SEPA. Single Euro Payments Area Grenzenloser Euro-Zahlungsverkehr mit SEPA einfach und sicher

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1 SEPA Single Euro Payments Area Grenzenloser Euro-Zahlungsverkehr mit SEPA einfach und sicher

2 2 SEPA Single Euro Payments Area SEPA Single Euro Payments Area 3 SEPA Single Euro Payments Area Grenzenloser Euro-Zahlungsverkehr mit SEPA einfach und sicher SEPA- Geltungsbereich Mit dieser Broschüre erhalten Sie einen umfassenden Überblick darüber, 1. Was verbirgt sich hinter dem Begriff SEPA? 4 was SEPA ist, 1.1 Die Entstehung von SEPA SEPA-Geltungsbereich 4 welche Rahmenbedingungen von SEPA welche Auswirkungen auf Ihr Geschäft haben werden und wie Sie sich idealerweise auf die mit SEPA einhergehenden Veränderungen in Ihrem Zahlungsverkehr vorbereiten. Dazu stellen wir Ihnen zunächst die für Sie relevanten Aspekte der künftigen europaweiten Zahlungsverkehrsverfahren vor, um dann im zweiten Teil der Broschüre konkret darzulegen, wie sich die Ver änderungen auf Ihre Arbeitsprozesse auswirken werden. In diesem zweiten Teil erläutern wir auch, was Ihre Handlungsoptionen für die notwendige Umstellung Ihres Zahlungsverkehrs auf SEPA sein werden, geben Empfehlungen ab und zeigen, in welchen Zusammenhängen Sie externe Unterstützung benötigen und wo sie diese erhalten sei es durch externe Dienstleister, durch Ihren ERP- Partner oder selbstverständlich auch durch die Aareal Bank. 1.3 Wann erfolgt die Umstellung auf die SEPA-Verfahren? 5 2. Die neuen Zahlungsverkehrsverfahren Allgemeine Verfahrensbestandteile Die SEPA-Überweisung SEPA Credit Transfer (SCT) Die SEPA-Lastschrift SEPA Direct Debit (SDD CORE) Die SEPA COR1-Lastschrift Die SEPA B2B-Lastschrift Die Umstellung auf die neuen Zahlungsverkehrsverfahren IBAN und BIC Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsmigration Das Umstellungsprojekt 24

3 4 SEPA Single Euro Payments Area 1. Was verbirgt sich hinter dem Begriff SEPA? SEPA Single Euro Payments Area 1. Was verbirgt sich hinter dem Begriff SEPA? 5 1. Was verbirgt sich hinter dem Begriff SEPA? 1.1 Die Entstehung von SEPA SEPA ist die Abkürzung für Single Euro Payments Area, den einheitlichen Zahlungsverkehrsraum in der Währung Euro. SEPA führt die Harmonisierung des Zahlungsverkehrs in der einheitlichen Währung Euro konsequent fort und wird als weiterer, wichtiger Schritt zur Vollendung des europäischen Binnenmarkts gesehen. Mit dem Ziel einer transparenten Kostenstruktur im europäischen Zahlungsverkehr sollen alle Zahlungen innerhalb der Europäischen Union (EU) in Euro mit den gleichen Konditionen wie Inlandszahlungen bepreist werden. Das ist durch die EU-Preisverordnung, die bereits seit 1. Juli 2002 in Kraft getreten ist, geregelt. Außerdem sollen die Bürgerinnen und Bürger auch im elektronischen Zahlungsverkehr keine Unterscheidungen mehr zwischen nationalen und europäischen Zahlungsaufträgen machen müssen. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, haben sich alle nationalen Bankverbände im European Payments Council (EPC) auf die Einführung der SEPA-Verfahren verständigt. Diese Broschüre stellt Ihnen die entscheidenden Aspekte der neuen SEPA- Verfahren ausführlich vor und gibt Ihnen wichtige Hilfestellungen. Aktuelle Informationen zu SEPA finden Sie auch in unserem Internet-Angebot unter SEPA-Geltungsbereich SEPA-Einführung auch auf einheitliche Konditionen im neu geschaffenen internationalen Lastschriftverkehr ausgeweitet wurden. Neben den EU-Mitgliedsländern haben sich auch die Länder des EWR (Europäischer Wirtschaftsraum: Island, Liechtenstein, Norwegen) sowie die Schweiz und Monaco für die Einführung der SEPA-Verfahren entschieden. Zahlungen in und aus den Nicht-EWR-Ländern fallen jedoch nicht unter die Verordnungen und Regularien der EU. Die beteiligten Banken haben bei diesen Zahlungen z. B. die Möglichkeit, vom Standard-Zahlungsverkehr abweichende Konditionen zu berechnen. Eine Liste der teilnehmenden Länder finden Sie unter Wann erfolgt die Umstellung auf die SEPA-Verfahren? Die SEPA-Überweisung (Februar 2008) und die SEPA-Lastschrift (November 2009) sind schon seit geraumer Zeit aktiv und werden von Banken angeboten. Mit Ratifizierung der Payment Service Directive im November 2009 wurde in den jeweiligen Teilnehmerländern auch die rechtliche Grundlage für einen einheitlichen Zahlungsraum geschaffen. Lange Zeit wurde durch die EU und deren Mitgliedsländer eine natürliche Migration auf die SEPA-Verfahren erwartet. Diese ist jedoch gerade in den größeren Ländern wie Deutschland und Frankreich bis zum Jahr 2011 ausgeblieben. Aus diesem Grund hat die EU im März 2012 mit der Verordnung Nr. 260/2012 die Anwendung der bisherigen nationalen Zahlungsverkehrsverfahren auf den 1. Februar 2014 beschränkt und somit die flächendeckende Einführung der SEPA-Verfahren zu diesem Zeitpunkt erwirkt. Für alle 27 Staaten der EU gelten die SEPA-Verfahren für Zahlungstransaktionen in der Währung EURO verpflichtend, unabhängig davon, ob sie den Euro auch als Bargeld-Währung führen. Für diese Staaten sind zudem die Regelungen der EU-Preisverordnung bindend, die im Rahmen der

