Überweisungen und Lastschriften erfolgreich auf SEPA umstellen

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1 Überweisungen und Lastschriften erfolgreich auf SEPA umstellen Ein fiktives Praxisbeispiel zur Einführung der europäischen Zahlungsverfahren bis zum 1. Februar 2014 Kreis- und Stadtsparkasse Wasserburg am Inn Rechtshinweis: Dieses Dokument wurde mit größter Sorgfalt erstellt und nach dem Stand der Technik auf Korrektheit überprüft. Für Schäden, die sich direkt oder indirekt aus dem Gebrauch des Dokuments ergeben sowie für beiläufige Schäden oder Folgeschäden ist der Herausgeber nicht verantwortlich. Für den Verlust oder die Beschädigung von Hardware oder Software oder Daten infolge direkter oder indirekter Fehler oder Zerstörungen sowie für Kosten; die im Zusammenhang mit dem Dokument stehen sind alle Haftungsansprüche ausdrücklich ausgeschlossen. Inhalte der genannten Links obliegen deren Inhabern. Dieses Dokument ist urheberrechtlich geschützt. Stand: August 2013 / Version 1.0

2 Inhaltsverzeichnis 1. Rechtgrundlage: Die EU-Richtlinie zur SEPA-Migration ( EU- Migrationsverordnung ) Praktische Vorgehensweise anhand einer Musterfirma Umstellungsprojekt Projektstruktur Organisation des Projekts Vordrucke und Korrespondenz Bankverbindung auf Firmenbriefbögen und Rechnungen BIC und IBAN Ausblick: IBAN-only Vorgedruckte Überweisungsbelege bei Rechnungen Analyse des Zahlungsverkehrs Übersicht der von den einzelnen Abteilungen erzeugten Zahlungen Prüfen der Programme auf SEPA-Fähigkeit Einführung der SEPA-Zahlverfahren Konvertieren von Zahlungen (FIBU 1.0) SEPA-File-Converter Exkurs: Batch-Booking / Sammelüberweisung oder Einzelüberweisung Einlesen von Kontoinformationen (in Forderung 2.0) Massenänderung Empfängerdaten Prüfung der neu erzeugten SEPA-Dateien auf Korrektheit Versand von Zahlungsaufträgen über Service-Rechenzentren Die SEPA-Lastschrift neue SEPA-Lastschrift-Verfahren Einzugsermächtigung und SEPA-Basis-Lastschrift Abbuchungsauftrag und SEPA-Firmen-Lastschrift Voraussetzungen zur Nutzung der SEPA-Lastschrift Gläubiger-Identifikationsnummer Exkurs: Gläubiger-ID in komplexen Strukturen, z.b. Hausverwaltung Mandatsreferenz Neue Vereinbarungen mit der Sparkasse Wasserburg Das SEPA-Lastschrift-Mandat Umdeutung bestehender Einzugsermächtigungen Vorabinformation Mandatsverwaltung Ablaufdatum Erst-, Folge- und letztmaliger Einzug Fälligkeitsberechnung und Vorlagefristen Checkliste für die Umstellung der Lastschriftverfahren Anhang...14 Ansprechpartner...14 Internet Seite 2 von 14

