Innenministerium Mecklenburg-Vorpommern

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1 Innenministerium Mecklenburg-Vorpommern Innenministerium Mecklenburg-Vorpommern Schwerin Landräte der Landkreise Oberbürgermeister der kreisfreien Städte, Verbandvorsteher der Zweckverbände (unter Aufsicht des Innenministeriums M-V und mit einer Haushaltswirtschaft auf Basis eines Haushaltsplanes) Verbandsvorstände der Regionalen Planungsverbände bearbeitet von: Frau Würger Telefon : Az. : II 320 Schwerin, 12. Februar 2010 in Mecklenburg-Vorpommern nachrichtlich Mitglieder des Lenkungsausschusses NKHR-MV per Umsetzung der Reform des Gemeindehaushaltsrechts 7. Hinweiserlass zur Einführung eines Neuen Kommunalen Haushalts- und Rechnungswesen in Mecklenburg-Vorpommern (NKHR-MV) Gemeinden, Landkreise, Ämter und Zweckverbände haben spätestens ab dem Haushaltsjahr 2012 ihre Bücher nach den Regeln der doppelten Buchführung (kommunale Doppik) zu führen. Die Umstellung auf das neue Haushalts- und Rechnungswesen ist ein komplexes Vorhaben, dass zur Minimierung von Risiken im Echtbetrieb einen mindestens zweijährigen Vorlauf erfordert. Diese Zeit steht gegenwärtig noch zur Verfügung. Mit diesem Schreiben sollen daher insbesondere alle Körperschaften, die nicht als sog. Frühstarter einen früheren Umstellungstermin beschlossen haben, an das zeitnahe Einleiten konkreter Schritte zur Umsetzung der Reform aufmerksam gemacht werden. Eine zügige und termingerechte Umsetzung der Reform liegt im Interesse aller Beteiligten, da nicht zuletzt ein einheitliches Rechnungssystem im Land eine wesentliche Voraussetzung dafür ist, dass auf der Grundlage einer soliden Zahlenbasis Entscheidungen für die Zukunft getroffen werden können. Mit der Reform des Gemeindehaushaltsrechts werden insbesondere folgende Ziele verfolgt: Die kommunale Doppik steigert die Transparenz und gibt gegenüber der Kameralistik

2 einen umfassenderen Überblick über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage und den Ressourcenverbrauch der Kommune. Mit dem doppischen Rechnungssystem ist es möglich, einen Gesamtabschluss aufzustellen, der die ausgelagerten Einheiten wieder einbezieht. In Verbindung mit der produktorientierten Ausgestaltung der Haushalte, der Kostenund Leistungsrechnung und möglichen betriebswirtschaftlichen Auswertungen werden den Entscheidungsträgern Instrumente an die Hand gegeben, die wesentlich verbesserte Steuerungspotenziale eröffnen. Es wird dargestellt, welche Aufgaben die Kommune wahrnimmt und welche Ergebnisse mit welchen eingesetzten Mitteln erzielt werden. Das verwaltungsleitende Organ trägt für eine gesetzeskonforme Umsetzung der Reform des Gemeindehaushaltsrechts Verantwortung. Im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung des Umstellungsprozesses erhalten die Kommunen eine erhebliche Unterstützung durch das Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV, an dem die kommunalen Landesverbände und das Innenministerium beteiligt sind. Alle Verwaltungen werden hiermit aufgefordert, die Angebote des Gemeinschaftsprojekts NKHR-MV zu nutzen und an den Veranstaltungen teilzunehmen: Internetpräsentation des Gemeinschaftsprojektes NKHR-MV In der Internetpräsentation des Gemeinschaftsprojektes NKHR-MV finden Sie alle Informationen zur Reform des Gemeindehaushaltsrechts und zum Regelwerk des NKHR-MV: Es wird darauf hingewiesen, dass die Ergebnisse, die in der Internetpräsentation des Gemeinschaftsprojektes bekannt gegeben werden, mit dem Innenministerium abgestimmt sind. Dies gilt auch für die unter dem Menüpunkte Häufig gestellte Fragen bereitgestellten Frage/Antwort-Texte. Die dort zum Teil enthaltenen Festlegungen sind zu beachten. Sie werden im Laufe des Jahres in die Verwaltungsvorschriften aufgenommen. Angebote des Gemeinschaftsprojektes NKHR-MV In einem flächendeckenden Netz von Arbeitskreisen findet ein Wissenstransfer und Erfahrungsaustausch statt, der hilfreich für die praktische Umsetzung vor Ort ist und eine einheitliche Vorgehensweise im Land sicherstellt. Das Netz der Arbeitskreise ist

