INFORMATIK HINWEISE Zur Erstellung EP-Bericht Version 3.1

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1 Eidgenössisches Departement für Umwelt, Verkehr, Energie und Kommunikation UVEK Bundesamt für Strassen ASTRA Filiale Zofingen K ANLEITUNG INFORMATIK HINWEISE Zur Erstellung EP-Bericht Version 3.1 VERSION 1.0 ANL - Informatik Hinweise - Zur Erstellung EP-Bericht Version 3.1 (K ).doc/ Erstellt von Hom

2 INHALTSVERZEICHNIS 1. Herunterladen der ASTRA EP-Berichtsvorlage 2. Ablageort der EP Berichtsvorlage 3. Voraussetzung und Erstellen eines neuen EP-Berichtes 3.1. Office-Versionen für EP-Bericht 3.2. Makro-Sicherheitseinstellung unter Word Makros - Office Makros - Office Makros - Office Erstellen eines neuen EP-Berichts 4. Arbeiten im neuen EP-Bericht 4.1. Eingabemaske aktualisieren Aktualisieren der Fuss- und Kopfzeilendaten 4.2. Beilagen hinzufügen/entfernen Beilage hinzufügen Beilage entfernen Aktualisieren der Fuss- und Kopfzeilendaten in der Beilage Beilagenummerierung 4.3. Aktualisieren 4.4. A4 hoch / A4 quer / A3 quer Beilage hinzufügen 4.5. Formular schützen / Formularschutz aufheben 4.6. Titelbild einfügen 5. Speichern des neuen EP-Berichts 6. Sontiges 6.1. CD/DVD-Label erstellen 6.2. CD/DVD-Hülle erstellen 6.3. Excel-Vorlage-Tabellen in der Beilage richtig einfügen Excel-Vorlage-Tabellen in A4 quer Format einfügen Excel-Vorlage-Tabellen in A4 hoch Format einfügen /26

3 1. Herunterladen der ASTRA EP-Berichtsvorlage Die ASTRA EP-Berichtsvorlage ist von der ASTRA-Website herunterzuladen. Sie finden die Vorlage unter folgendem Link: Folgende Dokumente stehen zur Verfügung: EP Bericht BAU Version3.1 - Vorlage Bericht (Zip-Datei) EP Bericht Version3.1 - Vorlagen Tabellen BAU (Zip-Datei) EP Bericht Version3.1 - Vorlagen Tabellen BSA (Zip-Datei) ANLEITUNG - Informatik Hinweise - Zur Erstellung EP Bericht Version 3.1 (PDF-Datei) WEGLEITUNG - Inhalt des EP Berichts BAU Version 3.1 (PDF-Datei) 3/26

4 2. Ablageort der EP Berichtsvorlage Sie müssen die Vorlage des EP Berichts unter folgendem Pfad auf Ihrem Computer ablegen, damit anschliessend die volle Funktionalität des EP-Berichts gewährleistet ist. Ansonsten werden die VBA- Skripts und Makros nicht richtig ausgeführt. Pos Auszuführende Schritte Screenshot 1. Den Ordner "DATA" im Laufwerk C: erstellen 2. Die Vorlagedatei "EP_Bericht_ BAU Version3.1 - Vorlage Bericht" ( Zip-Datei ) vom Internet herunterladen und im Ordner DATA speichern. 3. Die Zip-Datei entpacken. Es wird ein neuer Unterordner "EP_BERICHT_BAU Version Vorlage Bericht" angelegt. In diesem Ordner wird ein weiterer Unterordner erstellt mit der Bezeichnung "ASTRA_ EP_Bericht_BAU". Diesen Ordner mittels Drag and Drop in den Hauptordner "DATA" verschieben. 4/26

