Inhat Modernes Dokumenten Management und Archivierung 4 Unser Produkt scanview 5 Die Architektur und Integration v

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1 Produktinformation

2 Inhat Modernes Dokumenten Management und Archivierung 4 Unser Produkt scanview 5 Die Architektur und Integration von scanview 6 Die Leistungsmerkmake - Standards und Funktionen 7 Technische Spezifikationen 10 Daten/Dokumenten-Import 12 Archivierung und Recherche 15 Langzeitarchive / Speichermedien 16 Workfow Funktionen 17 Verfügbare Modue und Funktionen 18 Der scanview Cient 22 Der Webcient 23 Der technische Cient - autodigit 24 Mieten statt Kaufen - Unser Outsourcing Angebot ASP 25 Kontakt 28 3

3 1 Modernes Dokumenten DMS Management und Archivierung mit scanview 2 Unser Produkt Produkt scanview Informationen sind die Grundage zieorientierter Entscheidungsfindungen. Effektive Organisation und zentrae Bereitsteung wesenticher Daten und Unteragen gehören zu den strategischen Aufgaben moderner Unternehmen. scanview revoutioniert die Abage und Verwatung Ihrer Beege und Daten. Schne, zuverässig und revisionssicher. Ega ob Sie Papierdokumente oder eektronische Dateien von Officeappikationen oder Host-Anwendungen archivieren woen. Mit seiner intuitiven Programmoberfäche minimiert scanview den Einführungsaufwand und steigert Ihre Effektivität vom ersten Tag an. Dabei können die meisten Routinearbeiten vokommen automatisiert abaufen. Die Integration in die führenden Unternehmensappikationen und die Nutzung der bestehenden EDV-Infrastruktur gewähreistet den Schutz Ihrer Investitionen und trägt dafür Sorge, dass wirkich ae notwendigen Informationen in das zentrae Archiv kostengünstig und patzsparend abgeegt werden. So haben Sie bitzschneen Zugriff auf ae reevanten Informationen - wetweit. Natürich auch über das Internet! scanview ermögicht den Zugriff und die Verwatung sämticher Dokumente eines Unternehmens über ein einziges System. Die innerbetriebich ersteten Dateien werden von vornherein in scanview abgespeichert. Die Suche erfogt über Schagworte oder Suchtexte, weist aso wesentich mehr mögiche Kriterien auf as ein Aktenordner oder ein Dateiverwatungsprogramm. So ist es auch mögich, kompette Vorgänge auf den Bidschirm zu hoen, zum Beispie einen Lieferschein, die dazugehörige Rechnung und die Rekamation des Kunden, da das System miteinander verknüpfte Dokumente programmübergreifend auffindet. Neben der Archivierung und Recherche bietet scanview auch die Mögichkeit, einen Workfow für bestimmte Abäufe von Dokumenten z.b. Rechnungen zu definieren. Archivierung und Recherche in aen Bereichen scanview bietet Schnittsteen mit denen Daten unterschiedicher Herkunft integriert werden. Eine Integration der bestehenden ERP- Systeme z.b. SAP R/3, Navision, Baan, sage KHK etc. ist probemos mögich. Auch die Anbindung an betriebseigene Software, MS Office- Appikationen oder Groupware-Lösungen wie z.b. Outook, Lotus Notes oder Groupwise ist aufgrund der offenen Schnittsteen mit scanview schne und einfach reaisierbar. Das ist besonders für produzierende Unternehmen wichtig, wei so auch technische Zeichnungen und Office-Dokumente gemeinsam verwatet werden können. Speziee Programme und Speichermedien schaffen auch die technischen Voraussetzungen zu einer Langzeitarchivierung, wie sie vom Gesetz vorgeschrieben ist. Für dezentra organisierte Unternehmen besteht darüber hinaus die Mögichkeit, externen Mitarbeitern den Zugriff auf die Firmendaten über das Internet zu ermögichen. Verkürzung der Durchaufzeiten Konventione 100% Kundenanfrage Gang zur Registratur Anforderung Doku/Zeichnung Warten auf Doku/Zeichnung Prüfung auf brauchbarkeit Kopieren Doku/Zeichnung Mitnahme zum Arbeitspatz Weitere Bearbeitung scanview 1% bis 5% Kundenanfrage Eingabe Suchbegriff Prüfung auf brauchbarkeit Auswah Doku/Zeichnung Weitere Bearbeitung scanview ist as offene skaierbare Lösung die professionee Pattform für das unternehmensweite Dokumenten Management Jobs Scheduer Events Microsoft SQL Server Database Interface Orace IBM DB 2 scanview Cient Kerne Die wesentichen Leistungsmerkmae von scanview auf einen Bick Mehrschichtiges moduares System Schanke moderne und kernebasierte Struktur Frei skaierbar scanview setzt ausschießich standardisierte und offene Systemkomponenten ein. Das System integriert sich voständig in bestehende Umgebungen und Infrastrukturen. Es bidet die ideae Ergänzung zu Office-Appikationen und dem zentraen Archiv. autodigit Cient scanview common api DocumentServer Browser web Cient Storage Interface Integrierter Workfow MediaServer EMC... Web/Intranet-Funktionaität Eigener Maskeneditor SAP Connector WEB Connector Outook Connector Capturing Zertifikationen Mit unserem izensierten Produkt scanview erhaten wir Partnerschaften mit führenden Marken im Bereich der Software- Unterstüztung und -Integration as auch im Storage Bereich. Anforderungen an ein DMS: Integration von Dokumenten unterschiedicher Herkunft Verbindung zu den Ressourcen eines Unternehmens Abbidung von Geschäftsprozessen im Rahmen von Workfow Mit scanview wanden Sie Ihre Information in Wissen, steigern die Produktivität und Effizienz von Arbeitsabäufen, senken Kosten und optimieren somit Ihre Kundenbindung. scanview steigert die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens Fexibe Basiert auf offener web-technoogie und standardisierten SQL-Datenbanken Integriert sich voständig in bestehende Umgebungen und Infrastrukturen Mehrere unterschiediche Frontends Voständig parametrisierbar High security 4 5

