Vernetzt, was zusammengehört Standortübergreifende Verkehrsprojekte und ECM

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1 Vernetzt, was zusammengehört Standortübergreifende Verkehrsprojekte und ECM

2 Einführung eines Dokumenten- und Aktenmanagement Systems GO DIGITAL am 18. April 2016 in München Jens Düssel Leiter IT und Organisation bei DEGES 2

3 Inhalt 1. Eckdaten - Kurzvorstellung DEGES 2. Warum ein Dokumenten Management System? 3. Projekt Auswahlverfahren 4. Zeitlicher Rückblick der Projektphasen 5. Auszüge aus den Projektphasen 6. Präsentation der Highlights 7. Aktueller Stand und Ausblick 8. Fragen, Verabschiedung 3

4 Eckdaten Kurzvorstellung DEGES Projektmanagementgesellschaft für komplexe Verkehrsinfrastrukturprojekte Baumaßnahmen wirtschaftlich planen, kostengerecht steuern, abzunehmen, die Abrechnung sicherzustellen und die fertigen Bauwerke termingerecht und in höchster Qualität übergeben. komplexes und in sich vernetztes Projekt- und Qualitätsmanagement koordiniert, optimiert und kontrolliert die Leistungen externer Planer, Grunderwerber, Bauüberwacher, Bauunternehmen und sonstiger Dienstleister. 4

5 Eckdaten Kurzvorstellung DEGES Insgesamt Aus- bzw. Neubau von über km Bundesfernstraßen Auftragsvolumen von mehr als 19 Mrd. (Stand: Ende 2014 ) Gründungsgesellschafter 1991 Bund und die fünf neuen Bundesländer Bis 2015 sind weitere sieben Bundesländer der DEGES beigetreten 320 Mitarbeiter Technologischer Vorreiter für den Einsatz neuer IT-gestützter Lösungen im Projektmanagement und Fernstraßenbau 5

6 Eckdaten Kurzvorstellung DEGES Standorte Berlin Hamburg Bremen Düsseldorf Wiesbaden 6

7 Warum ein DMS? Einheitliche ECM-Plattform für anspruchsvolle Projektabwicklung Standortübergreifender Zugang zu Dokumenten und Geschäftsprozessen Integration mit SAP und Fachanwendungen für vollständige, kontextbezogene Informationen Dokumentenaustausch mit externen Projektpartnern über digitalen Projektraum Basis für neue Lösungsansätze für die IT-Integration in das Projektmanagement und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit durch Vernetzung 7

8 Warum ein DMS? 8

9 Warum ein DMS? bis zu Dokumente pro Verkehrsinfrastrukturprojekt Pläne, Verträge, Abnahmen, Rechnungen, Bilddokumentation, Spezialformate wie PDF-Karten etc. Kosten- und Terminpläne zunehmend dezentrale Organisation und bis zu 100 beteiligte Unternehmen dieses Dokumentenaufkommen und die zugehörigen Prozesse sind immer schwerer ohne eine leistungsstarke ECM-Plattform zu managen. 9

10 Warum ein DMS? Entscheidung für SER/Doxis4 im Jahr 2012 konsequenter Auf- und Ausbau einer einheitlichen, standortunabhängigen Lösung für Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement Elektronische Akten, digitaler Dokumentenaustausch über Projekträume, ein integriertes Bildarchiv, Posteingangs- und Postausgangsverarbeitung Rechnungsverarbeitung mit SAP-Integration und Workflows digitale Infrastruktur für vernetzte, standort- und unternehmensübergreifende Projektarbeit rund um Verkehrswege. 10

11 Warum ein DMS? Statt Papier, CDs oder s jetzt Austausch von Dokumenten über Doxis4 Vernetzung zwischen Dokumenten, Akten, Workflows, SAP und Fachanwendungen alle relevanten Informationen zu einem Verkehrsprojekt/Geschäftsvorfall kontextbezogen bereitstellen 11

12 Projekt Auswahlverfahren europaweite Ausschreibung Ermittlung der Anforderungen mit Unterstützung von unabhängigen ECM- Beratern (PROJECT CONSULT) umfassender Kriterienkatalog (1000 Einträge) vordefinierter Bewertungsschlüssel mit Focus auf die Qualität Erfüllung der Kriterien war wesentlich wichtiger als der Preis 13

13 Zeitlicher Rückblick der Projektphasen Grobkonzept, Wirtschaftlichkeitsanalyse, Umfang und Ziele 07/2009 Auswahl externer unabhängiger DMS-Berater 05/2010 DMS-Arbeitsgruppe zur Entwicklung Aktenplan, Kriterienkatalog, Grobpflichtenheft, Ausschreibungsunterlagen 02/2011 VOF-Vergabeverfahren (Teilnahmewettbewerb) 12/2011 Auswahl der Teilnehmer (5) 02/2012 Aufforderung zur Abgabe eines vorl. Angebotes 04/2012 Bietergespräche und Erarbeitung Feinpflichtenhefte 10/2012 Vertragsabschluss mit SER Umsetzung im Testsystem 03/2013 Pilotphase im Testsystem 08/2013 Rollout in den Bereichen mit Schulungen 09/ /

14 Zeitlicher Rückblick der Projektphasen Die Umsetzung des umfangreichen Lösungsszenarios packten die DEGES und SER gemeinsam in mehreren Stufen an. Dokumente, Bilder, Daten Informationen aus Fachanwendungen auf einer Plattform Konsolidierung der Informationssilos Elektronische Posteingangs- und Postausgangsverarbeitung mit zentraler Klassifizierung, Verteilung und Freigabe Projektraum für vernetzte Zusammenarbeit aller Projektbeteiligter Bilddatenbank mit Bildern in Plattform integriert Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit Verknüpfung von Bestellakten und Dokumenten mit SAP-Objekten Nächste Schritte: Abbildung weiterer Geschäftsprozesse 15

15 Präsentation der Highlights Bildarchiv WEB-Projektraum - Geschützte Räume für Zusammenarbeit & Dokumente Projektakten 17

16 Aktueller Stand und Ausblick Abbildung von Geschäftsprozessen Fazit Vernetzung mit externen Geschäftspartnern und Schnittstellen zwischen den Systemen Organisation digitaler Austausch von Dokumenten zwischen Unternehmen Was digital ist, soll digital bleiben Generationswechsel, digital ist selbstverständlich geworden Einführung gescannter Unterschriften Was ist Schriftform in Verträgen? 18

17 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Fragen jetzt und in der Pause? Jens Düssel Dipl.-Kfm. Leiter Abteilung Organisation (10MA) und IT (5MA) Betreuung von ca. 300 MA über 5 Standorte Tel: Betrieb der eigenen Rechenzentren duessel@deges.de Sicherstellung des störungsfreien Betriebs bei DEGES Strategische Weiterentwicklung der DEGES IT Landschaft sowie der Prozesse im Unternehmen Ausbildung zum Dipl.- Kfm. 23 Jahre Berufserfahrung als Lösungsdesigner AIIM ECM Secialist, ITIL Foundation Projektleiter in verschiedenen IT Projekten Business Intelligence, DATA Warehouse Unternehmensorganisation Virtualisierung 19

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