Transformation: Unternehmensführung und IT

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1 Transformation: Unternehmensführung und IT Teil 7: Projektbegleitendes Change-Management Prof. Thomas A. Gutzwiller 7. Dezember 2006

2 Was ist Change-Management? Seite 2

3 Was ist Change Management in einem Projekt? Change Management befasst sich projektbezogen mit der systematischen Vorgehensweise, die Komplexität der Veränderungsprozesse in einem Projekt darzustellen, zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. Seite 3

4 Ziele des Change Managements im Projekt Betroffene zur Veränderung befähigen (Empowerment) Projekt-fördernde Einstellungen und Verhaltensweisen entwickeln Gezielte und offene Informationspolitik fördern Problem-Stakeholder frühzeitig identifizieren Präventiv durch Massnahmen intervenieren Konfliktpotentiale und Widerstände minimieren Kommunikation fördern Seite 4

5 Nutzen des Change Managements im Projekt Sicherstellung des Projekterfolges Erhöhung der Ergebnis-Qualität Motivation der Mitarbeiter Verminderung von Terminverschiebungen Wegfall unnötiger Kosten Verminderung von Konflikten und Widerständen Bildung einer breiten Trägerschaft über das Projektende hinaus Seite 5

6 The Beer Formula 2 Ease of change = f (D x M x P) D = M = P = Dissatisfaction (crises, pain felt over current situation) Model / Vision of what the change needs to achieve Process for change, reasonably planned but organic enough to be altered. Seite 6

7 Change funktioniert nur, wenn das Problem von den Betroffenen grundsätzlich akzeptiert wird. D = f (A x G) A = Akzeptanzfaktor des Problems G = Grösse des Problems D = Dissatisfaction (crises, pain felt over current situation) The Beer Formula 5 for Beer Formula 2 Seite 7

8 Techniken des Change Managements im Rahmen eines Projektes Team-Management Stakeholder-Analyse Projektumfeld-Analyse Informations-Konzept Coaching Resonanzgroup Seite 8

9 Zusammenhänge des Change Management im Projekt Mobilisierung Analyse Implementierung Projektauftrag def. 6 Coaching Teambildungs- Workshop Stakeholder- Analyse 4 Informations- Konzept Resonanzgroup Projektumfeld- Analyse Team- Update ZEIT Seite 9

10 Zusammenhänge des Change Management im Projekt Mobilisierung Analyse Implementierung Projektauftrag def. 6 Coaching Teambildungs- Workshop Stakeholder- Analyse 4 Informations- Konzept Resonanzgroup Projektumfeld- Analyse Team- Update ZEIT Seite 0

11 Team-Management Teambildung Team-Update Team-Finish Seite

12 Teambildungs-Workshop Formung eines interdisziplinär zusammengestellten Teams Klärung der Zusammenarbeitsstruktur Aufbau einer effektiven und effizienten Kommunikation Vertrautwerden mit dem Projektumfeld Überarbeitung der Projektziele und des Projektauftrages Erarbeitung von Szenarien und Negativ-Szenarien Commitment Bedürfnisabklärung (Ressourcen, Knowhow, Infrastruktur) Seite 2

13 Team-Update Zielrevision Review der Zusammenarbeit Review der Kommunikation Qualitätssicherung Bereinigung von Konfliktpotentialen Erarbeitung von Massnahmen zur Effizienzsteigerung Seite 3

14 Team-Finish Zielerreichung Projektreview Open Items Integration der Team-Mitglieder in die Linienorganisation Prämien, Beförderungen Abschlussfest Seite 4

15 Zusammenhänge des Change Management im Projekt Mobilisierung Analyse Implementierung Projektauftrag def. 6 Coaching Teambildungs- Workshop Stakeholder- Analyse 4 Informations- Konzept Resonanzgroup Projektumfeld- Analyse Team- Update ZEIT Seite 5

