TaskCockpit ist ein Führungs- und Selbstführungstool mit hoher Benutzerakzeptanz und Wirksamkeit.

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1 TaskCockpit ist ein Führungs- und Selbstführungstool mit hoher Benutzerakzeptanz und Wirksamkeit. TaskCockpit ist als SaaS (Software as a Service) mit Servern in der Schweiz ausgestaltet, revisionssicher und konform mit der Schweizerischen Datenschutzgesetzgebung und der FINMA. TaskCockpit ist AAA, standortunabhängig (Anywhere), mit 99,98% Verfügbarkeit (Anytime), auf jedem Gerät, PC, MAC, Tablett, Smartphone direkt im Browser (Any device).

2 Was es bringt Der Einsatz von TaskCockpit bringt eine Entlastung für Führungspersonen (Linien und Projektführung) und für die Task-Verantwortlichen (nie mehr Stress). Man muss nicht mehr an alles denken und darauf achten nichts zu vergessen. Man kann dokumentieren, was gemacht wurde für sich selber, für die Vorgesetzten, für die Compliance. Man hat automatisch den Blick aufs Wesentliche. Man sieht, wo es reibungslos läuft ( Grün ) und kann dort Massnahmen ergreifen, wo sie wirklich notwendig sind ( Rot ). Anders als in allen Workflow-Tools, braucht TaskCockpit keine fixierten automatisierten Prozesse. Eine Prozessbeschreibung KANN erstellt werden, in Visio, Flowcharter, Word oder Excel. Sie wird als HTML-Dokument hinterlegt und kann auf den Task verlinken. Die Task sind aber einzeln, prozessunabhängig, ausschliesslich untereinander optional verknüpft (relative Termine). Mit Einfachheit wird das Ziel der Prozesskontrolle, der Übersicht und der Dokumentation optimal erreicht, denn es verzichtet auf die Komplexität des Prozessdesigns. Erfahrungsgemäss werden die üblichen Workflow-Tools oft kaum wie geplant genutzt. TaskCockpitAbout_01 Sep-15 swissaxis 2/8

3 Warum es funktioniert Komfort für den Benutzer TaskCockpit ist auf Anhieb verständlich, leicht zu benutzen und schafft Erfolgserlebnisse. So werden die betroffenen Menschen motiviert, das System zu nutzen. Beim Tool-Design wurde darauf geachtet, dass es keine zusätzlichen Applikationen, Software, Benutzernamen oder Passworte gibt. Die Aufforderung zum Task kommt über und kann auf jedem Device und jedem Mailprogramm, also immer dort wo man digital sowieso schon ist, bearbeitet werden. Die Anfrage ist mit 2 Klicks beantwortet, selbst auf dem kleinen Smartphone ohne Scrollen. Gleichzeitig gibt es die Möglichkeit, Kommentar, Qualitätseinstufungen zusätzlich einzugeben und Dokumente hochzuladen. Benutzername und Passwort sind ersetzt durch ein sog. 1-Click Login im Task- Mail. Dieser Link kann auch in einem Kalendereintrag hinterlegt werden. Auch Checklisten und zukünftige Task sind mit dem 1-Click Login erreichbar. Ist der Task erledigt, sieht man sofort sein Resultat, d.h. alle Tasks (Cockpit) mit Status (Ampelfarben) für die man verantwortlich ist. Ein neuer oder geänderter Checklisteneintrag führt sofort zur Anzeige des Fortschritts (Balkengrösse) und der Qualität (Balkenfarbe). Jede Aktion führt unmittelbar zu einem Erfolgserlebnis. TaskCockpitAbout_01 Sep-15 swissaxis 3/8