4 3 Die Architektur und Integration von scanview 4 Die Leistungsmerkmae - Standards und Funktionen Architektur im Detai Dateiabage: MO, WORM, CD-ROM Dateiabage: Fie Server RDBMS: Orace DB2 MS SQL Server Centura SQL Base Enterprise Manager Im Mittepunkt des scanview Systems stehen der Archive- und der DocumentServer. Sie sind der eigentiche Kern von scanview. Dabei ist der ArchiveServer für den Umgang mit dem reationaen Datenbankmanagementsystem und der DocumentServer für die physikaische Abage der Dokumentendateien verantwortich. Der Zugriff auf diesen scanview Kern erfogt ausschießich über die scanview API. Ae weiteren Server, Connectoren, Trigger, Job-Modue oder die Cients greifen über diese API auf das System zu. Copas Prmcoo Job Manager scanview Copas Server MEDIA Server DOCUMENT Server ARCHIVE Server mit JOB Engine Form- Edit SVPUI32 Appications / Connectors Native OLL scanview Common API DMS-API 32 bit SV-API 32 bit Java OCL/ActiveP Archive Server SV Connector für R/3 Durch diese Technoogie ist eine sehr hohe Abstraktion der DMS Funktionen und eine voständige Kapseung der Daten- und Dokumentenabage geungen. Die Integration mit Fremdsystemen ist ebenso über diese Schnittstee wie auch über weitere, auf der scanview API basierende Modue mögich. AL-System scanview FX/API COLD Server FX/API Server SV Internet Connector SV HTML Connector RMI Server COLD Dateien FX/API Dateien WEB- Browser Dritthersteer JAVA- Cient SAP GUI Weitere SV Connectoren: emai, AutoCAD, BaaN, Notes... Im Wesentichen seien fogende Integrations-Schnittsteen genannt: scanview API programmierbare Schnittstee (C/C++, 4GL) FX/API dateibasierende Schnittstee http-protoko Web-basierende Schnittstee Kerne und serverbasierte Mehrprozessarchitektur Kernmodu des Systems ist der serverbasierte ArchiveServer unter Windows NT, 2000 und XP der zusammen mit Zusatzmoduen seine Dienste netzwerkübergreifend für berechtigte Anwender zur Verfügung stet. Datenhatung as auch Appikation befinden sich auf zentraen PC Serversystemen unter Microsoft Windows NT/2000/XP und können unabhängig voneinander auf mehreren Servern verteit werden. Die Kerne- und Modu-Impementierung garantiert höchste Wartbarkeit und den fexiben Ausbau auf neue technoogische Entwickungen der Zukunft. RDBMS und professionee Votextsysteme Es werden sowoh die etabierten reationaen Datenbankmanagementsysteme as auch professionee Votextsuchsysteme parae unterstützt. Wie, wo und mit wechen Schagworten und Stichworten die Dokumente verwatet und archiviert werden soen, bestimmt aein der Anwender. Dabei sind ae Einsteungen jederzeit änder- und erweiterbar ohne bisher abgeegte Dokumente neu erfassen zu müssen. Verwatung beiebiger Dokumente und Beege: scanview / autodigit verwatet fast ae Arten von Dokumenten wie z.b. Ausgangs- und Eingangsbeege, Bider, Texte, Schriftverkehr, Videoaufzeichnungen und Tonaufnahmen, und stet diese dem Anwender zur Recherche, Ansicht, Wiedergabe und Export zur Verfügung. High-Security-System und Versionskontroe Der unautorisierte Zugriff auf Dokumente ist durch ein ausgereiftes Berechtigungskonzept ausgeschossen. Die Benutzerautorisierung erfogt auf der Basis von Benutzer-ID und einem verschüssetem Passwort. Außerdem ist es mögich, die Zugriffe auf bestimmte Arbeitspätze zu beschränken oder für die Recherche zusätzich eine Transaktionsnummer (TAN) zu fordern. Eine der wichtigsten Voraussetzungen für die automatische Versionskontroe ist die Integration in Büroanwendungen und Unternehmenssoftware. Durch die Integration in bestehende Appikationen wie MS-Office, können Anwender Dokumente recherchieren, bearbeiten und Ihre Arbeit versionskontroiert an das System übergeben. Mehr-Schichten Cient/Server-Technoogie scanview / autodigit bietet Softwareentwickern eine mehrschichtige Cient/Server-Technoogie und eine offene Programmier Schnittstee (scanview API) mit der sich die DMS-Funktionen in bestehende Appikationen integrieren assen. Suche über ae Dokumentenkassen Eraubt eine Vorgangsrecherche mit einem Quaifizierer über ae Dokumentenkassen, z.b. die Suche über die Auftragsnummer findet ae damit indizierten Beege wie Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung etc. Die Schnesuche eraubt sogar die vöig freie Suche nach beiebigen Begriffen, unabhängig von Dokumentenkassen und Quaifizierern. Zugriffschutz bis auf Dokumentenebene Die Zugriffsrechte können bis hin zu den einzenen Dokumenten über Benutzer, Abteiungen, bzw. Gruppen zugewiesen werden. Kein direkter Zugriff auf Dokumentendateien über das Dateisystem Die Verwatung der Dokumentendateien erfogt aein über das Dokumentenmanagementsystem (DocumentServer). Kein Benutzer benötigt Zugriff auf die physikaischen Laufwerke oder Netzaufwerke. Integration in Office Appikationen Anwender arbeiten mit MS-Anwendungen und haben darin integriert Zugriff auf die Dienste des DMS. scanview schatet sich auf einfachste Art und Weise in den Windows-Diaog für Öffnen oder Speichern ein und ersetzt diese Standardfunktionen durch die eigenen Masken. Auf diese Weise assen sich Word-Texte oder Exce-Tabeen in das Archivierungskonzept oder den Workfow einbinden. 6 7