4 6 SEPA Single Euro Payments Area 2. Die neuen Zahlungsverkehrsverfahren SEPA Single Euro Payments Area 2. Die neuen Zahlungsverkehrsverfahren 7 Grundsätzlicher Aufbau der deutschen IBAN 2. Die neuen Zahlungsverkehrsverfahren 2.1 Allgemeine Verfahrensbestandteile Kontokennung In den SEPA-Verfahren erfolgt die Identifikation einer Bankverbindung nicht mehr durch die bekannte Kontonummer und Bankleitzahl, sondern durch die International Bank Account Number (IBAN) und den Bank Identifier Code (BIC). Informationen zum Aufbau von IBAN und BIC finden Sie unter Die EU-Verordnung Nr. 260/2012 sieht vor, dass der BIC für nationale Zahlungsaufträge zum 1. Februar 2014 und für grenzüberschreitende Aufträge zum 1. Februar 2016 nicht mehr verpflichtend anzu geben ist und somit die IBAN als alleinige, europaweite Kontokennung verwendbar ist. Die jeweilige Bank ist ebenfalls aus der IBAN zu erkennen. Die IBAN Ihrer Konten sowie den entsprechenden BIC der Aareal Bank können Sie Ihren Kontoauszügen entnehmen. Länderkennzeichen achtstellige Bankleitzahl D E zweistellige Prüfziffer (vom System vergeben) zehnstellige Kontonummer Dateiformate Die bisherige elektronische Beauftragung von Zahlungen innerhalb Deutschlands erfolgte im sogenannten DTAUS-Format, einem einheitlich strukturierten Textformat, das durch alle gängigen ERP-Systeme erstellt werden konnte. Zahlungsverkehrsaufträge im SEPA-Verfahren basieren auf dem moderneren, stärker strukturierten Textformat XML (Extensible Markup Language). Für die technische Umsetzung dieses Formats sind die jewei ligen IT-Systeme verantwortlich. In den BK 01-/BK XL-lizenzierten ERP-Systemen werden Sie auch unter SEPA den zusätzlichen Komfort virtueller Kontonummern in Zahlungsverkehrsaufträgen nutzen können. Im Rahmen der Kontoführung über Aareal Account unterstützt die Aareal Bank bezüglich Zahlungsaufträgen den nationalen SEPA-Standard der deutschen Kreditwirtschaft gemäß Anlage 3 der DFÜ-Bedingungen. Auch die elektronischen Bankrückmeldungen (in der Regel elektronische Kontoinformationen) erfahren durch SEPA eine Veränderung. Werden heute die einzelnen Umsätze eines Buchungstags durch die Bank zumeist im Format MT940 zur Verfügung gestellt (einige Banken stellen auch abweichende Informationen wie eine DTA-Umsatzinformation bereit), schafft SEPA die Option, auch Bankrückmeldungen im neuen XML-Format (CAMT- Nachrichten für Cash Management ) zu erstellen. Während die SEPA- Formate für Zahlungsverkehrsaufträge obligatorisch sind, können von den Banken auch nach der SEPA-Umstellung weiterhin die elektronischen Kontoinformationen im bestehenden Format MT940 zur Verfügung gestellt werden. Verwendungszwecke In den bisherigen elektronischen Zahlungsformaten konnten sowohl im Überweisungs- als auch im Lastschriftverkehr bis zu 378 Verwendungszweckzeichen, z. B. zur Übermittlung weiterer Informationen an den Zahlungsempfänger bzw. Zahlungspflichtigen mitgegeben werden. Die SEPA-Verfahren sehen hier eine Standardisierung auf maximal 140 Zeichen vor. Auch bei der elektronischen Rückmeldung Ihrer Kontoumsätze bleiben Ihnen innerhalb der Anbindung von BK 01 bzw. BK XL der gewohnte Komfort und individuelle Zusatzinformationen zur Buchungserleichterung erhalten. Kunden, die Aareal Account nutzen, erhalten ihre Kontoumsätze nach wie vor im Format MT940 gemäß Anlage 3 des DFÜ-Abkommens. Diese Kontinuität erleichtert den Übergang auf die SEPA-Verfahren deutlich.

5 8 SEPA Single Euro Payments Area 2. Die neuen Zahlungsverkehrsverfahren SEPA Single Euro Payments Area 2. Die neuen Zahlungsverkehrsverfahren 9 Erreichbarkeit Mit den heutigen Zahlungsverkehrsformaten können ausschließlich Konten, die bei inländischen Kreditinstituten geführt werden, per Überweisung oder Lastschrift erreicht werden. SEPA-Überweisungen und -Lastschriften sind EU-weit möglich. Meldepflichten Grenzüberschreitende Zahlungen, die einen Betrag von E bzw. einen entsprechenden Gegenwert übersteigen, unterliegen in Deutschland gemäß Außenwirtschaftsverordnung der Meldepflicht. Da SEPA-Lastschriften auch grenzüberschreitend möglich sind, erstreckt sich diese Meldepflicht nun auch auf Zahlungen bzw. Gutschriften im Lastschriftverfahren. Zahlungsverkehrsverhalten ausgewählter SEPA-Teilnehmerländer in % Überweisungen Lastschriften Kartenzahlungen Schecks Sonstige Solche Zahlungen meldet der Kontoinhaber direkt bei der Deutschen Bundesbank. Einzelheiten und Formulare stehen auf der Internetseite der Bundesbank zur Verfügung: Meldewesen. 0 Deutschland Dänemark Frankreich Italien Niederlande Österreich Spanien Quelle: EZB Zahlungsverkehrsstatistik, 2011 Anwendungsbereich Die EU-Verordnung Nr. 260/2012 regelt die Anwendung der SEPA-Verfahren für alle regulären Überweisungs- und Lastschriftverfahren innerhalb und zwischen den Ländern der EU in der Währung Euro. Darüber hinaus bestehende Sonderverfahren wie z.b. das in Deutschland weit verbreitete elektronische Lastschriftverfahren (Bezahlung per Bankkarte und elektronischer Lastschrift) sowie Erleichterungen für nationale Zahlungsaufträge durch Verbraucher gelten übergangsweise bis maximal 1. Februar Nutzung unbarer Zahlungs verkehrsmittel innerhalb der EU in % Schecks 5,0 % Sonstige 11,0 % Kartenzahlungen 37,0 % Überweisungen 25,0 % Lastschriften 22,0 % Quelle: EZB Zahlungsverkehrsstatistik, 2011

