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1 Mit Medien professionell visualisieren Hochschule Magdeburg-Stendal (FH) Fachbereich Kommunikation und Medien Fachkommunikation (2. Semester) Betreurein: Prof. Dr. Martina Schwanke

2 Inhalt 1. Einführung Kriterien der Medienauswahl Mögliche Medien Tafel und Whiteboard Flipchart & Copyboard Overheadprojektoren Elmo-Presenter Notebook & PC Daten- und Videoprojektionen als Fernmedium Pannen im Vortrag Zusammenfassung Quellen

3 1. Einführung Bei vielen Präsentationen werden die Wissenschaftlichen Erkenntnisse über das menschliche Lernverhalten nicht berücksichtigt. Es gibt Aussagen, dass sich ein Mensch nicht länger als 45 Minuten konzentrieren kann. Andere behaupten, dass bereits nach 20 Minuten die Konzentrationsfähigkeit sinkt. Aufmerksamkeit und Konzentration sind von verschiedenen Faktoren stark abhängig. Mit dem Einsatz moderner Technik wird aber der Spannungsbogen gut unterstützt. Wenn man Darstellung visualisiert, dann unterstützt die Visualisierung nicht nur den Vortrag, sondern die charakteristische Form, in der die Informationen vermittelt werden. Wer sich für die Präsentation als Kommunikationsform entscheidet, entscheidet sich auch immer für die Visualisierung. 2. Kriterien der Medienauswahl Bei der Auswahl der Medien sollte man zuerst Ziel und Absicht festlegen und daraufhin die passenden Medien auswählen. Für die Auswahl und Vorbereitung empfiehlt sich die Verwendung einer Checkliste mit folgenden Fragen: Ist die Wirkung der Medien der Präsentation entsprechend? Passen die Medien zum Ziel und zu den Rahmenbedingungen? Entsprechen die Medien den Erwartungen der Zielgruppe? Ist die Erstellung in der Vorbereitungszeit realisierbar? Reicht das Budget für den Medieneinsatz aus? Ist die technische Ausstattung vorhanden? Kann der Vortragende damit gut umgehen? Meistens ist es wesentlich praktischer, eine Inhaltsangabe auf einem Flipchart, Whiteboard oder eine Tafel zu schreiben, als eine Folie im Laufe der Präsentationen immer wieder zu wiederholen. Vorteil: Zum einen können die Zuschauer leichter nachschauen, an welcher Stelle sie sich gerade befinden, und zum zweiten kommt ein Medienwechsel mit einer Änderung der Blickrichtung und einer anderen Körpersprache hinzu. In der Darstellung sollten nicht vergessen werden, dass die beste Art der Darstellung einen schlechten Inhalt nicht wettmachen kann, wenn der Inhalt für die Zielgruppe entsprechend passt, kommt die Wirkung der Medien richtig zur Geltung

4 3. Mögliche Medien 3.1 Tafel und Whiteboard Am Anfang war die Tafel, die Vielen die Gelegenheit gab überlebenswichtige Informationen zu erfassen. Sei es die heutige moderne Schultafel, die nach wie vor Kreidestifte erfordert, sei es das Whiteboard, das mit speziellen Stiften zu beschreiben ist, wobei beide entweder an der Wand befestigt sein können oder sich auf Rollen befinden. Aufgrund der Größe bieten sie umfassende Darstellungsmöglichkeiten für komplexe Sachverhalte und Abläufe. Die Tafel erfordert einen langsamen Aufbau der Informationen und zwingt den Vortragenden zu einem mäßigen Sprechtempo mit Schreibpausen, erlaubt ausführliches Mitschreiben und erweitert somit die Verständnisbasis. Die Nachteile liegen auf der Hand: Der Sprecher läuft ständig Gefahr, mit dem Rücken zum Publikum zu sprechen bzw. zu schreiben. Dieses Grundproblem stellt sich allerdings auch bei fast allen anderen Medien. Dann die Handschrift, sie sollte deutlich und lesbar sein, was nicht jedem in die Wiege gelegt ist. In der Regel fällt die Schrift für ein größeres Auditorium zu klein aus. Ein gekonnter Anschrieb auf einer Tafel wirkt allerdings auf die Zuhörer aktuell und aktiv und bei schöner Handschrift auch ästhetisch ansprechend, doch das Erlebnis bleibt flüchtig. Wichtige Regeln, die auch für die Präsentation mit allen anderen Medien gelten, leiten sich aus der Erfahrung mit der Tafel ab: Der Vortragende muss sich immer dem Adressaten zuwenden und sollte auch nur in Ausnahmefällen gleichzeitig sprechen und schreiben. Und vorher sollte er ein Tafelbild unbedingt auf Papier im Detail entwerfen und am besten vor Ort ausprobieren, um sich gegen unangenehme Überraschungen zu schützen

