Anleitung zur SEPA-Umstellung

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1 1. Voraussetzungen Anleitung zur SEPA-Umstellung Damit die nachfolgend beschriebene Umstellung durchgeführt werden kann, sind diese Voraussetzungen zwingend zu erfüllen: Der Benutzer, der in SFirm und im Betriebssystem (z. B. Windows XP / Windows 7) angemeldet ist, hat uneingeschränkte Administratorenrechte Der PC, auf dem die Umstellung durchgeführt wird, besitzt einen Internet-Zugang An diesem PC ist ein Drucker verfügbar Es ist keine andere Person an einem weiteren SFirm-Arbeitsplatz angemeldet Für Schäden aus der Umrechnung von Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC wird keine Haftung übernommen 2. Datensicherung Führen Sie über folgende Schritte eine Datensicherung Ihres SFirm-Systems durch: Starten Sie die Datensicherung, indem Sie den Menüpunkt Extra, Datensicherung, Daten sichern auswählen. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 1

2 Die Voreinstellung Daten SFIRM lassen Sie bitte unverändert. Die Sicherung der Bankleitzahlen ist nicht erforderlich. Es wird automatisch ein Sicherungsverzeichnis angelegt. Für eine Sicherung in einem anderen Laufwerk klicken Sie manuell wählen und dann Ordner wählen an, um das Laufwerk auszuwählen. Mit Klick auf OK startet die Daten- Sicherung. Die Sicherung ist beendet, wenn nebenstehende Meldung erscheint. 3. Überprüfung Ihrer SFirm-Version Nur ab der Version 2.5 ist SFirm komplett SEPA-fähig. Bitte überprüfen Sie daher über folgende Schritte Ihre SFirm-Version. Wählen Sie den Menüpunkt Hilfe und Info über SFirm aus. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 2

3 In dem folgenden Fenster wird Ihnen Ihre SFirm-Version und in Klammern der aktuelle Versionsstand angezeigt. Sollte eine andere SFirm-Version (z. B. 2.4) angezeigt werden, muss nun von Ihnen ein Online-Update durchgeführt werden (siehe 3.1 Online-Update). Ist die Version 2.5 bereits vorhanden, aber Sie haben nicht alle Patchlevel installiert, so dass bei Ihnen z. B. Version 2.5 (10/12) steht, müssen Sie eine Patchlevel-Installation durchführen (siehe 3.2 Patchlevel-Installation). Wird Ihnen SFirm, Version 2.5 (12/12) angezeigt, besitzen Sie den richtigen SFirm-Stand für SEPA und fahren bitte mit Punkt 4 fort (Registrierung der neuen Lizenz für SEPA). Mit Klick auf OK schließen Sie die Anzeige wieder. 3.1 Online-Update Um Probleme zu vermeiden, beenden Sie jetzt alle laufenden Programme, den Virenscanner sowie die Firewall auf Ihrem PC und führen über folgende Schritte ein Online- Update durch: Wählen Sie in SFirm den Menüpunkt Extra und dann im unteren Bereich Online-Update. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 3

4 Es erscheint dieses Fenster. Klicken Sie jetzt auf den Button Ja, um eine Internetverbindung aufzubauen. Bestätigen Sie mit dem Button Ja. Beantworten Sie die Frage mit einem Klick auf den Ja -Button. Zunächst erhalten Sie eine Übersicht über die durchzuführenden Installationsschritte. Beachten Sie bitte den Punkt Wichtige Hinweise! Zum Start klicken Sie auf Weiter. Das Setup wird gestartet. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 4

5 Jetzt wird angezeigt, welche zusätzlichen Dateien noch für die Installation heruntergeladen werden müssen. Klicken Sie auf Weiter, um den Download zu starten. Es wird eine Internetverbindung aufgebaut und die Update-Dateien werden heruntergeladen. Nach dem Download der Dateien startet das Installationsprogramm nach 30 Sekunden automatisch. Wenn Sie auf Weiter klicken, beginnt die Installation sofort. Klicken Sie auf den Button Weiter, um das Update zu starten. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 5