6 10 SEPA Single Euro Payments Area 2. Die neuen Zahlungsverkehrsverfahren SEPA Single Euro Payments Area 2. Die neuen Zahlungsverkehrsverfahren Die SEPA-Überweisung SEPA Credit Transfer (SCT) Die SEPA-Überweisung löst sowohl die bisherige, nur inländische Überweisung als auch die EU-Standardüberweisung, die von vielen Kreditinstituten seit 2003 angeboten wird, ab. Neben den unter 2.1 genannten allgemeingültigen Aussagen zu SEPA zeichnet sich die SEPA-Überweisung durch folgende Merkmale aus: Ausführungsdatum und Ausführungsfristen Jede SEPA-Überweisung kann optional mit einem Ausführungsdatum beauftragt werden. Dieses Datum bestimmt den Tag der Ausführung, also das Belastungsdatum auf dem Auftraggeberkonto. Seit 1. Januar 2012 gelten EU-weit einheitliche Ausführungsfristen für den Überweisungsverkehr. Diese stellen sicher, dass die Gutschrift einer elek tronisch beauftragten SEPA-Überweisung bei dem Empfänger spätestens am nächsten Bankarbeitstag zu erfolgen hat. Erfolgt die Beauftragung beleghaft, gelten längere Ausführungsfristen. Die auf einen Bankarbeitstag begrenzte Ausführungsfrist elektronischer Zahlungsaufträge gilt unabhängig von SEPA seit 1. Januar 2012 auch für inländische Zahlungen. Abgrenzung Zahlungen, die als eilig bzw. zur taggleichen Ausführung beauftragt werden, fallen nicht unter die SEPA-Regelungen. Solche Zahlungsaufträge werden auch künftig zwischen Kunde und Bank individuell, voraussichtlich ohne Änderungen zum Status quo vereinbart. 2.3 Die SEPA-Lastschrift SEPA Direct Debit (SDD CORE) Sind die Änderungen, die sich im Rahmen der SEPA-Überweisung ergeben, für deutsche Bankkunden noch überschaubar, so sind die Änderungen durch das SEPA-Lastschriftverfahren im Vergleich zur bisherigen deutschen Lastschrift sowohl für den Zahlungsempfänger als auch für den Zahlungspflichtigen erheblich. Die SEPA Direct Debit CORE wird in Deutschland vielfach auch Basis- Lastschrift genannt. Dieses Verfahren müssen alle Zahlungsdienstleister der EU-Staaten anbieten. Neben dem CORE-Verfahren gibt es das Verfahren SEPA Business to Business (SDD B2B, auch SEPA-Firmenlastschrift genannt), das ausschließlich zwischen Nicht-Verbrauchern genutzt werden darf. Dieses Verfahren müssen Zahlungsdienstleister ihren Kunden innerhalb der EU nicht zwingend anbieten. Die wesentlichen Verfahrensbestandteile des Basis- Lastschriftverfahrens: Unique Creditor Identifier (UCI) Gläubiger-Identifikationsnummer Im SEPA-Lastschriftverfahren identifiziert sich jeder Zahlungsempfänger mit einer eindeutigen Identifikationsnummer. Diese Gläubiger-Identifikationsnummer wird in Deutschland durch die Bundesbank vergeben. Jeder Kontoinhaber, der als Zahlungsempfänger im Lastschriftverfahren auftritt, muss dort eine solche Nummer beantragen. Die Gläubiger-Identifikationsnummer ist unabhängig von der konkreten Bankverbindung, über die Gutschriften aus Lastschrifteinreichungen beauftragt werden, und identifiziert somit jeden Gläubiger innerhalb des gesamten Euro-Zahlungsverkehrsraums eindeutig. Da jede juristische oder natürliche Person als Kontoinhaber und Lastschrifteinreicher eine eigene Gläubiger-Identifikationsnummer benötigt, müssen z.b. Verwalter von Wohnungseigentümergemeinschaften je Gemeinschaft eine eigene Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen und verwalten, sofern für die einzelnen Gemeinschaften offene Fremdkonten durch den Verwalter geführt werden.

