Rundum gesunde Planung beim Gesundheitskonzern Vivantes

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1 Rundum gesunde Planung beim Gesundheitskonzern Vivantes Jedox unterstützt Qualität und Wirtschaftlichkeit im Gesundheitswesen Die Möglichkeiten, die wir mit der schnellen Jedox- Datenbank für unsere Planung haben, sind immens und nicht mehr aus dem Tagesgeschäft wegzudenken! Marion Seidenstücker, Leiterin Zentrales Konzerncontrolling, Vivantes Netzwerk für Gesundheit GmbH Kunde Vivantes Netzwerk für Gesundheit GmbH Branche Gesundheit & Soziales Fachabteilung Finanzmanagement (Stab Controlling) Lösung Planungsapplikation für konzernweite mehrjährige Unternehmensplanung in Excel und Web Systemumgebung SAP BW, SAP ERP, SAP CO, InEK (Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus), MS Excel Ein vitales Netzwerk Der landeseigene Gesundheitskonzern Vivantes Netzwerk für Gesundheit GmbH ist mit seinen Kliniken, Medizinischen Versorgungszentren und Pfl egeeinrichtungen ein bedeutender Anbieter von Gesundheitsleistungen in Berlin und der größte kommunale Krankenhauskonzern Deutschlands. Das Berliner Unternehmen vereint neun Krankenhäuser mit über 100 Kliniken und Institutionen, die insgesamt über Betten verfügen, 13 Pfl egeheime, zwei Seniorenwohnhäuser, eine ambulante Rehabilitation, Medizinische Versorgungszentren, eine ambulante Krankenpfl ege sowie diverse Tochtergesellschaften für Catering, Reinigung und Wäsche. Mit fast Mitarbeitern und einem erwarteten Jahresumsatz von einer Milliarde Euro in 2014 trägt Vivantes entscheidend dazu bei, dass der Gesundheitssektor für die Stadt Berlin zu einem erheblichen Wirtschaftsfaktor geworden ist. Im vergangenen Jahr haben sich über Patientinnen und Patienten Vivantes zu einer stationären Krankenhausbehandlung anvertraut, zudem wird mittlerweile jedes dritte Hauptstadtkind bei Vivantes geboren. Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 1

2 Komplexe Planungsprozesse von der Einlieferung bis zur Entlassung eines Patienten Herausforderung Unternehmensplanung auf Basis von MS Excel unhandlich und fehleranfällig Vergangenheitsdaten aus SAP-BW, große Datenmengen überfordern Planungssystem Defi nition berechneter Kennzahlen teilweise nicht transparent Hoher manueller Aufwand zur Vorbereitung der Planungsläufe Langsame Datenabfrage, Daten nicht aktuell In einem gesunden Körper steckt ein gesunder Geist dieser bekannte Ausspruch lässt sich nicht nur auf die tausenden Patienten des Vivantes-Netzwerks Berlin anwenden, die ihre Gesundheit tagtäglich in die Hände des Gesundheitskonzerns legen. Auch auf Unternehmensebene sind die Rahmenbedingungen oftmals entscheidend für eine optimale Steuerung des Geschäfts. Um wichtige Entscheidungen zeitnah treffen zu können, müssen dem Controlling etwa mittels professioneller Analyse-Werkzeuge die richtigen Daten schnell und am rechten Ort bereitgestellt werden. Die Controlling-Abteilung von Vivantes stützt ihr konzernweites Berichtswesen dafür auf ein umfangreiches SAP-System, um die komplexen Prozesse, von der Einlieferung bis zur Entlassung eines Patienten, wirksam zu kontrollieren. Liefert das zentrale, über SAP BW, ERP und CO administrierte, Reporting Einblick in die Vergangenheitsdaten, so benötigte Vivantes zudem ein leistungsfähiges System, um seine Unternehmenskennzahlen zu planen und somit mögliche wirtschaftliche Risiken zeitnah aufzudecken. Bislang wurde die Planung von 400 einzelnen Konzernbereichen, unterteilt in Service- und Verwaltungsbereiche, Kliniken der Regionen und Tochtergesellschaften, standardmäßig mit MS Excel ausgeführt: Das Controlling bereitete dafür Excel-Tabellen für diverse Leistungs- und Kostenartenplanungen vor, die an die operativen Planungsverantwortlichen weitergegeben wurden. Dort wurde die mittelfristige Planung für die fünf Folgejahre abgefragt, um dem Aufsichtsrat schlussendlich eine zusammengefasste GuV-Rechnung auf der Ergebnispositionsebene vorlegen zu können und um die Basis für Planzahlen im umfangreichen Standardberichtswesen zu haben. Wir mussten hochkomplexe Index-Formeln entwickeln, um mit Excel vertretbar arbeiten zu können. Die vielschichtigen Planungsprozesse wurden in mehreren 100MB großen Excel-Tabellen unfl exibel abgebildet. Alleine das Öffnen solch einer Datei dauerte mehrere Minuten ein zeitraubender Prozess, beschreibt Marion Seidenstücker, Leiterin des Zentralen Konzerncontrollings. Das Controllingteam musste die Excel-Sheets nicht nur umständlich von den einzelnen Planern einsammeln und zusammenführen, sondern auch Jahr für Jahr neu an die geänderten rechtlichen Rahmenbedingungen im Gesundheitswesen anpassen. Zudem erfolgte die Überführung der Ist-Daten aus dem SAP BW in die Planungsblätter nicht automatisiert und musste händisch kontrolliert werden. Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 2

