Oracle White Paper April Best Practices für Change Management in der Baubranche

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1 Oracle White Paper April 2009 Best Practices für Change Management in der Baubranche

2 Einführung...1 Vertragsänderungen bei Bauvorhaben...2 Angewiesene Änderungen...2 Mittelbare Änderungen...2 Kardinaländerungen...3 Der Change Management Prozess...3 Schritt 1: Bestimmen Sie die vertraglich festgelegten Pflichten... 3 Schritt 2: Bestimmen Sie die potentiellen Änderungen und legen Sie dafür eine entsprechende Akte an...8 Schritt 3: Bestimmen Sie den vertraglichen Anspruch, messen Sie die Auswirkungen der Änderung und kalkulieren Sie ihre Kosten...16 Schritt 4: Verhandeln Sie die Konditionen für den entsprechenden Änderungsauftrag und führen Sie ihn aus Schritt 5: Archivieren Sie alle Unterlagen über den Änderungsauftrag...21 Zusammenfassung...25 Anhang: Glossar...26

3 Einführung Verträge für Bauprojekte unterscheiden sich von den meisten anderen Vertragswerken darin, dass von Vertragsänderungen während der Bauphase ausgegangen wird. Ziel dieses White Papers ist es, Best Practices aufzuzeigen, mit denen Änderungen, die in einem Bauprojekt auftreten können, erkannt und bewältigt werden können. Außerdem zeigt es einen entsprechenden Prozess. Das Thema kann dabei bei weitem nicht erschöpfend oder vollständig behandelt werden. Dennoch beziehen sich die verwendete Terminologie und die Vertragsdokumente, auf die Bezug genommen wird, auf traditionelle Design-Bid-Build-Projekte bei öffentlichen Baumaßnahmen. Der Prozess und die vorgestellten Prinzipien sind sofort umsetzbar und können für andere Projekttypen adaptiert werden. Da der vorgestellte Change Management Prozess nicht für einen bestimmten Vertrag oder ein spezielles Projekt erstellt wurde, werden alle Leser dringend gebeten, die dargestellten Arbeitsabläufe sorgfältig zu studieren und sich bei der Anpassung an ihre eigenen Projekte gegebenenfalls entsprechende Unterstützung zu suchen. Wenden Sie sich bitte an Oracle Consulting, wenn sie Fragen zum in diesem Dokument vorgestellten Change Management Prozess haben. Dies gilt auch für die vorausgesetzten Anforderungen, seine Implementierung, seine Anpassung für Ihre Bauvorhaben oder andere Gründe, die mit dem Entwickeln und Einführen eines Change Management-Systems in Ihrem Projekt oder Bauvorhaben zu tun haben. 1

4 Vertragsänderungen bei Bauvorhaben Als Änderung wird typischerweise der Unterschied zwischen den vertraglichen Verpflichtungen, wie sie im ursprünglichen Vertrag zwischen den Parteien festgelegt wurden (häufig geschieht dies bereits zum Zeitpunkt der Ausschreibung), und den Verpflichtungen, die sich in der Folgezeit ergeben (in der Regel werden diese Verpflichtungen erst während der Bauphase sichtbar). Die Gründe für Änderungen während der Bauphase können beim Bauträger, beim Bauunternehmen oder sogar bei einem dritten Vertragspartner liegen. Obwohl der Vertrag eigentlich festlegt, was unter einer Änderung zu verstehen ist, nachfolgend einige typische Beispiele für Änderungen, ohne Anspruch auf Vollständigkeit: Die Klärung von Zweideutigkeiten, Konflikten, Fehlern oder Auslassungen im Vertragswerk Neue oder nicht antizipierte Anforderungen durch Dritte wie zum Beispiel Zulassungsbehörden, Transport- oder Versorgungsunternehmen Unvorhersehbare ökologische Hindernisse Änderungen beim Bauplan Engpässe beim Baumaterial (unter bestimmten Umständen) Sicherheitsfragen Änderungen bei der Dauer oder Abfolge von Arbeitsschritten Änderungen können in die Kategorien angewiesene Änderungen oder mittelbare Änderungen unterteilt werden, darauf wird später noch eingegangen. Kardinal -Änderungen stellen allerdings einen Vertragsbruch dar und sind deshalb in der Regel nicht erlaubt. Dies bedeutet, dass der Bauunternehmer nicht verpflichtet ist, diese Änderungen auszuführen. Angewiesene Änderungen Angewiesene Änderungen sind Änderungen, die vom Bauträger beauftragt werden. Sie werden von ihm deshalb auch als Änderung am Vertrag angesehen. Je nach Vertragswerk können Beispiele für angewiesene Änderungen sein: Zusätzliche Baumaßnahmen oder die Beseitigung von Baumaßnahmen Änderungen bei den Materialspezifikationen Änderungen bei der Projektphaseneinteilung Änderungen beim Zugang zur Baustelle oder den Arbeitszeiten Änderungen bei der Laufzeit des Vertrags Mittelbare Änderungen Mittelbare Änderungen sind in der Regel das Ergebnis des Handelns oder Nicht-Handelns des Bauträgers. Sie werden deshalb von ihm nicht als formale Vertragsänderung angesehen. Je nach Vertragswerk können Beispiele für indirekte Änderungen sein: Das Unterlassen, wichtige Materialinformationen mitzuteilen (höheres Wissen) 2

