Charité U N I I V E R S I I T Ä T S M E D I I Z I I N B E R L L I I N

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1 U N I I V E R S I I T Ä T S M E D I I Z I I N B E R L L I I N

2 Dezentrale Personalkostenplanung Universitätsmedizin Berlin Heike Sund, Ullrich Burghoff, HRMS Consult

3 Universitätsmedizin Berlin Campus Buch Campus Virchow-Klinikum Campus Mitte Campus Benjamin Franklin

4 Kennzahlen 2010 Vier Berliner Standorte mit einer Nutzfläche von m² Einer der größten Arbeitgeber Berlins Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Sept. 2010) darunter Wissenschaftler und Ärzte, Schwestern und Pfleger, 782 Verwaltungsmitarbeiter, 225 Professorinnen und Professoren Studierende Betten mit einer durchschnittliche Verweildauer pro Fall: 7,1 Tage (Januar ,5 Tage) stationäre Fälle jährlich ambulante Fälle jährlich 1,2 Milliarde Euro Jahresumsatz

5 Universitätsmedizin Berlin

6 HRMS Consult, PartG Burghoff und Faßheber HRMS Consult ist eine Partnerschaft von erfahrenen Beratern für den Bereich Human Resources. Der Schwerpunkt unserer Leistungen liegt in der Unterstützung und Beratung bei der Einführung von modernen Personalmanagement- und Personalinformationsverfahren. Neben der systemtechnischen Seite legen wir auch besonderen Wert auf die begleitende Prozessoptimierung und Organisationsanpassung. HRMS Consult wurde 2005 von HR Experten gegründet und vereint über 25 Jahre Erfahrung in der Implementierung von SAP HCM. Im Verständnis von HRMS Consult stellen die funktionalen Anforderungen, die verfahrenstechnische Lösung und die Prozessgestaltung einen Dreiklang dar der im Zusammenhang betrachtet werden muss. Unsere Leistungen umfassen: Anforderungsanalysen Machbarkeitsstudien Geschäftsprozessoptimierung Soll- und Fachkonzeption Realisierung (Coaching, Customizing, Erweiterungen) Testunterstützung Go Live - Support Unterstützung im laufenden Betrieb für Personalmanagement, Personaladministration Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung Organisationsmanagement und Personalkostenplanung Budgetmanagement und Obligoprozessor Personalabrechnung Reporting (Query, ABAP, BW) Employee Self Services und Manager Self Services Reisemanagement

7 Personalkostenplanung als Teil der Gesamtplanung Planungsprozess SAP Portal (EPP) BW - System Kosten- Erlösplanung, DRG-Planung, ILV-Planung geplante Personalkosten Planergebnisberichte Controlling-System Personalsystem

8 Integrierte Planung Planungsvorgehen Personalkosten Planwerte

9 Integrierte Planung Ergebnisberichte Plan-GuV (Planwerte in GuV-Struktur) (Filter: u.a. nach Planbereichen, KV/FL) Plan-DB-Bericht (Planwerte in DB-Struktur) (Zugriff durch Planungsverantwortliche zur Kontrolle des Planergebnis über ihre Planungsbereiche hinweg)

10 Zielsetzung Ziel ist ein szenarienfähiges Planungstool zwischen den Centren und der Unternehmensleitung zu implementieren, welches für die Wirtschaftsplanung verlässliche Vollkräfte- und Personalkostenangaben in der geforderten Struktur (personenbezogene Personallisten) liefert. Strategische Anforderungen an das Projekt: Szenarienfähigkeit (Planung mit variablen Prämissen) Kontingentplanung unter Berücksichtigung von strukturellen Veränderungen einschließlich geplantem Personalabbau/ -aufbau Durchführung einer dezentralen Planung auf der Basis von Budgetvorgaben aus der Deckungsbeitragsrechnung. D. h. systematischer Aufbau einer personenkonkreten Planung nach Dienstarten auf Planstellenebene durch die CC-Leitungen Berücksichtigung der zentralen Planung der zusätzlichen Kostenbestandteile (Abgleich mit der GuV und der dezentralen Planung)

11 Vorgehensweise Die fachlichen Anforderungen an das Planungsverfahren wurden im Rahmen des Projekts mit Kaufmännischen Leitern der Centren, der Pflegedienstleitung, der Fakultät und dem Unternehmenscontrolling abgestimmt Das Planungstool mit -spezifischen Erweiterungen wurde eingerichtet Schnittstellen zum BW und zum Controlling wurden realisiert Das Planungstool, BW-Berichte und der OM-Zugriff wurden in das Portal integriert Schulung der Personalplaner Festlegung der Prämissen zur Planung Konsolidierung der Organisationsstruktur und der Mitarbeiterzuordnung (Centren/ Klinik / KV bzw. FL) Abstimmung mit dem Personalrat / Datenschutzbeauftragtem Test mit Pilotbereichen Produktive Planung

