Kostenstellen den Rechnungsreferenznummern und Frankierlizenznummern zuordnen Anleitung Onlinedienst «Kostenmanager»
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- Franz Brahms
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1 Kostenstellen den Rechnungsreferenznummern und Frankierlizenznummern zuordnen Anleitung Onlinedienst «Kostenmanager» Ausgabe Juni
2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung An wen richtet sich diese Anleitung? Die Struktur der Kundenrechnung der Post 3 2 Dienstleistung im Detail / Kostenstellen erfassen, verwalten und mutieren Kostenstellen erfassen Kostenstellen im Kostenmanager erfassen Kostenstellen aus Excel-Vorlage importieren Übersicht der erfassten Kostenstellen Kostenstellen in der Übersicht bearbeiten Detail bearbeiten Kostenstelle deaktivieren 11 3 Kostenstellen den Dienstleistungen zuordnen Anzahl Kostenstellen pro Dienstleistung (RRN und FrLN) Kostenstellen zuordnen Dienstleistungen zu Kostenstellen zuordnen Kostenstellen zu Dienstleistungen zuordnen Gültigkeit der erfassten Zuordnungen Weitere Angaben 17 4 Rechnungsdaten je Kostenstelle auswerten 18 2
3 1 Einleitung 1.1 An wen richtet sich diese Anleitung? Diese Anleitung richtet sich an Geschäftskunden der Post, die mehr Transparenz über die in ihrem Betrieb anfallenden Kosten für die logistischen Dienstleistungen erhalten wollen. Der Onlinedienst «Kostenmanager» ermöglicht es Ihnen, die postalischen Kosten auf Ihre Kostenstellen zu verteilen und sie im Auge zu behalten. 1.2 Die Struktur der Kundenrechnung der Post Jeder Kunde kann im Fakturierungssystem der Post mehrere Debitorennummern führen. Pro Debitorennummer können mehrere Rechnungsreferenznummern (RRN) zugeordnet werden. Jeder RRN können verschiedene Frankierlizenznummern (FrLN) / Dienstleistungen zugewiesen werden. Im Onlinedienst «Kostenmanager» unter onlinedienste können Sie Ihre Kostenstellen, Kostenträger, PSP-Elemente, Auftragsnummern usw. (nachfolgend wird nur noch der Begriff Kostenstellen verwendet) den logistischen Dienstleistungen der Post zuordnen. Im Dropdown-Menü «Detailnachweise» können Sie dann die Kosten je Kostenstelle auswerten. Unter finden Sie wichtige Tipps, Hinweise und Informationen zum Aufbau der Kundenrechnung der Post. 3
4 Wichtige Begriffe zu diesem Thema Kostenstellen Bezeichnen die in Ihrem betrieblichen Rechnungswesen verwendeten Kostenstellen. Unter Kostenstellen sind in dieser Anleitung auch Auftragsnummern und PSP Elemente gemeint Können im Kundencenter unter selbstständig erfasst und mutiert werden Rechnungsreferenznummer (RRN) Einmalige Nummer zur eindeutigen Identifikation eines Kunden Pro RRN wird dem Kunden eine Rechnung zugestellt Frankierlizenznummer (FrLN) Ordnet die bezogenen Dienstleistungen dem richtigen Rechnungsempfänger zu Der Rechnungsempfänger kann für jede Dienstleistung mehrere FrLN besitzen In den Detaildaten zur Kundenrechnung werden die Dienstleistungen für jede FrLN gesondert ausgewiesen Detailnachweisdaten Zeigt unter anderem die angefallenen postalischen Kosten je Kostenstelle an Die neue Menüstruktur im Onlinedienst «Kostenmanager» 4