5 Pos Auszuführende Schritte Screenshot 4. Anschliessend kann man den Ordner EP_BERICHT_ BAU Version Vorlage Bericht" löschen. 6. Im Ordner "ASTRA_EP_Bericht_ BAU" sind alle relevanten Dateien zur Erstellung des EP-Berichtes in der Version 3.1 enthalten. 5/26

6 3. Voraussetzung und Erstellen eines neuen EP-Berichtes 3.1. Office-Versionen für EP-Bericht Unter folgenden Office-Versionen wurde der EP-Bericht ausgetestet: MS-Office 2010 MS-Office 2007 MS-Office Makro-Sicherheitseinstellung unter Word Der ASTRA EP-Bericht ist mit Word-Makros und VBA-Skripts erstellt worden. Damit diese benutzt werden können, muss die Makro-Sicherheitseinstellung unter Word folgendermassen eingestellt werden: Makros - Office 2003 Im Word in der Menüleiste EXTRA öffnen und MAKRO und dann SICHERHEIT anklicken. Es gibt zwei Stufen, die man in der Makro-Sicherheitseinstellung festlegen kann, damit die Makros im EP-Bericht aktiviert werden: 1. Sicherheitsstufe auf Niedrig. Es kommt keine Abfrage beim Öffnen des Worddokuments. Makros werden automatisch aktiviert. 6/26

7 2. Sicherheitsstufe auf Mittel. Es kommt ein Abfrage beim Öffnen des Worddokuments. Makros werden nicht automatisch aktiviert, sondern erst nach der Bestätigung auf die Schaltfläche MAKROS AKTIVIEREN, siehe Bild Makros - Office 2007 Im Word klickt man auf die OFFICE-Schaltfläche und anschliessend auf WORD-OPTIONEN und dann auf VERTRAUENSSTELLUNGSCENTER. Man klickt dann auf EINSTELLUNGEN FÜR DAS VERTRAUENSSTELLUNGSCENTER. 7/26

8 Es gibt zwei Stufen, die man in der Makro-Sicherheitseinstellung festlegen kann, damit die Makros im EP-Bericht aktiviert werden: 1. Sicherheitsstufe auf Alle Makros aktivieren. Es kommt keine Abfrage beim Öffnen des Worddokuments. Makros werden automatisch aktiviert. 2. Sicherheitsstufe auf Alle Makros mit Benachrichtigung. Es kommt ein Abfrage beim Öffnen des Worddokuments. Makros werden nicht automatisch aktiviert, sondern erst nach der Bestätigung auf die Schaltfläche OPTIONEN und anschliessend auf DIESEN INHALT AKTIVIEREN, siehe Bild 02 und 03. 8/26

9 Makros - Office 2010 Im Word klickt man auf das Register DATEI in der Multifunktionsleiste und anschliessend auf OPTIONEN und dann auf SICHERHEITSCENTER. Man klickt dann auf EINSTELLUNGEN FÜR DAS SICHERHEITSCENTER. 9/26

10 Es gibt zwei Stufen, die man in der Makro-Sicherheitseinstellung festlegen kann, damit die Makros im EP-Bericht aktiviert werden: 1. Sicherheitsstufe auf Alle Makros aktivieren. Es kommt keine Abfrage beim Öffnen des Worddokuments. Makros werden automatisch aktiviert. 2. Sicherheitsstufe auf Alle Makros mit Benachrichtigung. Es kommt ein Abfrage beim Öffnen des Worddokuments. Makros werden nicht automatisch aktiviert, sondern erst nach der Bestätigung auf die Schaltfläche INHALT AKTIVIERN, siehe Bild /26

11 3.3. Erstellen eines neuen EP-Berichts Nachdem man die Schritte im Kapitel 2 und bis ausgeführt hat, kann man jetzt auf die Datei "ASTRA EP Bericht BAU - ASTRAF3Z dot" klicken um ein neues EP- Berichtsdokument zu erstellen. Anschliessend wird ein neues EP-Berichtsdokument im Word geöffnet und gleichzeitig erscheint die Eingabemaske zur Eingabe der Informationen zur Titelseite und des Impressums, sowie Fuss- und Kopfzeile. Man kann die Eingabemaske umgehend ausfüllen oder auch später. Mit OK die Eingabemaske schliessen und die Daten werden in das Dokument übernommen. 11/26