12 Verfahren der Kostenplanung Hochrechnung der direkten Personalkosten auf Basis einer Abrechnungssimulation mit hochrechnungsspezifischem Schema Planung der Vakanzen mit bereichs-, tarif- und dienstartspezifischen Durchschnittssätzen Planungslauf ohne spezifische szenarienabhängige Hinzurechnungen Dezentrale personenkonkrete und kontingentbezogene Planung im Webtool Periodische Überleitung in CO-Planversion und in das BW Spezifische Hinzurechnungen im CO Deckungsbeitragsrechnung im BW Mehrere Planungsrunden Abschließende Bearbeitung durch Unternehmenscontrolling

13 Erweiterung Planungstool Abrechnungssimulation Personenkonkrete Hochrechnung auf Basis aller bekannten zukünftigen Stammdatenveränderungen mit Berücksichtigung zentraler Planungsvorgaben (Tarifveränderung, ) Planung Zeitzuschläge, Überstunden, unständige Bezüge, Einmalzahlungen Hochrechnung über Durchschnitt der letzten 12 Monate. Kumulation und Durchschnittsbildung über symbolische Konten. Planung Schichtzuschläge Fortschreibung aus letztem Ist-Monat Planung Zielvereinbarung Die Zielvereinbarung wird als Kostenbestandteil personenkonkret im HR erfasst und in der Hochrechnung periodisiert als 100%-Wert geplant. Planung Tarifsteigerung und gesetzlicher Änderungen Merkmalgesteuerte und tarifabhängige Steuerung zur prozentualen Erhöhung von Lohnarten und dynamische Ermittlung der AG-Anteile Verfahren für langfristige Abwesenheiten Umwandlung in bezahlte Abwesenheiten nach Ende Lohnfortzahlung

14 Erweiterungen Planungstool Fachliche Anforderungen Web-Planungstool zur personenkonkreten Planung Selektion und Summierung nach Organisations-/Kostenstellenhierarchie (Centren / Kliniken) Trennungsrechnung KV und FL Dienstarten / Unterdienstarten Personen / Vakanzen / Kontingenten Summierung und Verdichtung in der Planungssicht Dienstartspezifische Vollkraftwerte für Personen und Vakanzen Einschränkung der Stellen für Kontingentplanung und VK-Ergänzung für Kontingente sowie dienstartspezifische Überleitung Erweiterte Mitarbeiter-Detailsicht (Vertragsdaten, Tarifdaten, Abwesenheiten, ) Filter auf Kostenobjekt, Kostenbestandteil etc. Anzeigesicht bei offener Planung Excel-Download aus jeder Planungssicht Direkte Schnittstelle BW mit Betrag, VK-Wert pro Kostenobjekt, Dienstart, Kostenträger und Monat Berechtigung über Kostenstellenhierarchien

15 Erweiterung Planungstool Erweiterte Selektion Selektion über Kostenstellengruppen aus Kostenstellenhierarchie; Standardhierarchie oder alternative Hierarchie möglich. Knoten mit Mehrfachauswahl.

16 Erweiterung Planungstool Erweiterte Selektionen

17 Erweiterung Planungstool Summensichten

18 Erweiterung Planungstool Filter Jede Spalte kann mit einer Maskierung gefiltert werden. Bspl. Kostenstellenname.

19 Erweiterung Planungstool Excel Download Jede Sicht der Planungsseite und der Summenseite kann nach Excel exportiert werden.

20 Erweiterung Planungstool Erweiterte Mitarbeitersicht Zusätzliche Mitarbeiterdaten mit Tarifinformation, Vertragsdaten und Abwesenheiten

21 Problemfelder Technisch Abrechnungssimulation sehr zeitaufwendig Kopieren von Plänen ist fehlerträchtig Veränderung der Personalplanung als Teil der integrierten Planung erst nach Überleitung sichtbar Verdichtungssichten gemäß CO-Überleitung werden während der Planung benötigt Fehlende Anzeige/Aggregierungs der Plandaten nach Mitarbeitermerkmalen (Mitarbeitergruppe/kreis, Modif für Buchung, Dienstart fachlich keine Integration zu Kennzahlen basiertem Personalbedarf (z.b. aus Patientenzahlen und Liegetagen) organisatorisch Verfahren zur Übernahme der verabschiedeten Detailplanung zurück in Stammdaten, Planstellendaten

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