MyMagellan 6 Benutzerhandbuch / Stand: 08/01/2013

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1 MyMagellan 6 Benutzerhandbuch / Stand: 08/01/2013

2 MyMagellan 08/01/2013 Seite 2 DESIGN STÜBER SYSTEMS STÜBER SYSTEMS GmbH Köpenicker Straße 325 D Berlin Niederlassung Frankfurt Lange Straße 22 D Frankfurt am Main Tel. +49 (0) Fax +49 (0) office@stueber.de Alle in diesem Dokument gemachten Aussagen repräsentieren den aktuellen Stand der Entwicklung - Irrtümer vorbehalten - und können im Rahmen der Fortentwicklung der Software revidiert werden. Dieses Dokument darf zur ausschließlichen Nutzung durch den Lizenznehmer der in diesem Dokument beschriebenen Software vervielfältigt und ausgedruckt werden. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis von STÜBER SYSTEMS darf kein Teil dieser Unterlagen für irgendwelche anderen Zwecke vervielfältigt oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht. davinci, Magellan, Confire sind eingetragene Warenzeichen von STÜBER SYSTEMS STÜBER SYSTEMS GmbH, Berlin

3 MyMagellan 08/01/2013 Seite 3 Inhalt 1 Informationswegweiser Das PDF-Format Weitere Informationen Schulungen Einführung Zu diesem Handbuch Grundlagen Installation Datensicherung Bei Fragen und Problemen Noteneingabe Eingabe der Noten aus Klassensicht Eingabe der Noten aus Schülersicht Eingabe der Noten aus Fächer-/Kurssicht Zusatzinformationen... 15

4 MyMagellan 08/01/2013 Seite 4 1 Informationswegweiser 1.1 Das PDF-Format Alle elektronischen Dokumente liegen im sogenannten PDF-Format vor. Dies ist ein Standardformat zum elektronischen Publizieren von Dokumenten aller Art. Sie können sich mit Hilfe der kostenlosen Software Adobe Reader diese Dokumente auf dem Bildschirm anzeigen lassen und auch ausdrucken. Sie können sich die jeweils neueste Version des Adobe Readers auch aus dem Internet herunterladen. 1.2 Weitere Informationen Sie finden auf den Internet-Seiten von STÜBER SYSTEMS unter weitere Dokumente zu verschiedenen Spezialthemen. 1.3 Schulungen STÜBER SYSTEMS bietet vielfältige Schulungen zu allen Themen der Schulverwaltung mit Magellan in Berlin und Frankfurt am Main an. Die Schulungen helfen Ihnen, schneller die Programme kennen zu lernen und geben Ihnen Tipps wie Sie die Funktionen der Software effizienter nutzen können. Schulungsinhalte und Schulungstermine finden Sie z.b. im Internet unter

5 MyMagellan 08/01/2013 Seite 5 2 Einführung Willkommen! MyMagellan ist ein Zusatzmodul für Magellan zur dezentralen Noteneingabe. Sie können mit diesem Modul die für den Zeugnisdruck relevanten Daten der zuvor in Magellan definierten Schüler eingeben. Die nachfolgenden Beschreibungen beziehen sich auf das MyMagellan in der Version 6 Professional. Diese Version besitzt gegenüber MyMagellan 6 Standard einige Zusatzfunktionen. Auf die Unterschiede zur Professional Version wird an den entsprechenden Stellen im Text mit [bei Standard nicht enthalten] hingewiesen. Welche Version Ihre Schule erworben hat, kann Ihnen Ihr Administrator mitteilen. 2.1 Zu diesem Handbuch Dies ist das Handbuch zum Modul MyMagellan. Andere Module der Magellan-Programmfamilie werden in diesem Handbuch nicht erläutert. Dieses Dokument gliedert sich wie folgt: Kapitel 1: Einführung Vermittelt grundlegendes Wissen zu MyMagellan, zur Installation und zur Konzeption des Programms. Kapitel 2: Noteneingabe Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie auf Basis einer MyMagellan-Datei die Noteneingabe vornehmen können. Lesen Sie die Kapitel dieses Handbuchs sorgfältig. In diesem Handbuch werden Grundkenntnisse im Umgang mit Windows vorausgesetzt. 2.2 Grundlagen Für die Arbeit mit MyMagellan benötigen Sie zwei Dinge: MyMagellan: MyMagellan ist ein Programm zur dezentralen Noteneingabe. Sie erhalten es entweder von Ihrem Administrator auf Datenträger oder können es kostenlos über die Internetseiten von STÜBER SYSTEMS laden. Über die genaue Vorgehensweise informiert Sie Ihr Administrator. MyMagellan-Datei: Ihre MyMagellan-Datei (Datei mit der Endung.mym) beinhaltet alle Daten, die Sie für die Noteneingabe Ihrer Schüler benötigen. Sie müssen diese mit MyMagellan öffnen, um Daten eingeben und abspeichern zu können. Über die genaue Vorgehensweise informiert Sie ebenfalls Ihr Administrator.