5 2 Dienstleistung im Detail / Kostenstellen erfassen, verwalten und mutieren Um den Onlinedienst «Kostenmanager» zu nutzen und die postalischen Kosten Ihren Kostenstellen zuweisen zu können, müssen Sie die Kostenstellen zuerst erfassen. Erst dann können Sie die Dienstleistungen der Post den Kostenstellen zuordnen und über den Menüpunkt «Detailnachweis» eine detaillierte Auswertung nach Kostenstellen einsehen. 2.1 Kostenstellen erfassen Um ihre Kostenstellen im Onlinedienst «Kostenmanager» zu erfassen, gibt es zwei Möglichkeiten: 1. Sie erfassen die einzelnen Kostenstellen direkt im Onlinedienst «Kostenmanager». 2. Sie erfassen mehrere Kostenstellen in einer Excel-Datei und importieren diese in den Onlinedienst «Kostenmanager». Diese Möglichkeit besteht jedoch nur, falls Sie im Onlinedienst noch keine Kostenstellen erfasst haben Kostenstellen im Kostenmanger erfassen Um Ihre Kostenstellen direkt im Onlinedienst «Kostenmanager» zu erfassen, gehen Sie folgendermassen vor: ❶ ❶ Struktur auswählen Wählen Sie die Struktur ihres Kostenmanagers. Kostenstelle erstellen Wählen Sie die Funktion «Kostenstelle erstellen». Hinweis Jeder Kostenmanager hat eine Frankierlizenznummer, die die Schweizerische Post bei der Anmeldung für die Funktion «Kostenstellen verwalten» vergeben hat. Die Debitorennummer (evtl. mehrere), für die die Struktur eröffnet wurde, ist in Klammer aufgeführt. Die Bezeichnung der Struktur ist bei der Anmeldung optional wählbar. 5
6 ❶ ❸ ❹ ❶ Kostenstellen-Nummer wählen (obligatorisches Eingabefeld) Hier tragen Sie die Nummer Ihrer Kostenstelle ein. Die Nummer kann aus Ziffern und/oder Buchstaben bestehen (alphanumerisch). Das Feld ist begrenzt auf 30 Zeichen. Eine Kostenstellennummer kann nur einmal erfasst werden. Bezeichnung und Bereich angeben (optionales Eingabefeld) In diesen beiden Feldern können Sie jede Kostenstellennummer näher bezeichnen (z. B. Marketing Schweiz) und einem Bereich (z. B. Abteilung Marketing) zuordnen. Es sind maximal 50 Zeichen möglich. Sie können die Felder aber auch leer lassen. Falls Sie für «Bezeichnung» nicht alle Sprachfelder ausfüllen, wird automatisch der Eintrag des ersten Feldes übernommen. Diese Bezeichnungen können Sie entweder überschreiben oder mit «Speichern» bestätigen. Sobald Sie die Eingaben speichern, werden alle Bezeichnungen schwarz angezeigt. ❸ Gültig von (obligatorisches Eingabefeld) Tragen Sie im Feld «gültig von» das Datum ein, an dem die Kostenstelle erstellt werden soll. Ohne Ihre Angabe wählt das System automatisch den Folgetag der Erfassung. ❹ Gültig bis (optionales Eingabefeld) Im Feld «gültig bis» definieren Sie das Enddatum. Sie können das Feld auch leer lassen. Nach dem Speichern Ihrer Angaben können Sie in den Menüpunkten «Dienstleistungen zu Kostenstellen zuordnen» oder «Kostenstellen zur Dienstleistungen zuordnen» die Kostenstellen den RRN und den FrLN zuordnen. Mehr dazu im Kapitel 3 dieser Anleitung. 6
7 2.1.2 Kostenstellen aus Excel-Vorlage importieren Falls Sie im Kostenmanager noch keine Kostenstellen erfasst haben, besteht mit der Funktion «Upload Kostenstellen» die Möglichkeit, mehrere Kostenstellen gleichzeitig aus einer Excel- Vorlage zu importieren. Gehen Sie dazu folgendermassen vor: ❶ ❶ Klicken Sie auf «Vorlage für Upload herunterladen», um die Excel-Vorlage zu öffnen. Füllen Sie die entsprechenden Felder aus und speichern Sie die Excel-Datei für den Upload auf Ihrem Computer. Hinweis Es gelten die gleichen Vorgaben für obligatorische und optionale Eingabefelder wie im Kapitel (Kostenstellen im Kostenmanager erfassen). Klicken Sie auf den Button «Upload Kostenstellen». 7
8 ❸ ❹ ❸ Wählen Sie mit Durchsuchen die zuvor gespeicherte Excel- Datei aus. ❹ Klicken Sie auf «Kostenstellen hochladen», um die erfassten Kostenstellen, Bezeichnungen usw. in den Onlinedienst «Kostenmanager» zu importieren. 8
