Beschreibung des EC2 für David

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1 Seite 1 von 14 Beschreibung des EC2 für David Der EC2 für David ist entwickelt worden, um eine Anbindung von ACT! an den David-Client herbeizuführen. Der EC2 bietet die Möglichkeit s und Faxe an einen oder mehrere ACT! Kontakte, Firmen oder Gruppen als Datei anzuhängen. Ein versenden von s und Faxen kann aus dem David-Client oder ACT! direkt erfolgen wobei die Protokollierung im ACT! erfolgt. Weitere Optionen sind, aus einem David -, Fax- oder Voice-Nachricht eine ACT Tätigkeit zu erstellen oder eine Suche nach einem Kontakt in ACT! zu veranlassen. EC2 Funktionsübersicht: s versenden aus dem David-Client oder direkt aus ACT! Anhängen von Faxen an ACT!-Kontakten David-Dokumente* in der ACT! Historie als Datei ablegen. Automatisches verarbeiten von eingehenden und ausgehenden David- s. David- s mit Anlage in die ACT Historie ablegen. Aus einem David-Dokument* eine Tätigkeit in Act erzeugen.

2 Seite 2 von 14 Aus dem David-Client eine Suche in ACT! auslösen. David-Dokumente* an Firmen oder Gruppen anhängen. David-Dokumente* als verlinkte Datei in ACT anlegen. Erkennung des Kontaktes über alle gespeicherten ACT- adressen. Farbiges Markieren von s, die mit dem EC2 bearbeitet wurden. Adressaktualisierung von unbekannten adressen in der ACT Datenbank. Logbuchfunktion des EC2 Einstellung des dynamischen Ablagelinks Automatische Ablage der David-Dokumente* in einer Firmendokumentenablage in Verbindung mit EFA**. * -, Fax- oder Voice-Nachrichten in David. ** Explorer für ACT! Der EC2 für David kann durch eine weitere Einstellung der EC2 Optionen mit der Funktion vom EFA** kombiniert werden. Das heißt: Beim Anhängen einer an die ACT! Historie wird das David-Dokument ( , Fax, Voice) in die Firmendokumentenablage gespeichert und nicht in dem ACT!-Attachments- Ordner. In der ACT! Historie wird dann eine Verlinkung zu dem David- Dokument angelegt. Das David-Dokument kann so aus ACT! oder aus dem Windows Explorer geöffnet werden. Mit dieser Funktion wird das Datenvolumen in dem ACT!-Attachments-Ordner drastisch reduziert.

3 Seite 3 von 14 Installation des EC2 für David Starten Sie die Installationsdatei des EC2 Setup.exe mit Administratorenrechten und führen diese aus. Wenn Sie keine Administratorenrechte auf Ihrem System haben, können Sie mit dem Kontextmenü Ausführen als die Installation mit Administratorenrechten ausführen. Sie finden das Kontextmenü, in dem Sie einen rechten Mausklick auf die Setupdatei Setup.exe tätigen. Nach der Installation können Sie den EC2 starten.

4 Seite 4 von 14 Einstellungen des EC2 1. Konfiguration von dem EC2 Nach dem ersten Starten des EC2 erscheint die Konfigurationsmaske ID Beschreibung 1 David-Server David-Benutzer David-Passwort Geben Sie hier Ihren David-Benutzernamen und das Passwort ein. Klicken Sie auf Login. Beim ersten Start ist das Feld unter dem Login-Button maskiert, hier können Sie später ein anderes Archiv für die ablage festlegen.

5 Seite 5 von 14 2 Tragen Sie hier Ihre adresse(n) ein. Der EC2 wird nur s verarbeiten, welche an Sie versandt wurden, oder welche Sie versandt haben. Geben Sie Ihre adresse in dem Textfeld ein und drücken Sie auf Hinzufügen (In der Testversion können Sie nur eine adresse angeben) 3 Referenzpfad für ACT! Mit dem Button Ordner suchen wird der Referenzpfad für ACT! eingestellt. Der Standardpfad ist: (XP) C:\Documents and Settings\Christoph Schulte\Application Data\IT- Agentur\EC2\TempMails\ dieser sollte eingestellt werden. ( Vista / 7) C:\Users\Christoph Schulte\AppData\Roaming\IT-Agentur\EC2\TempMails\ 4 Events einstellen Die Standardeinstellung nach der Installation ist Nicht automatisch anhängen. Sie können die Option Alle s automatisch anhängen auswählen. Mit der Option werden alle s und Faxe, die in dem David Archiv Ausgang/DC2-Mails liegen an ACT angehängt. Voraussetzung ist, das im Empfänger bzw. Absender eine der eingetragenen Referenz- adressen enthalten ist. 5 Klicken Sie auf Speichern oder OK Beim Speichern werden mehrere Operationen durchgeführt, unter anderem wird ein Skript kopiert, welches das Kontextmenü im David Client erweitert. Ist das Skript auf dem Server schon vorhanden, wird nachgefragt, ob es überschrieben werden soll. Klicken Sie dann auf Ja.

