Office 2010 Die besten Tipps. Thomas Alker, Tanja Bossert, Markus Krimm. Charlotte von Braunschweig. 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Februar 2011

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1 Thomas Alker, Tanja Bossert, Markus Krimm Charlotte von Braunschweig 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Februar 2011 Office 2010 Die besten Tipps 10

2 Impressum Matchcode: 10 Autoren: Thomas Alker, Tanja Bossert, Markus Krimm Charlotte von Braunschweig Redaktion: Ortrun Grill Produziert im HERDT-Digitaldruck 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Februar 2011 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte gültig. Sollten Sie die Inhalte nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden.

3 Inhalt Office 2010 Übersicht über die Tipps zu Office Effizient mit Dateien arbeiten und Programme anpassen... 8 Den Backstage-Bereich verwenden... 8 Effizienz steigern und Programm anpassen Formatieren und gestalten Formatieren Grafische Gestaltungsmöglichkeiten Word 2010 Übersicht über die Tipps zu Word Text eingeben und fertige Elemente nutzen Dokumente effizient erstellen Dokumente formatieren und Dokumentanzeige optimieren Absätze schnell und einfach formatieren Dokumente gestalten und Dokumentanzeige optimieren Tabellen und Grafiken nutzen und gestalten Mit Tabellen effizient arbeiten Dokumente mit Grafiken gestalten Arbeitserleichterungen Schnell das passende Wort finden und ersetzen Profitipps zum Drucken, Senden und Lesen von Dokumenten Excel 2010 Übersicht über die Tipps zu Excel Daten einfügen und formatieren Zellen und Zellinhalte einfügen Zahlenformate zuweisen und bearbeiten In Tabellenblättern navigieren Navigieren und markieren Mit mehreren Tabellenblättern arbeiten HERDT-Verlag

4 Inhalt Tabellen formatieren Zellen und Zellinhalte formatieren Gestaltungsmöglichkeiten mit Farben und Rahmen Formeln, Funktionen und Diagramme nutzen Formeln und Funktionen effizient nutzen Diagramme erstellen und bearbeiten Tabellenanzeige anpassen und Tabellen drucken Tabellenanzeige ändern Drucken Profitipps für Excel Mit Namen arbeiten Effizientes Arbeiten PowerPoint 2010 Übersicht über die Tipps zu PowerPoint Präsentationen erstellen Präsentationen erzeugen und Folien bearbeiten Folien gestalten Textfolien gestalten Folie mit Grafiken, Videos und Musik gestalten Präsentationen drucken und vorführen Präsentation vorbereiten und Begleitmaterial drucken Bildschirmpräsentationen vorbereiten und vorführen Outlook 2010 Übersicht über die Tipps zu Outlook s professionell schreiben s effizient erstellen Rund um Adressbuch und Kalender Adressen und Kontakte optimal nutzen Nützliche Kalendertipps Noch mehr Tipps Arbeitserleichterungen HERDT-Verlag 5

5 Übersicht über die Tipps zu Word 2010 Text eingeben und fertige Elemente nutzen Dokumente effizient erstellen Tipp 33 Deckblatt einfügen Leere Seite einfügen Text an einer beliebigen Stelle eingeben Neues Dokument gliedern Automatische Korrektur rückgängig machen Mit AutoText arbeiten Symbole einfügen Datum und Uhrzeit einfügen Dokumente formatieren und Dokumentanzeige optimieren Absätze schnell und einfach formatieren 41 Aufzählungen und Nummerierungen direkt erzeugen Absätze mit Einzügen versehen Tabstopps mit der Maus setzen Absatz mit Rahmen gestalten Einzeiligen Zeilenabstand einstellen und Absatzabstand entfernen Formatvorlagensätze nutzen Dokumentvorlage speichern und verwenden Nützliche Tastaturbefehle Dokumente gestalten und Dokumentanzeige optimieren 49 Hintergrund farbig gestalten Hintergrund mit Grafiken gestalten Mit WordArt Texte gestalten Text in Spalten setzen Seiten einrahmen Seitenzahlen in die Seitenränder einfügen Dokumente miteinander vergleichen Zeilennummern anzeigen HERDT-Verlag

6 WORD 2010 Tabellen und Grafiken nutzen und gestalten Mit Tabellen effizient arbeiten 57 Tabellenbereiche mit nur einem Klick markieren Tabellen erweitern Tabellenformatvorlagen nutzen Tabellen als Schnelltabelle speichern Tabellen verschieben Text drehen und ausrichten Zellen verbinden bzw. teilen Tabellenüberschriften auf jeder Seite wiederholen Dokumente mit Grafiken gestalten 65 Textumbruch einstellen Grafiken frei positionieren Freistellen von Grafiken Künstlerische Effekte und Korrekturen Arbeitserleichterungen Schnell das passende Wort finden und einfügen 69 Synonyme vorschlagen lassen Begriffe übersetzen Ganze Dokumente übersetzen lassen Navigationsbereich effektiv nutzen Profitipps zum Drucken, Senden und Lesen von Dokumenten 73 Briefumschläge bedrucken Dokumente als versenden Querverweise verwenden Dokumente am Bildschirm bequem lesen HERDT-Verlag 25