3 2010 erweitert worden, um allen Kommunalverwaltungen eine Teilnahme zu ermöglichen (ANLAGE 1). Erfahrungen der Frühstarter Zwischenzeitlich liegt ein Erfahrungsbericht zur Umsetzung der Reform des Gemeindehaushaltsrechts vor, der wertvolle Hinweise der Frühstarter-Kommunen zum Umstellungsprozess enthält (ANLAGE 2). Fortbildung Neben der erforderlichen Qualifizierung der Mitarbeiter der Finanzverwaltung und der Sachbearbeiter in den mittelbewirtschaftenden Stellen wird dringend empfohlen, dass die Mitglieder der Vertretungen Fortbildungsmöglichkeiten wahrnehmen, damit diese die Doppik als Steuerungsinstrument kennenlernen. Hier kann auf das laufende Angebot des Studieninstitutes Mecklenburg-Vorpommern zurückgegriffen werden. Hinweise für die Landräte: Ich bitte, dieses Schreiben an die Ihrer Aufsicht unterstehenden Ämter, amtsfreien Gemeinden und Zweckverbände weiterzuleiten. In diesem Zusammenhang wäre ich dankbar, wenn auch die ehrenamtlichen Bürgermeister über diese Mitteilung unterrichtet würden. Im Auftrag gez. Lappat

4 Stand: Januar 2010 Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV ANLAGE 1 Arbeitskreis Landkreis Umstellung Kommune Arbeitskreis Landkreis Umstellung Kommune Frühstarter Landkreis Ludwigslust Frühstarter Stadt Neubrandenburg Landkreis Nordwestmecklenburg 2011 Hansestadt Stralsund Landkreis Parchim GÜ 2008 Amt Krakow am See 2012 Hansestadt Rostock 2009 Stadt Teterow Landeshauptstadt Schwerin 2011 Amt Bützow-Land DBR 2010 Stadt Kühlungsborn Amt Gnoien GÜ 2008 Amt Laage (Stadt Laage) MST 2008 Amt Neverin LWL 2008 Amt Dömitz-Malliß 2011 Gemeinde Feldberger Seenlandschaft 2009 Amt Hagenow-Land MÜR 2011 Stadt Waren Amt Ludwigslust-Land NVP 2009 Stadt Grimmen 2010 Amt Zarrentin 2010 Amt Darß/Fischland MST 2008 Amt Neustrelitz-Land 2011 Gemeinde Süderholz NWM 2009 Amt Neukloster-Warin 2012 Amt Recknitz-Trebeltal Amt Grevesmühlen-Land OVP 2011 Amt Landhagen Stadt Grevesmühlen Hansestadt Anklam 2010 Amt Neuburg RÜG 2009 Amt Mönchgut-Granitz Amt Dorf Mecklenburg-Bad Kleinen UER 2010 Amt Am Stettiner Haff PCH 2009 Amt Parchimer Umland Stadt Ueckermünde Stadt Parchim 2010 Amt Eldenburg Lübz 2011 Amt Banzkow Arbeitskreis Landkreis Umstellung Kommune Arbeitskreis Landkreis Umstellung Kommune Kommunaler Sozialverband Hansestadt Greifswald 2012 WBV Schwerin/Hagenow Landkreis Demmin LV Wasser- und Bodenverbände Landkreis Müritz DBR 2012 Stadt Bad Doberan Landkreis Nordvorpommern DEM 2012 Amt Malchin am Kummerower See Landkreis Ostvorpommern GÜ 2012 Stadt Güstrow Landkreis Rügen LWL 2011 Stadt Hagenow Landkreis Uecker-Randow MST 2012 Amt Mecklenburgische Kleinseenplatte DEM 2012 Amt Peenetal/Loitz MÜR 2011 Amt Penzliner Land Hansestadt Demmin 2012 Amt Seenlandschaft Waren MST 2011 Amt Friedland NWM 2012 Amt Klützer Winkel OVP 2012 Amt Anklam-Land Amt Lützow-Lübstorf Amt Lubmin Amt Schönberger Land Amt Am Peenestrom PCH 2012 Amt Goldberg-Mildenitz Amt Züssow RÜG 2011 Gemeinde Binz UER 2012 Stadt Strasburg Seite 1 von 2

