Globales Management-Reporting mit SAP BO-Dashboards bei Kemira

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1 Processes & Applications, SAP Business & Technology Consulting Alles im Blick: Konsolidierte, weltweite Reporting-Plattform on- und offline verfügbar Globales Management-Reporting mit SAP BO-Dashboards bei Kemira Es ist wie bei Formel 1-Rennfahrern. Sie müssen alles in Sekundenschnelle im Blick haben. Alle relevanten Parameter müssen in Echzeit jederzeit abrufbar sein, rund um die Uhr. Genauso ist es für das Top-Management des Chemiekonzerns Kemira. Um im globalen Wettbewerb bestehen zu können, müssen alle relevanten Unternehmensinformationen schnell und in klarer Form verfügbar sein, weltweit, onund offline. Wann und wo immer es erforderlich sein sollte. Corporate Business Solutions

2 Über Kemira OJY Kemira ist ein international tätiges Chemieunternehmen. Der Chemiekonzern liefert Kunden aus wasserintensiven Industrien Konzepte und Lösungen zur Verbesserung des Wasserqualitätsund Quantitätsmanagements, der Energie-, Wasser- und Rohstoffeffizienz. Der Kemira-Konzern (Kemira Group) beschäftigt mehr als Mitarbeiter in 40 Ländern. Der Umsatz des Konzerns belief sich 2009 auf rund 2,5 Mrd. Euro. Der Hauptsitz befindet sich in Helsinki, Finnland. Ausgangslage Mitte 2010 stand der Chemiekonzern Kemira OJY vor der Herausforderung, das bestehende Web- und Excel basierte Reporting auf ein neues Tool für das Management-Reporting umzustellen. Dieses webbasierte Reporting war mit Hilfe von Standard SAP BW-Berichten in einer SAP-Portalumgebung aufgesetzt worden. Aufgrund der stetig steigenden Ansprüche an die Informationsqualität und -darstellung des Top- Managements, gestaltete sich der Zugriff auf das Reporting allerdings umständlich. Die Datenanalyse setzte ein hohes Toolverständ-

3 nis sowie eine hohe Vertrautheit mit der SAP-Terminologie voraus. Zudem waren die Berichte wenig intuitiv gestaltet und die Performance der Berichtsausführung mangelhaft. Summa Summarum: das Reporting-Tool war zu maschinennah und zu wenig userfreundlich gestaltet. Nicht genug damit, wurde parallel zu den Web-Berichten ein Excel basiertes Reporting betrieben, das auf SAP BW Daten basierte. So wurden monatlich Daten aus dem SAP BW extrahiert, in Excel hineinkopiert, dort manuell angepasst, verdichtet und dem Management bereitgestellt. Dieser Prozess war sehr zeitaufwendig, fehleranfällig und wenig transparent. Ein Top-Reporting für ein Top-Management Ziel des Projekts war die Entwicklung eines neuen Top-Reporting-Instruments, das, basierend auf den SAP BW-Daten, die entscheidenden Informationen für die Unternehmenssteuerung in einer ansprechenden Form bereit stellen sollte. Mit Hilfe einer Stateof-the-Art-Technologie, zentralistisch und konzernweit. Neben der hohen Benutzerfreundlichkeit und der einfachen Handhabung sollte zusätzlich die Möglichkeit für die Offline-Bereitstellung der Daten gegeben sein. Wichtig war ebenfalls die Erweiterung der Funktionalitäten gegenüber dem alten Reportingsystem insofern, als dass die Informationen durch Management-Dashboards erweitert werden sollten. Die Bereitstellung hoch aggregierter Kennzahlen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen wie z. B. konsolidierte Finanzdaten, Kostenschichtungen, Vertriebsinformationen, Bestandsentwicklung und Preisentwicklung, rundeten die Ziele des neuen Top-Reportings nebst der hohen Anforderungen an die optische Darstellung der Daten ab. Hohe Anforderungen sind exzellente Projektvoraussetzungen Das neue Top-Reporting sollte bei Kemira sicher stellen: Die Darstellung von Kennzahlen auf oberster Managementebene (Vorstand und Segmentcontrolling) Die Etablierung einer einheitlichen Reportingplattform im Unternehmen Die unternehmensweite Bereitstellung einer einheitlichen und standardisierten Auswertungs- Möglichkeit sowie einheitliche und harmonisierte Kennzahlen Sogenannte Schattenlösungen in MS- Excel sollten abgelöst und transparente, nachvollziehbare Daten bereit gestellt werden Das Top-Reporting sollte hoch benutzerfreundlich sein, um auch Anwendergruppen zu erreichen, die bisher kein Reportingtool verwendeten Darüber hinaus sollte das neue Reporting eine höhere Akzeptanz erzielen und Das bestehende SAP BW-System als Datenbasis nutzen Kundenstatements Jyrki Mäki-Kala, CFO bei Kemira: I like this!... Many information but one view, only. That s what we at Kemira call the falcon sight-seeing. Für die cbs waren diese Anforderungen Kemiras ein willkommener Treiber für die Auswahl einer geeigneten Lösung. So entwickelten die Heidelberger Consultants zunächst einen Prototypen, der die Einsatzmöglichkeiten der SAP BO- Tools aufzeigte. Die SAP-BO-Anwendungen unterstützen das operative Reporting und helfen, Ad-hoc-Berichte, Analysen sowie Dashboards schneller zu erstellen. Zudem enthalten die SAP-BusinessObjects-Produkte Werkzeuge zur Verbesserung von Datenqualität, zur Datenintegration sowie zur Planung und Budgetierung. Alle Business Objects-Tools zeichnen sich durch Offenheit und Nutzerfreundlichkeit aus.

