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1 My SharePoint Solutions PIMP YOUR SHAREPOINT! Das FRITZ & MACZIOL SharePoint Project Management Framework

2 DIE MACHER DIE MACHER Microsoft SharePoint überzeugt durch seine Funktionsvielfalt und Adaptivität. Jeden Tag entwickeln wir damit für unsere Kunden Lösungen für bessere Kommunikation und Projektarbeit. Das Team SharePoint, Project & SQL kümmert sich im Geschäftsbereich F&M Business Productivity um alle Themen und Kundensituationen rund um Projektarbeit, Portale und SQL Datenbanken. Klaus Thomas Senior Project Consultant Microsoft & Cloud Solutions Telefon: Mobil: Marcel Broschk Consultant Microsoft & Cloud Solutions Telefon: Mobil: Nils Gräf Teamleiter Telefon: Mobil:

3 DIE HERAUSFORDERUNG DIE HERAUSFORDERUNG Jedes Unternehmen steht vor der Herausforderung verschiedenste Projekte planen, initiieren, steuern und abschließen zu müssen. Jedoch sind, je nach Branche und Unternehmensform, der Projektablauf, die Projektorganisation sowie der Projektaufwand in der Regel sehr unterschiedlich. Daher besteht grundsätzlich in den Unternehmen der Bedarf einer ausgereiften Projekt Management Lösung. In den meisten Fällen wünschen sich Unternehmen einen organisatorisch und technisch einfachen, schnellen, zu Ihrer IT Infrastruktur passenden Einstieg. Er sollte aber die Option auf eine komplexere, organisatorisch erweiterte Struktur offen lassen. Eine Projektmanagement Lösung darf sich auch nicht der Zusammenarbeit mit anderen Projekt Management-Tools verschließen und sollte weltweite Projektmanagement Standards berücksichtigen. Eine klare Struktur, Modularität, eine einfache Konfiguration und Erweiterbarkeit sollten die Projektmanagement Lösung auszeichnen. IT Standards sollten eingehalten werden und neue Technologien im Bereich Mobilität berücksichtigt werden. Anforderungen der neuen Generation, Cloud Computing, Onlineverfügbarkeit von Daten, Team Collaboration, zentrale Projektdokumentenverfügbarkeit und Business Intelligence sollten eine zentralle Rolle spielen

4 DIE FUNKTIONEN DIE FUNKTIONEN Unternehmen haben den Bedarf nach klaren Strukturen, automatisierten Projektabläufen, eine zentrale Datenablage und eine auf Multiprojektmanagement basierende Auswertung von Projekten. Es wird eine klare Darstellung der Projektprozesse sowie einheitliche, auf die Projektrollen bezogene Aufgabendarstellung benötigt. Eine einheitliche Projektkommunikation ist Grundvoraussetzung für eine effektive Projektplanung bzw. Projektzielerreichung. Daraus ergeben sich unterschiedliche Anforderungen an die einzelnen Rollen innerhalb von Projekten: Gewünschte Funktionalität aus Sicht der Geschäftsleitung und des Controlling Multiprojektmanagementsicht Übersicht über alle Projekte des Unternehmens oder an denen das Unternehmen beteiligt ist. Projektphasenauswertungen und Phasenübersichten. Statusberichte nach Budget, Zeit und Qualität für jedes Projekt. Business-Kennzahlen,. (Earned Value Analyse, Meilensteintrendanalyse) gesonderte, kumulierte Ansichten je Kostenstelle, Business-Unit oder ausführenden Bereich für einen Berichtszeitraum. eine Möglichkeit, Genehmigungsprozesse und Phasenänderungen zu steuern. Gewünschte Funktionalität aus Sicht der Projektleiter Multiprojektsicht über alle Projekte eines Projektleiters und den Projekten in denen er als Mitarbeiter involviert ist. Projektphasenauswertungen und Phasenübersichten. Statusberichte nach Budget, Zeit und Qualität für seine Projekte. Darstellung von Projektstrukturplänen und Gantt Diagrammen. Projektstatusberichte mit Informationen aus einzelnen Phasen und Arbeitspaketen. Statusberichtsanforderung an die Teamleiter oder direkt an die Teammitglieder. Automatisierte Terminüberwachung. Effektive Steuerung von Projekt-Meetings. Änderungseskalationsmöglichkeiten Gewünschte Funktionalität aus Sicht der Teamleiter Multiprojektsicht über alle Arbeitspakete, die von einem Teamleiter verwaltet bzw. bearbeitet werden und in denen er als Mitarbeiter involviert ist. Projektphasenauswertungen und Phasenübersichten, in denen die Arbeitspakete des Teamleiters sich wiederfinden. Statusberichte nach Budget, Zeit und Qualität für seine Arbeitspakete. Darstellung von Projektstrukturplänen und Gantt Diagrammen

