active Server Pages (ASP) umgesetzt. Die Datenhaltungsebene bilden SQL Server 2000 und Exchange 2000 Server. P2plus verwendet die aktuellsten Internettechnologien (HTML, XML, CSS, SOAP...). Aufgrund der komponentenbasierten Systemarchitektur ist P2plus ein äußerst gut skalierbares System, das den jeweiligen Erfordernissen optimal angepasst werden kann. Die Anbindung von Vertriebsbüros oder Zweigwerken über das Internet, der Aufbau von Extranets unter Einbeziehung von Kunden und Lieferanten oder die Integration in weltumspannende E-Business-Strukturen wird mit P2plus so zu einer einfachen Aufgabe. Das Dokumentenmanagement und das Workflowmanagement-System in P2plus basieren auf wichtigen Standardfunktionen von Exchange 2000 Server und sind in allen Komponenten von P2plus verfügbar. P2plus stellt Ihnen zwei leistungsfähige Datenspeichersysteme zur Verfügung: SQL Server 2000, der Informationen in strukturierter Form speichert, und Exchange 2000 Server mit dem Web Seite 3 von 17

4 Storage System, das Informationen auch in semi-strukturierter Form speichern kann, wobei die Zugriffsgeschwindigkeit der "normaler" Datenbanken entspricht. Mit dem P2plus Workflowmanagement können sowohl einfache Prozesse als auch sehr komplexe Prozesse effizient und sicher abgewickelt werden. Das Workflowmanagement bietet Ihnen bereits vorgefertigte Standard-Workflows sowie die Möglichkeit, Workflows zu definieren, die speziell auf Ihre Prozesse abgestimmt sind. Weiterhin werden alle Mitarbeiter, die an bestimmten Prozessen beteiligt sind, effektiv durch das Einsetzen der Workflows in ihrer Arbeit unterstützt. Durch den Einsatz des Workflowmanagement ist eine sehr gute Kontrolle des jeweiligen Status eines Prozesses möglich. Einführung Dokumentenmanagement und Workflowmanagement sind Schlagworte, die zurzeit in vieler Munde sind. Doch was bedeuten nun eigentlich diese beiden Begriffe? Was ist Workflowmanagement? Ein Workflowmanagement-System bietet die Möglichkeit, immer wiederkehrende Abläufe innerhalb eines Unternehmens effektiv und automatisch zu steuern. Zu automatisierbaren Abläufen gehören z. B. Auftrags- oder Zeichnungsfreigaben. Am Beispiel eines vergleichsweise einfachen Prozesses wie einer Auftragseinplanung wird deutlich, welche einzelnen Prozessschritte erforderlich sind und wie viele Mitarbeiter in diesen Prozess integriert sind: Zunächst wird ein Auftrag mit einem Wunschliefertermin von Mitarbeiter A angelegt. Anschließend wird von der Mitarbeiterin B geprüft, ob der Gesamtwarenwert des Auftrags nicht das Kreditlimit des Kunden überschreitet. Wenn diese Überprüfung erfolgreich ist, wird der Prozess der Auftragseinplanung weiter verfolgt; ansonsten wird der Prozess mit einer entsprechenden Information an alle Beteiligten beendet. Danach wird von der Mitarbeiterin C eine Verfügbarkeitsprüfung durchgeführt. Wenn die Prüfung erfolgreich ist, wird der Prozess weiter bearbeitet, ansonsten schlägt das System einen neuen Liefertermin vor. Erst wenn dieser neue Liefertermin akzeptiert wurde, kann der Prozess weiter bearbeitet werden. Nach der erfolgreichen Verfügbarkeitsprüfung nimmt das System automatisch eine Reservierung über die benötigten Stückzahlen vor. Schon bei einer einfachen Auftragseinplanung sind bereits einige Schritte erforderlich, wobei jeder einzelne Schritt wiederum mit einer Entscheidung verbunden ist, über die der weitere Prozessablauf gesteuert wird und von der die weitere Informationsverteilung abhängig ist. Außerdem findet dieser Prozess immer wieder statt somit bietet Ihnen ein einmal definierter Workflow enorme Vorteile: Definition der Prozesse damit werden Abläufe für alle klar und durchschaubar. Jeder Ablauf wird stets in definierter Reihenfolge von den beteiligten Mitarbeitern abgearbeitet, ohne einen wichtigen Schritt auszulassen. Dadurch können konsequent Fehler vermieden werden. Informationsversorgung alle Mitarbeiter, die an diesem Prozess beteiligt sind, bekommen automatisch genau die Informationen, die sie brauchen, und sie bekommen die Informationen in der Form, die für diese Information angemessen ist. Fristgerechte Bearbeitung durch die Terminfestlegungen innerhalb eines Workflow können Prozesse in dem vorgegebenen Zeitrahmen abgearbeitet werden. Bei einer Terminüberschrei- Seite 4 von 17