3 1. Rechtsgrundlage: Die EU-Richtlinie zur SEPA-Migration ( EU- Migrationsverordnung ) SEPA ist der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum, in dem inländische und grenzüberschreitende Zahlungen in Euro nach gleichen Regeln behandelt werden. SEPA ermöglicht grenzenloses Bezahlen in ganz Europa durch die Nutzung einheitlicher Zahlungsverkehrsinstrumente und Standards. Bargeldlose Zahlungen sollen damit in 33 Staaten Europas so einfach, sicher und effizient getätigt werden wie bereits die heutigen Inlandszahlungen. Mit die EU-Verordnung Nr. 260/2012 des Europäischen Parlaments vom 14. März 2012 wurden eine Reihe von sowohl technischen als auch organisatorischen Abläufen für den Zahlungsverkehr zwischen Kunde und Kreditinstitut geregelt. Grundsätzlich müssen ab dem alle Zahlungsaufträge als SEPA- Zahlungen eingereicht werden. Die bisherigen Datenformate dürfen von den Kreditinstituten ab diesem Zeitpunkt nicht mehr angenommen werden. 2. Praktische Vorgehensweise anhand einer Musterfirma Da in vielen Publikationen die Umstellung auf SEPA oft abstrakt dargestellt wird, erklären wir in diesem Leitfaden die Migration anhand eines konkreten Praxisbeispiels. Die fiktive Firma Muster GmbH hat in diesem Beispiel ein Geschäftskonto bei der Sparkasse Wasserburg. Fällige Kreditorenrechnungen werden per Überweisung bezahlt. Darüber hinaus werden bei Debitoren fällige Beträge per Einzugsermächtigung oder per Abbuchungsauftrag eingezogen. 3. Umstellungsprojekt 3.1 Projektstruktur Die Muster GmbH entscheidet sich, das Thema SEPA-Migration im Haus als Projekt umzusetzen. Dabei werden folgende Punkte betrachtet: Organisation des Projekts Vordrucke und Korrespondenz Zahlungsverkehrsanalyse Prüfung der Software auf SEPA-Fähigkeit Umsetzung der Ergebnisse (Einführung der SEPA-Zahlverfahren) 3.2 Organisation des Projekts Da im Zusammenhang mit der Umstellung auf SEPA eine Vielzahl von Stellen innerhalb und außerhalb des Hauses betroffen ist, benennt die Muster GmbH einen Mitarbeiter aus der Finanzbuchhaltung zum SEPA-Beauftragten. Dessen Aufgaben sind: Sammlung von Basiswissen zum Thema SEPA Kommunikation innerbetrieblich, insbesondere in den Abteilungen Kommunikation mit den Softwarelieferanten (z.b. Fibu- und Lohnsoftware) Kommunikation mit Sparkasse und Banken Seite 3 von 14

4 4. Vordrucke und Korrespondenz Leitfaden SEPA-Migration 4.1 Bankverbindung auf Firmenbriefbögen und Rechnungen Für SEPA-Zahlungsaufträge werden nicht mehr die bisherigen Empfänger-Daten wie Bankleitzahl und Kontonummer verwendet, sondern BIC und IBAN BIC und IBAN Die BIC (Business Identifier Code) ist sozusagen die internationale Bankleitzahl eines Kreditinstitutes. Die BIC ist eine Adresse im Swift-Netz. Swift ist eine weltweit agierende Kommunikationsplattform für Finanztransaktionen. Während die deutsche Bankleitzahl immer aus acht Zahlen besteht, ist die BIC entweder acht oder elf Stellen lang und enthält sowohl Zahlen als auch Buchstaben. Die BIC der Sparkasse Wasserburg lautet: BYLA DE M1 WSB. Die IBAN (International Bank Account Number) ist dementsprechend die internationale Kontonummer. Sie ist je nach Land unterschiedlich aufgebaut. Eine IBAN in Deutschland besteht immer aus 22 Stellen und hat einen einheitlichen Aufbau nach folgendem Muster: Die IBAN der Muster GmbH lautet DE und lässt sich in folgende Bestandteile zerlegen: DE Länderkennziffer für Deutschland 89 Zweistellige Prüfziffer (wird automatisch berechnet) Bankleitzahl der Sparkasse Wasserburg (8 Stellen) Kontonummer der Muster GmbH rechtsbündig, 10 Stellen, ggf. mit führenden Nullen Auf den Firmenbriefbögen kann die Muster GmbH die IBAN in Vierer-Gruppen anordnen, um die Lesbarkeit zu erhöhen: DE Ausblick: IBAN-only Da in der deutschen IBAN immer auch die Bankleitzahl enthalten ist, ist es auch möglich, auf die Eingabe der BIC zu verzichten. Wird eine solche Zahlung nur mit einer Empfänger-IBAN eingereicht (IBAN-only), steuert die Sparkasse vor Weiterleitung der Zahlung automatisch die richtige BIC zu und leitet den Auftrag entsprechend weiter. Um während der Übergangsphase mögliche Eingabe-Fehler zu vermeiden, wird dieses Verfahren erst ab dem für SEPA-Aufträge innerhalb Deutschlands unterstützt. Ab dem wird IBAN-only auch für grenzüberschreitende Zahlungen möglich sein. Es ist daher vorerst sinnvoll, von eigenen Kunden immer IBAN und BIC zu erfragen und bei Nachfrage ebenfalls beide Daten der eigenen Bankverbindung anzugeben. Seite 4 von 14