5 Leistungsmerkmae - Standards und Funktionen (Fortsetzung) 8 Integrierter Workfow Der integrierte Workfow-Editor eraubt die genaue Festegung eines Dienstweges" für ein Dokument, wecher - vor der Weiterbearbeitung des Dokumentes - zuerst voständig durchaufen werden muss. Zu jedem Zeitpunkt ist der genaue Aufenthatsort eines Dokumentes feststebar. Darüber hinaus ist für jede Weitereitung ein frei wähbares Bestätigungsmerkma, bis hin zur persönichen Unterschrift mögich. Ebenso sind Vertreterregeungen oder Versand an Gruppen ausführbar. Mehrsprachig scanview ist in mehreren Sprachen verfügbar, derzeit in deutsch, engisch, französisch und itaienisch. DocumentServer scanview setzt einen dedizierten Prozess in Form eines Dokumentenservers ein, dessen Aufgabe die voständig transparente Zuweisung eines Abageortes für ein Dokument im Netzwerk ist. Dabei übernimmt der DocumentServer die Überwachung der Dokumente, ohne dass der Anwender die Mögichkeit hat, über die Navigation im Dateisystem auf die Dokumente zuzugreifen. Der DocumentServer verhindert jeden nicht von Ihm autorisierten Zugriff. Weiter stet der DocumentServer die Schnittstee zu aen verfügbaren Speichertechnoogien wie MO/WORM Jukeboxen, NAS- und SAN-System oder auch die EMC 2 centera zur Verfügung. Versionskontroe/-historie Dokumente, die sich unter der Kontroe von scanview befinden, unteriegen einer Zugriffskontroe. Jeweis nur ein Anwender kann ein Dokument zu einem Zeitpunkt verändern. Andere Anwender können zur geichen Zeit das Dokument nur einsehen. Der Bearbeiter des Dokumentes kann die Änderung optiona as neue Version abegen oder das Originadokument überschreiben. Sebstverständich wird die Historie eines versionskontroierten Dokumentes protokoiert. Check-In/Check-Out von Dokumenten Recherchierte Dokumente können auf externe (mobie) Datenträger transferiert werden. Es können auch mehrere Seiten eines Dokumentes ein- oder ausgecheckt werden. Das Kennzeichen Trave Check-Out signaisiert, dass eine Bearbeitung für die nächsten Tage ausgeschossen ist, da ein Anwender das Dokument zur Bearbeitung mit auf Dienstreise genommen hat. Der Anwender muss das Dokument nach seiner Dienstreise wieder per Check- In an das System zurückgeben. scanview API oder OLE Das scanview API ist eine Win32-DLL, die in bestehende Appikationen oder Eigenentwickungen integriert werden kann. Das API ist kompatibe zu aen Microsoft Windows Appikationen, die die Einbindung einer DLL unterstützen. Mit dem API ist es mögich, direkt aus einer Appikation heraus die Archivierungsund Recherchefunktionen von scanview / autodigit aufzurufen. Somit kann z.b. der Anwender aus einer Windows Appikation heraus das scanview / autodigit Recherchefenster öffnen, nach einem Dokument suchen und dieses nach dem Auffinden sofort bearbeiten. Umgekehrt kann der Benutzer ein Dokument nach der Speicherung direkt archivieren, indem er das scanview / autodigit Archivierungsfenster aus der Appikation heraus aufruft. Mai- und Faxintegration Schnittstee zu aen wichtigen Emai Systemen wie z.b. Microsoft Exchange, Lotus Notes, Lotus cc:mai, MHS (X400) etc. Formatunabhängig Sie können ae Formate mit scanview / autodigit abegen, recherchieren und wieder zur Ansicht bringen. So assen sich z.b. auch Zeichnungen, die im Format größer as DINA0 gescannt und im Tiff-Format abgeegt wurden, mit dem DMS-System verwaten. Ad hoc Dokumente aus Voragen ersteen Im Quaifizierer "Voragen" können beiebige Dokumente abgeegt und mit Rechten versehen werden. Diese werden dann zur Auswah angeboten. Bei der Ersteung von neuen Dokumenten werden die Metadaten übernommen. Tiff-Viewer mit Bird-Eye Funktionaität Auch der bisher schon von autodigit 4.3 her bekannte und eistungsstarke Tiff-Viewer mit Integriertem Übersichtsfenster und Bemassungsfunktionen steht ebenfas in scanview zur Verfügung. Es können Bidausschnitte bestimmt werden und Ansichten gezoomt werden. Viewer für Text-Dateien Dieser Viewer verfügt über eine Suchmögichkeit und kann Dateien unabhängig von ihrer Grösse anzeigen. Somit können auch sehr grosse Dateien sehr schne angezeigt werden. Der Text kann vor dem Drucken formatiert werden. Neben den Funktionen Stempe, Marker, Notizen, Linie, Freihandzeichnen bietet diese Funktion noch viee weitere Mögichkeiten wie Spiegen, Drehen, Messen, Drucken etc. Maskengenerator Der graphische Maskeneditor ermögicht es z.b. die Feder einer Karteikarte auch nebeneinander zu positionieren. Ferner bietet er die Option für eine Eingabe-Maske andere Feder bzw. Fedeigenschaften zu wähen as z.b. für die Recherche-Maske. Speicherbare Suchabfragen Das System bietet Ihnen die Mögichkeit immer wieder kehrende Suchabfragen zu speichern und sich diese wahweise auf Ihren Desktop abzuegen. Quicksearch Sie geben nur noch einen Suchbegriff ein und das System sucht automatisch über ae Dokumentenkassen und über ae Quaifizierer. Drucken Dokument Neues Fenster in dem es mögich ist, Metadaten, Notizen zu Dokumenten und/oder Seiten eines Dokumentes zu drucken. Redining In den Rasterviewer integriert gestattet scanview dem Zeichner/ Bearbeiter, auf Rasterdokumenten zusätziche Informationen aufzubringen, ohne den Inhat des Dokumentes zu verändern. Die Rediningeinträge sind damit für jedermann sichtbar, können jedoch auch ausgebendet werden, um das Origina zu reproduzieren. Redininginformationen können auch mit ausgedruckt werden. Stempefunktion Die integrierten Viewer bieten Ihnen die Mögichkeit, beiebige, definierte Stempe auf dem Dokument anzubringen. Versenden von Dokumenten im ZIP Format Wenn Dokumente mit scanview /autodigit versandt werden, so kann die Dokumentvorage auch per ZIP komprimiert und archiviert oder auch per Mai verschickt werden. Zuordnung von Dateityp und Anwendungssoftware Mit dem Verwatungstoo Enterprise-Manager können Sie für jeden Dateityp (z.b. Word = *.doc, AutoCAD = *.dwg, etc.) das jeweiige Programm (z.b. MS-Word, AutoCAD R2002 etc.) zuordnen weches für das Anzeigen, Bearbeiten, bzw. Druck benutzt werden so. Somit können für das Anzeigen und das Editieren eines Dateityps unterschiediche Anwendungen definiert werden. Teiadministration Benutzern können Teiadministratorrechte (abhängig von den Objekten z.b. Abteiungen) zugeordnet werden, die dann bestimmte administrative Tätigkeiten, z.b. das Anegen von neuen Benutzern in einer Abteiung durchführen können. Somit ist eine Aufgabenverteiung im administrativen Bereich mögich. Reporting Für bestimmte Aktionen im scanview werden automatisch Reports generiert, die dann anderen Systemen wieder zur Verfügung gestet werden können. 9

6 5 Technische Spezifikationen Spezifikationen Ein Grundgedanke wurde bei der Entwickung des Gesamtsystems nie aus dem Auge veroren: Die ausschießiche Verwendung offener Standardkomponenten und Schnittsteen der wetweit marktführenden Hersteer. Somit unterstützt scanview neben den bekanntesten Netzwerkbetriebssystemen wie Nove, Windows NT und anderen Netbios-, ipx/spx- oder tcp/ip Netzwerken konsequent die Cient/Server-Technoogien und Datenbanken von Microsoft und Orace. Die damit verbundene Integration in bestehende DV-Strukturen gewährt voständigen Investitionsschutz. Dabei ist scanview bezügich der einzusetzenden Computerperipherie äußerst genügsam. In der Rege assen sich die vorhandenen PCs ohne speziee Aufrüstungen verwenden. Die scanview API ist eine offene Programmierschnittstee auf Systemanforderungen und Kompatibiitätsisten Backendsystems scanview - ArchiveServer scanview - DocumentServer, scanview - FX/API-Server scanview - COLD-Server scanview - LogServer scanview - Connector for mysap Hardware: Inte singe/muti processor system > Pentium III 500 MHz >= 512 MB RAM Software: Microsoft Windows NT4 Server SP6 Microsoft Windows 2000 Server Frontendsystems scanview - Frontend 4.5 (incuding autodigit Frontend) scanview - Enterprise Manager scanview - FormEdit Hardware: Inte singe/muti processor system > Pentium III 500 MHz >= 64 MB RAM (128 MB recommended) >=128 MB RAM (if scanning option enabed) Operating Systems: Microsoft Windows 98, Me (NOT Enterprise Manager) Microsoft Windows NT4 Workstation SP6 Microsoft Windows 2000 Professiona Microsoft Windows Windows XP Home/Professiona Centera: Einfaches, skaierbares und sicheres Speichersystem für Fixed Content. Basis von DLL-, DDE/OLE-Technoogie. Datenbanken Das scanview System ist offen gestatet um immer aktuee Standards zu unterstützen. Im Bereich der Datenbank sind das derzeit die fogenden zertifizierten Server: Masstorage scanview - MediaServer 2.0 scanview - EMC² centera Connector Hardware: Inte singe/muti processor system > Pentium III 500 MHz >= 256 MB RAM Scanner Highspeed Document Scanner Fujitsu Kodak Be & Howe Hardware Acceeration Kofax Board (singe and doube side versions) Microsoft SQLServer 2000 SCSI-2 Adapter: adaptec AHA 2940 TWAIN-32 compatibe Scanners Orace 8i, 9i IMB DB/2 Server Centura SQL Base Symantec PC Anywhere Server SAP-DB adabas Informix Onine EE Software: Windows 2000 Server Pattensysteme Lokae Festpatten NAS SAN NFS-Systeme IDE/SCSI, optiona RAID Stand: Apri 2003 Jukeboxes MO/WORM HP jukeboxes ex, fx, mx types CD-ROM NSM SCSI-type: 31s, 4000, 6000 Pasmon D240 centera by EMC 2 Content-Adressed-Storage im TeraByte Bereich, skaierbar bis zu mehreren PetaBytes 10 11

