Series Nr. 6. Dammann. Januar

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1 DSZ-BO Technical Report Series Technical Report Nr. 6 DSZ-BO-Item-Datenbank der empirischenn Organisationsforschung, Version Hintergrund und Hinweise zur Benutzung Alexia Meyermann,, Annemarie Pankow, Maik Dammann Januar 2013

2 DSZ-BO Technical Report Series DSZ-BO Technical Report Series ist eine Schriftenreihe des Datenservicezentrum Betriebs- und Organisationsdaten (DSZ-BO) an der Universität Bielefeld. Darin werden vor allem methodische und technische Informationen zu Betriebs- und Organisationsstudien und den darin generierten qualitativen und quantitativen Datensätzen publiziert. Die DSZ-BO Technical Reports sind nicht-exklusiv, d. h. einer Veröffentlichung an anderen Orten steht nichts im Wege. Sie können nicht über den Buchhandel, sondern nur online über das DSZ-BO bezogen werden. Die Inhalte der DSZ-BO Technical Reports stellen ausdrücklich die Meinung der jeweiligen Autorinnen und Autoren dar und nicht die des DSZ-BO. DSZ-BO Technical Reports ISSN Herausgeber: Stefan Liebig, Leitung DSZ-BO Martin Diewald, Leitung DSZ-BO Kontakt: Alexia Meyermann Tel.: (Sekretariat: Regina Fischer) Datenservicezentrum Betriebs- und Organisationsdaten an der Universität Bielefeld Postfach Bielefeld

3 DSZ-BO Item-Datenbank der empirischen Organisationsforschung - Hintergrund und Hinweise zur Benutzung Von Alexia Meyermann 1, Annemarie Pankow, Maik Dammann 1 Inhalt 1. Projektbeschreibung Vorgehensweise bei der Erstellung der Item-Datenbank Auswahl der Fragebögen zur Aufnahme in die Datenbank Aufnahme der Items aus den einzelnen Fragebögen Verschlagwortung der Items Struktur der Item-Datenbank Benutzungshinweise Filtern der Datenbank über Autofilter Ansicht nach Themenblöcken und Schlagwörtern in der Pivot-Tabelle Projektbeschreibung Im Rahmen des Dienstleistungsangebotes des DSZ-BO wurde für Wissenschaftler und Interessierte im Bereich der Betriebs- und Organisationsforschung eine Item-Datenbank erstellt. Die Item-Datenbank soll einen Überblick über ausgewählte Fragebögen und Fragebogen-Items vermitteln. Ziel ist es, die Verwendung bereits erprobter und eingesetzter Instrumente in der Organisationsbefragungen einsetzenden Forschung zu fördern 2. In einer Excel-Tabelle sind Items, d.h. Frage- und Antworttexte aus verschiedenen Betriebsfragebögen aufgelistet und mit Schlagwörtern versehen. Dadurch können bereits eingesetzte bzw. bestehende Instrumente gezielt gesucht und für die eigene Primärerhebung genutzt werden. Die Item-Datenbank richtet sich an Forscher, die eine eigene Erhebung planen und für die Erstellung eines Fragebogens bereits bestehende Fragebögen hinzuziehen wollen. Die aus den Fragebögen entnommenen Items können als Orientierungshilfen, für vergleichende Arbeiten oder als Ideen- und Informationsquelle nützlich sein. Auch methodische Forschungsinteressen könnten damit verfolgt werden. Die Item-Datenbank soll zukünftig schrittweise erweitert d.h. mit neuen Betriebs- und Organisationsfragebögen angereichert werden. Projektverantwortliche: Alexia Meyermann, Stefan Liebig 1 Universität Bielefeld, Datenservicezentrum Betriebs- und Organisationsdaten 2 Ein Beispiel für eine solche Item-Datenbank ist die Survey Question Bank, siehe: 1