9 2.2 Übersicht der erfassten Kostenstellen In dieser Ansicht sehen Sie alle zu einer Struktur gehörenden Kostenstellen. Hat die Post mehrere Kostenmanager für Sie eröffnet, können Sie die gewünschte Struktur über das Dropdown-Menü «Struktur» auswählen. ❹ ❽ ❶ ❸ ❺ ❻ ❼ ❶ Kostenstellen sortieren: Die Kostenstellen sind aufsteigend sortiert. Mit Klick auf die Spaltenbezeichnungen ändern Sie die Sortierung. Mit Klick auf in der Spalte «Wert» oder in der Spalte «Aktuelle Bezeichnung» filtern Sie die Kostenstellen. Suche nach Kostenstelle: Sie können auch gezielt nach einer Kostenstelle oder einer Bezeichnung (D, F, I, E) suchen; geben Sie dafür einen Wert in das Feld «Suche» ein. Dies ist hilfreich, wenn Sie zahlreiche Kostenstellen erfasst haben. ❸ Status der erfassten Mutationen: In der Spalte «Mutationen vorhanden» sehen Sie, ob für eine Kostenstelle eine Bezeichnung mutiert wurde. Ein Kreuz (X) zeigt an, wo etwas geändert wurde. Und das Datum zeigt an, wann etwas aktiviert wird. ❹ Deaktivierte Kostenstellen anzeigen: Wählen Sie die Checkbox an, um auch die deaktivierten Kostenstellen anzuzeigen. Sie werden in der Übersicht in Kursivschrift angezeigt. ❺ Detailansicht ansehen: Überblick über die Details zu dieser Kostenstelle, wie Gültigkeit, Bezeichnung usw. ❻ Detail bearbeiten: Bezeichnung, Bereich und Gültigkeit der erfassten Kostenstellen bearbeiten. ❼ Kostenstelle deaktivieren: Erfasste Kostenstellen löschen. ❽ Download /Export: Mit dieser Funktion können Sie jederzeit eine Übersicht Ihrer erfassten Kostenstellen (inkl. Gültigkeit, Zuordnung usw.) als Excel-Datei exportieren. Das Datum des Export ist frei wählbar. Systemmässig wird jedoch automatisch das aktuelle Tagesdatum angezeigt. 9
10 2.3 Kostenstellen in der Übersicht bearbeiten Mit Hilfe der rechts aufgeführten Icons können Sie Ihre erfassten Kostenstellen bearbeiten Detail bearbeiten Sie können für eine erfasste Kostenstelle die Bezeichnungen, den Bereich und die Gültigkeit bearbeiten. Klicken Sie auf das Symbol «Detail bearbeiten» und gehen Sie wie folgt vor: ❶ ❻ ❹ ❸ ❺ ❶ Die Spalte «zukünftiger Wert» stellt nun eine Kopie der gültigen Werte dar (Bezeichnung und Bereich). Diese Werte können Sie einfach überschreiben. Das Feld «gültig von» in der Spalte «Zukünftiger Wert» schlägt das nächstmögliche Datum vor (Bearbeitungsdatum + 1 Tag). Dieses Datum können Sie stehen lassen oder in die Zukunft ändern. ❸ Im Feld «gültig bis» können Sie das Datum erfassen, bis zu dem die erfassten Werte gelten sollen. Wahlweise können Sie das Feld auch leer lassen. ❹ Das Feld «gültig bis» des aktuellen Werts wird aufgrund Ihrer Änderung vom System automatisch ausgefüllt. ❺ Mit «Mutationen entfernen» können Sie die Werte während der Änderungen entfernen; mit «Speichern» können Sie die neuen Werte speichern. ❻ Bereits erfasste und gespeicherte «Zukünftige Werte» können Sie jederzeit ändern. 10
11 2.3.2 Kostenstelle deaktivieren Bereits erfasste und gespeicherte Kostenstellennummern können Sie nicht einfach überschreiben. Sie müssen zuerst die Kostenstellennummer deaktivieren. Klicken Sie dazu auf das Feld «Deaktivieren» und erfassen Sie die Kostenstelle anschliessend neu. 11
