Von Überweisung und Lastschrift zu SEPA

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1 Von Überweisung und Lastschrift zu SEPA Ein Leitfaden über die Einführung der neuen, europäischen Zahlungsarten im Unternehmen Stand Mai 2013 Seite 1

2 Von Überweisung und Lastschrift zu SEPA Inhaltsverzeichnis Pos. Inhalt Seite 1. Pflicht zur Abschaltung der bisherigen nationalen Zahlverfahren 3 2. Pflicht zur Nutzung der SEPA-Lastschrift 3 3. Praktische Vorgehensweise anhand der Firma EDV GmbH 3 4. Projektstruktur für die Umstellung (mit Checkliste) 3 5. Sfirm und der Wechsel auf SEPA Zurück zur Firma EDV GmbH 15 Wer wird zukünftig wie belastet? Welche Schritte sind vor Einholung der Mandate nötig? 18 Exkurs: Die Gläubiger-ID für Haus- und Wohnungsverwalter Wie erstellt der Empfänger gültige Mandate? Wann können die Beiträge eingezogen werden? Rückgabe von Lastschriften Erfassen und versenden von SEPA-Lastschriften Technische Dokumentation Checkliste über die Umstellung der Lastschriftverfahren Anhang 35 Dieses Dokument wurde mit größter Sorgfalt erstellt und nach dem Stand der Technik auf Korrektheit überprüft. Für Schäden, die sich direkt oder indirekt aus dem Gebrauch des Dokuments ergeben sowie für beiläufige Schäden oder Folgeschäden ist der Herausgeber nicht verantwortlich. Für den Verlust oder die Beschädigung von Hardware oder Software oder Daten infolge direkter oder indirekter Fehler oder Zerstörungen sowie für Kosten; die im Zusammenhang mit dem Dokument stehen sind alle Haftungsansprüche ausdrücklich ausgeschlossen. Inhalte der genannten Links obliegen deren Inhabern. Dieses Dokument ist urheberrechtlich geschützt. Seite 2

3 1. Pflicht zur Abschaltung der bisherigen nationalen Zahlverfahren Über die Verordnung (EU) Nr. 260/2012 des Europäischen Parlaments vom 14. März 2012 wurden eine Reihe von sowohl technischen wie auch organisatorischen Abläufen für den Zahlungsverkehr zwischen Kunde und Kreditinstitut verpflichtend festgelegt. Insgesamt führt die Verordnung eine zeitlich gestaffelte Abschaltung der bisherigen innerdeutschen Zahlverfahren zugunsten der europaweit einheitlich geltenden Zahlverfahren (SEPA-Verfahren) durch. 2. Pflicht zur Nutzung der SEPA-Lastschrift Für die Einreicher von Lastschriftzahlungen (Zahlungsempfänger) bedeutet das konkret, dass ab dem weder Einzugsermächtigungen noch Abbuchungsaufträge mehr von der angenommen und durchgeführt werden dürfen. Auch eine Konvertierung Ihrer Lastschriftdateien ist uns leider nicht möglich, es fehlen in der nationalen Lastschriftdatei dazu nötige Informationen. Dieser Leitfaden für den Wechsel vom deutschen Lastschriftverfahren zur europäischen SEPA-Lastschrift gibt Ihnen Auskunft, welche Vorbereitungen Sie als Zahlungsempfänger treffen müssen und welche Unterstützung Ihnen Ihre dabei bietet, damit Sie auch nach dem Gelder per Lastschrift einziehen können. Weitere wichtige Dokumente zum Thema SEPA finden Sie im Anhang zum Herunterladen aus dem Internet. 3. Praktische Vorgehensweise anhand der Firma EDV GmbH Da in vielen Publikationen das Thema Umstellung auf SEPA oft abstrakt dargestellt wird, erklären wir hier die Umstellung anhand eines konkreten Praxisbeispiels. Die (fiktive) Firma EDV GmbH hat ihr Geschäftskonto bei der. Der Zahlungsverkehr der Firma soll auf die neuen SEPA-Zahlverfahren umgestellt werden, damit ein reibungsloser Ablauf der Zahlungen auch nach dem gewährleistet ist. 4. Projektstruktur für die Umstellung 4.1 SEPA-Checkliste der 4.2 Organisation Ja Nein Gibt es in Ihrem Hause einen festen Ansprechpartner für die zum Gesamtprojekt SEPA? Seite 3 Haben Sie mit der Umstellung des Zahlungsverkehrs auf SEPA schon begonnen?

4 4.3 Vordrucke und Korrespondenz Ja Nein Enthalten Ihre Briefbögen und Rechnungsvordrucke Ihre IBAN und BIC? Senden Sie Ihren Kunden vorgedruckte Überweisungsbelege mit der Rechnung mit? Reichen Sie selber Überweisungen beleghaft bei der ein? Seite Analyse des Zahlungsverkehrs Ja Nein Nutzen Sie eine Finanzbuchhaltung zur Erstellung von Zahlungsaufträgen? Nutzen Sie eine Lohnbuchhaltungssoftware zur Erstellung entsprechender Zahlungen? Wenn ja: Sind diese Programme in der Lage, auch SEPA-Zahlungen zu erzeugen? Wenn ja: Unterstützen diese Programme die automatische Umrechnung von Kontonummer und Bankleitzahl des Kundenbestandes in IBAN und BIC? Nutzen Sie eine Online-Banking-Software zum Abruf von Kontoinformationen und zur Erfassung und Versendung von Zahlungen (auch aus o.g. Systemen)? Wenn ja: Ist auch diese Software auf dem aktuellen Stand und SEPA-fähig? Lesen Sie per Online-Banking abgeholte Kontoumsätze in Ihre Finanzbuchhaltung zwecks Weiterverarbeitung ein? Wenn Sie generell Zahlungsaufträge erstellen, nutzen Sie den vorhandenen Platz in den Verwendungszweckzeilen voll aus (z.b. addieren von diversen Rechnungen in einem Überweisungsauftrag)? Nutzen Sie die Dienstleistung eines Service-Rechenzentrums für Ihren Zahlungsverkehr (z.b. die DATEV)? 4.5 Lastschriften Ja Nein Ziehen Sie Forderungen per Lastschrift ein? Wenn ja : Haben Sie bereits eine Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Bundesbank beantragt? Wenn ja: Wird der Lastschriftverkehr (auch) per Beleg abgewickelt? Ziehen Sie auch Forderungen per Abbuchungsauftrag ein (keine Rückgabe der Belastung wegen Widerspruch)? Wenn ja: Werden diese Abbuchungen auch bei Privatleuten durchgeführt?