4 Macher bevorzugt Workflowsysteme erfordern die Definition und Zeichnung des Workflows als Basis für die Verwendung der Workflowsoftware. TaskCockpit ist einsetzbar, sobald die Aufgabe beschrieben werden kann. Es braucht keine eigentliche Workflowbeschreibung oder eine Ablaufzeichnung. Die Tasks, Taskketten und Checklisten können einfach eingegeben und verwendet werden. (max. 3 Min pro Taskeingabe). Wer trotzdem den Prozess zeichnen will, der kann das tun und verknüpfen. In Flowcharter, in Visio, in Word, Excel oder sogar von Hand. Diese Prozessdarstellungen werden in im TaskCockpit mit gespeichert. Am gleichen Ort sind auch die Dokumente abgelegt, die bei der Taskdurchführung hochgeladen werden können. Jeder Task im Cockpit und jede Prozessdarstellung hat eine eindeutige URL des Internets. Man kann also von der Prozessdarstellung zum Task verlinken und vom Task zu Vorlagen und Anleitungen. Das ist mit Berechtigung auch von jedem anderen Tool aus möglich. Lineare Prozesse statt Prozessgestrüpp TaskCockpit kennt kein Wenn und Aber, denn Prozessabbildungen mit allen Verzweigungen und Entscheidungen erweisen sich in vielen Fällen als zu komplex, zu statisch und nicht praktikabel. Verzweigungskriterien können so vielfältig und veränderlich sein, ja sogar manchmal situationsabhängig, dass eindeutige Abläufe für jeden Sachverhalt fast unmöglich zu programmieren sind. TaskCockpit vertraut dem menschlichen situativen Denken mehr als der starren Regelung. Verzweigte Prozesse werden linear mit Optionen dargestellt. D.h., alle Prozessschritte aller Varianten werden in der Prozessvorlage aufgeführt. Startet ein Prozess, übernimmt der Prozessverantwortliche die Vorlage und klickt die in diesem Fall gültigen Schritte an. Oder er klickt weg, was er nicht braucht. 15 Sekunden menschliche Leistung und aus komplexen Prozessen werden einfache, übersichtliche lineare Abläufe. Die Benutzer erleben TaskCockpit so als einfach, flexibel und praktikabel. TaskCockpitAbout_01 Sep-15 swissaxis 4/8

5 Revisionstauglich Sicher Compliant Im Hintergrund stehen eine perfekte Datenablage und höchste Sicherheitsstufen. Tasks, Taskereignisse, Checklisteneinträge, Veränderung in den Taskdefinition werden lückenlos protokolliert. Jeder Zugriff oder Zugriffsversuch wird registriert. Das ermöglicht für die Prozessverantwortlichen und (bei Berechtigung) für die Durchführenden eine optimale Dokumentation und Auskünfte über Stand der Dinge auf einen Klick. Komplexe Auswertungen auf Excel und PDF sind zusätzlich immer möglich. Die Taskkontrolle ist zudem revisionsfähig, und deshalb z.b. auch für QM Prozesse verwendbar. Beim Audit sind alle Nachweise und Nachweisdokumente in TaskCockpit abrufbar. Alle Daten sind in der Schweiz. Der Ort ist bekannt und kann besichtigt werden. Bereits der primäre Hoster verfügt über ein zweites redundantes Rechenzentrum. Für die Hochverfügbarkeit der Dokumente betreiben wir ein zusätzliches separates Backup Rechenzentrum an einem anderen Schweizer Standort mit Vortagesdaten. Dieses ist jederzeit live aufrufbar. Die normalen Benutzer brauchen kein Login, kein Passwort. Der 1-Click Login im Mail genügt. Benutzerkomfort steht an erster Stelle. Sicherheit ist aber genauso wichtig. Auch die 1-Click Logins werden registriert. Mit IP-Nummer Protokoll. Für Prozessverantwortliche, Projektverantwortliche, Bereichsleiter und Administratoren gibt es zusätzlich zum Login mit Name, Passwort die Sicherheitsstufe mit 3-fach Authentifizierung analog zum ebanking. Sie kann für jeden wahlweise aktiviert werden. Einige Funktionen TaskCockpit ermöglicht im Gegensatz zu z.b. Excel, Outlook etc. jederzeit: Übernahme/Bearbeitung der Tasks durch Stellvertreter Nachweis, wann, wie und woher die Bearbeitung des Tasks bestätigt wurde Überblick über alle Tasks in einem Bereich Bearbeitung der Tasks ortsunabhängig (anwendbar auf allen Mobile Devices) Übergabe gebündelter Tasks z.b. bei Personalwechsel TaskCockpit ersetzt: alle individuellen Kontrolllisten alle Checklisten, die im Haus verwendet werden. alle Tasks in Outlook, die nicht ausschliesslich persönlicher Art sind. TaskCockpitAbout_01 Sep-15 swissaxis 5/8