5 3.2 Flipchart & Copyboard Im Wirtschaftsleben ist das Flipchart wohl das gebräuchlichste Instrument für die Visualisierung, es ist vielseitig verwendbar und unabhängig von elektrischen Anschlüssen oder einer fest installierten Leinwand. Rückblenden und Ergänzungen während des Vortrags sind jederzeit möglich; es kann von hinten nach vorn oder umgekehrt geblättert werden, besprochene Charts, werden vom Gestell genommen und mit einem Klebeband an einer Wand aufgehängt, so entsteht ein Szenario, das dem Publikum am Schluss ein vollständiges Bild der Präsentation gibt und sich im Gedächtnis einprägt. Wie bei der Tafel müssen beim Flipchart während des Schreibens der eigene Redefluss und der Blickkontakt zu den Zuhörern unterbrochen werden. Wie schon gesagt: Niemals zur Tafel sprechen. Das Flipchart wirkt auf die Zuhörenden und oder Zusehenden aktiv und aktuell; durch die Möglichkeit des Zurückblätterns lassen sich Gedankengänge immer wieder optisch verankern. Mittlerweile gibt es Flipcharts, die noch weitere Funktionen bieten. Die Weiterentwicklung von Flipcharts sind Copyboards, diese gibt es in mobiler und fest montierter Form. So hat man die Möglichkeit eine erstellte Zeichnung auf einem Copyboard direkt auszudrucken Aufschriften werden auf dem Flip gespeichert und als kopierfähiges Protokoll ausgedruckt. 3.3 Overheadprojektoren Auch wenn die Overheadprojektoren langsam am aussterben sind, dienen sie oft als Reservegerät. Sie sind aber auch in Betrieben, Schulen und Hochschulen weit verbreitet. Sie eignen sich besonders zur Wiedergabe von Tabellen, Grafiken und zur Darstellung komplexer Zusammenhänge. Die Projektion selbst bietet zahlreiche Vorteile gegenüber anderen Medien, die wir allen nutzen wollen. Sie erlaubt dem Vortragenden eine sitzende Position mit ständigem Blickkontakt zu den Teilnehmern, verzweigte Gedankengänge oder Ideen oder komplizierte technische Fragen können auf einer oder mehreren Folien entwickelt werden

6 Die Technik kann aber auch Tücken mit sich bringen, ist der Projektor vorhanden, fehlen manchmal die elektrischen Anschlüsse, sind diese Anschlüsse vorhanden, dann fehlt es an einem Verlängerungskabel. Der geübte Vortragende weiß, dass seine erste Folie gut zu lesen sein wird, denn er hat sie bereits vorher aufgelegt und ausprobiert. Man sollte auch auf den Kauf von Folien achten, denn wenn man normale Folien benutzt und direkt darauf schaut kann man stark geblendet werden. Des Weiteren sollte bei der Verwendung eines lichtstarken Projektors darauf geachtet werden, dass man ihn nicht unmittelbar ein- und aus- und wieder einschaltet. Die Lampe würde dabei kaputt gehen bzw. sie ist dann erst recht kaputt. 3.4 Elmo-Presenter Der Elmo-Presenter führt auf digitaler Ebene die Verwendungsmöglichkeiten des klassischen Overheadprojektors zusammen. Seine Kameratechnik erlaubt es, sowohl Druckvorlagen als auch dreidimensionale Gegenstände, die aufgelegt werden, über einen Beamer großflächig zu projizieren. Die benötigten Bücher, Dokumente etc. in der Präsentation können ohne diese vorher auf Folien kopieren zu müssen, verwendet werden. Oder man bindet spontan ergänzende Informationen zu den Seminarinhalten ein. Der Elmo-Presenter ist ein Werkzeug, das die inhaltlichen und didaktischen Möglichkeiten im Gegensatz zum Einsatz des traditionellen Projektors erheblich erweitert. Der Arbeitsaufwand ist zudem deutlich geringer und in der Vorbereitung und Durchführung des Seminars wird wertvolle Zeit gespart. 3.5 Notebook & PC Kaum ein Markt ist so schnelllebig wie jener der Computer. Trotz zunehmender Angleichung der Preise der Notebooks an normalen PCs ist erfreulicherweise auch die Qualität der Geräte gestiegen