5 tung werden alle nachfolgenden Termine des Workflow entsprechend korrigiert. Außerdem werden die erforderlichen Informationen an die verantwortlichen Personen verteilt. Überwachung der Prozesse für alle ist der aktuelle Status eines Prozesses zu jeder Zeit nachvollziehbar. Was ist Dokumentenmanagement? In einem Unternehmen werden durch die Arbeit mit einem ERP-System viele Dokumente erzeugt, wie z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine. Zusätzlich entstehen innerhalb und außerhalb des Unternehmens, unabhängig vom ERP-System, noch weitere Dokumente, z. B. durch die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten. Diese Dokumente sollen interessierten Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Allerdings geht es hier nicht nur um ein wahlloses "Zur-Verfügung-Stellen" aller Dokumente, sondern es geht um ein strukturiertes Verfügbarmachen der Dokumente, sodass die Mitarbeiter auf genau die Dokumente zugreifen können, die sie für ihren Zweck benötigen. Und genau dafür können Sie ein Dokumentenmanagement-System einsetzen, das Ihnen folgende Vorteile bietet: Strukturierte Ablage der Dokumente. Verringerter Suchaufwand durch weitgehend automatische Indizierung und dadurch spürbare Entlastung des Personals. Verlustsicherheit durch eine optimierte Datensicherung. Vermeidung von Mehrfachablagen und dadurch automatisch Vermeidung von Fehlern, da immer nur eine aktuelle Version zur Verfügung steht. Exchange 2000 Server Das Dokumenten- und Workflowmanagement in P2plus setzen auf den Exchange 2000 Server auf, der weit mehr Funktionen bietet als ein reiner -Server. Der Server stellt eine Plattform dar für verschiedene Arten des Nachrichtenaustausches, wie z. B. , Fax und Voic hierbei sind die Funktionen Instant Messaging und Conferencing Services von großer Bedeutung. eine Optimierung der Zusammenarbeit, indem jeder Mitarbeiter von jedem Standort aus auf Informationen zugreifen und kommunizieren kann hierbei spielt das neue Outlook Web Access, kurz OWA, eine wichtige Rolle. das Web Storage System als Datenspeichersystem das Web Storage System bildet das Kernstück des Dokumenten- und Workflowmanagements in P2plus. die Abwicklung und Erstellung von Workflows hierzu werden die Workflow Engine und der Workflow Designer eingesetzt. Web Storage System Das Verständnis der wichtigsten Funktionen des Web Storage Systems von Exchange 2000 Server ist eine wichtige Grundlage für das umfassende Verständnis des Dokumenten- und Workflowmanagement in P2plus. Der Einsatz des Web Storage Systems bietet Ihnen unter verschiedenen Aspekten wichtige Vorteile. Integration von Workflows Alle Dokumente können in Workflow-Prozesse eingebunden werden unerheblich, ob es sich um Zeichnungen, Word-Dokumente, s oder andere Objekte aus dem Outlook handelt, wie z. B. Seite 5 von 17

6 Aufgaben oder Termine. Die einzige Voraussetzung, damit diese Integration funktioniert: In dem Ordner, in dem ein Dokument abgelegt wird, das in einen Workflow integriert werden soll, muss ein entsprechendes Workflow-Schema gespeichert und aktiviert sein. Datensicherheit Das Web Storage System bietet Ihnen die Möglichkeit, die Dokumentenablage auf mehreren Servern verteilt vorzunehmen. Das wirkt sich positiv auf die Ausfallsicherheit und auf Ihre Datensicherungsroutinen aus, denn die Ablage auf mehreren Servern bietet natürlich eine erhöhte Sicherheit und ermöglicht ein selektives Backup und Restore Ihrer Datenbestände. Indizierung Das Web Storage System geht weit über ein einfaches Datenspeichersystem hinaus, da es auch wichtige Funktionen zum besseren Wiederauffinden der Dokumente bietet: Die einzelnen Dokumente werden über die Dateieigenschaften mit Indizes versehen, um sie so zu einem späteren Zeitpunkt problemlos wiederzufinden. Einige Indizes, wie z. B. Erstellungsdatum oder Größe werden automatisch bei jeder Erstellung eines Microsoft Office-Dokumentes gesetzt, andere Indizes, wie z. B. Kategorie können manuell zu den Dateieigenschaften hinzugefügt werden. Detaillierte Zugriffsrechte Diese Funktion ermöglicht Ihnen die Einstellung individueller Zugriffsrechte für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen: Schließlich sollen zwar die Mitarbeiter viele Informationen einsehen können aber nur die, die tatsächlich für sie erforderlich ist. Um unerlaubte