Nie mehr Zettelwirtschaft! Mit Literaturverwaltungsprogrammen strukturiert arbeiten

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1 Nie mehr Zettelwirtschaft! Mit Literaturverwaltungsprogrammen strukturiert arbeiten Dr. Corina Driesch / Dr. Hans-Martin Moderow Thüringer Universitäts- und Landesbibliothek Jena 11. Dezember 2015, ThULB-Informationstag Bibliothek effizient nutzen 2015 Dr. Corina Driesch / Dr. Hans-Martin Moderow, ThULB Jena 1

2 Ziel: - Grundorientierung - Entscheidungshilfe Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 2

3 Inhalt 1. Warum Literaturverwaltungsprogramme? 2. Überblick über den Markt 3. Endnote Präsentation und grundlegende Funktionen 4. Citavi Präsentation und grundlegende Funktionen Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 3

4 1. Warum Literaturverwaltungsprogramme Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 4

5 1. Warum Literaturverwaltungsprogramme Probleme: Neue Fragestellung: Das vorhandene Material muss neu zusammengestellt werden! Wie speichere ich die Literaturhinweise? Wie kann ich das Material ordnen? Wie kann ich die Literaturangaben so formatieren, wie der Dozent es will? Wie kann man in elektronischen Zeiten elektronisch arbeiten? Muss ich das alles per Hand erledigen??? Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 5

6 1. Warum Literaturverwaltungsprogramme Grundfunktionen: Unterstützung der systematische Literaturrecherche Unterstützung der Bibliotheksrecherche Materialsammlung Erzeugung von Literaturlisten automatische Erzeugung von Literaturnachweisen Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 6

7 1. Warum Literaturverwaltungsprogramme Wozu dienen Literaturverwaltungsprogramme nicht? Ideen erzeugen Inhalte intellektuell verarbeiten Texte schreiben keine professionelle Datenbank kein Ersatz für Bibliotheken usw. Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 7

8 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 8 1. Warum Literaturverwaltungsprogramme Anforderungen an Software Speichern von Referenzen eigene Notizen (Exzerpt) eigene Ordnungskriterien (Schlagworte, Deskriptoren, Tags usw.) Ausgabe der Referenzen (und Notizen) Beherrschung verschiedener Quellenarten Beherrschung verschiedener Zitationsstile Integration in Textverarbeitungsprogramme Import aus Datenbanken und Bibliothekskatalogen

9 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 9 2. Überblick über den Markt

10 2. Marktübersicht Große Vielzahl von Produkten, unterscheiden sich in Funktionalitäten Preis/Lizenzmodell Betriebssysteme Desktop/Online Ausführliche Vergleiche: Wikipedia: nt_software Softwarevergleich der TU München Wiki von OpenOffice.org d_standards_information Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 10

11 2. Marktübersicht Entscheidungskriterien Für welche Betriebssysteme wird das Programm angeboten? Mit welchen Textverarbeitungsprogrammen arbeitet es zusammen? Was kostet mich das Programm? Kann ich es nach dem Verlassen meiner Institution weiternutzen? Welche Funktionalitäten bietet es? Benutzerfreundlichkeit? Gibt es eine Online-Version? Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 11

12 2. Marktübersicht Liste der Programme: EndNote Citavi Zotero Mendeley BibTeX/JabRef Papers Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 12

13 2. Marktübersicht: EndNote aktuelle Version: X7.3 für Windows und Mac Kostenpflichtiges Programm 232 / 101 für Studenten Campuslizenz für Studenten und Mitarbeiter der FSU Oberfläche in Englischer Sprache Integration mit Word, OpenOffice, Apple Pages Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 13

14 2. Marktübersicht: EndNote Installation Download unter X html Zip-Datei entpacken und Installieren (Sie finden die Links in der Internetseite des URZ.) Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 14

15 2. Marktübersicht: EndNote Besondere Features: Gut für Arbeit mit PDF-Dateien (Annotationen, Suche nach Volltexten etc.) Große Zahl an Zitationsstilen Plattformunabhängige Web Version (kostenlose Nutzung), mit Möglichkeit zum Austausch von Referenzen Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 15

16 2. Marktübersicht: Citavi Nur für Windows (Vista, 7, 8) Campuslizenz für Studierende und Mitarbeitende der FSU Oberfläche in vielen Sprachen Integration mit Word, OpenOffice, LaTeX Drei Varianten Citavi Free (kostenlos), bis zu 100 Titel pro Projekt Citavi Pro ( 119, an der FSU kostenlos), unbegrenzte Titelanzahl Citavi Team (an der FSU kostenlos), Teamprojekte im lokalen Netzwerk Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 16