5 Die Unmöglichkeit, die Arbeit so wie geplant auszuführen (Planungsfehler, technische Durchführbarkeit) Die Forderung, das Bauprojekt bereits vor Abschluss der Bauphase zu beziehen oder zu nutzen Die langsame Bearbeitung von Eingaben und Leistungsanfragen (RFI) Inspektionen zum unpassenden Zeitpunkt Die mittelbaren Änderungen sind in der Regel schwieriger als Änderungen zu definieren und bilden damit häufig die Grundlage für Streitigkeiten und im schlimmsten Fall sogar eine gerichtliche Auseinandersetzung. Kardinaländerungen Eine Kardinaländerung ist eine Änderung, die dazu führt, dass das Bauprojekt komplett anders durchgeführt wird, als im Vertrag festgelegt. Ein Beispiel für eine solche Änderung kann die Aufforderung des Bauträgers sein, Asbest- oder andere schädliche Baustoffe zu entfernen, obwohl das Vertragswerk keine Regelungen über derartige Materialien sowie deren Beseitigung enthält. Auch wenn dieses White Paper keine juristische Abhandlung zu diesem Thema sein soll, stellt eine Kardialänderung in der Regel einen Vertragsbruch durch den Bauträger dar. Der Bauunternehmer ist nicht verpflichtet, diese Änderung auszuführen, selbst wenn er vom Bauträger dazu beauftragt wird. Der Change Management Prozess Verträge für Bauvorhaben sind in ihrer Art einmalig, denn sie geben dem Bauträger in der Regel das Recht, Änderungen am Vertragswerk vorzunehmen, ohne den Vertrag zu brechen. Aus diesem Grund erfordert effizientes Change Management die erfolgreiche Durchführung wichtiger Aufgaben, die in diesem Kapitel beschrieben werden. Es sei nochmals darauf hingewiesen, dass dieser Prozess nicht erschöpfend behandelt werden kann. Es sollten jedoch die folgenden Schritte eingehalten werden: Schritt 1. Bestimmen Sie die vertraglich festgelegten Pflichten. Schritt 2. Bestimmen Sie die potentiellen Änderungen und legen Sie dafür eine entsprechende Akte an. Schritt 3. Bestimmen Sie den vertraglichen Anspruch, messen Sie die Auswirkungen der Änderung und kalkulieren Sie ihre Kosten. Schritt 4. Verhandeln Sie die Konditionen für den entsprechenden Änderungsauftrag und führen Sie ihn aus. Schritt 5. Archivieren Sie alle Unterlagen über den Änderungsauftrag. Schritt 1: Bestimmen Sie die vertraglich festgelegten Pflichten Das Vertragswerk legt die vertraglich festgelegten Pflichten für das Projekt in Bezug auf seine Ausrichtung, seinen Zeitplan und sein Budget fest. Die vertraglichen Pflichten müssen erst einmal bestimmt werden, um jede Abweichung (dabei handelt es sich ja bei einer Änderung) zu erkennen. Denn eine Änderung ist sicher eine Verpflichtung, die von den im Vertrag festgelegten Verpflichtungen abweicht. Das Vertragswerk besteht in der Regel aus den folgenden Bestandteilen: Vertrag. Anhänge, Vereinbarungen, Sonderklauseln und ähnliche Vereinbarungen und Quellennachweise Spezifikationen. Allgemeine Klauseln, technische Spezifikationen, ergänzende Klauseln und andere Standardvorgaben 3

6 Pläne. Projektpläne, Baupläne, Detailpläne, Bohrprotokolle und andere Informationen, die die auszuführenden Arbeiten oder die Beschaffenheit des Bauplatzes beschreiben, bevor das Bauprojekt begonnen wird Dabei ist es wichtig, bei der Überprüfung der Vertragsunterlagen allgemeine Regeln für die Auslegung des Vertrags anzuwenden. Dies bedeutet, dass der Vertrag als Ganzes gelesen werden muss. Danach muss die Reihenfolge der Präzedenzklauseln berücksichtigt werden. So können diese zum Beispiel bestimmen, dass bei einem Konflikt die Spezifikationen immer Vorrang vor den Plänen haben. Sowohl der Bauträger als auch der Bauunternehmer sollten besondere Aufmerksamkeit den Vertragsklauseln zollen, die sich mit Fristen und Änderungen beschäftigen. Gerade diese Klauseln sind der logische Ausgangspunkt für das Bestimmen und die Bearbeitung von Änderungen. 1. Änderungsklausel Die Änderungsklausel ist unter Umständen die wichtigste Klausel in einem Vertrag für ein Bauvorhaben. Sie legt nämlich fest, dass der Bauträger Änderungen in dem Umfang beauftragen kann, den er als notwendig erachtet, damit das Vorhaben vollendet werden kann. Dies hat natürlich Auswirkungen auf die Vertragslaufzeit (Projektplan) und die Kosten (Budgetplan). Der Bauunternehmer ist auf der anderen Seite dazu verpflichtet, die Änderungen nach den Anweisungen des Bauträgers auszuführen, allerdings erhält er dafür eine entsprechende Kompensation in Bezug auf Zeit und Kosten. Zu den Änderungen gehören Änderungen beim Arbeitsaufwand oder den Arbeitsbedingungen sowie das Aussetzen, Hinzufügen oder Beseitigen von Arbeitsschritten, die eigentlich im Rahmen des Vertrags festgelegt sind. Obwohl es viele Arten von Änderungsklauseln in Verträgen für Bauvorhaben gibt, stellen die folgenden Beispiele einige Bestandteile solcher Klauseln dar: Während der Vertragslaufzeit hat der Bauträger das Recht, schriftliche Änderungen an den Mengengrößen vorzunehmen oder andere Änderungen durchzuführen, die für einen erfolgreichen Projektabschluss notwendig sind Derartige Änderungen setzen den Vertrag weder außer Kraft, noch erlischt die Garantie Die Vertragslaufzeit wird aufgrund von Änderungen, die zusätzliche Zeit zur Ausführung benötigen, entsprechend verlängert [Verweis auf die Klausel zur Verlängerung der Vertragslaufzeit] Die Bezahlung für die Änderungen erfolgt nach der [Verweis auf Abrechnungsklausel im Vertrag]. Eine Einigung auf der Basis der Anpassung der Vertragslaufzeit ist zu erzielen, bevor mit dem Änderungsauftrag begonnen wird. Kann keine Einigung erzielt werden, kann der Bauträger die Arbeit beauftragen, die dann auf der Grundlage der geleisteten Arbeit und des verbrauchten Materials abgerechnet wird. [Hinweis auf Arbeits- und Materialkostenklausel] Wie Sie sicher bemerkt haben, beschäftigt sich die Änderungsklausel im vorgenannten Beispiel zuerst mit den möglichen Auswirkungen der Änderung auf Vertragslaufzeit, Projektplan und Budget und weist den Leser dann auf die entsprechenden Vereinbarungen hinsichtlich Abrechnung und zusätzlichem Zeitbedarf hin. Als Beispiel, wie dies in der Praxis funktionieren könnte, könnten Änderungen, die kritische Bereiche des Projekts beeinträchtigen, dazu führen, dass eine Laufzeiterweiterung gewährt wird. Die Verpflichtungen aus dieser Erweiterung werden dann in anderen Regelungen des Vertrags festgelegt, auf die diese Klausel hinweist. 4

