Benutzerhandbuch idgard

Transkript

1 Benutzerhandbuch idgard Abschnitt I: idgard auf einen Blick Anwendungsfelder, Positionierung, Vergleich mit verwandten Lösungen, Grundzüge Sicherheitskonzept Abschnitt II: Beschreibung der Funktionen des Dienstes Anleitung zur Nutzung mit dem Browser Abschnitt III: Anleitung für Administratoren Einrichtung von Single Sign-on Abschnitt IV: Nutzung mit Windows Produktivitätswerkzeug Nutzung mit Office Add-In (Outlook, Word, etc.) Abschnitt V: Nutzung mit ios-app Nutzung mit Blackberry/Android-App Nutzung mit WebDAV Abschnitt VI: Zusätzliche Tipps und Tricks bei der Nutzung als Datenraum Abschnitt VII: Definition der API 1

2 Inhaltsverzeichnis Abschnitt I Inhaltsverzeichnis Abschnitt I idgard auf einen Blick Anwendungsfelder und Alleinstellungsmerkmale Vergleich mit verwandten Lösungen Grundzüge des Sicherheitskonzepts

3 1 idgard auf einen Blick idgard ist Software as a Service (SaaS) bzw. ein Cloud-Dienst der ohne jede Installation auf Ihren Computern und Geräten genutzt werden kann. Der Administrator Ihrer Organisation registriert einen Account bei Der Nutzungsvertrag kann online innerhalb von Minuten abgeschlossen werden. Ihr Administrator kann Sie dann sofort als Nutzer einladen, indem er Ihnen eine mit einem Link zusendet. Mit einem solchen Zugang bei ausgestattet, können Sie Speicherbereiche (Privacy Boxes) anlegen und dort Dateien ablegen, die Sie auf allen Ihren internefähigen Geräten auch wieder herunterladen können. Sie können auch anderen Personen Zugriff auf bestimmte Privacy Boxes gestatten, indem Sie einen Link für diese Box erzeugen und diesen z.b. per versenden. Möchten Sie Personen außerhalb Ihrer Organisation gestatten, auch Dateien in Ihre Privacy Boxen hochzuladen, können Sie diese als Gast einladen. Kollegen aus Ihrer Organisation können Sie per Klick Ihren Privacy Boxes hinzufügen. Neben Dateiaustausch können Sie auch chatten, Nachrichten versenden und viele weitere Funktionen nutzen. Mit idgard halten Sie sich automatisch an die Bestimmungen des Datenschutzes und Ihre Betriebs- oder Berufsgeheimnisse sind auf höchsten Niveau geschützt. Daher können Ihr Zugang und die Links, die Sie verschicken, jeweils mit SMS-Passcode bzw. separatem Passwort gesichert werden. Zahlreiche weitere Sicherheits-Funktionen stehen Ihnen nicht im Wege, sondern im Bedarfsfall zur Verfügung. Sie benötigen zur Nutzung von id- GARD zwar nur einen Internet- Browser, jedoch können Sie für besten Komfort auch Apps für mobile Geräte sowie ein Produktivitätswerkzeug zur Synchronisation mit Ihrem Windows-Server oder PC nutzen. Diese stehen zum Download in den jeweiligen App-Stores bzw. unter bereit. 3

