S PA. Daten und Fakten zum einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum DER COUNTDOWN LÄUFT. Single Euro Payments Area

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1 S PA Single Euro Payments Area Daten und Fakten zum einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum DER COUNTDOWN LÄUFT

2 Stichtag Die Vereinheitlichung des europäischen Zahlungsverkehrs erfordert tiefgreifende Veränderungen der Finanzprozesse in den Unternehmen. Der Countdown läuft: Ab Februar 2014 werden mit wenigen Ausnahmen die bisherigen nationalen Verfahren für Überweisungen und Lastschriften durch neue SEPA-Verfahren abgelöst. So schreibt es der europäische Gesetzgeber in der EU- Verordnung 260/2012 vom 14. März 2012 vor. Davon betroffen sind die 28 EU-Mitgliedsstaaten sowie Island, Liechtenstein, Monaco, Norwegen und die Schweiz. SEPA Viele Unternehmensbereiche sind betroffen Kundenbetreuung Archiv/Recherche Treasury Alle Unternehmen müssen ihre Finanzprozesse bis dahin auf die neuen Verfahren für den Zahlungsverkehr in der Single Euro Payments Area umstellen auch wenn sie ihren Zahlungsverkehr ausschließlich national abwickeln. Voraussetzung dabei ist stets, dass die Zahlungsaufträge auf die Währung Euro lauten. Die wichtigsten Änderungen im Überblick: Management Effekte der SEPA-Migration Personalabteilung Rechnungswesen Poststelle Überweisung (SCT) Die SEPA-Überweisung (Credit Transfer) ersetzt die unterschiedlichen nationalen und grenzüberschreitenden Überweisungsformate. Lastschrift (SDD) Für Euro-Lastschrifteinzüge sind künftig die SEPA-Basislastschrift (Direct Debit Core) und die SEPA-Firmenlastschrift (Direct Debit B2B) zu verwenden. Die alten Einzugsermächtigungs- und Abbuchungsauftragslastschriften können künftig nicht mehr verwendet werden. Karten Das Elektronische Lastschriftverfahren (ELV) am Kartenterminal bleibt bis Ende Januar 2016 in der bisherigen Form erhalten. Die Migration auf die SEPA-Verfahren beeinflusst die gesamten Finanzprozesse. Betroffen (siehe Grafik links) sind nicht nur Kernbereiche wie Management, Rechnungswesen, Treasury oder IT. Von der Umstellung berührt ist z. B. auch die Poststelle, denn sie muss den Versand der neuen Pre- Notifications (Vorabinformation) handhaben. Welche Aufgaben auf einzelne Unternehmensbereiche zukommen, was dabei möglichst zu beachten ist, und wie Ihr Vertragspartner Sie bei der Bewältigung der Herausforderungen unterstützt, lesen Sie auf den folgenden Seiten. Vertrieb Rechtsabteilung IT Marketing 3Identifizieren Sie alle von der Umstellung betroffenen Bereiche. Benennen Sie einen SEPA-Hauptverantwortlichen Und bilden Sie ein entsprechendes Projektteam. 2 3