7 In ähnlicher Weise wird in der Änderungsklausel auch auf die Regelungen hingewiesen, die die Abrechnungsmodalitäten für die durch die Änderung notwendigen Arbeiten bestimmen. Für Änderungen, die Bereiche mit Stück- oder Einheitspreisen betreffen, ist die bevorzugte Lösung, die im Vertrag festgelegten Stück- oder Einheitspreise auch für die durch die Änderung notwendigen Arbeiten anzusetzen. Bestehen diese Preisvorgaben nicht, können entweder neue Preise verhandelt werden, zum Beispiel ein Pauschalpreis für die Änderung, oder der Bauunternehmer wird zu seinen tatsächlichen Kosten plus eines passenden Aufschlags bezahlt (mit oder ohne Deckelung). In jedem Fall legen die Abrechnungsvereinbarungen fest, wie der Änderungsauftrag abgerechnet wird. 2. Mitteilungsklausel für den Bauunternehmer Der Bauunternehmer ist in der Regel dafür verantwortlich, den Bauträger entsprechend zu informieren, wenn eine mögliche Änderung ansteht, bevor er mit der zusätzlichen Arbeit beginnt. Die Mitteilung hat in der Regel schriftlich zu erfolgen, manche Verträge erlauben auch eine mündliche Form. In der Regel definieren Verträge eine Mitteilung als schriftliche Nachricht innerhalb einer bestimmten Frist (maximal eine Woche oder ähnliches). Die Mitteilungsklausel ist wichtig, denn sie hält den Bauunternehmer davon ab, den Bauträger in seinem Recht zu beeinflussen, die Änderung zu überprüfen, den damit verbundenen Aufwand zu verringern und die Änderung zu dokumentieren, wenn er dazu noch die Möglichkeit hat. In anderen Worten bietet die Mitteilungsklause dem Bauträger die Möglichkeit, sich für eine entsprechende Vorgehensweise zu entscheiden, bevor eine Arbeit ausgeführt und damit Kosten verursacht werden. Darüber hinaus kann er die Änderungsarbeiten dokumentieren, während sie ausgeführt werden. Mitteilungsklauseln sind häufig vollstreckbar, das heißt, der Fehler eines Bauunternehmers, den Bauträger innerhalb der festgelegten Frist zu informieren, kann dazu führen, dass alle seine Ansprüche, für die Mehrarbeit entschädigt zu werden, erlöschen. Mitteilungsklauseln zwingen die Vertragsparteien nicht nur dazu, effizient miteinander zu kommunizieren, sie initiieren sogar den kollaborativen Prozess, der dafür notwendig ist, dass alle Projektbeteiligten die Änderung erfolgreich bearbeiten. Der folgende Auszug aus den Standardspezifikationen für Straßen- und Brückenbau des Staates Wyoming aus dem Jahr 2003 enthält ein gutes Beispiel für eine Mitteilungsklausel: Mitteilungsklausel Allgemeines Der Auftraggeber erkennt Anfragen für Vertragsänderungen nur an, wenn die nachfolgend aufgeführten Mitteilungsverfahren eingehalten werden. Er erkennt Anfragen nicht an, wenn diese Verfahren nicht eingehalten werden. Die festgelegten Fristen dürfen nur erweitert werden, wenn eine schriftliche, vom Auftraggeber und vom Auftragnehmer gemeinsam unterschriebene Vereinbarung vorliegt. Darüber hinaus wird sich der Auftraggeber bemühen, das in der Mitteilung angesprochene Thema zeitnah und zu aller Zufriedenheit zu bearbeiten Erste Mitteilung durch den Auftragnehmer Informieren Sie den Auftraggeber mündlich, sobald Ihnen eine Vertragsänderung notwendig erscheint. Führen Sie ohne Freigabe durch den Auftraggeber keine Arbeiten oder Aktivitäten durch, die mit der Vertragsänderung in Verbindung stehen Schriftliche Mitteilung durch den Auftragnehmer Falls die Antwort des Auftraggebers aus Ihrer Sicht inakzeptabel ist oder der Auftraggeber überhaupt 5

8 nicht antwortet, übersenden Sie eine schriftliche Mitteilung innerhalb von fünf Arbeitstagen seit der ersten Mitteilung. Geben Sie dabei folgendes an: Situationsbeschreibung Zeit und Datum, an dem die Situation erstmals erkannt wurde Die von der Situation betroffene Stelle, soweit sinnvoll Eine verständliche Erklärung, warum die Situation eine Vertragsänderung darstellt, einschließlich genauer Hinweise auf relevante Bestandteile des Vertrags Eine Übersicht von Veränderungen an der Preisstruktur, dem Terminplan, den Projektphasen, Zeiten, etc., die Ihnen notwendig erscheinen. Aufgrund der frühen Phase ist der Auftraggeber damit einverstanden, dass diese Informationen auf Schätzwerten basieren Eine Prognose der Frist, innerhalb der der Auftraggeber reagieren muss, um Kosten, Verspätungen oder das Risiko einer Unterbrechung des Projekts zu minimieren Alles, was dazu beitragen wird, eine schnellstmögliche Lösung zu ermöglichen (Standard Specifications for Road and Bridge Construction, 2003 Edition, State of Wyoming, dot.state.wy.us/default.jsp?scod=infsp). Wie das Beispiel verdeutlicht, kann die erste Mitteilung auch mündlich anstatt schriftlich erfolgen ein Vorteil für Bauträger wie Bauunternehmer. Der Bauunternehmer ist allerdings verpflichtet, innerhalb von fünf Tagen eine schriftliche Mitteilung folgen zu lassen, wenn der Bauträger nicht wie erwartet oder überhaupt nicht auf die mündliche Mitteilung reagiert. Umgekehrt können, wenn der Bauträger mit dem Bauunternehmer übereinstimmt, dass eine Änderung eingetreten ist, die notwendigen Schritte unternommen werden, um die Änderung zu dokumentieren und zu bearbeiten. Zusammenfassend gehört eine Mitteilungsklausel zu einem fairen und praktikablen Change Management-Prozess und dient dem Bauträger, dem Bauunternehmer und dem Projekt. 3. Zweideutigkeiten, Konflikte, Fehler und Auslassungen im Vertrag Da keine Sammlung von Plänen oder Spezifikationen komplett fehlerfrei ist, ist es unbedingt notwendig, dass Fehler im Vertrag als mögliche Ursache für Projektänderungen verstanden werden. Dabei werden die folgenden Fehlerkategorien unterschieden: Fehler. Unter einem Fehler versteht man jeden Irrtum oder jede Ungenauigkeit in den Vertragsunterlagen, die das Bauvorhaben beeinträchtigen können. Dabei kann es sich um einfache numerische oder grammatikalische Fehler handeln, aber auch um Zweideutigkeiten oder Konflikte zwischen unterschiedlichen Vertragsdokumenten. Fehler können zu Nachbestellungen beim Baumaterial, dem Abreißen eines bereits errichteten Gebäudeteils oder zur Einsicht führen, dass Teile des Bauvorhabens gar nicht wie vorgesehen ausgeführt werden können. Als Folge können Fehler Projektverzögerungen und Budgetüberschreitungen verursachen und damit die Grundlage für Streitigkeiten oder sogar eine formale Klage werden. Zweideutigkeit. Dieser Fehler tritt auf, wenn es bei Anwendung der Grundregeln für die Auslegung von Vertragswerken zu zwei unterschiedlichen Auslegungen einer Vertragsregelung kommt. Ein einfaches Beispiel könnte ein Hinweis auf den Plänen eines Reparaturvertrags für ein Brückendeck sein, das lautet: Entfernen Sie zehn Zentimeter bis zum Festbeton. Dies kann so ausgelegt werden, dass ein Minimum von zehn Zentimetern Beton dort am Brückendeck entfernt werden müssen, wo Reparaturarbeiten 6