Zugriffe zu steuern, können spezielle Zugriffsrechte vergeben werden. Die Vergabe der Zugriffsrechte erfolgt im Exchange Server- Manager. Die Zugriffsrechte können sowohl für einzelne Dokumente speziell vergeben werden als auch für hierarchisch übergeordnete Ordner in diesem Fall bekommen neue Dokumente, die in diesem Ordner abgelegt werden, automatisch dieselben Zugriffsberechtigungen. Vorteile für P2plus Intranet Beim Einsatz von Exchange 2000 haben Sie noch einen erheblichen positiven Nebeneffekt: Sobald das P2plus Intranet in einem so genannten öffentlichen Ordnerbaum abgelegt wird, können alle Informationen, die das Intranet Ihren Mitarbeitern bietet, noch besser zugänglich gemacht und im Bedarfsfall auch durch Workflows gesteuert werden. Seite 6 von 17

7 Wie funktioniert das Ablageprinzip des Web Storage Systems? Grundsätzlich unterscheidet sich das Ablageprinzip im Web Storage System nicht von der Ablage, die Sie bereits kennen: Dokumente werden in einem System aus über- und untergeordneten Ordnern abgelegt. Und genau diese Denkweise können Sie auch auf das Web Storage System übertragen. Standardmäßig bietet das Web Storage System einen Ordnerbaum Public Folders hier finden Sie die gesamte Ordnerstruktur, auf die Sie über Outlook zugreifen können. Ein wichtiges Novum bei Exchange 2000 Server: Sie haben individuelle Erweiterungsmöglichkeiten: Sie können auf der gleichen Hierarchieebene wie der Ordnerbaum Public Folders weitere Ordnerbäume speziell für Ihre Bedürfnisse anlegen, die auch öffentlich zugänglich sind. Hierbei müssen Sie allerdings beachten, dass diese selbst angelegten Ordnerbäume über das Dateisystem und über das Protokoll HTTP aber nicht über MAPI-Clients, wie z. B. Outlook, zugänglich sind. MAPI-Clients können ausschließlich auf den vordefinierten Ordnerbaum Public Folders mit seinen zugehörigen Unterordnerstrukturen zugreifen. Datenverwaltung und Datenzugriff Der Exchange 2000 Server bietet verschiedene Möglichkeiten, die Dokumente, die in einem Unternehmen abgelegt werden, zu verwalten und sie weiter zu bearbeiten. Dabei werden die Daten nur ein einziges Mal abgelegt, nämlich in der Ordnerstruktur von Exchange 2000 Server. Durch die unterschiedlichen Zugriffsmöglichkeiten arbeiten Sie quasi mit einem Abbild dieser Ordnerstruktur. Die verschiedenen Zugriffs- und Verwaltungsmöglichkeiten im Einzelnen: Exchange System-Manager Den Exchange System-Manager nutzen Sie für die Verwaltung Ihrer Datenablage. Hier kann die Ordnerstruktur eingesehen und verändert werden. Standardmäßig ist der Ordner Folders mit dem Ordnerbaum Public Folders vorhanden; dieser Ordnerbaum Public Folders enthält alle öffentlichen Ordner, auf die Sie auch mit Outlook zugreifen können. Innerhalb dieses Ordnerbaumes ist ein spezieller Ordner, z. B. P2plus mit weiteren Unterordnern vorhanden, z. B. dms oder wfms. Hier werden alle Dokumente und Workflows von P2plus abgelegt. Der Ordner P2plus befindet sich innerhalb des Ordnerbaumes Public Folders, sodass Sie auf diesen Ordner mit allen Unterordnern und Dokumenten auch über Outlook zugreifen können. Seite 7 von 17

8 Zusätzlich lassen sich auch komplett neue Ordnerbäume innerhalb des Standardordners Folders anlegen, die Sie exakt auf Ihre eigenen Bedürfnisse ausrichten können. Nach dem Anlegen eines neuen Ordnerbaumes müssen Sie noch den zugehörigen Informationsspeicher zuweisen. Was bedeutet das? Auf jedem einzelnen Exchange 2000 Server können Sie so genannte Speichergruppen mit einzelnen Informationsspeichern definieren. Damit die Dokumentenablage funktioniert, stellen Sie an dieser Stelle eine Verbindung zwischen der Ordnerstruktur und dem tatsächlichen Ablageort her. Diese Funktion zur Erstellung neuer Ordnerbäume können Sie auch hervorragend dazu einsetzen, um die Informationen besser zu organisieren, die im P2plus Intranet innerhalb der HTML- und ASP-Seiten gespeichert sind. Dazu wird ein separater Ordnerbaum speziell für das P2plus Intranet angelegt und sämtliche Ordner und Dateien, die zu Ihrem Intranet gehören, werden in diesem öffentlichen Ordnerbaum abgelegt. Dann können Sie diese Dokumente mit den Funktionen des Dokumentenmanagements verwalten, und Sie können die Dokumente in Workflows einbinden. Dateisystem Diese Zugriffsmöglichkeit ist Ihnen sicherlich vertraut: Sie greifen über den Windows Explorer auf die Exchange-Dateien zu. Alle Dateien und Ordner, die über das Web Storage System verwaltet werden, finden Sie in dem virtuellen Laufwerk Exchange M:\ die Laufwerksbezeichnung ist standardmäßig mit M:\ vorgegeben. Auf diesem Laufwerk M:\ finden Sie den Ordner APDEV.COM der Ordnername entspricht immer dem jeweiligen Servernamen mit dem Unterordner MBX das ist die Abkürzung für Mailbox. Der Unterordner MBX enthält alle persönlichen Postfächer der Benutzer und ist standardmäßig vorhanden. Im Ordner Public Folders finden Sie alle öffentlichen Ordner, auf die Sie auch mit Outlook zugreifen können. Falls Sie selber über den Exchange System-Manager weitere Ordnerbäume angelegt haben, werden Sie genau diese als Ordner auch im Dateisystem wiederfinden. Sie können im Dateisystem wie gewohnt kleine Änderungen in der Ordnerstruktur vornehmen: Ordner löschen, neue erstellen, bestehende verschieben Das bietet den Vorteil, dass diese kleinen Änderungen ohne den Exchange System-Manager bequem von den einzelnen Mitarbeitern durchgeführt werden können. Seite 8 von 17

9 Internet Information Service (IIS) und Browser-Zugriff Die dritte Möglichkeit und genau diese Möglichkeit ist beim Einsatz von P2plus sehr wichtig ist der Zugriff über den Browser. Hierbei ist der Internet Information Service erforderlich, kurz IIS, der im Hintergrund arbeitet. Er stellt Ihnen alle öffentlichen Ordner und persönlichen Postfächer aus dem Exchange 2000 Server automatisch als so genannte virtuelle Webs zur Verfügung. Jeder Ordnerbaum des Web Storage Systems hat als Pendant ein virtuelles Web: der Ordner MBX des Dateisystems er enthält die persönlichen Postfächer entspricht dem virtuellen Web Exchange, der Ordner Public Folders er enthält alle öffentlichen Ordner entspricht dem virtuellen Web Public und jeder neu angelegte Ordnerbaum hat ein eigenes virtuelles Web, das den gleichen Namen hat, wie der jeweilige Ordner im Dateisystem. Natürlich arbeiten die Benutzer von P2plus DMS nicht in der Management Console des Internet Information Service, sondern sie greifen über den gewohnten Browser auf die Dokumente zu, indem sie in der Adresszeile des Browsers einfach eine URL eingeben, z. B.» des Exchange Servers]/[Name des virtuellen Web]/[Name des gewünschten Ordners]«. Dann werden im Browser alle Dokumente des entsprechenden Ordners anzeigt. Sie sehen hier sowohl s als auch andere Dokumenttypen, wie z. B. Word- oder Excel-Dokumente. Für die Darstellung der Dokumente im Browser ist Outlook Web Access, kurz OWA, verantwortlich: Die Darstellung entspricht dem bekannten Outlook, die möglichen Funktionen sind allerdings vielfältiger: So ist z. B. der Zugriff auf die verschiedenen Dokumenttypen, wie Word- und Excel-Dokumente und natürlich auch s möglich. Damit wird eine sehr gute thematische Verwaltung von Dokumenten sichergestellt. Durch OWA werden Funktionen möglich, wie z. B. der Aufruf von Befehlen über das Kontextmenü zum Erstellen neuer Ordner. Außerdem ist ein einfaches Verschieben der Dokumente in einen anderen Ordner über Drag and Drop möglich. Seite 9 von 17

10 Exchange 2000 Server und Workflowmanagement Der Exchange 2000 Server bietet mächtige Werkzeuge, die zur Realisierung des Workflowmanagement wichtig sind: die Workflow Engine und den Workflow Designer. Workflow Engine Die Workflow Engine ist ein leistungsfähiges Werkzeug, das in den Exchange 2000 Server integriert ist. Die Workflow Engine kann auf verschiedene Ereignisse reagieren, die im Web Storage System stattfinden. Ein mögliches Ereignis kann z. B. die Veränderung eines Dokumentes sein, sodass automatisch ein bestimmter Mitarbeiter nach dieser Änderung per informiert wird. Ein anderes Ereignis kann z. B. der Ablauf einer bestimmten Zeitspanne sein, in der das Dokument nicht verändert worden ist. Nach Ablauf dieser Zeitspanne wird das Dokument automatisch in ein Archiv verschoben. Weitere Ereignisse können auch das Erstellen oder Löschen von Dokumenten oder von Outlook- Objekten sein, wie z. B. s und Aufgaben. s sind die wichtigste Kommunikationsform innerhalb von Workflows. Automatisch erzeugte s enthalten meist zwei wichtige Komponenten: Die Beschreibung der Aktion, die durchzuführen ist und die zugehörigen Daten zu dieser Aktion, z. B. Auftrags- oder Kundennummer. Dieser Inhalt kann zur automatischen Indizierung eingesetzt und damit bestimmten Geschäftsprozessen zugeordnet werden. Seite 10 von 17