12 3 Kostenstellen den Dienstleistungen zuordnen Nachdem Sie Ihre Kostenstellen erfasst haben, können Sie nun die Dienstleistungen diesen Kostenstellen zuordnen. Die Anzahl der möglichen Zuordnungen ist abhängig von den jeweiligen Dienstleistungen. 3.1 Anzahl Kostenstellen pro Dienstleistung (RRN und FrLN) Für folgende Dienstleistungen können Sie den FrLN beliebig viele Kostenstellen zuordnen: Aufgabe Inlandbriefe und Auslandsendungen mit einem elektronischen Aufgabeverzeichnis (P.P. In- und Ausland), PromoPost-Sendungen Frankierung mit den Frankierlösungen IFS 3 Frankierung durch die Post Diese Dienstleistungen sind in der Ansicht mit gekennzeichnet. Für alle anderen Dienstleistungen können Sie nur eine Kostenstelle zuordnen. Diese Dienstleistungen sind mit gekennzeichnet. 3.2 Kostenstellen zuordnen Sie haben zwei Möglichkeiten, um Ihre Kostenstellen zuzuordnen: Dienstleistungen Ihren Kostenstellen zuordnen Kostenstellen Ihren Dienstleistungen zuordnen Dienstleistungen zu Kostenstellen zuordnen Klicken Sie in dieser Ansicht auf die Registerkarte «Dienstleistungen zu Kostenstellen zuordnen». Links sehen Sie die Kostenstellen, die Sie erfasst haben. Rechts stehen alle Dienstleistungen mit den dazugehörigen RRN und FrLN, die für Sie in unserem Fakturierungssystem hinterlegt sind. In der «Auswahl» sehen Sie die Details der Kostenstelle bzw. der Dienstleistung, die Sie gerade zugeordnet haben. Hinweis Wenn Sie ein elektronisches Aufgabeverzeichnis erstellen oder eine Sendung mit IFS 3 frankieren, können Sie eine der zugeordneten Kostenstellen auswählen; diese Dienstleistungen sind in den Ansichten mit gekennzeichnet Für Dienstleistungen ohne FrLN erfassen Sie die Kostenstellen auf Stufe RRN 12
13 ❶ ❸ ❹ Um Dienstleistungen Ihren Kostenstellen zuzuordnen, gehen Sie wie folgt vor: ❶ Markieren Sie die Kostenstellen, denen Sie Dienstleistungen zuordnen wollen, mit einem Mausklick. Setzen Sie rechts bei der Dienstleistung, die Sie zuordnen wollen, ein Häkchen in das entsprechende Feld. ❸ Mehrfachzuordnung: Eine Kostenstelle können Sie mehreren Dienstleistungen zuordnen. Markieren Sie dafür zuerst die Kostenstelle und setzen Sie dann auf der rechten Seite bei jeder gewünschten Dienstleistung ein Häkchen. ❹ Mit «Zuordnen» schliessen Sie die Zuordnung ab. Ihre Daten werden gespeichert. Hinweis Das System zeigt eine Fehlermeldung, wenn Sie eine mit gekennzeichnete Dienstleistung, die bereits einer Kostenstelle zugeordnet ist, einer weiteren Kostenstelle zuordnen wollen. 13
14 3.2.2 Kostenstellen zu Dienstleistungen zuordnen Klicken Sie in dieser Ansicht auf die Registerkarte «Kostenstellen zu Dienstleistungen zuordnen». Links sehen Sie die Dienstleistungen (mit RRN oder FrLN), die in unserem Fakturierungssystem für Sie erfasst sind. Rechts stehen die von Ihnen erfassten Kostenstellen. In der «Auswahl» sehen Sie die Details der Kostenstelle bzw. der Dienstleistung, die Sie gerade zugeordnet haben. ❸ ❶ ❹ 14
15 Um Kostenstellen Dienstleistungen zuzuordnen, gehen Sie wie folgt vor: ❶ Markieren Sie die Dienstleistung, der Sie eine Kostenstelle zuordnen möchten, mit einem Mausklick. Setzen Sie rechts bei der Kostenstelle, die Sie zuordnen wollen, ein Häkchen in das entsprechende Feld. ❸ Mehrfachauswahl : Diesen Dienstleistungen können mehrere Kostenstellen zugeordnet werden. Markieren Sie die Dienstleistung, der Sie Kostenstellen zuordnen möchten, mit einem Mausklick (z. B. Intelligente Frankiersysteme). Setzen Sie dann bei allen Kostenstellen, die Sie zuordnen wollen, ein Häkchen. ❹ Mit «Zuordnen» schliessen Sie die Zuordnung ab. Ihre Daten werden gespeichert. Hinweis Das System zeigt eine Fehlermeldung, wenn Sie einer mit gekennzeichneten Dienstleistung, die Sie schon einer Kostenstelle zugeordnet haben, eine weitere Kostenstelle zuordnen wollen. 