Wahrnehmung der Betreiberverantwortung Dokumentation in Errichtung und Betrieb

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1 Wahrnehmung der Betreiberverantwortung Dokumentation in Errichtung und Betrieb Ing. Peter Kovacs Leiter Objektmanagement der MA 34 Vorstandvorsitzender der Facility Management Austria Agenda Vorstellung MA 34, Facility Management Austria (FMA) Nutzer, Betreiber, Eigentümer Sicherer Gebäudebetrieb - Verantwortungstragung Daten und Wissen Dokumentation in Planung und Errichtung Dokumentation bei Objektübergabe Allgemeine und spezielle Betreiberpflichten Umgang mit der Verantwortung Dokumentation im Betrieb Folie 2

2 MA 34 Bau- und Gebäudemanagement Facility Management für Objekte der Stadt Wien interner Dienstleister für das Bau- und Gebäudemanagement Abwicklung von Neubau-, Sanierungs- und Adaptierungsvorhaben, Service- und Gebrechensdienst, Infrastrukturdienstleistungen ca KundInnen ca Objekte ca sonstige Anlagen ca. 3,9 Mio m² Objektfläche ca Mitarbeiter aus 35 Berufsgruppen Folie 3 Facility Management Austria (FMA) Das Netzwerk für Facility Management in Österreich die 1995 gegründete unternehmensbezogene Non-Profit Organisation. Ziel Gemeinsam mit der IFMA Austria, Facility Management entwickeln, fördern und in Österreich verbreiten. Für unsere Mitglieder schaffen und sichern wir ein nationales und internationales Informations- und Kommunikationsnetzwerk. Für die Wirtschaft leisten wir einen aktiven Beitrag, indem wir die Vorteile der Anwendung ganzheitlicher Methoden für das Management von Immobilien, Infrastrukturen und Organisationen kommunizieren. Mitglieder sind namhafte national und international tätig Unternehmen und Organisationen, Verbände und Ausbildungsinstitutionen sowie Personen, die sich in einer FM-Aus- und Weiterbildung befinden. Folie 4

3 Der Nutzer steht im Fokus des Betriebes von Gebäuden - denn Gebäude werden in der Regel für Nutzer errichtet. Nutzer setzen voraus, dass vom Eigentümer und Betreiber ein rechtssicherer Betrieb gewährleistet wird. Folie 5 Der Nutzer Einhaltung der Schutzziele Nutzer setzen voraus, dass der Schutz der persönlichen Rechtsgüter Körperliche Unversehrtheit, Gesundheit, Leben, Freiheit und Eigentum gewährleistet ist. Nutzer setzten voraus, dass der Schutz der Umwelt durch den Betrieb des Gebäudes gewährleistet ist. Folie 6

4 Der Betreiber der Verantwortliche im Betrieb von Gebäuden Betreiber von Gebäuden und Anlagen sind nicht nur die Eigentümer der damit verbundenen Liegenschaft, sondern sind auch deren Bevollmächtigte und deren Mieter und Nutzer als Organisationen bzw. Privatpersonen. Handeln und Entscheiden des Betreibers im Rahmen der gesetzlichen Verantwortung Folie 7 Der Betreiber im Facility Management der Verantwortliche im Betrieb von Gebäuden Betreiber sind Unternehmen, Organisationen und Körperschaften (wirtschaftliche Unternehmungen) Eigentümer von Liegenschaften, Gebäuden und technische Anlagen Alle die Eigentümer von Liegenschaften, Gebäuden, Anlagen oder sonstige Einrichtungen betreiben und nutzen/oder Arbeitnehmer beschäftigen sind Betreiber im Facility Management Die Integration der zwei Arten des Betreibens Folie 8

5 Der Eigentümer der Verantwortliche im Betrieb von Gebäuden kann prinzipiell (Teile der) Verantwortung für den Betrieb, die Anlage oder die Liegenschaft an einen Betreiber übertragen. Dabei ist zu beachten, dass eine unzureichende Übertragung in der Regel zu Lasten des Eigentümers geht. In der Praxis findet die Übertragung meist mittels Mietverträgen Pachtverträgen Nutzungsverträgen FM oder Betriebsführungsverträgen Delegation von Verantwortung statt. Folie 9 Pflichtenübertragung und Delegation Bei der Delegation der Verantwortung - Kontrollverantwortung bleibt Pflichtenübertragung Innerbetriebliche Delegation Folie 10