11 Workflow Designer Mit Hilfe des Workflow Designers können Sie mit visueller Unterstützung Workflows definieren und entsprechende Bedingungen eintragen. Zusätzlich steht Ihnen zur detaillierten Modifizierung noch die Skript-Sprache Visual Basic Script zur Verfügung. Die Abbildung zeigt Ihnen am Beispiel der Auftragsfreigabe, wie Sie auf einer grafischen Oberfläche Workflows definieren können. Technologien im Hintergrund Die wichtigsten Technologien, um P2plus und Exchange miteinander zu verknüpfen, ist die Auszeichnungssprache XML und die Datenzugriffe über ADO und CDO. Weiterhin ist OWA ein wichtiges Werkzeug, um Dateien im Browser darzustellen. In den folgenden Abschnitten finden Sie eine kurze Erklärung dieser Technologien. XML Extensible Markup Language, kurz XML ist wie HTML eine strukturierte Auszeichnungssprache, die, anders als HTML, keine festgelegten Auszeichnungen hat. Auszeichnungen und Strukturen können in XML individuell definiert werden, solange sie den festgelegten Syntax-Regeln folgen. Durch diese Eigenschaften eignet sich XML besonders gut, um strukturierte Daten zum Beispiel Datenbank- Daten an Browser-orientierte Applikationen zu übertragen. Diese in XML vorliegenden Daten lassen sich dann auch leicht in HTML-Seiten integrieren. In P2plus wird diese Technologie verwendet, um Daten aus der Datenbank zum Browser zu transportieren. Das Web Storage System nutzt ebenfalls die XML-Technologie: Alle Dokumenteigenschaften wie z. B. Dateigröße oder Erstellungsdatum, werden im Web Storage System direkt im XML-Format gespeichert. WebDAV Die Basis von WebDAV ist HTTP1.1, das um bestimmte Befehle erweitert worden ist. WebDAV ist ein Standard, der es ermöglicht, dass mehrere Teilnehmer über das Internet oder das Intranet gleichzeitig an Dokumenten arbeiten. Durch die Definition eines Ordners auf dem Webserver als so genannter Webordner können diese Ordner von den Benutzern genauso behandelt werden, als wenn die Ordner zu ihren lokalen Ordnern gehören würden. Sowohl die Dokumente innerhalb dieser Ordner als auch die Ordner selber können wie gewohnt verschoben, bearbeitet, gelöscht werden. Seite 11 von 17

12 ADO Mit Active Data Objects, kurz ADO, wird unter dem Windows-Betriebssystem eine universelle Zugriffsmöglichkeit auf unterschiedliche Datenstrukturen zur Verfügung gestellt. ADO wird in P2plus bereits für den Zugriff auf Datenbanken verwendet. Durch neue Funktionen in ADO wird auch der Zugriff auf komplette Dokumente ermöglicht, der vergleichbar ist mit dem Zugriff auf Datensätze einer Datenbank. Damit sind gleichzeitige Abfragen über den Datenbestand des Web Storage Systems und der Datenbank möglich: So können dann z. B. die Dokumente eines Projektes gemeinsam mit den Projektdaten aus der Datenbank dargestellt werden. CDO Collaborative Data Objects, kurz CDO bietet eine Sammlung an verschiedenen Objekten, Eigenschaften und Funktionen. Damit kann die Erstellung von Anwendungen mit Messaging-Funktionen vereinfacht werden und diese Funktionen können in vorhandene Anwendungen integriert werden. Mit CDO kann vor allem auf s, Aufgaben, Termine und alle anderen klassischen Exchange- Objekte qualifiziert zugegriffen werden. Im Gegensatz zu ADO bietet CDO verbesserte Funktionen: Wenn ein Benutzer z. B. einen neuen Termin erzeugt, ohne aber eine zeitliche Angaben zu machen, werden durch CDO automatisch bestimmte Felder mit dem aktuellen Datum und der aktuellen Uhrzeit gefüllt. OWA Outlook Web Access, kurz OWA, wird zur Darstellung und Bearbeitung von Dokumenten und Ordnern im Browser eingesetzt. Durch OWA können neue Dokumente erstellt, bestehende Dokumente geändert oder gelöscht werden. Außerdem werden durch OWA Funktionen ausführbar wie z. B. das Kontextmenü oder Drag und Drop. OWA wird ermöglicht durch eine Erweiterung des Protokolls HTTP um die Funktion Distributed Authoring and Versioning, kurz DAV. Workflowmanagement agement in P2plus Das P2plus Workflowmanagement unterstützt die Mitarbeiter durch vorgegebene Workflow- Schemata. Die Unterstützung erfolgt sowohl bei der Bewältigung von einfachen, immer gleich ablaufenden Arbeitsabläufen als auch bei komplizierten, aufwändigen