5 4.2 Organisation Da im Zusammenhang mit der Umstellung auf SEPA eine Vielzahl von Stellen innerhalb und außerhalb des Hauses betroffen sind, ernennt die EDV GmbH einen Mitarbeiter aus dem Bereich der Finanzbuchhaltung zum SEPA-Beauftragten. Die Aufgaben des Beauftragten sind: Sammlung von Basiswissen über das Thema SEPA Kommunikation innerbetrieblich, besonders in der Buchhaltung und der Personalabteilung Kommunikation mit den Ansprechpartnern der genutzten Software (z.b. Fibuund Lohnsoftware) Kommunikation mit der und anderen Instituten, bei denen die EDV GmbH Kontoverbindungen unterhält. 4.3 Vordrucke und Korrespondenz Bankverbindung auf Firmenbriefbögen und Rechnungen IBAN / BIC / IBAN-Only BIC Die Zahlungsinstrumente der SEPA verwenden nicht die bisherigen Daten Bankleitzahl und Kontonummer, um eine Zahlung zu adressieren, sondern BIC und IBAN. Ein BIC ist sozusagen die internationale Bankleitzahl eines Kreditinstitutes. Die BIC werden verwaltet von der Swift, einer internationalen Bankenvereinigung. Während eine Bankleitzahl immer eine 8-stellige Zahl ist, sind BIC entweder 8 oder 11 Stellen lang und enthalten sowohl Zahlen als auch Buchstaben. Der BIC der ist HELADEF1GER. Die letzten drei Stellen der BIC geben eine Filialnummer an. Wird diese nicht benötigt, so werden manchmal diese Stellen mit drei X ausgefüllt. Man trifft also verschiedene Schreibweisen an HELADEF1GER - WELADE3WXXX - Westmünsterland Seite 5

6 IBAN Die IBAN ist dementsprechend die internationale Kontonummer der EDV GmbH bei der. IBAN-Nummern haben je nach Land einen unterschiedlichen Aufbau und unterschiedliche Längen. Eine IBAN in Deutschland ist immer 22 Stellen lang und hat einen einheitlichen Aufbau. Die IBAN der EDV GmbH ist die DE DE Das Konto wird in Deutschland geführt 67 Zweistellige Prüfziffer, wird errechnet Bankleitzahl der (8 Stellen) Kontonummer der EDV GmbH rechtsbündig, immer 10 Stellen lang mit führenden Nullen IBAN-Only Auf den Firmenbriefbögen verwendet die EDV GmbH die genormte Vierer-Gruppierung zur besseren Lesbarkeit. DE Da in der deutschen IBAN immer auch die Bankleitzahl angegeben ist, ist es auch möglich, in einem Zahlungsauftrag nur die IBAN einzugeben bzw. den Empfänger der Zahlung nur nach seiner IBAN zu fragen. Wenn die EDV GmbH eine solche Zahlung nur mit einer Empfänger-IBAN einreicht (IBAN- Only), steuert die vor Weiterleitung der Zahlung automatisch die richtige BIC dazu und leitet den Auftrag dann weiter. Bei Nutzung dieses Verfahrens ist zu beachten: Vor dem ist die Angabe von IBAN und BIC immer nötig. Eine Zusteuerung der BIC findet noch nicht statt. Ab dem findet eine Zusteuerung der BIC statt, aber nur für innerdeutsche Aufträge. Bei SEPA-Zahlungen in andere Länder muss die EDV GmbH Empfänger- IBAN und BIC angeben. Erst ab dem entfällt die Angabe der BIC vollständig. Seite 6

7 Vor diesem Hintergrund entschließt sich die EDV GmbH, nach Möglichkeit immer IBAN und BIC zu nutzen und diese Werte von den Empfängern von Zahlungsaufträgen auch entsprechend zu erfragen. Auch bei Anfragen an die EDV GmbH nach deren IBAN antwortet die Firma immer mit Angabe der IBAN und BIC. 4.4 Analyse des Zahlungsverkehrs Bestandsaufnahme Die Firma stellt alle Abteilungen und Programme zusammen, in denen Zahlungsaufträge erzeugt werden: Die Kreditorenbuchhaltung bezahlt die eingehenden Rechnungen. Dazu wird ein Programm FIBU 1.0 genutzt. Der Kundenstamm ist mit Kontonummer und Bankleitzahl eingepflegt, die Dateien werden im Format DTAUS (oder DTA = Datenträgeraustausch) erstellt. Solche Dateien können dann z.b. mit der Online-Banking-Software Sfirm der oder über das Internet-Portal unter eingelesen und per Datenleitung zur gesendet werden. Die Debitorenbuchhaltung zieht unter anderem Gelder von den Konten der Kunden ein. Es wird das Programm Forderung 2.0 zur Erstellung von Lastschriften genutzt. Auch hier sind Kontonummer und Bankleitzahl vorhanden und es wird eine Datei im Format DTAUS erzeugt. Desweiteren werden die Kontoumsätze zu dem Geschäftskonto über das Online-Banking abgerufen und in das Programm Forderung 2.0 eingelesen, um bezahlte Rechnungen automatisiert erkennen zu können. Die Personalabteilung zahlt Löhne, Gehälter und weitere Abgaben über das Programm PersonalKompakt aus. Auch hier werden die Dateien im gewohnten Format DTAUS erzeugt. Insgesamt nutzt die Firma EDV GmbH zusätzlich das Programm Sfirm der zum Abruf der Kontoumsätze und für den Versand der durch die einzelnen Abteilungen erzeugten Dateien. Seite 7