3 Lösung Entwicklung einer webbasierten Applikation zur Erfassung der konzernweiten Unternehmensplanung Aufbau eines Hochgeschwindigkeit-OLAP- Modells mit Rückschreibefähigkeit Automatisierte Anbindung bestehender SAP CO- und SAP BW-Daten Datenintegrationsmodul zur Verdichtung, Berechnung und Transfer heterogener Daten Zusätzlich erschwert wurde der Planungsverlauf durch fehlerbehaftete Formeln und Verknüpfungen zwischen einzelnen Planungsblättern, SAP BW-Daten und den Planungsblättern des Vorjahres, die beständig überprüft und korrigiert werden mussten. Marion Seidenstücker erklärt: Vivantes und die Anzahl seiner Gesellschaften ist gewachsen, Datenmengen und -komplexität sind gestiegen. Mit gleichbleibenden Ressourcen war es mit Excel allein nicht mehr möglich, dem Aufsichtsrat aussagekräftige Planungsberechnungen vorzulegen. High-Performance Datenbank für große Datenmengen Der hohe Zeit- und Personalaufwand, die Fehleranfälligkeit sowie die aufgrund langer manueller Vorarbeit veraltete Datengrundlage des Excel-Systems waren für den Gesundheitskonzern hinreichende Gründe, um in eine neue Planungslösung zu investieren. Das neue Tool sollte möglichst eine Datenbankstruktur vorweisen, in welcher Inhalte konsolidiert und einheitliche Planungsblätter sowie standardisierte Datenabfragen modelliert werden können. Vor allen Dingen aber sollte es den Vorbereitungsprozess der konzernweiten Unternehmensplanung deutlich verkürzen, vereinheitlichen und transparenter machen. Während der Evaluierung verschiedener Anbieter überzeugte Jedox das Controllingteam von Vivantes: Eine hohe Abfragegeschwindigkeit und die Fähigkeit, große Datenmengen zu verarbeiten, waren für uns Kernanforderungen. Daran sind die anderen Anbieter gescheitert. Kennzahlen 900 Plankostenstellen Über 2500 aktiv geplante Konten Mehr als 400 Kennzahlen (allein im Vollkräftebereich), auf Kostenstellen verteilt Ca. 100 sonstige Planungskennzahlen Nachdem sich Marion Seidenstücker und ihre Kollegen auf einem Jedox Roadshow-Event von den Vorteilen der hochperformanten Jedox OLAP-Datenbank für Planungsanwendungen überzeugen konnten, entschied sich die Geschäftsführung der Vivantes Kliniken für die Implementierung von Jedox. Neben dem Geschwindigkeitsvorteil stellte sich auch die Excel-Nähe von Jedox als Entscheidungsfaktor heraus, da die bekannte Nutzeroberfl äche einen schnellen und kosteneffi zienten Projekteinstieg unterstützt. Zudem kann Jedox einfach in die bestehende IT-Landschaft des Konzerns integriert und mittels nativem SAP Connector ideal an das SAP-System von Vivantes angebunden werden. Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 3

