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1 Anlage 7 der Dienstanweisung zur Finanzbuchhaltung Geschäftsordnung der Internen Revision Geschäftsordnung für die Interne Revision der Universitätsverwaltung Münster Inhaltsverzeichnis 1. Funktion der Internen Revision 2. Die Interne Revision in der Universitätsverwaltung 2.1 Stellung der Internen Revision 2.2 Befugnisse der Internen Revision 3. Aufgaben der Internen Revision 3.1 Ordnungsmäßigkeitsprüfungen 3.2 Wirtschaftlichkeitsprüfungen 3.3 Prüfung doloser Handlungen, Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung 3.4 Sonderprüfungen 3.5 Prüfung interner Kontrollsysteme 3.6 Beratung der Dienststelle 4. Durchführung der Revision 4.1 Prüfungsplan 4.2 Ankündigung/Information 4.3 Revisionsbericht 5. Abschluss der Beratungs-/Prüfungsvorgänge 6. In-Kraft-Treten 1

2 1. Funktion der Internen Revision Die Interne Revision unterstützt die Universitätsleitung sowie im Rahmen ihrer Möglichkeiten auch die Einrichtungen und Mitglieder der Universität bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Als Dienstleister erstellt sie Analysen und Bewertungen, sie erarbeitet Empfehlungen, berät und informiert. Die Interne Revision führt Prüfungen durch und bewertet dabei auch Interne Kontrollsysteme (IKS). Die Prüfungen richten sich nach den Kriterien der Ordnungsmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit des Verwaltungshandelns. Die Revision wirkt beratend an Planungen mit, die den Aufgabenbereich der Internen Revision berühren. Ziel der Revision ist es, Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu minimieren. 2. Die Interne Revision in der Universitätsverwaltung 2.1 Stellung der Internen Revision Die Interne Revision ist ein internes Beratungs- und Prüfungsorgan der Verwaltung der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster (ohne Medizinische Einrichtungen). Sie ist der Kanzlerin/dem Kanzler direkt unterstellt und nur dieser/m gegenüber weisungsgebunden. Die Interne Revision erstellt jährlich einen Prüfungsplan (vgl. Ziffer 4.1), dieser wird von der Kanzlerin/dem Kanzler genehmigt. Neben der Kanzlerin/ dem Kanzler können weitere Führungskräfte der Internen Revision Aufträge erteilen, diese bedürfen ebenso wie Sonderprüfungen und unvermutete Prüfungen der Abstimmung mit der Kanzlerin/dem Kanzler. Die Interne Revision erfüllt ihre Aufgaben ungehindert und objektiv. Die Interne Revision übernimmt keine operativen Aufgaben. 2.2 Befugnisse der Internen Revision Die Interne Revision hat im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung folgende Befugnisse, sofern sie nicht durch allgemein-rechtliche Bestimmungen oder Weisungen der Kanzlerin/des Kanzlers eingeschränkt werden: - uneingeschränktes Recht auf Einsicht in sämtliche Akten-, Daten und Informationsunterlagen - uneingeschränktes Recht auf Auskunft - uneingeschränktes Recht auf Zugang zu allen dienstlichen Einrichtungen der Prüfungsbereiche - ständiges passives Informationsrecht Die Interne Revision ist nicht befugt, Entscheidungen zu treffen und Weisungen zu erteilen, sie spricht Empfehlungen aus. Dieser Grundsatz kann im Zusammenhang mit Gefahr im Verzug oder bei Betrugsfällen aufgehoben werden. In diesen Fällen tritt die Beratungsfunktion der Internen Revision hinter die Kontrollfunktion zurück. 2

