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1 Au pair checklist Applying for an au pair position is just like applying for a job program abroad. The best au pair profiles are chosen by the top families. Please take care to return complete documentation to us, all in one pack. Use black print and write clearly and in English, a neat profile shows a keen candidate You can use this list to check if you have all the documents we need. When you re sending your application please note that files can be no bigger than 2MB. Au Pair Registration form Family letter Pictures: Please add some pictures of yourself for our families to see your very best smile If possible, use photos of you interacting with children. Maybe a photo of you in action showing your favourite sport or hobby At least 2 childcare references: Use the forms attached all references are checked References need to be in English or translated into English. We cannot accept references from your family members and/or your friends. A character reference: from your teacher, tutor, (ex) employer, church official etc. Not family member or best friends. Medical certificate: no more than 3 months old. Police check: you must apply for a police check in your own country. When you arrive in Australia, depending on the State where your host family lives, an additional check may be required Signed au pair agreement: please read this carefully before you sign Copy of passport Copy of driver s license convert into international licence prior to travel BONUS MATERIAL (Families love these extras and finding a position with a family of your choice will be much quicker and easier with the following) Handwritten personal letter Make a movie about your life, childcare experience etc. or make a picture collage Copy of other relevant certificates: first aid, childcare qualifications, certificates etc.

2 Au Pair Registration form 2015 Availability Start date: Final return date: Length of stay: 1 placement of 6 months 2 placements of 6 months On holiday from.../ / till././ and unable to conduct family interviews Personal details First name Surname Address Postal code/city Country Telephone Mobile address Skype address Date of birth Nationality Mr Miss Place of birth Passport number What is your religion? Do you practice? Yes No Do you wish to attend services in Australia? Yes No My family Father Occupation: Age: Mother Occupation: Age: Brothers How many: Age: Sisters How many: Age:

3 I do not authorise you to use extracts of my application for marketing purposes * We only use first name and nationality in marketing material. Children + Childcare experience My childcare experience summary: Age groups: 0-12 months 1-2 years 3-5 years 6-8 years 9+ years Child with special needs (disabled) Yes No My skills: Nappy changing Light housework Playing & reading Help with homework Caring for sick child Bath time Child under 2 Bed time Food shopping Simple cooking Potty training Bottle feed & preparation Help getting dressed Bed time/spoon feeding Outings & excursions My childcare experience in detail: Number of children and ages: Tasks Duration hours hours hours Number of children and ages: Tasks Duration hours hours hours Number of children and ages:

4 Tasks Duration hours hours hours I have 1 year of fulltime work experience in a childcare job and would like to upgrade to a Diamond au pair. Yes No My Other Skills Can you swim? Yes No Do you have first aid certificate Yes No My driving Skills: All candidates should pass their test prior to registration. All families are expected to arrange a couple of hours driving lessons I have had a driver s license since: My experience: hours By rain Country hours By snow City centre hours By heavy wind Suburb 200 or more hours How often do you drive? Daily Several times a month Several times a week Not often My language skills: My native language: English Poor Sufficient Good Excellent Other: Poor Sufficient Good Excellent Other: Poor Sufficient Good Excellent My Independence:

5 Have you lived away from home? Yes No Have you ever spent time abroad? (except Holidays) Yes No If yes, please explain My Household experience/skills: Light cleaning Vacuum cleaning Baking Cooking Laundry Ironing Tidying up Folding clothes My Hobbies / Leisure Skills (explain your hobbies in more detail in the letter): Sports Hobbies Music Swimming Reading Listening Cycling Art & Craft Singing Tennis Astronomy Playing Recorder / Flute Horseriding History Playing Piano Martial Arts Languages Playing Violin Water Sports Games Playing Guitar Other Other Other My Preferences Although we cannot guarantee placement in line with any of these preferences, we will take them in consideration when placing you with a family. Age groups: Flexible (If you cross FLEXIBLE, you will be given priority) 0-12 months (no sole care) 1-2 years 3-5 years 6-8 years 9+ years No of children: Flexible (If you cross FLEXIBLE, you will be given priority) (not all at once/often together with mom) Care for child with special needs (disabled) Care for Child under 2? Location: Yes Yes Yes, but no sole care Yes, but no sole care No No Flexible (If you cross FLEXIBLE, you will be given priority; specific City will limit your choice and delay placement process) or

