Archivierung für MS Exchange

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1 Archivierung MS Outlook / Exchange 2003/2007

2 Archivierung für MS Exchange Im Geschäftsleben ist der -Verkehr unverzichtbar geworden. Das Management der s ist eine Herausforderung für viele Unternehmen. Wir bieten Ihnen eine moderne bezahlbare Archivierungs-lösung für Microsoft Outlook & Exchange an. Automatische Archivierung mit MS-Exchange Automatische Speicherung von s, direkt am Eingang. Individuelle Speicherung der s aus Outlook wie folgt konfigurierbar: Bei Einsatz des Exchangeservers im EML format Ohne Einsatz eines Exchangeservers im MSG format. 2

3 Outlook Integration Archivieren Sie Ihre s direkt aus Outlook2003/2007. Wir unterstützen die Archivierung großer -Bestände per Knopfdruck samt automatischer Übernahme der Ordnerstrukturen ins Archiv! Outlook Integration Im Outlook wird Ihnen angezeigt, ob die bereits archiviert wurde. Outlook kommuniziert direkt mit [accantum]. Sie benötigen hierfür keinen Exchange Server. Archivierte s können als sogenannte STUBs im Outlook gehalten werden, es handelt sich hierbei um eine ausgehölte . In Outlook werden alle Headerdaten, wie Betreff, Datum etc. angezeigt, die eigentliche samt aller Anhänge befindet sich im Archiv und kann per rechter Maustaste entweder direkt im [accantum] angezeigt oder im Outlook wieder hergestellt/nachgeladen werden. Dies hält das System schlank und entlastet den Exchangestore. 3

4 Zugriff auf Original s ohne Mail-Client Archivierte Original- s Mit [accantum] haben Sie per Browser Zugriff auf die archivierten s, ohne dass ein Outlook installiert sein muss. Sie können sich die als TXT, RTF oder HTML ansehen. Sie können sich die als TXT, RTF oder HTML ansehen. 16

5 Gesetzliche Grundlagen / Keyfacts / Systemvoraussetzungen Gesetzliche Grundlage (Auszug) s, die beispielsweise für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen der Abgabenordnung (AO) zu archivieren. Aber auch s die Dokumente nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) darstellen. Eine (elektronisch übersandte) stellt ein originär digitales Dokument dar, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss. Zum Beispiel die Reisekostenabrechnung in einer Excel Datei. Nach den Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) Abschnitt VIII. "Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen" sind auch s als originär digitale Dokumente mit einem unveränderbaren Index zu versehen, unter dem das archivierte digitale Dokument bearbeitet und verwaltet werden kann. Keyfacts Accantum Connector für Exchange : Speichern der unveränderten Original- im Eml-Format Verwendung von Exchange-Journaling Regelbasierte Archivierung Kein redundantes Speichern von Attachments bzw. Mails Optische Kennzeichnung der Mails in Outlook Mail-Stubbing Anzeige der archivierten s Entlastung des Exchange Stores Systemvoraussetzungen: Microsoft Windows Server 2003/2008 Microsoft Outlook/Exchange 2003/

6 Ihr Partner: Accantum GmbH Schönfeldstrasse 17 D Rosenheim Tel. +49 (80 31) Fax +49 (80 31) Accantum Hamburg Spaldingstrasse D Hamburg Tel. +49 (40) Fax +49 (40) Accantum Dresden An der Pikardie 8 D Dresden Tel. +49 (351) Fax +49 (351) Accantum Suisse AG Ebnatstrasse 127 CH-8200 Schaffhausen Tel. +41 (0) Fax +41 (0) Accantum Österreich Schärdinger Straße 35 A-4910 Ried im Innkreis Tel. +43 (7752) Fax +43 (7752) Accantum Sonneberg Köppelsdorfer Str. 100 D Sonneberg Tel. +49 (3675) Fax +49 (3675)

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