4 Projektmitarbeiter: Annemarie Pankow, Julian Bargheer, Maik Dammann, Julian Klassen Förderung: keine Zeitraum: seit Juni 2012, fortlaufend Kontakt: Link zur Item-Datenbank: 2. Vorgehensweise bei der Erstellung der Item-Datenbank 2.1. Auswahl der Fragebögen zur Aufnahme in die Datenbank Die Item-Datenbank enthält verschiedene Fragebögen deutscher und internationaler Studien der Betriebs- und Organisationsforschung i.w.s.. Aufgelistet sind auch Fragebögen aus Umfragen, die bislang nicht frei zugänglich waren. Die Liste der bislang verwendeten Fragebögen findet sich in der nachfolgenden Tabelle. Name der Befragung ALLBUS-BB (Betriebliche Umwelten, betriebliche Arbeitswelten) BEATA (Beschäftigungsverhältnisse als sozialer Tausch) Erhebungsjahr Link zur Homepage ECS (European Company Survey) htm IAB-Betriebspanel MEADOW (Measuring the Dynamics of Organizations and Work) NOS (National Organizations Survey) /04074/version/1 SFB580, Teilprojekt B2, Welle SFB580, Teilprojekt B WERS (Workplace Employment Relations Survey) (Cross-Section Management Questionnaire, MQ) Informationen zu den Studien finden sich auf den angegebenen Homepages und sind auch im Studienportal des DSZ-BO enthalten: https://dszbo.uni-bielefeld.de/studienportal/ Im Rahmen des Projekts wird die Liste der Fragebögen fortlaufend erweitert werden. 2

5 2.2. Aufnahme der Items aus den einzelnen Fragebögen Zur Erstellung der Item-Datenbank wurden die ausgewählten Fragebögen in eine Excel- Tabelle übertragen. Jede Zeile enthält den Frage- und Antworttext. Zu beachten ist, dass ein Fragetext und/oder Antworttext aus einem Fragebogen mehrere Items enthalten kann. Dies ist bspw. der Fall bei Item-Batterien, wo eine Zeile mehrere Items enthalten kann (siehe die nachfolgenden Beispiele). A) Beispiel für einen Frage- und einen Antworttext aus der Item-Datenbank, die mehrere Items enthalten: (Quelle: ALLBUS-BB; DSZ-BO-Nummer 18) Im Folgenden geht es um die Personalstruktur Ihres Betriebes, z. B. um Anzahl, Alter und Qualifikation der Beschäftigten. Bitte machen Sie hierzu Angaben zum Stichtag a) Wie viele der Beschäftigten Ihres Betriebes waren zu diesem Stichtag teilzeitbeschäftigt, und wie viele davon waren Frauen? ( ) Antwort (Batterie): a) Teilzeitbeschäftigte (Anzahl/ Davon Frauen) ( ) B) Beispiel für einen Antworttext aus der Item-Datenbank, der mehrere Items enthält: (Quelle: SFB580-B5, DSZ-BO-Nummer 3) Und wie regelmäßig hat Ihr Unternehmen die jeweiligen Dienstleistungen genutzt? einmalig / gelegentlich / laufend / weiß nicht / keine Angabe 1 Zeitarbeit 2 Personalberatung/Headhunting 3 Arbeitsvermittlung ( ) Interviewer-Hinweise und Zwischentexte sind in der Item-Datenbank ebenfalls berücksichtigt Verschlagwortung der Items Aufgrund der Fülle verschiedener Themen in den Fragebögen und über verschiedene Fragebögen hinweg, wurden jedem einzelnen Frage- und Antworttext Schlagworte zugewiesen. Dabei wurden drei Typen von Schlagwörtern vergeben: (1) Es wurden Schlagwörter des TheSoz (Thesaurus Sozialwissenschaften) verwendet. Dieser Thesaurus dient für inhaltsorientierte Recherchen in den Datenbanken SOFIS (Social Science Literature Information System) und SOLIS (Social Science Research Information System) und deckt alle Disziplinen der Sozialwissenschaften ab. 3 (2) Da TheSoz sich nicht für das gesamte Spektrum der in der Item-Datenbank einzupflegenden Fragebögen eignet, und die Schlagwörter des TheSoz teilweise auf einer sehr allgemeinen Ebene angesiedelt sind, wurden jedem einzelnen Frage- und Antworttext zusätzliche Schlagwörter zugeordnet: die sog. DSZ-BO-Schlagwörter/Fragetitel. Diese entstammen Termini der Betriebs- und Organisationsforschung und gehen in bestimmten Fällen noch genauer ins Detail bzw. sind weiter ausdifferenziert (daher die Zusatzbezeichnung Fragetitel. 3 vgl. 3