6 Grundlage für das Managen von Gebäuden und Wahrnehmung der Betreiberverantwortung Ist die Kenntnis der technischen Anlagen und deren Stammdaten der damit verbundenen gesetzlichen Vorgaben und bescheidmäßigen Auflagen und der technischen Richtlinien für Betrieb Dokumentation Wissen über Zusammenhänge zwischen Gebäudehülle, Gebäudeausbau und technischer Gebäudeausrüstung Folie 11 Daten stellen Werte dar auch bei Immobilien Daten entstehen in der Bedarfs-, Konzeptions-, Planungs- und Errichtungsphase Umfang der Daten wird zunehmend komplexer Daten- und Dokumentenübergabe von der Errichtungsphase in die Betriebsphase Daten die der Betreiber und Nutzer benötigt Daten die vom Errichter bereitgestellt werden Folie 12

7 Unterschiedliche Bedürfnisse und Erwartungshaltungen für die Datenübergabe Trotz der Vielzahl von vorhandenen Daten und der digitalen Möglichkeiten erfolgt die Daten- und Dokumentenübergabe von der Errichtungs- in die Betriebsphase oftmals unzureichend und nicht in ausreichender Qualität Daten die der Betreiber und Nutzer benötigt, werden nicht übergeben, anderseits werden Daten vom Errichter bereitgestellt, die der Betreiber nicht für die Betriebsführung braucht Folie 13 Unterschiedliche Bedürfnisse und Erwartungshaltungen für die Datenübergabe Unzufriedenheit bei Errichtern und Bauherrn, insbesondere aber bei Nutzern und Betreibern bzw. Dienstleistern Risiken für die Betriebsführung Zur Lösung dieser Problematik, hat die FMA mittels einer Task Force das Thema Dokumentation bei Objektübergabe aufgearbeitet und einen Leitfaden mit Checkliste erstellt - Präsentation im Mai 2016 Folie 14

8 Erfordernisse und Lösungsansätze Sensibilisierung für Stellenwert von Daten Aufgabenstellung der FMA Kompetenzen verbinden Datenhaltung und Datenordnung als wesentliche Grundlagen für das Management von Gebäuden Strukturierte Datenübergabe bei Neu-, Zu- und Umbauten - Kenntnis der Daten und der Dokumente Datennacherfassung bei Bestandsbauten Folie 15 Erfordernisse und Lösungsansätze bei Planungsbeginn die objektspezifischen Datenstrukturen aufzubauen Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Informationsweitergabe während des gesamten Planungs- und Errichtungsprozesses Zuständigkeiten und Verantwortungen festlegen Ansatz in Form des Objektbuches gemäß ÖNORM A für Betriebs- und Nutzungsphase die Folie 16

9 Erfordernisse und Lösungsansätze Leitfaden und Checkliste Dokumentation bei Objektübergabe der FMA Ziel - Sicherstellung eines Dokumentationsstandards (FMA-Standard) bzw. einer Datenstruktur in der Planung und Errichtung für den Übergang in die Nutzung Zusammenführung von div. Unterlagen und Checklisten von FM-Dienstleistern sowie den Vorgaben aus der ÖNORM A grundsätzliche Strukturierung erfolgte in Erweiterung des Anhanges B der ÖNORM A Folie 17 Erfordernisse und Lösungsansätze Leitfaden und Checkliste Dokumentation bei Objektübergabe der FMA Dokumententype im Sinne von Dokumentenkategorien Daten- und Dokumentenlieferanten im Sinne wer ist verantwortlich Daten- und Dokumentenempfänger Eigentümer Betreiber (FM-Dienstleister) Nutzer Checkliste Zuordnung nach Baugliederung gemäß ÖNORM B Folie 18