5 IBAN und BIC sind auf den Kontoauszügen, auf neueren SparkassenCards und im Onlinebanking zu finden. 4.2 Vorgedruckte Überweisungsbelege bei Rechnungen Für die Kunden, die per Rechnung bezahlen, legt die Muster GmbH einen vorgedruckten Überweisungsbeleg bei. Spätestens für Rechnungen mit Fälligkeit nach dem müssen diese Belege rechtzeitig durch entsprechende SEPA- Vordrucke ersetzt werden. 5. Analyse des Zahlungsverkehrs Die Muster GmbH stellt im Rahmen des Projekts eine Übersicht über alle Abteilungen und Programme zusammen, um festzustellen, wo und wie derzeit Zahlungsaufträge erzeugt werden. Dabei ergibt sich folgendes Bild: Die Kreditorenbuchhaltung bezahlt die eingehenden Rechnungen mit dem Programm FIBU 1.0. Der Kundenstamm ist mit Kontonummer und Bankleitzahl eingepflegt. Die Dateien werden im DTAUS-Format erstellt und mit der Onlinebanking-Software SFirm an die Sparkasse versandt. Die Debitorenbuchhaltung reicht unter anderem Zahlungen per Lastschrift (Einzugsermächtigung und Abbuchungsauftrag) ein. Dafür wird das Programm Forderung 2.0 genutzt. Kontoumsätze vom Geschäftskonto werden mit SFirm über das Onlinebanking abgerufen und in das Programm Forderung 2.0 eingelesen. Die Personalabteilung zahlt Löhne, Gehälter und weitere Abgaben über das Programm PersonalKompakt. Auch hier werden die Dateien im DTAUS- Format mit Kontonummer und Bankleitzahl erzeugt. Zusätzlich entstehende individuelle Zahlungen werden direkt in der Software SFirm erzeugt und übertragen. Zusammengefasst bestehen die Änderungen bei der Umstellung von der bisherigen Überweisung auf die SEPA-Überweisung im wesentlichen bei der Angabe der Bankverbindung. Statt bisher Kontonummer und Bankleitzahl werden jetzt IBAN und BIC benötigt. Zusätzlich ändert sich das Datenformat der Zahlungen von bisher DTAUS auf künftig XML. 5.1 Übersicht der von den einzelnen Abteilungen erzeugten Zahlungen Bereich / Abteilung Bisherige Zahlungsform Neue Zahlungsform Kreditoren Überweisung (Text 51) SEPA-Überweisung Debitoren Personal Lastschrift als - Einzugsermächtigung - Abbuchungsauftrag Löhne und Gehälter (Text 53) Vermögenswirksame Leistungen (Text 54) SEPA-Lastschrift als - Basis-Lastschrift (Core) - Firmen-Lastschrift (B2B) SEPA-Überweisung (SALA) SEPA-Überweisung (CBFF) Krankenkassenbeiträge (Text 51) SEPA-Überweisung Sonstige Überweisung (Text 51) SEPA-Überweisung Seite 5 von 14

6 Lohn- und Gehaltszahlungen sowie die Vermögenswirksamen Leistungen werden im bisherigen DTAUS-Verfahren mit den Textschlüssel 53 bzw. 54 gekennzeichnet. Bei den SEPA-Zahlungen gibt es dazu spezielle Kennungen (Purpose-Codes). Löhne und Gehälter erhalten die Kennung SALA, Vermögenswirksame Leistungen erhalten CBFF. Die eingesetzte Lohnsoftware sollte diese Kennungen automatisch vergeben. 5.2 Prüfen der Programme auf SEPA-Fähigkeit Mit den Software-Herstellern wurde die SEPA-Fähigkeit der in den einzelnen Abteilungen eingesetzten Programme besprochen. Dabei zeigte sich folgendes Ergebnis: Programm SEPA-Fähigkeit Parallelbetrieb Umstellung IBAN/BIC möglich innerhalb Software FIBU 1.0* nicht möglich./../. Forderung 2.0* ab Version 3.0 nein nicht vorgesehen PersonalKompakt* ab Version 1.2 ja nein SFirm ab Version 2.4 ja ja (automatisch) * Die Softwareprodukte und ihre Funktionen sind fiktiv gewählt. Aus Sicht eines Vereins kann es sich hierbei auch um eine Mitgliedsverwaltung handeln. Die Angaben zu SFirm sind nicht fiktiv. 6. Einführung der SEPA-Zahlverfahren 6.1 Konvertieren von Zahlungen (FIBU 1.0) Die Muster GmbH stellt fest, dass die Software FIBU nicht mehr für die neuen SEPA- Zahlverfahren weiterentwickelt wird. An dieser Stelle muss klar sein, dass eine zukünftige Nutzung nach 2014 kaum Sinn macht und der Wechsel auf eine andere Software unumgänglich ist. Dennoch ist es grundsätzlich möglich, Zahlungsaufträge im DTAUS-Format in SEPA- Dateien zu konvertieren. Diese Konvertierung ist bei Überweisungen recht gut möglich, bei Lastschriften ist sie schwierig bis fast unmöglich. SEPA-Lastschriften benötigen eine Vielzahl von Informationen, die in den Lastschrift-DTAUS-Dateien nicht enthalten sind. Eine dauerhafte Konvertierung macht dort praktisch keinen Sinn. Generell ist zu beachten, dass SEPA-Zahlungen weniger Platz im Verwendungszweck (max. 140 Zeichen) bieten, als DTAUS-Zahlungen (bis max. 378 Zeichen). Überschüssige Zeichen werden abgeschnitten SEPA-File-Converter Mit dem SEPA-File-Converter kann die Muster GmbH eine DTAUS-Datei mit Überweisungen in eine SEPA-Überweisungs-Datei konvertieren. Den File-Converter erhalten Kunden der Sparkasse Wasserburg kostenfrei auf Anfrage Exkurs: Batch-Booking / Sammelüberweisung oder Einzelüberweisung Innerhalb des SEPA-Datenformats kann festgelegt werden, ob eine Sammelzahlung als Gesamtbuchung auf dem Kontoauszug erscheint oder ob die Datensätze einzeln angezeigt werden. Dafür ist das Feld Batch-Booking vorgesehen. Steht hier der Wert auf True wird die Zahlung als Sammelbuchung ausgeführt, die Einzelposten sind damit im Kontoauszug nicht ersichtlich. Mit der Vorgabe False wird der Auftrag in die enthaltenen Einzelbuchungen aufgeteilt. Seite 6 von 14

