Thüringer Landesverwaltungsamt - zuständige Stelle nach 73 BBiG -

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1 Thüringer Landesverwaltungsamt - zuständige Stelle nach 73 BBiG - Seitenzahl 6 (mit Deckblatt) Kennziffer Abschlussprüfung im Ausbildungsberuf Fachangestellter für Bürokommunikation am Prüfungsarbeit: Bürowirtschaft Prüfungszeit: 90 Minuten Hilfsmittel: keine Anzahl der ausgegebenen Blätter zur Beantwortung der Fragen: 3 Zeitpunkt der Abgabe: Aufgaben (Nummerierung) Erreichbare Punkte Erreichte Punkte gesamt: 100 Bevor Sie mit der Bearbeitung der Prüfungsaufgaben beginnen, prüfen Sie bitte, ob Ihnen die Prüfungsaufgaben vollständig vorliegen! Fehlende Seiten oder Aufgaben reklamieren Sie bei der Aufsicht! Reklamationen nach Abschluss der Prüfung können nicht anerkannt werden.

2 2 Aufgabe 1 Telekommunikation ist wichtiger Bestandteil der täglichen Arbeit im Büro. Umso wichtiger ist eine gute Vorbereitung auf Telefonate, die man führen muss. Nennen Sie fünf Maßnahmen, die Sie vor einen Telefonat durchführen! Aufgabe 2 21 Punkte Sie arbeiten als Fachangestellter für Bürokommunikation im Sekretariat der Behördenleitung. Sie erhalten einen Anruf von einem aufgeregten Bürger, der unbedingt Ihren Vorgesetzten, Herrn Tschaipüchierow, sprechen möchte, da er mit einer erhaltenen Information nicht einverstanden ist. Ihr Vorgesetzter ist nicht im Büro anwesend. Er befindet sich in einer Besprechung und wird erst in ca. einer Stunde zurück sein. 2.1 Richtiges Auftreten ist in dieser Situation sehr wichtig. Nennen Sie fünf Verhaltensweisen, die in dieser Situation richtig sind! 5 Punkte 2.2 Bieten Sie dem Bürger Alternativen zum sofortigen Gespräch an, da dieses im Moment nicht möglich ist! Nennen Sie zwei Alternativen! 4 Punkte 2.3 Buchstabieren Sie dem Bürger den Namen Ihres Vorgesetzten nach den Regeln der amtlichen Buchstabiertafel! Aufgabe 3 Die Telefonkosten in Ihrer Behörde sind im letzten Jahr um 25 % gestiegen. Nennen Sie fünf Maßnahmen zur Senkung der Telefonkosten!

3 3 Aufgabe 4 4 Punkte Sie sind Mitarbeiter/in beim Personalchef Ihrer Behörde. Zu Ihren Aufgaben gehört es, die Protokollführung zu übernehmen. Für welche Protokollarten entscheiden Sie sich in nachfolgender Tabelle? Ergänzen Sie die Spalten mit den fehlenden Informationen! Protokollart Beschreibung Während der Veranstaltung wird kein Protokoll angefertigt. Nach der Veranstaltung werden wichtige Informationen zu Papier gebracht. Es handelt sich um die knappste Form des Protokolls. Hier wird in gedrängter Darstellung der Sitzungsverlauf festgehalten. Die einzelnen Beiträge sind auf das Wichtigste gekürzt. Es handelt sich um eine genaue Wiedergabe der Beiträge sämtlicher Redner einschließlich aller Zwischenrufe und Vorkommnisse. Aufgabe 5 23 Punkte In Ihrer Behörde wird das zu vervielfältigende Schriftgut entweder mit dem auf dem Gang befindlichen Kopierautomaten oder durch Druckauftrag in der zentralen Kopierstelle Ihrer Behörde kopiert. Da sich das Kopiervolumen im letzten Jahr erheblich ausgeweitet hat, wird die bestehende Vervielfältigungssituation als unbefriedigend betrachtet. Sie werden beauftragt, für die Abteilungen Organisation, Personal, Finanzen und Allgemeine Verwaltung zu den vorhanden Kopierautomaten jeweils einen weiteren Kopierautomaten (also insgesamt vier Kopierautomaten) zu beschaffen. 5.1 Nennen Sie drei Gründe, die dazu geführt haben können, dass die bereits vorhandenen Kopierautomaten nicht mehr ausreichen! 6 Punkte 5.2 Nennen Sie in nachfolgender Tabelle je drei Vorteile des dezentralen und zentralen Kopierens! Vorteile dezentralen Kopierens Vorteile zentralen Kopierens

4 4 5.3 Bei der Beschaffung von Kopierautomaten sind die Leistungsmerkmale ein wichtiges Entscheidungskriterium. Welche Leistungsmerkmale muss ein Kopierautomat unbedingt besitzen? Nennen Sie fünf Leistungsmerkmale! 5 Punkte Aufgabe 6 Der Auszubildende des ersten Ausbildungsjahres kommt zu Ihnen und hat einige Fragen zum Organigramm der Stadtverwaltung (s. Anlage). Beurteilen Sie, ob die Aussagen zum Organigramm richtig oder falsch sind! Begründen Sie Ihre Entscheidung! Das Organigramm befindet sich in der Anlage. 6.1 Anweisungen vom Bereich Presse und Öffentlichkeitsarbeit an Herrn Meier vom Dezernat Z sind verbindlich. 6.2 Beim Bereich Presse und Öffentlichkeitsarbeit handelt es sich um eine Stabstelle. 6.3 Frau Schmidt vom Dezernat X ist die unmittelbare Vorgesetzte von Frau Mayer, die im Jugendamt tätig ist. 6.4 Herr Müller vom Dezernat Y ist zwei Sachbearbeitern vorgesetzt. 6.5 Herrn Meier ist Frau Müller vom Sozialamt unterstellt. 6.6 Dezernat X, Y und Z sind einander nebengeordnet. Aufgabe 7 Die Organisation einer Behörde kennzeichnet sich durch die Aufbau- und Ablauforganisation. 7.1 Definieren Sie die Aufgabe der Ablauforganisation! 3 Punkte 7.2 Nennen Sie die drei Hauptziele der Ablauforganisation! 3 Punkte 7.3 Stellen Sie den Zielkonflikt an einem Beispiel dar! 4 Punkte

5 5 Aufgabe 8 Die Aufbau- und die Ablauforganisation in der Verwaltung sind sehr wichtig für eine effektive Arbeit. Schreiben Sie ein A in nachfolgender Übersicht, wenn die Aussagen für die Ablauforganisation zutreffend sind und ein B, wenn es sich um Aussagen der Aufbauorganisation handelt! Klärung der Weisungsbefugnisse Veränderung der Arbeitszeit in der Behörde Dienstanweisungen für die Bearbeitung der Eingangspost Gliederung der Behörde in Sachgebiete und Abteilungen Überprüfung des Führungsstils innerhalb der Behörde Erstellen einer Urlaubsplanung Anfertigen von Ablaufplänen für Arbeitsvorgänge Verkürzung des Dienstweges zwischen den einzelnen Sachgebieten Überprüfung der Notwendigkeit von Stabstellen Anfertigen von Stellenbeschreibungen