3 3. Aufgaben der Internen Revision Die Interne Revision führt ihre Beratungstätigkeit und ihre Prüfungen im Auftrag der Kanzlerin/des Kanzlers durch. Insbesondere nimmt sie folgende Aufgaben wahr: - Ordnungsmäßigkeitsprüfungen - Wirtschaftlichkeitsprüfungen - Prüfungen doloser Handlungen, Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung - Sonderprüfungen - Prüfungen der Internen Kontrollsysteme - Beratung im Rahmen der Prüfungen. 3.1 Ordnungsmäßigkeitsprüfungen Die Ordnungsmäßigkeitsprüfungen umfassen die - Prüfung des Rechnungswesens einschließlich der unvermuteten Prüfungen nach der Landeshaushaltsordnung (LHO) analog sowie der Verordnung über die Wirtschaftsführung der Hochschulen des Landes Nordrhein-Westfalen (HWFVO), - Bearbeitung der Prüfungsmitteilungen des Landesrechnungshofs (LRH), - Bearbeitung der Einhaltung vorgegebener Regelungen. 3.2 Wirtschaftlichkeitsprüfungen Die Wirtschaftlichkeitsprüfungen umfassen - Prüfungen der Aufbau- und Ablauforganisation Ziel dieser Prüfungen ist die Erarbeitung von Verbesserungsvorschlägen für wirkungsvolle und zweckentsprechende Verwaltungsabläufe. - Analysen zur wirtschaftlichen Bearbeitung einzelner oder ganzer Systeme - die Verwendung der Investitionsmittel - die Überprüfung des wirtschaftlichen Personaleinsatzes. 3.3 Prüfung doloser Handlungen, Korruptionspräfention und Korruptionsbekämpfung Die Interne Revision unterstützt unter dem Aspekt der Korruptionsprävention die Dienstund Fachaufsicht. Dazu führt sie in korruptionsgefährdeten Bereichen Prüfungen und Schwachstellenanalysen der Ablauforganisation durch. Dabei wird festgestellt, ob in korruptionsgefährdeten Bereichen die maßgeblichen Gesetze, Vorschriften und Weisungen beachtet werden. 3.4 Sonderprüfungen Die Interne Revision führt im Auftrag der Kanzlerin/ des Kanzlers oder in Abstimmung mit ihr/ihm neben den planmäßigen Prüfungen aufgrund besonderer Feststellungen und Anregungen Sonderprüfungen durch. 3

4 3.5 Prüfung der Internen Kontrollsysteme Die Interne Revision prüft zur Risikominimierung Interne Kontrollsysteme. Insbesondere wird geprüft, ob die internen Kontrollen der Dienststelle angemessen sind und zuverlässig funktionieren. 3.6 Beratung der Dienststelle Die Interne Revision unterstützt die Dienststelle im Rahmen ihres Auftrags auf Anfrage durch Beratung, insbesondere bei der Planung von Projekten unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit sowie bei der Einführung neuer Steuerungsmodelle und moderner Verwaltungsverfahren. 4. Durchführung der Revision / Beratung 4.1 Prüfungsplan Für jedes Haushaltsjahr wird ein Prüfungsplan mit den vorgesehenen Prüfungen erstellt; dieser enthält die durchzuführenden Prüfungen und Nachrevisionen. Die Leiterin/der Leiter der Revision kann den Prüfungsplan ändern, wenn hierzu eine Notwendigkeit besteht. Änderungen werden mit der Kanzlerin/ dem Kanzler abgestimmt. 4.2 Durchführung der Prüfungen Die Prüfungen werden rechtzeitig und schriftlich angekündigt (Ausnahme: unvermutete Kassenprüfungen nach LHO analog bzw. Verordnung über die Wirtschaftsführung der Hochschulen des Landes Nordrhein-Westfalen (HWFVO) und Verdacht auf dolose Handlungen). Die Ankündigung informiert die zu prüfende Einrichtung über den Prüfungsgegenstand, das Prüfungsziel und die geplante Prüfungsdauer. Die Revisoren führen die Prüfungen nach pflichtgemäßem Ermessen durch. Mitarbeiter der zu prüfenden Einrichtung werden in das Prüfungsverfahren einbezogen und um Auskunft gebeten. Alle Informationen, die die Revision im Rahmen ihrer Tätigkeit erhält, werden vertraulich behandelt. Gesetzliche Vorschriften wie z.b. der Datenschutz werden beachtet. 4.3 Revisionsbericht Über die durchgeführten Prüfungen werden Revisionsberichte erstellt. Sie enthalten präzise Beschreibungen der wichtigen Sachverhalte und eindeutige Entscheidungshilfen. Die Prüfungsergebnisse werden mit den geprüften/untersuchten Stellen erörtert. 5. Abschluss der Beratungs-/Prüfungsvorgänge 4

5 Die Abschlussberichte werden der Kanzlerin/ dem Kanzler vorgelegt; für den Fall, dass eine Organisationsmaßnahme für erforderlich gehalten wird, erfolgt die weitere Veranlassung durch die Abteilung für Personal- und Organisationsentwicklung. Die Interne Revision wird nach angemessener Zeit darüber informiert, ob und wie die ausgesprochenen Empfehlungen umgesetzt wurden. Damit ist der Vorgang/die Organisationsuntersuchung abgeschlossen. 6. In-Kraft-Treten Diese Geschäftsordnung tritt am in Kraft, gleichzeitig wird die Geschäftsordnung vom außer Kraft gesetzt. Münster, den 31. Dezember 2009 gez. Dr. Schwartze Kanzler 5

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