16 Stakeholder-Analyse 2 Identifizierung der Stakeholder Zuordnung auf die Stakeholder-MAP Es werden die Anspruchsgruppen und -personen ermittelt, die einen unmittelbaren Einfluss auf den Projektfortschritt haben oder von den Projektzielen direkt betroffen sind. Die MAP zeigt die Zusammenhänge und Beziehungen auf zwischen den Stakeholdern Stakeholder-ANALYSE Für jeden Stakeholder werden die jeweiligen Ziele, Chancen/Interessen und Risiken/Konflikte beschrieben und Massnahmen erarbeitet. Stakeholder-RATING Für jeden Stakeholder werden die Bedeutung für das Projekt und die Projektvalenz ermittelt. Dies ist die Grundlage für die Projektumfeld-Analyse. Seite 6

17 Stakeholder-Map 2 Promotors Grad der Betroffenheit durch das Projekt Supporters Hoppers Opponents direkt betroffen Seite 7

18 Aufgabe des Change Managements 2 Promotors Grad der Betroffenheit durch das Projekt Supporters Hoppers Opponents Change Management direkt betroffen Seite 8

19 Stakeholder Beziehungen 2 Promotors Grad der Betroffenheit durch das Projekt B A... Supporters Hoppers Opinion Leader Allianz Abhängigkeit Konflikt Opponents Stakeholder kritische Stakeholder Seite 9

20 Stakeholder-ANALYSE - Chancen & Risiken-Matrix 2 Name/Bezeichnung Funktion Auftrag Stakeholder- MODELL Unternehmens- Ziele Chancen Interessen Risiken Konflikte Massnahen Promotors R. Wunderlin Auftraggeber M. Acher Projektleiter S. Wind Prozessmanager Supporter Archiv-Verwaltung Kunde Opponents Hoppers Seite 20

21 Zusammenhänge des Change Management im Projekt Mobilisierung Analyse Implementierung Projektauftrag def. 6 Coaching Teambildungs- Workshop Stakeholder- Analyse 4 Informations- Konzept Resonanzgroup Projektumfeld- Analyse Team- Update ZEIT Seite 2

22 Projektumfeld-Analyse 3 niedrige Projekt unterstützend Bedeutung für das Projekt Projekt gefährdend Projekt Erfolg hohe fördernd neutral Projektvalenz verhindernd Seite 22

23 Projektumfeld-Analyse (Beispiel) 3 niedrige Projekt unterstützend Bedeutung für das Projekt Kunde Projekt gefährdend PL Projekt Erfolg Vertrieb Controlling hohe Auftraggeber fördernd neutral Projektvalenz verhindernd Seite 23

24 Projektumfeld SOLL 3 niedrige Opponent Projekt unterstützend Bedeutung für das Projekt Supporter Projekt Erfolg Hoppers Projekt gefährdend hohe Promotor fördernd neutral Projektvalenz verhindernd Seite 24

25 Zusammenhänge des Change Management im Projekt Mobilisierung Analyse Implementierung Projektauftrag def. 6 Coaching Teambildungs- Workshop Stakeholder- Analyse 4 Informations- Konzept Resonanzgroup Projektumfeld- Analyse Team- Update ZEIT Seite 25

26 Informations-Konzept 4 Beschreibt, mit welchen Mitteln die Information über das Projekt erfolgen soll. Das Konzept kann phasenspezifisch erstellt werden. Zum Beispiel: Info-Medium Zielgruppe Ziel Inhalt Periodizität Flyer Mitarbeiter breite Information Protokoll Führung detaillierte Information Veranstaltung Resonanzgruppe Ausbildung, Information, Diskussion, Fragen Info-Shop alle Information, Fragen Projektfortschritt Team-Protokoll... aktuelle Themen, Empfehlungserar beitung projektrelevante Themen 2 Wochen wöchentlich 2-3 Wochen x Monat Seite 26

