Info. elm die digitale welt der. recht interessant xxxxx. (3. Teil) april 2016
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- Carin Stieber
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1 Info april informatik recht interessant xxxxx elm die digitale welt der lohn-administration (3. Teil) Die Digitalisierung im Berufsalltag schreitet stetig voran. Dieser Fortschritt hat bekanntlich immer Vor- und Nachteile. Die Vorteile der digitalen Übermittlung von Lohndaten an Ämter und Versicherungen sind bestechend. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die Möglichkeiten der Übermittlung der Lohndaten auf. Ein grosser Schritt in Richtung Zukunft in der digitalen Welt der Lohn-Administration begann bereits 2007 mit der Lancierung des «Lohnstandards Schweiz», einer Innovation in der Kommunikation von Unternehmen mit Behörden und gilt auch als ein Beispiel für eine effiziente und zukunftsorientierte Verwaltung. Damals lancierte der Verein Swissdec das erste einheitliche Meldeverfahren für Lohndaten. Dieses standardisierte Verfahren, das seither in vielen Unternehmen Mühen und Kosten bei der Jahresendverarbeitung von Lohndaten spart, wurde in den folgenden Jahren kontinuierlich zum heute geltenden Standard ELM 4.0 weiterentwickelt. ELM steht dabei für «Einheitliches Lohnmeldeverfahren» und ermöglicht den Versand der Daten direkt aus dem Lohnprogramm in elektronischer Form. Auch für den Bund ist die elektronische Übermittlung von Lohndaten von Bedeutung. ELM wurde deshalb in den Katalog der priorisierten e-government-vorhaben der Schweiz aufgenommen In den letzten Jahren nutzten bereits mehr als Arbeitgeber die elektronische Datenübermittlung und bearbeiteten so über 3 Millionen Personendaten gemeinsam mit Ausgleichskassen, Versicherungen, Steuerämtern und dem Bundesamt für Statistik. Seit 2015 ermöglicht der neue ELM-Standard 4.0 Personaldaten mit den Quellensteuerämtern auszutauschen. So können Ein- und Austrittsdaten oder Mutationen und monatliche Abrechnungen für die Quellensteuern problemlos übermittelt und Korrekturen durch das Amt in der Lohnbuchhaltung empfangen werden. Ebenfalls können Unternehmen nun auch während des Jahres ihre Mitarbeiter bei den Ausgleichskassen an- und abmelden. Die Vorteile der digitalen Lohndatenübermittlung mittels ELM Übermittlung aller Lohndaten «per Knopfdruck» an die von Ihnen definierten Empfänger Modernes und zeitgemässes Verfahren, welches von Swissdec ständig erweitert und gepflegt wird Effizienzgewinne im Unternehmen und bei den Empfängern der Daten Keine Übertragungsfehler durch händische Eingabe bei den Sozialversicherungen Rückmeldungen der Datenempfänger betreffend vermuteter Fehler mit der Möglichkeit für den Datenlieferanten, diese zu bereinigen AHV-Anmeldungen neuer Mitarbeitenden online Möglichkeiten die monatlichen Quellensteuerabrechnungen und die An- und Abmeldungen effizient zu administrieren Kostenersparnis bei der Verwaltungsgebühr der AHV
2 2 Swissdec-zertifizierte Lohnprogramme Von der Swissdec zertifizierte Lohnprogramme garantieren nicht nur die Übermittlung, sondern auch die korrekte Berechnung der Lohnsummen, welche für die Abrechnung mit den verschiedenen Ämtern und Versicherungen verlangt werden. Ihr Unternehmen profitiert so auch davon, dass gesetzlich definierte Werte, wie Maximallöhne berücksichtigt und auf nicht pflichtigen Lohnteilen, wie beispielsweise Krankentaggeldern keine Sozialversicherungsabzüge vorgenommen werden. Dadurch sinkt nicht nur der administrative Aufwand für die Lohnadministration des Unternehmens sondern auch der Prüfaufwand durch externe Stellen. Periodisch bereiten die zertifizierten Lohnprogramme die benötigten Daten auf und senden diese per Mausklick an die Empfänger einfach, praktisch, schnell. Ihre Investition in ein zertifiziertes Lohnprogramm wird langfristig gesichert, weil der Lohnstandard ELM durch den Verein Swissdec laufend weiterentwickelt und verbreitet wird. Was braucht es für die Verwendung von ELM 4.0? Damit Sie den neuen Lohnstandard 4.0 für die Übermittlung von Lohndaten verwenden können, müssen folgende 3 Voraussetzungen erfüllt sein 1. Swissdec-ELM 4.0-zertifiziertes Lohnprogramm Mit der Zertifizierung bestätigt Swissdec, dass die Lohn-Software den aktuellen gesetzlichen Gegebenheiten entspricht. 