Aktuelle Informationen zur Quellensteuer ab 2014 (Update Aug. 2013)

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1 Aktuelle Informationen zur Quellensteuer ab 2014 (Update Aug. 2013) 1.1 Einleitung Wie angekündigt wollen wir Sie laufend über Änderungen im Bereich der Quellensteuer, während der Umstellungsphase auf die neue QST-Codierung, informieren. Wir bitten Sie, das folgende Dokument ausführlich durchzulesen. 1.2 QST-Tarife einlesen Schnittstelle SECO ändert Die Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV hat den Aufbau und das Recordformat für die Quellensteuer-Tarife für Daten ab dem Jahr 2014 angepasst. Die Anpassungen sind zwar gering, verhindern aber trotzdem das Einlesen mittels der SECO-Tarif-Schnittstelle in allen ABACUS-Versionen. Quelle: ABACUS hat bereits reagiert und liefert mit den nächsten Servicepacks für die Versionen 2011, 2012 und 2013 eine angepasste Schnittstelle. Auslieferung Anpassungen SECO-Schnittstelle Version 2011, Gesamtservicepack Version 2012, next Hotfix Version 2013, next Hotfix Download Homepage ABACUS ABACUS wird ausnahmsweise, während dem Jahreswechsel 2013/2014 und sobald die Kantone die QST-Tarife 2014 publizieren, diese im ABACUS-Schnittstellen-Format auf ihrer Homepage zur Verfügung stellen. Die auf der ABACUS-Homepage aufbereiteten QST-Tarife könnten auch von älteren ABACUS Versionen importiert werden. Für die Funktionalität dieser Schnittstelle in Versionen vor V2011 übernimmt ABACUS jedoch keine Garantie, da es sich um nicht mehr supportete Versionen handelt. Link: Risiko / Unbekannte Das ESTV hat nur den Aufbau und das Recordformat der QST-Tarif-Schnittstelle angepasst und publiziert. Es gibt aktuell noch keine Daten von den einzelnen Kantonen. Das ESTV kann Ende Jahr die Daten der verschiedenen Kantone nur auf das Format überprüfen, die Vollständigkeit und Richtigkeit der QST-Tarife obliegt den einzelnen Kantonen. Es besteht folglich das Risiko, dass bei der Publikation noch neue, unerwartete Probleme auftreten und Korrekturen ausgeliefert werden müssen. Als Umgehungslösung bietet sich auch hier die Möglichkeit, die Tarife mittels ABACUS-Schnittstelle einzulesen.

2 1.2.3 Übersicht Versionen Version 2012 und 2013: werden. Voraussetzung dafür ist, dass der Kunde entweder über die Option "Quellensteuer- Abo" auf dieser Version verfügt oder einen Servicepack der zweiten Jahreshälfte 2013 installiert hat. Die neuen Quellensteuer-Tarife könnten im SECO-Format via Schnittstelle im Programm 422 eingelesen werden. Voraussetzung dafür ist, dass der Kunde einen Servicepack mit Septemberdatum oder neuer installiert hat. Version 2011: werden. Voraussetzung dafür ist, dass der Kunde über die Option "Quellensteuer-Abo" auf dieser Version verfügt. Hat er diese nicht, muss dies nachlizenziert werden. Diese Nachlizenzierung ist ab dem 1. Dezember 2013 kostenlos (neues Preismodell). Die neuen Quellensteuer-Tarife könnten im SECO-Format via Schnittstelle im Programm 422 eingelesen werden. Voraussetzung dafür ist, dass der Kunde mindestens den Servicepack vom 28. August 2013 installiert hat. Version 2010: werden. Voraussetzung dafür ist, dass der Kunde über die Option "Quellensteuer-Abo" auf dieser Version verfügt. Hat er diese nicht, muss dies nachlizenziert werden. Diese Nachlizenzierung ist ab dem 1. Dezember 2013 kostenlos (neues Preismodell). (Aussage ohne Gewähr, da unsupportet Version). Die neuen Quellensteuer-Tarife können im SECO-Format via Schnittstelle im Programm 422 nicht eingelesen werden. Version 2009 und älter: werden. (Aussage ohne Gewähr, da unsupportete Version). Die neuen Quellensteuer-Tarife können im SECO-Format via Schnittstelle im Programm 422 nicht eingelesen werden. Zusammenfassung: Version Format Bemerkung Version ABACUS-Format Einlesbar mit SP der zweiten Jahreshälfte 2013 Version Seco-Format Einlesbar mit SP ab Septemberdatum 2013 Version 2011 ABACUS-Format Nachlizenzierung ab 1 Dezember 2013 nötig Version 2011 Seco-Format Einlesbar ab Servicepack vom 28. August 2013 Version 2010 ABACUS-Format Nachlizenzierung ab 1 Dezember 2013 nötig Version 2010 Seco-Format Einlesen nicht möglich Version 2009 und älter ABACUS-Format Einlesen möglich Version 2009 und älter Seco-Format Einlesen nicht möglich

