Umgang mit s - Eine wichtige Visitenkarte meines Unternehmens. 20. Januar 2014 in Ebermannstadt

Transkript

1 Umgang mit s - Eine wichtige Visitenkarte meines Unternehmens 20. Januar 2014 in Ebermannstadt

2 Ihre Referentin Gabriela Leitl-Zecho text & PR Texte aller Art Flyer... Broschüren... Homepages... Plakate... Presse-Texte... Schreib-Seminare

3 Inhalte 1. Kommunikation per 2. Nutzen und Gefahren 3. Chance und Verpflichtung 4. Überblick mit System 5. Formsache und Text-Power 6. Die Sammelanfrage 7. Also...

4 Kommunikation per Kommunikation = Austausch + Übertragung von Informationen 1. mündlich: persönlich vor Ort, telefonisch 2. schriftlich: Brief, Fax, , SMS

5 Kommunikation per = auf elektronischem Weg in Computernetzwerken übertragene briefähnliche Nachricht = elektronische Post = populär seit Ende der 1980er Jahre (nach )

6 Kommunikation per Drei Thesen pro 1. s sind heute aus der Kommunikation nicht mehr wegzudenken. 2. Das Vermieten / Buchen von Unterkünften, Kanus, Festsälen, geführten Wanderungen usw. funktioniert kaum noch ohne s. 3. Gäste und Kunden erwarten diese Art der Kommunikation.

7 Nutzen und Gefahren Warum statt klassischem Papier-Brief? schnelle Reaktion sekunden-schneller Versand (Angebote, Fotos, Buchungsformulare, Presse-Texte,...) orts- und zeitunabhängig kostengünstig: kein Drucker, Papier und Porto zeitsparend: kein Kuvertieren, Adressieren, Frankieren und zur-post-bringen

8 Nutzen und Gefahren Termine finden gleichzeitig Nachricht an mehrere Personen schriftliche Dokumentation der Unterhaltung einfache Suche im E-Archiv gut für die Umwelt: kein Papierverbrauch, keine Luftverschmutzung durch Transportmittel...

9 Nutzen und Gefahren Aber Vorsicht! Image-Schaden durch schlecht geschriebene s! Rechtschreib- und Grammatikfehler! stilistische Mängel unbeabsichtigte / absichtliche Weiterleitung vertraulicher Infos (Brief-Geheimnis?) oft härter empfundene Sprache als am Telefon unverschlüsselte s, Spams,...

10 Chance und Verpflichtung Schnell reagieren optimal am gleichen Tag formvollendet bei Zeitmangel kurze Mitteilung Beispiel: Vielen Dank für Ihre Nachricht / Anfrage. Wir melden uns in Kürze bei Ihnen. Bei Abwesenheit s umleiten oder Abwesenheitsnotiz Beispiele: Wir machen gerade Ferien und melden uns bei Ihnen nach dem Für dringende Fragen kontaktieren Sie bitte...

11 Überblick mit System Sind Sie der Typ Chaos oder Ordnung? Meine These: Ordnung schafft Überblick -Konten für privat und geschäftlich Postfächer für Ablage Posteingang und ausgang regelmäßig aufräumen erledigte s in Ablage oder Papierkorb Papierkorb regelmäßig leeren

12 Formsache und Text-Power Jede Korrespondenz eines Betriebes ist Werbung. Äußere Form + Text-Qualität!

13 Formsache und Text-Power -Adresse Name soll auf Betrieb oder Person hinweisen Beispiel: Empfänger An: ein oder mehrere gleichwertige Empfänger CC / Kopie: an weitere Personen nur zur Info BCC / Blindkopie: Empfänger-Adressen unsichtbar

14 Formsache und Text-Power Betreff entscheidet, ob Empfänger die Nachricht lesen kurz die wichtigste Botschaft Beispiele: Ihre Anfrage vom... Unser Telefonat am Buchungsbestätigung für Mai 2014 Pressetext Silvesterball Anrede immer mit Namen (richtig schreiben!) keine Abkürzungen nicht: Sehr geehrte Fr. Müller, übliche Anrede: Sehr geehrte(r) / Liebe(r) / Guten Tag / Hallo Grüß Gott / Guten Morgen /... (DUDEN: Briefe und s gut und richtig schreiben, 2013)