9 notwendig sind. Andererseits könnte es auch bedeuten, dass alles entfernt wird, bis man auf Festbeton trifft. Konflikt. Von einem Konflikt spricht man dann, wenn selbst nach Anwendung der Auslegungsregeln eine Auslegung der Vertragsverpflichtung nicht möglich ist. So bietet eine Präzedenzklausel keine Lösung, wenn auf einem Plan für dasselbe Rohr zwei unterschiedliche Durchmesser angegeben werden. Auslassung. Bei diesem Fehler wird eine bestimmte Information in den Plänen und Spezifikationen vergessen, ist allerdings für die erfolgreiche Durchführung des Bauvorhabens notwendig. Der Grund, diesen Fehler getrennt von den anderen Fehlerarten zu betrachten, liegt darin, dass es sich dabei um Design-Fehler handeln kann, der zu weiteren Kosten für einen Architekten oder technischen Zeichner führen kann. Obwohl eine vollständige Diskussion dieser Thematik außerhalb des Rahmens dieses White Papers liegt, können Architekten und technische Zeichner für die Kosten verantwortlich sein, die einem Bauträger dadurch entstehen, dass sich ein Fehler in den Zeichnungen befindet, die der Architekt oder technische Zeichner erstellt hat. Die Verantwortlichkeit für diese Kosten wird gewöhnlich in der Vereinbarung zwischen diesen Parteien sowie durch anwendbares Recht geregelt, allgemein haftet der Architekt oder technische Zeichner für fahrlässiges Arbeiten oder ein Nicht-Erreichen der Standards, die normalerweise für diese Fachleute gelten. In solchen Fällen ist der Bauträger in der Lage sich die zusätzlich verursachten Kosten wieder zu holen. Handelt es sich aber beim Fehler um eine Auslassung, ist der Bauträger in der Regel nicht in der Lage, sich die vollen Änderungskosten erstatten zu lassen, sondern lediglich den Anteil der Kosten, die aufgetreten werden, wenn die Auslassung Teil des ursprünglichen Angebots gewesen wären. Fehler und Auslassungen können darüber hinaus als offensichtlich und latent klassifiziert werden. Der Bauunternehmer ist verpflichtet, den Bauträger vor Abgabe des Angebots darauf hinzuweisen. Bauunternehmern ist es in der Regel verboten, aus offensichtlichen Fehlern in den Angebotsunterlagen Vorteile zu ziehen. Auf der anderen Seite sind latente Fehler und Auslassungen gar nicht so leicht erkennbar. Es liegt in der Verantwortung des Bauträgers, diese zu korrigieren. Im amerikanischen Baurecht auf Bundesebene legt die so genannte Spearin-Doktrin fest, dass der Bauträger als Verfasser der Vertragsdokumente für die Vollständigkeit und Genauigkeit verantwortlich ist. Er übernimmt damit die Garantie, dass das Bauvorhaben wie geplant auch durchgeführt werden kann. Wenn eine der Vertragsparteien die Spezifikationen festlegt, ist sie für die Richtigkeit, Angemessenheit und Umsetzbarkeit dieser Spezifikationen verantwortlich. Die andere Partei ist nicht verpflichtet, die Ausführungen der Partei, die sich für das Aufstellen der Spezifikationen verantwortlich zeigte, zu überprüfen und zu verifizieren. Dies gilt auch dann wenn die Partei über die gleichen oder sogar bessere Kenntnisse verfügt als die Partei, die die Spezifikationen festlegte. (United States v. Spearin, 248 U.S. 132 [1918]) Als abschließende Bemerkung soll darauf hingewiesen werden, dass bei bestimmten Verträgen für Bauvorhaben, wie zum Beispiel Design-Build-Verträgen der Bauträger keine Gewähr dafür übernimmt, das die Pläne und Spezifikationen komplett und akkurat sind, denn dafür ist der Architekt oder Bauzeichner verantwortlich. Obwohl die Unterschiede, die sich daraus im Vergleich zu traditionellen Design-Bid-Build- Verträgen bei der Verwaltung von Änderungsaufträgen ergeben, den Rahmen dieses White Papers sprengen würden, ist es ausreichend, darauf hinzuweisen, dass die grundlegenden Aktionen Überprüfung der vertraglichen Verpflichtungen, Erkennen der veränderten Situation, Messen des Unterschieds, u.s.w. die selben sind. 7

10 Schritt 2: Erkennen einer möglichen Änderung und Erstellen eines möglichen Änderungsauftrags Wird eine mögliche Änderung erkannt, ist es wichtig, diese korrekt zu klassifizieren und dann die richtigen Arbeitsschritte durchzuführen. In dieser Prozessphase wird eine mögliche Änderung entsprechend der verschiedenen Änderungsregelungen im Vertrag eingeordnet. Danach sollte eine Akte für mögliche Änderungsaufträge ( Potential Change Order PCO-Akte) angelegt werden, um die Sache weiter zu verfolgen. Die Akte sollte allerdings angelegt werden, bevor der Anspruch auf einen Änderungsauftrag geklärt wird. Gerade Verträge für öffentliche Bauvorhaben sind häufig sehr genau, wenn es darum geht, die unterschiedlichen Arten von Änderungen zu identifizieren, die während der Bauphase auftreten können und dann die Vorgehensweise zu definieren, die bei ihrem Auftreten zur Anwendung kommt. Die häufigsten Typen von Änderungsklauseln in öffentlichen Verträgen sind eine Änderung bei der Art der Arbeitsleistung, ein sich verändernder Zustand des Baugrunds, eine Arbeitsunterbrechung, zusätzliche Arbeiten oder ein kompletter Baustopp. Änderungen bei der Art der Arbeitsleistung. Dieser Änderungstyp wird als signifikante Veränderung beim Arbeitsvolumen oder Änderung der Bedingungen, unter denen die Arbeitsleistung erfolgt, definiert. Für Autobahnprojekte, die in der Regel auf Festpreis-Verträgen basieren, besteht eine signifikante Veränderung beim Arbeitsvolumen darin, dass mehr als 125 Prozent oder weniger als 75 Prozent der in der Ausschreibung festgelegten Arbeitsleistung erforderlich sind. Diese Komponente ist bei anderen Vertragstypen weniger relevant. Dort wird die Arbeitsleistung nicht auf einer Festpreis- Grundlage angeboten. Die Prognosen für die Arbeitsleistung werden außerdem nicht vom Bauträger als Teil der Ausschreibung erstellt. Ein anderes Beispiel einer Änderung bei der Art der Arbeitsleistung ist ein Bauträger, der den Zugang zur Baustelle verbietet, so dass der Bauunternehmer seine Arbeitsleistung n nicht wie vorgesehen erbringen kann. Es geht dabei nicht um das Volumen der Arbeitsleistung, sondern um die veränderten Bedingungen, unter denen die Arbeitleistung erbracht werden soll. Die nachfolgende Klausel regelt Änderungen bei der Art der Arbeitsleistung: 1) Der Bauträger behält sich das Recht vor, schriftlich zu jeder Zeit während der Bauphase Änderungen am Arbeitsvolumen vorzunehmen, die notwendig sind, um das Projekt zufrieden stellend abzuschließen. Diese Änderungen setzen weder den Vertrag außer Kraft, noch erlischt die Garantie. 2) Falls Änderungen am Arbeitsvolumen die im Vertrag festgelegte Art der Arbeitsleistung signifikant ändern, wird dieser entsprechend erweitert. Der Verlust antizipierter Erträge wird dabei ausgeklammert. Die Details der Vertragserweiterung sollen vor Ausführung der Arbeitsleistung vereinbart werden. Wird keine Einigung erzielt, erfolgt eine Anpassung für oder gegen den Bauunternehmer in einer Höhe, die der Bauträger als fair und angemessen erachtet. 3) Sind die Änderungen im Arbeitsvolumen nicht so signifikant, dass die im Vertrag festgelegte Art der Arbeitsleistung verändert wird, wird die zusätzliche Arbeitsleistung nach den im Vertrag an anderer Stelle getroffenen Regelungen abgerechnet. 4) Die Bezeichnung signifikante Änderung soll so ausgelegt werden, dass er unter den folgenden Umständen zur Anwendung kommt: a) wenn die Art der Arbeitsleistung wesentlich von der Art der Arbeitsleistung abweicht, wie sich im ursprünglichen Konstruktionsvorschlag angegeben war, oder b) wenn eine wichtige Teilleistung wie an anderer Stelle im Vertrag definiert auf mehr als 8