6 Der Punkt Update ist gesetzt. Klicken Sie erneut auf Weiter. Der Installationspfad der aktuellen Installation wird angezeigt. Bestätigen Sie mit Weiter. Klicken Sie auf Installieren. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 6

7 Das Update wird durchgeführt. Die Installation ist abgeschlossen. Setzen Sie den Haken SFirm starten. Durch Klick auf Fertigstellen schließen Sie den Vorgang ab und starten SFirm. Starten Sie anschließend wieder Ihren Virenscanner und die Firewall. Bitte führen Sie jetzt erneut eine Datensicherung wie unter Punkt 2 beschrieben durch, da bei einem Versionswechsel auch die Datenbanken auf ein anderes Format angepasst werden. Bei einer eventuellen Rücksicherung nach der SEPA-Konvertierung hätten Sie dann alte Datenbestände in dem alten Datenbankformat und müssten erneut ein Online-Update durchführen. 3.2 Patchlevel-Installation Eine Installation der sog. Patchlevel (Behebung kleinerer Fehler) läuft in der Regel automatisch im Hintergrund ab ohne dass Sie eine bestimmte Aktion hierfür starten müssen. Somit sind Sie immer auf dem aktuellen Stand. Gibt es dennoch Abweichungen in der Anzahl der installierten Patchlevel mit den tatsächlich von SFirm schon verfügbaren Patchleveln (z. B. 10 Patchlevel von 12 installiert), können Sie diese Installation manuell starten. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 7

8 Wählen Sie den Menüpunkt Extra und dann Optionen aus. Klicken Sie in diesem Fenster auf den Karteireiter Administrator (1). Klicken Sie im Bereich Automatische Updates auf den Button Update starten. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 8

9 Es wird eine Internetverbindung aufgebaut und die Programmdaten werden auf ihre Aktualität überprüft. Werden jetzt neue Dateien für Patchlevel gefunden, werden diese im Hintergrund heruntergeladen. Sie erhalten ein kleines SFirm-Symbol unten rechts in Ihrer Windows-Symbolleiste mit dem Hinweis, dass Programmaktualisierungen vorliegen. Wenn Sie das Symbol anklicken, wird Ihnen in einem separaten Fenster der Fortschritt der Patchlevel-Installation angezeigt, das Ihnen zum Schluss die erfolgreiche Aktualisierung der Programmdateien meldet. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 9

10 4. Registrierung der neuen Lizenz für SEPA Damit Ihre vorhandene SFirm-Version um die SEPA-Funktionen erweitert wird, benötigen Sie eine zusätzliche SEPA-Lizenz. Die notwendigen Lizenzangaben finden Sie in Ihrem Anschreiben zur SEPA-Umstellung. Registrieren Sie über folgende Schritte Ihre persönliche SEPA-Lizenz: Wählen Sie den Menüpunkt Extra und dann Registrierung. Die Bankleitzahl muss eingetragen sein. Wird Ihnen hier eine andere Bankleitzahl angezeigt, wenden Sie sich bitte an dieses Institut. Die Werte von dem Bankcode und der Lizenznummer entnehmen Sie bitte Ihrem SEPA-Umstellungsanschreiben und tragen Sie hier an entsprechender Stelle ein. Mit Klick auf den Button Speichern wird die Registrierung abgeschlossen und automatisch SFirm neu mit der erweiterten SEPA-Lizenz gestartet. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 10

