Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Geschäftsleitung. - Praxisbericht eines Aufsichtsratsvorsitzenden

Transkript

1 Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Geschäftsleitung - Praxisbericht eines Aufsichtsratsvorsitzenden Dipl.-Kfm. Norbert Lenke Steuerberater Geschäftsführender Gesellschafter TRiAtax Steuerberatungsgesellschaft mbh Hürth/Köln

2 Aufsichtsrat und Geschäftsleitung arbeiten zum Wohl des Unternehmens eng und vertrauensvoll zusammen. Die Zusammenarbeit ist von einer offenen, respektund vertrauensvollen Atmosphäre geprägt. 7. DKM Krankenhauskonferenz am 7. Mai

3 Ausgangssituation Anforderungen an Krankenhäuser verschärfter Wettbewerb veränderte Nachfragestrukturen demographische Entwicklung zunehmender Fachkräftemangel Konsequenzen für die Krankenhäuser eindeutige Strategien für die Einrichtungen klare Organisationsstrukturen innerhalb des Unternehmens Minimierung von wirtschaftlichen Risiken 7. DKM Krankenhauskonferenz am 7. Mai

4 Ausgangssituation Besonderheit von gemeinnützigen Einrichtungen metaökonomische Zielsetzung der Anteilseigner fehlender finanzieller Anreiz der Anteilseigner fehlende Zuschuss-(Verlustausgleichs-)möglichkeit fehlendes Interesse und fehlende Fachlichkeit bei Anteilseignern an einer Tätigkeit im Aufsichtsrat Auswirkung für den Aufsichtsrat teilweise Übernahme von Gesellschafterfunktionen Entwicklung der Strategie Beachtung der Wirtschaftlichkeit

5 Berufung von Aufsichtsratsmitgliedern Besetzung durch den Gesellschafter unter Beachtung unterschiedlicher fachlicher Qualifikationen Grundkenntnisse des Rechts der jeweiligen Rechtsform, in der das Krankenhaus betrieben wird Kenntnisse über die metaökonomische Zielsetzung des Krankenhausträgers Grundkenntnisse des Krankenhausrechts und der Finanzierung Grundkenntnisse der erwarteten Entwicklung in der Medizin Betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse Erfahrung in der Beurteilung von Führungskräften Auswirkung auf die Besetzung des Aufsichtsrates Personen mit unterschiedlichen fachlichen Kenntnissen möglichst noch im Beruf trotzdem kein zu großes Gremium

6 Anforderungen an Aufsichtsratsmitglieder Teilnahme an Aufsichtsratssitzungen langfristige Sitzungsplanung Verbindlichkeit der Sitzungsplanung außerordentliche Sitzungen Bereitschaft zur Mitwirkung in Ausschüssen Auswirkung auf die Besetzung des Aufsichtsrates klare und ehrliche Information über die tatsächliche zeitliche Belastung eher Verzicht auf den überall dabei seienden Menschen mindestens ein Profi

7 Anforderungen an Aufsichtsratsmitglieder Treuepflicht Verschwiegenheitspflicht Sorgfaltspflicht Berichtspflicht

8 Aufgaben der Aufsichtsratsmitglieder Ausübung der Aufsicht (Überwachungspflicht) Ordnungsmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der Geschäftsleitungsentscheidungen Einhaltung der Vorgaben bei zustimmungspflichtigen Geschäften Kontrolldichte und Art der Kontrolle abhängig vom jeweiligen Einzelfall

9 Aufgaben der Aufsichtsratsmitglieder Beratung (Beratungspflicht) Mitwirkung bei der Strategieentwicklung Einbindung in Entscheidungen von grundlegender Bedeutung Entscheidung bei Vorbehaltsaufgaben

10 Rechte der Aufsichtsratsmitglieder Informationsrechte Jahresabschlüsse, Berichte der Abschlussprüfer Sonderberichte regelmäßige Berichterstattung Leistungsentwicklung (Belegung, Ausnutzung, Fallschwere, Veränderungen) Ertragsentwicklung (Budgetanalysen, Quartalsergebnisse) Liquiditätslage Berichte über Geschäftsentwicklung Berichte über beabsichtigte strategische Entwicklung Hol- oder Bringschuld?

11 Erwartungen der Aufsichtsratsmitglieder Basisinformation Gesellschaftsvertrag, Geschäftsordnungen, andere bestehende Regelungen (schriftlich, aktuell) abhängig von der Größe des Trägers und der Zahl der Einrichtungen weitere einrichtungsbezogene Informationen Einbindung in laufende Kommunikation keine Bevorzugung einzelner AR-Mitglieder zeitnahe Information über besondere Sachverhalte Beschaffung und Weitergabe von Informationen Dritter

12 Erwartungen der Aufsichtsratsmitglieder Termintreue verlässliche, langfristige Planung der Sitzungstermine eher eine Sitzung zu viel planen, als einen Termin zusätzlich suchen zu müssen ausreichende Vorlagen inhaltlich zeitlich

13 Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Geschäftsleitung zunächst über den Vorsitzenden des Aufsichtsrates erster Ansprechpartner der Geschäftsführung Anfragen der übrigen AR-Mitglieder grundsätzlich über ihn Regelkommunikation sicherlich abhängig von der Größe und der wirtschaftlichen Lage der Einrichtung: täglich, wöchentlich, vierzehntägig Nutzung der neuen Medien (Achtung: Muss ich wirklich immer über alles informiert sein? Reicht reduzierte Information?) Information und Abstimmung wenn besondere Vorfälle wenn (negative) Presse droht

14 Aufgaben des Aufsichtsratsvorsitzenden erster Ansprechpartner der Geschäftsführung Anfragen der übrigen AR-Mitglieder grundsätzlich über ihn Vorbereitung der AR-Sitzungen Abstimmung der Tagesordnung inhaltlich und ablauftechnisch Abstimmung der Sitzungsvorlagen Abstimmung hinsichtlich (weiterer) Sitzungsteilnehmer Nachbereitung der AR-Sitzungen Durchsicht des Protokollentwurfes Umsetzung von Beschlüssen

15 Sitzungsorganisation klare Tagesordnung Grundsatzthemen und Strategiefragen zuerst Terminplanungen schon bei Beginn frühzeitige Zuleitung von Unterlagen Festlegung eines Standards interne Zeitplanung

16 Einrichtung von Ausschüssen grundsätzlich im GmbH-Recht keine Bildung von Ausschüssen verpflichtend vorgesehen Ausschüsse bei größeren Gremien und bei größeren Strukturen sinnvoll: Finanz- und Prüfungsausschuss Personalausschuss Struktur-/Strategieausschuss Ethikausschuss Ausschüsse entbinden das Gremium zwar nicht aus seiner Haftung, sollten Entscheidungen aber schon weit vorbereiten

17 Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder kontroverses Thema klare Meinung hohe zeitliche Belastung Haftungsrisiko Ernsthaftigkeit Wettbewerb

18 Probleme in der Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Geschäftsleitung fachlich inhaltliche Auseinandersetzung über Strategie als Ganzes oder bei Einzelprojekten bei Personalentscheidungen menschlich

19 Fazit Auch wenn mancher meint, im Gesetz und den dies ergänzenden Regelungen sei im Interesse einer stärkeren Überwachung ein Gegeneinander von Aufsichtsrat und Geschäftsleitung angelegt, bin ich überzeugt, dass nur eine gute Zusammenarbeit zwischen den Gremien den Fortbestand der Einrichtungen sichert. Dies bedeutet nicht Kritiklosigkeit, sondern setzt ein Hinterfragen und Diskutieren voraus.