7 6 Daten/Dokumenten-Import Dokumentenerfassung......ist die Konvertierung von Papierdokumenten in digitae Images und Indexdateien. Images werden im Agemeinen as TIFF-Dateien in einem Speichersystem und die Indizes in einem DMS, Content- Management- oder Workfow-System gespeichert. In einer Dokumentenerfassungs-Umgebung steht das digitaisierte Bid (TIFF-Datei) as Informationsträger im Vordergrund. Es wird nach dem Erfassungsprozess (Scannen) in das DMS zur Weiterverarbeitung oder an ein Archivsystem zur Abage übergeben. Durch die Bereitsteung der Indexinformationen werden Benutzer in die Lage versetzt, das gespeicherte Image abzurufen. Ohne diese Indexdateien wäre das Image wertos. scanview unterstützt ae machbaren Mögichkeiten, Dokumente in das System zu importieren: Über die kassische Abichtung mittes handesübicher Scanner bis hin zum automatisierten Import von Dokumenten über OCR, ICR, Barcode, Votext und COLD. Dabei unterstützt scanview den Anwender durch automatisierte Prozesse bei der Bewätigung der tägichen Routineabäufe. Durch die anwendergesteuerte Definition beiebiger Schabonen kann der Indexierungsund Verschagwortungsaufwand fast vöig eigenständig abaufen. OCR/Barcode Die Verschagwortung der einzenen gescannten Dokumente kann, gerade bei Massendokumenten, eine ästige und zeitaufwendige Prozedur sein. Sie ist zwar unvergeichich geringer as die manuee Suche ohne scanview, aber auch hier sucht der Anwender nach Mögichkeiten der weiteren Rationaisierung und Steigerung der Effizienz. Massendokumente haben den Vortei, dass sie in der Rege denseben Aufbau haben. Mit Hife von OCR (Optica Character Recognition) ist es mögich, die Textinformation eines sochen Biddokumentes zu erkennen und as Textinformation für andere Zwecke wie z.b. die Weiterverarbeitung in einer Textverarbeitung Die meisten der heute auf dem Markt verfügbaren formuarorientierten Produkte erfordern vom Benutzer ein Überarbeiten der Formuare, um akzeptabe Erkennungsraten zu erzieen. Durch die Verbindung von scanview mit Capturing-Moduen ist das Ausesen sämticher Dokumente jedoch probemos mögich. Ascent Capture ist eine stapeorientierte Massenbeeg- Erfassungsanwendung, in der Scannen, Formuarverarbeitung, Imagebereinigung, OCR, ICR, OMR, Barcode, Indizieren, Datenvaidierung und Übergabe von Dokumenten und Daten an Dokumentenmanagement- Contentmanagement- oder Workfowsysteme integriert sind. Ascent Capture bietet nicht nur eine unübertroffene Skaierbarkeit und robuste Stapesteuerung für die anspruchsvosten Dokumentenerfassungs-Umgebungen, sondern auch robuste Formuarverarbeitungsfunktionen, die ein aufwendiges Vorsortieren der Dokumente in Formuare und Nicht-Formuare unnötig machen. Das Formuarverarbeitungs-Modu identifiziert und registriert automatisch die unterschiedichen Dokumente eines Stapes schne und genau. Sobad ein Formuar identifiziert ist, können gedruckte Zeichen (OCR), handgeschriebene Zeichen (ICR), markierungssensibe Bereiche wie Kreuze und Häkchen (OMR) sowie Barcodes und Patchcodes ausgeesen werden. Zusätzich kann die Zeichenerkennung mit Hife von Imagebereinigung in definierten Bereichen verbessert werden. Der Leistungsumfang von Ascent Capture beschränkt sich nicht nur auf die Verarbeitung von gescannten Dokumenten: im Büroatag werden nahezu ae Informationen wie auch die Kommunikation in einem Mix aus Papier und eektronischen Dokumenten repräsentiert/gespeichert. Mit Ascent 5 können neben Papierdokumenten auch E-Mais, Textdateien, Fotos, Webformuare und andere eektronischen Dateien in den seben zentraen Erfassungsprozess integriert werden. Damit stehen für ae unternehmensreevanten Dokumente die seben zuverässigen Funktionen zum Indizieren, Vaidieren und Reease zur Verfügung, die sich bereits in zahreichen Instaationen für gescannte Dokumente bewährt haben. zu speichern. Das OCR / Barcode-Modu wurde konzipiert, um beiebige digitaisierte Papierdokumente desseben Aufbaus automatisch zu archivieren. Das scanview OCR und Barcode-Modu stet eine Lösung zur Verfügung, wie sich Massendokumente von ganz aeine archivieren assen. Dassebe git für Dokumente, die mit Barcode-Informationen versehen worden sind. Mit spezieer Barcode-Erkennungssoftware assen sich diese Strichcodes übersetzen und stehen anderen Anwendungen zur Verfügung. Die Geschwindigkeit der Erkennung ist durch den Einsatz entsprechender Hardware gut skaierbar. Neben der Geschwindigkeit des Scannens ist auch die Leistung des verwendeten Prozessors bei der Erkennung maßgebich. OCR und Barcode faen in den Bereich der Bidbearbeitung. Diese ist ein speicherintensiver Vorgang. Ausreichender Hauptspeicher kann die automatische Indexierung daher weitaus positiver beeinfussen as der Ausbau der Prozessoreistung. Einsatzmögichkeiten des OCR / Barcode Modus Dokument- Scannen Erkennung Vaidierung Übergabe vorbereitung Stape trennen oka, dezentra, OCR/ICR benutzerdefinierte Exportieren web Barcode Prüfroutinen an DMS Die Definition von Barcode Schabonen in scanview ist sehr einfach und schne mögich. Mit Hife des Formuar Editors assen sich Beispie Scans aden und die Regionen mit den Barcodes einfach definieren und mit scanview Quaifizierern verknüpfen. Eine Prüffunktion testet auch den Barcode auf Lesbarkeit. Eingangsrechnungen Lieferscheine Besteungen Frachtbriefe Transportpapiere Kontoauszüge und beege Schecks und Überweisungsformuare Strukturberichte Etc