5 DIE FUNKTIONEN Projektstatusberichte mit Informationen aus einzelnen Phasen und seinen Arbeitspaketen. Statusberichtsanforderung an seine Teammitglieder. Automatisierte Terminüberwachung. Effektive Steuerung von Projektmeetings. Änderungseskalationsmöglichkeiten. Gewünschte Funktionalität aus Sicht der Teammitarbeiter Multiprojektsicht über alle Arbeitspakete die von einem Teammitarbeiter bearbeitet werden und in denen er als Mitarbeiter involviert ist. Kommunikationsübersicht über die Ansprechpartner in den jeweiligen Projekten. Termin und Meilensteinsicht über alle Termine in den Projekten in denen er involviert ist. Statusberichtserstellung. Änderungseskalationsmöglichkeiten. Weitere Anforderungen an die Anwendung sind die Darstellung von Methoden, Hilfsmitteln, Techniken und Kompetenzen in einem Projekt sowie das Zusammenwirken der verschiedenen Phasen innerhalb des Projektlebenszyklus

6 DIE LÖSUNG DIE LÖSUNG Dem Bedarf der Unternehmen, den Projektablauf zu automatisieren, eine zentrale Datenablage und eine auf Multiprojektmanagement basierende Auswertung der Projekte (Reporting) gerecht zu werden, wird das Projektmanagement Framework in Form einer Microsoft SharePoint 2013 Anwendungslösung realisiert. Dies ermöglicht eine klare Darstellung seiner Projektprozesse und den effizienten Abläufen der Unternehmensprojekte sowie eine einheitliche, auf die Projektrollen bezogene Aufgabendarstellung, Informationsverwaltung und Reporting. Des Weiteren beinhaltet die Entscheidung für eine SharePoint-Lösung eine einheitliche Projektkommunikation und Teamarbeit, sowie eine zentrale Datenablage. Das Fritz & Macziol Projektmanagement Framework basiert auf der Standard- und der App-Technologie von Microsoft SharePoint 2013 und kann um die Microsoft SharePoint 2013 Enterprise Funktionen erweitert werden. Es bietet dem Management, den Projektleitern und Projektteam-Mitarbeitern dedizierte Ansichten, Formulare, Dokumente und Informationen sowie Workflow gesteuerte Freigaben und Genehmigungen

7 DIE LÖSUNG Die Lösung beinhaltet individuell angepasste und ausbaubare Module, die auf Project Management Best Practices von Prince2 basieren. PRAKTISCHE HERANGEHENSWEISE AN STRUKTURELLE UND SAUBERE, TRANSPARENTE PROJEKTPLANUNG Das Project Management Framework ist des Weiteren ohne großen Aufwand anpassbar auf die Projektmanagement Theorien von PMI oder IPMA. Das Fritz & Macziol Project Management Framework kann in den Microsoft SharePoint 2013-On Premise-Ausprägungen (Standard und Enterprise) implementiert werden. Microsoft SharePoint Online in der Office 365 Cloud wird ebenfalls unterstützt. Das Fritz & Macziol Project Management Framework bietet von der Projekt Idee bis zum Projekt Abschluss einen phasengesteuerten Ablauf eines Projektes. Es besteht aus 3 Projekträumen, auf denen sich 5 Module verteilen, die individuell anpassbar sind