8 Übersicht der von den Stellen erzeugten Zahlungen Bereich Bisherige Zahlungsform Neue Zahlungsform Kreditoren Überweisung SEPA-Überweisung Debitoren Lastschrift SEPA-Lastschrift - Einzugsermächtigung - Basis - Abbuchung - Firmen Personal Löhne SEPA-Überbeisung SALA VL-Leistungen SEPA-Überweisung CBFF Krankenkasse SEPA-Überweisung Lohnzahlungen und Zahlungen der Vermögenswirksamen Leistungen werden im nationalen DTAUS-Verfahren mit den Textschlüsseln 53 und 54 gesondert gekennzeichnet. Die Aufgabe der Textschlüssel übernehmen in der SEPA-Welt zusätzliche Kennungen in einer SEPA-Zahlung. Löhne erhalten die Kennung SALA, Zahlungen der Vermögenswirksamen Leistungen erhalten CBFF. Es ist Aufgabe der eingesetzten Lohnsoftware, diese Kennungen entsprechend zu vergeben. Prüfen der Programme auf SEPA-Fähigkeit Mit den Herstellern der Programme wird die Umstellung auf SEPA mit folgendem Ergebnis besprochen: Programm SEPA-fähig ab? Parallelbetrieb oder Massenänderung harter Übergang? Empfängerdaten? FIBU 1.0 gar nicht -,- Nein Forderung 2.0 Version 3.0 hart Ja PersonalKompakt Version 1.2 hart Ja Sfirm Version 2.4 parallel Ja (automatisch) Sfirm = reale Werte, Rest Beispiele Seite 8

9 4.4.2 Einführung der SEPA-Zahlungsarten Konvertieren von Zahlungen (FIBU 1.0) Die EDV GmbH stellt fest, dass die Software FIBU nicht mehr für die neuen SEPA- Zahlverfahren weiterentwickelt wird. An dieser Stelle muss klar sein, dass eine zukünftige Nutzung nach 2014 kaum Sinn machen wird und der Wechsel auf eine andere Software unumgänglich ist. Dennoch ist es grundsätzlich möglich, Zahlungsaufträge im DTAUS-Format in SEPA- Dateien zu konvertieren. Diese Konvertierung ist bei Überweisungen recht gut möglich, bei Lastschriften ist sie schwierig bis fast unmöglich. SEPA-Lastschriften benötigen eine Vielzahl von Informationen, die in den Lastschrift-DTAUS-Dateien nicht enthalten sind. Eine dauerhafte Konvertierung macht dort praktisch keinen Sinn. Generell muss man beachten, dass SEPA-Zahlungen weniger Platz im Verwendungszweck bieten (max. 140 Zeichen), als DTAUS-Zahlungen. Überschüssige Zeichen werden abgeschnitten. Abhilfe bietet hier die Software SFirm. Mit SFirm kann die EDV GmbH eine DTAUS-Datei mit Überweisungen in eine SEPA- Überweisungs-Datei konvertieren. Seite 9

10 Einlesen von Kontoinformationen (in Forderung 2.0) Kontoumsätze aus dem Internet-Banking bzw. aus Online-Banking-Programmen wie Sfirm werden abgerufen und in einer oder mehreren Dateien auf den Festplatten der EDV GmbH gespeichert. Dies ändert sich mit der Einführung von SEPA nicht, allerdings werden die Zahlungen innerhalb dieser Dateien anders dargestellt als DTAUS-Zahlungen. Beispiel Verwendungszweck: Inhalt DTAUS Inhalt SEPA Rechnung-Nr SVWZ+Rechnung-Nr Das Programm Forderung 2.0 muss hier also die eingehenden Zahlungen auch in der neuen SEPA-Darstellung finden können. Die bietet der EDV GmbH die Bereitstellung der Kontoumsätze in folgenden Formaten sowohl derzeit als auch über den hinaus an: Inhalt Format Abrufbar über Kontoumsätze Vortag Swift MT940 Internet-Banking Camt053 Online-Banking- Programme Kontoumsätze laufender Tag Swift MT942 Online-Banking- Camt052 Programme Bestimmte Kontoumsätze Vortag DTI Online-Banking- Camt054 Programme Massenänderung Empfängerdaten Die Programme Forderung 2.0 und PersonalKompakt können SEPA. Aber sowohl die Kunden- als auch Mitarbeiterbestände werden noch komplett mit Kontonummer und Bankleitzahl geführt. Seite 10