8 Daten/Dokumenten-Import (Fortsetzung) 7 Archivierung und Recherche und COLD-Server Die Daten der kaufmännischen Software und der Textprogramme assen sich meist nicht direkt für die Archivierung verwenden. Sie haben ae unterschiediche Formate oder sogar verschiedene Zeichensätze. Die bisherigen Lösungsansätze haben jedoch bisher keine agemeine Akzeptanz gefunden. As keinster gemeinsamer Nenner beibt dann oft nur der Umweg über das Papier. Das Dokument wird aus der Anwendung gedruckt und dann mit einem Scanner wieder eingeesen und in das Speicherformat des Archivsystems umgewandet. Damit iegen interne wie externe Dokumente im geichen Format vor. Mit dem scanview CodServer assen sich jedoch beiebige geichstrukturierte Daten automatisch direkt archivieren, so dass sie jederzeit wieder auf diese Daten zurückgreifen können ohne externe Anpassungsarbeiten durchführen zu müssen. Dies wird mittes COLD (Computer-Output on Laser-Disk) reaisiert. Die Spoo-Dateien werden dabei in separate Dokumente zeregt und mit Hife bestimmter Kriterien, die Ihnen das Wiederauffinden ereichtern, im Dokumenten-Management-System abgeegt. Externe Anpassungsarbeiten sind hierzu nicht erforderich. Die Archivierung von COLD Dokumenten in scanview ist in der Rege einfach und schne mögich. Mit Hife des Formuar Editors assen sich voriegende Spoodateien aden und die Regionen mit den Indexwerten einfach definieren und mit scanview Quaifizierern verknüpfen. Die Daten stehen anschießend sofort im scanview Archiv zur Verfügung und können im scanview Cient mit Hife der Schagworte von jedem berechtigten Benutzer recherchiert, angezeigt oder reproduziert werden. So assen sich z.b. in kürzester Zeit ae Rechnungen eines bestimmten Tages anzeigen. Recherche Anders as bei einem Datei-System wird die Technik der Speicherung ganz vom DMS übernommen und beibt dem Benutzer verborgen, damit wiküriche Änderungen und Eingriffe nicht mögich sind. Der Anwender typisiert das Dokument, weist Schagworte oder Suchbegriffe zu (sofern das DMS dies nicht automatisch übernehmen kann oder so). Das DMS verwatet es und sorgt - auf einer tieferen Schicht - für die optimae Speicherung an einem geeigneten Ort. Der Vorgang der Aufnahme eines Dokumentes in das DMS darf für den Anwender nicht aufwendiger sein as das Speichern in der Textverarbeitung. Moderne Systeme wie scanview setzen daher oft hier auf, indem sie herkömmiche Office-Programme wie Word as Editierwerkzeug verwenden, jedoch beispiesweise den Befeh Speichern unter durch die automatische Übergabe an das DMS ersetzen. Basis ist die Integration in ein Datenbankmode. Hier muss die Zuordnung zu Arbeitsprozessen, zu anderen Dokumenten und zu Benutzern und Benutzergruppen erfogen. Dokumentenhistorien, Versionskontroen, Suchagorithmen ergeben sich daraus ganz von sebst. Insofern ist auch die Öffnen-Prozedur der Textverarbeitung entsprechend einfach. Öffnen und Speichern biden die natürichen Schnittsteen zwischen Texteditiersoftware und Dokumenten Management. Ae Funktionaitäten und Leistungen zur Archivierung und Recherche in scanview finden Sie auf Seite 7. Einsatzmögichkeiten des COLD-Modus Auftragsbestätigungen ausgehende Lieferscheine Ausgangsrechnungen Lieferscheine Rechnungswesen Kontoauszüge und beege Finanzbuchhatungsbeege Buchungen Materiaentnahmescheine Etc... Dokumentenkassen; in denen Sie recherchieren können Eingabemaske Trefferinformationszeie mit gefundenen Dokumenten 14 15

9 8 Langzeitarchive / Speichermedien / 9 Workfow Funktionen Funktionen Speichermedien Die sichere und zukunftsträchtige Abage der Dokumente ist nicht nur für die Archivkomponente von scanview von größter Bedeutung sondern ebenso für den Umgang mit den noch ebenden Dokumenten des Dokumenten Managements. Ebenso viefätig wie die Dokumente sebst und deren Anforderungen an ihren Umgang sind die unterstützten Abageformen. Diese reichen von der kassischen Abage in einem Dateisystem (as Kurzzeitarchiv und schneste Abageform) über diverse Massenspeichersysteme in Netzwerk mit DMS API centera API scanview Archive Components scanview extended storage api centera API NAS SAN zunehmend gigantischen Speicherkapazitäten wie NAS und SAN System aber auch unix-basiertes NFS storage bis hin zu den echten Langzeit-Speichermedien wie MO/WORM Jukeboxen oder, ganz aktue, das Content Adressed Storage Management centera von EMC2. Sicher noch Zukunftsmusik: WEB storage; doch erste Lösungen und erste Impementierungen mit scanview beweisen auch hier die ungeheure Integrationsfähigkeit der scanview Komponenten und zeugen von der Offenheit für ae neuen Abageformen der Zukunft. NFS Cient SESA WEB Storage Internet Neben der reinen Dokumentenarchivierung und -verwatung können die Funktionen von scanview auch zur Definition von diversen Arbeitsabäufen oder Workfow-Funktionen genutzt werden. Der integrierte Workfow-Editor von scanview eraubt die genaue Festegung eines Dienstweges für ein Dokument (z.b. Abzeichnen, Freigeben, Weitereiten), wecher, vor anderweitiger Nutzung, zuerst voständig durchaufen werden muss. Zu jedem Zeitpunkt ist der genaue Aufenthatsort eines derart verfogten Dokumentes einzusehen. Darüber hinaus ist für jede Weitereitung ein frei wähbares Bestätigungsmerkma, bis hin zur persönichen Unterschrift, mögich. Basisfunktionen: Einfache Definition des WF-Pfades, den ein Dokument absovieren muss WF-Pfad kann beiebige Anzah von WF-Stationen mit frei definierbaren WF-Aktionen haben WF-Station können mehrere Benutzer, Gruppen, Abteiungen sein WF-Station hat ein Zeitimit innerhab dessen das Dokument bearbeitet sein muss Je WF-Station kann ein Stevertreter für einen Benutzer eingerichtet werden starten eines Ad hoc Workfows Dynamisches Routing: Start eines WF in Abhängigkeit vom Quaifiziererinhat bei Neuanage eines Dokuments Neustart eines WF in Abhängigkeit von einer WF- Aktion Ersteer und/oder Bearbeiter des Dokuments kann eine WF-Station sein Aternatives Routing: Start/Änderung eines WF in Abhängigkeit von einer WF-Aktion Start/Änderung eines WF in Abhängigkeit vom Quaifiziererinhat Start/Änderung eines WF durch direkte Benutzeraktion Ereignisverarbeitung Änderung von Metadaten in Abhängigkeit von einer WF-Aktion Benachrichtigung der Betroffenen über das Eintreffen eines Dokumentes an der WF-Station Benachrichtigung erfogt über die scanview interne Maifunktion und via SMTP-Mai mit direkten Links zur Workfowbearbeitung Benachrichtigung der Betroffenen, dass ein Dokument nicht innerhab des Zeitimits bearbeitet wurde Benachrichtigung der Betroffenen, dass ein Dokument den WF durchaufen hat Benachrichtigung eines definierbaren Maiempfängers über die Ausführung einer internen WF-Verarbeitung Auditing: Speicherung aer WF-Aktionen und Änderungen am Dokument WF-Historie mit übersichticher Darsteung aer Aktionen Media Server Optiona Jukeboxes Content Adressed Storage Centera by EMC 2 NetworkAttachedStorage StorageAreaNetwork Unix RAID System NetworkFieSystem SAMBA WEB-space usage 16 17