17 2. Marktübersicht: Citavi Citavi Lizenz der FSU Vorgehen: Download und Installation der kostenlosen Citavi Free Variante Anforderung eines Lizenzschlüssels (Bedingung: FSU- Mailadresse): Anschließend kann Citavi-Free mit dem Schlüssel freigeschaltet werden. Schlüssel ist gültig für zwei Rechner (Installation auf USB- Stick ist möglich) Nach Exmatrikulation bzw. Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist Weiternutzung möglich (bis zum Ablauf der Vertragsfrist, momentan Ende Mai 2016) Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 17

18 2. Marktübersicht: Citavi Besondere Features: Intuitive Nutzung, gute Hilfefunktionen Wissensmanagement-Funktionen: Speichern und Organisieren von Zitaten, Gedanken, Arbeitsplanung etc. Geeignet für Arbeit im Team Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 18

19 2. Marktübersicht: Zotero & Mendeley Zotero: Mendeley: Web-basierte Literaturverwaltungsprogramme Abspeichern der bibliographischen Daten und PDF-Dateien im Netz: Zugang ist nicht an Gerät gebunden Zusätzlich lokal installierte Version (mit automatischer Synchronisation): Mendeley Desktop, Zotero Standalone. Für Windows, Mac und Linux Benutzung kostenlos (Premium-Modelle gegen Bezahlung bieten mehr Speicherplatz im Netz sowie größere Gruppen) -> attraktiv falls man FSU verlässt. Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 19

20 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme Marktübersicht: Zotero & Mendeley: Profil

21 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme Marktübersicht: Zotero & Mendeley: Gruppen

22 2. Zotero & Mendeley: Unterschiede Lizenzform: Mendeley ist Closed-Source, 2013 von Elsevier aufgekauft. Zotero ist Open-Source (-> Möglichkeit zur Modifikation durch Add-ons) Mendeley hat zusätzliche Funktionen: Knowledge Base von Zeitschriftenartikeln: Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 22

23 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme Marktübersicht Zotero & Mendeley: Unterschiede PDF-Editor mit Annotationsmöglichkeiten Soziale Funktionen in Mendeley ausgereifter, mehr Mitglieder

24 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme Marktübersicht: Zotero & Mendeley: Unterschiede Zotero: Gut um Informationen aus dem Internet automatisch zu integrieren (u.a. Abspeichern von Websites)

25 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme Marktübersicht: BibTeX

26 2. Marktübersicht: BibTeX Erweiterung für die LaTeX Textverarbeitung In den gängigen LaTeX-Installationen bereits enthalten (kostenlos, für alle Betriebssysteme) Fügt Zitationshinweise und Literaturverzeichnisse in LaTeX Dokumente ein Datenbasis: BibTeX-Datenbank BibTeX ist kein Programm zum Erfassen und Verwalten von Referenzen Vorgehen: Verwendung eines Literaturverwaltungsprogrammes, Export der Referenzen als BibTeX-Datenbank Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 26

27 2. Marktübersicht: BibTeX Open Source Programm, gratis Für alle Betriebssysteme Speziell für das Editieren von BibTeX-Dateien konzipiert Bietet im Vergleich zu anderen Programmen limitierte Funktionalität Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 27

28 2. Marktübersicht: Papers Für Mac (ab Mac OS X Lion) Windows-Version mit eingeschränkter Funktionalität Kosten: Lizenz 59 (40% Rabatt für Studenten) Oberfläche in englischer Sprache Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 28

29 2. Marktübersicht: Papers Intuitive Bedienung Gut für Bearbeitung mit PDF-Dateien Für mobile Endgeräte Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 29

30 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme EndNote Präsentation und grundlegende Funktionen

31 Einführung EndNote EndNote ist ein Datenbankprogramm. Die Sprache der Oberfläche ist Englisch. EndNote hilft bei der Sammlung und Verwaltung von Literatur generell (bibliografische Informationen, Volltexte, Abstracts, Bilder, Grafiken, Tabellen..) und beim Verfassen wissenschaftlicher Arbeiten. EndNote ist das weltweit am häufigsten verwendete Literaturverwaltungssystem. Thüringer Universitäts- und 31

32 Einführung EndNote EndNote ermöglicht schnelles und leichtes Erfassen von Informationen aus verschiedensten Online-Datenquellen wie Web of Science (WoS)/ISI Web of Knowledge PubMed Google Scholar Fachspezifische Datenbanken Elektronische Bibliothekskataloge (OPAC s) Thüringer Universitäts- und 32

33 Einführung EndNote Speichern der Nachweise in einer Bibliothek (Library), die lokal gespeichert wird. Literatursammlung: unbegrenztes Volumen an Datensätzen. Einsetzen der Literaturverweise ins Manuskript und Generierung einer kompletten Bibliografie (automatisch oder auf Knopfdruck). Umfangreiche Formatanpassungen möglich. Verwendung von hunderten verschiedener bibliografischer Formate (>6000 Output Styles). Thüringer Universitäts- und 33

