Fehler und Probleme bei Auswahl und Installation eines Dokumentenmanagement Systems
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- Hildegard Brinkerhoff
- vor 7 Jahren
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1 Fehler und Probleme bei Auswahl und Installation eines Dokumentenmanagement Systems Name: Oswald Freisberg Funktion: Geschäftsführender Gesellschafter Organisation: SER Solutions Deutschland GmbH Liebe Leserinnen und liebe Leser, ohne eine datenbankgestütze Dokumentenverwaltung geht in größeren Unternehmen nichts mehr. Der Markt aber will es, dass Unternehmen qualitativ und quantitativ sehr unterschiedliche Ansprüche an das Dokumentenmanagement System stellen. Leider werden Fehler und Mängel oft erst klar, wenn das System bereits installiert ist. Was ist zu tun um Fehler zu vermeiden? Viele Angebote einholen, oder doch lieber einen Berater beauftragen? Vielleicht sollte man Software generell nur mieten, um den Schaden gering zu halten? Das Leben bietet eben nicht immer Rückgängig: Eingabe... Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team Seite 1
2 Sehr geehrter Herr Freisberg, Frageblock 1: Welche Kriterien sollte ein Unternehmen bei der Auswahl eines Dokumentenmanagement Systems beachten? Welche Rolle spielen hier Faktoren wie Wirtschaftlichkeit, Branche, Größe und organisatorische Aufstellung? Ein elektronisches DMS ist eine Organisationslösung, die sich der spezifischen Organisationsstruktur eines Unternehmens anpassen und in seine Abläufe integrieren muss. Anders als bei klassischen Funktionslösungen wie Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation reicht es hier nicht, einfach die verfügbaren Funktionen verschiedener Programme zu vergleichen. Bei der Systemauswahl sollte man daher vor allem überprüfen, ob die angebotenen Funktionen die spezifische Aufgabenstellung gänzlich abdecken, ergonomisch akzeptabel und in der Praxis anwendbar sind. Berücksichtigt werden sollten auch die sogenannten weichen Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Fachkompetenz des Anbieters und gegenseitiges Verständnis. Der Faktor Unternehmensgröße und die weitere Entwicklung spielen bei der Systemauswahl ebenfalls eine große Rolle. Der Erfolg einer neuen IT-Lösung steht und fällt mit ihrer Passform für das Unternehmen. Dabei reicht eine aktuelle Passgenauigkeit nicht aus, um die richtige Lösung zu finden. Lässt sich die Software nicht an neue Anforderungen anpassen, wird sie schnell zu einem starren Korsett, das die Entwicklung des Unternehmens hemmt statt unterstützt. Insbesondere beim Dokumenten-Management ändern sich die Bedingungen ständig, Daten- und Dokumentmengen wachsen rasant, zusätzliche Abteilungen mit vielen zusätzlichen Anwendern möchten das System fachspezifisch parametrisiert ebenfalls nutzen, Drittsysteme sollen mit einbezogen werden. All dies verlangt nach einem flexiblen und auf mehreren Ebenen skalierbaren System. Seite 2
3 Frageblock 2: Bitte beschreiben Sie ein fiktives Worst-Practice-Beispiel. Was kann alles schief gehen bei der Auswahl und Einrichtung eines Dokumentenmanagement Systems? Sie möchten wissen, wie man ECM-Projekte sicher zum Scheitern bringt? Aus unserer mehr als 25-jährigen Erfahrung mit elektronischer Archivierung, Dokumenten- und Enterprise Content Management lassen sich eine Reihe von Faktoren ableiten, die für erfolgreiche Projekte essentiell sind. Oder aber ins Gegenteil gewendet, nahezu jedes Projekt zu einem Misserfolg machen. Die wichtigsten No Go s lassen sich in drei Stichworte fassen: Viel schreiben wenig tun Benutzern misstrauen Still und heimlich! Viel schreiben wenig tun, was ist damit gemeint? Akribische Analysen und pompöse Konzepte führen geradezu zwangsläufig zu enttäuschten Anwendern und ausufernden Kosten. Detailverliebte Analysen verteuern die Pflichtenhefterstellung, ewige Pilotphasen verzögern den Einstieg in die produktive Nutzung des Systems. Der Return-on-Investment rückt in weite Ferne. IT-Abteilungen neigen dazu, den normalen Benutzern zu misstrauen. Die machen doch nur wieder alles kaputt, denkt sich da heimlich mancher Systemadministrator und bemüht sich nach Kräften, Zugriffe und Use Cases möglichst zu beschränken. Aber wenn keiner irgend etwas darf, wird der Enthusiasmus der Benutzer, das System selbst auszuprobieren und Nutzen daraus zu ziehen, schnell verfliegen. Seite 3