2. Korrektes Pflegen von Mitarbeiterdaten, Lohndaten, Firmenstamm- und Empfängerdaten Am einfachsten und schnellsten erledigen Sie diese Arbeiten, wenn Sie Mutationen der Daten in den einzelnen Stammdaten-Programmen laufend erfassen. Tipp: Erfassen Sie bei einem Eintritt ebenfalls die sogenannten Personen-Attribute (Ausbildung, Berufliche Stellung, etc.), die für die Erstellung der Lohnstrukturerhebung des Bundesamtes für Statistik gebraucht werden und halten Sie diese ebenfalls stets auf dem aktuellen Stand. 3. Internetzugang Sie benötigen für die Datenübermittlung einen gewöhnlichen Internetzugang. Dieser muss auf demselben Computer/Server, auf welchem auch das Lohnprogramm geführt wird, gewährleistet sein. Die Datenübertragung erfolgt mit mindestens 128-Bit-Verschlüsselung und digital signiert. Ablauf für die Einführung von ELM 4.0 in Ihrem Betrieb Auswahl des passenden Swissdec-Standard 4.0-zertifizierten Lohnprogrammes (falls Ihr Programm nicht ELM-tauglich ist) Konfiguration der Lohnarten, Firmenstammdaten und Lohndaten-Empfänger Erfassung Mitarbeiter mit korrekten Stammdaten, Sozialversicherungsdaten, Steuertarifen Laufende Dateneingaben für Personal-Mutationen und variable Daten vor jedem Lohnlauf Lohnlauf ausführen und verbuchen Monatliche Quellensteuerabrechnung inkl. Ein- und Austrittsmeldungen/Mutationen Meldungen von Ein- und Austritten an Ausgleichskassen Jahresendarbeiten: Abrechnungen vorbereiten, Lohnausweise erstellen Übermittlung der Deklarationen und Lohnausweise mittels Maus-Klick.
3 3 Sichere Übermittlung Nachdem das Lohnprogramm für jeden Empfänger einen korrekten Datensatz erstellt hat, erfolgt der elektronische Versand der Daten zum Distributor. Dort werden die Daten zusätzlich validiert und plausibilisiert, aber nicht zwischengespeichert und anschliessend weiter an die Daten-Empfänger übermittelt. Als Distributor wird die vom Verein Swissdec zur Verfügung gestellte Infrastruktur bezeichnet, welche die korrekte, datenschutzkonforme und sichere Übermittlung der Lohndaten gewährleistet. Wichtige Punkte für die sichere Übermittlung: Der Anwender entscheidet frei, welchem Empfänger er Daten elektronisch übermitteln möchte. Sämtliche Empfänger bearbeiten die Lohndaten auf Grund eines gesetzlichen und/oder vertraglichen Auftrags. Die Daten werden durch Swissdec nur an die vorgesehenen Empfänger weitergeleitet. Eine Datenbearbeitung findet nicht statt (Grundsatz der Zweckbindung). Jeder Empfänger erhält nur diejenigen Daten, die für ihn bestimmt sind Die Daten werden durch Swissdec bei der Übermittlung nicht gespeichert Die Daten werden im XML-Format verschlüsselt übertragen. Die Aufnahme von Viren oder ein Phishing ist damit ausgeschlossen. Für die schnelle, sichere Art der Übermittlung von Lohndaten mit ELM fallen keine weiteren Kosten an und es ist kein zusätzliches Login oder Passwort erforderlich. Sobald die Daten am Bestimmungort angelangt sind, erhält das Lohnprogramm eine Quittung mit den Zugangsdaten, die den Benutzer direkt auf die Systeme der einzelnen Datenempfänger führen. Dort können die gesendeten Daten ergänzt und freigegeben, aber nicht mehr verändert werden. ELM auch in Zusammenarbeit mit einem Treuhänder möglich Wird einem Treuhänder der Auftrag für das Führen der Lohnbuchhaltung erteilt, delegiert das Unternehmen mit einer Vollmacht seine Kompetenzen an den Treuhänder. Dieser mutiert gemäss den Vorgaben des Unternehmens die Personalstammdaten und erstellt die monatlichen Lohnläufe. Ebenfalls erstellt er die periodischen Abrechnungen mit den Sozialversicherungen und die Lohndeklarationen für die Steuerverwaltung. Mit der Vollmacht wird der Treuhänder ermächtigt, die Lohnmeldungen mittels ELM direkt einzureichen. Nach Abschluss der jährlichen Lohnverarbeitungen verlangt der Treuhänder