Archiving websites. Diplomarbeit zur Erlangung des Titels Diplom-Archivarin (FH) Archivierungskonzept für das Intranet der Dresdner Bank AG

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1 Fachhochschule Potsdam University of Applied Sciences Fachbereich Informationswissenschaften Diplomarbeit zur Erlangung des Titels Diplom-Archivarin (FH) Archiving websites Archivierungskonzept für das Intranet der Dresdner Bank AG Vorgelegt von: Antje Schlieter Matr. Nr Käthe-Kollwitz-Str Arnsdorf Gutachter: 1. Prof. Dr. Volker Schockenhoff 2. Prof. Dr. Hartwig Walberg Bearbeitungszeitraum: 1. April 1. Juli 2003

2 Vorwort Die Entwicklung des Archivierungskonzepts ist ein Ergebnis der guten Zusammenarbeit sowohl zwischen den Archiven als auch zwischen dem Historischem Archiv, der Intranetredaktion und der IT-Abteilung in der Dresdner Bank. Einen ganz besonderen Dank geht an folgende Personen: - Wolfgang Richter (Historisches Archiv) - Dirk Lixfeld (Leiter der Intranetredaktion) - Alexander Wolf (Leiter des IT-Support s) - Bruno Pasqualotto (Mitarbeiter in der Intranetredaktion) - Daniel Oehler (Entwickler des HTML-XML-Konverters) - Rudolf Schmitz (Archiv der sozialen Demokratie in Bonn) Die vorliegende Diplomarbeit wurde im Auftrag des Historischen Archivs der Dresdner Bank AG geschrieben. Die Nutzungsrechte der Arbeitsergebnisse liegen uneingeschränkt bei dem Unternehmen.

3 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Das Historische Archiv der Dresdner Bank und die Archivierung des Intranets Ein Beispiel Das Projekt Die Durchführung Vorbereitung Das Projekt "Internet Archiv" im Archiv der sozialen Demokratie Analyse und Tests in der Intranetredaktion Abschlussbesprechung Archivierung von Webseiten Allgemeines Projekte Herangehensweisen Metadaten Technische Fragen Das Intranet der Dresdner Bank AG Definition des Begriffes Intranet Bedeutung des Intranets für die Dresdner Bank Entwicklung Verantwortlichkeiten Angebote im intranet der Dresdner Bank Das Portal Verwaltung der Informationen Publikation der Webcontents Contents des Intranets Webpublishing-Prozess mit dem Content-Management- System Das CMS "infosite" Der Intranet-Styleguide Der Styleguide Der Styleguide Schlussfolgerung Ablauf der Archivierung Archivierungsstrategien für das Intranet Ablauf der Archivierung des Intranets der Dresdner Bank Die Bewertung Ziel der Bewertung Bewertungsrichtlinien in Archiven Bewertungsrichtlinien für (Teile von) Websites Auswahlkriterien für Online-Publikationen Risikoeinschätzung Bewertungsstrategien...51 I

4 7.5 Bewertung des Intranets der Dresdner Bank AG Allgemeines Bewertungskriterien Spiegelungsintervalle Spiegelungstiefe Bewertung von CC UK Zusammenfassung Die Spiegelung Teleport Pro Zusammenfassung der Tests mit Teleport Pro HTTrack Zusammenfassung der Tests mit HTTrack Fazit Ansicht im Browserfenster Offene Fragen Sicherung und Erhaltung des Intranet-Archivs Allgemeines Dateiformate für die Archivierung Archivierung von Daten mit XML Archivierungsstrategien Migration von webbasierten Aufzeichnungen HTML-XML-Konverter Fazit Zusammenfassung Empfehlungen für den Styleguide Fazit...89 Glossar...90 Literatur- und Quellenverzeichnis...93 Quellen im Intranet der Dresdner Bank...98 Anhang...99 II

5 Abkürzungsverzeichnis BRAIN BINGO CC CC UK CC UK IK CC UK IT CD-ROM CMS CSS DVD HTML MIS SGML TCP/IP URI URL XSL XML XHTML W3C Bankwide Resources And Information Network dresdner brain Business Information Goes Online Corporate Center (der Dresdner Bank AG) Corporate Center Unternehmenskommunikation Corporate Center Unternehmenskommunikation Interne Kommunikation Corporate Center Unternehmenskommunikation Informationstechnologie Compact Disc Read Only Memory Content-Management-System Cascading Style Sheets Digital Versatile Disc Hypertext Mark-up Language Markinformationssystem Standardized Generalized Mark-up Language Transmission Control Protocol/Internet Protocol Uniform Resource Identifier Uniform Resource Locator Extensible Stylesheet Language Extenxible Mark-up Language Extensible Hypertext Mark-up Language Word Wide Web Consortium III

