Kontraktüberwachung in der Beschaffung

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1 Kontraktüberwachung in der Beschaffung MM-FB-002 Seite 1 (7) SAP Apps by ISC

2 SAP Apps by ISC Die ISC bildet mit ihren Tochtergesellschaften eine innovative IT-Dienstleistungsgruppe. Das umfassende Angebot garantiert Kunden der ISC Kompetenz und Service aus einer Hand. Zum Portfolio gehören Beratungsleistungen für Hard- und Software, eigene IT-Plattformen und die Entwicklung von Software-Lösungen. Basis sind die ERP- und CRM-Software-Lösungen von SAP in Walldorf. Unter wachsendem Kostendruck müssen sich Unternehmen mehr denn je auf Standardapplikationen beschränken, die preisgünstig zu betreiben und zu warten sind. Die Antwort der ISC im SAP Bereich sind die SAP Apps by ISC. Für die unterschiedlichen Module und Anwendungszwecke gibt es vielfach eingesetzte Applikationen, die den SAP ERP Standard sinnvoll ergänzen. Kontraktüberwachung in der Beschaffung - Einleitung Mit der Kontraktüberwachung (Transaktion ISCAG/KONM) lassen sich Rahmenvereinbarungen nach Kontrakt, Einkaufsorganisation, Einkäufergruppe und Vertragsdatum unter Berücksichtigung von vorgegebenen Schwellwerten für Abrufgrad und Laufzeit selektieren. Der Abrufgrad stellt das Verhältnis von Verfügungen zum Budget ausgedrückt in Prozent dar. Wird der Schwellenwert überschritten oder sind die vorgegebenen Resttage zur Laufzeit erreicht, setzt der Report eine Vormerkung für ein Benachrichtigungsmail im SAP Office. Im Dialog hat der Bearbeiter die Möglichkeit, die Vormerkung zu ändern und den Mailversand für alle vorgemerkten Kontrakte vorzunehmen. Das Mail wird automatisch erzeugt und beinhaltet die selektierten Positionen. Seite 2 (7)

3 Wird der Report als täglicher Job eingeplant, kann ein automatischer Mailversand eingestellt werden. Damit ist sichergestellt, dass der Einkauf rechtzeitig über auslaufende und damit neu zu verhandelnde Rahmenverträge informiert wird. Existiert noch eine unbearbeitete Mailnachricht zum Kontrakt, wird kein Mail versendet. Wird ein Kontrakt nicht vollständig abgerufen, kann er durch einen Sperrvermerk auf Positionsebene aus der Selektion genommen werden. Abbildung: Einstiegsbild Monitor zur Kontraktüberwachung Seite 3 (7)

4 1. Selektionskriterien Sie können Kontakte über verschiedene Kriterien suchen, die meist verwendeten Selektionskriterien sind die Einkäufergruppe, Lieferant oder Material. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, nur Wert- oder/und Mengenkontrakte zu selektieren. Über die Eingrenzung steuern Sie, welche Wert- (Abrufgrad) bzw. Laufzeitgrenzen berücksichtigt werden sollen. Der Abrufgrad kann auch größer als 100% sein, damit finden Sie auch überlieferte Kontrakte. Die Steuerung benötigen Sie für die Hintergrundverarbeitung. 2. Listausgabe Die Ausgabe erfolgt in einem ALV Grid. Im Dialog kann aus der Ausgabe heraus in die Kontaktpflege verzweigt werden. Abbildung: ALV Grid - Listausgabe der Kontraktüberwachung 3. Interaktionen Die wichtigsten Interaktionen sind das Verzweigen in den Kontrakt über Anzeigen oder auch Ändern. Zudem besteht die Möglichkeit, in die Abrufdokumentation in die jeweilige Kontraktposition zu gelangen. Eine weitere interessante Funktionalität unserer App ist die Benachrichtigung von Mitarbeitern (SAP USERN), welche mit der Einkäufergruppe verknüpft werden. Sie können beliebige Kontraktpositionen für den Mailversand vormerken und diese zu einem späteren Zeitpunkt über den Button Mailversand gebündelt versenden. Seite 4 (7)

5 Eine Mailvormerkung lässt sich natürlich auch wieder zurücknehmen. Diese Funktionalität bildet ebenfalls die Grundlage für den automatischen Versand von zu bearbeitenden Kontrakten. Sie werden automatisch über Kontrakte informiert, welche entweder eine zur kurze Restlaufzeit bzw. einen zu hohen Abrufgrad haben. Der Empfänger bekommt die Expressnachricht und kann diese sofort bearbeiten bzw. zu einem späteren Zeitpunkt über den Business Workplace. Seite 5 (7)

6 Anhang Steuertabelle /ISCAG/MMFB002EK Zu jeder Einkäufergruppe kann in der Apps Tabelle ein Benutzer hinterlegt werden: Wird aus der Apps Anwendung /N/ISCAG/KONM ein Mail versendet, erhält der in dieser Tabelle hinterlegte Benutzer zur entsprechenden Einkäufergruppe ein Expressdokument zur Benachrichtigung. Die Einträge in der Tabelle (der zu benachrichtigenden Benutzer) können über die Transaktion SM30 geändert werden. Beispiel: Einträge der Apps Tabelle /ISCAG/MMFB002EK Seite 6 (7) Technische Voraussetzungen SAP ERP ab dem Release 4.6 Remotezugang

7 Wir freuen uns auf erfolgreiche Projekte. Kontakt: Peter Stadler Sonnenstrasse 3 D Rosenheim Tel: Fax: Seite 7 (7)

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