7 12 SEPA Single Euro Payments Area 2. Die neuen Zahlungsverkehrsverfahren SEPA Single Euro Payments Area 2. Die neuen Zahlungsverkehrsverfahren 13 Informationen zur Gläubiger-Identifikationsnummer und deren Beantragung finden Sie auf der Internet-Seite der Bundesbank: de/navigation/de/kern ge schaefts felder/unbarer_zahlungsverkehr/ SEPA/Glaeubiger_Identifi kations nummer. Angaben zum Zahlungspflichtigen: Neben der Bankverbindung (IBAN und BIC) des Zahlungspflichtigen enthält das Mandat auch die Adressdaten des Zahlungspflichtigen. Mandat Der Einzug einer SEPA-Lastschrift wird durch ein gültiges Mandat autorisiert, das zuvor schriftlich mit dem Zahlungspflichtigen zu vereinbaren ist. Dieses ist zwar mit der heute bekannten, häufig formlos erteilten Einzugsermächtigung vergleichbar, umfasst jedoch neben der Ermächtigung des Zahlungsempfängers zum Einzug von Forderungen einige weitere, obligatorische Merkmale: Gläubiger-Identifikationsnummer (des Zahlungsempfängers) Mandatsreferenz: Der Zahlungsempfänger stellt sicher, dass jedes Mandat mit einer eindeutigen Vertragsreferenz geführt wird. Mandatsart: Werden mit einem einzigen Mandat mehrere Forderungen im SEPA-Lastschriftverfahren eingezogen, muss die wiederkehrende Wirkung des Mandats aus diesem hervorgehen. Weisung an den Zahlungsdienstleister des Zahlungspflichtigen: Der Zahlungspflichtige weist durch Unterzeichnung des Mandats seine Bank widerruflich an, eine Zahlung oder Zahlungen im Lastschrift verfahren an den Zahlungsempfänger einzulösen. Die Weisung wird jedoch der Bank des Zahlungspflichtigen nicht vorgelegt. Ferner wird im Mandat obligatorisch vereinbart, dass jeder Belastung innerhalb von acht Wochen widersprochen werden kann. Durch Änderungen der Lastschriftbedingungen durch die deutschen Banken zum Juli 2012 ist das Einzugsermächtigungsverfahren zwischenzeitlich ebenso ausgestattet und der Zahlungspflichtige hat auch für Belastungen im heutigen Einzugsermächtigungsverfahren ein achtwöchiges Rückgaberecht. Angabe von Referenzen Autorisierung Widerspruchsklausel Angaben Zahlungspflichtiger Muster SEPA- Mandatsformular

8 14 SEPA Single Euro Payments Area 2. Die neuen Zahlungsverkehrsverfahren SEPA Single Euro Payments Area 2. Die neuen Zahlungsverkehrsverfahren 15 Mandate müssen schriftlich erteilt und durch den Zahlungsempfänger aufbewahrt werden. Die Bank des Zahlungspflichtigen kann vom Zahlungsempfänger eine Vorlage in Kopie verlangen, insbesondere im Fall des Widerspruchs nach Ablauf der genannten obligatorischen Widerspruchsfrist. Auch ohne explizite Kündigung eines Mandats durch den Zahlungspflichtigen erlischt es automatisch nach 36 Monaten ohne Nutzung. Die Mandatsdaten müssen vom Zahlungsempfänger auch in elektronischer Form gespeichert werden. Folgende Informationen müssen jedem Lastschrifteinzugsauftrag strukturiert vergleichbar mit den Verwendungszweckangaben angehängt werden: Die Gläubiger-Identifikationsnummer Die Mandatsreferenz Das Datum der Mandatsunterschrift Im Gegensatz zur bisherigen formlosen Einzugsermächtigung hat das Mandat einen strukturierten Aufbau und mehrere Felder wie z.b. Mandatsreferenz und Gläubiger-Identifikationsnummer, die zwingend durch den Zahlungsempfänger vorzugeben sind. Änderungen der Mandatsdaten z. B. die Änderung der Bankverbindung des Zahlungspflichtigen müssen schriftlich eingeholt werden. Mandatsmuster sind unter folgendem Link zu finden: MusterSEPA-Lastschriftmandat-SDDBasis-Core_ DE_02.pdf. Pre-Notification Vorankündigung Eine Forderung, die durch ein gültiges Mandat im SEPA-Lastschriftverfahren eingezogen wird, muss dem Zahlungspflichtigen vor dem konkreten Einzug vom Zahlungsempfänger avisiert werden. Die Avisierung beinhaltet den Betrag und die Fälligkeit der Zahlung sowie die zugrundeliegende Mandatsreferenz und die Gläubiger-Identifikationsnummer. Sie muss beim Kontoinhaber des zu belastenden Kontos per Brief, Fax oder Mail eingehen, und zwar 14 Tage vor dem tatsächlichen Einzug, sofern die Vertragspartner keine abweichenden Fristen vereinbart haben. Für wiederkehrende, bezüglich Betrag und Fälligkeit gleichbleibende Lastschriften reicht eine einmalige Vorankündigung, aus der der Charakter der Regelmäßigkeit hervorgeht. Dies kann z.b. im Rahmen der Jahresabrechnungen oder von Mietanpassungsschreiben erfolgen. Fälligkeit und Vorlagefristen eines Lastschrifteinzugs Im SEPA-Lastschriftverfahren werden Lastschriftaufträge zukünftig mit einem obligatorischen Fälligkeitstermin versehen. Diese Fälligkeit, die sich bereits aus der vorab durchgeführten Pre-Notification ergibt, bestimmt das Belastungsdatum bei dem Zahlungspflichtigen und somit auch das Gutschriftdatum beim Auftraggeber der Lastschrifteinreichung. SEPA-Lastschriften werden nicht mehr direkt bei Einreichung durch die Bank des Zahlungsempfängers auf dessen Konto gebucht. In Abhängigkeit zur Lastschriftart gelten vielmehr unterschiedliche Vorlagefristen, die sich auf das im Lastschriftauftrag angegebene Fälligkeitsdatum beziehen. Einmalige Lastschriften und Erst-Lastschriften bei wiederkehrenden Einzügen: Die Lastschrifteinzüge müssen mindestens fünf Bankarbeitstage vor der angegebenen Fälligkeit bei der Bank des Zahlungspflichtigen vorliegen und dementsprechend vorher eingereicht werden. Wiederkehrende bzw. sich wiederholende Einzüge auf Basis eines bereits ausgeübten Mandats: Die Lastschrifteinzüge müssen mindestens zwei Bankarbeitstage vor der angegebenen Fälligkeit bei der Bank des Zahlungspflichtigen vorliegen und dementsprechend vorher eingereicht werden. Die Vorlagefristen sollen sicherstellen, dass die Zahlungspflichtigen der entsprechenden Lastschrifttransaktionen bereits vor der eigentlichen Fälligkeit, also vor Belastung, die Einzüge prüfen und gegenüber ihrer Bank