6 prefer in/near city in/near city only only in/near city... (**enter name of city) Other Preferences/restrictions Do you have dietary preferences? Yes No Do you have allergies? Yes No If yes please explain Are you vegetarian? (must be willing to cook meat) Yes No Accept living in a single parent family? Yes No Single mother only Accept pets in the house? Yes, to all Yes, to outside pets No, to dog Accept family of different race or religion? Yes No Do you smoke? Yes No If yes, we expect you to give up for the program and sign the following declaration. Non Smoking Declaration No, to cat No, to all I (name of candidate)..hereby agree that when accepting a host family, I am no longer a smoker. I gave up smoking on (date).and agree not to smoke during my entire au pair placement, not even off-duty. I understand that breaking this promise may result in termination of the au pair program. Date Signature Letter Write a letter to your future host family. Tell them as much as you can about yourself. This will help us to find you a family where you will feel at home. Please add a printed Word document if you can, that way you can also use a spell check. Here are some topics you should cover: - A little about yourself - And your family/friends/pets, - Your hobbies and interests, any special skills, passions or talents that you have

7 - Sports/Music - Your home/your town/your region, - What sort of work/study you do/have done, - All about your childcare experience (details about ages, duration and type of care), - Your plans for the future and details. - Your reasons for wanting to be an au pair in Australia. An au pair can be as much a coach as a carer, especially with older children, so your hobbies, skills and talents are very important. As a guide, write between 300 and 500 words. Dear host family, Childcare reference 1This person is applying to be an au pair abroad: Au pair name Date of birth I know this person as our: Babysitter Nanny/aupair Employee (nurseryschool) Club leader Trainee (learning to be child-carer) Other (please specify) I have known this person since: Ages, sex and number of children the candidate: Boy(s) Age(s):..Girl(s) Age(s):..

8 Duties included Nappy changing Light housework Playing & reading Help with homework Caring for sick child Bath time Child under 2 Bed time Food shopping Simple cooking Potty training Bottle feed & preparation Help getting dressed Bed time/spoon feeding Outings & excursions Please rate Excellent Good Fair N/A Communication with children Entertain/play with children Patience Flexibility Able to follow instructions Communication with adults General work quality General attitude Would you recommend this person to work with children? Any comments? Yes No Referee s name/position* Speaks English: Address Yes No Telephone Daytime: Evening: Signature & date By giving your reference you give permission to be contacted. Childcare reference 2This person is applying to be an au pair abroad: Au pair name

9 Date of birth I know this person as our: Babysitter Nanny/ au-pair Employee (nursery- school) Club leader Trainee (learning to be child- carer) Other (please specify) I have known this person since: Ages, sex and number of children the candidate: Boy(s) Age(s):..Girl(s) Age(s):. Duties included Nappy changing Light housework Playing & reading Help with homework Caring for sick child Bath time Child under 2 Bed time Food shopping Simple cooking Potty training Bottle feed & preparation Help getting dressed Bed time/spoon feeding Outings &excursions Please rate Excellent Good Fair N/A Communication with children Entertain/play with children Patience Flexibility Able to follow instructions Communication with adults General work quality General attitude Would you recommend this person to work with children? Any comments? Yes No Referee s name/position* Speaks English Yes No

10 Address Telephone Daytime: Evening: Signature & date Character reference By giving your reference you give permission to be contacted. This person is applying to be an au pair abroad: Au pair name Date of birth I know this person as our: Teacher-Tutor Employer Religious leader Other I have known this person since: No family members or best friend Please rate Excellent Good Fair N/A Communication with children Entertain/play with children Patience Flexibility Able to follow instructions Communication with adults General work quality General attitude Would you recommend this person to work with children? Yes No Any comments