11 125 Prozent gesteigert oder weniger als 75 Prozent reduziert wird. Jegliche Aufwandsentschädigung bezieht sich nur auf den Anteil, der die 125 Prozent des im Vertrag festgelegten Arbeitsvolumens übersteigt. Im Fall einer Reduzierung des Arbeitsvolumens auf unter 75 Prozent bezieht sich die Aufwandsentschädigung auf das tatsächlich geleistete Arbeitsvolumen (Federal Highway Administration, Regulation 23 CFR ) Ein sich verändernder Zustand des Baugrunds. Ein sich verändernder Zustand des Baugrunds wird als ein versteckter oder latenter physikalischer Zustand des Baugrunds definiert, der während der Bauphase auftritt. Zustandsänderungen vom Typ I unterscheiden sich wesentlich von den im Vertrag festgelegten Bedingungen. Zustandsänderungen vom Typ II unterscheiden sich wesentlich von den Bedingungen, die normalerweise angetroffen werden. Unbekannte Bodenbeschaffenheit des Baugrunds, Öltanks oder andere Altlasten, die Beseitigung und Entsorgung erfordern, sind Beispiele für Zustandsänderungen vom Typ II. So sieht zum Beispiel eine Baugrundzustandsklausel in einem Vertrag für ein öffentliches Bauvorhaben aus: 1) Weicht während der Bauphase der physikalische Zustand des Baugrunds wesentlich vom Zustand, der im Vertrag angegeben ist, ab oder werden unbekannte physikalische Bedingungen festgestellt, die sich wesentlich von den Bedingungen unterscheiden, die normalerweise angetroffen werden, ist die Partei, die derartige Bedingungen entdeckt, dazu angehalten, die andere Partei unverzüglich schriftlich zu informieren, bevor diese Bedingungen verändert werden oder die dadurch beeinträchtigte Arbeitsleistung erbracht wird. 2) Nach schriftlicher Benachrichtigung wird der Auftraggeber die Bedingungen überprüfen. Sollte er feststellen, dass die Bedingungen tatsächlich wesentlich von den festgelegten Bedingungen abweichen und dadurch eine Veränderung der Kosten oder der Zeit verursachen, die für die weitere im Vertrag vereinbarte Arbeitleistung erforderlich ist, wird der Vertrag erweitert und mit einer zusätzlichen schriftlichen Regelung modifiziert. Der Verlust antizipierter Erlöse wird nicht berücksichtigt. Der Auftraggeber wird den Auftragnehmer über seine Entscheidung informieren, ob ein Zusatz zum Vertrag erforderlich ist. 3) Ein Zusatz zum Vertrag, der zu einem Vorteil für den Auftragnehmer führt, wird nur zugelassen, wenn dieser die erforderliche schriftliche Mitteilung nachweisen kann. 4) Ein Zusatz zum Vertrag unter dieser Klausel wird nicht für Arbeitsleistung zugelassen, die von der Änderung nicht betroffen ist. (Federal Highway Administration, Regulation 23 CFR ) Arbeitsunterbrechung. Unter einer Arbeitsunterbrechung versteht man die Anweisung des Bauträgers, die Arbeiten oder Teile der Arbeiten für einen bestimmten Zeitraum zu stoppen. Arbeitsunterbrechungen stellen ganz besondere Änderungen dar, denn sie hindern den Bauunternehmer daran, seine Arbeitsleistung in der Abfolge oder Art und Weise zu erbringen, die er vorhatte. Arbeitsunterbrechungen, aufgrund derer sich wichtige Projektarbeiten verzögern, können dazu führen, dass sich die Gesamtlaufzeit des Projekts verlängert. Zusätzliche Kosten und ein verspäteter Abschlusstermin des Projekts sind die Folge, es sei denn, der Bauunternehmer ist in der Lage, die Verzögerung zu minimieren, indem er die folgenden Baumaßnahmen beschleunigt oder neu plant. So sieht eine Arbeitsunterbrechungsklausel in einem Vertrag für ein öffentliches Bauvorhaben aus: 1) Wird die Durchführung der Arbeitsleistung oder eines Teils der Arbeitsleistung durch den Bauträger schriftlich für einen unangemessen langen Zeitraum unterbrochen oder verzögert (nicht vorab prognostiziert, kundenspezifisch oder für die Baubranche typisch) und geht der 9