12 4. Arbeiten im neuen EP-Bericht Um das Arbeiten im neuen EP-Berichts Version 3.1 zu erleichtern, wurde dem Dokument mittels VBA- Skript ein Menüpunkt ( Menübefehlsleiste ) mit der Bezeichnung "EP BERICHT BAU ASTRA" hinzugefügt. Der Menüpunkt "EP BERICHT BAU ASTRA" wird je nach MS-Office-Version verschieden aufgerufen: Office 2003 In der Menüleiste das Register EP BERICHT BAU ASTRA öffnen Office 2007 In der Multifunktionsleiste das Register ADD-INS öffnen und dort EP BERICHT BAU ASTRA Office 2010 In der Multifunktionsleiste das Register ADD-INS öffnen und dort EP BERICHT BAU ASTRA Folgende Funktionen können damit ausgeführt werden: Eingabemaske aktualisieren Beilagen hinzufügen/entfernen Aktualisieren A4 hoch Beilage hinzufügen A4 quer Beilage hinzufügen A3 quer Beilage hinzufügen Formular schützen Formularschutz aufheben 12/26

13 4.1. Eingabemaske aktualisieren Mit der Funktion EINGABEMASKE AKTUALISIEREN kann man die Informationen der Titelseite, des Impressums sowie der Fuss- und Kopfzeile erfassen. Mit der Schaltfläche OK werden die Daten in das Dokument übertragen. Möchte man die Daten der Eingabemaske anpassen, kann man dies immer wiederholen, indem man auf das Register ADD-INS in der Multifunktionsleiste den Menüpunkt "EP BERICHT BAU ASTRA" öffnet und die Daten anpasst oder ergänzt. 13/26

14 Aktualisieren der Fuss- und Kopfzeilendaten Die Daten der Eingabemaske werden nach dem Klicken auf die OK-Schaltfläche im Hintergrund den Textfeldern in der Fuss- und Kopfzeile zwar richtig übermittelt, jedoch leider nicht angezeigt. Das Anzeigen der Daten in der Fuss- und Kopfzeile ist möglich, indem man eine Druckansicht macht. Anschliessend sind die Daten in der Fuss- und Kopfzeile sichtbar. 14/26

15 4.2. Beilagen hinzufügen/entfernen In der neuen Version 3.1 kann man die Beilagen über ein neues Tool hinzufügen oder entfernen.die Beilagen werden im Inhaltverzeichnis unter dem Punkt BEILAGEN automatisch aufgeführt Beilage hinzufügen Um Beilagen hinzuzufügen muss nur im Fenster Beilage hinzufügen/entfernen vor der gewünschten Beilage ein Häkchen gesetzt werden. Der Buchstabe der Beilage wird jetzt fett angezeigt. Man kann auch zusätzliche Beilagen zu den Standard-Beilagen hinzufügen, indem man auch ein Häkchen davor setzt und den Text in das Eingabefeld eingibt. Sobald man auf die Schaltfläche OK klickt, werden die Beilagekapitel im Dokument automatisch erstellt und im Inhaltsverzeichnis ergänzt. 15/26

16 Beilage entfernen So einfach wie man Beilagen hinzufügen kann, kann man auch Beilagen wieder entfernen. Man entfernt einfach das Häkchen vor der Beilage im Fenster Beilage hinzufügen/entfernen und klickt auf die Schaltfläche OK und die Beilage wird im Dokument automatisch entfernt und im Inhaltsverzeichnis auch entfernt. 16/26