Tätigkeiten. So können einfache Routinearbeiten sicher und effizient durchgeführt werden und aufwändige Tätigkeiten können absolut korrekt ausgeführt werden unter Berücksichtigung von bestimmten Fristen, Reihenfolgen und Grenzwerten. Workflow-Schemata Das Workflowmanagement in P2plus bietet einige bereits vorgefertigte Workflow-Schemata. Außerdem bietet das Workflowmanagement natürlich die Möglichkeit zum Erstellen neuer und Modifizieren bestehender Workflow-Schemata. Um diese Aufgabe zu erledigen, sind auf jeden Fall sowohl gute Kenntnisse im Umgang mit dem Workflow Designer erforderlich als auch detaillierte Kenntnisse der Prozesse innerhalb des Unternehmens. Die vordefinierten Workflow-Schemata bieten natürlich immer die Möglichkeit des Eingriffs auf einzelne Workflow-Instanzen, während der Workflow abläuft. Workflow-Schemata können halb- und vollautomatisch sein: Halbautomatische Workflows werden von interaktiven Entscheidungen durch die Mitarbeiter gesteuert und vollautomatische Workflows laufen vom Start des Workflow bis zur Beendigung vollautomatisch ab. Seite 12 von 17

13 Hintergründe des Workflowmanagement von P2plus Die Workflows arbeiten mit den so genannten Web Services von P2plus ERP zusammen. Die Web Services bilden die funktionale Basis von P2plus, denn sie bilden die notwendige Geschäftslogik ab. Es sind relativ kleine Einheiten, die in objektorientierter Weise den Umgang mit Daten regeln und Verarbeitungsfunktionen bereitstellen. Dabei werden Methoden und Eigenschaften, die allgemein gebraucht werden, nur einmal implementiert. Diese Methoden werden an spezielle P2plus Web Services weitervererbt. Dadurch ist ein konsistenter Umgang mit Daten gewährleistet, denn nur die Methoden müssen in einem P2plus Web Service implementiert werden, die einen direkten Bezug zu den Daten haben, z. B. Berechnungen oder Abhängigkeiten. Methoden von allgemeiner Bedeutung werden dagegen nur einmal implementiert und stehen durch Vererbung allen P2plus Web Services zur Verfügung, die diese Methoden brauchen. Um den Zusammenhang zwischen den Web Services von P2plus und dem Workflowmanagement herzustellen, wird jedem Web Service eine so genanntes Workflow Object zugeordnet. Jedes Workflow Object ist ein Ordner im Web Storage System von Exchange 2000 Server. In jedem Ordner gibt es weitere Unterordner, in denen die eigentlichen Workflows gespeichert werden. All diese Ordner sind öffentliche Ordner: Damit können die Mitarbeiter diese Ordner über Outlook oder über den Browser einsehen. P2plus Web Services Web Service <xml> <...> <.../> <.../> </...> </xml> Web Service SQL DB Start Exchange 2000 Server Workflow Falls Fehler bei Prüfung in Schritt 2 Ende Schritt 1 Schritt 2 Info Rück-Info Info Rück-Info interne Mitarbeiterin Intranet Extranet/Internet externer Mitarbeiter Seite 13 von 17

14 Jeder Web Service hat Methoden und Eigenschaften, die eine Interaktion mit dem Workflowmanagement ermöglichen. Zwischen den Web Services und den Workflows findet eine Interaktion in beide Richtungen statt: Der Web Service kann einen Workflow anstoßen, sobald eine bestimmte Aktion erfolgt ist. In die andere Richtung kann z. B. bei einer Entscheidung eines Mitarbeiters innerhalb eines Workflow die Information über eben diese Entscheidung wieder an den Web Service zurückfließen, sodass damit eine Methode des Web Services ausgelöst werden kann. Wie werden Workflows ausgelöst und beeinflusst? Abhängig vom P2plus-Modul gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, wie ein Workflow gesteuert werden kann: P2plus ERP direkt über die Geschäftslogik des ERP. Die Triggerung der Workflows wird in XML-Definitionsdateien hinterlegt. P2plus Intranet über ASP-Seiten mit Hilfe von XMLHTTP und WebDAV P2plus Internet Shop mit Mail-Trigger oder direkt über Während des Ablaufs eines Workflow kann dieser Abfragen an das System stellen, das den Workflow gestartet hat. Außerdem kann das System, das den Workflow gestartet hat, natürlich noch während des Ablaufs weitere aktuelle Informationen an den Workflow schicken. Ein Workflow kann über ADO direkt auf die P2plus SQL Datenbank lesend zugreifen. Dokumentenmanagement in P2plus Das Dokumentenmanagement-System von P2plus nutzt die Funktionen der Dokumentenverwaltung von Exchange 2000 Server. P2plus DMS