6 MyMagellan 08/01/2013 Seite 6 Die dezentrale Noteneingabe mit MyMagellan stellt eine alternative Noteneingabe im lokalen Netz der Schule dar. Sie finden in MyMagellan die gleichen Eingabemöglichkeiten wie auf der Registerkarte Zeugnisse eines Schülers in Magellan. Die zeitliche Vorgehensweise beim Einsatz von MyMagellan kann allgemein wie folgt beschrieben werden: Sie erhalten vom Administrator eine MyMagellan-Datei mit einer Frist, bis zu welcher Sie diese Datei mit MyMagellan bearbeitet zurückgeben haben müssen. Zusätzlich erhalten Sie ggf. ein Kennwort zum Öffnen Ihrer MyMagellan-Datei. Öffnen Sie Ihre MyMagellan-Datei ggf. mit dem Kennwort in MyMagellan. Tragen Sie für alle Schüler deren Noten, Zeugnisdetails und evtl. Zeugnisbemerkungen ein und speichern Sie diese wieder unter der gleichnamigen MyMagellan-Datei ab. Geben Sie Ihre MyMagellan-Datei bis zum spätestens vereinbarten Termin an den Administrator zurück. 2.3 Installation So installieren Sie MyMagellan Nachdem Sie die Installationsdateien für MyMagellan in Absprache mit Ihrem Administrator erhalten haben, gehen Sie wie folgt vor: Starten Sie über Ihren Windows-Explorer die Datei MyMagellan 6.exe auf Ihrem Datenträger. Folgen Sie den Anweisungen des Installationsprogramms. Wenn Sie alle Angaben bestätigt haben, beginnt das Installationsprogramm damit, alle benötigten Dateien auf Ihren Rechner zu kopieren. Dies dauert eine gewisse Zeit. Nach Abschluss der Installation müssen Sie noch einmal bestätigen So starten Sie MyMagellan Sie können jetzt MyMagellan starten: Klicken Sie auf Start links unten auf Ihrem Bildschirm. Klicken Sie auf Programme, dann auf STÜBER SYSTEMS und dann auf MyMagellan 6. MyMagellan 6 wird nun gestartet. TIPP Öffnen Sie das Menü Start Programme STÜBER SYSTEMS, halten Sie die Taste Strg gedrückt, klicken Sie gleichzeitig mit der Maus auf MyMagellan 6 und ziehen Sie das Programmsymbol mit gedrückter Maustaste auf Ihre Bildschirmarbeitsfläche. Sie können dann direkt auf das MyMagellan- Symbol auf Ihrer Arbeitsfläche klicken, um MyMagellan 6 zu starten. Laden Sie jetzt Ihre MyMagellan-Datei, die Sie von Ihrem Administrator erhalten haben. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