6 Tabellen- und Abbildungsverzeichnis Tab. 1 - Archiving websites Projekte 99 Tab. 2 - Tabellarische Übersicht zur Darstellung und 102 Verwaltung der Intranetangebote Abb. 1 - Metadata-Elemente des Dublin Core-Standards 104 Abb. 2 - Das Intranet der Dresdner Bank das erste Portal 105 Abb. 3 - Wie kommen meine Informationen ins Netz? 106 Abb. 4 - Das Intranet der Dresdner Bank das Portal 107 Abb. 5 - Das Intranet der Dresdner Bank - diverse 108 Screenshots Abb. 6 - Schema des Webpublishing s mit einem CMS 110 Abb. 7 - Funktionsweise von Vorlagen (Templates) 110 Abb. 8 - Content Life Cycle 110 Abb. 9 - Meta-Tags im Styleguide 2.1 und deren Anwendung 111 Abb Auszüge aus dem Styleguide Abb Archivierungsablauf für das Intranet der Dresdner 113 Bank AG Abb Stadsarchief Antwerpen: Metadataschema voor 114 gearchiveerte websites (NL/ [D]) Abb Beispiele für die Online-Benutzung von 115 Webarchiven Abb Zuständigkeiten der National Library of Australia 116 und der National Archives of Australia bei der Archivierung webbasierter Aufzeichnungen Abb Faktoren für die Risikoanalyse der National 117 Archives of Australia Abb Corporate Center Unternehmenskommunikation Grafische Darstellung der Bewertung nach der Besprechung mit Herrn Pasqualotto Abb Corporate Center Unternehmenskommunikation 120 Grafische Darstellung über die Umsetzung der Bewertung nach der Spiegelung Abb Corporate Center Unternehmenskommunikation im 122 Intranet Screenshots zur Spiegelung mit HTTrack Abb Teleport Pro Screenshots der Project Properties 123 Abb HTTrack - diverse Screenshots 124 Abb Das Intranet der Dresdner Bank das gespiegelte 125 Portal Abb Vergleich zwischen HTML- und XML-Dokumenten 126 Abb Der Ablauf des HTML-XML-Konverters 127 IV

7 Einleitung 1. Einleitung Die Entwicklung der Webtechnologie bringt neue Perspektiven mit, die auch auf die Archive zukommen und Teil der überlieferungsbildenden Aufzeichnungen darstellen. Bisher wird jedoch die Archivierung von Websites nur von wenigen Archiven bzw. Bibliotheken durchgeführt. Dieser Herausforderung will sich das Historische Archiv der Dresdner Bank stellen und mit der dauerhaften Bewahrung des Intranets, dem internen Informationsnetzwerk des Unternehmens, beginnen. Im Rahmen der vorliegenden Diplomarbeit wurde ein Ablauf zur Archivierung des Intranets der Dresdner Bank AG entwickelt. Softwareprodukte wurden zusammen mit den Mitarbeitern aus der Intranetredaktion sowie der IT-Abteilung getestet und ausgewählt. Bewertungskriterien wurden entwickelt und deren Umsetzung mit der Anwendung des Softwareproduktes nachverfolgt. Für die Erhaltung der webbasierten Aufzeichnungen über einen längeren Zeitraum wird eine Migrationsmethode vorgestellt, die im Auftrag der Allianz AG entwickelt wurde und für Webseiten des Intranets angepasst werden könnte. Mit der Darstellung der Untersuchungsergebnisse werden Empfehlungen für die Archivierung des Intranets gegeben. Nicht alle Arbeitsschritte, die für die dafür erforderlich sind, können mit der vorliegenden Arbeit eindeutig geklärt werden. Denn die Archivierung von Websites bietet noch viele Möglichkeiten für weitere Entwicklungen auf diesem Fachgebiet. 1

8 Das Historische Archiv der Dresdner Bank und die Archivierung des Intranets 2. Das Historische Archiv der Dresdner Bank und die Archivierung des Intranets Das Intranet der Dresdner Bank besteht seit Es enthält in den mehr als Webseiten zunehmend Informationen, die nach Ansicht des Historischen Archivs Archivwert besitzen. Zu beobachten ist, dass Nachrichten, Pressemittelungen, aktuelle Geschäftsinformationen sowie interne Rundschreiben, die bisher vollständig im Archiv aufbewahrt wurden, mittlerweile nur noch online über das Intranet verfügbar sind. Hybridüberlieferungen 1 sind vor allem bei den Rundschreiben, Geschäftsinformationen und Nachrichten am wenigsten zu erwarten. Es kann nicht davon ausgegangen werden, dass die einzelnen Unternehmensbereiche, die für die Inhalte bestimmter Intranetangebote selbst verantwortlich sind, diese auch selbst verwalten und dauerhaft sichern. Wie kommen nun die Informationen in das Historische Archiv der Dresdner Bank? Theoretisch könnten diese digitalen Informationen nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von den Abteilungen des Unternehmens dem Archiv angeboten werden. Die Abteilungen sind jedoch gesetzlich nicht dazu verpflichtet. Demnach besteht für das Archiv die Gefahr, erst nach mehreren Jahren nicht mehr interpretierbare, unvollständige oder gar keine digitale Informationen zu bekommen. Schließlich existiert auch das Problem rückwirkend die Informationen in den ursprünglichen Zusammenhang darzustellen. Technisch ist dies nur mit einem sehr hohen Aufwand verbunden, das noch keine Garantie für eine authentische Überlieferung ist. Deshalb muss das Archiv bereits während der Publikationsphase im Intranet agieren! 2.1. Ein Beispiel Ein Beispiel aus der jüngsten Vergangenheit soll das Dilemma künftiger Nutzer verdeutlichen. Seit Mitte der 90er Jahre führte die Dresdner Bank 1 Bei Hybridüberlieferungen existieren sowohl analoge als auch digitale Aufbewahrungsformen nebeneinander. 2