7 Dokumente formatieren und Dokumentanzeige optimieren Absätze schnell und einfach formatieren 41 Aufzählungen und Nummerierungen direkt erzeugen Sie möchten eine Liste erstellen und diese schon während der Eingabe mit einer Nummerierung oder mit Aufzählungszeichen versehen? So geht s: Geben Sie für Aufzählungen am Zeilenanfang einen Bindestrich - oder einen Stern Š * ein. Für Nummerierungen geben Sie eine Zahl mit einem Punkt 1. oder mit einer Klammer 1) ein. Betätigen Sie K bzw. T und geben Sie den Text ein. Erzeugen Sie mit Ü einen weiteren Aufzählungs- bzw. Nummerierungspunkt. Betätigen Sie zum Beenden der Aufzählung/Nummerierung zweimal Ü. Optionsschaltfläche anklicken, falls die Aufzählung/Nummerierung rückgängig gemacht werden soll 42 Absätze mit Einzügen versehen Sie möchten einen Absatz zur Seitenmitte hin einrücken oder mit einer eingerückten ersten Zeile beginnen? Einzüge machen s möglich. Klicken Sie am rechten Rand auf, um das Lineal anzuzeigen. Markieren Sie den Absatz und ziehen Sie im horizontalen Lineal die entsprechende Schaltfläche an die gewünschte Position. Linker Einzug Rechter Einzug Erstzeileneinzug Hängender Einzug 30 HERDT-Verlag

8 43 Tabstopps mit der Maus setzen Sie möchten Text an einer bestimmten Position in der Zeile platzieren? Mit Tabstopps können Sie schnell in einer Zeile individuelle Positionen definieren, die Sie durch Betätigen der T-Taste anspringen können. WORD Klicken, bis der gewünschte Tabstopp angezeigt wird 2 An die gewünschte Position klicken Linksbündig Zentriert Dezimal Vertikale Linie Rechtsbündig 44 Zum Ändern der Position eines Tabstopps verschieben Sie die entsprechende Schaltfläche im Lineal. Um einen Tabstopp zu löschen, ziehen Sie die Tabstoppschaltfläche aus dem Linealbereich heraus. Absatz mit Rahmen gestalten Sie möchten einen Absatz hervorheben? Schnell und einfach geht das mit einer Rahmenlinie: Klicken Sie in den Absatz. Klicken Sie im Register Start, Gruppe Absatz, auf den Pfeil der Schaltfläche. Wählen Sie eine Rahmenlinie aus. Wenn Sie nochmals auf den Pfeil der Schaltfläche klicken und Rahmen und Schattierung wählen, können Sie Farbe, Linienart und Stärke der Rahmenlinie einstellen. HERDT-Verlag 31

9 Dokumente formatieren und Dokumentanzeige optimieren Absätze schnell und einfach formatieren 45 Einzeiligen Zeilenabstand einstellen und Absatzabstand entfernen Neuer Text wird standardmäßig mit einem Zeilenabstand von 1,15 und einem Abstand nach dem Absatz von 10 pt eingefügt. Sie möchten den so entstandenen Leerraum in Ihren Dokumenten reduzieren? So stellen Sie mit einem Klick einen einfachen Zeilenabstand ein und entfernen gleichzeitig den Absatzabstand: Markieren Sie die Absätze. Klicken Sie im Register Start, Gruppe Formatvorlagen, auf Kein Leerraum. Formatvorlage Kein Leerraum zuweisen 46 Formatvorlagensätze nutzen Ihr Dokument soll mit wenig Aufwand umgestaltet werden? Mit Formatvorlagensätzen weisen Sie einem Dokument schnell eine andere Gestaltung zu. Formatvorlagensätze enthalten jeweils eine Zusammenstellung von Formatvorlagen. Die Formatvorlagen in einem Formatvorlagensatz sind hinsichtlich Schriftarten und Farben aufeinander abgestimmt. In den einzelnen Formatvorlagensätzen tragen die Formatvorlagen dieselben Namen, weisen jedoch unterschiedliche Formatierungen auf. Klicken Sie im Register Start, Gruppe Formatvorlagen, auf Formatvorlagen ändern. Klicken Sie auf Stil-Set und anschließend auf den gewünschten Eintrag. 32 HERDT-Verlag

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