3 Alles auf den Prüfstand Die SEPA-Migration ist eine komplexe Querschnittsaufgabe für jedes mittelständische Unternehmen. Sie hat damit den Rang einer Chefsache. Daten, Daten, Daten SEPA bringt Unternehmen eine Vielzahl neuer Informationen. Sie müssen aber erst eingeholt und in die Kundenstammdaten eingepflegt werden. Offizielles SEPA-Timing Die Umstellung auf SEPA stellt Unternehmen vor unterschiedlich große Hürden. Für alle aber gilt: Die Implementierung der notwendigen Prozesse stellt aus technischer sowie auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht eine nicht zu unterschätzende Aufgabe dar. Im Vordergrund steht dabei immer der einzuhaltende Endtermin für die SEPA-Migration (siehe Grafik unten). SEPA sollte deshalb Chefsache sein. Die Geschäftsführung eines jeden Unternehmens sollte zu jeder Zeit über den aktuellen Projektverlauf informiert sein Einführung der SEPA-Überweisung seit Einführung der SEPA-Lastschrift ab Ab ausschließliche Nutzung der SEPA-Verfahren. SEPA sorgt dafür, dass erstmals fast im gesamten europäischen Raum ein einheitliches Lastschriftverfahren genutzt werden kann. Unternehmen, die noch nicht grenzüberschreitend im SEPA-Raum aktiv sind, sollten bei Bedarf prüfen, inwieweit sich dadurch neue Absatzchancen eröffnen. Hier gilt es, die Weichen frühzeitig zu stellen. Ab dem entfällt endgültig die Verpflichtung zur Angabe des BIC auch für grenzüberschreitende Zahlungen innerhalb des EWR. Kundenbetreuung und Vertrieb sind im Rahmen der SEPA-Migration wichtige Schnittstellen zur Außenwelt. Die Mitarbeiter dieser Bereiche sind gefordert, IBAN und BIC der Kunden abzufragen und die Stammdaten entsprechend zu ergänzen. Diese können aber auch über einen anderen Weg ermittelt werden, z.b. mit einer Briefaktion. Darüber hinaus sollten alle Bereiche des Unternehmens, die im direkten Kontakt mit Kunden stehen, Fragen rund um SEPA beantworten oder an einen speziell zuständigen Kollegen weiterleiten können. Neue Regeln für Lastschriften Die Verwaltung der neuen SEPA-Lastschrift erfordert in Unternehmen deutlich aufwändigere Prozesse als die bisherige deutsche DTA-Lastschrift. Dazu gehört neben den neuen Fristen und der Pre-Notification auch das vom Debitor neu zu erteilende SEPA-Mandat. Das papierhafte Mandat ersetzt die Einzugsermächtigung. Es umfasst dabei deutlich strengere Formvorgaben. Eine gute Nachricht: Es gibt die Möglichkeit, bestehende schriftliche Einzugsermächtigungen weiter zu nutzen. Um den Anforderungen des SEPA Basislastschrifteinzugs gerecht zu werden, muss der Zahlungsempfänger den Zahler allerdings zuvor in Textform über die Umstellung unterrichten. Neue Lastschriftmandate sind vom Kreditor zwingend mit folgenden Angaben zu versehen: Name, Adresse und Gläubiger-Identifikationsnummer des Kreditors Angabe, ob das Mandat für eine einmalige Zahlung oder für wiederkehrende Zahlungen erteilt wird Name, Adresse, Kontoverbindung sowie Unterschrift des Debitors inklusive Ort und Datum Die Mandatsreferenz kann auch im Nachhinein dem Zahler bekanntgegeben werden. Die Abbuchungslastschrift wird nicht in SEPA überführt. Sie entfällt und ist durch ein anderes Verfahren, etwa B2B bei Forderungen zwischen Unternehmen, zu ersetzen. 3 Bringen Sie regelmäßig alle mit SEPArelevanten Vorgängen betrauten Mitarbeiter auf einen einheitlichen Wissensstand. 3 Nehmen Sie frühzeitig Kontakt zu allen Ihren Bankpartnern auf. 3 Legen Sie fest, welche Zeichenfolge künftig als Mandatsreferenz genutzt werden soll. Sie können dafür zum Beispiel die Kunden- oder Bestellnummer verwenden. 3 Berücksichtigen Sie die gekürzte Verwendungszwecklänge bei SEPA (140 statt 378 Zeichen) sowie die geänderten Geschäftsvorfallcodes. 3 Beachten Sie die erforderliche Kennzeichnung von Lastschriften (z.b. Erstlastschrift) insbesondere in der Auftragsdatei an Ihre Bank. 4 5

4 SEPA verschafft Vorteile SEPA fordert von vielen Unternehmen erhebliche personelle und finanzielle Mehraufwände. Doch sie bringt auch Vorteile. Was bedeutet SEPA für Sie als Händler Die Umstellung auf SEPA bedeutet, dass am alle nationalen Zahlverfahren durch die SEPA-Zahlverfahren ersetzt werden. IBAN und BIC werden dann Kontonummer und Bankleitzahl ersetzen. Mehr Transparenz Überweisungen und Lastschriften in der Single Euro Payments Area werden durch einen einheitlichen Rechtsrahmen einfacher und transparenter gestaltet. Mehr Sicherheit Durch den einheitlichen Rechtsrahmen sind EU-Auslandszahlungen im SEPA- Raum nun so sicher wie Inlandszahlungen. Mit der IBAN werden Fehlbuchungen reduziert, Prozesse strukturiert, Zahlungseingänge erfolgen zuverlässiger. Und: SEPA-Lastschriften sind insolvenzfest. Mehr Absatzchancen Durch SEPA gibt es erstmals Lastschriften für fast den gesamten europäischen Raum. Das ermöglicht Unternehmen veränderte Angebote für neue Märkte zu platzieren und erleichtert Kundenbeziehungen auch jenseits der deutschen Grenzen. Mehr Effizienz Durch die Umstellung haben Unternehmen die Möglichkeit, Prozesse und Strukturen innerhalb ihres Cash- Managements zu optimieren. SEPA bietet einheitliche Prozesse und klare Fristen, z.b. bei den Lastschrifteinzügen. Die Harmonisierung der Zahlverfahren und das Ausschöpfen von Rationalisierungspotenzialen können Ihre Kosten und Ihren Arbeitsaufwand reduzieren. Mehr Stabilität SEPA sorgt mit dem einheitlichen Datenformat XML bei den Zahlungsverkehrsnachrichten für einen zukunftsfähigen Standard. Ihre Kartenzahlungen Ihre Kartenzahlungen sind vorerst nicht von der Umstellung betroffen. Die Umstellung von Kartenzahlungen auf SEPA findet erst am 01. Februar 2016 statt. Ihre monatliche Abrechnung Ihre monatliche Abrechnung erfolgt wie bisher. Die bei Ihrem Vertragspartner hinterlegten Bankverbindungen werden automatisch in IBAN und BIC konvertiert. Bestehende Einzugsermächtigungen müssen in ein SEPA-Lastschriftmandat umgewandelt werden. Hierzu wird sich Ihr Vertragspartner mit Ihnen in Verbindung setzen. Die Überweisung der Kassenschnitte an Sie An der Überweisung der Kassenschnitte mit Ihren Umsätzen wird sich im Rahmen der Umstellung auf SEPA nichts ändern. Die Kassenschnitte werden wie bisher auf Ihr Konto überwiesen. Ihr Kartenlesegerät / Terminal Ihr Terminal kann ohne Einschränkungen weiter genutzt werden wie bisher. 6 7