5 Stand: Januar 2010 Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV ANLAGE 1 Arbeitskreis Landkreis Kommune Arbeitskreis Landkreis Kommune NWM Gemeinde Boltenhagen Landkreis Mecklenburg-Strelitz Gemeinde Insel Poel Landkreis Güstrow PCH Amt Ostufer Schweriner See Landkreis Bad Doberan Amt Crivitz Hansestadt Wismar LWL Amt Boizenburg-Land DBR Gemeinde Dummerstorf Amt Neustadt-Glewe Amt Schwaan Amt Grabow Amt Warnow-West Stadt Ludwigslust Amt Bad Doberan-Land Stadt Lübtheen Stadt Kröpelin Stadt Boizenburg/Elbe Gemeinde Satow Amt Wittenburg Amt Tessin Amt Stralendorf Amt Neubukow-Salzhaff NWM Amt Gadebusch Stadt Neubukow Amt Rehna DEM Stadt Dargun PCH Amt Sternberger Seenlandschaft GÜ Amt Güstrow-Land Amt Mecklenburgische Schweiz Arbeitskreis Landkreis Kommune Arbeitskreis Landkreis Kommune DBR Amt Rostocker Heide UER Amt Löcknitz-Penkun Amt Carbäk Amt Uecker-Randow-Tal Gemeinde Sanitz Stadt Pasewalk Gemeinde Gral-Müritz Amt Torgelow-Ferdinandshof NVP Amt Altenpleen MST Amt Woldegk Gemeinde Zingst Amt Stargarder Land Amt Barth Stadt Neustrelitz Amt Niepars OVP Amt Usedom-Nord Amt Miltzow Amt Usedom-Süd Amt Franzburg-Richtenberg Gemeinde Heringsdorf Amt Ribnitz-Damgarten DEM Amt Jarmen-Tutow Stadt Marlow Amt Treptower Tollensewinkel RÜG Amt West-Rügen Amt Stavenhagen Amt Nord-Rügen Amt Demmin-Land Stadt Sassnitz MÜR Amt Röbel-Müritz Amt Bergen auf Rügen Amt Malchow Stadt Putbus PCH Amt Plau am See Seite 2 von 2

6 Gemeinschaftsprojekt zur Umsetzung des NKHR-MV ANLAGE 2 Erfahrungsbericht zur Umsetzung der Reform des Gemeindehaushaltsrechts durch Einführung des NKHR-MV (Stand: Februar 2010) In 2010 haben in Mecklenburg-Vorpommern bereits 18 Ämter mit den amtsangehörigen Gemeinden, 6 amtsfreie Gemeinden, drei Landkreise und eine kreisfreie Stadt ihre Verwaltungen auf die kommunale Doppik umgestellt. Eine Verallgemeinerung der Erfahrungen ist schwierig, da die Gegebenheiten vor Ort sehr unterschiedlich sind. Dennoch werden von den im Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV beteiligten Frühstarter-Kommunen nachfolgende Hinweise für die Umstellung auf die kommunale Doppik gegeben: 1. Planung und Organisation der Umstellung Bei der Umstellung auf die kommunale Doppik handelt es sich um ein komplexes Vorhaben, das auf jeden Fall von den Vertretungskörperschaften und der Verwaltungsleitung mitgetragen werden muss. Die Umstellung sollte in enger Zusammenarbeit der Verwaltungsleitung, der Leiter aller Fachabteilungen und der Kämmerei erfolgen. Dies erfordert eine fundierte Vorbereitung und Planung sowie fachübergreifende Koordinierung der Abläufe. Das Projektmanagement ist bei den Frühstartern sehr unterschiedlich ausgeprägt. Oft liegt die Last auf wenigen Schultern. Je nach Verwaltungsgröße sind aufwendige Strukturen auch nicht erforderlich. Wichtig ist ein Lenkungs- oder Entscheidungsgremium, da die gesamte Verwaltung von der Umstellung auf die kommunale Doppik betroffen ist und in den Prozess einbezogen werden muss. Es sollten u.a. folgende Punkte berücksichtigt werden: - Analyse der Ausgangssituation, z. B. vorhandene Grundlagen bei der Vermögenserfassung und bewertung, vorhandene Personalkapazitäten, Mitarbeiter/innen mit Vorkenntnissen im kaufmännischen Rechnungswesen (auch aus den kommunalen Unternehmen). - Erstellung eines Zeit- und Maßnahmeplanes. - Abstimmung des Personaleinsatzes für die Umstellung. - Festlegung der Verantwortlichkeiten im Umstellungsprozess sowie Festlegung der Weisungsbefugnisse der Projektleitung, z.b. um die Einhaltung des Zeit- und Maßnahmeplanes sicherstellen zu können. - Dokumentation und Bekanntgabe der getroffenen Entscheidungen. 2. Zeitplan Der Zeitplan wurde von den meisten Frühstartern unterschätzt. Für die Vorbereitung und Durchführung der Umstellung auf die kommunale Doppik sind mindestens zwei Jahre einzuplanen. Der größte Vorlauf wird für die Vermögenserfassung und -bewertung benötigt, aber auch die Erstellung der Konten- und Produktrahmenpläne sowie die Einrichtung des Rechnungswesens sollten rechtzeitig erfolgen, da die doppischen Grundlagen bereits für die Haushaltsplanung gefragt sind. Der Zeitplan sollte die notwendige Abfolge von Aufgabenschritten berücksichtigen und darstellen, welche Auswirkungen die Nichterreichung einzelner Ziele haben kann. Der Arbeitsfortschritt und die Einhaltung des Zeit- und Maßnahmeplanes sind regelmäßig zu überprüfen, damit rechtzeitig Anpassungen erfolgen können. 3. Personaleinsatz und Mitarbeitermotivation Durch die Einbeziehung der gesamten Verwaltung in den Prozess und die Verteilung von Aufgaben, kann die Umstellung zu einer gemeinsamen Herausforderung werden und wird weniger als Last Einzelner empfunden. Seite 1 von 3 Das Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV wird vom Land, dem Landkreistag und dem Städte- und Gemeindetag in M-V getragen. Das Projektbüro befindet sich im Innenministerium Mecklenburg-Vorpommern.