34 Die Benutzeroberfläche Menüleiste und Symbolleiste mit den häufigsten Befehlen z.b. Import, Online- Suche, Einfügungen in WORD, Schnellsuche Suchfenster Gruppen -übersicht und Aktivität Referenzen Thüringer Universitäts- und Vorschau (Preview) auf die Ausgabe 34

35 Erfassen von Referenzen Manuell mit Eingabeformular oder Import aus Datenbanken / Katalogen oder Import von PDFs möglich. Spaltenkopf mit bis zu zehn Spalten, durch Klick Änderung der Sortierung A-Z bzw. 0-9 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 35

36 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 36 Erfassen von Referenzen Online Suche direkt in Katalogen/Datenbanken ist auch möglich.

37 Die Literaturangaben eigene Bewertungen Unterscheidung zwischen Gelesen und Ungelesen Eigenes Rating Null bis 5 möglich Thüringer Universitäts- und 37

38 Detailansicht durch Klick Skip Referenztyp Rating Felder Nr. 3 Thüringer Universitäts- und 38

39 Keywords / Schlagwörter Eigene Verschlagwortung mit dem Feld Keywords Empfehlungen: Kontrolliertes Vokabular verwenden Thematische Schlagwörter Bewertung der Literatur: wichtig Arbeitsanweisungen: noch zu lesen Thüringer Universitäts- und 39

40 PDF-Dateien importieren Hilfreiche Funktion Import einer einzelnen PDF-Datei oder eines ganzen Ordners mit mehreren Dateien. EndNote erkennt automatisch die bibliographischen Informationen, erstellt eine neue Referenz und hängt das PDF an. Beachte: Metadaten-Extraktion funktioniert nur, wenn die PDF-Datei einen DOI (Digital Object Identifier) enthält. Bei alten Zeitschriftenartikeln oder selbst erstellen PDF-Dateien ist dies i.d.r. nicht der Fall. Thüringer Universitäts- und 40

41 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 41 PDFs mit Referenzen verknüpfbar PDF-Dateien können mit Referenzen verknüpft werden. Eigener PDF-Viewer integriert in EndNote

42 PDF Anmerkungen und Hervorhebungen PDF Dokumente können im EndNote PDF-Viewer annotiert werden. Achtung: Kommentare und Hervorhebungen erscheinen nur innerhalb EndNote -> wenn man das PDF mit einem anderen Betrachter öffnet, sind sie nicht mehr sichtbar. Thüringer Universitäts- und 42

43 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 43 EndNote und Textverarbeitung Windows Microsoft Word 2007, 2010, 2013 Microsoft Power Point 2013 Open Office 3.X RTF files Mac Microsoft Word 2008, 2011 Apple Pages 09

44 Cite While You Write (CWYW) Dynamisches Einfügen von Zitationen in WORD in andere Textverarbeitungsprogramme Literaturverzeichnis wird automatisch erstellt Viele verschiedene Formatierungen (Citation Styles) sind möglich. Zitate können sowohl aus WORD als auch aus EndNote eingefügt werden. Zitate und Literaturverzeichnisse sind dynamisch d.h. können jederzeit angepasst werden. TIPP: Sowohl WORD als auch die EndNote library öffnen. Wenn möglich, nur eine EndNote library offen behalten. Thüringer Universitäts- und 44

45 Cite While You Write in Word EndNote Plugin für Word Fügt EndNote X7-Menü in Word hinzu Thüringer Universitäts- und 45

46 Cite While You Write in Word (1) Insert Citation / Find Citation (2) Suchfenster wird geöffnet (3) Library durchsuchen nach (1) Autor (2) Keywords (3) Zeitschriftentitel (4) Referenz auswählen und Einfügen (Insert) (5) Zitationsnachweis und Eintrag im Literaturverzeichnis werden automatisch erstellt. Thüringer Universitäts- und 46

47 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 47 Cite While You Write in Word Zitationsvermerk und Literaturverzeichnis werden automatisch erstellt.

48 Cite While You Write in WORD Zusätzliche Optionen beim Einfügen von Referenzen: Auswählen und Einfügen von mehreren Referenzen in einem Schritt möglich Thüringer Universitäts- und 48

49 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 49 Dynamik von CWYW Zitationsvermerk und Literaturverzeichnis sind dynamisch:

50 Zitationsstil wechseln Der Zitationsstil kann jederzeit mit dem Drop-Down Menü in WORD gewechselt werden. Zitationshinweise und das Literaturverzeichnis werden dann automatisch neu formatiert. Thüringer Universitäts- und 50

51 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 51 Zitationsstil wechseln Große Vielfalt an Zitationsstilen (über 6000 Stile)

52 52 Zitationsstil anpassen Stile können individuell angepasst werden.