11 5. SEPA-Konvertierung Anleitung zur SEPA-Umstellung Die Umstellung muss nur an einem SFirm-PC durchgeführt werden, auch wenn Sie mehrere Arbeitsplätze mit SFirm haben. Die SEPA-Konvertierung wird pro Zahlungsordner durchgeführt und nicht pauschal für SFirm. Vorteil: Sie bestimmen den Zeitpunkt der Umstellung. Dies gilt analog für Lastschriftaufträge. Wenn Sie Ihre SFirm-Zahlungsordner auf SEPA umgestellt haben, haben Sie trotzdem noch die Möglichkeit bis zum in den vorhandenen Ordnern Inlandszahlungen zu erfassen und auszugeben. Die Importfunktion von DTAUS-Zahlungsaufträgen aus Fremdprogrammen in SFirm steht Ihnen über den hinaus zur Verfügung, um sie anschließend in SFirm in SEPA-Zahlungen konvertieren zu können. Um die SEPA-Konvertierung zu starten, wechseln Sie in den ersten beliebigen Zahlungsordner z. B. Inlandszahlungen Überweisungen Firma XY. Auf der rechten Seite werden Ihnen ggf. bereits erfasste Überweisungen angezeigt. Wenn Sie auf der rechten Seite einmal die rechte Maustaste drücken, wird Ihnen dieses Menü angezeigt. Wählen Sie dort den Punkt SEPA- Konvertierung aus. Sie erhalten eine Übersicht der zu konvertierenden Zahlungen mit den jeweiligen Zahlungsdetails. Wenn hier keine Aufträge erfasst sind, wird dieses Fenster ebenfalls angezeigt. Es wird dann aber nur der leere Ordner konvertiert. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 11

12 Beachten Sie bitte Folgendes: Die vorhandenen Kontonummern und Bankleitzahlen werden anhand fester Berechnungsregeln automatisch in die IBAN und den BIC umgewandelt, wobei ggf. nicht alle Sonderfälle berücksichtigt werden. Vor der Ausgabe sollten die Daten noch einmal überprüft werden. Für die Schäden aus der Verwendung der ermittelten Daten wird keine Haftung übernommen. Es werden nur noch vier Verwendungszweckzeilen bzw. nur 127 Zeichen bei SEPA-Zahlungen unterstützt. Bei der Konvertierung können daher nur die ersten vier Verwendungszweckzeilen übernommen werden. In der Zeile Status werden Hinweise auf Fehler oder fehlende Daten in den zu konvertierenden Aufträgen angezeigt z. IBAN fehlt, BIC fehlt oder VWZ wird gekürzt. Nur Aufträge mit dem Status OK bzw. VWZ wird gekürzt werden in SEPA konvertiert. Damit Aufträge mit fehlenden Daten in SEPA konvertiert werden können, müssen sie einzeln angeklickt und bereinigt werden. Dieses nehmen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie die fehlerhafte Zeile einmal an, so dass sie blau markiert ist. 2. Klicken Sie dann auf den Button Ändern. Berichtigen Sie die Daten, indem Sie sie entweder manuell erfassen oder wählen Sie das Symbol mit dem Fernglas aus. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 12

13 Beim Klick auf das Symbol erhalten Sie eine Übersicht der gespeicherten Bankverbindungen. Hier können Sie die passenden Daten über eine Suchfunktion herausfiltern. Der Name des Feldes kann mit Klick auf den schwarzen Pfeil dahinter ausgewählt werden z. B. IBAN oder Kontonummer. In der leeren Zeile geben Sie dann den zu suchenden Wert ein. Mit OK übernehmen Sie den angezeigten Wert in das vorherige Fenster. Klicken Sie anschließend auf den Button Speichern und dann auf Schließen. Wenn Sie alle Aufträge bereinigt haben, klicken Sie jetzt auf den Button SEPA-Konvertierung starten. Wählen Sie hier Nein. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 13