6 Wofür es sich eignet Mittels TaskCockpit können die Erledigung von Aufgaben, das Abhacken von Checklisten, die Erreichung von Meilensteinen oder Zielvereinbarungen angestossen, nachvollzogen, verfolgt und transparent gemacht werden. Die Tasks werden direkt und hierarchieunabhängig erfasst und realisiert. Beim Einsatz von Checklisten kann der Benutzer seinen eigenen Fortschritt bei der Aufgabenerledigung verfolgen. TaskCockpit kann Tasks zu Ketten verknüpfen mit Abhängigkeiten und relativen Terminen. Damit werden aus Aufgaben ganze Prozesse. Sie können als Vorlagen gespeichert werden. Dadurch wird eine schnelle, einfache und sichere Prozessabwicklung erreicht. TaskCockpit ist branchenunabhängig. Unterschiedlichste Organisationen führen Prozesse und Aufgaben mit TaskCockpit. Einerseits sind typische Branchen-Anwendungen erkennbar. Andererseits sind Anwendungen wie z.b. Personaleintritt/Austritt branchenübergreifend verwendbar. TaskCockpit eignet sich für die Bewältigung von nicht automatisierten Prozessen, Workflows mit hoher Regelkomplexität und relevanten einmaligen oder periodischen Einzelaufgaben. Bestehende automatisierte Prozesse, wie z.b. im ERP, werden nicht berührt. Allenfalls wird TaskCockpit als Monitoringtool eingesetzt, um die Umsetzung von Auswertungen sicherzustellen. TaskCockpit eignet sich für die Führung persönlicher Aufgaben mit hoher Relevanz für die Organisation, die bisher in Outlook, Excel oder andern Tasklisten geführt wurden. TaskCockpitAbout_01 Sep-15 swissaxis 6/8

7 Wie es dazu kam TaskCockpit wurde zuerst für die Umsetzung von IKS (Internes Kontrollsystem) in öffentlichen Verwaltungen gebaut und ist als ikscockpit im Einsatz. Bereits nach kurzer Zeit wurde TaskCockpit zu über 85% für Aufgaben und Kontrollen verwendet, die nichts mit IKS zu tun haben. Die Benutzer hatten TaskCockpit mehr als akzeptiert, nämlich für alles Mögliche zusätzlich verwendet. TaskCockpit ist jeden Tag bei Hunderten von Benutzern zuverlässig und störungsfrei im Einsatz. TaskCockpit arbeitet mit Menschen, für die Menschen. Sensoren sind in diesem System ausschliesslich Menschen. TaskCockpit benötigt weder Schnittstellen zu andern technischen Systemen noch Datentransfers. Menschen rapportieren auf Anfragen. Deshalb ist TaskCockpit ausgesprochen benutzerfreundlich gebaut. Die Kosten: Niedrig, transparent, stabil. TaskCockpit ist kein IT-Projekt. Schon gar nicht ein Fass ohne Boden. TaskCockpit lebt von der Nutzung, nicht von begleitenden Dienstleistungen. Für die Nutzung wird eine jährliche Pauschalgebühr in Rechnung gestellt. Lizenz, Wartung, Upgrades, Hosting, Support ( ) ist alles inklusiv. Eine Schulung für den Administrator von ½ Tag und eine Beratung der ersten Bereichsleiter ist das Maximum. Die Benutzer brauchen keine Schulung. Die Bedienung ist 100% intuitiv. Beispiel: 15 User Fr. 21.-/User pro Monat = Fr User Fr. 15--/User pro Monat = Fr Einführung: 1.5 Tage zu Fr = Fr Es gibt keine Schnittstellen, keine Integration in andere System. Die Aufschaltung erfolgt innert 24 Stunden (Bürozeiten). Es gibt keine Updates und Serverausbauten. Updates werden kontinuierlich gemacht im laufenden Betrieb. Für die Benutzer ist das immer intuitiv verständlich. TaskCockpit lauft auf Windows 7,8,10 und mobile. Auf ios und Android. In den Browsern IE 10,11, Firefox, Safari und Chrome. TaskCockpitAbout_01 Sep-15 swissaxis 7/8

8 Danke Alice Vogt Christian Berclaz Christian Hafner Daniel Heuberger Daniel Weber Erickson Tirado German Velandia Irina Kaufmann Karin van Loo Kim Fabian Gfeller Luis Leal Marcel Rossi Martin Necas Muriel Keller Patrizia Huber Peter Bösch Philipp Möhr Susanne Sieber Urs Gerber Wilson Contreras Yamid Rovelo TaskCockpitAbout_01 Sep-15 swissaxis 8/8