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7 Seite 7 von Anpassungen im David Administrator: Sie müssen für die weiteren Einstellungen die Berechtigung haben den David Administrator zu öffnen. Öffnen Sie den David Administrator. Hierzu öffnen Sie den David Administrator für den eingetragenen Server. Öffnen Sie per Doppelklick den David- Benutzer für den Sie die Installation durchführt haben. Klicken Sie auf den Reiter Benutzerdaten. Aktivieren Sie die Option Individuelle(s) Script(s) und tragen dort Ihr persönliches Script ein. Bei unserem Beispiel (<Username>.vbs) Christoph Schulte.vbs (ohne Pfadangabe) Sie finden das Script nach der Installation in dem Verzeichnis \\<SERVER>\DAVID\CODE\scripts\ Sie können den David Administrator wieder schließen. Hinweis: Sie müssen den David Client bei dem Benutzer neu starten damit die Funktionen im David gestartet wird.

8 Seite 8 von Regeleinstellung im David-Client bei dem Benutzer: Öffnen Sie den David Client bei dem Benutzer und gehen in die Detailansicht. Markieren Sie das Archiv Ausgang und betätigen Sie die rechte Maustaste. Wählen Sie das Menü Regeln aus. Betätigen Sie dann den Button Hinzufügen Geben Sie der neuen Regelung einen Namen z.b. DC_ACT_2 adresse. Wählen Sie den Regeltyp Verteilen an einen Benutzer oder in ein Archiv aus. Setzen Sie den Haken an der Option Regel generell anwenden und betätigen Sie dann den Button Weiter. Legen Sie eine oder mehrere neue Bedingung an zum Beispiel: das Feld Absendern - gleich Ihre_ _Adresse an. Wenn Sie mehre adressen sowie Faxnummer haben legen Sie weiter Regeln an. Wichtig, prüfen Sie die Logik der Regeln nach der Erstellung.

9 Seite 9 von 14 Bitte betätigen Sie dann im oberren Bereich, den Reiter Ziel und wählen die Option Als Kopie verteilen (kopieren). Betätigen Sie den unteren Button Archiv und wählen das Unterarchiv vom Ausgang welches vom DC2 überwacht wird. Standard ist das Archiv DC2- s. Danach schließen Sie die Regelabfrage. 4. Erklärungen: Erweiterte Funktionen im David-Client Nach der Installation des EC2 können Sie mit der rechten Mausfunktion, im Ausgangs-, Eingangs- und dem DC2- s-Archiv die s-, Fax- und Voice-Nachrichten manuell an ACT anhängen. Hierzu sind weitere Buttons im unteren Bereich des Kontextmenü eingestellt worden.

10 Seite 10 von 14 Funktionsbeschreibung der Button: Modul Automatisch anhängen (nur ) Beschreibung EC2 sucht nach zugehörigem Kontakt in ACT! und hängt das automatisch an. Falls kein Kontakt zugeordnet werden konnte, fragt der EC2 den Benutzer über einen Dialog, welcher Kontakt gesucht wird. Manuell anhängen (nur ) Der Benutzer legt über eine Maske selbst fest, zu welchem Kontakt das zugeordnet wird. An Firma anhängen (nur ) Das wird einer Firma zugeordnet und dem zugehörigen Kontakt. Der Benutzer wählt die Firma selbst aus. An Gruppe anhängen (nur ) Identisch mit Firma, mit dem Unterschied, dass anstatt einer Firma eine Gruppe genutzt wird. Tätigkeit erzeugen (nur aus einer ) In ACT wird für den Kontakt, welcher der zugeordnet wurde, eine Tätigkeit erstellt, wie z.b. ein Anruf erstellen. Hinweis: Das bleibt weiterhin in der Ansicht und dem Archiv vorhanden! Gehe zu Kontakt (nur ) ACT sucht in der Datenbank den Kontakt zu der zugehörigen adresse und zeigt ihn an. Auch hier bleibt das weiterhin vorhanden und wird nicht gelöscht! Dokument anhängen Fax oder Voice Nur für Fax und Voiceitem Gleiche Funktion wie manuell anhängen

11 Seite 11 von 14 Überwachen des Archives (DC2-Mails): Jedes und Fax, welches Sie aus dem David-Client versenden, wird durch die Regeln als Kopie in das ausgewählte Archiv DC2- s abgelegt. Das Unterarchiv DC2- s wird von dem EC2 überwacht und ein PopUp zeigt Ihnen jede Veränderung in diesem Archive an. Sie können die s und Faxe in diesem Ordner an ACT durch zwei verschiedene Möglichkeiten anhängen. A: durch die Funktionen des Kontextmenüs in diesem Archiv. B: durch einschalten der EC2 Option automatisches Anhängen (siehe automatisches verarbeiten von und Faxen). Alle David-Nachrichten im DC2- s Archiv werden nach dem anhängen an ACT! in das Unterarchiv Garbage verschoben wo Sie nun gelöscht werden können. Überprüfung der Referenzadressen: Der EC2 hat eine automatische Überprüfung der Referenzadresse eingebaut. Diese Funktion kommt bei der Überwachung des DC2- s Archiv sowie bei den Kontextfunktionen zum tragen. Wird ein mit einer nicht bekannten Referenzadresse in das DC2Mails-Archiv verschoben, wird es automatisch in den Garbage Archiv weitergeleitet ohne es an ACT! anzuhängen. Wird ein mit einer nicht bekannten Referenzadresse bei den Kontextfunktionen erkannt, erscheint eine Warnmeldung und das wir nicht an ACT! angehangen. Automatisches verarbeiten von s und Faxen: Sie können jederzeit ein oder Fax aus jedem David Archiv in das überwachte Archiv DC2- s per Drag Drop oder Regel verschieben. Der DC2 erkennt bei dem oder Fax ob es gesendet oder empfangen worden ist. Ein wird dann mit den Sendestatus und dem Zeitstempel automatisch an ACT! angehangen.