4 2 Anwendungsfelder und Alleinstellungsmerkmale Mit dem Cloud Service idgard lösen Einzelunternehmer, kleine, mittlere Unternehmen und Großunternehmen viele Herausforderungen im Bereich firmenübergreifender Datenaustausch und Zusammenarbeit von Teams und Gruppen. Funktional bietet idgard einen besonders einfachen Aufbau von Verbindungen und gemeinsamen Datenräumen. Bezüglich Datenschutz und -sicherheit setzt idgard neue Maßstäbe. Zum einen erwarten Geschäftskunden moderne Funktionalität mit hohem Komfort und Effizienz zum anderen sind die Anforderungen an die Sicherheit und Compliance durch die enorme Vernetzung signifikant gestiegen. Diesen gestiegenen Anforderungen wird idgard durch den Einsatz der Sealed-Cloud-Technik gerecht, die durch innovative technische Maßnahmen den Betreiber der Infrastruktur vom Datenzugriff ausschließt. Bei idgard werden beste Bedienung mit höchtem Datenschutz miteinander kombiniert. Abbildung 1 Übersicht der Anwendungsfelder für den Dienst idgard 1. Austausch von Dokumenten bzw. File Sharing bezeichnet die Möglichkeit Dateien in Verzeichnisstrukturen mit anderen Nutzern auszutauschen bzw. auf einfache Weise definierten anderen Nutzern zugänglich zu machen. Cloud-Lösungen lösen hier zunehmend klassisch als File Transfer (FTP) Lösungen bezeichnete private Infrastruktur ab. 2. Austausch von Nachrichten bezeichnet eine Alternative zu klassischer , bei der im Kontext der Verzeichnisstrukturen, Nachrichten wie s ausgetauscht werden können. Der Bezug der Nachrichten zu den Dokumenten entsteht durch den Speicherort in den Verzeichnissen und erspart so manchen Kommentar und Verweis. 3. Der Begriff Datenraum bezeichnet die auf spezielle Geschäftsprozesse angepassten Merkmale, wie sie z.b. in Projekten mit hohem Dokumentationsbedarf bei Datenräumen 4

5 ausgeprägt sind. So können über ein Journal alle Aktivitäten der Teilnehmer eines Datenraums dokumentiert werden; pdf-dateien werden zum Zweck des Verbreitungsschutzes dynamisch mit Wasserzeichen versehen bestehend aus dem Namen des Herunterladenden und Datum; pdf-dateien werden nur zur Ansicht auf dem Bildschirm freigegeben. 4. Versiegelter Chat bezeichnet die Möglichkeit informelle Nachrichten abhörsicher in Chatgruppen auszutauschen. 5. Sicherer mobiler Zugriff, Dateien können einfach in idgard hochgeladen werden und stehen vergleichbar einem mobilen Aktenkoffer auf allen Geräten, Computer, Tabletts, Smart-Phones zur Verfügung. 6. Sichere Terminabstimmung bezeichnet die Möglichkeit über Terminoptionen oder andere Optionen in der Gruppe der Zugriffsberechtigten abzustimmen, ohne, dass Anbieter vergleichbar zu Doodle dabei mitlesen. 7. Die Kommunikation über die Cloud erlaubt auch die Verbindungen zwischen Maschinen erheblich zu vereinfachen. Anstatt eine Vermaschung mit virtual private networks (VPN) zu konfigurieren, mit der eine Öffnung der jeweiligen Netze einhergeht, kann über den Sternpunkt Cloud und https-protkoll die Vermaschung hergestellt werden. Schließlich umfasst das Konvergenzfeld sicherer Datenaustausch und Kommunikation auch die Anwendungen des Web-Conferencing und das gleichzeitige gemeinsame Arbeiten an Dokumenten, die in zukünftigen Versionen des Dienstes hinzukommen werden. 5