7 MyMagellan 08/01/2013 Seite Klicken Sie auf Datei und dann auf Öffnen. Wählen Sie die MyMagellan-Datei aus und klicken Sie auf Öffnen. Nach dem Laden der Datei werden Sie ggf. nach dem Kennwort Ihrer MyMagellan-Datei gefragt. Tippen Sie dazu das von Ihrem Administrator erhaltene Kennwort Ihrer Datei ein. Abbildung 1: Die Willkommensseite in MyMagellan 2.4 Datensicherung Das regelmäßige Erstellen von Sicherungskopien sollte für Sie zur Routine werden. Beugen Sie damit dem möglichen Verlust Ihrer Daten vor (Stromausfall, versehentliches Löschen usw.). Beachten Sie daher bitte folgende Ratschläge: Speichern Sie regelmäßig, mindestens täglich, IhreMyMagellan-Datei mit der Endung.mym. Verwenden Sie mehr als ein Sicherungsmedium für Sicherungskopien und benutzen Sie diese der Reihe nach. So bleiben ältere Stadien der Daten erhalten. Bewahren Sie die Kopien an einem sicheren Ort auf. WICHTIG Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig, am besten täglich. So können Sie ggf. auf ältere Stadien Ihrer Daten zurückgreifen.

8 MyMagellan 08/01/2013 Seite Bei Fragen und Problemen Wenn Sie beim Arbeiten mit MyMagellan auf Fragen und Probleme stoßen, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.

9 MyMagellan 08/01/2013 Seite 9 3 Noteneingabe Nachdem Sie Ihre MyMagellan-Datei in MyMagellan geladen haben, können Sie unter verschiedenen Sichtweisen die Noten Ihrer Schüler eingeben: Klassensichtweise: Bei der Klassensichtweise finden Sie eine Auflistung aller Klassen, zu denen Sie Noten, [bei Standard nicht enthalten] Notendetails bzw. [bei Standard nicht enthalten] Zeugnisbemerkungen eingeben müssen. Nach Auswahl einer Klasse können Sie schülerweise und/oder fachweise vorgehen. Schülersichtweise: Bei der Schülersichtweise werden alle Schüler insgesamt aufgelistet und Sie können nach Auswahl eines Schüler nur dessen Noten, [bei Standard nicht enthalten] Notendetails bzw. [bei Standard nicht enthalten] Zeugnisbemerkungen eingeben. Fächersichtweise: Bei der Fächersichtweise finden Sie eine Auflistung aller Fächer bzw. Kurse, zu denen Sie Noten, [bei Standard nicht enthalten] Notendetails bzw. [bei Standard nicht enthalten] Zeugnisbemerkungen eingeben müssen. Nach Auswahl eines Fachs/Kurses können Sie für die einzelnen Schüler des Kurses Ihre Eingaben vornehmen. Welche Sichtweise Sie für Ihre Eingaben verwenden bleibt Ihnen überlassen. Selbstverständlich können Sie auch zwischen den Sichtweisen wechseln. Alle Eingaben beruhen auf zuvor in Magellan festgelegten Schlüsselverzeichnissen für Noten und Zeugnisbemerkungen. Die Eingabe von selbst definierten Noten oder Veränderung von Schülerstammdaten ist nicht möglich! Wenden Sie sich in diesem Fall in Ihren Administrator. 3.1 Eingabe der Noten aus Klassensicht Um die Noten aus Klassensicht einzugeben, müssen Sie wie folgt vorgehen Klicken Sie auf Ansicht und dann auf Klassen anzeigen. Doppelklicken Sie auf eine Zeile der Liste der Klassen auf der Registerkarte Auswahl. Sie befinden Sie jetzt auf der Registerkarte Schüler-Matrix Registerkarte Schüler-Matrix Auf der Registerkarte Schüler-Matrix sind alle Schüler der Klasse aufgelistet.

10 MyMagellan 08/01/2013 Seite 10 Abbildung 2: Registerkarte Schüler-Matrix mit der Liste der Schüler in der Klasse Markieren Sie einen Schüler, so werden die untergeordneten Registerkarten Leistungen und Weitere Daten mit den Daten des Schülers gefüllt. Auf der Registerkarte Leistungen werden alle Fächer des Schülers aufgelistet. Geben Sie hier in den eingeblendeten Spalten die notwendigen Werte ein. Hier kann der Lehrer beim Schüler auch optional den Tutor bzw. Fachlehrer sehen. Über die Pfeiltasten können Sie zum nächsten oder vorherigen Schüler wechseln.

