Anlage. zur Projektbeschreibung BEOPS II. Masterplan und Meilensteine

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1 Anlage zur Projektbeschreibung BEOPS II Masterplan und Meilensteine Der Ablauf des Projekts wird mit einem Masterplan (Rahmenüberlegungen) wie folgt flankiert. Dieser Masterplan ist nicht statisch und je nach Projektverlauf vom externen Projektträger zu aktualisieren: 1. Zu den Phasen des Projekts BEOPS II: Phase 1: 05/ /2010 Zeitrahmen Aufgabe Maßnahme, Methode Verantwortung Mai 2010 bis Ende Oktober 2010 Fachkraft (PB) bestellen; Arbeitsplatz (Projektbüro) und Struktur festlegen sowie --- Caritas und PB Mai Mai Einrichtung Projektgruppe Auftaktveranstaltung voraussichtlich am 26. Mai 2010 Vorbereitung, Einladung nebst Vortrag(power point); Diskussion Caritas in Abstimmung mit JM ; beteiligt: JM Prof. Northoff Juni Juni bis Oktober Startworkshop mit Beteiligten 07. Juni 2010 Festlegung erster Maßnahmen und Vollzug Brainstorming Rahmendiskussion Projektstruktur; Visualisierung etc. Vortrag, Gespräche, Diskussionen etc. bis zum Zwischenbericht Schriftform; Visualisierung; Caritas PB

2 Anmerkungen zu Phase 1: Diese Phase beinhaltet den Einstieg in das Projekt BEOPS II und erste Maßnahmen. Im Mai 2010 findet eine Auftaktveranstaltung statt. Im Anschluss daran ist ein kick-off Startworkshop der Projektgruppe und ggf. weiterer Beteiligter vorzusehen. Es sollte die Gelegenheit bestehen, Fragen zu stellen und Anregungen einzubringen. Zugleich sollte das Arbeitsfeld des Projektbeauftragten umrissen werden. Die Projekt(kern)gruppe wird bis dahin zusammengestellt und konstituiert sich. Im Interesse eines lean project management sollte die Projektgruppe ihren ständigen Kontakt unter Nutzung von Outlook (sowie Internet) und anderer geeigneter Telekommunikationsmittel sicherstellen. Die (Kern-)Projektgruppe trifft sich in regelmäßigen Abständen.; externe Gäste oder Berater/Experten können bei Bedarf hinzugezogen werden. Die Projektbegleitung und Steuerung bemisst sich anhand der sachlichen Erfordernisse. Die Entscheidungen sind naturgemäß vom Projektverlauf abhängig, so dass sie nicht im Vorfeld skizziert werden können. Zu den wesentlichen Aufgaben der Projektgruppe zählt es, den Verlauf des Projekts sachkundig und zielführend zu begleiten. Die Aufgaben des Projektbeauftragten (PB) sind durch die Projektziele determiniert: Voraussichtlich wird es seitens des PB vor Ort Einführungsgespräche und später weitere Gesprächskreise mit den Beteiligten Akteuren geben. Dies betrifft insbesondere die Betreuungsbehörden. Zu den direkten Beteiligten zählen die Betreuungsvereine und die Betreuungsgerichte. Es sind aber auch weitere Kooperationspartner mit Blick auf eine Netzwerkstruktur einzubeziehen. Die Caritas wird als Projektträger eigene Dienste, Einrichtungen und Kontaktpartner nutzbar machen. Hierzu bedarf es allerdings einer intensiven Auswertung des Abschlussberichts BEOPS und etwaig ergänzender Recherchen. Die Vorgehensweise wird mit einer Struktur unterlegt. Ziel ist es, die Beteiligten über die Grundstrukturen des Projekts zu informieren, die Arbeitschwerpunkte bis November 2010 zu formulieren und die weitere Vorgehensweise festzulegen und umzusetzen. Die Phase endet mit dem 1. Zwischenbericht an die PG. Dieser 1. Zwischenbericht im Herbst 2010 sollte den projektbezogenen Erkenntnisstand darstellen und die Kommunikationswege und -Instrumente benennen, mittels derer die Erkenntnisse aus BEOPS in die Fläche übertragen werden. 2