3 1.3 Umstellung Tarif-Code Die QST-Tarife müssten per Januar 2014 bei allen quellensteuerpflichtigen Mitarbeiter angepasst werden (also neue Zeitachse per Januar 2014). QST-Code umstellen Beispiel 1 Code A, ohne Kirchensteuer, Alleinstehend ohne Kinder wird in der ABACUS Lohnbuchhaltung wie folgt erfasst: Alt QST-Tarifcode = A- QST-Tarifklasse = 1 Neu (ab Januar 2014) QST-Tarifcode = AN QST-Tarifklasse = 1 Beispiel 2 Grenzgänger Deutschland, Tarifgruppe A, ohne Kirchensteuer, Alleinstehend ohne Kinder: Alt QST-Tarifcode = DA- QST-Tarifklasse = 1 Neu (ab Januar 2014) QST-Tarifcode = LN QST-Tarifklasse = 1 Betroffene Mitarbeiter suchen Wir empfehlen im Programm L351 Personallisten eine Liste für alle aktiven Mitarbeiter auszugeben. Dazu sollten die Spalten QST-Tarifcode und QST-Tarifklasse eingefügt werden. Entweder werden die betroffenen Mitarbeiter im Excel gefiltert oder es wird eine freie Selektion hinterlegt. Die Formel dazu lautet LEN.QST-Tarifcode > Wert (Leer oder "")

4 1.4 Abrechnung und Auswertung In der Abrechnung sind ABACUS weiterhin keine Änderungen bekannt. Bei den Auswertungen gehen sie jedoch von Anpassungen aus. Sobald die Kantone ihre Bestimmungen und Beispiele publizieren, wird ABACUS die Änderungen berücksichtigen und mit Servicepacks ausliefern. Auswertungen anpassen Beispiel: Code A, ohne Kirchensteuer, Alleinstehend ohne Kinder Tarifgruppe = A Kinderabzug = 0 Kirchensteuer = N Wird im ABACUS-Programm bis und mit V2014 wie folgt erfasst: QST-Tarifcode = AN QST-Tarifklasse = 1 ABACUS geht davon aus, dass die Kantone in ihren Auswertungen auf separate Spalten setzen werden: Ab Version 2012 sicher Wie bereits im Vorfeld angekündigt, kann ABACUS Anpassungen im Bereich der Abrechnung und Auswertungen nur ab Version 2012 vollständig zur Verfügung stellen. Sie gehen aber davon aus, dass die Kanton in diesem Bereich auch flexibel sind.