6 (3) Um die Übersichtlichkeit und Nutzbarkeit der Datenbank weiter zu verbessern, wurden die Items weiter in übergeordnete Themenblöcke eingeteilt. Bisher sind folgende Themenblöcke enthalten: - Organisation: o hierunter fällt z.b. Branche, Alter, Rechtsform - Kultur/Klima - Wirtschaftliche Situation der Organisation o hierunter fallen Informationen zu betrieblichen Kennzahlen oder Wettbewerb - Produktionsorganisation o Informationen zu Produktionsplanung, Technologie - Arbeitsorganisation und -bedingungen - Personal, Personalstruktur o Informationen zu Beschäftigtenzahlen und -strukturen, z.b. Anteil Beschäftigter nach Geschlecht, Qualifikation, Art des Beschäftigungsverhältnisses u.a. - Mitgliedschaft (Interessensorganisationen) o bezieht sich auf die Mitgliedschaft in Interessensorganisationen - Arbeitszeiten - Entlohnung, Aufstieg: o Informationen zu Löhnen und Gehältern, Tarifbindung, sonstigen Anreizen, Erwerbsverläufen - Weiterbildung - Mitbestimmung, Teilhabe - Sonstiges: o Informationen, die keinem der Themenblöcke zugeordnet werden konnten o Hierunter ist auch gefasst, falls die Zustimmung zur Verknüpfung des Datensatzes mit anderen Quellen erfragt wurde. Außerdem erfasst wurden die - vor allem aus methodischer Perspektive - interessanten Blöcke (insofern diese nicht Teil einer Frage waren): - Fragen zum Informanten: z.b. Alter, Geschlecht, Position im Betrieb, Beruf - Instruktionen, Hinweise, Zwischentexte: für den Interviewer, für den Befragten - Zusätzliches: Zustimmung zur Adressweitergabe, erneuten Befragung, Verknüpfung mit anderen Datenquellen etc. Der Nutzer kann in der Excel-Tabelle dem Tabellenblatt Schlagwortliste entnehmen, welche Schlagwörter den einzelnen Themengebieten zugeordnet wurden. Zu beachten ist, dass im Fall von Item-Batterien, die wie oben erwähnt, nicht getrennt erfasst wurden, sondern jeweils als ein Frage- und Antworttext in der Datenbank enthalten sind, die Verschlagwortung an manchen Stellen ungenau oder allgemein bleiben muss. Den Besonderheiten der genutzten Software (xls) und den begrenzten Ressourcen dieses Projektes ist es geschuldet, dass ausschließlich eine hierarchische Verschlagwortung angewandt wurde und nur drei Schlagwörter bzw. Kategorien (Themenblock, The-Soz- Schlagwort, DSZ-BO-Schlagwort/Fragetitel) vergeben werden konnten. Hierdurch kommt es 4