3 Phase 2: 11/ / Zeitrahmen Aufgabe Maßnahmen, Methode Verantwortung November 2010 bis Ende April Projektbegleitung Weiterer Vollzug der Verbreitung der Erkenntnisse aus BEOPS; insbes. ört. Fachkreise und Netzwerke Klärung etwaiger Probleme und Fragen Analyse Vortrag, Gespräche, Diskussionen, Tagungen etc. Handreichungen (entwerfen) Gespräche, Recherche, Sitzungen der Projekt- Gruppe vorbereiten und durchführen Sonstige Schwerpunkte analysieren und bestimmen bis Zwischenbericht Schriftform; Statistik, Visualisierung; Caritas und PB; Anmerkungen zu Phase 2: Im Focus steht weiterhin die Vermittlung der Erkenntnisse aus BEOPS. Hier ist insbesondere die Einrichtung örtlicher Fachkreise und die Stellung von Netzwerken (frühe Hilfen) zu befördern. Es findet eine intensive Projektumsetzung statt. Der 2. Zwischenbericht im Mai knüpft an den ersten Bericht an und schreibt diesen fort. Er schildert den Projektverlauf bis April nebst etwaigen Schwierigkeiten und zeigt ggf. Lösungswege auf. Ferner beinhaltet er erste Ergebnisse insbesondere auch zum Stand der Einrichtung örtlicher Fachkreise. Zugleich gibt der 2. Zwischenbericht Strukturen für die 3. Projektphase und die Evaluation vor. 3

4 3. Phase 3: 05/ 12/ Zeitrahmen Aufgabe Maßnahmen, Methode Verantwortung Mai bis Ende Dezember Projektbegleitung Weiterer Vollzug der Verbreitung der Erkenntnisse aus BEOPS; insbes. ört. Fachkreise und Netzwerke Klärung etwaiger Probleme und Fragen Sitzungen der Projekt- Gruppe vorbereiten und durchführen Sonstige Schwerpunkte analysieren und bestimmen Analyse Vortrag, Gespräche, Diskussionen, Tagungen etc. Handreichungen (abschließen) Gespräche, Recherche, November Einleitung der Vorbereitungen zum Abschlussbericht; Evaluation ggf. incl. ausgewählter Leitfadeninterviews Schriftform; Statistik, Befragung Beteiligter; bis zum 1. Dezember Abschlussbericht und Vorbereitung Abschlussveranstaltung; Nachhaltigkeit absichern Schriftform; Statistik, Visualisierung; Zielabreden mit Beteiligten Caritas und PB; Dezember bis ca. Ende Januar 2012 interner Projektabschluss und Abschlussveranstaltung mit Präsentation des Abschlussberichts 4

5 Anmerkungen zu Phase 3: Diese Phase beinhaltet den abschließenden Vollzug der Ergebnisvermittlung zu BEOPS. Die Phase schließt das Projekt mit dem Abschlussbericht (zum Stand 1. Dezember ) nebst einer Abschlussveranstaltung (Präsentation) ab. Optimierungsansätze aus BEOPS sollten den Betreuungsbehörden und anderen Beteiligen weitestgehend bekannt und zumindest teilweise vor Ort umgesetzt sein. Für ausgewählte Bereiche sollten Empfehlungen oder Handreichungen vorliegen und kommuniziert sein; dies betrifft insbesondere die Einrichtung örtlicher Fachkreise. Hilfreich wären Zielabreden. Örtliche Fachkreise Betreuungswesen sind möglichst in institutionalisierter Form und in nicht unerheblicher Zahl soweit es das Projekt zeitlich zulässt an verschiedenen Standorten im Land MV implementiert und haben ihre Arbeit aufgenommen ( Leuchttürme ). Die Empfehlungen zur Einrichtung örtlicher Fachkreise geben den Weg für weitere Initiativen vor. Regionale Netzwerkstrukturen sollten verstärkt erkennbar werden. Der Abschlussbericht im Dezember beschreibt den Projektverlauf, beinhaltet Daten zur Zielerreichung (Evaluation) und bewertet deren Realisierung. Zugleich gibt er neben einem Resümee (Zusammenfassung) einen Ausblick zur Sicherung der Nachhaltigkeit der Ergebnisse und etwaiger Folgeprojekte. Das Projekt endet mit der Abschlussveranstaltung im Dezember /Januar Zu den Meilensteinen des Projekts BEOPS II Aus diesen Überlegungen ergeben sich nachfolgende Meilensteine: BEOPS II - Milestones 1. Milestone Auftaktveranstaltung und Kick-off Startworkshop Mai 2010 Dieser Meilenstein soll den Projektbeginn dokumentieren, die Beteiligten informieren und zum Einstieg in das Projekt beitragen. Die Auftaktveranstaltung führt in die Ergebnisse BEOPS ein. Die Projektgruppe konstituiert sich. Der Projektbeauftragte wird in einem 1. Schritt unter Beteiligung der Projektgruppe wichtige Grundfragen des Projektes klären, die weitere Vorgehensweise strukturieren und das Ergebnis 5