11 Referee s name/position* Speaks English: Yes No Address Telephone Signature & date Daytime: Evening: By giving your reference you give permission to be contacted. No family members or best friend accepted. Medical (Either provide medical certificate from your doctor or ask this form to be completed and signed by your doctor)this person is applying to be an au pair abroad: Au pair name Date of birth Has the applicant suffered from/been treated for any of the following in the past 2 years: Asthma Yes No Epilepsy Yes No Diabetes Yes No Allergies Yes No Nervous illness Yes No Stress/Depression Yes No Drug problems Yes No Eating disorder Yes No Is the applicant taking medication? Yes No Is applicant pregnant? Yes No Does applicant have any pre-existing medical conditions Yes No If yes to any of the above, please give details: Would you consider this person fit to work with children? Yes No Any comments

12 Physicians name Phone number Signature Date Stamp By giving your signature you give permission to be contacted. This section must be signed by the au pair applicant If my medical condition changes (including pregnancy), between the time of signing this document and my departure to Australia. I understand that I am required to notify Smart Aupairs and resubmit another Medical form prior to my arrival. I also understand that failure to adhere to this policy may result in my termination of the program. I accept responsibility for any medical expenses which are not covered by my insurance policy, and understand that pre-existing medical conditions will not be covered automatically. I also give my full consent to release this information to potential host families. Au pair signature Print name Date Au pair Agreement Au Pair in Australia I (NAME) confirm that I have read and understood all material provided and that I fulfil all criteria and agree to abide by the au pair program guidelines, local legislation and immigration conditions. 2. I give permission to release all my information to potential host families. 3. I confirm that I will pay my Program fee as calculated by the agency on the agreed date prior to travel to Australia 4. I confirm that all information I have provided is honest, correct and complete 5. After my confirmed placement I agree to stay in touch with the host family 6. I will not travel to the family until all details are confirmed by the agency 7. I understand that, prior to travel, I need to arrange and pay for travel to/from my host country + comprehensive travel insurance for the duration of my placement and visa. 8. I understand that, on arrival, I need to arrange and pay for my Australian Background Check, also referred to as Working With Children Check or Blue Card 9. I ensure visa, passport + international driver s license are up to date, ready for travel and valid for the duration of stay. 10. I will respect the family and their house rules and will carry out my duties to my best ability 11. I shall seek advice of the host family before using any form of discipline on the children and under no circumstances shall I hit the children or leave them alone 12. I understand that the success of the au pair experience depends largely on my initiative and flexibility to adapt. 13. Within the first 2 weeks, I will inform Smartaupairs Australia of my Australian Mobile Phone number and my Background Check number. 14. If I have any issues that I cannot resolve with the host family, I shall contact Smartaupairs for assistance.

13 15. I will make every effort to resolve any differences with my host family. If a solution is not found, I will give 14 days notice and may apply for a new placement. During notice, duties and pay continue as normal unless by mutual agreement. I inform the local agency of notice given. 16. If I request to be placed in a new family, I understand I need to be flexible and I may have to move to another city and cover my own cost (travel, accommodation and other). Every effort will be made to re-home an Au Pair as quickly as possible; nondrivers should be prepared for some delay. 17. I shall not hold the agency responsible for any losses, injury or damage 18. I understand that my au pair program can be terminated if I fail to abide by this agreement, if I disrespect my family invitation or if there is a case of misconduct. This includes (but is not limited to) lying and falsification of documents. 19. I have the right to: advance family selection (pre-match), travel/arrival co-ordination, support before and during placement, au pair training manual, follow up call, helpdesk service, re-homing (once) if needed (conditions apply). Signature Date. Please return your complete pack by to YOUR AGENCY or by mail to Auszeit-weltweit Frankfurter Str Köln

