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1 Wannemacher Software Service GmbH Kilianstr. 71, Nürnberg, Tel. 0911/346393, Fax 0911/ Internet: seit 1982 Reportgenerator zu unseren Windows-Anwendungen WIN-FIBU WIN-MAWI WIN-AEV Finanzbuchhaltung Materialwirtschaft Mitgliederverwaltung Nürnberg, im März 2003

2 1. Einsatzmöglichkeiten Der Reportgenerator kann zum einen dazu benutzt werden, die im jeweiligen Lieferumfang enthaltenen Standardlisten betriebsindividuell anzupassen. Zum anderen können auch neue Reports erstellt werden, die dann unter STANDARDLISTEN oder INDIVIDUELLE AUSWERTUNGEN aufgerufen werden. Mit dem Reportmanager kann auch die Schnittstelle zu MS-Outlook aktiviert werden, um Termine im Outlook-Kalender abzulegen. Ergänzend zu diesem Handbuch können auch die Ausführungen in unserer Broschüre Reportmanager zur Geräteverwaltung im Dokument REPM_GER.DOC als Anleitung analog herangezogen werden. 2. Report-Manager starten Der Report-Manager ist ab März 2003 im Programm integriert und muss nicht mehr eigens installiert werden. Er wird aufgerufen über Menü DATEN DATENMANAGER REPORTGENERATOR. Wenn die Menüauswahl DATEN-MANAGER gesperrt ist, muss die Geräteverwaltung mit dem General-Kennwort gestartet werden! Es werden die tatsächlich vorhandenen Reports zur Auswahl angeboten. Der gewünschte Report ist auszuwählen (Die Reportnamen werden an jeder relevanten Stelle im Programm, in den Hilfetexten und in den nachfolgenden Tabellen aufgelistet). Dann weiter mit Klick auf den Button REPORT-MANAGER starten. Die weitere Bearbeitung ist in den nachfolgenden Kapiteln beschrieben. 2

3 Mit der Auswahl DATENBANKEN und DB-STRUKTUR drucken kann die nachfolgend erwähnte Datenbankstruktur ausgegeben werden. 3

4 4. Datenbankstrukturen Da sich die Reports auf die Sätze in den Datenbanken beziehen, ist die Kenntnis der Datenbanken wichtige Voraussetzung. Eine Auflistung der in der jeweiligen Anwendung verfügbaren Tabellen (DBF-Dateien) ist im jeweiligen Handbuch zu finden. Die jeweils benötigte Datenbankstruktur, d.h. eine Liste aller möglichen ausdruckbaren Datenfelder, kann sich der Anwender ausdrucken. Dazu ist die betreffende Datenbank auszuwählen und mit der Schaltfläche DB STRUKTUR auszudrucken. 4

5 5. Ändern eines vorhandenen Reports Beispiel: Die Kundenkurzliste aus WIN-MAWI soll so erweitert werden, daß zusätzlich zur Rechnungsanschrift eine eventuell vorhandene abweichende Lieferanschrift ebenfalls mit ausgedruckt wird. Es wird empfohlen, die Originalversion des zu ändernden Berichts vor einer Änderung zuerst zu sichern! Eine Übersicht der Reports ist im Handbuch der jeweiligen Anwendung enthalten. Aus dem MAWI-Handbuch Kapitel kann entnommen werden, daß die Kundenkurzliste als Reportname KD_KURZ.FRX ausgeliefert wird. Zu sichern sind jetzt vor einer Veränderung die Dateien KD_KURZ.FRX und KD_KURZ.FRT aus dem MAWI- Verzeichnis. Außerdem kann dem Handbuch entnommen werden, daß sich die Kurzliste auf die Datenbank KIS10N bezieht. Um weitere Felder aus dieser Datenbank in die Liste einzubeziehen, muß die Struktur dieser Datenbank bekannt sein. Diese kann, wie auch oben in Kapitel 4 beschrieben, ausgedruckt werden: Damit sind die notwendigen Vorarbeiten abgeschlossen, der Report kann bearbeitet werden. Den Report-Manager über die entsprechende Schaltfläche starten. 5