12 Seite 12 von 14 Ein Fax erzeugt eine Abfrage in dem Sie den Kontakt(en) auswählen und dann mit dem Sendestatus und dem Zeitstempel angehangen wird. 5. Konfiguration für Administratoren! Diese Beschreibung dient für die besondere Anpassung des EC2 und sollte nur von erfahrenden Administratoren durchgeführt werden. EC2 Optionen ID Beschreibung 1 Wählen Sie hier ein anderes Archive aus, in dem s abgelegt werden sollen, die automatisch angehangen werden sollen 2 Pfräfixe dienen dazu, s im Dateisystem zu unterscheiden, ob Sie empfangen oder gesendet wurden Geben Sie neue Bezeichner ohne Unterstriche ein 3 Pfad im Dateisystem, wo s abgelegt werden. Per Default wird ein Ordner im ACT-Programmverzeichnis vorgegeben Standardmäßig: C:\Program Files\ACT\Act for Windows\Plugins\TempMails\ 4 Damit s über das Kontextmenü im David Client angehangen werden können, muss der Pfad bekannt sein, in dem das Programm liegt, welches s aus dem Infocenter extrahiert und im Dateisystem

13 Seite 13 von 14 erzeugt Standardmäßig: C:\Users\<Username>\Documents\ Connector2\ACTTC.exe 5 Tooltips informieren den Benutzer über Ereignisse, wie z.b. angehangene s, neue s im überwachten Archive, usw. 6 Per Default werden s nicht automatisch angehangen. Der Benutzer markiert im David Infocenter einen Eintrag und wählt im Kontextmenü einen Eintrag, was mit dem passieren soll. Optional können die s auch automatisch angehangen werden. Dabei wird schrittweise der gesamte Archiveinhalt aus dem Archive Ausgang\DC2-Mails abgearbeitet und im Dateisystem erzeugt. Die abgearbeiteten s werden in das Archive Ausgang\Garbage verschoben. Wichtig! Der Automatikbetrieb ist von der Auslastung des David- Server abhängig. Eine Anpassung der Clients kann mit dem Intervalschieber angepasst werden. 7 Anhängevorgänge können in Logdateien mitprotokolliert werden. Diese Option ist zu Debug-Zwecken gedacht. 8 Stellen Sie ein, falls der Automatikbetrieb eingeschaltet ist, in welchem Intervall das Archive auf neue Einträge überprüft werden soll. Das Minimum sind 10, das Maximum 120 Sekunden. 6. Lizenz Ohne eine gültige Lizenz arbeitet der EC2 für David in der Testversion. Hier werden max. 3 s verarbeitet. Danach muß der EC2 neu gestartet werden. Eine Lizenz können Sie bei uns im Shop bestellen. Dabei machen Sie bitte folgende Angaben: Die Anzahl der Installationen, also auf wie vielen PCs Sie die Software einsetzen möchten, Ihren David Benutzernamen, Ihre Firma, adresse, Telefon- oder Handynummer

14 Seite 14 von 14 Einspielen einer Lizenzdatei Haben Sie ein mit der Lizenz erhalten, so entpacken Sie das ZIP-Archiv auf Ihrem Computer z.b. in Ihre eigene Dateien. Mit einem Doppelklick auf die #######.reg Datei wird die Lizenz in die Registrierungsdatenbank eingetragen. Bestätigen Sie alle Fragen und Hinweise des Betriebssystems. 7. Support Benötigen Sie Support, wenden Sie sich bitte an Hinweis: Der EC2 für David benötigt einige Administration und verschiedene Softwarekomponenten mit den die komplexe Funktion bereitgestellt wird. Ein Verlust der informationen kann durch unsachgemäßer Anwendung der Hauptkomponenten erfolgen sowie durch nicht bereitgestellter Netzwerkkomponenten. Der Betreiber sollte sich vergewissern das ein verarbeitetes in ACT auch verfügbar ist bevor eine Löschung der s in den Archiven geschieht. Die von dem DC2 angehängten s werden Grundsätzlich in das David Archiv Ausgang\Grabage verschoben. Sie haben die Möglichkeit die s aus dem Grabage Archiv weiter zu verarbeiten. Sie sollten das Grabage Archive regelmäßig bereinigen hierzu können Sie die Dienste von David benutzen.