27 In der Kommunikation ist differenziert vorzugehen 4 Kommunikation Zielgruppenkommunikation Einzelabrieb (soziale Interaktion) Stakeholderbearbeitung Resonanzgruppe Breitenkommunikation nach Zielgruppen Influence/ Negotiate Produkt - Information Communicate Prozess - Information Seite 27

28 Soll eher früh oder eher spät kommuniziert werden? 4 Resistance to Change Resistance Ideal Dangerous Implement Time Problem und Lösungsweg müssen klar sein. Die wichtigsten Stakeholder müssen eingefangen sein. Dann ist frühzeitig in der Breite ( Gestaltete ) zu kommunizieren. Seite 28

29 Reaktionen auf Change: Typisches Verhalten von Gestalteten. 4 Active Anger Acceptance EMOTIONAL RESPONSE Stability Denial Bargain Testing Immobilisation Depression Passive TIME Reaktion auf Change hat viele Gemeinsamkeiten mit dem Trauerprozess (Tod, Ehebruch, Entlassung,...). Ziel ist es, die Phasen in vernünftig schneller Zeit zu durchlaufen. Seite 29

30 In der Kommunikation ist differenziert vorzugehen 4 Innovations-Workshop: Einfluss Stakeh. tief hoch Zielgruppenkommunikation Einzelabrieb Problemlage / Case for Change Grundsätzliche Akzeptanz Lösungsstrategie (Stakeholder, eigene, Synthese) Ja sagen, Ja meinen positiv negativ Grad der Unterstützung Seite 30

31 Der Case for Change als zentrales Element 4 Der Buy in geht nur über Facts und Werte! Der Case for Change. muss analytisch nachvollziehbar sein, d.h. der Case muss echt sein muss mit Zahlen unterlegt sein, am besten mit Benchmarks, nicht um zu kopieren aber um Performance-Massstäbe zu setzen soll Werte und Grundsätze hervorheben (reinforce), die ohne Aktion verwässert werden, für die Commitments bei den Stakeholdern abgeholt werden Ja sagen und Ja meinen Panic Zone Learning Zone Comfort Zone Seite 3

32 Zusammenhänge des Change Management im Projekt Mobilisierung Analyse Implementierung Projektauftrag def. 6 Coaching Teambildungs- Workshop Stakeholder- Analyse 4 Informations- Konzept Resonanzgroup Projektumfeld- Analyse Team- Update ZEIT Seite 32

33 In der Kommunikation ist differenziert vorzugehen 5 Kommunikation Zielgruppenkommunikation Einzelabrieb (soziale Interaktion) Stakeholderbearbeitung Resonanzgruppe Breitenkommunikation nach Zielgruppen Influence/ Negotiate Produkt - Information Communicate Prozess - Information Seite 33

34 Resonanzgroup 5 Grossgruppe, die alle wichtigen Stakeholder berücksichtigt Information Feedback und Resonanz Empfehlungserarbeitung Ausbildung Meinungsbildung, Integrationsarbeit "Stimmungsmesser" Seite 34

35 Zusammenhänge des Change Management im Projekt Mobilisierung Analyse Implementierung Projektauftrag def. 6 Coaching Teambildungs- Workshop Stakeholder- Analyse 4 Informations- Konzept Resonanzgroup Projektumfeld- Analyse Team- Update ZEIT Seite 35

36 Coaching 6 Coaching-Gruppen Topmanagement Fachleiter Projektleiter Projektteam Fachexperten Ganze Bereiche oder Gruppen Coaching-Items Prozessgestaltung Rollen-Verhalten im Projekt Messages und Symbolik Komplexitätsaufbau/reduktion Deblockieren bei Konflikten Moderation Seite 36

37 Zusammenfassung - The Beer Formula Projekt Management + Vorgehensmodell + Change Management Mechanik / Verstand Psyche / Gefühl = Transformations-Management Seite 37

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