12 Bauunternehmer davon aus, dass sich aus dieser Unterbrechung oder Verzögerung zusätzliche Kosten und/oder eine verlängerte Vertragslaufzeit ergeben, so ist er verpflichtet, dem Bauträger e eine schriftliche Anforderung für eine Vertragsanpassung zu übermitteln. Als Frist gelten zwei Kalendertage nach Erhalt der schriftlichen Mitteilung, dass die Arbeiten wieder fortgesetzt werden sollen. Die Anforderung muss die Gründe für eine derartige Anpassung enthalten. 2) Nach Erhalt wird der Bauträger die Anforderung überprüfen. Stimmt er zu, dass die Kosten und/oder der benötigte Zeitbedarf für die Erfüllung der Vertrags durch die Unterbrechung oder die Verzögerung gestiegen sind, wird er den Vertrag entsprechend schriftlich ergänzen. Voraussetzung dafür ist, dass die Unterbrechung aus Gründen erfolgte, die außerhalb des Einflussbereiches des Bauunternehmers, seiner Lieferanten oder Subunternehmer lagen. Weitere Voraussetzung ist, dass die Unterbrechung nicht durch das Wetter verursacht wurde. Der Bauträger wird den Bauunternehmer über seine Entscheidung informieren, ob ein Zusatz zum Vertrag erfolgte. 3) Eine Erweiterung des Vertrags ist nicht zulässig, wenn der Bauunternehmer die Anforderung nicht fristgerecht übermittelt hat. 4) Eine Erweiterung des Vertrags im Rahmen dieser Klausel ist ebenfalls nicht zulässig, wenn die Arbeit aus anderen Gründen oder aus Gründen, für die bereits ein Vertragszusatz besteht oder aus Gründen, die in den Allgemeinen Vertragsbedingungen ausgeschlossen sind, unterbrochen oder verzögert wurde (Federal Highway Administration, Regulation 23 CRF ) Zusätzliche Arbeitsleistung. Zusätzliche Arbeitsleistung ist nicht im ursprünglichen Vertrag festgelegt, wird aber als notwendig erachtet, um ein zufrieden stellendes Ergebnis des Bauvorhabens zu gewährleisten. Die Gründe dafür können in einem Fehler oder einer Auslassung in der Planungsphase oder in Änderungen, die vom Bauträger oder einem Dritten gefordert werden, liegen. Die Klausel für zusätzliche Arbeitsleistung ist besonders wichtig, weil sie dem Bauträger die Möglichkeit gibt, zusätzliche Arbeitsleistungen zu beauftragen. So sieht die Klausel in einem Vertrag für ein öffentliches Bauvorhaben aus: Die Ausführung zusätzlicher Arbeitsleistung wird vom Bauträger beauftragt und wie in festgelegt vergütet. Zusätzliche Arbeitsstunden werden, soweit freigegeben, nach behandelt. Nicht mehr benötigte Arbeitsleistungen. Nicht mehr benötigte Arbeitsleistungen sind ursprünglich vertraglich festgelegte Arbeitsleistungen, die nicht mehr gewünscht werden oder nicht mehr notwendig sind, um das Projekt abzuschließen und deshalb vom Bauträger aus dem Projektplan entfernt werden. Dies kann allerdings sehr schnell zu Streitigkeiten führen, da der Bauunternehmer bereits Ausgaben für diese Leistungen z.b. durch den Kauf von Baumaterial hatte. In diesen Fällen ist es üblich, dass der Bauunternehmer dafür eine Rückvergütung der tatsächlichen Kosten verlangt. Nachfolgend wieder das Beispiel für eine entsprechende Klausel in einem Vertrag für ein öffentliches Bauvorhaben: Der Bauträger wird einen Zusatz im Vertrag aufnehmen, damit der Bauunternehmer einen angemessenen Ausgleich für die Ausgaben erhält, die er zur Vorbereitung auf die nicht mehr benötigte Arbeitsleistung getätigt hat, bevor der Bauträger diese mit einem schriftlichen Auftrag abgesagt hat. Der Zusatz wird in Übereinstimmung mit und festgelegt. Die Ausgleichszahlung darf den im Vertrag für diese Arbeitsleistung festgelegten Preis nicht übersteigen. Nachdem ein Bauunternehmer, Bauträger oder ein Dritter den Änderungstyp festgelegt und die 10

13 entsprechende Änderungsregelung wie zuvor beschrieben bestimmt hat, sollte er dann nachweisen, das er alle Verpflichtungen aus dieser Regelung erfüllt hat einschließlich der Nachweispflicht, soweit die Änderung durch den Bauunternehmer bestimmt wurde. Alle Vertragsunterlagen, aktuellen Projektaufzeichnungen sowie die gesamte Korrespondenz, die darlegt, dass die mögliche Änderung eine legitime vertragliche Änderung ist, sollten dann in einer Pro-Akte abgelegt werden. 1. Erstellen einer Akte für mögliche Änderungsaufträge ( Potential Change Order (PCO) Akte) Auslöser für eine Änderung können der Bauträger, der Bauunternehmer oder ein Dritter wie zum Beispiel ein Architekt oder der Benutzer des vollendeten Bauvorhabens sein, sofern dieser sich vom Bauträger unterscheidet. Zum Beispiel kann ein Bauträger einen direkten Änderungsauftrag für einen Baustopp erteilen. Ein Bauunternehmer kann einen Änderungsauftrag anstoßen, indem er mitteilt, dass der Zustand des Baugrunds sich verändert hat. Und ein Architekt oder Bauzeichner kann eine Änderung initiieren, indem er die Pläne und Spezifikationen überprüft (manchmal werden diese überarbeiteten Zeichnungen als Bulletin veröffentlicht) oder auf eine Leistungsanfrage antwortet. Die Vertragspartei, die die potentielle Änderung ermittelt hat, unabhängig ob Bauunternehmer, Bauträger oder Architekt sollte dies so früh wie möglich in einer Pro-Akte dokumentieren. Denn genau diese Pro-Akte dient als Grundlage für die nachfolgende Evaluierung oder Aktionen, die sich aus der Änderung ergeben. Deshalb sollte sie auch so vollständig wie möglich sein. Abhängig von der Bedeutung, Größe und Komplexität der potentiellen Änderung und des Projekts ist es ratsam, für jede potentielle Änderung fünf verschiedene Unterordner anzulegen und zu führen: Unterordner 1. Alle Dokumente und Informationen zu den vertraglichen Richtlinien (Vertrag, Spezifikationen, Baupläne, Terminpläne) Unterordner 2. Alle Dokumente und Informationen, die erklären, was geschehen ist oder was derzeit benötigt wird, das völlig von den vertraglichen Richtlinien abweicht. Unterordner 3. Eine Analyse, die die Informationen im Unterordner 1 mit denen im Unterordner 2 vergleicht und einen Netto-Unterschied darstellt. Unterordner 4. Alle Terminpläne und Analysen, die Verzögerungen darstellen, die aus der Änderung resultieren. Außerdem alle Alternativen, die es zur Minimierung dieser Verzögerungen gibt. Unterordner 5. Alle Kosteninformationen, die eine Kostenprognose der Netto-Differenz (Unterordner 3) und der daraus resultierenden Verzögerungen (Unterordner 4) untermauern. Alle relevanten Informationen einschließlich des Status der jeweiligen PCO, der erforderlichen Abgabe-, Prüfungs- und Freigabetermine, geschätzte und nachgewiesene derzeitige Kosten, dazugehörige Vertragsdokumente und eine Liste der Personen, die in die Analyse der Änderung involviert sind, sollten in der Pro-Akte abgelegt werden. Diese sollte natürlich regelmäßig aktualisiert und allen beteiligten Parteien zur Verfügung gestellt werden. Damit sind diese in der Lage, den Status einer jeden PCO nach zu verfolgen. Die Pro-Akte wird damit zum wertvollen Werkzeug, um den Change Order-Prozess in einer organisierten Art und Weise ablaufen zu lassen. Abbildung 1 zeigt ein Beispiel für eine Bildschirmdarstellung eines PCO-Protokolls in einer Primavera-Anwendung von Oracle. 11