11 MyMagellan 08/01/2013 Seite 11 Abbildung 3: Registerkarte Leistungen auf der Registerkarte Schüler-Matrix HINWEIS Die Schüler-Matrix Leistungen kann nach Excel exportiert werden. Auf der Registerkarte Weitere Daten können zusätzliche Informationen für das Zeugnis festgehalten werden Neben den Fehltagen und Fehlstunden können Sie auch die Zeugnisbemerkungen des Schülers bestimmen. [Bei Standard nicht enthalten]

12 MyMagellan 08/01/2013 Seite 12 Abbildung 4: Registerkarte Weitere Daten auf der Registerkarte Schüler-Matrix Es gibt hier ein zusätzliches Optionsfeld Keine Unterrichtstage, Versäumnisse, Fehltage usw... Markieren Sie diesen Feld, so werden die Werte für Unterrichtstage, Versäumnisse, Fehltage, Fehltage unentschuldigt, Fehlstunden und Fehlstunden unentschuldigt als leere Felder in der MyMagellan-Datei gespeichert. Beim Einlesen der Daten nach Magellan werden diese Felder nicht berücksichtigt und führen somit auch zu keinen Veränderungen bestehender Eingaben. HINWEIS In MyMagellan eingetragene Zeugnisbemerkungen werden nur nach Magellan importiert, wenn der Lehrer auch Klassenleiter1 der Klasse ist. So fügen Sie eine Zeugnisbemerkung ein: Klicken Sie auf Hinzufügen. Legen Sie im Dialogfenster Zeugnisbemerkung unter Text den Inhalt der Bemerkung fest. Sie können dazu auf Textbausteine über die Schaltfläche Aus Verzeichnis wählen zurückgreifen, sofern diese zuvor in Magellan definiert worden sind. Legen Sie optional ein Merkmal bzw. eine Position der Bemerkung fest. Klicken Sie auf OK.

13 MyMagellan 08/01/2013 Seite 13 Abbildung 5: Dialogfenster Zeugnisbemerkungen Registerkarte Fächer-Matrix Auf der Registerkarte Fächer-Matrix sind alle Schüler der Klasse aus Sichtweise der vergebenen Fächer in der aktuellen Klasse aufgelistet. Durch Doppelklicken auf eine Zeile in der Liste der Fächer findet man auf der rechten Seite die Liste aller Schüler, die in diesem Fach unterrichtet werden. Sie können so fachweise die Leistungen eintragen. Abbildung 6: Registerkarte Fächer-Matrix

14 MyMagellan 08/01/2013 Seite 14 HINWEIS Die Fächer-Matrix kann nach Excel exportiert werden. 3.2 Eingabe der Noten aus Schülersicht Um die Noten aus Schülersicht einzugeben, müssen Sie wie folgt vorgehen. 1. Klicken Sie auf Ansicht und dann auf Schüler anzeigen. 2. Doppelklicken Sie auf eine Zeile der Liste der Schüler auf der Registerkarte Auswahl. 3. Sie befinden Sie jetzt auf der Registerkarte Zeugnisdaten. Abbildung 7: Registerkarte Leitungen auf der Registerkarte Zeugnisdaten Die Eingabe auf der Registerkarte Zeugnisdaten erfolgt analog zur Eingabe auf der Registerkarte Schüler-Matrix bei der Eingabe aus Klassensicht. 3.3 Eingabe der Noten aus Fächer-/Kurssicht Um die Noten aus Fach- bzw. Kurssicht einzugeben, müssen Sie wie folgt vorgehen Klicken Sie auf Ansicht und dann auf Fächer anzeigen. Markieren Sie eine Zeile der Liste der Fächer bzw. Kurse. Sie können nun im rechten Bereich die Noten aus Fächer- bzw. Kurssicht erfassen.