10 10 Modue Verfügbare Modue und Funktionen Modu scanview Windows Cient scanview Technischer Cient autodigit scanview COLD-Server scanview OCR / Barcode Modu scanview FastScan scanview FX/API-Server scanview API scanview Web-Connector scanview AS/400-Connector Funktion Cient Modu für Windows Cient Modu Windows für technische Anwender Übernahme von Spoodaten aus Fremdsystemen Modu zum automatischen Indizieren von Dokumenten Too zum Bescheunigen des Scanvorganges Dateibasierende Schnittstee zu scanview Programmierschnittstee zu scanview Browsergesteuerter Zugriff auf das scanview Archiv Schnittstee zur AS/400 Beschreibung der Modue (Auszug) scanview ArchiveServer der ArchiveServer beinhatet den LAN Connector und einen HighSecurity DocumentServer. Der Server ist das Herzstück des Archivsystems, stet zentra ae Dienste für die versionskontroierte Verwatung, Abage, Weitereitung, Reproduktion und Konvertierung zur Verfügung. An den Server können Microsoft Windows PCs angeschossen werden, oder ae pattformunabhängigen Computersysteme, die eine Impementierung der Java Virtua Machine Version haben. scanview COLD-Server zur Übernahme von Beegdaten aus beiebigen Anwendungen. Mit dem Schaboneneditor können Anwender Formuare zur Datenübernahme aus Appikationen definieren und die Übernahme ausführen. Die Daten können zusätzich einem Hintergrundbid zugeordnet werden, das bei der Anzeige / Reproduktion eines Dokumentes eingebendet wird. scanview Votext-Connector Fucrum Search Server scanview AutoCAD-Connector scanview SAP R/3-Connector Votext-Connector zu RDBMS (Orace, MS-SQL, DB2) Votextsuche für in scanview abgeegte Dokumente Anbindung an das CAD-System AutoCAD R14, 2000 Anbindung an das ERP-System SAP/R3 scanview Cient ( Windows) Microsoft Windows Cient-Software für die Kommunikation mit dem scanview / autodigit ArchiveServer für Recherche, Workfow, Archivierungs-, und Reproduktionsaufgaben im scanview IndexExtender R/3 Übertragung zusätzicher Metadaten von SAP R/3 administrativen Umfed scanview IndexRequester R/3 Erweiterung des Modus IndexExtender R/3 scanview Navision-Connector Anbindung an das ERP-System Navision scanview Baan-Connector Anbindung an das ERP-System Baan scanview sage KHK-Connector scanview Mai-Connector scanview Outook-Connector scanview Lotus Notes e-mai-connector Anbindung an das ERP-System sage KHK Anbindung des scanview internen Maisystem an ein im Unternehmen bestehendes Maisystem Anbindung an MS-Outook 2000 Anbindung an Lotus Notes Das scanview Barcode / OCR-Modu dient zur automatischen Erkennung von Indexwerten aus einem gescannten Dokument. Hierzu wird Optica Character Recognition (OCR) angewandt. scanview GroupWise-Connector Anbindung an Nove GroupWise scanview Media Server Grundmodu Jukeboxansteuerungssoftware zur automatischen, zeitgesteuerten Ausagerung von Dokumenten bspw. auf WORM Langzeitmedien scanview Media Server Mirroring Spiegeung des Langzeitarchivs und Bereitsteung der Daten in einem redundanten Server System scanview LOG Server Modu zur Spiegeung der RDBMS/Fie Systems as Backup-System autodigit GUI ( Windows) scanview EMC 2 scanview Notes Workfow Utimus scanview Dynamischer Workfow Modu zur Ansteuerung der EMC 2 - Hardware Zugriff aus der Workfow-Oberfäche von Lotus Notes auf das scanview Archiv gehört zu Notes Workfow Anbindung an das Workfow System Utimus Dynamische Verteiung von Dokumenten Microsoft Windows Cient-Software für die Kommunikation mit dem scanview ArchiveServer für Recherche, Workfow, Archivierungs-, und Reproduktionsaufgaben für Anwender im Technischen Umfed. scanview Offine Cient Modu zum Ersteen von Offine-CD s scanview Masken Editor Userspezifische Masken können mit Hife dieses Toos erstet werden scanview Reindexer Job Automatische Nachverschagwortung scanview BarcodeORG-Modu Zusatzmodu zum scanview OCR/Barcode Connector scanview Sniffer Administrations- u. Diagnosetoo scanview Fristenkontrojob Zusatzmodu zum scanview Workfow scanview Press Cip Editor Cient Archivierung von Presseartiken Externer Tiff Rasterdrucker Externer Rasterdruckertreiber für Win9x//ME/ NT4.0/2000/XP ReproPot Ausdruck von in scanview befindichen Zeichnungen über RatioPot DigiConvert Importmodu für technische Dokumente. Schnittsteen zum SDF-Format von Microbox, zu Papier- und Mikrofimscannern 18 19