4 Ressourcensparende Umsetzung ohne Pflichtenheft Vorteile Selbstständige, dezentrale Planung der verantwortlichen Controller möglich Datengenauigkeit: Daten in SAP BW und Jedox-Datenbank stets aktuell Abbildung sehr großer Datenmengen möglich Transparente Dateneingabe und Berechnungsformeln Sicheres Berechtigungskonzept für 40 User, an bestehende IT-Systeme angepasst Schnelles Roll-out bei Einhaltung der Sicherheitsstandards im Unternehmen Vor Projektbeginn wurden die Anforderungen und genauen Vorstellungen an die Jedox-Planungslösung klar kommuniziert. Das zeitraubende Formulieren von Pfl ichtenheften oder Leistungsabgleichen war, anders als bei vielen anderen Anbietern, dabei nicht erforderlich. Mit Unterstützung seines Consulting Partners zerfass information management konnte Jedox auf vorhandene Best Practice-Erfahrungen zurückgreifen und die von Vivantes während gemeinsamer Workshops formulierten Anforderungen schnell und präzise umsetzen. Das bereichsübergreifende Projektteam der Vivantes GmbH, bestehend aus der Konzern-IT, den Controlling-Power Usern sowie einem Zuständigen für den Bereich Berichtswesen SAP BW, defi nierte in regelmäßigen Statusmeetings die Projektvorgaben. Dabei unterstützte die IT die Implementierung durch die Bereitstellung der nötigen Hardware und das Sicherstellen der Datenüberleitung aus dem SAP BW. Die konzernweite Planungsanwendung wurde letztendlich in Kooperation eines Controllingmitarbeiters mit dem Jedox-Implementierungspartner realisiert: Dass nur ein Vivantes-Mitarbeiter nötig war, um die Jedox-Lösung gemeinsam mit dem Berater aufzubauen, ist beeindruckend! Die Implementierung konnte sehr konzentriert und ressourcensparend laufen, freut sich Marion Seidenstücker über die erfolgreiche Umsetzung des Planungssystems. Die komplette Einführungszeit für die Planungslösung, inklusive der Anbindung von 13 Tochtergesellschaften, mehrerer Vorsysteme und einem differenzierten Benutzerrechtesystem, betrug im Endeffekt deutlich weniger als ein halbes Jahr. Mittels In-house-Schulungen der Jedox Academy wurde der feste Mitarbeiterkreis mit etwa 30 Anwendern aus dem Vivantes-Controlling im Umgang mit Jedox unterstützt und auf diese Weise befähigt, das System selbstständig zu nutzen. Konzernweite Finanzplanung mit Jedox deutlich vereinfacht Aufgrund eines kosten- und personalschonenden Implementierungsansatzes konnte das Controlling von Vivantes nach kurzer Zeit auf die multidimensionale Jedox OLAP-Datenbank zugreifen, die durch ihre Rückschreibefähigkeit die unternehmensweite Finanzplanung deutlich vereinfacht. Auf Basis der Ist-Daten aus SAP BW können beispielsweise die den operativen Führungskräften mit Planverantwortung, etwa ein Stationschef oder der Geschäftsführer der Spei- Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 4