14 Abbildung 1. Beispiel für ein PCO-Protokoll in einer Primavera-Anwendung 2. Erteilen eines Änderungsauftrags (Change Order) Bevor wir uns weiter mit dem Change Order Management-Prozess beschäftigen, ist es notwendig, sich Gedanken über die unterschiedlichen Möglichkeiten zu machen, wie ein Änderungsauftrag erteilt werden kann. Wie bereits beschrieben können Projektänderungen von unterschiedlichen Parteien, die in ein Projekt involviert sind, initiiert werden. Deshalb muss die Verfahrensweise des Bauträgers beim Change Management flexibel genug sein, um Änderungen aus den unterschiedlichsten Quellen nach zu verfolgen und zu bearbeiten. Abbildung 2 zeigt eine vereinfachte Darstellung eines typischen Change Management Prozesses eines Bauträgers. Die Ziffern oben auf der Grafik zeigen einige der verschiedenen Wege, über die eine Änderung zu einem freigegebenen Änderungsauftrag werden kann. Es handelt sich dabei wie erwähnt um eine vereinfachte Darstellung, jeder der dargestellten Wege wird sicher mehr Stufen durchlaufen als dargestellt. Dennoch stellt wie in der Grafik dargestellt das Erstellen einer PCO-Akte eine der Schlüsselaktionen von Schritt 2 dar. Obwohl jede der beteiligten Parteien eine PCO-Akte anlegen kann, ist es wichtig, dass nur eine Partei alle PCOs nachverfolgt, indem sie eine einmalige PCO-Nummer vergibt. Denn selbst wenn die potentielle Änderung am Ende nicht durch den Bauträger anerkannt wird, sollten alle damit verbundenen Informationen in der PCO-Akte verbleiben. Dies erleichtert die Analyse nach Abschluss des Projekts sowie die Klärung etwaiger Ansprüche soweit notwendig. 12

15 Abbildung 2. Flussdiagramm des Ablaufs eines Change Management Prozesses 3. Leistungsanfragen/Requests for Information (RFI) Während der Projektausführung entstehen immer wieder Fragen zur Bedeutung oder Absicht der Vertragsdokumente. Diese Fragen können häufig sehr einfach geklärt werden, aber auch auf signifikante 13

16 Diskrepanzen im Vertrag hinweisen. Der Bauunternehmer kann diese Fragen als Leistungsanfragen (Requests for Information, RFI) an den Bauträger oder Architekten/Bauplaner stellen. Dies hängt von der Organisation des Projektteams ab. Obwohl RFIs an sich noch kein Indikator für eine Vertragsänderung sind, werden sie an dieser Stelle besprochen, da der RFI-Prozess die Notwendigkeit einer Änderung aufzeigen könnte. Aus diesem Grund sollten RFIs sorgfältig nachverfolgt werden. Der Bauunternehmer erstellt also ein RFI und schickt es entweder an den Bauträger oder den Architekten, je nach den im Vertag getroffenen Vereinbarungen. In einigen Fällen legen die Verträge den Zeitraum fest, innerhalb dessen der Bauträger oder seine Vertreter auf den RFI reagieren müssen. In vielen Fällen hat die Antwort des Bauträgers oder Architekten keine Auswirkungen auf Kosten oder Terminplan, sondern dient einfach zur Klärung der weiteren Arbeitsschritte. Es kann aber Fälle geben, in denen die RFI-Antwort selbst eine Vertragsänderung darstellt oder den Bauträger oder seinen Architekten/Bauplaner dazu zwingt, eine Änderung vorzunehmen, die Auswirkungen auf die Kosten oder Terminpläne des weiteren Projekts hat. In diesen Fällen sollten alle mit dem RFI zusammenhängenden Dokumente in der PCO-Akte abgelegt werden. Die vorgeschlagene Änderung sollte dann dem Bauunternehmer in der Form einer Ausschreibung (Request for Proposals, RFP) mitgeteilt werden. Betrachtet der Bauunternehmer die Antwort auf ein RFI als Vertragsänderung, der Bauträger allerdings nicht, sollte der Bauunternehmer auf jeden Fall einen PCO-Prozess einleiten. Alle Informationen zu den RFIs, einschließlich ihres Status, der benötigten Daten, entsprechenden Dokumente und Angabe der Partei, die derzeit dafür verantwortlich ist, sollten in einem RFI-Protokoll abgelegt werden, das regelmäßig aktualisiert und den beteiligten Parteien zur Verfügung gestellt wird. Dieses Protokoll sollte darüber hinaus bei allen Projekt-Meetings besprochen werden, um sicher zu stellen, dass der RFI-Prozess effizient durchgeführt wird, Darüber hinaus kann so das Risiko verspäteter Antworten, die zu einer Verzögerung des Projekts führen, minimiert werden. Beispiele für übliche RFI-Formulare, das RFI- Protokoll und das Projekt-Dashboard sind in den Abbildungen 3, 4 und 5 dargestellt. 14

17 Abbildung 3. Beispiel eines RFI-Formulars Abbildung 4. Beispiel eines RFI-Protokolls 15

18 Abbildung 5. Beispiel eines Projekt Management-Dashboards mit RFI-Statusübersicht Schritt 3: Bestimmen Sie den vertraglichen Anspruch, messen Sie die Auswirkungen der Änderung und kalkulieren Sie ihre Kosten. Bei Erhalt einer PCO muss der Bauträger diese zeitnah überprüfen und entscheiden, ob der Bauunternehmer einen vertraglichen Anspruch auf eine Rückvergütung der zusätzlichen Arbeitszeit und Kosten hat. Diese Evaluierung sollte in den folgenden Schritten ablaufen: Vertraglichen Anspruch klären, Auswirkungen messen und Kosten kalkulieren. 1. Vertragsanspruch klären Wie bereits erwähnt legen die Änderungsklauseln eines Vertrags die Änderungen fest, die notwendig sein können, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Darüber hinaus regeln sie die Vorgehensweise, wenn die Projektbedingungen von den ursprünglich im Vertrag festgelegten abweichen. Der erste Schritt besteht darin, festzustellen, ob eine Änderung laut Vertrag auch tatsächlich vorliegt und um dann zu überprüfen, ob im Vertrag festgelegt ist, wie der Bauunternehmer bei so einer Änderung verfahren soll. Um festzustellen, dass eine Änderung vorliegt, sollte der Bauunternehmer den Vertragsteil überprüfen, der sich mit Änderungen beschäftigt. Dann sollte er darstellen, dass es sich entsprechend der im Vertrag festgelegten Änderungsregelungen um eine Änderung handelt, indem er sie mit den grundlegenden Verpflichtungen aus dem Vertrag vergleicht. Danach muss der Bauunternehmer nachweisen, dass ihm laut Vertrag eine Entschädigung für die zusätzliche Arbeitsleistung und Kosten zustehen. 16