integriert diese Funktionen in die Benutzeroberfläche von P2plus. Sie stehen damit den Anwendern an jeder gewünschten Stelle zur Verfügung und ermöglichen das Erstellen, Indizieren, Ablegen und Auffinden von Dokumenten bis hin zu deren Archivierung und Sicherung. Beim Ablegen der Dokumente gibt es einen wichtigen Vorteil: Die Dokumente müssen nicht länger in datenbankgerechte Einzelteile unterteilt werden, sondern sie können in ihrem ursprünglichen Erstellungsformat komplett im Web Storage System abgelegt werden. Und alle Mitarbeiter können diese Dokumente auch wieder in genau diesem Erstellungsformat öffnen. Ausschließlich Dokumente, die über so genannte MAPI-Clients verarbeitet werden, müssen noch zusätzlich in das RTF-Format umgewandelt und gespeichert werden. Durch den Einsatz des Web Storage Systems ist eine enorm schnelle Zugriffsgeschwindigkeit sichergestellt. Erstellungsprozess Um die Funktionen des Dokumentenmanagements besser zu verstehen, sollten Sie zunächst die Dokumente unterscheiden, die während der unterschiedlichen Geschäftsprozesse innerhalb des P2plus ERP-Systems entstehen und die von extern an das Unternehmen gesendet werden: Viele Dokumente werden automatisch erstellt, wie z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen. Diese Dokumente werden durch bestimmte Funktionen im P2plus ERP generiert. Hierbei kann es sich um verschiedene Dokumenttypen wie Word-, Excel- Dateien oder s handeln. Zusätzlich finden Sie manuell erstellte Dokumente, die während der Geschäftsprozesse innerhalb und außerhalb der Firma erstellt werden und die gleichfalls anderen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden müssen. Auch hierbei kann es sich um verschiedene Dokumenttypen handeln, wie z. B. s, Word- und Excel-Dokumente, Projektpläne oder Zeichnungen. Und nicht zu vergessen: alle Informationen, die über das Intranet allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden sollen. Seite 14 von 17

15 Um diese verschiedenen Dokumente nachträglich bearbeiten zu können, z. B. Dokumente umbenennen, verschieben, löschen, stellt Ihnen das P2plus DMS eine spezielle Seite zur Verfügung. Zur weiteren übergeordneten Verwaltung reicht die reine Dokumentenbearbeitung unter Umständen nicht aus Sie müssen zusätzlich in die Ordnerstruktur eingreifen können. Auch hierzu bietet Ihnen das P2plus DMS eine entsprechende Seite mit den notwendigen Funktionen an. Indizieren Sie wollen die Dokumente, die Sie abgelegt haben, auch schnell wieder finden. Deshalb ist eine gute Indizierung außerordentlich wichtig. Bei den Dokumenten, die automatisch über das P2plus ERP-System generiert werden, müssen Sie sich nicht mit der Indizierung beschäftigen. Zunächst legen Sie in P2plus ERP fest, bei welchen Abläufen eine Indizierung stattfinden soll und welche Merkmale zur Indizierung herangezogen werden sollen. Durch den Generierungsprozess bekommen diese Dokumente die Merkmale als Index, die Sie vorher festgelegt haben. Dieser Index wird in den Dateieigenschaften gespeichert: Bei einer Auftragsbestätigung können z. B. die Auftragsnummer und die Kundenummer zur Indizierung herangezogen werden. Bei manuell erstellten Dokumenten haben Sie im P2plus DMS die Möglichkeit, einzelne Dokumente direkt bei der Erstellung oder auch nachträglich zu indizieren und in den geeigneten Ordnern abzulegen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, komplette Ordner zu indizieren über diese Art der Indizierung werden beim Ausführen der Suchfunktion nicht nur einzelne Dokumente, sondern auch komplette Ordner gefunden. Zusätzlich können Sie einem Ordner bestimmte Eigenschaften zuweisen, sodass dann automatisch jedes Dokument, das in dem Ordner abgelegt wird, den gleichen Index erhält. Als weitere komfortable Möglichkeit können Sie einem Ordner Eigenschaften zuweisen, sodass bei der Ablage eines Dokumentes geprüft wird, ob alle erforderlichen Indexinformationen vorhanden sind. Falls diese Informationen unvollständig sind, wird dieses Dokument nicht abgelegt. Beim Indizieren wird von der Technik der Web Services profitiert, die in P2plus verwendet wird. Ein Web Service kann ein Datensatz sein, z. B. eine Auftragsbestätigung oder ein Angebot. Als Index wird ein eindeutiges Merkmal des jeweiligen P2plus Web Service eingesetzt, z. B. die Auftragsnummer Seite 15 von 17