11 SEPA-Account-Converter Der SEPA-Account-Converter ergänzt eine vorhandene Tabelle mit Kontonummern und Bankleitzahlen um IBAN und BIC. Wichtig ist an der Stelle, dass auch die Programme (hier Forderung 2.0 und PersonalKompakt) eine Funktion kennen, die Kundendaten in eine Textdatei zu exportieren und die ergänzten Daten wieder einlesen und ändern zu können. Die EDV GmbH erstellt eine csv-tabelle nach folgendendem Beispiel: DE ;; WERNER TESTMANN ;;; ; ;;;;; DE ; ; Ein Kann-Feld WERNER TESTMANN ; ;; Zwei Kann-Felder Pflicht / Text, immer DE für Deutschland Kann / Text / 30 Stellen Entweder ein Name oder z.b. eine Kundennummer, anhand derer das Programm (in unserem Beispiel Forderung 2.0) den Kundensatz zum Ändern der Daten finden kann ; Pflicht / Zahl / immer 8 Stellen, die Bankleitzahl, in diesem Beispiel die der ; Pflicht / Zahl / immer 10 Stellen, linksbündig mit führenden Nullen, Kontonummer. ;;;; Vier Kann-Felder Im SEPA-Account-Converter trägt die EDV GmbH unter IBANHIN-Datei den Pfad zu ihrer Empfängerdatei ein und erhält durch Klick auf IBANRUECK Datei eine Ergebnisdatei mit BIC und IBAN Hinweis: DE ;; WERNER TESTMANN ;;; ; ;;;;; HELADEF1GER ; DE ;;00 Ein Wert ungleich 00 am Ende kennzeichnet einen Fehler bei der Umstellung dieses Datensatzes. Der Account-Converter meldet auch dann eine erfolgreiche Umstellung, wenn in einzelnen Datensätzen Fehler aufgetreten sind. Seite 11

12 Wir empfehlen daher, die Ergebnisdatei vor Einlesen in die Software in eine Excel- oder Access-Tabelle zu laden und die Werte des letzten Feldes zu prüfen. Den SEPA-Account-Converter erhalten Sie kostenfrei bei Ihrer. Den entsprechenden Download-Link finden Sie im Anhang zu diesem Leitfaden. Hinweise zur Installation sind in diesem Leitfaden im Abschnitt 5 dargestellt. Mit dem Converter wird auch eine komplette Satzbeschreibung der IBAN-HIN-Datei und eine Auflistung der Fehlercodes mitgeliefert. Die EDV GmbH exportiert die Kundendaten in eine Tabelle, fügt mit Hilfe des SEPA-Account- Converterdie IBAN und BIC hinzu und liest die geänderten Daten wieder in das Programm ein Versand von Zahlungsaufträgen über Service-Rechenzentren Service-Rechenzentren wie z.b. die Datev übernehmen für den Steuerberater den Versand der Lohndaten der Mandanten. Hier findet zwischen der und dem Betreiber des Service-Rechenzentrums eine Abstimmung über Einreichung und Verarbeitung von Zahlungen statt. Aber auch an dieser Stelle werden BIC und IBAN benötigt, und auch die Programme der Service-Rechenzentren z.b. beim Steuerberater oder den Mandanten selber, werden aktualisiert. 5. Sfirmund der Wechsel auf SEPA Die Online-Banking Software Sfirm für den Firmenkunden der nimmt eine zentrale Bedeutung bei der Einführung der neuen SEPA-Zahlverfahren ein. Alle hier genannten Hilfsprogramme sind in der Software Sfirm unter einer Oberfläche integriert und arbeiten den anderen Modulen zu. Wenn Sie Sfirm noch nicht nutzen, zeigen wir Ihnen gerne unsere Leistungen im Bezug auf Software, Installation und Wartung und unterbreiten Ihnen ein entsprechendes Angebot. Seite 12

13 5.1 Einige Funktionen in der Übersicht Zahlungen im DTAUS-Format können auf Knopfdruck in neue SEPA-Ordner verschoben und dabei gleichzeitig in SEPA- Überweisungen umgewandelt werden. Alle Export- und Importschnittstellen bieten die neuen Felder der SEPA-Formate an. Bei der Erfassung von SEPA- Zahlungen werden Bankleitzahl und Kontonummer direkt in IBAN und BIC umgewandelt. Seite 13

14 Die Fälligkeiten beim Versand von Lastschriften werden automatisch aus diversen Faktoren errechnet und Ihnen vor Versand angezeigt. Sfirm unterstützt Sie bei der Integration der SEPA-Lastschriften. Komplette Mandatsverwaltung Druck von Mandanten Import von Mandatsinformationen, Umwandeln von Einzügen in SEPA- Lastschriften. Die speziellen Möglichkeiten von Sfirm bezüglich SEPA zeigt Ihnen der Leitfaden SEPA mit Sfirm. Den Leitfaden finden Sie im Anhang zum Herunterladen aus dem Internet. Bildquelle: ww.sfirm.de Seite 14

15 6. Zurück zur Firma EDV GmbH Die Firma belastet ihren Kunden für ihre Dienstleistungen monatliche Wartungsgebühren. Die Beiträge sind jeweils zum 15. des Monats fällig. Es werden belastet: 300 Kunden per Einzugsermächtigungsverfahren 100 Kunden per Abbuchungsverfahren, davon 30 private Kunden Wer wird zukünftig wie belastet? 6.1 Einzugsermächtigungsverfahren und SEPA-Basis-Lastschrift Bei dem Einzugsermächtigungsverfahren holt die EDV GmbH (Zahlungsempfänger) von ihren Kunden (Zahlungspflichtige) schriftliche Einzugsermächtigungen ein. Damit erlaubt der Kunde der EDV GmbH, von seinem Konto Geld einzuziehen. Der Kunde der EDV GmbH hat das Recht, einen solchen Einzug ohne Angabe weiterer Gründe wegen Widerspruch binnen 8 Wochen ab Belastung zurückgeben zu können. Der Nachfolger der Einzugsermächtigung ist die SEPA-Basis-Lastschrift. Auch hier muss die EDV GmbH von ihrem Kunden eine Genehmigung schriftlich einholen. Diese Genehmigung wird Mandat genannt. Damit kann die EDV GmbH Konten von Verbrauchern und Firmen belasten. Der belastete Kunde hat ein Rückgaberecht von 8 Wochen ab Belastung. Kann die EDV GmbH kein gültiges Mandat für einen Einzug vorweisen, so kann der Kunde bis zu 13 Monate nach Belastung Zahlungen zurückgeben. Die 300 Kunden der EDV GmbH, die per heute im Einzugsermächtigungsverfahren belastet werden, müssen auf das SEPA-Basis-Lastschrift-Verfahren umgestellt werden. Damit nicht von allen 300 Kunden eine neue, schriftliche Genehmigung eingeholt werden muss, gibt es ein vereinfachtes Verfahren, mit dem man vorhandene Einzugsermächtigungen in SEPA-Basis-Mandate umwandeln kann. Dies gilt aber nur für die Umwandlung von Einzugsermächtigungen in SEPA-Basis- Mandate. Umwandlungen anderer Konstellationen bedürfen immer neuer, schriftlicher Mandate. Seite 15