19 2. Die Auswirkungen einer Änderung kalkulieren Erst nachdem der Bauunternehmer den Vertragsanspruch geklärt hat, kann er damit beginnen, die Auswirkungen der Änderung zu kalkulieren. In der Regel besteht eine Änderung in einem Mehr oder einem Weniger an Arbeitsleistung. Im Fall einer Mehrarbeit sollte der Bauunternehmer sich auf die Klausel für Mehrarbeit des Vertrags stützen und bestimmen, wie die Verspätung, die durch die Veränderung verursacht wird, bewertet wird. Gibt der Vertrag keinen Aufschluss darüber, wie die Mehrarbeit und die damit verbundene Verzögerung kalkuliert werden sollen, sollte der Bauunternehmer eine geeignete Analysetechnik verwenden um die Verzögerung und die Dauer der Mehrarbeit zu messen. Eine Methode, die prospective time impact analysis genannt wird, eignet sich dann, wenn die Mehrarbeit, die mit der Änderung verbunden ist, in der Zukunft liegt. Diese Technik setzt auf das Entwickeln und Einfügen eines so genannten fragnet (fragmentary network) von Aktivitäten, die über Beziehungslogik verknüpft werden. Es repräsentiert damit die zusätzliche Arbeitsleistung und wird dort in den laufenden Projektplan eingefügt, wo die Änderung auftritt. Mit einem Vergleich des veränderten Projektplans mit dem ursprünglichen Projektplan können die Auswirkungen der Änderungen auf den Projektplan gemessen werden. Aufgrund der Tatsache, dass diese Analysemethode auf die Zukunft gerichtet ist, sollte der Bauunternehmer das fragnet einfügen, bevor er mit der zusätzlichen Arbeitsleistung beginnt. Damit sind sowohl der Bauunternehmer als auch der Bauträger in der Lage, zu prognostizieren, ob die Änderung eine Verzögerung des Projektabschlusstermins oder einiger kurzfristiger Projekt-Meilensteine verursachen wird. Sollte dies der Fall sein, kann diese Methode auch dazu genutzt werden, die Erweiterung der Vertragslaufzeit zu bestimmen, die aufgrund der Änderung vereinbart werden sollte. Einigen sich beide Parteien darauf, dass der Bauunternehmer einen Anspruch auf eine Verlängerung hat, sollte dies in einen Änderungsauftrag überführt werden. Im Gegensatz dazu kann der Ansatz auch bei einer Minderarbeitsleistung eingesetzt werden, um Aktivitäten aus dem Terminplan zu streichen. Primavera Anwendungen bieten eine Spiegelungs-Funktion, die es den Projektbeteiligten ermöglicht, den Prozess der Überprüfung und Freigabe der Verlängerung der Vertragslaufzeit über den Projektplan effektiv abzuwickeln. Die Beteiligten sind in der Lage, mehrere Kopien des aktuellen Projektplans zu erstellen, die dann dafür genutzt werden können, unterschiedliche Szenarien und Was wäre, wenn -Simulationen für die veränderte Arbeitsleistung zu simulieren. Mit dem Einsatz mehrerer Kopien des aktuellen Projektplans ist sichergestellt, dass dieser unberührt bleibt und nicht durch die Überprüfung und Freigabe der Änderungen in der Arbeitsleistung verfälscht wird. Haben sich die Parteien auf ein optimales Szenario geeinigt, können sie diese Kopie in den laufenden Projektplan einfügen. Abbildung 6 zeigt den Ablauf eines Spiegelungsprozesses. 17

20 Abbildung 6. Ablauf eines Spiegelungsprozesses 3. Kalkulieren Sie die Kosten des Änderungsauftrags Der dritte Schritt bei der Überprüfung eines vom Bauunternehmer vorgeschlagenen Änderungsauftrags durch den Bauträger ist die Kalkulation der Kosten dieser Änderung. In der Regel findet der Bauunternehmer in den Änderungsklauseln des Vertrags die Vorgaben, wie diese Änderungskosten zu kalkulieren sind. In einigen Fällen kann dies zu Fest-/Stückpreisen erfolgen, um die Höhe des Änderungsauftrags zu bestimmen. Gibt es darüber im Vertrag keine Regelungen oder einigen sich Bauträger und Bauunternehmer nicht auf eine Kalkulationsgrundlage, bleibt immer noch die Möglichkeit, die Änderung zu den tatsächlichen Arbeits- und Materialkosten oder force account -Basis zu kalkulieren. Eine force account -Regelung entschädigt den Bauunternehmer in der Regel für seine direkt mit der zusätzlichen Arbeitsleistung verbundenen Arbeit, Ausrüstung und Material. Sie enthält außerdem konkrete Vorgaben, wie diese direkten Kosten zu kalkulieren sind. Darüber hinaus bietet die force account -Regelung einen Aufschlag in Höhe eines bestimmten Prozentsatzes der direkten Kosten und Subunternehmerleistungen. In der Regel erklärt der Vertrag, dass dieser Zuschlag für die Verwaltungskosten, den Ertrag sowie alle anderen Kosten, die mit der Mehrarbeit verbunden sind, gedacht ist. In Fällen, in denen der Bauunternehmer nachweist, dass die Änderung zu einer drastischen Verzögerung des Projekts führt, kann sich daraus sein Anspruch auf eine Erstattung zusätzlicher zeitbezogener Kosten, die sich aus der Mehrarbeit ergeben, ableiten. Dazu gehören erhöhte Gemeinkosten an der Baustelle und im Büro des Bauunternehmers. Diese Gemeinkosten entsprechen indirekten Kosten, die nur dem Gesamtprojekt zugerechnet werden können, wie zum Beispiel die Miete für den Bauleitercontainer auf der Baustelle, Energiekosten, zusätzliche Kosten für die Projektleitung, usw.. Die Bürogemeinkosten sind indirekte Kosten, die unabhängig davon entstehen, ob auf der Baustelle gearbeitet wird oder nicht. Diese können in der Regel keinem bestimmten Projekt zugeordnet werden, z.b. Mietkosten, Stromkosten, Telefonkosten, etc.. Abbildung 7 zeigt ein Beispiel für eine PCO mit Aufschlag. 18

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