14 Emergency Contact Applicant s Name:... EMERGENCY CONTACT DETAILS Please provide the following information so that in the event of crisis, severe illness or fatal accident, we know who to contact Auszeit Weltweit Stand: / 1 Emergency Contact 1 In the event of a crisis, severe illness or fatality, whom should we contact first? 1 Name:... Telephone Number:... Mobile Number:... Relationship:... Address: Fax Number: Emergency Contact 2 A second emergency contact is useful if the first contact cannot be reached. 2 Name:... Telephone Number:... Mobile Number:... Relationship:... I agree, that my address may be given to current or future applicants: [ ] yes [ ] no Where did you hear from Auszeit-weltweit? Address: Why did you choose Auszeit-weltweit? Fax Number:

15 Au pair Agreement Au Pair in Australia 2014/15 1. I (NAME) confirm that I have read and understood all material provided and that I fulfil all criteria and agree to abide by the au pair program guidelines, local legislation and immigration conditions. 2. I give permission to release all my information to potential host families. 3. I confirm that I will pay my Program fee as calculated by the agency on the agreed date prior to travel to Australia 4. I confirm that all information I have provided is honest, correct and complete 5. After my confirmed placement I agree to stay in touch with the host family 6. I will not travel to the family until all details are confirmed by the agency 7. I understand that, prior to travel, I need to arrange and pay for travel to/from my host country + comprehensive travel insurance for the duration of my placement and visa. 8. I understand that, on arrival, I need to arrange and pay for my Australian Background Check, also referred to as Working With Children Check or Blue Card 9. I ensure visa, passport + international driver s license are up to date, ready for travel and valid for the duration of stay. 10. I will respect the family and their house rules and will carry out my duties to my best ability 11. I shall seek advice of the host family before using any form of discipline on the children and under no circumstances shall I hit the children or leave them alone 12. I understand that the success of the au pair experience depends largely on my initiative and flexibility to adapt. 13. Within the first week, I will inform Smartaupairs Australia of my Australian Mobile Phone number and my Background Check number. 14. If I have any issues which I cannot resolve with the host family, I shall contact the local agency for assistance. 15. I will make every effort to resolve any differences with my host family. If a solution is not found, I will give 14 days notice and may apply for a new placement. During notice, duties and pay continue as normal unless by mutual agreement. I inform the local agency of notice given. 16. If I request to be placed in a new family, I understand I need to be flexible and I may have to move to another city and cover my own cost (travel, accommodation and other). Non-drivers are not automatically re-homed. 17. I shall not hold the agency responsible for any losses, injury or damage 18. I understand that my au pair program can be terminated if I fail to abide by this agreement, if I disrespect my family invitation or if there is a case of misconduct. This includes (but is not limited to) lying and falsification of documents. 19. I have the right to: advance family selection (pre-match), travel/arrival co-ordination, support before and during placement, au pair training manual, follow up call, helpdesk service (Mon-Fri 9-5), re-homing (once) if needed (conditions apply). Signature Date. Please return your complete pack by to YOUR AGENCY or by mail to Auszeit-weltweit Reisen GmbH Frankfurter Str Köln Germany smartaupairs 1 / 1