4 Und zu guter letzt: Still und heimlich agieren! Wer zu zögerlich an die Umsetzung herangeht und die Anwender nicht fordert, wird wohl sehr lange auf die positiven Effekte von DMS für s Unternehmen warten müssen. Bloß keinen organisatorischen Druck aufbauen, Wir dürfen die Anwender nicht überfordern bei diesen scheinbar gut gemeinten Ratschlägen sollten bei der Projektleitung die Alarmglocken angehen. Denn wenn das die Maxime bei der Einführung eines DMS ist, wird es wohl ein längerer Prozess werden. Seite 4
5 Frageblock 3: Dokumentenmanagement Systeme unterscheiden sich fundamental von einander. Wo sehen Sie Ihr Produkt hier aufgestellt? Unsere DOXiS4 iecm-suite wurde unter Berücksichtigung der Designmerkmale einer serviceorientierten Architektur und den spezifischen Anforderungen eines ECM vor zwei Jahren von Grund auf neu entwickelt. Dabei wurden Metadatenverwaltung und physikalischer Speicher voneinander getrennt. Modular kombinierbare ECM- Services nutzen die einheitliche Metadatenbasis als Grundlage für flexible ECM-Lösungen - zur Integration in vorhandene Systeme oder für fertige DOXiS4-Lösungspakete. Damit ist DOXiS4 die Basis für unternehmensweite Büroautomation und Produktivität für das nächste Jahrzehnt. Eine besondere Stärke unserer DOXiS4 iecm-suite liegt im elektronischen Aktenmanagment. Der DOXiS4 Records Service stellt leistungsfähige Funktionen zur elektronischen Aktenbearbeitung zur Verfügung und unterstützt die gesamte Bandbreite aktenbezogener Prozesse. Elektronische Akten werden gemeinsam mit dem übrigen Schriftgutbestand flexibel, einheitlich und höchst effizient verwaltet. Dabei lassen sich Beziehungen zu Dokumenten, Vorgängen, Akten und jeder anderen Art von internen und externen Informationsobjekten herstellen, so dass die Akte zu einem modernen und universellen Informations- Cockpit wird. Besonders die virtuellen Register spielen alle Vorteile der gemeinsamen Metadatenplattform aus und erlauben frei definierbare Sichten auf den Datenbestand. Darauf aufbauende, vorkonfigurierte Solution Packages für spezielle Aktenarten wie die Personalakte oder die Vertragsakte kommen dem Bedürfnis des Marktes nach ready-to-use Lösungen entgegen und sind innerhalb kürzester Zeit mit wenig Customizing und damit kostengünstig zu implementieren. Seite 5
6 Frageblock 4: Wo sehen Sie Ihr Unternehmen in fünf Jahren? Welche großen Schritte kommen? SER ist schon heute der größte deutsche ECM-Softwarehersteller und Direktanbieter von Komplettlösungen rund um die Informationslogistik in Deutschland. Und mit unserer vor zwei Jahren vollständig neu entwickelten DOXiS4 iecm-suite auf einem guten Weg, unsere führende Position auch in den kommenden Jahren kontinuierlich auszubauen. Unsere Prognosen sagen ein jährliches Wachstum von ca. 10 Prozent voraus, das wir durch einen organischen Ausbau unserer Marktanteile nicht nur in Deutschland, sondern auch auf dem europäischen Markt erzielen wollen. Dies soll aber nicht durch ein sogenanntes Low-Margin-Business erreicht werden, sondern durch eine stetige Weiterentwicklung unserer intelligenten Produkte und Lösungen mit noch mehr Funktionalität im Standard. Den bereits erwähnten, vorkonfigurierten Solution Packages werden weitere folgen. Ziel ist es, Implementierungsaufwand, Customizing und Dienstleistungen weiter zu verringern, die Usability zu steigern und so die Akzeptanz der Benutzer für ein unternehmensweites ECM zu steigern. Damit unterstützen wir unsere Kunden in ihrem Kerngeschäft noch wirkungsvoller und sorgen für einen schnellen Return-on-Investment. Eine wichtige Säule unseres Erfolges ist unsere Direktvertriebsorganisation, die mit viel Expertenwissen und Erfahrung die Bedürfnisse unserer Kunden analysiert und maßgeschneiderte Lösungen anbietet. Mit über 350 Mitarbeitern in 14 Gesellschaften an 20 eigenen Standorten in Europa ist SER auch für die Zukunft bestens aufgestellt. Vielen Dank für das Interview! Seite 6
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