17 Aktualisieren der Fuss- und Kopfzeilendaten in der Beilage Nachdem man beim Erstellen der Beilagen auf die OK-Schaltfläche klickt, werden die Daten der Eingabemaske automatisch im Hintergrund den Textfeldern in der Fuss- und Kopfzeile übermittelt, jedoch leider nicht angezeigt. Das Anzeigen der Daten in der Fuss- und Kopfzeile ist möglich, indem man eine Druckansicht macht. Anschliessend sind die Daten in der Fuss- und Kopfzeile sichtbar Beilagenummerierung Die Beilagenummerierung oben rechts kann leider nicht automatisiert werden ( Abhängigkeit mit Abschnitts wechsel und Kopfzeile ). Diesen Vorgang kann nur mit viel manueller Arbeit gelöst werden. Beachten Sie immer folgende Regel beim Hinzufügen einer neuen Seite unter den Beilagen: Fügen Sie immer eine neue Seite mittels Abschnittswechsel hinzu oder mit der Funktion A4/A3 Beilage. 17/26

18 Wenn man eine neue Seite mittels Abschnittswechsel hinzugefügt hat, geht man nach folgender Anleitung vor: Pos Auszuführende Schritte Screenshot 1. Den Mauszeiger auf eine Absatzmarke setzen, wo man ein neue Seite hinzufügen will. Anschliessend SEITENLAYOUT / UMBRÜCHE / NÄCHSTE SEITE wählen und eine neue Seite wird einfügt. 2. Anschliessend Formularschutz aufheben. 3. In die Kopfzeile doppelklicken und anschliessend Inhalt in Kopfzeile markieren und MIT VORHERIGER VERKNÜPFUNG anklicken und ausschalten. 4. Beilagennummerierung anpassen. 5. Formularschutz wieder aktivieren. 18/26

19 4.3. Aktualisieren Mit dieser Funktion kann man das Inhaltsverzeichnis automatisch aktualisieren A4 hoch / A4 quer / A3 quer Beilage hinzufügen Diese Funktion ermöglicht es in den Beilagekapiteln, eine neue Seite im Querformat A4 oder A3 hinzuzufügen Formular schützen / Formularschutz aufheben Das Dokument ist normalerweise im geschützten Zustand ( Bearbeitungseinschränkung = Ausfüllen von Formularen ). Damit gewisse Formatierungen vorgenommen werden können ( z.b. Grösse von Bildern anpassen ), muss man zuerst den Formularschutz des Dokumentes aufheben. Anschliessend muss der Formularschutz wieder aktiviert werden Titelbild einfügen Das Titelbild darf folgendes Format nicht überschreiten: Länge cm Höhe 5.50 cm 19/26

20 5. Speichern des neuen EP-Berichts In welchem Format man den EP-Bericht abspeichern muss, ist auch wieder von der MS-Office- Version abhängig. Office 2003 Word Dokument (*.doc) Office 2007 Word Dokument mit Makros (*.docm) 20/26

21 Office 2010 Word Dokument mit Makros (*.docm) Hinweis Die Berichtsdatei kann an einem beliebigen Ort abgespeichert werden. Damit aber die VBA-Skripts und Makros in der Berichtsdatei funktionieren, müssen die Basisdateien immer wie unter Kapitel 1 beschrieben abgelegt werden. 21/26

22 6. Sontiges 6.1. CD/DVD-Label erstellen Es steht Ihnen eine VORLAGE für das CD/DVD-Label zur Verfügung. 1. Hier stehen Ihnen 4 Textzeilen zur Verfügung 2. Art des Datenträger (CD oder DVD) eintragen 3. Datum eintragen, es ist das Datum des Berichtes zu wählen 4. Kurzzeichen des Berichtserstellers oder des Verantwortlichen 5. Hier kann man noch ein Firmenlogo einfügen Als Label wird das Produkt L6043 von Zweckform/AVERY verwendet. Die Vorlage CD/DVD-Label ist auf dieses Produkt abgestimmt. Die Vorlagedatei ist so konfiguriert, dass beim Ausdrucken immer der manuelle Einzug (Auto Tray Select) des Druckers ausgewählt wird CD/DVD-Hülle erstellen Es steht Ihnen eine VORLAGE für die CD/DVD-Hülle zur Verfügung. 1. Hier stehen Ihnen mehrere Textzeilen zur Verfügung 2. Art des Datenträger (CD oder DVD) eintragen 3. Datum eintragen, es ist das Datum des Berichtes zu wählen 4. Kurzzeichen des Berichtserstellers oder des Verantwortlichen 22/26