16 6.2 Abbuchungsverfahren und SEPA-Firmen-Lastschrift Bei der Abbuchung zieht die EDV GmbH ebenfalls Geld vom Konto des Kunden ein, allerdings erteilt der Kunde vorher seinem Kreditinstitut einen entsprechenden Auftrag, diese Zahlungen auch einzulösen. Vor Weiterleitung des Geldes an die EDV GmbH, prüft das Kreditinstitut des Kunden, ob ein gültiger Abbuchungsauftrag vorliegt. Liegt kein Auftrag des Kunden vor, lehnt das Kreditinstitut die Einlösung ab und leitet kein Geld an die Hausbank der EDV GmbH weiter. Eingelöste Abbuchungsaufträge können vom Kunden nicht wegen Widerspruch zurückgegeben werden. Bei dem Verfahren der SEPA-Firmen-Lastschrift holt die EDV GmbH zunächst ein schriftliches Mandat vom Kunden ein. Der Kunde reicht eine Kopie des Mandates bei seinem Kreditinstitut ein. Das Kreditinstitut des Kunden prüft dann jedes Mal vor Einlösung einer Lastschrift auf ein vorliegendes Mandat. Eingelöste SEPA-Firmenlastschriften können vom Kunden nicht wegen Widerspruch zurückgegeben werden. Die 70 gewerblichen Kunden der EDV GmbH, die per heute im Abbuchungsverfahren belastet werden, müssten auf das SEPA-Firmen-Lastschrift-Verfahren umgestellt werden. Es gibt hier kein vereinfachtes Verfahren zur Umwandlung von Abbuchungsaufträgen in SEPA-Firmenlastschrift-Mandate. Von jedem Kunden muss ein neues Mandat schriftlich eingeholt werden. Jeder Kunde muss eine Kopie des Mandates bei seinem Kreditinstitut einreichen. Wenn die EDV GmbH ganz auf die Abbuchungen verzichten wollte, könnte sie die 70 Gewerbekunden zukünftig auch per SEPA-Basis-Lastschrift einziehen. Aber auch dann müssen neue, schriftliche Mandate mit Kundenunterschrift eingeholt werden. Davon muss aber keine Kopie an die Bank des Kunden gehen. Seite 16

17 6.3 SEPA-Firmen-Lastschrift mit privaten Kunden Wie der Name schon sagt, sind SEPA-Firmen-Lastschriften nur zur Belastung von Konten von Nicht-Verbrauchern erlaubt. Anders gesagt, ab dem gibt es kein Abbuchungsverfahren von Privatkonten mehr. Die 30 privaten Kunden der EDV GmbH können zukünftig also weder als Abbuchungseinzug, noch als SEPA-Firmen-Lastschrift belastet werden. Will man diese Kunden weiterhin per Lastschrift belasten, muss dies als SEPA-Basis-Lastschrift erfolgen. Auch hier sind neue, schriftliche Mandate einzuholen. 6.4 Entscheidung der EDV GmbH: Wer wird wie zukünftig belastet? Die EDV GmbH entscheidet sich: Die 300 Einzugskunden werden zukünftig per SEPA-Basis-Lastschrift belastet. Die 70 Gewerbe-Abbuchungskunden werden zukünftig per SEPA-Firmen- Lastschrift belastet Die 30 privaten Abbuchungs-Kunden werden zukünftig per SEPA-Basis- Lastschrift belastet. Seite 17

18 7. Welche Schritte sind vor Einholen der Mandate nötig? 7.1 Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz Bevor die Umwandlung von Einzugsermächtigungen oder das Neueinholen von Mandaten in Angriff genommen werden kann, braucht die EDV GmbH eine Gläubiger- Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) und Mandatsreferenzen Die Gläubiger-Identifikationsnummer Bei jedem Lastschrift-Einzug muss die EDV GmbH eine Gläubiger-ID mitsenden. Diese erscheint bei dem Kunden zusätzlich zu den Verwendungszweckdaten im Kontoauszug. Die Gläubiger-ID dient der Identifizierung des Zahlungsempfängers. Eine Gläubiger-ID wird immer für den Inhaber des Kontos beantragt, auf dem die eingezogenen Gelder gutgeschrieben werden. Die Gläubiger-ID beantragt die EDV GmbH kostenfrei über das Internet-Portal der Deutschen Bundesbank. Im Wesentlichen wird die Rechtsform angegeben, genaue Bezeichnung, Adresse, Ansprechpartner und Kommunikationsdaten. Per erhält die EDV GmbH dann Ihre Gläubiger-ID von der Deutschen Bundesbank zugeteilt. Die Firma EDV GmbH erhält eine Gläubiger-ID. Beantragung über Die Gläubiger-ID hat folgenden Aufbau: Quelle: Deutsche Bundesbank Die drei mit ZZZ bezeichneten Stellen stehen der EDV GmbH zur freien Verfügung. Man kann sie auf ZZZ belassen, oder eine eigene Nummer verwenden. Seite 18