7 Beim Einsatz von Notebooks und PCs bei einer Präsentation sollte man vorher überlegen, ob diese Geräte als Nahmedium eingesetzt werden, sprich für ein Gespräch, mit wenigen Personen oder als einen Datenprojektor. Sollte der Computer als Nahmedium eingesetzt werden, so kann man weit mehr Informationen pro Bildschirmseite präsentieren, als bei einem Fernmedium über einen Datenprojektor. Für ein Gespräch, mit wenigen Personen was direkt am Bildschirm geführt wird, sollte man nicht vergessen, die Programme möglichst vorher an die entsprechende Stelle zu laden. Die Vorbereitung der Präsentation wird unliebsames Suchen verhindern und außerdem nur die Informationen zeigen, die der Kunde auch sehen soll. Also wird die Präsentation rechtzeitig vorbereitet. Einer Barriere zwischen dem Kunden und dem Notebook sollte auch nicht zustande kommen, man sollte sich neben den Kunden setzen und die Präsentation gemeinsam anschauen, und zwar auf einem großen Display. 3.6 Daten- und Videoprojektionen als Fernmedium Wenn Daten auf eine Leinwand projiziert werden, ist dieses ein Fernmedium, deswegen sollte man sich die Informationen auch diesem Medium anpassen. Die Leinwand ist vergleichbar mit einem Werbeplakat, denn wenn man sich diese anschaut, so erkennt man, dass die Informationen darauf meistens sehr kurz gehalten sind. Leider versuchen viele Vortragende, ausführliche Texte auf das Fernmedium Leinwand zu projizieren, es entsteht Langeweile, was mit angestrengt lesenden Zuschauern endet. Wie im Bereich der Computer und Notebooks schreitet die Technik auch im Bereich der Daten- und Videoprojektion, sprich den Beamern, mit großen Schritten voran. Folgende Kriterien sollte man bei der Benutzung eines Beamers beachten: Projektionslampen: Es gibt einmal die Halogenlampe und die Metallhalogenlampe. Die Bilder, die durch Halogenlampen erzeugt werden, wirken leicht gelblich. Dies hat einerseits zur Folge, dass ein strahlendes Weiß nicht mehr strahlend weiß ist, andererseits wird dies aber von den meisten Zuschauern als angenehm und nicht so kalt empfunden. Man hat also die Wahl zwischen einer farblich leicht veränderten warmen Darstellung oder einer wirklichkeitsgetreuen kalten und neutralen Darstellung. Geräuschentwicklung: Es gibt Geräte die einen sehr lauten Lüfter haben, ähnlich wie bei manchen Overheadprojektoren stört dieses Geräusch vor allem bei kleineren Gruppen und in - 6 -