8 DIE LÖSUNG Diese Räume stellen sich folgendermaßen dar: Projekt Idee Modul: PI PROJEKTIDEEN-RAUM Im Projektideenraum werden die Module Projektidee aufnehmen, Business Request durchführen und Projektmandat erteilen oder ablehnen angeboten. PI 1 Die Projektidee In der Funktion der Projekt-Idee können eine Idee oder ein Wunsch zur Durchführung eines Projektes erfasst und genehmigt, aber auch abgelehnt werden. Hier wird auch entschieden, ob einem Projekt, bevor es ein Projektmandat erhält, ein Business Request zur Projektaufnahme vorliegen soll oder nicht. Bei einer Ablehnung der Projektidee wird die Projektidee zwecks Nachvollziehbarkeit archiviert. PI 2 Der Business Request In der Funktion des Business Request (Projektanforderung) wird die Projekt-Idee auf die Anforderung der Durchführbarkeit bzw. Realisierbarkeit geprüft. Nach Durchführung des Business Request wird auf Basis der Ergebnisse eine Entscheidung getroffen, ob eine Projektaufnahme sinnvoll erscheint oder nicht. Nach der Freigabe wird die Entscheidung weiter gegeben an das Projektmandat. PI 3 Das Projektmandat Nach Abschluss der Prüfung kann mit der Funktion eines definierten Genehmigungsprozesses ein Projekt Mandat erteilt werden und der Projektvorbereitungsraum wird aktiv. Bei einer Ablehnung wird die Projektidee und gegebenenfalls der Business Request zwecks Nachvollziehbarkeit archiviert. Projekt Start Modul: PS PROJEKTVORBEREITUNGS-RAUM Im Projektvorbereitungsraum werden die Module Ressourcenplanung, Projektrollenvergabe und Aufnahme und erstellen des Business Case angeboten. PS 1 Projektstart - Ressourcenplanung Im Modul Projekt-Start erfolgen dann die Projektvorarbeiten zuerst mit der Ressourcenplanung. Diese wird im Projektmanagement Framework nur durch eine Aufnahme von Informationen in einem Formular zur Verfügung gestellt, da hier berücksichtigt werden muss, das im Regelfalle in den Unternehmen schon Ressourcenplanungswerkzeuge im Einsatz sind. In einer PMF Erweiterung kann hier auch auf Kundenwunsch der Microsoft Project Server 2013 angebunden werden, der eine komplette Ressourcenplanungsund Verwaltungsumgebung mitbringt. PS 2 Projektstart - Projektrollen Hier wird eine Formularlösung zur Projektrollenzuordnung zu jedem gestarteten Projekt zur Verfügung gestellt. PS 3 Projektstart Business Case Hier wird der Business Case gestartet und vorausgefüllt. (Projektbegleitende Wirtschaftlichkeits- und Nutzenanalyse). Nach Prüfung aller Projektrelevanten Informationen kann im Abschluss eine Freigabe des Business Case durchgeführt werden. Diese führt zur Projektfreigabe. Das Projekt kann gestartet werden und die Informationen werden in den, durch den Freigabeprozess neu angelegten, Projektplanungsraum übergeben. Bei einer Ablehnung des Business Case wird dieser zwecks Nachvollziehbarkeit archiviert

9 DIE LÖSUNG Im Projektplanungsraum werden die Bereichsmodule Projektinitiierung, Projektsteuerung und Projektabschluss angeboten. Projektinitiierung IP 1 Kommunikationsmanagement Formular zur Festlegung der Kommunikationsstrategie und regeln. Projekt Initiierung Modul: IP Projekt Steuerung Modul: CS Projekt Abschluss Modul: CP PROJEKTPLANUNGS-RAUM IP 2 Projektsteuerungsmittel Formular zur Festlegung der Projektsteuerungsmittel. IP 3 Risikomanagement Formular zur Festlegung der Projektrisiken und der Regeln, wie damit umgegangen wird. IP 4 Priorisierung Vergabe einer Projektpriorität IP 5 Projektstrukturplan Hier wird der Projektstrukturplan angelegt. (SharePoint Aufgabenliste mit Gantt). In einer PMF Erweiterung kann hier auch auf Kundenwunsch der Microsoft Project Server 2013 angebunden werden, der eine komplette Projektstruktur- und Terminplanverwaltung und Steuerung mitbringt. IP 6 Qualitätsmanagement Hier werden Qualitätsmanagementstrategie und die Qualitätsvorgabe für das laufende Projekt festgelegt. Des Weiteren wird hier auch noch einmal der Business Case bearbeitet und erneut freigegeben. Projektsteuerung CS 1 Arbeitspakete Hier werden die Arbeitspakete definiert, freigegeben und zugeteilt. CS 2 Projektstatus Hier wird der Projektstatusbericht vom Projektleiter ausgefüllt und zur Verfügung gestellt. CS 3 Änderungsmanagement Hier können Änderungseskalierungen in Form von Änderungsanträgen erstellt werden. CS 4 Phasenbericht Hier wird ein Phasenbericht erstellt. Gegebenenfalls benötigte Checklisten abgearbeitet und der Business Case erneut bearbeitet und auch freigegeben. Projektabschluss CP 1 Projektabschluss Im Modul Projektabschluss wird der Projektdurchlauf zu einem Abschluss gebracht. Der Projektleiter prüft auf Grundlage der Statusberichte und des durchgängig gepflegten Business Case, ob alle Tätigkeiten (Produkte [PRiNCE2]) mit allen vereinbarten Qualitätskriterien geliefert wurden. Danach wird geprüft ob alle Abnahmekriterien erfüllt werden. Der Projektplan wird zum Abschluss gebracht. IP 2 Projektsteuerungsmittel Hier wird eine Bewertung des Projektes in einem Formular vorgenommen. Die Erfahrungswerte fließen in die Erfahrungsaufzeichnungen sowie die Bewertungsergebnisse ins Übergabedokument. CP 3 Projektübergabe Hier wird das Projekt dem Auftraggeber übergeben und Abgeschlossen 16 17