5 1.5 ELM Projekt Lohnstandard-Quellensteuer Alle 26 Kantone und die ESTV haben gemeinsam mit der swissdec das Projekt Lohnstandard-Quellensteuer (ELM 4.0) in den letzten Jahren vorangetrieben. Das Ziel ist eine einheitliche Schnittstelle zu allen Steuerämtern der 26 Kantone. Per werden alle 26 Kantone in der Lage sein, die Quellensteuerabrechnung elektronisch mittels ELM 4.0 zu empfangen. Die Quellensteuerabrechnung erfolgt mit ELM 4.0 in allen Kantonen für alle Kunden monatlich und enthält genügend Informationen, dass damit automatisch auch die Anmeldung, Mutationsmeldung und Austrittsmeldung abgedeckt werden. Das gilt natürlich nicht für die Abrechnung in Papierform. Die BETA-Phase der swissdec wurde diesen Frühling erfolgreich abgeschlossen. Aktuell startet die Zertifizierung der ersten Lohnsoftwarehersteller Vereinheitlichung Tarifcodes per Damit eine einheitliche Schnittstelle für alle Kanton funktioniert, ist es für das Projekt unabdingbar, dass alle 26 Kantone ihre Tarifcodes vereinheitlichen. Die gesetzlichen Grundlagen wurden deshalb in allen Kantonen auf allen Ebenen bis im Herbst 2012 angepasst. Die Vereinheitlichung der Tarife kommt also definitiv. Von diesen Anpassungen sind alle Kunden betroffen, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder via ELM 4.0 einreichen. Die neue Codierung ist seit längerer Zeit bekannt und dürfte kein Problem darstellen. Neue Codes funktionieren in allen ABACUS Versionen Die neue Codierung kann grundsätzlich in allen ABACUS Versionen erfasst, abgerechnet und ausgewertet werden. Natürlich weiterhin unter Berücksichtigung der ABACUS Regeln ABACUS und ELM 4.0 Schnittstelle zu allen 26 Kantonen Ab werden alle Kantone in der Lage sein, die Quellensteuerabrechnung elektronisch via ELM zu empfangen. Die zu diesem Zeitpunkt erhältlichen ABACUS Versionen werden eine elektronische Quellensteuer-Einreichung jedoch noch nicht unterstützen. Die ABACUS Lohnbuchhaltung wird voraussichtlich erst in der Version 2015 ELM 4.0 integrieren können. Vorbereitung ELM 4.0 Version 2015 Die Kunden können wie folgt auf ELM 4.0 vorbereitet werden: - Update auf mindestens Version Die Mandant en müssen auf UVGZ / KTG ELM 3.0 umgestellt werden. Ansonsten kann nicht auf Version 2015 geupdatet werden. - Die erweiterten Kinderzulagen werden auf Version 2015 definitiv abgeschafft bzw. zu einer Kinderzulage umgewandelt.