5 Warum Jedox? Hohe Performance der Jedox-Datenbank: Schnelle Ergebnisse in Echtzeit Excel-nahe Oberfl äche unterstützt einfachen Projekteinstieg Kosten- und personalschonende Implementierung: Nur ein Mitarbeiter für die Administrierung nötig Hohe Benutzerakzeptanz und geringer Lernaufwand Hochskalierbar und verteilt nutzbar wächst mit den Anforderungen des Konzerns seversorgung und Logistik GmbH, zugeordneten Controller ihre Plandaten nun selbstständig in das Jedox-System eintragen. Das Controllingteam steuert nun die Bereitstellung der korrekten Daten und den einheitlichen Ablauf der jährlichen Planungsrunde im Jedox Excel Add-in und im Web. Dank der einfachen Administrierung und der hohen Abfragegeschwindigkeit von Jedox bleibt den Power Usern nun mehr Zeit für ihre Kernaufgaben: die Mengenplanung von Leistungen und Vollkräften sowie das Bereitstellen von Plan-Gewinn- und Verlust-Rechnungen aller Vivantes-Einzelgesellschaften für das Folgejahr, die auf Konzernebene konsolidiert und an die Finanzbuchhaltung zur Komplettierung hinsichtlich Bilanzen und Kapitalfl ussrechnungen übergeben werden können. Die Vivantes-Planungslösung auf Jedox-Basis kombiniert die hohen Freiheitsgrade des Excel Add-ins, hinsichtlich Kommentarfunktionen und individueller Anpassungen, mit anwenderfreundlichen Eingabemasken und vollfunktionalen Menüs im Web. Über 40 Vivantes-Nutzer mit differenzierten Berechtigungen, vom Controlling bis hin zu den einzelnen Planern in den Tochtergesellschaften, greifen fachbereichsübergreifend auf die Jedox-Anwendung zu. Das sichere Berechtigungskonzept wurde dabei intelligent an bestehende Nutzerberechtigungen der IT-Landschaft von Vivantes angepasst. Vorteile durch Skalierbarkeit und Transparenz Einen weiteren Vorteil sieht Marion Seidenstücker in der fl exiblen Skalierbarkeit der Jedox-Planungslösung, die gemeinsam mit den Kundenanforderungen wachsen kann: Früher mussten 400 Planbereiche abgebildet werden, was unser System überlastete. Mit Jedox planen wir nun mehr als 900 verschiedene Konzernbereiche, da wir die Anwendung optimal hochskalieren können. Die große Menge an relevanten Kennzahlen kann mit Jedox übersichtlich, in Echtzeit und auf Grundlage einer zentralen Datenbasis abgebildet werden. Innerhalb der OLAP-Datenbank werden die verschiedenen Datenquellen automatisiert gebündelt und Daten können in der Excel- und Web-Planungsoberfl äche zielgerichtet gesucht, verglichen und ausgewertet werden. Marion Seidenstücker: Mit Jedox können wir unsere Daten bis auf Kontoebene einsehen und detailliert sagen, wo jede einzelne Planzahl genau herkommt und wer sie warum eingetragen hat. Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 5

6 Bequeme Integration in die SAP-Landschaft Die Datenintegration aus dem SAP BW/ERP-Vorsystem von Vivantes erfolgt mittels der nativen SAP-Konnektivität von Jedox. Datenmodelle und -hierarchien konnten mit dem SAP Connector kongruent aus der BW Datenbank nach Jedox überführt werden. Auf diese Weise liegen Vivantes in beiden Systemen stets einheitliche Daten vor. Zudem ermöglicht das Datenintegrations-Tool von Jedox das automatisierte Einlesen weiterer heterogener Quellen, wie etwa Vergleichsdaten aus dem Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus (InEK). Nachdem die ersten Planungsrunden nun erfolgreich mit Jedox durchgeführt wurden, möchte der Gesundheitskonzern zukünftig noch weitere Anwendungsbereiche mit Jedox abdecken. In einem ersten Schritt hat Vivantes erst kürzlich seinen gesamten, strategisch ausgerichteten Simulationsprozess mit Jedox neu aufgesetzt. Auch dieser, der Planung vorgelagerte, wichtige Steuerungsmechanismus wurde bislang mit MS Excel abgebildet und kann mit Hilfe von Jedox nun den entscheidenden Blick aus der Vogelperspektive auf dem Gesamtkonzern bieten. Contact: Jedox AG web: mail: blog: jedox.com blog.jedox.com Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 6

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