6 3 Vergleich mit verwandten Lösungen Zum Vergleich werden ausschließlich Anwendungen für Geschäftskunden, keine Angebote für Verbraucher betrachtet. Folgende Kategorien verwandter Anwendungen sind in die Analyse mit einbezogen: Public Cloud: Hier ist die öffentliche Cloud, d.h. Software as a Service für mehrere Mandanten gemeint. Bei vielen dieser Angebote existiert ein Sicherheitskonzept basierend auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. In diesem Fall ist keine Verarbeitung der Daten außer gesteuertem Hoch- und Herunterladen möglich. Wird keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung genutzt, basieren die Sicherheitskonzepte in der Hauptsache auf organisatorischen Maßnahmen. Private Cloud: Hier sind Lösungen on-premise, also im Datenzentrum des Anwenders gemeint. Zum Teil können hierdurch rechtliche Probleme bei der Verarbeitung besonders schützenswerter Daten bzw. von Privatgeheimnissen gelöst werden, jedoch wird damit objektiven Gefahren zur Verletzung der Vertraulichkeit durch Insider-Angriffe oft noch nicht hinreichend begegnet. Datenräume: Speziallösungen zur Abwicklung von Projekten im Bereich von Merger & Akquisition bzw. Due Dilligence bei Unternehmensverkäufen. Diese Lösungen sind oft zu teuer und speziell zu bedienen, um eine unternehmensweite Nutzung zu erlauben. Intranet und Dokumentenmanagement-Lösungen (DMS): Diese Systeme, entweder branchenspezifische Lösungen oder Anbieter von großen Softwarehäusern (Sharepoint von Microsoft oder Sametime von IBM) integrieren viele Funktionen des firmeninternen Datenaustauschs und der Verwaltung von Dokumenten. Mit idgard können eine Reihe von Public-Cloud-Lösungen ersetzt werden, die aus dem Verbraucher-Umfeld kommend Eingang in Geschäftsumgebungen gefunden haben, jedoch nicht rechtskonform nutzbar sind. Ökonomisch attraktiv kann die Substitution von Private-Cloud-Lösungen sein, denn diese erzeugen im Betrieb hohe Aufwände. Die Sicherheit von herkömmlichen Datenräumen kann durch idgard signifikant übertroffen werden. idgard enthält die notwendigen Spezial-Funktionen zur Ablöse von bestehenden Datenräumen. Die Intranet und DMS-Lösungen, die für das Management der Enterprise-Daten intern ausgewählt wurden, können durch idgard für den Datenaustausch mit Externen gut ergänzt werden. Für Behörden oder Berufsgeheimnisträger stellt idgard eine Möglichkeit zur Nutzung einer öffentlichen Cloud dar, da die Eigenschaft der Betreibersicherheit gewährleistet ist, also die Eigenschaft, dass technische Maßnahmen den Zugriff durch den Betreiber unterbinden. 6

7 Tabelle 1: Abgrenzung idgard von verwandten Anwendungen Schließlich ist bei idgard durch das Sicherheitskonzept der Sealed Cloud eine Weiterentwicklung hin zur Verarbeitung von Daten zu unterschiedlichsten Zwecken in der Cloud auf höchstem Sicherheitsniveau möglich. Abbildung 2 Einfache Bedienung bei höchstem Datenschutz 7

8 4 Grundzüge des Sicherheitskonzepts Entsprechend der beschriebenen Anwendungen von idgard ist die Priorisierung der sicherheitsrelevanten Parameter wie folgt: Vertraulichkeit der Nutzerdaten Integrität der Nutzerdaten Nutzerfreundlichkeit, damit idgard von den Nutzern auch praktisch als Mittel des Datenschutzes angenommen wird und zum Einsatz kommt Verfügbarkeit des Dienstes Weitere Grundwerte der Sicherheit und des Datenschutzes wie die Verbindlichkeit (inkl. der Nicht-Abstreitbarkeit) die Authentizität (die Echtheit, Glaubwürdigkeit von Subjekten und Objekten) die Anonymität und Pseudonymität sind zusätzliche Anforderungen und Bestandteil der Architektur und Implementierung des Dienstes. Das Sicherheitskonzept des Cloud-Dienstes idgard ist auf die Abwehr der in Abbildung 3 illustrierten Angriffsvektoren ausgerichtet: Abbildung 3 Cloud-Angriffsvektoren A. Angriffe auf die Datenübertragung von den Cloud-Nutzern zur Cloud-Infrastruktur B. Angriffe durch Externe auf die Cloud-Infrastruktur C. Angriffe durch Mitarbeiter des Betreibers des Cloud-Dienstes auf die Cloud- Infrastruktur D. Fragwürdige Vertrauenswürdigkeit, ob die Lieferanten die Vertraulichkeit der Daten auf den verwendeten Hard- und Softwarekomponenten respektieren E. Fahrlässige oder unsachgemäße Handlungen des Cloud-Nutzers 8