7 So kann die Muster GmbH die Rechnungen weiterhin als Sammelüberweisung ausführen, zur Vereinfachung der Buchhaltung die Aufträge aber aufsplitten lassen. Für Lohnzahlungen kann aber z.b. die Sammelbuchung gewählt werden, um zu verhindern, dass die Einzelzahlungen für andere Mitarbeiter ersichtlich sind. Die Einstellung zum Batch-Booking kann über die jeweils verwendete Onlinebanking-Software vorgenommen werden. 6.2 Einlesen von Kontoinformationen (in Forderung 2.0) Die Muster GmbH ruft Kontoumsätze über das Onlinebanking-Programm SFirm ab und importiert diese in die Buchhaltungs-Software. Dies ändert sich mit der Einführung von SEPA nicht, allerdings erfolgt die Darstellung der Umsätze leicht verändert. So wird z.b. beim Verwendungszweck häufig das Kürzel SVWZ+ vorangestellt. Auch die Darstellung des Auftraggebernamens kann anders dargestellt sein, als bei bisherigen Kontoumsätzen. Die Sparkasse Wasserburg bietet der Muster GmbH die Bereitstellung der Kontoumsätze in folgenden Formaten, auch über den hinaus, an: Inhalt Kontoumsätze bis zum Vortag Kontoumsätze laufender Tag (Vormerkposten) Sonderformat Kontoumsätze Format MT940 oder camt053 MT942 oder camt052 DTI oder camt054 Die Muster GmbH erkundigt sich beim Hersteller der Software Forderung 2.0, welches Auszugsformat künftig genutzt werden soll und klärt die Einrichtung der technischen Wege mit der Sparkasse ab. 6.3 Massenänderung Empfängerdaten Die Programme Forderung 2.0 und PersonalKompakt sind in den jeweils aktuellen Versionen SEPA-fähig. Aber die gespeicherten Bankverbindungsdaten werden noch mit Kontonummer und Bankleitzahl geführt, eine automatische Umwandlung in IBAN und BIC ist in den Programmen entweder nicht vorgesehen oder technisch nicht möglich. Um einen möglichst reibungslosen Übergang auf SEPA zu ermöglichen, möchte die Muster GmbH die vorhandenen Daten bereits jetzt im SEPA-Format mit IBAN und BIC speichern. Dazu bittet sie die Sparkasse um Unterstützung. SEPA-Account-Converter Der SEPA-Account-Converter ergänzt eine vorhandene Tabelle mit Kontonummern und Bankleitzahlen um IBAN und BIC. Wichtig ist an der Stelle, dass auch die Programme (hier Forderung 2.0 und PersonalKompakt) eine Funktion bieten, die Kundendaten in eine Textdatei zu exportieren und die ergänzten Daten wieder zu importieren. Die Muster GmbH exportiert die Daten in eine Excel-Tabelle und wandelt diese über den SEPA-Account-Converter in IBAN und BIC um. Das Ergebnis kann dann von der Muster GmbH in das ursprüngliche Programm wieder importiert werden. Der SEPA-Account-Converter wird kostenlos von der Sparkasse Wasserburg zur Verfügung gestellt. Seite 7 von 14