14 Nach einer erfolgreichen Konvertierung erscheint diese Hinweismeldung. Zeitgleich erstellt SFirm einen neuen SEPA-Zahlungsordner, der sich im gleichen Ordnerpfad befindet, in dem der alte Ordner zu finden war. In diesem werden die konvertierten SEPA- Aufträge eingestellt. Er trägt dann zusätzlich das nebenstehende EURO- Symbol. Die SEPA-Konvertierung ist somit abgeschlossen. Um weitere Zahlungsordner zu konvertieren, wiederholen Sie den Vorgang mit der Auswahl der gewünschten Ordner. Abschließend muss noch der vorhandene Ordner EU-Überweisungen gelöscht werden, da Zahlungen, die über diesen Ordner erstellt und eingereicht werden, nicht mehr verarbeitet werden können. Die Löschung kann nur durchgeführt werden, wenn der Ordner leer ist. Klicken Sie bei den Inlandszahlungen auf den Ordner EU-Überweisungen, so dass er blau markiert ist. Danach klicken Sie einmal mit der rechten Maustaste auf den markierten Ordner und wählen den Punkt Ordner löschen aus. Klicken Sie auf Ja. Der Ordner wird gelöscht. Unter Punkt 6 erhalten Sie jetzt einen Überblick, wie Sie zukünftig SEPA-Überweisungen erfassen. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 14

15 6. Erfassung von SEPA-Überweisungen Um eine neue SEPA-Überweisung zu erfassen, wählen Sie den neu angelegten SEPA- Ordner aus. Dort erstellen Sie auf demselben Weg eine neue Überweisung wie bisher. Lediglich die Erfassungsmaske wurde erweitert und sieht zukünftig so aus: Statt Kontonummer und Bankleitzahl müssen IBAN und BIC eingegeben werden. Sind die neuen Werte noch nicht bekannt, haben Sie die Möglichkeit, diese automatisch von SFirm errechnen zu lassen. Klicken Sie hierfür bei Bedarf auf das Symbol mit dem Euro-Zeichen. Dort haben Sie dann diese Erfassungshilfe: Geben Sie hier die Bankleitzahl und die Kontonummer des Empfängers ein. SFirm errechnet anhand fester Vorgaben die passende IBAN und BIC für Sie. Mit Klick auf OK werden die ermittelten Daten in die SEPA- Überweisung übernommen. Das Feld Ende zu Ende Referenz ist kein Pflichtfeld. Sie haben hier die Möglichkeit, eine Kundenreferenz zu hinterlegen, die Ihnen der Zahlungsempfänger mitgeteilt haben muss. Es dient einer maschinellen Zuordnung von Auftrag und Eingang der Zahlung beim Empfänger. Bei dem Feld Art der Zahlung (kodiert) kann ggf. eine bestimmte Zahlungsart wie z. B. Gehaltszahlung oder Spendenzahlung ausgewählt werden. Als Standard ist keine bestimmte Zahlungsart vorgegeben. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 15

16 Option zur Prüfung von konvertierten Bankverbindungen Vor der Ausgabe von Zahlungen sollten Sie die hinterlegten und automatisch ermittelten IBAN- und BIC-Daten durch SFirm erneut überprüfen lassen. Wir empfehlen Ihnen, diese Option bis zum durchführen. Vor der Ausgabe von Zahlungen sollten Sie die hinterlegten und automatisch ermittelten IBAN- und BIC-Daten durch SFirm erneut überprüfen lassen. Bei der automatischen IBAN-Berechnung werden die gültigen und aktuellen Verfahren verwendet. Diese müssen teilweise zwischenzeitlich angepasst werden, da einige Banken Abweichungen bzw. Sonderkonstellationen haben, so dass die Änderungen nachträglich eingearbeitet werden müssen. Damit Sie richtige Daten verwenden, starten Sie die Überprüfung wie folgt: Klicken Sie auf die Menüpunkte Extra, Reorganisation und Namensabgleich für Kontoverbindungen. Klicken Sie auf die Menüpunkte Extra, Reorganisation und Namensabgleich für Kontoverbindungen. Es erscheint dieser Hinweis, dass die Kontoverbindungen überprüft werden. Zum Abschluss erhalten Sie eine Meldung über die Anzahl der geänderten Kontoverbindungen, die Sie mit OK schließen können. Eine Ausführung der Zahlungen erfolgt wie bisher. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 16

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