19 Wenn die EDV GmbH z.b. zwei Abteilungen hat, die beide getrennt voneinander von dem gleichen Kunden einziehen so kann die eine Abteilung den Wert 111 verwenden, die andere den Wert 222. So ist auch für die EDV GmbH bei gleichem Kunden schnell erkennbar, welche Abteilung eingezogen hat. Exkurs: Die Gläubiger-ID für Haus- und Wohnungsverwalter Belastet eine Hausverwaltung einen Zahlungspflichtigen z.b. mit einer Mietzahlung, und geht das Geld direkt auf das Konto des Hauseigentümers, so ist für diesen Eigentümer eine eigene Gläubiger-ID bei der Bundesbank zu beantragen und für den Einzug zu nutzen. Belastet eine Hausverwaltung einen Zahlungspflichtigen z.b. mit einer Mietzahlung, und geht das Geld zunächst auf ein Sammelkonto des Hausverwalters und wird später verrechnet, so ist für den Einzug die Gläubiger-ID der Hausverwaltung zu nutzen. Bei der Erfassung der SEPA-Lastschrift ist im Mandat im Feld Bemerkungen zusätzlich der Wohnungseigentümer zu vermerken ( Einzug für ) Die Mandatsreferenz Zu einem Mandat gehört neben der Gläubiger-ID auch die Mandatsreferenz. Während die Gläubiger-ID nur einmal für die Firma EDV GmbH beantragt wird und somit auf jedem Mandat gleich bleibt, erhält jeder einzelne Zahlungspflichtige, also jeder Kunde der EDV GmbH, seine eigene Mandatsreferenz. Die Referenz kann von der EDV GmbH frei vergeben werden. Mandate ohne Mandatsreferenz sind nicht zulässig. Jeder Kunde der EDV GmbH erhält seine eigene Mandatsreferenz Widerruft ein Kunde der EDV GmbH ein Mandat, so wird das Mandat sowie die Mandatsreferenz ungültig! Die EDV GmbH kann dann keine Forderungen insgesamt mehr vom Kunden einziehen. In so fern muss die EDV GmbH entscheiden Vergeben wir eine Mandatsreferenz für den Kunden insgesamt oder Erstellen wir mehrere Mandate für einen Kunden mit verschiedenen Referenzen für die einzelnen Bereiche, in denen Gelder eingezogen werden. Auch die Mandatsreferenz sendet die EDV GmbH bei jedem Einzug mit. Gläubiger-ID und Mandatsreferenz erscheinen im Kontoauszug des Kunden. Seite 19

20 Wenn aufgrund eines Rückgabefalles ein Kreditinstitut ein Mandat sehen will, so erfragt sie dieses unter Angabe der Mandatsreferenz. Unter der Mandatsreferenz muß die EDV GmbH dieses Mandat finden können. Die Referenz kann z.b. gleich der Kundennummer sein, unter der der Kunde in der Finanzbuchhaltung geführt wird Neue Vereinbarungen mit der Wenn die Gläubiger-ID bekannt ist, trifft die Firma EDV GmbH zunächst mit ihrer Hausbank, der, neue Vereinbarungen für die Bearbeitung der SEPA- Einzugsaufträge. Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis- Lastschriften Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Firmen- Lastschriften Die Gläubiger-ID wird dabei auch auf diesen Vereinbarungen eingetragen Notwendige Schritte vor Einholen der Mandate Die EDV GmbH beantragt die Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank vergibt für jeden zu belastenden Kunden eine Mandatsreferenz schließt aktuelle Vereinbarungen mit der als kontoführende Stelle ab. Seite 20

21 8. Wie erstellt der Zahlungsempfänger gültige Mandate? 8.1 Von der Einzugsermächtigung zum SEPA-Basis-Mandat Jeder der 300 Einzugsermächtigungs-Kunden, die zukünftig per SEPA-Basis-Lastschrift belastet werden sollen, muss schriftlich über den Wechsel informiert werden. Die EDV GmbH setzt dazu einen Serienbrief auf: Sehr geehrter <KUNDE> zukünftig wird die EDV GmbH Ihre Wartungsbeiträge über das SEPA-Basis- Lastschriftverfahren einziehen. Unsere Gläubiger-ID lautet: Ihre Mandatsreferenz lautet: DE (immer gleich) <KU12345> (für jeden Kunden anders) Wir ziehen erstmals ein zum. Mit freundlichen Grüßen Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Mit Absenden des Briefes wandeln sich die Einzugsermächtigungen der Kunden in SEPA- Basis-Mandate um. Es ist keine weitere Reaktion des Kunden nötig. Das Absendedatum des Briefes ist gleichzeitig das Startdatum des Mandates. Seite 21

22 8.2 Vom Abbuchungsverfahren zur SEPA-Firmen-Lastschrift Hier müssen neue Mandate eingeholt werden. Auch hier setzt die Firma einen Serienbrief auf: Sehr geehrter <KUNDE> damit die EDV GmbH Ihre Wartungsbeiträge auch weiterhin für Sie komfortabel per Lastschrift einziehen kann, reichen Sie uns bitte das beigefügte SEPA-Firmenlastschrift- Mandat unterschrieben im Original wieder ein. Desweiterenbitten wir Sie, eine Kopie des unterschriebenen Mandates bei Ihrem Kreditinstitut einzureichen. Wir ziehen erstmals ein zum. Mit freundlichen Grüßen Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Liegen die Mandate unterschrieben im Original der EDV GmbH und in Kopie dem Kreditinstitut des Kunden vor, kann der Einzug beginnen. Seite 22