9 16 SEPA Single Euro Payments Area 2. Die neuen Zahlungsverkehrsverfahren SEPA Single Euro Payments Area 2. Die neuen Zahlungsverkehrsverfahren 17 autorisieren oder ablehnen können. In anderen EU-Ländern ist das bereits heute gängige Praxis. In Deutschland ist es bisher nicht üblich, weil hier Einzugsermächtigungslastschriften üblicherweise konkludent, also durch ausbleibenden Widerspruch, genehmigt werden. Durch Vereinbarung und Angabe der entsprechenden Referenzen (Gläubiger-Identifikationsnummer und eindeutige Man datsreferenz) können Zahlungspflichtige zudem Autorisierungen und Mandatssperren vorab bei der Bank hinterlegen. Insbesondere die Vorlagefristen für erstmalige Lastschriften haben konkrete Konsequenzen. Z. B. im Rahmen der Administration von neuen Verträgen oder des Wechsels von Bankverbindungen müssen Lastschrifteinzüge zukünftig ebenfalls mindestens fünf Bankarbeitstage vor der ersten Fälligkeit bei der Bank eingereicht werden. Die vorgenannten Vorlagefristen und Erläuterungen zu den jeweiligen Arbeitstagen werden von den entsprechenden Banken durch Angaben im Preis- und Leistungsverzeichnis konkretisiert. Lastschriftrückgaben Da die SEPA-Lastschrift bereits vor Buchung der Bank des Zahlungspflichtigen vorliegt, können bereits vor der entsprechenden Fälligkeit Rückgaben durch den Zahlungspflichtigen oder dessen Bank aus näher zu spezifizierenden Gründen veranlasst werden. Diese Rückgaben werden Reject genannt. Jede Belastung einer Lastschriftabbuchung im Verfahren SEPA CORE kann wegen Widerspruchs ohne nähere Angabe von Gründen bis zu acht Wochen nach Belastung durch den Zahlungspflichtigen retourniert werden. Innerhalb des SEPA-Verfahrens spricht man hier von einem Refund. Wurde eine Belastung ohne gültiges Mandat durchgeführt, so hat der Zahlungspflichtige bis zu 13 Monaten nach Belastung das Recht, eine SEPA-Lastschrift zu retournieren. Vor Durchführung dieses Refunds wird jedoch der Zahlungsempfänger durch die beteiligten Banken aufgefordert, innerhalb einer Frist von sieben Geschäftstagen eine Kopie des Mandats vorzulegen. Ferner hat die Bank des Zahlungspflichtigen bis maximal fünf (in Deutschland zwei) Bankarbeitstage nach Belastung Zeit, eine Rückgabe (z. B. aufgrund fehlender Konto deckung) zu veranlassen. In diesem Fall spricht man von einem Return. Darüber hinaus existieren weitere Rückgabeformen, die auch durch den Zahlungsempfänger oder dessen Bank initiiert werden können. Zukünftig werden die Rückgabegründe durch die beteiligten Banken nicht mehr mittels der bekannten Standardtexte im Verwendungszweck der entsprechenden Lastschriftrückgabe ausgewiesen. In der elektronischen Kontoinformation (MT 940), die viele Unternehmen zur Buchung der Kontobewegungen in ihrem ERP-System einsetzen, werden die Rückgabegründe nur noch durch entsprechende Codes kommuniziert. Die ERP-Partner der Aareal Bank werden sicherstellen, dass eine anwendergerechte Interpretation und eine automatische Verarbeitung der Rücklastschriften in gewohntem Komfort des jeweiligen BK01-/BKXL-lizenzierten ERP-Systems erfolgen werden. Die textuelle Angabe der Rückgabegründe erfolgt in der Regel im Papierkonto auszug durch die Banken. Nach wie vor haben die Banken die Möglichkeit, Lastschriftrückgaben mit den bekannten Rücklastschriftentgelten zu bepreisen. Ferner wird für den Fall eines Refunds ein Zins aus gleich berechnet, der ggf. durch die beteiligten Banken dem ursprünglichen Zahlungsempfänger in Rechnung gestellt wird. Beleghafte Beauftragung von Lastschriften Während die Banken für die SEPA-Überweisung nach wie vor Belege (Überweisungsvordrucke) ausgeben und entgegennehmen, stehen solche Vordrucke für die SEPA-Lastschrift aufgrund der Komplexität und der Vielzahl der anzugebenden Informationen je Einzugsauftrag nicht mehr zur Verfügung.

10 18 SEPA Single Euro Payments Area 2. Die neuen Zahlungsverkehrsverfahren SEPA Single Euro Payments Area 2. Die neuen Zahlungsverkehrsverfahren Die SEPA COR1-Lastschrift Neben der SEPA CORE-Lastschrift wird mindestens für Deutschland die Einführung der Option COR1 zum November 2013 diskutiert. Der Unterschied zur CORE-Lastschrift ist die einheitliche verkürzte Vorlagefrist eines SEPA-Einzugsauftrags von lediglich einem Bankarbeitstag, unabhängig davon, ob es sich um erstmalige bzw. einmalige oder um wiederkehrende Einzüge handelt. Mit COR1 wäre die Komplexität des SEPA-Lastschriftverfahrens also geringer. Es ist daher zwar zu erwarten, dass COR1 zum innerdeutschen Standard wird und CORE nur für grenzüberschreitende Lastschriften genutzt wird. Dennoch bleibt COR1 ein lediglich optionales Verfahren. D.h. es gibt keinerlei Garantie, dass COR1 in Deutschland flächendeckend eingeführt wird, bzw., dass das bereits im November 2013 der Fall sein wird. Auch für grenzüberschreitende Zahlungen wird COR1 nicht nutzbar sein. Führt der Zahlungspflichtige also sein Konto bei einer ausländischen Bank, bleibt nur die Möglichkeit, Beträge mittels der SEPA-Basislastschrift CORE einzuziehen. Um den Fortgang des gesamten Zahlungsverkehrs auch nach dem 1. Februar 2014 zu gewährleisten, ist es daher unerlässlich, auf CORE umzustellen. 2.5 Die SEPA B2B-Lastschrift Die B2B-Lastschrift, die sogenannte Firmenlastschrift, ist ein SEPA-Verfahren, das von Banken nicht zwingend angeboten werden muss. Das B2B-Verfahren ist vergleichbar mit dem heutigen Abbuchungsauftragsverfahren, die B2B-Lastschrift darf aber ausschließlich zwischen Firmenkunden vereinbart und durchgeführt werden. Im Vergleich zur CORE-Lastschrift weist die B2B-Lastschrift folgende Abweichungen auf: Mandatskennzeichnung: Das Mandat muss explizit als Firmenlastschrift gekennzeichnet werden. Mandatsvorlage: Eine Kopie des Mandats muss der Bank des Zahlungspflichtigen vor der Abbuchung vorgelegt werden. Diese wird ihrerseits nur bei vorgelegtem Mandat abbuchen. Vorlagefristen: Analog der Lastschrift COR1 müssen B2B-Lastschriften einen Tag vor Fälligkeitstermin vorgelegt werden. Rückgabefristen wegen Widerspruchs: Abbuchungen aus dem B2B-Verfahren sind nach Belastung nicht wegen Widerspruchs retournierbar. Da die B2B-Lastschrift ein optionales Lastschriftverfahren darstellt, sollte vor dem konkreten Einzug geprüft werden, ob die Bank des Zahlungspflichtigen über dieses Lastschriftverfahren erreichbar ist.