8 6.4 Prüfung der neu erzeugten SEPA-Dateien auf Korrektheit Bevor Zahlungen erstmalig zur Ausführung an die Sparkasse übermittelt werden, will die Muster GmbH die erzeugten SEPA-Dateien der Programme Forderung 2.0 und PersonalKompakt auf Korrektheit überprüfen. Die Sparkasse Wasserburg bietet auch hier ein entsprechendes Programm kostenfrei an. Mit dem SEPA-XML-Checker können SEPA-Dateien vorab geprüft und Fehler erkannt und dokumentiert werden. Die Programm-Hersteller können so die Software-Produkte anpassen und mögliche Fehler korrigieren. 6.5 Versand von Zahlungsaufträgen über Service-Rechenzentren Über sog. Service-Rechenzentren, wie z.b. die DATEV e.g. in Nürnberg, können z.b. Steuerberater Zahlungen (Lohnzahlungen) für ihre Mandanten direkt an die Sparkasse übertragen. Die Freigabe der Aufträge erfolgt dann durch den Kontoinhaber über die Sparkasse. Auch bei diesen Zahlungen werden künftig IBAN und BIC benötigt. Das Service-Rechenzentrum wird sich mit seinen Kunden und den Banken über die künftige Vorgehensweise abstimmen. Wenn die Muster GmbH selbst Daten über das Service-Rechenzentrum überträgt, sollte sie rechtzeitig mit dem Programm-Hersteller oder dem Service-Rechenzentrum Kontakt aufnehmen. 7. Die SEPA-Lastschrift 7.1 neue SEPA-Lastschrift-Verfahren Im Gegensatz zu den Überweisungen besteht bei den Lastschriften ein größerer Handlungsbedarf. Die bisherigen Verfahren der Einzugsermächtigung und des Abbuchungsauftrages können ab nicht mehr genutzt werden. Wichtig hierbei ist auch, dass die SEPA-Lastschrift-Verfahren nur beleglos per Onlinebanking genutzt werden können. So ist künftig die Einreichung von papierhaften Lastschrifen und von Datenträgern (z.b. Diskette oder USB-Stick) nicht mehr möglich Einzugsermächtigung und SEPA-Basis-Lastschrift Beim Einzugsermächtigungsverfahren liegen der Muster GmbH (Zahlungsempfänger) schriftliche Einzugsermächtigungen ihrer Kunden (Zahlungspflichtige) vor. Damit erteilt der Kunde der Muster GmbH die Erlaubnis, fällige Beträge von seinem Konto einzuziehen. Der Kunde der Muster GmbH hat das Recht, einem solchen Einzug ohne Angabe weiterer Gründe innerhalb von 8 Wochen ab Belastung zu widersprechen. Auch kann eine Einzugsermächtigungs-Lastschrift vom Kreditinstitut mangels Deckung zurückgegeben werden. Künftig erfolgt der Einzug von Zahlungen dieser Art über die SEPA-Basis-Lastschrift. Auch bei diesem Verfahren benötigt die Muster GmbH schriftliche Einverständniserklärungen ihrer Kunden, sog. SEPA-Lastschrift-Mandate. Im weiteren unterscheidet sich die SEPA-Basis-Lastschrift nicht groß von der bisherigen Einzugsermächtigung. Auch hier hat der Kunde ein Rückgaberecht von acht Wochen ab Belastung. Liegt kein gültiges Mandat vor, verlängert sich die Rückgabefrist für den Zahlungspflichtigen auf 13 Monate. Bestehende Einzugsermächtigungen müssen nicht neu mit den Zahlungspflichtigen vereinbart werden. Zur Vereinfachung ist die Umdeutung in Lastschrift-Mandate möglich. Seite 8 von 14