7 Folgende Erfahrungen wurden gemacht: - Die Umstellung erfolgt in den meisten Kommunen neben dem Tagesgeschäft und führt zu einer Doppelbelastung. Dies ist bei der Erstellung des Zeitplanes zu beachten. - Durch Personalumschichtungen wurden freie Kapazitäten für die Umstellung auf die kommunale Doppik gewonnen. - Ideen zur Verstärkung des Mitarbeiterstammes: - Einbeziehung von Mitarbeiter/innen aus den kommunalen Unternehmen, - Ausgeschiedene Mitarbeiter/innen mit guten Orts- oder Sachkenntnissen reaktivieren, - Einsatz von Praktikanten oder Studenten, - Einsatz von Schülern im Rahmen eines Schülerprojektes mit Gymnasium, - befristete Übernahme von Auszubildenden. - Regelmäßige Information der Mitarbeiter/innen über den Zeit- und Maßnahmeplan und den Fortschritt des Umstellungsprozesses führt zu einer höheren Akzeptanz. - Die Einbindung der Personalvertretung in den Umstellungsprozess kann sinnvoll sein. 4. Fortbildung Eine erfolgreiche Umstellung auf die kommunale Doppik ist nur mit einer guten und bedarfsgerechten Fortbildung möglich. Folgende Erfahrungen wurden gemacht: - Inhouse-Seminare eignen sich für eine allgemeine Information oder Grundlagenschulung einer größeren Zahl von Mitarbeiter/innen. Außerdem kann in den Inhouse-Seminaren auf Beispiele aus der eigenen Verwaltung eingegangen werden. - Bei der Durchführungen von Seminaren zusammen mit anderen (Nachbar-)Verwaltungen besteht der Vorteil eines Erfahrungsaustausches. - Darüber hinaus ist eine gezielte Fortbildung der Fachkräfte sinnvoll. Dazu gibt es zwischenzeitlich verschiedene Angebote, die auf bestimmte Zielgruppen abgestimmt sind. - Ein Teil des Fortbildungsbedarfes wird auch über die Softwarehäuser abgedeckt. In jedem Fall sind Anwenderschulungen erforderlich. - Die Fortbildung der ehrenamtlichen Mandatsträger sollte auf der Grundlage von Beispielen aus der eigenen Verwaltung erfolgen. Hierzu sollte rechtzeitig Kontakt zu den Dozenten aufgenommen werden. - Hilfreich ist die Erarbeitung eines Fortbildungskonzeptes (Wer? Wann? Was?). 5. Zusammenarbeit mit den politischen Gremien Da es insbesondere das Ziel der Reform des Gemeindehaushaltsrechts ist, den Entscheidungsträgern bessere Instrumente zur Verwaltungssteuerung an die Hand zu geben, sollte eine Begleitung der Umstellung erfolgen, z.b. durch Unterstützungsgruppe oder als Aufgabe des Finanz- und Personalausschusses. Außerdem wurden gute Erfahrungen gemacht mit - regelmäßiger Information und Sachstandsberichten durch die Verwaltung, - einer frühzeitigen Vorlage des Produktrahmenplanes und der Untergliederung des Haushaltes in Teilhaushalte, - Beratung der übergeordneten Ziele. 6. Zusammenarbeit mit RPA / urab Die Zusammenarbeit sollte so weit wie möglich gesucht werden. Eine frühzeitige Information und Einbeziehung hilft den Kollegen/innen bei der Einarbeitung in die kommunale Doppik. 7. Organisation des Rechnungswesens Hier fallen folgende Aufgaben und Arbeiten an, die rechtzeitig vor dem Umstellungsstichtag durchgeführt werden sollten: - Überprüfung der Aufbau- und Ablauforganisation, - Bestimmung der künftigen Aufgaben der Mitarbeiter/innen, - rechtzeitige Erstellung der Dienstanweisungen. Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV Seite 2 von 3