11 20 SEPA Single Euro Payments Area 3. Die Umstellung auf die neuen Zahlungsverkehrsverfahren SEPA Single Euro Payments Area 3. Die Umstellung auf die neuen Zahlungsverkehrsverfahren Die Umstellung des Unternehmens auf die neuen Zahlungsverkehrsverfahren 3.1 IBAN und BIC Zur Kontoidentifikation innerhalb der SEPA-Verfahren werden zukünftig IBAN und BIC verwendet. Diese Stammdaten sind bisher in den Unternehmen in der Regel nicht vorhanden und müssen nachträglich erfasst und im ERP- System gespeichert werden. Laut SEPA-Regularien muss der jeweilige Kontoinhaber bzw. die kontoführende Bank IBAN und BIC bekanntgeben. Dies ist jedoch für die Umstellung des Massenzahlungsverkehrs nicht praktikabel. Die nationale IBAN ist in der Regel aus der bisherigen Kontonummer und der Bankleitzahl herzuleiten. Dies führt jedoch zu einer signifikanten Fehlerquote von 5-10 % und ist daher nicht zu empfehlen. Empfehlung: Für die Umrechnung eines Bestands an Kontonummern und Bankleitzahlen haben sich Dienstleister am Markt etabliert, die zu meist überschaubaren Kosten eine dateibasierte Konvertierung der Daten vornehmen, z.b. das IBAN-Service-Portal des Bank-Verlags unter Kunden der Aareal Bank können sich unter Verwendung des Initialpassworts kzx1u23z auf diesem Portal anmelden. Innerhalb der BK 01-/BK XL-lizenzierten ERP-Systeme wurden Dateischnittstellen realisiert, die den Export der heute im Bestand befindlichen Geschäftspartner-Bankverbindungen und den Import des Umrechnungsergebnisses des IBAN-Service-Portals ermöglichen. In diesem Zusammenhang müssen auch die eigenen Bankverbindungen des Unternehmens als IBAN und BIC erfasst bzw. gespeichert und im Schriftverkehr mit Kunden und Geschäftspartnern kommuniziert werden. Im Zahlungsverkehrsverfahren BK 01 der Aareal Bank wird die Vielzahl von BK01-Bankverbindungen durch die BK 01-Module der Aareal Bank in den lizenzierten ERP-Systemen automatisch umgestellt. IBAN und BIC der realen Bankverbindungen können zudem den Kontoauszügen der Aareal Bank entnommen werden. Auch wenn die EU-Verordnung Nr. 260/2012 den Wegfall der BIC-Pflicht für nationale Lastschriften und Überweisungstransaktionen zum 1. Februar 2014 festschreibt, müssen in der Umstellungsphase auch die BICs aller entsprechenden Bankverbindungen abgelegt werden. 3.2 Gläubiger-Identifikationsnummer Die Gläubiger-Identifikationsnummer muss für jeden Kontoinhaber, der als Zahlungsempfänger im Lastschriftverfahren auftritt, beantragt und im ERP- System gespeichert werden. 3.3 Mandatsmigration Die EU-Verordnung Nr. 260/2012 hat die Kontinuität von Mandaten, die vor dem 1. Februar 2014 erteilt wurden, festgeschrieben. Mit einer Änderung der Bedingungen für Zahlungen mittels Lastschrift im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren zum Juli 2012 erhalten alle Einzugsermächtigungen, die in schriftlicher Form erteilt wurden, den Charakter eines Mandats. Eine erneute Vereinbarung über ein Mandat beim Umstieg auf das SEPA-Lastschriftverfahren ist somit nicht notwendig. Durch die Vorautorisierung jeglicher Lastschrifteinlösungen wird der Rechtsrahmen der SEPA-Lastschrift auch auf das Lastschriftverfahren per Einzugsermächtigung ausgedehnt. Damit wird u.a. auch die Insolvenz sicherheit von Gutschriften aus gezogenen Lastschriften hergestellt. Die Kontinuitätsregel gilt ausschließlich für bestehende Einzugsermächtigungen und nicht für bestehende Abbuchungsvereinbarungen. Sollte für den Lastschrifteinzug ein Abbuchungsauftrag vorliegen, muss im Rahmen