5 Glossar SEPA Single EURO Payments Area. Der einheitliche Euro-Zahlungsraum mit 33 Ländern. IBAN International Bank Account Nummer. Sie ersetzt die bisherige Kontonummer für Zahlungsaufträge und setzt sich zusammen aus dem Länder-Code (DE), einer 2-stelligen, individuellen Prüfziffer, der Bankleitzahl und der bisherigen Kontonummer. BIC Business Identifier Code oder Bank Identifier Code auch SWIFT-Adresse genannt (quasi internationale Bankleitzahl). Den BIC finden Kunden wie die IBAN auf Kontoauszügen, im Online-Banking sowie auf Ihrer Debitkarte. SDD SEPA Direct Debit. Die SEPA-Lastschrift gibt es in zwei Formen: als SEPA-Basislastschrift (SDD Core für Privatkunden) und SEPA-Firmenastschrift SDD B2B für Firmenkunden). Unternehmen können ihre Euro-Forderungen mit der SEPA-Lastschrift von Konten im europäischen Ausland einziehen. Notwendig dafür ist ein Mandat des Zahlungspflichtigen mit Angabe u.a. von Laufzeit, IBAN und BIC sowie Gläubiger-ID und Mandatsreferenz. SDD Core SEPA Direct Debit Core. Die SEPA-Basislastschrift ist Nachfolger der Einzugsermächtigungslastschrift. SDD B2B SEPA Business-to-Business Direct Debit. Voraussetzung für die SEPA-Firmenlastschrift ist, dass beide Seiten Unternehmen sind. Ein Widerspruch gegen die Abbuchung ist nicht möglich. Gläubiger-ID Die Gläubiger-Identifikationsnummer ist ein verpflichtendes Merkmal zur eindeutigen Kennzeichnung des Lastschriftgläubigers. Sie wird über die gesamte Zahlungsprozesskette hinweg weitergeleitet und kann bei der Bundesbank unter: beantragt werden. SCT SEPA Credit Transfer. Mit der SEPA-Überweisung können Gelder mit IBAN und BIC innerhalb eines Geschäftstages auf ein Konto im Inland oder europäischen Ausland überwiesen werden. Mandatsreferenz Die Mandatsreferenznummer ermöglicht in Verbindung mit der Gläubiger-ID eine eindeutige Identifikation des Mandats. Prenotification (Vorabinformation) Die Benachrichtigung (sog. Prenotification) ist Bestandteil des SEPA Basis und Firmen Lastschriftverfahrens. Vor einem SEPA Lastschrifteinzug (Einmal- bzw. Folge-Lastschrift) muss der Zahlungsempfänger den Zahlungspflichtigen fristgerecht über den beabsichtigten Lastschrifteinzug in Textform mit Angabe des fälligen Einzugsbetrages und dem Fälligkeitsdatum informieren. Weitere Informationen: Das Informationsportal der Deutschen Bundesbank zum Thema SEPA. Mit Countdown bis zur SEPA Einführung im Februar Deutsche Bundesbank: Gläubiger-Identifikationsnummer Die Deutsche Kreditwirtschaft (DK), Fragen/Antworten, Vordruckrichtlinie, Kunde-Bank-Datenformate EBICS - Electronic Banking Internet Communication Standard VÖB-ZVD Processing Eckenheimer Landstraße Frankfurt am Main

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