9 7.1.2 Abbuchungsauftrag und SEPA-Firmen-Lastschrift Sowohl beim Abbuchungsauftrag als auch bei der SEPA-Firmen-Lastschrift trifft der Zahlungsempfänger mit dem Zahlungspflichtigen eine Vereinbarung zum Einzug der Forderungen. Im Gegensatz zur Einzugsermächtigung und zur SEPA-Basis- Laschrift verzichtet der Zahlungspflichtige beim Abbuchungsauftrag bzw. bei der SEPA-Firmen-Lastschrift auf das Widerspruchsrecht. Fällige Lastschriften können somit vom Zahlungspflichtigen nicht zurückgegeben werden. Um Missbrauch zu vermeiden, kann ein Mandat zu einer SEPA-Firmen-Lastschrift nur zwischen Unternehmen rechtsgültig vereinbart werden. SEPA-Firmen-Lastschriften zu Lasten eines Verbrauchers (Privatkunde) sind nicht möglich. Ebenso ist die Umdeutung von bestehenden Abbuchungsaufträgen in SEPA-Firmen- Lastschriften nicht möglich. Die Mandate müssen grundsätzlich neu vereinbart werden. 7.2 Voraussetzungen zur Nutzung der SEPA-Lastschrift Bevor die Umwandlung von Einzugsermächtigungen oder das Neueinholen von Mandaten in Angriff genommen werden kann, benötigt die Muster GmbH eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) und sog. Mandatsreferenzen Gläubiger-Identifikationsnummer Jeder Zahlungsempfänger, der SEPA-Lastschriften einreicht, benötigt eine Gläubiger-ID. Diese dient der Identifizierung des Empfängers und muss bei jeder Lastschrift angegeben werden. Durch die Angabe der Gläubiger-ID in den Kontoinformationen kann der Zahlungsempfänger die Rechtmäßigkeit der Belastung anhand des bestehenden Lastschrift-Mandates überprüfen und ggf. bei unrechtmäßigen Belastungen bestimmte Gläubiger-IDs bei seinem Kreditinstitut sperren lassen. Da auch die Muster GmbH Lastschriften einreicht, beantragt Sie bei der Bundesbank eine Glübiger-ID. Über folgende Adresse kann diese kostenfrei angefordert werden: https://extranet.bundesbank.de/scp/ Die Gläubiger-ID hat folgenden Aufbau: Quelle: Deutsche Bundesbank Die drei mit ZZZ bezeichneten Stellen (Geschäftsbereichskennung) stehen der Muster GmbH zur freien Verfügung. So können z.b. unterschiedliche Kennungen für verschiedene Abteilungen eingesetzt werden. Wenn die Abteilungen 123 und 765 jeweils getrennt Lastschriften von den gleichen Kunden einziehen, kann die Geschäftsbereichskennung durch die Abteilungs-Nr. ersetzt werden. Dies hat den Vorteil, dass die Lastschriften besser den ausführenden Abteilungen zugeordnet werden können und zum anderen genügt insgesamt ein Lastschrift-Mandat des Zahlungspflichtigen. Seite 9 von 14

10 7.2.2 Exkurs: Gläubiger-ID in komplexen Strukturen, z.b. Hausverwaltung Belastet eine Hausverwaltung einen Zahlungspflichtigen mit Mietzahlungen und geht das Geld direkt auf das Konto des Eigentümers, benötigt der Eigentümer eine eigene Gläubiger-ID und teilt diese der Hausverwalter mit. Belastet die Hausverwaltung einen Zahlungspflichtigen mit Mietzahlungen und geht das Geld zunächst auf ein Sammelkonto, so ist für den Einzug die Gläubiger-ID des Hausverwalters zu verwenden. Im Feld Bemerkungen zum Mandat sollte der Text Einzug für hinterlegt werden. Führt die Hausverwaltung ein Treuhandkonto (Inhaber Hausverwaltung, Zusatz: Treuhand für Eigentümer xxx) so ist die Gläubiger-ID der Hausverwaltung zu verwenden Mandatsreferenz Zu einem vollständigen Mandat gehört neben der Gläubiger-ID auch die Mandatsreferenz. Während die Gläubiger-ID nur einmal für die Firma Muster GmbH beantragt wird und somit auf jedem Mandat gleich bleibt, erhält jeder einzelne Zahlungspflichtige, also jeder Kunde der Muster GmbH, eine eigene Mandatsreferenz. Die Mandatsreferenz kann von der Muster GmbH frei vergeben werden, muss aber immer eindeutig sein. Mandate ohne Mandatsreferenz sind nicht zulässig. Über die Kombination aus Gläubiger-ID und Mandatsreferenz kann jedes Mandat eindeutig einem Kunden zugeordnet werden. Wichtig: Jeder Kunde der Muster GmbH erhält eine eigene, eindeutige Mandatsreferenz. Es muss zwingend sichergestellt sein, dass es zu keiner Doppelvergabe der Mandatsreferenz kommt (auch bei abgelaufenen Mandaten). Es bietet sich an, bereits bestehende Kundendaten als Grundlage für die Mandatsreferenz zu verwenden, z.b. Kundennummer. Die Mandate sind im Original aufzubewahren, um bei möglichen Nachfragen oder Beanstandungen seitens des Zahlungspflichtigen Auskunft erteilen zu können. Weitere Informationen zum SEPA-Lastschrift-Mandat finden Sie im Punkt Neue Vereinbarungen mit der Sparkasse Wasserburg Damit die Lastschriften korrekt verarbeitet werden können, sind neue Inkassovereinbarungen notwendig. Die Muster GmbH wendet sich daher an die Sparkasse Wasserburg. Diese trifft mit dem Kunden folgende neue Vereinbarungen: Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis- Lastschriften Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Firmen- Lastschriften Für die Vereinbarungen benötigt die Sparkasse die Gläubiger-ID der Muster GmbH. Seite 10 von 14