11 Modue Verfügbare Modue und Funktionen (Fortsetzung) scanview WEB Connector scanview SAP R/3 Connector scanview Outook Connector scanview Offine Cient Der scanview Web-Connector ermögicht einen Zugriff auf das Mit dem SAP R/3 Connector wird ein SAP-System um die Der scanview Outook Connector erscheint in der Symboeiste Ist ein Hifsprogramm zur CD-Ersteung von so genannten autarken scanview Archiv über das Internet. Mit einem Web-Browser Funktionaitäten des scanview Archivs erweitert. Aus der SAP von MS-Outook und ist aktivierbar wenn der Anwender eine E- CDs. Die Dokumente auf der CD können unabhängig vom Archiv, werden die Funktionen des Windows Cients von scanview R/3 Oberfäche heraus kann der Anwender Dokumente Mai seektiert. Der Connector zeregt die E-Mai in seine unter Nutzung des scanview Offine Cients recherchiert werden. ausgeführt. recherchieren und auch geichzeitig zu seinem in SAP angezeigten Bestandteie. Der Anwender wäht aus, weche Teie er hiervon Datensatz das Origina ansehen. Archivieren möchte. scanview MediaServer Zur Automatisierung der Langzeitarchivierung von Dokumenten mit Hife von optischen Patten und Jukeboxen wird der MediaServer eingesetzt. Für jede Jukebox wird eine scanview MediaServer Grundmodu-Lizenz benötigt. scanview Notes Workfow Nutzen Sie den Lotus Notes Workfow um Dokumente den richtigen Mitarbeitern in der vorgegebenen Reihenfoge zukommen zu assen. Im Hintergrund steht scanview mit der Dokumentenverwatung. Sie haben Zugriff aus der Workfow Oberfäche von Lotus Notes und versenden Dokumente, die in scanview abgeegt worden sind. scanview FX/API Connector Der FX/API Server wird eingesetzt, wenn ein Programm zum automatischen Import oder Export von Dokumenten notwendig ist. Die Übernahme kann zeitgesteuert in einstebaren Intervaen erfogen, um die Routinearbeit des Systems nicht zu behindern. Bei der Übernahme wird eine automatische Indexierung der Daten vorgenommen, sodass die Dokumente, sofort in scanview / autodigit bekannt sind. scanview AutoCAD Connector Aus der Oberfäche von AutoCAD heraus stehen Ihnen die verschiedenen Mögichkeiten zur Zeichnungsverwatung zur Verfügung, die Ihnen scanview bietet, z.b. Archivierung der aktueen Zeichnung, sowie Recherche im Archiv, automatische Versionsverwatung u.v.m. scanview Lotus Notes emai-connector Der Connector ermögicht die Archivierung von Lotus Notes e-mais mit scanview. Die ausgewähten e-mais werden mit den Standardinformationen wie Gesendet von, Gesendet am, etc. archiviert. Weitere aus der e-mai zu übernehmende Indexwerte sind individue einstebar. scanview Dynamischer Workfow Die Auswah eines Workfowschrittes wird abhängig von Indexwerten getroffen. Damit können innerhab desseben Workfows Dokumente unterschiedichen Empfängern zugeordnet werden. scanview Sniffer scanview ReIndexer Job Das scanview ReIndexer - Modu ermittet eine Dokumenteniste Sniffer ist ein Hifsprogramm zur Diagnose technischer Softwareprobeme mit scanview bzw. der Netzwerkumgebung. und fügt noch unbesetzten Quaifizierern aus externen Datenqueen passende Werte hinzu, z.b. die neuesten Dokumente seit einem vorgegebenen Datum. scanview AS 400 Connector AS 400 Spoodateien werden zeitgesteuert auf einen Gateway PC gesammet und zum Import ins Archiv zur Verfügung gestet

12 11 Der scanview Cient Cient 12 Der Webcient Der scanview Cient ist die Benutzeroberfäche zur Bedienung der Standard- Funktionen wie z.b. Archivieren, Indizieren und Recherchieren von Dokumenten". Und Sie haben Ihre Dokumente und Daten immer und übera dabei... Steen Sie sich vor, Sie haben ein wichtiges Meeting in New York, Paris oder London und benötigen jede Menge Dokumente und Daten aus Ihrem Firmen-Archiv. Natürich können Sie gerade wenn Sie mit dem Fugzeug unterwegs sind nicht ae Unteragen mitnehmen. Mit dem scanview Webcient haben Sie wetweiten Zugriff auf a Ihre in scanview archivierten Daten per Knopfdruck über das web. Vorteie durch den Einsatz des Web- Connectors auf einen Bick voe Archiv- und DMS-Funktionaität Archivierung von Dokumenten direkt im Internet Mit scanview können Sie Ihre Dokumente verwaten, Dienstwege für Dokumente festegen und überwachen sowie das gesamte Informationspotentia Ihres Unternehmens per Tastendruck auf den Bidschirm bringen. Connectoren zu Standard-Softwareösungen wie ERP-Systemen (z.b. SAP R3, Navision, Baan, sage KHK...), Groupware-Lösungen wie Lotus Notes, Exchange..., sowie CAD-Systemen ermögichen die nahtose Einbindung von scanview in vorgegebenen IT- Umgebungen. Der scanview Cient bietet as Basis-Version bereits viee Features im Standard-Paket wie z.b. prof. Votextsuche, Suche über ae Dokumentenkassen, integrierter Workfow, check in/check out von Dokumenten, Versionskontroe, mai/fax-integration, Tiff-viewer, Maskengenerator, Redining, Stempefunktion, Quicksearch etc. Den voen Leistungsumfang der Basisversion von scanview finden Sie unter Punkt 4 (Leistungsmerkmae) auf Seite 7. Neben dem einfachen Zugriff über den Web-Cient bietet diese Funktion auch die Mögichkeit, keinere Datenmengen direkt über das Internet in scanview zu archivieren und einen Workfow zu starten. So können Sie z.b. Unteragen oder Verträge, die im meeting erstet wurden, direkt ins Unternehmensarchiv einbinden. scanview ist ein Cient/Server-orientiertes DMS- und Archivierungs- System. Mittes Web-Server und Java-Appets/Appikationen und der erweiterten Cient/Server-Struktur von scanview für die Anbindung an das Intra- bzw. Internet können Ihre Informationen wetweit abgerufen werden. Der scanview Web Cient macht den direkten Zugriff von Web- Browsern wie Netscape oder Microsoft Internet Exporer auf scanview mögich. Recherchen von Dokumenten oder sonstiger Informationen, die zentra archiviert sind, können somit von jedem beiebigen Standort aus über das Internet fexibe durchgeführt werden. Die Pattform spiet dabei keine Roe, es kann von jedem Rechner zugegriffen, auf dem Javafähige Web-Browser aufen, z.b. UNIX-, Macintosh-, OS/2, oder Windows-Rechnern. Kostensenkung für Software-Distribution Wetweiter Dokumentenzugriff/Recherche mögich Zugriff trotz eingesetzter Firewa mögich, da Recherche-Appet nur auf Java-Server- Appikationen zugreift Kommunikation zwischen Java-Server- Appikation und scanview -Server findet im intern geschützten Netzwerk statt Software-Updates müssen nur auf dem Web- Server aktuaisiert werden Aktivieren des Workfows über das Internet Workfow-Informationen einsehen Reine Recherche-Arbeitspätze benötigen neben dem Netzwerk-PC nur einen Web-Browser und ggf. einen passenden Viewer Erweiterung des DMS um pattformunabhängige, netzwerkübergreifende und wetweite Recherchemögichkeit 22 23