10 Rahmenbedingungen der Betreiberverantwortung Richtlinie GEFMA FMA 190 Betreiberverantwortung Rechtsordnung, Gesetze, Verordnungen Pflichten Bescheide - Pflichten Daten und Wissen Dokumentation der Wahrnehmung (im Betrieb) Rechtsumfeld des Betreibers Folie 19 Allgemeine und spezielle Betreiberpflichten Allgemeine Pflichten Betreiberpflichten gegenüber Beschäftigten (zb Fürsorgepflicht) Betreiberpflichten gegenüber der Dritten Betreiberpflichten gegenüber der Umwelt Betreiberpflichten gegenüber Behörden (zb Auskunftspflicht) Spezielle Pflichten Einhaltung der Betriebsanlagenbewilligung und der wiederkehrenden Überprüfung gewerblicher Betriebsanlagen Einhaltung der Arbeitsstättenbewilligung Einhaltung der Bescheide in Hinblick auf Gebäude- und anlagenspezifische Rechtsgrundlagen Objektsicherheitsprüfungen Folie 20

11 Diverse Aufgaben des Betreibers im FM Durchführen von Gefährdungsbeurteilung Instandhaltung, Wartung, Inspektion Instandhaltung als Basis für die Betriebssicherheit - Gefahrenquellen Sicherstellung, Durchführung bzw. Veranlassung Wahrnehmung der Verantwortung wurden alle Maßnahmen getroffen und dokumentiert? Störungsbeseitigung und Instandhaltung zur Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten Wahrnehmung der Pflichten für Hygienemaßnahmen Dokumentation Folie 21 Verkehrssicherungspflichten Unter Verkehrssicherungspflicht versteht die Judikatur die Verpflichtung, dass derjenige der einen Verkehr bzw. eine Gefahr eröffnet durch - warnen und sicherstellen (im Rahmen des Zumutbaren) dafür zu sorgen hat, dass die Gefahrenquelle niemanden schädigt. Organisationspflicht, Kontrollpflicht (Inspektion, Wartung), Behebungspflicht (Beheben/Instandhalten) - Dokumentation Haftung Gebäudeinhaber 1319 ABGB Einsturz oder Ablösen von Bauteilen Haftung Wegehalter 1319a ABGB ordnungsgemäßen Zustand des Weges Haftung Wohnungsinhaber 1318 ABGB Herabfallen gefährlicher aufgehängter Gegenstände oder Herauswerfen von Gegenständen aus einer Wohnung Folie 22

12 Dokumentation Betriebshandbuch stellt die Betriebsorganisation und die wichtigsten betrieblichen Abläufe bei Normalbetrieb, während technischer Störungen und in bes. Notfällen dar. Objekthandbuch stellt objektbezogene Daten und Dokumente dar. Bestandsdokumentation Betriebsdokumentation Anweisende Dokumente Nachzuweisende Dokumente anweisende Dokumente nachweisende Dokumente Betriebsdokumentation Bestandsdokumentation Betriebsanweisungen Terminpläne für künftige: Gebrauchsanweisungen wiederkehrende Prüfungen Inspektions- und Wartungsanweisungen Gefährdungsbeurteilungen Revisionen Lagepläne Eigenkontrollen Flucht- und Rettungspläne Brandschutzpläne Brandschutzordnung Einreichpläne Organigramm des Betreibers Architektur- und Bestandspläne Arbeits- und Verfahrensaweisungen HKLS- und spez. Anlagenpläne Stellenbeschreibungen Unterlagen für spätere Arbeiten Aus- und Weiterbildungsnachweise Bestellung von Betriebsbeauftragten Inbetriebnahmeprotokolle Abnahmeprotokolle Aufzeichnungen über durchgeführte Übernahmeprotokolle Gefährdungsbeurteilungen wiederkehrende Prüfungen Übersicht Dokumentation Folie 23 Sicherstellung der Betreiberverantwortung Kenntnis der Vorschriften + ordnungsgemäßes Handeln + Dokumentation = Sicherheit vor Sanktionen und rechtssicherer Gebäudebetrieb Richtlinie GEFMA FMA 190 Betreiberverantwortung kostenfrei für Mitglieder 98,00 zzgl. MwSt. für Nicht-Mitglieder Folie 24

13 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Besuchen Sie uns auch im Internet unter und Folie 25 Kontakt Ing. Peter Kovacs Magistrat der Stadt Wien Magistratsabteilung 34 Bau- und Gebäudemanagement Muthgasse Wien Austria T.: F.: M.: E.: peter.kovacs@wien.gv.at Claudia Laubner Leitung Geschäftsstelle Facility Management Austria Wolfengasse 4, Top 12, 1010 Wien T: E.: office@fma.or.at, Folie 26