11 7.3 Das SEPA-Lastschrift-Mandat Wie in den vorhergegangenen Kapiteln bereits erläutert, benötigt die Muster GmbH zum Einzug von Lastschriften künftig SEPA-Lastschrift-Mandate. Die bisherigen Vordrucke zur Einzugsermächtigung oder zum Abbuchungsauftrag können nicht mehr verwendet werden. Das betrifft auch bestehende Verträge oder Bestellformulare, die einen entsprechenden Passus enthalten. Die Muster GmbH erhält von der Sparkasse Wasserburg neue Muster für die SEPA- Basis-Lastschrift und die SEPA-Firmen-Lastschrift. Damit können die bestehenden Formulare angepasst werden Umdeutung bestehender Einzugsermächtigungen Um bei bestehenden Einzugsermächtigungen nicht von jedem Kunden ein neues Lastschrift-Mandat einholen zu müssen, können diese in ein SEPA-Lastschrift- Mandat umgedeutet werden. Dazu muss der Kunde rechtzeitig (mind. 14 Tage vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug) informiert werden. Dem Zahlungspflichtigen müssen neben dem konkreten Termin der Umstellung auch die Gläubiger-ID und seine persönliche Mandatsreferenz mitgeteilt werden. Die Information kann schriftlich oder im Rahmen des letzten Einzuges per Einzugsermächtigung über die Informationen im Verwendungszweck erfolgen. Der Text dazu kann z.b. wie folgt lauten: Sehr geehrter Kunde, zukünftig wird die Muster GmbH die monatlichen Wartungsbeiträge im SEPA-Basis- Lastschriftverfahren einziehen. Unsere Gläubiger-ID lautet: Ihre Mandatsreferenz lautet: DE [Gläubiger-ID der Muster GmbH] KU12345 [Mandatsreferenz des Kunden] Vor dem erstmaligen Einzug werden wir Sie schriftlich informieren. Mit freundlichen Grüßen Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Für bisherige Abbuchungsaufträge ist keine Umdeutung in SEPA-Firmen-Lastschrift- Mandate möglich. Hier sind immer neue Mandate mit den Zahlungs-pflichtigen zu vereinbaren Vorabinformation Das SEPA-Lastschrift-Verfahren verlangt grundsätzlich, dass der Zahlungsempfänger den Zahlungspflichtigen mind. 14 Kalendertage vor dem ersten Einzug schriftlich informiert. Hierfür gibt es aber einige Vereinfachungen: Die schriftliche Information muss nicht über einen separaten Brief erfolgen, sondern kann auch als Textergänzung z.b. in einem Vertrag genannt werden. Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtiger können verkürzte Zeiträume für die Informationen vereinbaren (z.b. über die AGB oder im Bestellformular). Zukünftige Belastungen können vorab genannt werden. Es wird der Rhythmus der Folgebelastungen angegeben und der Betrag. Seite 11 von 14