10 DIE LÖSUNG Phasenübergreifende Steuerungs- und Reportingbereiche - Projektboards Für jede Projektrolle bietet das Project Management Framework die passenden Tools zur Auswertung, Bearbeitung, Kontrolle, Prüfung und Abschluss eines Projektes, zur Verfügung. Diese Werkzeuge, Ansichten und Reports und Projektsteuerungsmittel finden wir in den sogenannten Projektboards: GL-Board Lenkungsausschuss Board Projektleiterboard Teamleiterboard Teamboard Hier werden alle im Projekt anfallenden Informationen in Form von GL, Controlling, Projektleiter und Teamleiter Dashboards und Auswertungslisten, Statusberichten zur Verfügung gestellt. Diese Informationen werden immer in Bezug Relevanz zur Projektrolle dargestellt. Die Teammitglieder erhalten ebenfalls in einer gesonderten Board-Ansicht, ihre relevanten Projekt- und Arbeitspaketdaten. Phasenübergreifende Funktionen Projektphasenübergreifend können Phasenberichte und Übergangschecklisten erstellt werden, welche als Basis für eine Phasenfreigabe dienen. Raumübergreifende Funktionen Des Weiteren stellt das Project Management Framework raumübergreifende Funktionen zur Verfügung. Dies sind die Module: Projekt Wiki Projektmeeting Projektmeeting-Funktion ermöglicht eine projektbezogene, aber auch projektübergreifende Planung, Steuerung und Auswertung von Projektmeetings. BI Center (BI Center ist eine SharePoint Enterprise Erweiterung) Merkmale Hochgradig flexibler Einsatz von unterschiedlichen Projekt Werkzeugen Abbildung der Prozesse Ihrer Projekte Darstellung von Projekten mit unterschiedlichen Komplexitätsgraden Fokussierung der Projekt-Informationen auf die jeweiligen Projektrollen Übergreifende Steuerung und Lenkung der Projekte möglich Technische Voraussetzungen Microsoft SharePoint 2013 Standard (Enterprise empfohlen) Entsprechende für die SharePoint 2013 Installation benötigte Microsoft Infrastruktur 18 19

11 ÜBER FRITZ & MACZIOL Zur FRITZ & MACZIOL group mit Hauptsitz Ulm gehören die Unternehmen FRITZ & MACZIOL Soft-ware und Computervertrieb GmbH, INFO- MA Software Consulting GmbH, FRITZ & MAC- ZIOL Asia Inc. und IT&T AG. Mit mehr als Mitarbeitern an 18 Standorten sowie sechs Servicestandorten weltweit erzielte die Unternehmensgruppe im Jahr 2013 einen Gesamtumsatz von knapp 400 Mio. Euro. Als Top-Partner von Microsoft vereint FRITZ & MACZIOL aktuell 13 Goldkompetenzen in den Bereichen Collaboration, Cloud, Devices und Deployment, Lizenzierung, Management, Mobiliy, SAM, Server Plattform, Virtualisierung u.a. Dadurch erbringt das Unternehmen über die komplette Palette der Microsoft-Produkte qualifizierte Dienstleistungen. Im deutschlandweiten Vergleich der Systemintegratoren erreicht es mit diesen Leistungen den Spitzenplatz. Die Kunden und Anwender erhalten die Gewissheit, bei FRITZ & MACZIOL auf eine breite Wissensbasis und Praxiserfahrungen zurückgreifen zu können. Dieses Know-how schlägt sich auch in beratungsintensiven Projekten nieder.

12 DER PREIS Beispielkalkulation 1: Um das FRITZ & MACZIOL Projektmanagement Framework produktiv nutzen zu können, empfehlen wir eine Kombination aus SharePoint 2013-Basisinstallation, Workshops und dem Kauf der PMF-Lösung. So erhalten Sie eine hochfunktionale Lösung angepasst auf die Projektbedürfnisse Ihres Unternehmens. Grundsätzlich ist auch der Erwerb einzelner Module des PMF möglich. Ihren individuellen Preis erhalten Sie auf Anfrage unter Kauf von 2 Modulen des PMF Eur Workshoppaket (Anforderungsworkshop, Einführungsschulung, Begleitung erstes Projekt) Eur (10PT) Installation SharePoint Produktivumgebung Eur Beispielkalkulation 2: Kauf des gesamten PMF Eur Anpassung des PMF auf Kundenwunsch Eur (20 PT) Installation SharePoint inkl. Testumgebung Eur

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