Informationen über die weiteren Möglichkeiten, die Ihnen DATEV Unternehmen online bietet, erhalten Sie von Ihrem Steuerberater und hier:

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1 DATEV Unternehmen online Ab WinVetpro Version 2500 können Rechnungen, Gutschriften und Barzahlungen mit dem Programm DATEV Belegtransfer über das DATEV Rechenzentrum an Ihren Steuerberater übertragen werden. Zu diesem Zweck wurde die DATEV XML online Schnittstelle in WinVetpro implementiert. Wenn Sie die Buchführung nicht selbst machen wollen oder können, ist das ein bequemer und kostengünstiger Weg, die Buchungsdaten aus Rechnungen, Gutschriften und Barzahlungen Ihrem Steuerberater zur Weiterverarbeitung zur Verfügung zu stellen. Diese Schnittstelle arbeitet vollkommen unabhängig von dem in WinVetpro enthaltenen Buchhaltungsteil. Es werden keine Buchungen von dort an Unternehmen online übergeben! Informationen über die weiteren Möglichkeiten, die Ihnen DATEV Unternehmen online bietet, erhalten Sie von Ihrem Steuerberater und hier: Voraussetzungen Sie haben mit Ihrem Steuerberater die Nutzung von DATEV Unternehmen online vereinbart. Die Voraussetzungen von Unternehmen online müssen erfüllt und notwendige Software installiert sein. Für die Übertragung zum Steuerberater ist unter anderem das Programm Belegtransfer der DATEV erforderlich. Beachten Sie die Hinweise von DATEV für die Einrichtung des Programms Belegtransfer. Seite 1

2 Vorbereitungen (einmalig) Vor dem ersten Export empfehlen wir dringend folgende Aktivitäten: 1. Prüfung der Kundennummern Die Kundennummern werden als Debitorennummern in DATEV Unternehmen online verwendet. Diese müssen daher einer Vorgabe entsprechen. Der Wertebereich muss zwischen und liegen! Kundennummern unterhalb dieser Vorgabe müssen neu vergeben werden. Vorgehen: Öffnen Sie die Tabe Nummern unter Extras->Einstellungen und klicken Sie auf neu durchnummerieren. Aktivieren Sie die Option nur Nummern unterhalb der Basis, um nicht alle Nummern neu zu vergeben, was sehr lange dauern kann. Einzelne Kundennummern können auch über die Funktion Neue Kunden-Nr. vergeben in der Kundendatei neu vergeben werden. Seite 2

3 2. Auslagerung abgeschlossener Rechnungen Abgeschlossene Rechnungen, sind Rechnungen, die vollständig bezahlt wurden und keinen Bezug mehr zum aktuellen oder einen noch jüngeren Veranlagungszeitraum (Steuerjahr) haben. Wenn Ihr aktueller VZ z. B ist, können die Jahre davor auf Wunsch in das Langzeit-Archiv ausgelagert werden. Das beschleunigt den Export und das Gesamtsystem. Ausgelagert werden im Beispiel alle Rechnungen, deren Rechnungdatum vor 2013 liegt und vollständig vor dem Jahr 2013 beglichen wurden. Die Rechnungen sind dann über das Langzeit-Archiv weiterhin erreichbar, fließen aber nicht mehr in die integrierte Buchhaltung oder in diesen Export ein. Seite 3

4 Ablauf in WinVetpro Die Bereitstellung von Daten für DATEV Unternehmen online erfolgt durch zwei Asisstenten, die über Extras->DATEV Unternehmen online aufrufbar sind, separat für jede vorhandene Praxisdatei. Rechnungsausgangsbuch Stellt die Daten aus Rechnungen und Gutschriften (Storno-Rechnungen), sowie deren Belegbilder (digitale Belegkopien) bereit. Die Einzelposten der Belege können mit den im Dialog angegebenen Konten vorkontiert werden. Die Konten, hier nur Beispiele, stimmen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater ab. Buchungen mit anderen als hier angegebenen Steuersätzen werden nicht kontiert. Datenpfad Belegtransfer ist das im Belegtransfer angelegte Verzeichnis für die ZIP-Dateien. Summenbildung je Konto und Beleg kumuliert die Rechnungsposten zu je einer Buchung. Seite 4

5 Kassenbuch Stellt Belegsätze für Barzahlungen in Rechnungen und Leistungen bereit. DATEV Unternehmen online verarbeitet derzeit nur Kassenbuchungen. Datenpfad Belegtransfer ist das im Belegtransfer angelegte Verzeichnis für die ZIP-Dateien. Debitoren Export für Kanzlei-Rechnungswesen Exportiert die Kundendaten in eine sogenannte CSV-Datei, die in DATEV Programmen wie Kanzlei-Rechnungswesen pro importiert werden kann. Diese Daten dienen als Grundlage für die Verarbeitung der Rechnungsausgangs- und Kassenbuch Daten. Seite 5

6 Es werden ausschließlich Buchungen mit Buchungsart Barzahlung oder auf das im Exportdialog eingestellte Konto Kasse berücksichtigt. Umsatzsteuerangaben werden nicht übergeben. Wenn die Daten ermittelt und für Belegtransfer bereit gestellt wurden erfolgt diese Meldung: Achtung! Übertragen Sie jetzt die Daten mit Belegtransfer und bestätigen Sie erst danach diesen Dialog. Wird er mit Ja bestätigt, werden die Übertragenen Rechnungen, Gutschriften und Barzahlungen als übertragen gekennzeichnet und können nicht erneut übertragen werden. Mit Nein erfolgt keine Kennzeichnung. Prüfen Sie immer das Übertragungsprotokoll für jeden Beleg im Protokoll von DATEV Unternehmen online! Seite 6

7 Übertragene Daten werden entsprechend gekennzeichnet. Das Kennzeichen kann manuell zurück gesetzt werden, um die erneute Übertragung einzelner Belege oder Buchungen zu ermöglichen. Rechnungen und Gutschriften können durch einen Klick auf das DATEV Symbol hinter der Kennzeichnung direkt, ohne den Assistenten, an Belegtransfer übergeben, d. h. in das Verzeichnis exportiert, werden. Seite 7

8 Technische Informationen Die Bereitstellung der Daten für den Belegtransfer erfolgt in ZIP-Dateien. Rechnungen und Gutschriften werden in einzelnen ZIP Dateien mit deren GUID (eindeutiger Indentifizierer) als Dateinamen gespeichert. Das Kassenbuch wird für die eingestellte Periode zusammengefasst. Rechnungen und Gutschriften enthalten neben den reinen Belegdaten auch eine digitale Kopie der Belege für die Anzeige in Unternehmen online und den Buchungsprogrammen der DATEV. Diese Dateien tragen die Endung.ODT. Verändern Sie nicht s an und in diesen Dateien! Achtung! Beim Löschen oder Ändern einer Rechnung, Gutschrift oder Buchung erfolgt verfahrensbedingt keine Nachricht an DATEV Unternehmen online. Evtl. ist ein erneuter Export für das Rechnungsausgangsbuch oder das Kassenbuch nötig bzw. möglich. Sprechen Sie sich unbedingt mit Ihrem Steuerberater ab! Seite 8

9 Übertragungskennzeichen für einen Zeitraum zurücksetzen Das Kennzeichen für die Übertragung zu DATEV Unternehmen online in Belegen und Zahlungen kann durch anklicken der Schaltfläche Kennzeichen zurücksetzen für den eingestellten Bereich gelöscht und dann eine erneute Übertragung angestoßen werden. WinVetpro Support Team Seite 9