8 kleineren Räumen, aber leider gibt es nur selten Angaben von Herstellern, wie Laut ihr Beamer ist. Am besten man testet den Beamer vor Ort. Lichtleistung: Je höher die Lichtleistung, umso besser wird die Qualität der Projektion sein. Gerade wenn man in Räumen arbeitet, die man nicht abdunkeln kann, ist die Lichtleistung entscheidend. Bildqualität: Die Bildqualität hängt hauptsächlich von vier Faktoren ab: Helligkeit, Farbe, Kontrast und Schärfe. Ist eines dieser vier Faktoren nicht zufrieden stellend, dann wirkt sich dies auch auf die Präsentation aus. Lense-Shift-Funktion: Wenn man ein Bild von schräg unten auf die Leinwand projiziert, so entsteht ein trapezförmiges Bild, die Darstellungen sind dadurch verzerrt und sehen dementsprechend nicht sehr schön aus. Man kann dies vermeiden, indem man die Leinwand nach vorne kippt, was leider sehr oft nicht möglich ist, aber die derzeitigen Beamer können per Fernbedienung diese Verzerrung ausgleichen. Ersatzbirne: Will man sich die Panik ersparen, dass bei einer Präsentation die Birne ausfällt, dann sollte man bei der Bestellung eines Projektors eine Ersatzbirne kaufen. Auch wenn diese nicht so günstig ist, sollte man hier nicht sparen. Und um sich etwas Stress zu sparen, kann man sich die Mühe machen und einen Wechsel der Birne proben, denn dann ist der Stress wesentlich geringer, wenn man mit der Technik vertraut ist. 4. Pannen im Vortrag Viele haben Angst vor Pannen, schlafen unruhig vor großem Auftritt, wenn überhaupt und dann war alles halb so schlimm, denn die befürchteten Pannen sind nicht eingetreten. Pannen passieren auch weitaus seltener, als wir es annehmen. Grundsätzlich solltet ihr davon ausgehen, dass eine Präsentation gut verläuft, aber dennoch darf die Vorbereitung nicht vernachlässigt werden. Wenn alles vorbereitet ist, kann alles mit Ruhe und Gelassenheit angegangen werden, denn die Aufregung kommt von alleine. Mit einer guten Vorbereitung können die meisten Pannen vermieden oder zumindest mit weniger Stress gemeistert werden. Pannen können sich mehr oder weniger lang hinziehen. Kleinere Pannen sollte niemand außer euch bemerken, braucht beispielsweise eine Folie zu lange zum Aufbau oder ist eine Animation verschwunden, dann begleitet man diesen Moment nicht mit einem verwunderten Starren auf die Leinwand, sondern bringt ein paar inhaltlich passende Worte und einem gelegentlichen Blick zum Notebook mit ein. Bei größeren technischen Ausfällen ist es optimal, wenn ihr jemanden organisiert habt, der etwa im Falle eines Absturzes den Computer wieder in Ordnung bringt. Je wichtiger eure Präsentation ist, umso sinnvoller ist es, wenn man die wichtigsten Folien als Ersatzfolien ausdruckt. Wenn man die fertig gestellte Präsentation nicht über einen Beamer oder Projektor vorführen kann, dann kann man noch Handouts verteilen

9 Der Nachteil aber bei der Arbeit mit Handouts ist der, dass sich der Blick immer wieder in den Unterlagen festbeißt und der Vortragende so ein schwereres Spiel hat. 5. Zusammenfassung Grundsätzlich gilt: Geht es um Nähe, Spontaneität oder das persönliche Gespräch in der kleinen Gruppe, so sind Präsentationen mittels Flip oder Overheadpräsentation gleichwertig, wenn nicht sogar vorzuziehen. Modern ist das Whiteboard als Nachfolger der klassischen Schultafel. Handelt es sich eher um eine formelle Art der Kommunikation, ist die Overhead-Projektion und oder der Beamer unverzichtbar. Fragt man sich nach der Umweltverträglichkeit der verschiedenen Medien, so lässt sich sicherlich feststellen, das Flipchart und Overheadprojektionen in ihren konventionellen Formen einen hohen Materialverbrauch bedingen. In den digitalen Weiterentwicklungen entfällt all dies, doch darf man nicht vergessen, dass es keine Elektronik gibt ohne elektrische Energie und ohne Computer möglicherweise verlagern sich die Probleme

10 6. Quellen Breger, Wolfram und Grob, Heins Lothar (2003): Präsentieren und Visualisieren (Deutscher Taschenbuch Verlag GmbH & Co. KG, München) ISBN: Kürsteiner, Peter (1999): Notebook- und Präsentationen (Ueberreuter, Wien/Frankfurt) ISBN: ELMO USA: Professional presentation solutions [http://www.elmousa.com/presentation/apps_education.htm] - 9 -

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