6 1.6 Analyse und Empfehlungen Risikoanalyse Die Spezifikationen von ELM 4.0 und die neuen Tarifcodes sind seit längerem bekannt. Was aber niemand weiss, sind die Auswirkungen und Ausgestaltung in den einzelnen Kantonen. So regelt das Projekt ELM 4.0 nur die Datenübermittlung, nicht aber die Tarifauslieferung, Berechnung und Auswertung in den einzelnen Kantonen. Folgende Fragen und Risiken stehen im Raum: 1. Tarife in die Tabellen einlesen? Wie füllen die Kantone die Quellensteuertarife in der Textdatei auf dem Download ( aus? Der Aufbau des Records bleibt gemäss den direkten Quellen von ABACUS zur ESTV unverändert. Die einzelnen Kantone unterscheiden sich aber teilweise beim Ausfüllen des Inhalts. In der ABACUS Lohnbuchhaltung wurde deshalb in der Vergangenheit der Datenimport bei einzelnen Kantonen ausprogrammiert, dass heisst die Tariftabellen werden ergänzt. Es besteht also das Risiko, dass die Daten auf den ausgelieferten Versionen falsch oder unvollständig eingelesen werden. Als Umgehungslösung für alle älteren Versionen dürfte in diesem Szenario aber die Möglichkeit helfen, die Tarife als ABACUS-Format aus einer bereinigten Version auszulesen und den Kunden zur Verfügung zu stellen. ABACUS wird versuchen, angepasste Tabellen auf ihrer Homepage zur Verfügung zu stellen. Risiko: klein Umgehungslösung für ältere Versionen: Teilweise vorhanden => Problem eingetroffen 2. Die Berechnung ändert in einzelnen Kantonen? Grundsätzlich wäre es eine gute Gelegenheit für die Kantone weitere Anpassungen vorzunehmen. Jedoch dürfte das Projekt die bestehenden Kapazitäten bereits genügend fordern. Deshalb sieht ABACUS hier ein sehr kleines Risiko. Risiko: sehr klein Umgehungslösung für ältere Versionen: keine, von Hand rechnen 3. Die Auswertungen ändern in einzelnen Kantonen? ABACUS geht davon aus, dass einige Kantone die Anforderungen an die Auswertungen anpassen. Risiko: erheblich Umgehungslösung für ältere Versionen: von Hand ausfüllen oder die alte Auswertung einreichen; eine gewisse Kulanz dürfte in pragmatisch handelnden Kantonen möglich sein 4. Anpassungen Schnittstelle VD / GE ABACUS geht davon aus, dass die Kantone Waadt und Genf die bestehenden Schnittstellen noch über einen bestimmten Zeitraum weiter betreiben. Eine Anpassung ist im Zuge der neuen Tarifcodes aber unabdingbar. ABACUS erwartet deshalb im Herbst jeweils neue XSD-Definitionen für die XML- Files. Risiko: Diese Anpassungen werden definitiv kommen. Umgehungslösung für ältere Versionen: keine bzw. manuelle Erfassung der Daten in den jeweiligen Portalen der Steuerbehörden => Kunden, die mit den Schnittstellen VD und GE arbeiten, müssten mindestens auf die Version 2012 updaten.

7 Informationen ABACUS geht davon aus, dass die detaillierten Informationen der einzelnen Kantone "tröpfchenweise" eintreffen werden. Der Zeitraum dafür ist von heute bis Anfang nächstes Jahr. Sie werden versuchen, die Vertriebspartner und Kunden regelmässig darüber zu informieren Unterstütze Versionen Anhand der Risikoanalyse ist ersichtlich, dass die älteren Versionen durchaus in der Lage sind, die neue Quellensteuercodierung zu verarbeiten. Grundsätzlich werden Anpassungen nur auf den Versionen 2012, 2013, und 2014 ausgeliefert. Eine kleine Anpassung an der Tarifschnittstelle könnte auch auf Version 2011 ausgeliefert werden, falls notwendig. Anpassungen im Bereich Berechnung, Auswertung und Schnittstellen VD und GE können wegen den erheblichen Unterschieden zwischen den Versionen, nur ab Version 2012 zur Verfügung gestellt werden. Auslieferung im Herbst / Winter 2013 Anhand der Risikofaktoren und dem Umstand, dass alle 26 Kantone zu unterschiedlichen Zeitpunkten ihre Informationen publizieren, muss mit kurzfristigen Hotfixauslieferungen im Herbst / Winter 2013 gerechnet werden Empfehlung Updates Anhand der Risikoanalyse müssen Sie selber entscheiden, ob Sie dringend updaten müssten. Wichtige Faktoren sind sicher auch die Anzahl quellensteuerpflichtiger Mitarbeiter und die Flexibilität der Personalabteilung. Wir empfehlen konkret vor allem Treuhändern, Grosskunden und Kunden mit vielen quellensteuerpflichtigen Mitarbeitern auf eine Version 2012 oder neuer upzudaten. Bei weiteren Fragen steht Ihnen unser ABACUS-Betreuerteam gerne zur Verfügung. Freundliche Grüsse Axept Business Software AG Raphael Kohler Erich Vonlanthen Marcel Bättig CEO / Partner Leiter Verkauf / Partner Leiter Produktmanagement