23 Es steht Ihnen auch eine Variante zur Verfügung, die Sie von Hand ausfüllen können Excel-Vorlage-Tabellen in der Beilage richtig einfügen Es können für die Berichtserstellung benötigte Excel-Vorlagen auf unserer Website, siehe Kapitel 3.1 heruntergeladen werden. Alle Excel-Vorlagen verfügen über eine Kopfzeile mit Bundes/ASTRA-Logo und einer Fusszeile, diese muss bei einem reinem Ausdruck der Tabelle enthalten sein. Will man die Excel-Vorlagen in Beilagen im EP-Bericht übernehmen, muss die Fuss- und Kopfzeile nicht enthalten sein. Man kann gemäss nachfolgendem Ablauf vorgehen, damit die Excel-Tabellen optimal eingefügt werden Excel-Vorlage-Tabellen in A4 quer Format einfügen Pos Auszuführende Schritte Screenshot 1. Im EP-Bericht an die Stelle gehen, wo man die Excel-Tabelle einfügen will. 23/26

24 Pos Auszuführende Schritte Screenshot 2. Excel-Tabelle öffnen und den gewünschten Bereich markieren und kopieren mit CTRL+C. 3. Wieder in den Bericht zurückwechseln und auf BEARBEITEN in der Menüleiste klicken und dort INHALTE EINFÜGEN auswählen. 4. Im Fenster INHALTE EINFÜGEN bei Als: BILD (Erweiterte Metadaten) auswählen und auf OK klicken. 5. Der markierte Teil der Excel- Tabelle wird als Bild in den Bericht eingefügt. 24/26

25 Excel-Vorlage-Tabellen in A4 hoch Format einfügen Pos Auszuführende Schritte Screenshot 1. Dito Pos bei A4 Quer Format 2. Damit die Tabelle besser gelesen werden kann, muss man die Tabelle um 90 Grad drehen. Deshalb markieren Sie die Tabelle im Bericht, die jetzt als Bild vorliegt und öffnen das Kontextmenü und wählen dort Grafik formatieren aus. 3. Im Fenster GRAFIK FORMATIE- REN gehen Sie in das Register Layout, markieren VOR DEN TEXT und klicken auf OK. 4. Das Bild kann jetzt um 90 Grad gegen den Uhrzeigersinn gedreht werden, in dem Sie auf dem grünen Punkt gehen, die SHIFT-Taste anklicken und mit der Maus das Bild drehen. 5. Das Bild steht jetzt auf dem Kopf, jetzt müssen Sie nur noch das Bild wieder dem Text zuordnen. 25/26

26 Pos Auszuführende Schritte Screenshot 6. Markieren Sie die Tabelle im Bericht, die jetzt als Bild vorliegt und öffnen das Kontextmenü und wählen dort Grafik formatieren aus 7. Im Fenster GRAFIK FORMATIE- REN gehen Sie in das Register Layout, markieren MIT TEXT IN ZEILE und klicken auf OK 8. Die Tabelle muss jetzt nur noch der Seitenbreite angepasst werden, dies können Sie in dem Sie das Bild markieren und das Kontextmenü öffnen und dort GRAFIK FORMATIEREN auswählen. Im Fenster GRAFIK FORMATIE- REN gehen Sie in das Register Grösse und passen das Bild so an und klicken auf OK. 26/26