12 22 SEPA Single Euro Payments Area 3. Die Umstellung auf die neuen Zahlungsverkehrsverfahren SEPA Single Euro Payments Area 3. Die Umstellung auf die neuen Zahlungsverkehrsverfahren 23 des Umstiegs auf das SEPA-Lastschriftverfahren ein neues Mandat eingeholt werden unabhängig davon, ob die Forderungen zukünftig durch die Verfahren CORE/COR1 oder B2B eingezogen werden. Welche Schritte sind notwendig, um mit den bestehenden Einzugsermächtigungen auf das SEPA-Lastschriftverfahren umzustellen? Analyse Ihrer Einzugsermächtigungen Stellen Sie sicher, dass die Ihnen erteilten Einzugsermächtigungen schriftlich, in reproduzierbarer Form in Ihrem Unternehmen vorliegen. Einzugsermächtigungen, die Ihnen nicht mehr vorliegen, und Abbuchungsvereinbarungen müssen gesondert, durch Neuvereinbarung eines Mandats auf die SEPA-Verfahren umgestellt werden. In diesem Zusammenhang muss mit dem Zahlungspflichtigen geprüft werden, ob seine Bank überhaupt am optionalen B2B-Lastschriftverfahren teilnimmt. Ergänzung der Mandatsinformationen Die vorliegenden Einzugsermächtigungen müssen Sie durch eindeutige Man datsreferenzen einmalig anreichern und das Datum der Mandatsvereinbarung speichern. Für Mandate, die Sie aus bestehenden Einzugsermächtigungen erzeugen, wählen Sie bitte das Datum der notwendigen Korrespondenz (siehe nächster Punkt). Da Sie die Bankverbindung des Zahlungspflichtigen in der Regel durch einen externen Dienstleister erhalten, ist in dieser Korrespondenz ein Hinweis auf die zukünftig verwendete IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen sinnvoll. Bei wider Erwarten fehlerhaften Angaben hat der Angeschriebene so noch eine Korrekturmöglichkeit. Für wiederkehrende Einzüge mit gleicher Fälligkeit und gleichem Betrag genügt diese Korrespondenz den Anforderungen der Pre-Notifikation. Achten Sie auf einen ausreichenden zeitlichen Vorlauf von mindestens 14 Tagen. Sofern Sie Einzugsermächtigungen führen, die von einer dritten Person, also nicht Ihrem eigentlichen Vertragspartner erteilt wurden, richtet sich die Information immer an den Zahlungspflichtigen im SEPA-Lastschriftverfahren, also den Kontoinhaber des zu belastenden Kontos. Durchführung des ersten SEPA-Lastschrifteinzugs Reichen Sie Ihre Lastschrifteinzugsaufträge rechtzeitig vor der avisierten Fälligkeit im SEPA-Verfahren bei Ihrer Bank ein. Diese Lastschriften werden wie erstmalige Lastschriften mit den entsprechenden Vorlauffristen behandelt. Information über die Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren Vor dem erstmaligen Einzug im SEPA-Verfahren müssen Sie die im Lastschriftverfahren angesprochenen Zahlungspflichtigen, also die entsprechenden Kontoinhaber per Brief, Fax oder informieren. Aus dieser Korrespondenz müssen folgende Informationen hervorgehen: Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer Die Mandatsreferenz Die Fälligkeit des ersten Einzugs im SEPA-Verfahren Der Einzugsbetrag

13 24 SEPA Single Euro Payments Area 4. Das Umstellungsprojekt SEPA Single Euro Payments Area 4. Das Umstellungsprojekt Das Umstellungsprojekt Wir empfehlen, die folgenden Schritte in der beschriebenen zeitlichen Abfolge durchzuführen: Projektstruktur In Abhängigkeit zur Unternehmensgröße sollten Sie die SEPA-Umstellung als Projekt aufsetzen. Es ist wichtig, in den entscheidenden Unternehmensbereichen SEPA-Verantwortliche zu benennen. IT-Umstellung Ihre IT-Systeme müssen auf SEPA vorbereitet sein. Das betrifft in der Regel nicht nur Ihr ERP-System, sondern auch weitere, mit Zahlungsverkehr verbundene Systeme, z.b. Electronic Banking- und Cash-Management- Programme. Auch Systeme zur Erstellung von Korrespondenzen können betroffen sein. BK01-Kunden der Aareal Bank erhalten zudem zusätzlich ein Update Ihres BK01-Moduls, das die wesentlichen Änderungen, z.b. das BK 01-spezifische SEPA-XML-Format für Zahlungsaufträge und die Umstellung der BK 01-Bankverbindungen auf IBAN und BIC beinhaltet. Kontakt zu Ihren Banken Aufgabe der Banken ist es, Sie mit den notwendigen, neuen vertraglichen Vereinbarungen zur Einreichung von SEPA-Lastschriftaufträgen und weiteren Informationen zu versorgen. Daraus ergeben sich auch die Voraussetzungen und Möglichkeiten, die diese Banken im SEPA-Zahlungsverkehr anbieten. Gemeinsam müssen Sie z. B. Aspekte hinsichtlich der B2B-Lastschrift, Einreichungsfristen etc. klären. Die Aareal Bank wird Sie vor den notwendigen Umstellungsaktivitäten rechtzeitig z.b. über Einreichungsfristen der Aareal Bank und abzuschließende Vereinbarungen informieren. Speziell am elektronischen Zahlungsverkehr ändert sich für Sie als Kunde der Aareal Bank nicht viel. Die Anwendungen BK 01 Kom und Aareal Kontoportal werden durch automatische Updates in die Lage versetzt, auch SEPA- Aufträge rechtsverbindlich elektronisch signiert zu erteilen. Kunden, die das EBICS-Verfahren nutzen, erhalten automatisch die Freischaltung für die neuen SEPA-Auftragsarten, die das EBICS-Verfahren vorsieht. Die SEPA- Überweisung ist bereits freigeschaltet. Das SEPA-Lastschriftverfahren wird rechtzeitig vor der Umstellung der Kontosysteme der Aareal Bank auch in den elektronischen Medien zur Verfügung gestellt. Gläubiger-Identifikationsnummer Beantragen Sie für alle natürlichen oder juristischen Personen, für die Sie Eigentümerkonten führen und Forderungen im Lastschriftverfahren regulieren, eine Gläubiger-Identifikationsnummer und hinterlegen Sie diese in Ihren IT-Systemen. Im Rahmen der Verwaltung fremder Bestände müssen Sie zudem überprüfen, ob der Verwalter oder Kontoinhaber aufgrund von weiteren Bankverbindungen bereits eine Gläubiger-Identifikationsnummer hat oder diese erst beantragt werden muss. IBAN und BIC Ergänzen Sie Ihre Geschäftspartnerdaten aber auch Ihre eigenen Bankverbindungen um IBAN und BIC. Stellen Sie ferner sicher, dass Ihre Korrespondenzen, Ihre Formulare und Ihre Prozesse zu diesem Zeitpunkt darauf ausgerichtet sind, dass bei Neuanlagen und Änderungen z.b. von Geschäftspartnern diese Informationen zukünftig zusätzlich gepflegt werden. Auch Ihre eigenen Schriftstücke, s, Briefe und Informationen sollten statt Kontonummer und Bankleitzahl ab diesem Zeitpunkt IBAN und BIC enthalten. Weisen Sie Ihre Geschäftspartner (durch Fettdruck, Aufkleber o.ä.) auf diese neuen Daten hin. Information und Schulungen Sowohl die Umstellung auf SEPA als auch das zukünftige Tagesgeschäft unter SEPA wird für viele Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen das Arbeiten in