16 Vertrag Au Pair in Australien [ ] Herr [ ] Frau Vorname:.. Name:. Geburtsdatum:.. Adresse:.. beauftragt hiermit die Auszeit-weltweit Reisen GmbH (im weiteren Verlauf Auszeit genannt), Frankfurter Str. 30, Köln einen Au Pair Aufenthalt in Australien für die/den Teilnehmer/in zu vermitteln. Auszeit vermittelt in fremdem Namen Programme und touristische Einzelleistungen anderer Organisationen und haftet für die ordnungsgemäße Vermittlungstätigkeit, wie nachstehend ausgeführt, nicht jedoch für die vermittelten Leistungen selbst. Beide Vertrags-Parteien vereinbaren: 1. Programmleistungen von Auszeit und der Partnerorganisation im Zielland Vor der Ausreise Ausführliche Informationen der/des Teilnehmerin/ Teilnehmers über die aktuellen allgemeinen Bedingungen der Partnerorganisation und über die Aufnahmemodalitäten in das Programm (siehe Website). Beratung und Betreuung vor der Ausreise (Unterstützung bei Erstellung der Anmeldeunterlagen, bei der Suche nach einem günstigen Flug (nur Vermittlung). Auszeit empfiehlt der/dem Teilnehmer/in, eine Auslandsversicherung und eine Rücktrittskostenversicherung abzuschließen. Auszeit berät die/den Teilnehmer/in über entsprechende Angebote. Die Entscheidung darüber, welcher Schutz gewählt und gebucht wird, obliegt allein der/dem Teilnehmer/in. Platzierung in eine Gastfamilie durch die Partnerorganisation. Zusenden eines Informationspaketes nach erfolgreicher Platzierung durch Auszeit. Am Zielort Unterstützung bei eventuellen Fragen und Problemen während des Aufenthaltes durch die Partnerorganisation in Australien. Abholung am Flughafen Welcome Package Hilfe bei der Beantragung der Steuernummer und der Eröffnung eines Bankkontos Unterkunft (eigenes Zimmer) und Verpflegung bei deiner Gastfamilie Wöchentliches Taschengeld von AUS$ für Stunden Arbeit/Woche 1,5-2 freie Tage pro Woche "Completion bonus" nach 6 Monaten bei der Gastfamilie Auszeit-weltweit Reisen GmbH Juli /2 Wechsel in eine neue Gastfamilie, falls notwendig (je nach Verfügbarkeit, wenn der Restaufenthalt mind. 6 Monate beträgt) Auszeit unterhält regelmäßigen Kontakt zu der betreuenden Partnerorganisation und zu der/dem Teilnehmer/in während ihres/seines Aufenthaltes in Australien zwecks Feedback. Nach der Rückkehr Auszeit-weltweit Teilnahmezertifikat 2. Pflichten der/des Teilnehmerin/Teilnehmers Die/Der Teilnehmer/in füllt die Anmeldeunterlagen wahrheitsgemäß und vollständig aus. Die/Der Teilnehmer/in ist sich im Klaren darüber, dass der Aufenthalt als Au Pair kein Urlaub ist, sondern Arbeit bedeutet und Einsatz erfordert. Die/Der Teilnehmer/in ist bereit die ihr/ihm gestellten Aufgaben nach bestem Wissen und Können auszuführen. Die/Der Teilnehmer/in ist sich im Klaren darüber, dass Australien ein anderer Kontinent mit anderen Gewohnheiten, Ansichten, Mentalitäten ist und akzeptiert diese. Die/Der Teilnehmer/in verpflichtet sich, die Sitten und Gesetze des Gastlandes während des Aufenthaltes zu befolgen. Die/Der Teilnehmer/in informiert sich selber über aktuelle Sicherheitshinweise sowie über die medizinische Situation in Australien (z.b. beim Auswärtigen Amt). Die/Der Teilnehmer/in informiert sich über aktuelle Einreisebestimmungen (z.b. bei der Botschaft). Die/Der Teilnehmer/in benachrichtigt Auszeit sowie deren Partnerorganisation in Australien umgehend, falls er/sie die Teilnahme am Programm nicht mehr wünscht. 3. Gebühren Die/Der Teilnehmer/in verpflichtet sich mit Zusenden ihrer/seiner Anmeldeunterlagen (inkl. Vertrag) zur Zahlung einer Anmeldegebühr in Höhe von 49. Diese Gebühr wird mit der Programmgebühr verrechnet. Die/Der Teilnehmer/in verpflichtet sich, für die Leistungen von Auszeit und der Partnerorganisation eine Programmgebühr in Höhe von 399 an Auszeit zu zahlen. Die Gebühr wird fällig sobald die Platzierung in einer Gastfamilie erfolgreich war. Die Programmgebühr ist zahlbar auf folgendes Konto: Auszeit-weltweit Reisen GmbH, Postbank, IBAN: DE , BIC: PBNKDEFF 4. Rücktritt Wenn der/die Teilnehmer/in vor Programmstart von der Teilnahme an dem Programm zurücktreten möchte, nachdem die Vermittlung in eine Gastfamilie stattgefunden hat und das Informationspaket versandt wurde, ist eine Rückerstattung der Vermittlungsgebühr ausgeschlossen. 5. Haftung Auszeit haftet als Vermittler dafür, dass die Vermittlung, die Abwicklung der Platzierung, das Inkasso und die