53 Fußnoten einfügen in Word (1) Fußnote einfügen (2) Cursor in die Fußnote setzen (3) Insert Citation / Find Citation Gewisse Zitationsstile sind nicht dafür konzipiert, Zitate in Fußnoten einzufügen -> z.t. unvollständige/falsche Darstellung. Thüringer Universitäts- und 53

54 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 54 EndNote Desktop und EndNote Web (Online) Online Version von EndNote Bietet limitierte Funktionalität im Vergleich zur Desktop Version Zugriff über Browser : Zugriff von überall aus möglich

55 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 55 EndNote und EndNote Web Synchronisation mit EndNote Desktop möglich Referenzen und Anhänge werden automatisch abgeglichen

56 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 56 EndNote und EndNote Web Kollaboratives Arbeiten: Gruppen können für andere Benutzer freigegeben werden

57 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme Citavi Präsentation und grundlegende Funktionen

58 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme Citavi: Präsentation und grundlegende Funktionen Was kann Citavi? Referenzen verwalten: Literaturlisten Volltexte verwalten: Verknüpfung, Einbindung Gedanken, Zitate: inhaltlich Erfassen sachliche Erschließung Gliederungseditor: Verarbeiten Skripte erstellen: Schreibvorlage Zusammenarbeit mit Textverarbeitung (Zitieren cite while you write) Beherrschung verschiedener Zitationsstile (4135 im Dezember 2015) Aktuelle Version: 5.2

59 4. Citavi: Präsentation und grundlegende Funktionen Informationsquellen beim Hersteller: Citavi-Forum: Handbuch: Knowledge-Base: (FAQ) Starter-Newsletter große Nutzerschaft: Lehrmaterial verschiedener Anbieter (auch Bibliotheken) vergleichsweise gute Unterstützung Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 59

60 4. Citavi: Präsentation und grundlegende Funktionen Mobile Installation Ersetzt die fehlende Web-Applikation auf USB-Stick 250 MB Platz für Programm + Platz für das Projekt auch nachträgliche Einrichtung möglich Picker nicht verfügbar! Auf dem Gastrechner muss das MS.NET-Framework 4.5 installiert sein! Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 60

61 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme Citavi: Präsentation und grundlegende Funktionen Drei Hauptbereiche: Literatur Wissen - Aufgaben

62 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme Citavi: Präsentation und grundlegende Funktionen Dateneingabe per Hand

63 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme Citavi: Präsentation und grundlegende Funktionen Dateneingabe per Hand

64 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme Citavi: Präsentation und grundlegende Funktionen Datenübernahme aus Datenbanken

65 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme Citavi: Präsentation und grundlegende Funktionen Datenerfassung: Zitate

66 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme Citavi: Präsentation und grundlegende Funktionen Datenerfassung: PDF-Annotationen Hauptaussage wird automatisch erstellt Link zum Springen nicht sichtbar in externen Readern, aber exportierbar

67 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme Citavi: Präsentation und grundlegende Funktionen Datenübernahme: Picker kann Informationen aus Webseiten und PDF-Dokumenten extrahieren und übernehmen

68 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme Citavi: Präsentation und grundlegende Funktionen Erschließung: Schlagwörter und Kategorien Titel, aber auch Zitate können durch Kategorien und Schlagwörter erschlossen werden: granular

69 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme Citavi: Präsentation und grundlegende Funktionen Wissen

70 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme Citavi: Präsentation und grundlegende Funktionen Aufgabenverwaltung

71 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme Citavi: Präsentation und grundlegende Funktionen Zitationsstileditor

72 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme Citavi: Präsentation und grundlegende Funktionen Datenausgabe: Literaturliste

73 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme Citavi: Präsentation und grundlegende Funktionen Datenausgabe: Literaturliste

74 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme Citavi: Präsentation und grundlegende Funktionen Datenausgabe: Skript

75 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme Citavi: Präsentation und grundlegende Funktionen Zitat im Schreibprozess

76 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme Citavi: Präsentation und grundlegende Funktionen Abschluss: Publikationsassistent

77 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme Citavi: Präsentation und grundlegende Funktionen AddIn für MS WORD eigenes Menüband Verknüpfung mit (genau) einem Projekt Nicht für Open Office!

78 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme Citavi: Präsentation und grundlegende Funktionen AddIn für MS WORD Vorteile: Zitationen werden automatisch erstellt Literaturlisten werden automatisch erstellt Zitationen und Literaturlisten sind dynamisch: jederzeit Wechsel des Zitierstils möglich

79 Einführung in Literaturverwaltungsprogramme 79 Zum Schluss Angebot auf der ThULB-Schulungsseite: Angebot in Friedolin verzeichnet (unter: Veranstaltungen für Studierende: Sprachen, Software, allg. Studienkompetenzen) Kontakt: Dr. Hans-Martin Moderow, 40046,