14 26 SEPA Single Euro Payments Area 4. Das Umstellungsprojekt SEPA Single Euro Payments Area 4. Das Umstellungsprojekt 27 neuen Prozessen bedeuten. Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter durch geeignete Informationen und/oder Schulungen vor. Auch Ihre Geschäftspartner und Kunden sollten Sie z.b. durch Informationen in Kundenzeitungen informieren. Nutzen Sie auch die Informationsangebote der Aareal Bank und weiterer Service-Partner. Migration der Einzugsermächtigungen Führen Sie die notwendigen Schritte zur Umstellung Ihrer Einzugsermächtigungen durch und informieren Sie Ihre Geschäftspartner über die erzeugten Mandatsdaten und den geplanten Umstellungstermin. Definieren Sie zusätzlich die Schritte bei fehlender schriftlicher Einzugsermächtigung und den Umgang mit eventuell in Ihrem Unternehmen vorhandenen Abbuchungsvereinbarungen. Passen Sie Ihre Schriftstücke und Prozesse auf die Vereinbarung eines Mandats an. Ab dem Zeitpunkt der Migration sollten Sie für neu zu erteilende Einzugsermächtigungen nur noch Mandate vereinbaren. In diesem Zusammenhang müssen Sie auch definieren, in welcher Art Sie Mandatsinformationen im Rahmen erteilter Einzugsermächtigungen z.b. gegenüber Lieferanten und Versorgern ablegen und verwalten wollen. Für BK01- und BK XL-Kunden, die mit Lieferanten über das kreditorische BK01 Verfahren zusammenarbeiten, werden entsprechende Funktionen in den ERP-Systemen zur Verfügung gestellt. Auch die Schnittstelle BK01 immoconnect zu den BK01-lizenzierten ERP-Systemen der Energie- und Entsorgungswirtschaft wird um den dateibasierten, automatischen Austausch von Mandatsinformationen erweitert. für bestimmte Transaktionen kein virtuelles Bankverfahren wie z.b. BK 01 oder Aareal Account einsetzen, könnten Sie auch bei der Zahlungszuordnung extern bewirkter Zahlungen Komforteinbußen haben, da der Verwendungszweck nicht mehr die frühere Menge interpretierbarer Daten umfasst. Erstellung und Übermittlung von SEPA-Aufträgen an Ihre Bank Zu einem definierten Stichtag sollten Sie Ihren Zahlungsverkehr auf die SEPA-Verfahren umstellen. Berücksichtigen Sie hierbei insbesondere die geänderten Einreichungsfristen, die sich z.b. im Lastschriftverfahren ergeben. Auch Ihre internen Freigabeprozesse z.b. durch ausgedruckte Begleitzettel werden sich hierbei ändern. Die zeitliche Planung des SEPA-Projekts in Ihrem Unternehmen wird von mehreren Einflussgrößen bestimmt. Die Umstellung sollten Sie vor dem Hintergrund eines zeitlichen Puffers und eventueller Abhängigkeit von weiteren ressourcenbindenden Projekten spätestens für das dritte Quartal 2013 vorsehen. In Abhängigkeit davon sollten Sie die hier skizzierten Arbeitsschritte zeitlich planen. Anpassung der Verwendungszwecke Vor der Teilnahme am SEPA-Verfahren sollten Sie Ihre Abhängigkeit von Informationen im Verwendungszweck überprüfen. Bei eigenen Zahlungsaufträgen könnten aufgrund der begrenzten Zeichenzahl Informationen, über die Sie im Verwendungszweck den Zahlungsempfänger oder Zahlungspflichtigen informieren, unvollständig übermittelt werden. Sofern Sie Impressum Design / Layout: S/COMPANY Die Markenagentur GmbH, Fulda Produktion: Druckerei Chmielorz GmbH, Wiesbaden-Nordenstadt

15 Aareal Bank Wohnungswirtschaft Paulinenstraße Wiesbaden Telefon: Fax: Filiale Berlin Wallstraße Berlin Telefon: Fax: Filiale Essen Alfredstraße Essen Telefon: Fax: Filiale Hamburg Pelzerstraße Hamburg Telefon: Fax: fkb-hamburg@aareal-bank.com Filiale Leipzig Neumarkt Leipzig Telefon: Fax: fkb-leipzig@aareal-bank.com Filiale München Prinzregentenstraße München Telefon: Fax: fkb-muenchen@aareal-bank.com Filiale Rhein-Main Paulinenstraße Wiesbaden Telefon: Fax: fkb-rheinmain@aareal-bank.com Filiale Stuttgart Büchsenstraße Stuttgart Telefon: Fax: fkb-stuttgart@aareal-bank.com Integrated Payment Solutions Paulinenstraße Wiesbaden Telefon: Fax: ips@aareal-bank.com 03/2013