13 13 Der technische Cient Cient 14 Outsourcing-Angebot Mieten statt Kaufen - Unser Outsourcing Angebot ASP Neben scanview, der ideaen Lösung für das Dokumenten- Management- und die Archiv Beange des stark kommerzie ausgerichteten Endkunden ist der autodigit Cient die Oberfäche und die Archiv Lösung für den stark technisch ausgerichteten Endkunden. Dieser Cient bidet die optimae Ergänzung zum DMS scanview. Beide Produkte stützen sich auf einer gemeinsamen SQL basierten Engine ab. Sicherheits- und Quaitätsmanagement Der autodigit Cient bietet Ihnen ae Funktionen, die Sie im Hinbick auf Sicherheit und Quaitätssicherung brauchen: bedienerfreundiche Check-in/Check-Out Mechanismen, ausgekügete Berechtigungskonzepte, Statusvergaben, integrierte Scanfunktionen und ein einzigartiges Scan- und Druckmanagement bis Großformat DIN A0. Offen und vieseitig Die Schnittsteen zu AutoCAD, Microsoft Office, Rastereditoren und SAP sind ebenso sebstverständich wie das Redining-Too zum Anbringen von Bemerkungen auf gescannten Dokumenten. Die Direktarchivierung von Printouts oder die sichere Zugriffsmögichkeit auf Dokumente ist über einen Internet Browser mögich. Eektronische Karteikarten die Revoution Der autodigit Cient basiert auf dem Prinzip inteigenter Karteikarten. Diese frei definierbaren Beschagwortungsmasken ersetzen die athergebrachten Karteikarten. Die eektronische Karteikarte ist ebenso eicht zu ersteen und zu benutzen wie eine herkömmiche Karteikarte, eraubt aber eine vie eistungsfähigere Suche und schneeres Wieder finden aer archivierten Dokumente. TIFF das Universa-Format Jedes Dokument können Sie im Origina-Datei-Format speichern. Wenn Zeichnungen und Dokumente auch an softwaremäßig einfacher ausgestatteten Arbeitspätzen verfügbar sein soen, wähen Sie einfach das internationa einheitiche TIFF-Standardformat und Sie können sich das Dokument ansehen, ohne dass die Origina-Anwendungssoftware auf dem Arbeitspatz instaiert ist. Umfangreiche Extra-Features Zum Beispie Direktverbindung zu AutoCAD: Bidirektionaer Datenaustausch für Datenübergabe, Datentransfer von autodigit in den Zeichnungskopf von AutoCAD und Direktanage neuer Zeichnungen. Der autodigit Cient eignet sich für ae Branchen Architekten, technische Zeichenbüros, Mutimedia-Agenturen, Maschinenbauer, Teekommunikationsunternehmen wer Dokumente verwaten und organisieren muss, für den sind wir der ideae Partner. autodigit- Cient für Windows 98/ME/NT/2000/XP Verschieben von Mappen zu anderen Mappen per Drag&Drop Veränderungen im Layout (Buttons, Kontextmenü,...) Impementierung der QuickSearch- Funktion Verbesserungen im gesamten Umgang (Dokumenten- Import, Suche nach) Einführung bzw. Impementierung eines neuen "daa TIFF- Viewers" Anzeigen von Informationen verinkter Mappen bzw. Dokumente Rekursive Suche in der Recherche Aufnahme von gespeicherten Recherchen Überarbeitung der Versionierung ( z.b. Versionierung einzener Seiten eines Dokumentes) Übernahme der Rechtstruktur aus dem Oberordner Integration von MS Outook Beschreibung einzener Seiten ist mögich Neben dem Verkauf unserer Software-Lizenzen bieten wir auch die Mögichkeit der Nutzung von ASP (Appikation Service Providing) an. Was ist ASP? Unser Kunde erhät gegen eine Nutzungsgebühr einen kostengünstigen und risikoosen Zugang zu Software- Programmen, die in einem eistungsfähigen, sicheren und zuverässigen Rechenzentrum abgeegt sind. Kunde mit zusätzicher eigener Datenhatung über Standeitung Web Server Web Connector Document Server Kunde kompett über Standeitung Kunde kompett über Internet Komm Router Web Server Firewa Internet <> DMZ Firewa DMZ <> LAN Archive Server Unser ASP bietet für Sie viee Vorteie: Keine hohen Anschaffungskosten für Soft- und Hardware Kein spezifisches IT-Know.how nötig Einsparung der teuren IT-Administration Aktuee und neuwertige Software Regemäßige Updates Individuee Konfiguration Keine Beegung von internen Speicherkapazitäten Niedrige Onine-Zugriffskosten Standort-unabhängiger, sicherer und zentraer Zugriff auf CI- und NCI-Dokumente Kakuierbare Monatskosten (Miete) Einsparung von Verwatungs- und Personakosten in Bezug auf Archivierung 100%-ige Datensicherheit RDBMS Archive Server DB Server Document Server Media Server Produktivsystem Patten Array MO/WORM Jukebox Komm Router Archive Server Firewa DMZ <> LAN Web Server Firewa Internet <> DMZ RDBMS Archive Server DB Server Document Server Media Server Backup-System Patten Array MO/WORM Jukebox 24 25

14 Outsourcing-Angebot Mieten statt Kaufen - Unser Outsourcing Angebot ASP (Fortsetzung) scanview Appication Service Providing Archiv-Dienste beim ASP Archiv-Hosting beim Kunden Hybriddienste: - Zentraarchiv beim ASP - DMS-Komponenten beim Kunden DMS-Diensteistungen: - Scan-Diensteistung - COLD-Management - Part-Management Netzzugangs-Konzepte - LAN / intranet (kassisch) - WAN via Mieteitungen (TK, private) - Internet - "offener" WEB-Zugriff - SSL oder andere sichere Verbindungen - VPN Impementierungen DMS-Zugangssoftware - scanview Cient (WIN 32) - LAN, WAN, VPN - Internet-/WEB-Connector (Browser) - LAN, WAN, VPN, Internet offen & secure - CITRIX Metaframe / TerminaServer - LAN, WAN, VPN, Internet secure DMS-Zugangssicherheit - Netzwerksicherheit - SSL, IPSEC, VPN, crypted IP - Produktsicherheit - Benutzerkennung / Passwort - IP-Nummer Begrenzung - TAN-Abfrage - Limitierte Transaktionen: - Zugriff nur auf gespeicherte Recherchen - Zugriff nur auf bestimmte Mappen Sicherheit und Verfügbarkeit Firewa Doppete Archivierung + Bandsicherung Richtfunk statt Leitung (bis 100 MBit mit dynamischer Verteiung) Eigener Webserver Passwort-geschützter Zugang Datenverschüsseung Microsoft Secure Socketayer (128-bit Verschüsseung) 26

15 Max-von-Eyth-Straße 3 D Ismaning Thumenberger Weg 89 D Nürnberg Te.: Fax: emai: info@daa-consut.de Thumenberger Weg 89 D Nürnberg Te.: Fax: emai: info@daa.de