9 Dagegen nicht umfassend adressiert wird die Abwehr weiterer wichtiger, daher mit anderen Mitteln zusätzlich zu adressierende Angriffsvektoren: F. Angriffe durch Externe auf das Endgerät des Cloud-Nutzers G. Fragwürdige Vertrauenswürdigkeit, ob o o o die Gerätelieferanten die Lieferanten des Betriebssystems die Lieferanten der Sicherheits-Software (Anti-Schadsoftware) die Vertraulichkeit der Daten auf dem Endgerät respektieren. Die Einhaltung des Datenschutzrechts der Bundesrepublik Deutschland wird für idgard in einer gutachterlichen Stellungnahme des Vorstandsvorsitzenden der Datatree AG, Prof. Jäschke in Bezug auf das Trusted Cloud Datenschutzprofil der Bundesregierung (TCDP) bestätigt. Dieses Profil konkretisiert die Anforderungen von ISO/IEC 27018:2014 in drei Schutzklassen. idgard erfüllt die Anforderungen der höchsten Schutzklasse III. Diese Stellungnahme wird durch eine umfassende Bewertung der TÜV Informationstechnik GmbH vom Juni 2015 bestätigt. Ein von der TÜV Informationstechnik GmbH ausgestelltes Zertifikat zu TCDP wurde idgard zur CeBIT 2016 verliehen. In Abbildung 4 ist die Architektur der idgard-infrastruktur dargestellt. Die Nutzer (hier repräsentativ Nutzer A und Nutzer B) greifen mit dem Computer/Gerät und darin mit dem Browser oder einer dafür vorgesehenen Anwendung (App) über das Internet (A+ bewertete Übertagungsverschlüsselung) auf die idgard-infrastruktur zu. Abbildung 4 Architektur der idgard-infrastruktur Dort endet die verschlüsselte Übertragung in Data Clean-Up Areas genannten Bereichen des Rechenzentrums. Aus den Zugangsdaten der Cloud-Nutzer (Nutzername und Passwort) werden (über Hash-Ketten) die Schlüssel für die dauerhafte Speicherung des Nutzerprofils in der Datenbank (Data Base) erzeugt. Dabei werden die Zugangsdaten sofort nach Ableitung der Hash-Ketten durch die Anwendungs-Software (App-Software) wieder verworfen. Das Nutzerprofil enthält alle Metadaten und die hierarchisch geordneten Schlüssel mit denen alle Nutzerdaten (Nachrichten, Dateien, usw.) im File-System (File System) einzeln je mit separatem Schlüssel verschlüsselt gespeichert werden. Da 9

10 der Schlüssel zum Nutzerprofil dem Betreiber nicht vorliegt und von diesem auch nicht erzeugt werden kann, besteht für ihn keine Möglichkeit alle enthaltenen Daten zu lesen. Weitere wichtige Komponenten sind die Cloud Control & Perimeter Security, die die Lastverteilung, Steuerung von Redundanzen, sowie die Erkennung und Abwehr von externen Angriffen leistet, sowie die Sealing Control, die die Steuerung des Data Clean-Up, das heißt die Sicherung und Löschung von Daten in Data Clean-Up Areas bei Wartung oder einem Angriff durch Mitarbeiter des Betreibers des Cloud-Dienstes vornimmt. Bei Alarm durch die Sensorik auf logischer oder physischer Ebene wird dieser so genannte Data Clean-Up ausgelöst. Der Data Clean-Up wird sowohl durch bei geplanten wie ungeplanten Zugriffsversuchen ausgelöst. Hierfür werden zunächst die bestehenden Nutzersessions auf nicht betroffene Segmente der Sealed Cloud migriert und die unverschlüsselten Daten verschlüsselt und abgespeichert. Dann werden die Daten auf den Servern in den betroffenen Segmenten gelöscht und die Server ausgeschaltet. Durch einen stromlosen Zustand der Server von 10 Sekunden werden sicher alle unverschlüsselten Daten gelöscht bevor die eletro-mechanischen Türen den Zugriff auf die Server freigeben. Dies ist die Anwendung des Prinzips delete before read. Zusätzlich bestehen technische Einrichtungen zur Überprüfung der Integrität der Infrastruktur. Ausführliche und weiterführende Informationen zum Sicherheitskonzept finden Sie unter oder erhalten diese auf Anfrage auch persönlich über die idgard Service-Hotline. Das Sicherheitskonzept erlaubt die einfache Einrichtung von gemeinsamen Speicherbereichen und ohne komplizierte Schlüsselverteilung die sichere Vernetzung von Nutzern über Organisations- und Firmengrenzen hinweg. 10