beim Unternehmen eine Vollständigkeitserklärung. Damit garantiert das Unternehmen dem Treuhänder, dass er alle erforderlichen Unterlagen für eine inhaltlich korrekte Lohnverarbeitung erhalten hat. Durch die elektronische Lohndatenübermittlung ergeben sich für den Treuhänder keine Änderungen betreffend der Haftung. Für die elektronische Kommunikation mit Swissdec ist keine Unterschrift erforderlich. ABACUS ELM 4.0 zertifiziert Seit November 2014 ist die ABACUS Lohnbuchhaltungs-Software für den neusten Swissdec Standard ELM 4.0 zertifiziert. Ab der ABACUS-Version 2015 ist es möglich, zusätzlich zu den bisher bereits vorhandenen jährlichen Abrechnungen mit Ausgleichskassen, Steuerverwaltungen und Versicherungen allen Kantonen monatliche Quellensteuermeldungen über eine Schnittstelle zu übermitteln. Mit der Online-Einreichung der Quellensteuerdaten lassen sich auch Meldungen zu Eintritt, Mutation und Austritt mitgeben. Der ganze Prozess wird dadurch effizienter. Ein integraler Bestandteil dieses Meldeprozesses sind rückwirkende Korrekturen der Quellensteuer für die vergangenen Monate. Wurde beispielsweise ein falscher Wohnkanton oder eine falsche Codierung beim Mitarbeiter hinterlegt, können die einzelnen Monate korrigiert und dem Amt mittels ELM gemeldet werden.
4 4 Mit ELM 4.0 wurde ein standardisierter elektronischer An- und Abmeldeprozess für die AHV integriert. Damit können Sie beispielsweise neue Mitarbeitende direkt bei der Ausgleichskasse anmelden. Danach lässt sich ein Versicherungsnachweis online abholen, intern ausdrucken und in das Personalstammdossier des Mitarbeitenden ablegen. Das garantiert, dass sämtliche Meldungen an die Ausgleichkassen in wenigen Arbeitsschritten effizient erledigt werden. Durch die periodische Aktualisierung Ihrer Software erhalten auch bestehende Kunden die Möglichkeit, von den Neuerungen der ELM 4.0 Version zu profitieren. Gerne sind Ihnen unsere ABACUS-Berater bei der Umstellung der bestehenden Lohnbuchhaltungen auf ELM 4.0 behilflich. Schlussbemerkungen Mit dem Einsatz von ELM 4.0 haben wir bei unseren Kunden im ABACUS-Umfeld bisher durchwegs positive Erfahrungen gesammelt. Der Lohnstandard ELM bietet eine sehr gute Möglichkeit, erhebliche Verbesserungen der Administration dank automatisierten Prozessen zu erzielen. Die Effizienz bei der Lohnverarbeitung wird wesentlich gesteigert und die Unternehmen können von sinkenden Verwaltungskosten der Lohndatenempfänger profitieren. Durch den Wegfall von Medienbrüchen können zudem Fehler bei der Datenmeldung vermieden werden und aufwändige Fehler-Bereinigungen entfallen. Einheitlich strukturierte Daten ermöglichen den Datenempfängern zudem die Einführung von standardisierten Revisionsprozessen. Die elektronische Datenübermittlung an Ämter und Versicherungen wird in naher Zukunft zum Standard. Für Rückfragen oder eine unverbindliche Besprechung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Interessante Links: Einführung und Support der ELM 4.0 zertifizierten Lohnbuchhaltung ABACUS: BDO Abacus Team: Zusammenarbeit mit unseren Lohnspezialisten: BDO Treuhand Team: Informationen rund um ELM: Verein Swissdec:
5 5 Autorin Brigitte Hirsiger, ABACUS Senior Consultant, BDO AG, Solothurn Tel: , Haben Sie Fragen? Für Fragen oder bei Unklarheiten kontaktieren Sie bitte Ihren Kundenpartner oder eine unserer 33 Niederlassungen in Ihrer Nähe. oder Tel Hinweis Diese Publikation will einen Überblick vermitteln; sie enthält Informationen allgemeiner Art und kann eine individuelle Abklärung nicht ersetzen. Für den Inhalt wird keine Haftung übernommen. Es ist zu beachten, dass überlagernde Vorschriften bestehen können. Bei einer Verknüpfung mit einem früher erschienenen Newsletter ist die Rechtsentwicklung seit dem Erscheinen zu berücksichtigen. Copyright Ein Abdruck dieses Artikels (auch auszugsweise) ist nur mit schriftlicher Zustimmung von BDO und mit Quellenangabe gestattet. Bitte senden Sie uns ein Belegexemplar zu. Ansprechperson: Heidi Fundinger Tel:
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