7 zu weiteren Schwächen in der Verschlagwortung, da keine unterschiedlichen Schlagwörter parallel vergeben werden konnten, um die hierarchische Struktur mit Suchfunktion in xls beibehalten zu können. Langfristig soll dies durch die Nutzung einer besser geeigneten Software geändert werden, um dieses Problem zu lösen und die Erweiterbarkeit der Datenbank zu ermöglichen. 3. Struktur der Item-Datenbank Die Kernstruktur der Item-Datenbank gliedert sich in folgende Bereiche: Name der Befragung ALLBUS- BB Fragetext (kopiert aus dem Fragebogen) Welche der folgenden betrieblichen Zusatzleistungen bieten Sie den Beschäftigten dieser Gruppe? Antworttext (kopiert aus dem Fragebogen) Sonderzahlungen (z.b. Weihnachtsgeld, Prämien, Gewinnbeteiligungen, Anteilsscheine) [ ] Einkommen TheSoz Schlagwort Nr./ Seite/ Abschnitt im Original -fragebogen DSZ- BO- Nummerierung DSZ-BO- Themenblock DSZ-BO- Schlagwort/ Fragetitel Leistungsentgeld Zusatzleistungen, finanziell Name der Befragung: An dieser Stelle sind die Namen der Befragungen oder Studien angegeben, aus welcher die Fragebögen stammen. Über dieses Feld können die Fragebögen voneinander unterschieden werden. Nr./Seite/Abschnitt im Originalfragebogen: Diese Spalte enthält eine Bezeichnung des Ortes des Frage- und Antworttextes im jeweiligen Originalfragebogen. Falls die Frage- und Antworttexte einzeln nummeriert waren, wurde die Nummerierung übernommen. Wenn dies nicht der Fall war, wurde die Seitenzahl, auf der Frage- und Antworttext sich im Fragebogen befindet, oder eine Abschnittsangabe, falls vorhanden, angegeben. Diese Spalte ist nicht in allen Fällen ausgefüllt. DSZ-BO-Nummerierung: Diese Spalte gibt den Frage- und Antworttexten einen eindeutigen Identifikator. Es handelt sich um eine fortlaufende Nummerierung aller Frage- und Antworttexte in der Datenbank über die verschiedenen Fragebögen hinweg. Fragetext (kopiert aus dem Fragebogen): In dieser Spalte wurden die Frage- und Antworttexte aus den Fragebögen unverändert übernommen. Wie erwähnt können ein Frage- und ein Antworttext auch mehrere Items enthalten. Es ist zu beachten, dass das Layout nicht der Formatierung in den Fragebögen entspricht. Antworttext (kopiert aus dem Fragebogen): In dieser Spalte wurden die Antwortkategorien aus den Fragebögen unverändert übernommen. Wie erwähnt können in diesem Feld mehrere Items enthalten sein. Es ist zu beachten, dass das Layout nicht der Formatierung in den Fragebögen entspricht. DSZ-BO-Themenblock: Die Themenblöcke wurden vom DSZ-BO erstellt und vergeben. Diese bilden die gröbste Form der Verschlagwortung. 5