17 Übermittlung von Unterlagen mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns vorgenommen werden. Auszeit haftet nicht dafür, dass ein dem Platzierungsauftrag entsprechender Vertrag mit der Partnerorganisation oder deren Leistungsträger zustande kommt. Auszeit haftet nur für Fehler in seinem eigenen Verantwortungsbereich, also für Vermittlungsfehler, die Auszeit selbst oder seine Mitarbeiter oder Erfüllungsgehilfen begehen, wie z.b. bei fehlerhafter Beratung oder nicht auftragsgemäß durchgeführter Platzierung. Auszeit beschränkt seine Haftung aus der Vermittlung der Leistungen auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, ausgenommen bei Körperschäden, auf den dreifachen Preis der Programmgebühr. Angaben über Programminhalte und touristische Einzelleistungen beruhen auf den Informationen unserer Partnerorganisation oder deren Leistungsträger. Wir geben keine eigenen Zusicherungen für Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der dem/r Teilnehmer/in vermittelten Informationen. Auszeit übernimmt keinerlei Haftung für Schäden, die von Dritten verursacht wurden. Dies gilt insbesondere für Verkehrsunfälle und auch für andere Risiken, die bspw. durch die gesellschaftliche Situation des Gastlandes verursacht werden. Auszeit ist nicht dafür verantwortlich, wenn es der/dem Teilnehmer/in im Zielland nicht gefällt oder der Aufenthalt nicht ihren/seinen Vorstellungen entspricht. Hat die/der Teilnehmer/in etwas zu beanstanden, ist er/sie verpflichtet, die Probleme Auszeit sowie deren Partnerorganisation im Zielland sofort (schriftlich) mitzuteilen, damit direkt vor Ort nach einer Lösung zur Abhilfe gesucht werden kann. Wird erst nach Rückkehr etwas beanstandet, ohne das oben genannte Vorgehen eingehalten zu haben, kann die/ der Teilnehmer/in keine Forderungen geltend machen. 6. Sonstiges Durch Unterschreiben dieses Vertrages stimmt die/der Teilnehmer/ in einer Weiterleitung ihrer/seiner persönlichen Daten zur Abwicklung des Programms zu. Die/Der Teilnehmer/in bestätigt, dass sie/er die Programminformationen und Bedingungen der Partnerorganisation gelesen und verstanden hat. Die/der Teilnehmer/in kann ohne Rückzahlung der Vermittlungsgebühr von der Teilnahme ausgeschlossen werden, falls sie/er die Programmvorschriften grob fahrlässig verletzt. 7. Schlussbestimmungen Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Schriftform, ebenso die Aufhebung der Schriftlichkeitsklausel. Unwirksamkeit einer einzelnen Bestimmung dieses Vertrags berührt andere Bestimmungen dieses Vertrags nicht. Als Gerichtsstand wird Köln vereinbart. Es findet das Recht der Bundesrepublik Deutschland Anwendung. Auszeit-weltweit Reisen GmbH Juli /2... Ort, Datum... Unterschrift Teilnehmer/in bzw. der/des Erziehungsberechtigten

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