8 Ggf. ist die Entscheidung für eine zentrale oder dezentrale Buchhaltung zu überprüfen. Einige Frühstarter nutzen folgende Variante: Geschäftsbuchhaltung dezentral, Finanzbuchhaltung/ Zahlungsabwicklung zentral und Anlagenbuchhaltung zentral. Weiterhin ist im letzten kameralen Haushaltsjahr die Überleitungsrechnung zu beachten (siehe Anlage 6 zur Verwaltungsvorschirft vom 8. Dezember 2008 Regelungen zur Überleitung vom kameralen zum doppischen Haushalts- und Rechnungswesen in Mecklenburg-Vorpommern). Hier fallen folgende Arbeiten an, die frühzeitig durchgeführt werden können: - Bereinigung der Kasseneinnahmereste und Niederschlagungslisten, - Bereinigung der Personenkonten, - Berücksichtigung der Überleitungsrechnung bei der Haushaltsplanung für das letzte kamerale Haushaltsjahr. 8. Softwareumstellung / Prüfung der Software Abhängig von der Ausgangssituation kann es zu folgenden Fallgestaltungen kommen: - Es liegt eine doppikfähige HKR-Software vor und es erfolgt hier eine Umstellung von Kameralistik auf Doppik. - Es erfolgt ein Softwarewechsel auf kameraler Basis und dann die Umstellung auf Doppik. - Es erfolgt ein Softwarewechsel mit gleichzeitiger Umstellung auf Doppik. In jedem Fall sind der Aufwand zur Einrichtung des Rechnungswesens mit allen Komponenten und die Eingabe der Stammdaten nicht zu unterschätzen. Es ist rechtzeitig zu prüfen, ob erforderliche Schnittstellen bereit gestellt werden. Folgende Anforderungen sollten langfristig an die Software gestellt werden: - Die Standardauswertungen, die das NKHR-MV fordert, müssen erzeugt werden können. - Die Erfüllung der Berichtspflichten für die Statistik muss durch die Software unterstützt werden. Die Pflege der Überleitungstabelle sollte mit dem regelmäßigen Softwareupdate verbunden sein. Die Prüfung der Software ist sowohl bei einem Softwarewechsel als auch bei einem Update mit Umstellung auf die Doppik vorzunehmen. 9. Externe Berater / Zusammenarbeit Folgende Erfahrungen wurden gemacht: - Eine Umstellung ist grundsätzlich auch ohne externe Beratung möglich. - Externe Berater können der Kommune nicht die erforderlichen Entscheidungen und die Verantwortung abnehmen. - Die Aufgaben und Erwartungen an den Externen sollten klar definiert werden. - Als hilfreich hat sich die Zusammenarbeit mit anderen Kommunen erwiesen, z.b. Nachbarkommunen, Kommunen, die mit derselben HKR-Software arbeiten u.ä Unterstützung durch das Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV Die Teilnahme an den Arbeitskreisen des Gemeinschaftsprojektes NKHR-MV wird als sehr hilfreich eingeschätzt, da hier ein Wissenstransfer und Erfahrungsaustausch stattfindet, der Sicherheit für das eigene Vorgehen gibt. Darüber hinaus wird über die Internetpräsentation umfangreiches Material zur Verfügung gestellt. Die Unterstützung durch Leitfäden und Praxishilfen ist wird allgemein begrüßt. Es ist aber im Rahmen der Umsetzung genügend Zeit einzuplanen, um sich mit verschiedenen Fragestellungen selbst auseinander zu setzen. Es kann nicht einfach abgeschrieben werden. Hinweis: Das Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV trägt zur Klärung grundsätzlicher Fragen bei. Hierzu senden Sie Ihre Anfragen bitte per Mail an das Projektbüro: Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV Seite 3 von 3

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