4 In der engeren Auswahl für den Prototypen der cbs standen einige alternative BO-Werkzeuge, doch nur eins kam den Anforderungen des Chemiekonzerns am Nächsten: die BO- Dashboards. Mit Dashboards werden Flash-basierte Anwendungen entwickelt, die sich in verschiedene Applikationen (Microsoft Office, Web, PDF) einbetten lassen und hoch kompatibel mit SAP BW sind. Zudem erfüllten die Flash-basierten Applikationen die hohen Anforderungen der grafischen Darstellung gemäß der Corporate Identity Kemiras. Auch sicherte die cbs-lösung eine einfache Navigation innerhalb und zwischen den Dashboards sowie eine hohe Performance, die einen Offline-Betrieb auch ohne Netzwerkverbindung ermöglicht. Parallel hierzu wurde seitens Kemira die Spezifikation der Dashboards vorangetrieben. So wurden die entscheidenden Kennzahlen und Merkmale identifiziert, sowie erste grafische Darstellungsvarianten abgeleitet. Die Anforderungen kamen dabei aus sämtlichen Fachbereichen und reichten von Finance/Controlling über Beschaffung und Vertrieb bis hin zu SCM und HR. In initialen Workshops wurden diese Spezifikationen auf ihre technische Realisierungsmöglichkeit hin evaluiert. Es wurden die nötigen Datenquellen im SAP BW identifiziert und ein generelles Layout für die Dashboards entworfen. Die bestehende Corporate Identity Kemiras diente dabei als klare Orien- tiertung für z. B. Farbschemata und andere Layouts, welche die Einheitlichkeit des Systems deutlich unterstützen. Elementare Idee war die Umsetzung der Dashboards mit Produktcharakter. So sollten die Dashboards mit einem einfachen Link erreichbar sein und danach jegliche Navigation innerhalb der Dashboards erfolgen. Damit wurde eine einfache und intuitive Navigation ermöglicht, die zudem viel Platz für die eigentlichen Inhalte - die Daten und Grafiken - bietet. Der Projektablauf auf einen Blick Die drei Phasen zum Erfolg! Phase 1 Konzeption der Dashboards mit MS Excel Phase 2 Umsetzung eines Prototypen mit unterschiedlichen Tools (u.a. WebIntelligence oder Xcelsius ) und anschließender Evaluierung. Phase 3 Umsetzung der spezifizierten Dashboards mit SAP BO Dashboards.

5 Schnell konzipiert, erfolgreich ausprobiert. Und erfolgreich realisiert! Realisiert wurden insgesamt über 40 Dashboards, die in vier Paketen strukturiert wurden. Im ersten Paket wurden hoch verdichtete Dashboards umgesetzt. Hier sind keine weiteren Drilldown- Möglichkeiten vorgesehen, sondern lediglich Filterungen der Daten. Dadurch konnte eine extrem hohe Performance der Dashboards gewährleistet werden. Als zusätzliche Funktion wurde eine komplette Offline-Funktionalität realisiert. Die notwendigen Daten werden monatlich in XML-Dateien bereitgestellt und bei nicht vorhandener Onlineverbindung wird automatisch auf diese vorberechneten Daten zurückgegriffen. In drei weiteren Paketen wurden Drilldown-Funktionalitäten hinzugefügt. Diese ermöglichen durch das Klicken auf einzelne Bereiche eine Filterung und die anschließende Anzeige detaillierterer Daten. Allgemein wirken sich Filterungen (sei es durch Selektionen im allgemeinen Filterbereich oder durch Drilldowns) immer auf sämtliche Charts aus und gewährleisten so jederzeit eine konsistente Sicht auf die Daten. Der Anwender wird bei der Verwendung der Dashboards stets über die definierten Drilldownstufen geführt. So ist kein beliebiger Freiheitsgrad bei der Navigation innerhalb der Daten möglich, der allerdings auch explizit nicht gewünscht war. Für die freie Navigation in Datenbeständen gibt es andere Tools, die dafür einen geeigneten Funktionsumfang bereitstellen. Für SAP BW wurden die nötigen Queries entwickelt, die als Datenlieferant für die Dashboards dienen. Hierbei haben sich die cbs und Kemira teilweise an vorhandenen Queries orientiert. Zukünftig verspricht man sich durch den Einsatz von In-Memory-Technologie weitere Performanceverbesserungen. Mit Hilfe dieser Technologie können größte Datenmengen in kürzester Zeit und kostengünstig analysiert und gleichzeitig die Komplexität der IT- Landschaft verringert werden