8 TheSoz-Schlagwort: Diese Schlagwörter wurden dem TheSoz entnommen und durch DSZ- BO-Mitarbeiter vergeben. DSZ-BO-Schlagwort/Fragetitel: Diese Schlagwörter bzw. Fragetitel sollen die Frage- und Antworttexte detaillierter beschreiben als die TheSoz-Verschlagwortung. Sie wurden vom DSZ-BO erstellt und vergeben. Die vollständige Item-Datenbank kann von der folgenden Internetseite heruntergeladen werden: Zukünftige Aktualisierungen werden dort ebenfalls abrufbar sein. Änderungen am Aufbau der Item-Datenbank, wie bspw. an der Verschlagwortung, werden im Rahmen der Datenbank selbst beschrieben oder bei umfangreicheren Änderungen anhand eines weiteren Technical Reports. 4. Benutzungshinweise Das Tabellenblatt Fragebögenüberblick enthält eine Auflistung der verwendeten Fragebögen. Das Tabellenblatt Schlagwort-Liste enthält die vergebenen Schlagwörter und Themengebiete. Der Nutzer erhält damit einen Überblick über mögliche Suchbegriffe. Die eigentliche Item-Datenbank befindet sich in Tabellenblatt 4 ( Item-Datenbank ). Dort gibt es mehrere Such- und Recherchemöglichkeiten: Die Datenbank kann mittels der Suchfunktion (strg+f) nach Themenblöcken, TheSoz-Schlagwörtern, DSZ-BO-Fragetiteln oder nach Begriffen eigener Wahl durchsucht werden. Mittels der Sortierfunktion (Menü: Daten, Sortieren) kann nach einzelnen Spalten (wie Schlagwörtern oder Fragebögen) bspw. alphabetisch sortiert werden. Neben diesen Möglichkeiten der Suche und Sortierung enthält die Tabelle sog. Autofilter, die die Recherche nach Items erleichtern. Diese werden nachfolgend kurz vorgestellt: 4.1. Filtern der Datenbank über Autofilter Die Item-Datenbank enthält die Funktion die Tabelleneinträge je Tabellenspalte nach gewählten Kriterien zu filtern. Das Aktivieren der Filter ermöglicht die selektive Anzeige jener Datensätze (d.h. Zeilen), die den vom Nutzer definierten Filterkriterien entsprechen. Eine Filterung ist für jede Tabellenspalte möglich. Zudem lassen sich die Filter verschiedener Spalten kombinieren. Durch Kombinationen von Filtern kann nach mehreren Kriterien gleichzeitig gefiltert werden. Auswahl von Filtern: Die Auswahl der Filter erfolgt über die Dropdown-Menüs in der ersten Zeile. Beispiel: 6

9 Ein Nutzer möchte sich alle Items anzeigen lassen, die der Erhebung des ALLBUS entstammen und den TheSoz-Schlagwörtern Mitbestimmung oder Arbeitszeit entsprechen. 1. Schritt: Anklicken des Drop-down-Menüs in Spalte A ( Name der Befragung ), Deaktivieren sämtlicher Häkchen durch Entfernen des Häkchens bei Alles auswählen, Aktivieren des Filterkriteriums ALLBUS durch Anklicken. 2. Schritt: Anklicken des Drop-down-Menüs in Spalte H ( TheSozSchlagwort ), Deaktivieren sämtlicher Häkchen durch Entfernen des Häkchens bei Alles auswählen, Aktivieren der Filterkriterien Arbeitszeit und Mitbestimmung jeweils durch Anklicken. Deaktivierung von Filtern: Die Deaktivierung der Filter zur Wiederherstellung der vollständigen Anzeige der Datenbank erfolgt, indem je Tabellenspalte alle Filterkriterien zugelassen werden. Hierzu sind in den Drop-Down-Menüs jeweils das Kriterium Alles auswählen zu aktivieren. Neben der Nutzung der Autofilter-Funktion besteht die Möglichkeit die Datenbank nach Themenblöcken zu filtern Ansicht nach Themenblöcken und Schlagwörtern in der Pivot-Tabelle Das Tabellenblatt Pivot-Tabelle bietet dem Nutzer eine Analyse der Daten aus der Item- Datenbank. Angezeigt werden alle Themenfelder mit den dazugehörigen TheSoz- Schlagwörtern in den Tabellenzeilen. Durch Anklicken des + -Zeichens, können die The- Soz-Schlagwörter angezeigt werden. Die Spalten enthalten die Werte für die unterschiedlichen Befragungen. Der Nutzer erfährt aus dieser Tabelle, in welchen Befragungen welche und wie viele Themenblöcke und Schlagwörter enthalten sind. Mit einem Klick auf die Zahl in einer bestimmten Zelle werden in einem gesonderten Tabellenblatt (das automatisch erstellt wird) alle weiteren Informationen gesammelt aufgelistet, die hierzu in der Item-Datenbank vorhanden sind. 7

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