12 7.3.3 Mandatsverwaltung Zur Vereinfachung der Arbeitsabläufe und zur besseren Übersicht bestehender Mandate richtet sich die Muster GmbH eine Mandatsverwaltung ein. Neue Mandate können einfach angelegt und bestehende angezeigt und bearbeitet werden. Die Muster GmbH kann dazu auf ein separates Modul in ihrer Buchhaltungssoftware zurückgreifen Ablaufdatum SEPA-Mandate sind nicht unbegrenzt gültig. Wird ein Mandat 36 Monate lang nicht genutzt, also das Konto des Kunden in dieser Zeit nicht belastet, so verfällt es. Über die Mandatsverwaltung hat die Muster GmbH jederzeit Überblick über alle genutzten und gültigen Mandate. Abgelaufene Mandate werden archiviert Erst-, Folge- und letztmaliger Einzug Reicht die Muster GmbH eine SEPA-Lastschrift ein, so muss bei jeder Lastschrift auch ein Kennzeichen zur Nutzung der Lastschrift (Sequenz) angegeben werden. Über dieses Kennzeichen kann abgelesen werden, ob die Lastschrift einmalig oder wiederkehrend eingereicht wird. Diese Sequenz ist abhängig vom erteilten SEPA- Lastschrift-Mandat und muss bei jeder Lastschrift übermittelt werden. Bezeichnung Angabe in der XML-Datei Einmalig OOFF Erstmalig FRST Wiederkehrend RCUR Letzmalig FNAL Aus den Angaben zur einmaligen oder wiederkehrenden Einreichung errechnen sich auch die Vorlauffristen zur Bearbeitung der Lastschrift bei der Bank des Zahlungsempfängers. Verfahren SEPA-Basis-Lastschrift - erstmaliger / einmaliger Einzug - Folge- / letztmaliger Einzug SEPA-Firmen-Lastschrift Vorlauffrist = Versand an die Bank 6 Werktage vor Fälligkeitstag 3 Werktage vor Fälligkeitstag 2 Werktage vor Fälligkeitstag Fälligkeitsberechnung und Vorlagefristen Bei den bisherigen Einzugsverfahren waren die Lastschriften immer bei Sicht fällig, d.h. am Tag der Vorlage bei der Bank des Zahlungspflichtigen. Je nach Bank konnte das Datum der Fälligkeit somit unterschiedlich ausfallen. SEPA-Lastschriften müssen dagegen immer mit einem festen Fälligkeitsdatum gesendet werden. An diesem Tag wird sowohl das Konto des Zahlungspflichtigen belastet als auch die Gutschrift auf dem Konto des Zahlungsempfängers verbucht. Um den Banken genügend Zeit zur Bearbeitung der Lastschriften zu geben, müssen diese bereits einige Tage vor Fälligkeit bei der Empfängerbank eingereicht werden. Die Muster GmbH muss also die Fälligkeitstermine im Blick behalten und die Lastschriften entsprechend einige Tage vorher bei der Sparkasse einreichen. Sie verwendet dazu das Programm SFirm, da hier der Versandtermin aufgrund der Fälligkeit und Vorlauffristen automatisch berechnet wird. So können die Termine auf einfachem Weg eingehalten werden. Seite 12 von 14

13 7.4 Checkliste für die Umstellung der Lastschriftverfahren Tätigkeit erledigt 1. Bestandsaufnahme im eigenen Haus Welche Kunden werden belastet? Verbraucher, Nicht-Verbraucher? Nach welchem Verfahren wird eingezogen? Einzugsermächtigung oder Abbuchungsauftrag? Wie können und wollen wir die Kunden zukünftig belasten? SEPA-Basis-Lastschrift und/oder SEPA-Firmen-Lastschrift? 2. Mandatsidentifikation erstellen Beantragen Gläubiger-ID bei der Bundesbank Vergabe Mandatsreferenzen für jedes Mandat 3. Vereinbarungen mit der Sparkasse treffen Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA- Basis-Lastschriften Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA- Firmen-Lastschriften 4. Korrespondenz mit dem Kunden durchführen Umdeutung der Einzugsermächtigungen in SEPA-Basis-Mandate durch Information der Kunden Anschreiben oder Information über Verwendungszweck? Einholen neuer Mandate, wenn die bisherigen Einzugsermächtigungen nicht umgewandelt werden können Bei SEPA-Firmen-Lastschriften: Einreichung einer Kopie durch den Kunden bei seinem Kreditinstitut 5. Mandatsverwaltung und Fälligkeitsberechnung Organisatorische Maßnahmen treffen, um zukünftig richtig einzuziehen. Erst-, Folge-, letztmaliger Einzug, Verfallsdaten Beachtung der Vorlauffristen Seite 13 von 14

14 8. Anhang Ansprechpartner Für alle Fragen rund um SEPA steht Ihnen Ihr persönlicher Kundenberater gerne zur Verfügung. Wenn Sie Fragen zum Onlinebanking oder zur Software SFirm haben, können Sie sich gerne an unsere Electronic-Banking-Hotline wenden: Telefon: +49(0)8071 / oder -128 Telefax: +49(0)8071 / Internet Allgemeine Informationen zu SEPA: Beantragung der Gläubiger-ID: https://extranet.bundesbank.de/scp Muster für Lastschrift-Mandate: SEPA-Checkliste für Unternehmen: Seite 14 von 14

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