Datensicherung und Archivierung in der öffentlichen Verwaltung: Smartes Informationsmanagement

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1 Datensicherung und Archivierung in der öffentlichen Verwaltung: Smartes Informationsmanagement Hans-Günter Börgmann Geschäftsführer Iron Mountain Deutschland GmbH 5. Mai Iron Mountain Incorporated. All rights reserved. Iron Mountain and the design of the mountain are registered trademarks of Iron Mountain Incorporated. All other trademarks and registered trademarks are the property of their respective owners.

2 IRON MOUNTAIN SMARTES INFORMATIONSMANAGEMENT

3 IRON MOUNTAIN DEUTSCHLAND GMBH Informationsmanagement 1951 gegründet 36 Länder weltweit 13 Standorte in Deutschland 850 zufriedene Kunden in Deutschland Münster Bochum Hamburg Hannover Frankfurt am Main München Berlin 3

4 IRON MOUNTAIN - GLOBALES NETZWERK - LOKALER SERVICE Standorte Mitarbeiter Zufriedene Kunden Hauptsitz Weltweit Boston Europa London 4

5 IRON MOUNTAIN - GLOBALES NETZWERK - LOKALER SERVICE Papierarchive Datenträger PCs Über 12 Mio. m 3 65 Mio. Über 2,5 Mio. 5

6 LÖSUNGEN FÜR IHR INFORMATIONSMANAGEMENT ARCHIVMANAGEMENT DATENTRÄGERSICHERUNG DIGITALISIERUNGSLÖSUNGEN Sichere Vernichtung Analyse/Beratung Abholung/Anlieferung der Papierunterlagen oder Datenträger Flexibler Zugriff 24/7 digital oder Zustellung per Kurier Sichere Archivierung und Schutz 13 Iron Mountain- Hochsicherheitscenter Ggf. Digitalisierung der Papierunterlagen 6

7 UNSERE SERVICES - AUS EINER HAND Ihre Informationen in guten Händen. Mit Sicherheit. Akten- und Archivmanagement Sicherheit Kostenreduzierung Datenschutz & Compliance Flexibler & schneller Zugriff Fristgerechte Vernichtung Umwandlung von Fix- in variable Kosten Scannen & Digitalisieren Standortübergreifender Zugriff Prozessoptimierung und Kostensenkung Gewinnbringende Nutzung der Bürofläche Risikominimierung und Erhöhung der Sicherheit Scannen und Archivieren aus einer Hand Einhaltung von Datenschutz Externe Datenträgersicherung Maximale Sicherheit Hochsicherer Transport Zustellung zu jeder Zeit an jedem Ort durch eigene Fahrer Transparenz und Kontrolle Einhaltung von Datenschutz 7

8 SERVICES Akten- und Archivmanagement

9 AKTEN- UND ARCHIVMANAGEMENT - INFORMATIONSABRUF IM-ARCHIV Auftragserteilung per IM-Connect/Fax/ Barcode-Erstellung bei Iron Mountain Abruf vom Archivierungsstandort Scannen der einzelnen Akte Scannen des ganzen Kartons Verifizierendes Scannen des Pakets Ggf. Aufbringen des Sicherheitsbandes am Karton Kurier erfasst Unterlagen zur Verladung im Fahrzeug Sicherer Transport Barcode Erfassung bei Zustellung an Kunden Elektronische Unterschrift Übergabe des Verwahrten Ggf. automatische Bestätigung der Abholung Automatische Rechnungsstellung Datenerfassung und lückenlose Übergabe der Unterlagen 9

10 AKTEN- UND ARCHIVMANAGEMENT - FLEXIBLER INFORMATIONENSZUGRIFF IM-Connect ist ein kostenloses, webbasiertes Archivmanagementsystem Flexible, standortunabhängige Auftragserteilung Unternehmensweite Einheitlichkeit Eindeutig zugewiesene Verantwortlichkeiten Individuelle Berechtigungsstufen Einfache Anwendung 10

11 SERVICES Scannen und Digitalisieren

12 SCANNEN UND DIGITALISIEREN - INTELLIGENTES SCANNEN ARCHIVIERUNGS- SCAN ZUR DIGITALEN ARCHIVIERUNG (z.b. Personalakten) ZUM DIGITALEN ZUGRIFF auf archivierte Unterlagen bei Bedarf (Image-On-Demand) PROZESS- SCAN z.b. Post- und Rechnungseingänge 12