6 vorstellen. Ein Workshop dient dazu, offene Fragen zu klären und weiterführende Anregungen aufzunehmen und ggf. einzuarbeiten: Es sollten insbesondere folgende Ziele erreicht werden: - der Projektauftrag und der Projektverlauf ist für die näheren Projektbeteiligten nachvollziehbar und klar - und wird ggf. auch visualisiert - der Klärungsbedarf vorrangig für die Phase 1 ist geklärt - etwaige Arbeitsaufgaben und ihre Strukturen sind formuliert - der Phasenplan / Masterplan ist soweit erforderlich aktualisiert und weiter belegt - die operative Projektarbeit wird planmäßig vollzogen 2. Milestone Project Start Review November 2010 Der 2. Meilenstein dokumentiert sich im 1. Zwischenbericht, der zum Projektstart, den ersten Umsetzungen sowie Besonderheiten berichten soll. Dieser wird von der Projektgruppe und von den Beteiligten durchgesehen und ggf. kommentiert. Der Projektbeauftragte wird in seinem bis zum 1. November 2010 erstellten 1. Sachstandsbericht insbesondere die Schwerpunkte und die Struktur des Vorgehens, das Ergebnis bisheriger Gespräche mit den Betreuungsbehörden, den Betreuungsvereinen und ggf. weiteren Beteiligten sowie das daraus abzuleitende aktuelle Projektdesign und dessen möglichst lfd. Evaluation darstellen. Ferner ist über die Erfahrungen aus der Projektumsetzung zu berichten. 3. Milestone First Result Analysis Mai Der 3. Meilenstein wird mit dem 2. Zwischenbericht erreicht, der zum Projektverlauf und zu den bis dahin erzielten Ergebnissen Stellung nehmen wird und von der Projektgruppe durchgesehen und kommentiert werden soll. - Der Projektbeauftragte wird in seinem bis zum 1. Mai erstellten 2. Zwischenbericht - insbesondere den bisherigen Projektverlauf dokumentieren, - strukturelle Überlegungen zur Zielverwirklichung darstellen und ggf. entsprechende Vorschläge beinhalten - bereits erreichte Ergebnisse, Maßnahmen skizzieren. 4. Milestone Final Results Dezember Das Erreichen des 4. Meilensteines beendet das Projekt mit dem Abschlussbericht. Der Projektträger wird in seinem Abschlussbericht (Stand 1. Dezember ) den Projektverlauf und die erzielten Ergebnisse zusammenstellen und unter Beachtung der Projektziele auswerten. Der Abschlussbericht endet mit einem Resümee (Zusammenfassung) nebst Ausblick. Der Abschlussbericht schließt eine Präsentation der Ergebnisse (Vortrag mit power point Unterstützung) für eine erweiterte Öffentlichkeit ein. Dieser Termin kann sich bis in das Jahr 2012 erstrecken. gez. Baukhorn (März 2010) 6