15 MyMagellan 08/01/2013 Seite 15 Abbildung 8: Registerkarte Fächer-Matrix zur fach- bzw. kursweisen Erfassung der Noten Die Eingabe auf der Registerkarte Fächer-Matrix erfolgt analog zur Eingabe auf der Registerkarte Fächer-Matrix bei der Eingabe aus Klassensicht. 3.4 Zusatzinformationen Willkommen-Fenster Über das Willkommen-Fenster können Sie jederzeit wichtige Informationen abfragen. Sie können dieses Fenster wie folgt aufrufen: Klicken Sie auf Ansicht und dann auf Willkommen. Im obersten Teil finden Sie das Ausgabedatum Ihrer MyMagellan-Version. Aktuelle Informationen zur geladen MyMagellan-Datei finden Sie im mittleren Teil. Besonders hilfreich ist hierbei die Anzeige, wie viele Notenfelder noch nicht gefüllt sind. Sie können so auf einen Blick feststellen, ob Sie die Leistungen bei allen Schülern eingegeben haben Unter Bemerkung finden Sie evtl. Hinweise des Administrators an Sie, die Sie unbedingt beachten sollten Startdatei Nachdem Sie einmal Ihre MyMagellan-Datei mit MyMagellan geladen haben, merkt sich MyMagelan diese Einstellung. Beim Verlassen und erneuten Aufruf von MyMagellan wird automatisch die zuletzt geladene MyMagellan-Datei geöffnet und Sie werden ggf. direkt nach dem Kennwort gefragt.

16 MyMagellan 08/01/2013 Seite Besonderheiten Verhalten und Mitarbeit: Sind in Magellan Eintragungen vorhanden auf den Registerkarten Schüler Zeugnis Zeugnis und Schüler Zeugnis Details in den Feldern Verhalten und Mitarbeit, so werden diese nicht gelöscht, wenn eine mym-datei nach Magellan übertragen wird, die in den genannten Feldern keinen Eintrag enthält. Unterrichtstage und Versäumnisse: Sind die folgenden Felder in Magellan auf Registerkarte Schüler Zeugnis Details mit einem Wert gefüllt, wird dieser überschrieben, wenn eine mym-datei eingesammelt wird, die in diesen Feldern einen Wert hat, d.h. entweder einen Noten-, Punkt- bzw. Füllwert oder 0 beinhaltet: Unterrichtstage Versäumnisse Fehltage, davon unentschuldigt, Fehlstunden und davon unentschuldigt: Wie die nachfolgenden Felder beim Einlesen in Magellan verarbeitet werden (Überschreiben, Addieren oder keine Änderung), hängt von der Einstellungen des Administrator ab, der Ihre MyMagellan-Datei erstellt hat: Fehltage davon unentschuldigt Fehlstunden davon unentschuldigt Felder unter Zeugnis Zeugnis und Leistungen: Für alle Eintragungen auf Registerkarte Schüler Zeugnis Zeugnis und alle Felder auf Registerkarte Schüler Zeugnis Leistungen gilt ebenfalls, dass dies beim Einlesen in Magellan zu einem Überschreiben der bisherigen Werte in Magellan führt. Mit Null vorbesetzte Felder: Nach dem Einschulen eines Schülers in Magellan sind auf der Registerkarte Schüler Zeugnis Details folgende Felder automatisch mit dem Wert 0 vorbelegt (es werden hier nur die Felder genannt, die als Eingabefeld in MyMagellan existieren): Unterrichtstage Versäumnisse Fehltage davon unentschuldigt Fehlstunden davon unentschuldigt Es ist sowohl in Magellan als auch in MyMagellan nicht möglich, diese Felder zu leeren. Das bedeutet, dass bei dem Verteilen von MyMagellan-Dateien in den o.g. Feldern immer ein 0-Wert ausgegeben wird, was zur Folge hat, dass beim Einsammeln dieser Dateien grundsätzlich der Wert 0 zurück nach Magellan übertragen wird, wenn in MyMagellan dort keine Eintragung vorgenommen wurde. Das wiederum bewirkt ein Überschreiben eines eventuell in Magellan bereits vorhandenen Wertes mit dem Wert 0, wie unter Punkt 2 beschrieben.

17 MyMagellan 08/01/2013 Seite 17 FAZIT Die mym-datei desjenigen Lehrers, der die Zeugnisdetails der Schüler erfassen soll (in den meisten Fällen der Klassenlehrer), sollte erst eingesammelt werden, wenn die Dateien der Fachlehrer schon nach Magellan übernommen wurden.