15 Formsache und Text-Power Text sympathischer Einstieg Beispiele:... besten Dank für Ihre Anfrage vom wir freuen uns über Ihre Anfrage und unterstützen Sie natürlich gerne bei der Planung Ihrer Hochzeitsreise nach unserem netten Telefonat bekommen Sie nun mein Angebot für... konkret antworten Beispiele: auf Anfrage 1 Übernachtung mit Frühstück nicht:... mit 3-Gang-Halbpensions-Menu am Abend auf Anfrage 2 Schlafzimmer nicht 1 Schlafzimmer + 1 Wozi mit Schlafcouch

16 Formsache und Text-Power immer höflich - bei Absagen Beispiel:... danke für Ihre Anfrage, leider sind wir zum genannten Termin ausgebucht. Gerne hören wir ein andermal von Ihnen.... schade, dass Ihnen unser Angebot nicht zusagt. Vielleicht sind wir ja beim nächsten Mal Ihre erste Wahl? - bei Reklamationen Beispiele:... gut, dass Sie sich gemeldet haben, bitte entschuldigen Sie das Versehen, wir kümmern uns sofort um... kurze Sätze und viele Absätze

17 Formsache und Text-Power Rechtschreibung eine Frage der Höflichkeit und des Erfolgs jeder schriftliche Kontakt hinterlässt einen Eindruck Rechtschreibfehler vermitteln negatives Bild (mangelnde Sorgfalt, Unzuverlässigkeit) programm-interne Rechtschreibprüfung oder

18 Formsache und Text-Power Text-Ende und Gruß Text sympathisch beenden nicht:... stehe ich Ihnen zur Verfügung. besser: Haben Sie noch Fragen? Rufen sie an oder senden mir eine . Interessiert? Wir sind gespannt auf Ihre Antwort. Wir freuen uns, wenn Sie sich für uns entscheiden. Grußformeln keine Abkürzungen: MfG, mfg, LG besser: Mit freundlichen Grüßen Herzlichst, Ihr(e)... Mit den besten Wünschen für ein schönes Wochenende Sonnige Grüße aus der Fränkischen Schweiz

19 Formsache und Text-Power Signatur Minimum Name, Adresse, Telefon, Mail-Adresse, Homepage, Öffnungszeiten gesetzliche Vorschrift für Geschäfts-Mails - vollständiger Firmenname mit Rechtsform - Ort der Handelsregisterniederlassung - zuständiges Registergericht - Handelsregisternummer - alle Geschäftsführer bzw. Vorstandsmitglieder

20 evtl. mit Logo oder Bild

21 Formsache und Text-Power Anhänge sparsam verwenden Anhänge im Text benennen umfangreiche Anhänge nur nach Rücksprache mit Empfänger große Dateien komprimieren (WinZip, WINRar)

22 Die Sammelanfrage Spezielle Anfragen speziell und konkret beantworten!

23 Die Sammelanfrage Tipps für Tourist-Informationen Gast kurz antworten und mitteilen, dass seine Anfrage an Vermieter weiter geleitet wird Gast konkrete Angebote senden

24 Die Sammelanfrage Tipps für Vermieter direkte Antwort mit persönlicher Anrede formale Kriterien beachten eigenen Betrieb kurz beschreiben, evtl. Fotos Verweis auf Homepage aussagekräftiges Angebot auf Wünsche (Hund, Freibad, Garten,...) eingehen

25 Also... Das Wichtigste in Kürze 1. Legen Sie ein Mal Ihre Grundlagen an: Ablage-System, Signaturen, Textbausteine, Formulare 2. Kontrollieren Sie regelmäßig den Posteingang und reagieren schnell. 3. Lesen sie jede vor dem Versand noch einmal hinsichtlich Form und Text sorgfältig durch.

26 Also dann bringen Ihre s Lesevergnügen und Erfolg!