23 8.3 SEPA-Basis-Lastschrift für die privaten Kunden Auch hier müssen neue Mandate eingeholt werden. Und es gibt wieder einen Serienbrief: Sehr geehrter <KUNDE> damit die EDV GmbH Ihre Wartungsbeiträge auch weiterhin für Sie komfortabel per Lastschrift einziehen kann, reichen Sie uns bitte das beigefügte SEPA-Basislastschrift- Mandat unterschrieben im Original wieder ein. Wir ziehen erstmals ein zum. Mit freundlichen Grüßen Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Hier ist keine Kopie an das Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen nötig. Liegen die Mandate unterschrieben im Original der EDV GmbH vor, kann es losgehen. Eine Liste von Mustertexten für alle SEPA-Länder findet sich beim European Payments Council (EPC). Übersetzungen für Basis-Lastschrift-Mandate : Übersetzungen für Firmen-Lastschrift-Mandate: Seite 23

24 8.4 Die Vorab-Information Vor dem erstmaligen Einzug werden wir Sie schriftlich informieren Das SEPA-Lastschrift-Verfahren verlangt grundsätzlich, dass der Zahlungsempfänger den Zahlungspflichtigen schriftlich 14 Kalendertage vor dem Einzug über den bevorstehenden Einzug informiert. Da dies in der Praxis einigen Aufwand darstellen würde, gibt es eine Reihe von Anpassungen dieser Regel. Die schriftliche Information muss nicht über einen separaten Brief erfolgen, sondern kann auch als Textergänzung z.b. in einem Vertrag genannt werden. Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtiger können verkürzte Zeiträume für die Informationen vereinbaren. (Änderung der AGB) Zukünftige Belastungen können vorab genannt werden. Es wird der Rhythmus der Folgebelastungen angegeben und der Betrag. Zur Umstellung des Altbestandes, in unserem Beispiel mit der EDV GmbH, dürfte ein separater Brief vor dem ersten Einzug sinnvoll sein. Vorabinformation SEPA-Beitragseinzug Sehr geehrter <KUNDE> basierend auf dem mit uns vereinbarten Wartungsvertrag Nr. XX vom xx.xx.xxxxwird die EDV GmbH Ihre Wartungsbeiträge in Höhe von XXX Euro jährlich erstmalig zum xx.xx.2014 für Sie komfortabel per SEPA-Lastschrifteinziehen. Mit freundlichen Grüßen Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Zukünftig, z.b. beim Abschließen neuer Verträge oder schriftlicher Vertragsänderungen kann auch ein entsprechender Passus an den Vertragstext angehängt werden. Z.B. Die Firma EDV GmbH wird dem <KUNDEN> erstmalig am und daraufhin an jedem 15. des Monats mit der Wartungsgebühr in Höhe von XXX Euro per SEPA-Basis- Verfahren belasten. Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Seite 24

25 8.5 Erstellen gültiger Mandate Die EDV GmbH schreibt die 300 Einzugsermächtigungskunden an und teilt Gläubiger-ID und Mandatsreferenz mit schreibt 70 Gewerbekunden mit Abbuchungsauftrag an, holt das SEPA-Firmen- Mandat ein und bittet den Kunden, eine Kopie davon seinem Kreditinstitut zu geben. schreibt 30 Privatkunden mit Abbuchungsauftrag an und holt das SEPA-Basis- Mandat ein. schreibt alle Kunden vor dem ersten Einzug an und kündigt die erstmalige Belastung per SEPA-Lastschrift an, sofern nicht bereits in der Ankündigung der Umstellung geschehen. 9. Wann können die Beiträge eingezogen werden? 9.1 Mandatsverwaltung Aus den nationalen Verfahren Einzugsermächtigung und Abbuchungsauftrag ist man gewohnt, nach Einholen der Vereinbarungen diese abzulegen und danach unabhängig davon seine Beitragseinzüge vorzunehmen. Bei den SEPA-Lastschrift-Verfahren ist das anders. Der Inhalt des Mandates wird bei jedem Einzug elektronisch mit übertragen, und die Werte innerhalb des Mandates sind sehr wichtig für einen korrekten Einzug. Die Mandate müssen mit verwaltet werden, so wie die Zahlungen auch Ablaufdatum SEPA-Mandate sind nicht unbegrenzt gültig. Wird ein Mandat 36 Monate lang nicht mehr angesprochen, also der Kunde 36 Monate lang nicht belastet, so verfällt es. Würde die EDV GmbH ihre 300 Einzugs-Kunden anschreiben und in das SEPA-Basis- Mandat wandeln, und danach 36 Monate lang nicht einziehen, müssten alle Mandate schriftlich neu eingeholt werden. Das Sendedatum des Schreibens ist der Beginn der Ablauffrist für das Mandat. Die EDV GmbH muss also genau beobachten, ob Mandate noch gültig sind. Seite 25