6 Das bestehende Berechtigungswesen im SAP BW wurde auch für die neuen Dashboards übernommen, so dass jeder Anwender nur die für ihn relevanten Daten angezeigt bekommt. Besondere Herausforderungen stellten die SCM-Dashboards dar. Nicht nur das extrem hohe Datenvolumen der Materialbestände musste gehandhabt, sondern auch die bestehenden komplexen Reports in Excel abgelöst werden. Dashboards bietet hier die nötige Flexibilität, weitere Berechnungen mit den Daten durchzuführen, bevor diese in den Charts angezeigt werden. Projekterfahrungen und Erfolgsfaktoren Im Projektverlauf hat sich rasch herausgestellt, dass die Integration von Dashboards und SAP BW ausgereift ist. So ist für die Entwicklung und Ausführung der Dashboards kein zusätzlicher BusinessObjects Enterprise-Server notwendig. Die entwickelten Objekte lassen sich in das bestehende SAP BW Transportwesen integrieren und ermöglichen so die gewohnte Qualitätssicherung in der Entwicklungsphase. In parallelen Projekten wurde die Datenqualität analysiert und entscheidend verbessert. Gerade bei der hohen Verdichtung von Daten in zentralen Steuerungsdashboards ist die zugrundeliegende Datenqualität entscheidend für die Akzeptanz der Anwendung. Während der Analyse des bestehenden Excelreportings konnten weitere Fehlerquellen identifiziert werden. So wurden beispielsweise im Rahmen von Währungsumrechnungen unterschiedlichste Kurse verwendet bzw. fehlendes Datenmaterial mit Hilfe verschiedener Annahmen ergänzt.

7 Der zeitliche Aspekt des Projekts Die Projektlaufzeit für die Einführung der Dashboards betrug etwa ein halbes Jahr und die Produktivsetzung war äußerst erfolgreich. So sehr, dass in der Nordic- Region die Lösung bereits auf mehreren SAP-Veranstaltungen präsentiert wurde. Der Blick in die Zukunft Eine zusätzliche Phase wird dem Projekt bereits angehängt. Basierend auf dem erstellten Group Package werden weitere Dashboards umgesetzt, die umfangreichere Navigationsmöglichkeiten und einen tieferen Einblick in die Daten ermöglichen. Weitere Bereiche - insbesondere im SCM-Umfeld werden in die neue, erfolgreiche Lösung integriert. Vorteil cbs Drei elementare Erfolgsfaktoren für die Durchführung eines solches Projektes mit der cbs haben sich drei herauskristallisiert. So war die cbs in der Lage die unterschiedlichen Anforderungen der Fachbereiche zu bündeln und in ein tragfähiges technisches Konzept zu gießen. Gerade im Projektverlauf hat sich gezeigt, dass diese Schnittstellenfunktion zwischen fachlichen Anforderungen und technischen Realisierungsmöglichkeiten den entscheidenden Beitrag zum Projekterfolg gebracht hat. Als zweiter elementarer Erfolgsfaktor sind tiefgehende technische Kenntnisse des SAP BW, von SAP Dashboards und schließlich deren beiderseitiger Integration notwendig. Nur durch das kombinierte Know-how beider Produkte ließen sich fundierte technische Entscheidungen bei der Realisierung treffen, die eine performante, wartungsarme und stabile Reportinglösung zur Folge hatten. Schlussendlich wurde das ganze Projekt begleitet durch ein Projektmanagement, das um die Besonderheiten von Dashboard- Projekten wusste. So wurden Entscheidungen frühzeitig eingefordert und insbesondere ausufernde Diskussionen über layouttechnische Details rechtzeitig unterbunden. Last but not least verfügt die cbs über Expertenwissen bzgl. der Top-Technologie Dashboards, das zusammen mit dem Referenz-Projekt im Hause Kemira ( New Business Modell ) dazu führte, dass der Chemiekonzern sich für die erfolgreiche Zusammenarbeit mit den Heidelbergern entschloss. Der Nutzen Performantes, wartungsarmes und stabiles Top- Management-Reporting 24 x 7 und weltweit verfügbar Schnellerer Zugriff auf zentrale Steuerungsgrößen des Unternehmens Ein einziges zentrales Tool für das Monatsreporting Erstellung der monatlichen Berichte auf Knopfdruck Höhere Nutzung und Akzeptanz des SAP BW als zentrales Tool für das Reporting

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