13 SERVICES Externe Datenträgersicherung

14 EXTERNE DATENTRÄGERSICHERUNG - RUNDUMSCHUTZ FÜR IHRE DATEN Geographisch getrenntes Datenträger-Backup Optimale Klimatisierung (Haltbarkeit) Dokumentation Revisionssicherheit Zustellung zu jeder Zeit an jedem Ort durch eigene IM-Fahrer und Hochsicherheitsfahrzeuge Kontrollmöglichkeiten schnelles Wiederfinden der Daten über budgetierte Kosten über komplexes Informationswachstum Schnelle Datenwiederherstellung z.b im Katastrophenfall (bei Verlust, Brand, Wasserschäden) 14

15 IRON MOUNTAIN REFERENZEN ÖFFENTLICHE VERWALTUNG

16 REFERENZEN INFORMATIONSMANAGEMENT (UK) Einzig behördlich zugelassener Anbieter des Crown Commercial Service Birmingham Kinderkrankenhaus Britischer Nachlassdienst Ministerium für Wirtschaft, Bildung und Innovation Ministerium für Umwelt, Ernährung und Landwirtschaft BaFög Amt Digitale Patientenakte Digitale historische Dokumente Digitale Personalakte Informationsmanagement Informationsmanagement 16

17 Birmingham Kinderkrankenhaus (UK) Digitalisierungslösung verbessert Kinderfürsorge jährliche Fälle in der Notaufnahme Komplexe, zeitaufwendige Verwaltung physischer Patientenakten Qualitätsverbesserung durch digitale Patientenakten Verbesserte Patientenversorgung Schneller Zugriff auf lebenswichtige Informationen Erhöhte Informationssicherheit und Mitarbeiterproduktivität Kostensenkung Iron Mountain offered us a cost-effective comprehensive solution for scanning and storage. Sue Hobday, Head of Clinical Records and Clinical Coding Manager 17

18 Britischer Nachlassdienst (UK) Zugang für künftige Generationen zu Testamenten aus 150 Jahren 38km Testamente, u.a. das von Lady Diana Gesetzeskonforme Aufbewahrung der gescannten Kopien gemäß Vorgaben und Standards zur Archivierung historischer Unterlagen Pro Woche werden ca Testamente abgerufen Das Gesetz sieht die dauerhafte Archivierung von Testamenten vor. Das von Iron Mountain betriebene Hochsicherheitscenter bietet eine sichere und kontrollierte Umgebung für die Unterlagen und ermöglicht bei Bedarf einen schnellen und einfachen Abruf durch die Öffentlichkeit. Sprecher Nachlassdienst 18

19 Ministerium für Wirtschaft, Bildung und Innovation (UK) Schnellere Bearbeitung von Anträgen für Berufskrankheiten (z.b. Bergbau) Über 10 Jahre Partnerschaft Qualitätsverbesserung durch digitale Personalakten Schneller, zuverlässiger und akkurater Zugriff Reduzierung der Bearbeitungszeit von 4 Wochen auf 12 Tage Signifikante Kostensenkung We estimate that Iron Mountain saved us somewhere in the order of 1.1 million, while delivering a document management solution above and beyond the original remit. We ve recommended Iron Mountain s document management expertise to others within government without hesitation. Mark Jones BERR (now part of BIS) 19

20 Ministerium für Umwelt, Ernährung und Landwirtschaft (DEFRA) (UK) Schutz des öffentlichen Interesses dank Auslagerung des Informationsmanagements an Iron Mountain Qualitätsverbesserung Umweltfreundlichere Prozesse durch Online-Zugang Verbesserter Kundendienst durch schnellere Bearbeitung Signifikante Kostensenkung Effizienzsteigerung bei Gebäudenutzung und Personaleinsatz Iron Mountain versteht, welche Lösungsmöglichkeiten für uns infrage kommen. Sie unterbreiten kontinuierlich Vorschläge zur Verbesserung unserer Effizienz. Dank ihrer Expertise stellen selbst die umfangreichen Workflows des DEFRA kein Problem für sie dar. Mike Kaye, Leiter Archivdienste DEFRA 20

21 BaFög Amt (UK) Persönliche Kreditdaten von Studenten werden sicher extern gelagert Optimierung des Dokumentenmanagements dank Auslagerung von Boxen mit BaFög-Akten 25 Jahre Aufbewahrungsfrist Qualitätsverbesserung Schaffung neuer Raumressourcen kostenneutrale Durchführung des Projektes Einfacher Dokumentenabruf durch IM Connect 21

22 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

23 23

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