26 9.1.2 Erst-, Folge-, Letzteinzug Sendet die EDV GmbH eine SEPA-Lastschrift zu ihren Kunden, so sendet sie jedes Mal auch mit, ob mit diesem Mandat zum ersten, letzten oder wiederholten Male eingezogen wird. Es ist wichtig, diese Werte korrekt bei der Erfassung der Lastschriften anzugeben, da es ansonsten zu Problemen bei der Ausführung der Belastungen kommen kann. 9.2 Fälligkeitsberechnung und Vorlagefristen Bei den nationalen Einzugsverfahren galt immer das Prinzip der Fälligkeit bei Sicht. Das bedeutete bislang: Reicht die EDV GmbH eine Lastschriftdatei per heute ein, so verarbeitet die die Datei auch heute, holt die Gelder von den Banken der Kunden und schreibt sie der EDV GmbH gut. Je nach Netzverbindungen zu den einzelnen Banken erhält die EDV GmbH das Geld noch am gleichen oder am nächsten Geschäftstag. SEPA-Lastschriften müssen immer mit einem Fälligkeitsdatum versehen gesendet werden. An diesem Tag werden einheitlich die Zahlungspflichtigen belastet. Weiterhin müssen SEPA-Lastschriften einige Tage vor diesem Fälligkeitsdatum bereits von der EDV GmbH versendet werden. Der Hintergrund ist hier, dass ein Kunde schon vor der eigentlichen Belastung eine Zahlung ablehnen kann. Dies war bislang bei den nationalen Verfahren nicht möglich Der Ablauf einer SEPA-Lastschrifteinreichung 1. Die EDV GmbH sendet eine SEPA-Lastschriftdatei zur. 2. Die leitet am gleichen Tage noch die einzelnen Einzüge zu den Hausbanken der Zahlungspflichtigen weiter. 3. Bei den Hausbanken der Kunden bleiben diese Zahlungen einige Tage stehen 4. und werden dann am Fälligkeitstag belastet. Seite 26

27 9.2.2 Vereinfachte Fristenberechnung SEPA-Basis-Lastschriften sendet die EDV GmbH immer nach 08:00 Uhr am 6. Bankarbeitstag vor dem gewünschten Belastungstag per Online-Banking. Zieht die EDV GmbH zum wiederholten Male von einem Kunden ein, kann der Auftrag auch nach 08:00 Uhr am 3. Bankarbeitstag vor dem gewünschten Belastungstag per Online- Banking gesendet werden. SEPA-Firmen-Lastschriften werden immer, unabhängig von Erst- oder Folgeeinzug, nach 08:00 Uhr am 2. Bankarbeitstag vor dem gewünschten Belastungstag bei der eingereicht. Grundsätzlich prüft die immer anhand der Mandatsinformationen und dem Sendedatum den Fälligkeitstag und ändert diesen eventuell so ab, dass die geltenden Vorlagefristen für den Beitragseinzug eingehalten werden. Eine Express-Lastschrift mit verkürzter Einreichungsfrist ist in Planung. Die Einführung ist für frühestens November 2013 geplant. Ggf. kann es bei dieser Eilzahlung dann zu erhöhten Kosten kommen. Seite 27

28 10. Rückgaben von Lastschriften Wenn Sie als Zahlungsempfänger eine SEPA-Lastschrift-Datei versendet haben, gibt es folgende Situationen, in denen dieser Auftrag retour gebucht wird: Vor Fälligkeitstag: Nach Fälligkeitstag Die Datei ist technisch nicht in Ordnung und wird vorab von der oder dem Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen abgelehnt. Die Ablehnung der wird Ihnen über das Sendeprotokoll Ihrer Online-Banking-Software kenntlich gemacht bzw. bei Ablehnung durch die Bank des Zahlungspflichtigen später im Kontoauszug angezeigt. Der Zahlungspflichtige erhebt Widerspruch gegen die zukünftige Belastung. Die Lastschrift wird dann innerhalb von max. 2 Bankarbeitstagen nach Fälligkeit wieder zurückgebucht. Die Lastschrift wird vom Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen zurückgegeben, z.b. Mangels Deckung auf dem Konto, Konto erloschen o. ä.. Für diese Rückgaben hat das Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen bei Basis- Lastschriften maximal 5 Bankarbeitstage nach Fälligkeitstag Zeit, bei Firmenlastschriften 2 Bankarbeitstage. Die Lastschrift wird vom Zahlungspflichtigen wegen Widerspruch zurückgebucht. Dies ist nur bei Basis-Lastschriften innerhalb von 8 Wochen ab Belastungsdatum möglich. Kann der Zahlungsempfänger ein Mandat nicht vorweisen, ist eine Rückgabe bis 13 Monate ab Belastung möglich. Seite 28

29 11. Erfassen und Versenden von SEPA-Lastschriften Für die Erfassung von Lastschriften wird ein entsprechendes EDV-Programm benötigt, z. B. eine Finanzbuchhaltung oder ein Online-Banking-Programm. SEPA-Lastschriften gibt es nur beleglos. Die nimmt SEPA-Lastschriften unter anderem über das DFÜ-Verfahren ebics an. Der Leitfaden verwendet hier die Software SFirm mit den Modulen SEPA und ebics. Die berät sie gerne ausführlich über die Nutzung der Software. Informationen des Herstellers finden Sie unter Kontaktadressen und weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Anhang. Unter Wechseln zu / Auftraggeber wird die Gläubiger-ID erfasst. Seite 29

30 Unter Wechseln zu / SEPA Lastschriftmandate erfasst der Zahlungsempfänger das vom Zahlungspflichtigen unterschrieben zurückgegebene Mandat elektronisch. An dieser Stelle wird in Sfirm auch die Mandatsreferenz eingetragen. Seite 30

31 Unter Datei / Neu / Ordner wird ein Ordner für SEPA-Lastschriften angelegt. Dort wird auch entschieden, ob die erfassten Einzüge Basis- oder Firmenlastschriften sind. Seite 31

32 Unter Wechseln zu / Zahlungsaufträge / SEPA-BASIS kann dann die eigentliche Lastschrift erfasst werden. Im Feld Mandat kann über Bearbeiten / Suchen eine Liste der erfassten Mandate abgerufen werden. Unter Datei / Speichern kann der Auftrag gespeichert werden. SFirm32 prüft bei Speicherung, ob das Empfängerinstitut schon für den Empfang von SEPA-Lastschriften bereit ist. Falls nicht, wird darauf hingewiesen. Seite 32

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