16 einer Auftragsbestätigung. So können Dokumente über den Zusammenhang mit Web Services leicht wiedergefunden werden. Ablegen Automatisch erstellte Dokumente werden nach der automatischen Indizierung auch automatisch in den zugehörigen Unterordnern des Web Storage Systems abgelegt. Damit ist die Dokumentenverwaltung für automatisch erstellte Dokumente in P2plus ERP vollständig von der Erstellung über die Indizierung bis zur Ablage automatisiert. Die Ablage für manuell erstellte Dokumente liegt in der Verantwortung der jeweiligen Mitarbeiter, die einen geeigneten Ablageort innerhalb des Ordnerbaumes P2plus DMS im Web Storage System auswählen müssen. Das Dokumentenmanagement in P2plus bietet innerhalb des P2plus ERP natürlich praktische Unterstützung: Wenn ein Mitarbeiter manuell ein Dokument im Rahmen eines bestimmten Projektes erstellt hat und dieses ablegen will, so schlägt das Dokumentenmanagement diesem Mitarbeiter einen Ordner vor, in dem alle zusätzlichen Dokumente für genau dieses Projekt gespeichert werden. Ebenfalls können eingehende s anhand ihres Betreffs vorsortiert und in ausgewählten Ordnern abgelegt werden. Dadurch kann eine schnelle, effiziente Bearbeitung sichergestellt werden. Suchen Nachdem Sie nun alle Dokumente strukturiert und geordnet abgelegt haben, wollen Sie diese Dokumente sicher und schnell wiederfinden. Dazu werden Sie von einer Suchfunktion unterstützt, die Ihnen das Dokumentenmanagement in P2plus bietet. Seite 16 von 17

17 Sie haben folgende Suchkriterien: Eigenschaften über die Dateieigenschaften können Sie sowohl nach Indexmerkmalen als auch nach den üblichen Dateieigenschaften, wie z. B. Erstellungsdatum oder Dateigröße suchen. Inhalt hierüber können Sie den gesamten Inhalt von Dokumenten nach einem bestimmten Wort oder Text durchsuchen. Zugehörigkeit zu den Web Services diese Funktion ist wichtig für alle Dokumente, die automatisch über das ERP-System erstellt worden sind. Nach der erfolgreichen Suche wird Ihnen das Suchergebnis auf einer speziellen Seite in Tabellenform aufgelistet. Workflows in P2plus DMS Das Dokumentenmanagement in P2plus stellt Ihnen bereits im Standard verschiedene Workflows zur Automatisierung bestimmter Abläufe zur Verfügung. Hierzu gehören: Archivieren hiermit können Dokumente nach bestimmten Regeln automatisch in ein Archiv verschoben oder kopiert werden. Zuordnen hiermit können eingehende s über ihren Betreff automatisch in den Kontext von P2plus ERP eingeordnet werden. Weiterleiten hiermit können Dokumente automatisch an bestimmte Mitarbeiter weitergeleitet werden, sobald sie einen bestimmten Status erreicht haben. Vormerken hiermit kann sich ein Mitarbeiter ein Dokument vormerken; damit wird er automatisch informiert, sobald dieses Dokument z. B. geändert wurde oder von bestimmten Personen gelesen wurde. Wiedervorlage hiermit können sich Mitarbeiter Dokumente wieder vorlegen lassen. So wird dieses Dokument als Aufgabe zur Bearbeitung den persönlichen Aufgaben in Outlook hinzugefügt. Überwachen hiermit können Dokumente bei der Bearbeitung überwacht werden. Wenn z. B. bestimmte Merkmale in einem Dokument eingetragen werden müssen oder wenn bestimmte Merkmale nicht mehr geändert werden dürfen, so kann dem Mitarbeiter bei Nichtbeachtung eine bestimmte Meldung angezeigt werden. Nachbearbeiten hiermit werden nach dem Erstellen oder dem Bearbeiten eines Dokuments automatisch weitere Informationen ergänzt. Außerdem können an dem Dokument automatisch Änderungen vorgenommen werden, wenn sich an einem korrelierenden Web Service eine Änderung ergeben hat: z. B. wurde der Bearbeiter eines Auftrags geändert; so muss diese Information auch in allen Dokumenten geändert werden, die zu diesem Auftrag gehören und die diesen Bearbeiter als Indexmerkmal eingetragen haben. Durch die offene P2plus-Architektur haben Sie natürlich auch die Möglichkeit, zusätzliche Workflows einzurichten, die genau auf Ihre speziellen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Hierzu werden Sie vom Workflow-Assistenten in P2plus unterstützt. Falls Sie sehr aufwändige Workflows definieren wollen, können Sie auch den Workflow Designer von Exchange 2000 einsetzen dazu sollten Sie allerdings bereits mit den Funktionen des Workflow Designers vertraut sein. Seite 17 von 17