3.3 Gültigkeit der erfassten Zuordnungen Unter «Aktuelle Zuordnung» zeigt Ihnen die Spalte «gültig von» das Datum, ab dem die Zuordnung gilt. Das System gibt den frühesten Zeitpunkt vor: Tag nach der Erfassung. Sie können das Datum aber auch in die Zukunft setzen. In der Spalte «gültig bis» steht das Datum, bis zu dem die Zuordnung gilt. Das System ergänzt dieses Feld automatisch, wenn für Dienstleistungen oder Kostenstellen ein «gültig bis»- Datum besteht. Sonst bleibt die Spalte leer. In diesem Fall können Sie das «gültig bis»-datum selber setzen, sofern Sie den Zuordnungszeitraum einschränken wollen. Zuordnungszeitraum bearbeiten ❶ ❶ Zuordnungszeitraum löschen Klicken Sie auf das Symbol «Deaktivieren», um die entsprechende Zuordnung zu deaktivieren bzw. zu löschen. Zuordnungszeitraum ändern Klicken Sie auf das Symbol «Detail bearbeiten», um das Dialogfeld zu öffnen. Hier können Sie den Gültigkeitszeitraum für diese Zuordnung ändern. 15
16 Zuordnungen entfernen ❶ Sie können bereits vorgenommene Zuordnungen zu Kostenstellen oder Dienstleistungen auch wieder entfernen. Gehen Sie dazu folgendermassen vor: ❶ Markieren Sie auf der linken Seite der Ansicht die Dienstleistung oder die Kostenstelle. Klicken Sie auf das Feld «Entfernen». 16
17 3.4 Weitere Angaben ❸ ❶ ❹ ❺ ❶ Sobald Sie die Zuordnung mit dem Button «Zuordnen» gespeichert haben, wird die Dienstleistung fett dargestellt. Zuordnungen, die Sie entfernt haben, bleiben noch zwei Tage in Kraft. Diese Zuordnungen werden ebenfalls fett dargestellt und mit einem * markiert. Nach Ablauf der zwei Tage erscheinen sie nicht mehr in der Darstellung. ❸ Die Nummern in Klammern sind Ihre Debitoren-, Rechnungsreferenz- oder Frankierlizenznummern. ❹ In der «Auswahl» sehen Sie die Details der Kostenstelle bzw. der Dienstleistung, die Sie gerade zugeordnet haben. Haben Sie Kostenstellen mehrfach zugeordnet, bleibt die rechte Spalte in der «Auswahl» leer. ❺ Unter «Aktuelle Zuordnung» finden Sie einen Überblick über alle Ihre bestehenden Zuordnungen zeitlich aufsteigend von heute in die Zukunft. Bitte beachten Sie: Mehrfachzuordnungen erscheinen nicht in dieser Liste. Wenn Sie in der Checkbox «Historie anzeigen» ein Häkchen gesetzt haben, erscheinen auch die vergangenen Zuordnungen in der Übersicht. 17
18 4 Rechnungsdaten je Kostenstelle auswerten ❶ ❸ ❹ Wählen Sie den Menüpunkt «Rechnungen abrufen», um sich eine detaillierte Auswertung nach Kostenstelle anzusehen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: ❶ Klicken Sie auf das Register «Detailnachweisdaten» und wählen Sie den gewünschten Zeitraum einen oder mehrere Monate. Alle Resultate werden Ihnen nun angezeigt. Klicken Sie auf das Excel-Symbol, um eine Übersicht über alle Rechnungsdetails pro Monat und pro entsprechende Rechnungsreferenznummer zu erhalten. ❸ Klicken Sie auf den Button «Erläuterungen», um Erklärungen zu den Details der Kundenrechnung zu erhalten. ❹ Klicken Sie auf das Symbol «Trichter», wenn Sie die Datei bereits vor dem Abruf nach bestimmten Kriterien (z. B. Geschäftsbereiche der Post, Produkte) einschränken wollen. 18
19 Beispiel einer Auswertung nach Kostenstelle Die von Ihnen zugewiesenen Kostenstellen sind in den entsprechenden Spalten aufgeführt. Die Spaltentitel geben auch Bezeichnung und Bereich an, sofern Sie diese unter «Kostenstellen verwalten» erfasst haben. Sie können nun für interne Zwecke Ihre Rechnungsdaten je Kostenstelle auswerten. 19
20 Post CH AG Kundendienst Wankdorfallee Bern supportonlinedienste@post.ch (PM)
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