6 Wichtig ist, daß die Symbolleiste für Steuerelemente angezeigt wird (Symbole A, AB, OLE, usw.) Wenn dies nicht der Fall ist, kann diese über die weitere Symbolleiste mit dem Symbol Hammer und Nagel zur Anzeige gebracht werden.. Um jetzt im Report auch die Lieferanschriften auszudrucken, ist der DETAILBEREICH etwas zu vergrößern (mit der Maus einfach nach unten ziehen). Im Beispielreport sind die einzelnen Datenfelder aus der Datenbank nicht unmittelbar zu erkennen, da diese über Funktionen (GETFIRMA(nn)) aufgerufen werden. Dies soll hier nicht weiter stören, hinter der Funktion sind die Datenbankfelder aus programmtechnischen Gründen versteckt. 6

7 Im konkreten Beispiel werden jetzt einfach die Datenbankfelder KISLORT1 KISLSTR (1. Ortsangabe zur Lieferadresse) ( Straßenangabe zur Lieferadresse) in den Report aufgenommen. Dazu ist das Symbol AB in der entsprechenden Symbolleiste anzuklicken, das Cursorsymbol wird jetzt als Kreuz dargestellt und kann auf die gewünschte Stelle im Report gezogen werden. Durch einfachen Mausklick (linke Taste) öffnet sich eine neue Maske, in die jetzt das Datenfeld KISLORT1 einfach unter AUSDRUCK eingetragen wird. Anschließend die Maske mit OK-Button schließen. Das jetzt neu eingefügte Ausdrucksfeld kann mit der Maustaste auf die gewünschte Breite verzogen werden. 7

8 Das gleiche Verfahren kann mit dem nächsten Datenbankfeld KISLSTR durchgeführt werden. Beide Ausdrucksfelder können noch beliebig im Reportlayout verschoben werden, bis die gewünschte Plazierung erreicht ist. Da eventuell nicht zu allen Kundenadressen auch eine abweichende Lieferanschrift erfaßt wurde, würden jetzt zusätzliche Leerzeilen im Bericht erscheinen, wenn die Felder nicht ausgefüllt sind. Um dies zu verhindern, kann jetzt noch eine Unterdrückung des Ausdrucks eingestellt werden, wenn die Felder leer sind: Doppelklick auf Feld KISLORT1 Schaltfläche OBJECT DRUCKEN anklicken Option ZEILE ENTFERNEN markieren 8

9 Das gleiche Verfahren muß jetzt noch für das Feld KISLSTR durchgeführt werden, anschließend würden keine überflüssigen Leerzeilen mehr gedruckt werden. Die Liste wird jetzt ab dem nächsten Aufruf über die Anwendung in der neuen Form erstellt. Der Reportgenerator enthält noch eine Vielzahl weiterer Funktionen und Gestaltungsmöglichkeiten, die an dieser Stelle aber nicht im einzelnen beschrieben werden können. Unser hotline-service wird hierzu gerne Hilfestellung geben. 6. Erstellen eines neuen Reports Im oberen Beispiel wurde ein vorhandener Report geändert, der über die dafür vorgesehenen Programmfunktionen (Auswertungen, Listen) abgerufen werden kann. Ein neuer Report kann im Prinzip in der gleichen Weise erstellt werden (am besten wird aus den Standard-Reports derjenige ausgewählt, der dem gewünschten neuen Report am nächsten kommt und einfach unter einem neuen Namen gespeichert. die Änderungen werden dann an dem kopierten Report durchgeführt). Für den Ausdruck des neu erstellten Reports ist aber keine Funktion unter den Standardlisten vorgesehen. In diesem Fall muß vielmehr die Funktion freie Auswertungen bzw. individuelle Auswertung in der jeweiligen Anwendung gewählt werden. Hier kann die Datenbank eingegeben werden, auf die sich die Auswertung bezieht (bis zu 5 Datenbanken können verknüpft werden), und zusätzlich der Name des neu erstellten Reports, mit dem die Auswertung erstellt werden soll. Für die Definition der Datenbankverknüpfungen sollte wieder der hotline-service in Anspruch genommen werden. 9

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