9 Das Historische Archiv der Dresdner Bank und die Archivierung des Intranets Fusionsgespräche mit verschiedenen Kreditinstituten, die jedoch scheiterten. Im März 2001 bestätigten die Allianz und die Dresdner Bank, Gespräche zur Schaffung eines integrierten Finanzdienstleisters zu führen. Im Juli übernahm dann die Allianz Group die Mehrheit des Aktienkapitals der Dresdner Bank. Zu dieser Zeit bestand das Intranet bereits. Es gab Auskunft über den aktuellen Stand der Verhandlungen. Wäre es für die Forschung nicht interessant zu wissen, wie die aktuelle Situation intern den Mitarbeitern im Intranet vermittelt wurde und wie sich die Reaktionen darauf gestalteten? Im Intranet sind sicherlich unter der Rubrik Archiv Informationen zu dem Thema aus Nachrichten, Presseschau, Web-TV und inside 2 verfügbar. Sie stehen aber nicht im damaligen Kontext des Intranets. Obwohl die Informationen des Archivs seit 2001 in dem jetzigen Content- Management-System noch vorliegen, ist es z. B. nicht möglich die vergangenen Nachrichten mit dem damaligen Börsenkurs anzuzeigen. Die ursprünglichen Zusammenhänge sind nicht wieder herstellbar Das Projekt Die Bemühungen für die dauerhafte Aufbewahrung des Intranets bestanden seitens des Historischen Archivs seit dem Frühjahr/Sommer Es existierten bisher jedoch keine genauen Vorstellungen, wie dieses Vorhaben realisiert werden sollte. Dazu soll diese Diplomarbeit einen entscheidenden Teil dazu beitragen, um Methoden und Lösungswege aufzuzeichnen. Ziel des Archivs ist es, dass die Charakteristik des Mediums erhalten bleibt, so dass eine Navigation und Recherche innerhalb des archivierten Teils des Intranets möglich ist. Die archivierten Aufzeichnungen müssen authentisch, zuverlässig, lesbar und interpretierbar sein. Das heißt, es muss gewährleistet sein, dass die ursprünglichen strukturellen Zusammenhänge, die Kontextinformationen und der Inhalt dem originalen Intranetauftritt 2 inside ist eine Zeitschrift, die während der Fusionsgespräche publiziert wurde. 3

10 Das Historische Archiv der Dresdner Bank und die Archivierung des Intranets entspricht 3 und im Zuge der Archivierung nicht geändert wird bzw. manipulierbar ist. Technische Angaben über erforderliche Hardware- und Softwarekomponenten für die Lesbarkeit und Interpretation der Informationen müssen zusätzlich verfügbar sein. Deshalb sind weitere Metadaten sowohl aus dem Quellcode der Webseiten in Form der Meta- Tags als auch während des Archivierungsprozesses unbedingt notwendig. Für die Archivierung des Intranets soll auch die Migrationsstrategie eine wichtige Rolle spielen. Primär soll vorerst nichtkorrektes HTML in XHTML umgewandelt werden. Zur Realisierung von Migrationen bestehen allerdings noch keine Erfahrungen im Archiv der Bank. Für die Benutzung gibt es noch keine genaueren Vorstellungen. Herr Richter, Ansprechpartner im Historischen Archiv, schlug vor, dass die Snapshots über das Intranet für die Mitarbeitern der Dresdner Bank abrufbar sein könnten. Die einzelnen Optionen für das Online-Webarchiv müssten aber noch abgesprochen werden. Fest steht, dass eine Benutzung im Historischen Archiv möglich sein soll. Anregungen können sich aus denn bestehenden Webarchiven entnommen werden. Der Archivierungsprozess setzt die Festlegung von Abläufen und Verantwortlichkeiten voraus. Beides ergibt sich nach der Diplomarbeit. Das Archivierungskonzept sollte zudem so entwickelt werden, dass es auch für die Archivierung des Internets anwendbar ist. Wie aus den einzelnen Ideen und Vorstellungen des Historischen Archivs ein realisierbarer Ablauf für die Archivierung des Intranets der Dresdner Bank AG entstand, wird in den kommenden Kapiteln näher beschrieben. 3 Vgl. Kapitel 7.2. Characteristics of a record (ISO , 2001, S. 7). Nach dem ICA Guide bestehen elektronische Aufzeichnungen aus Inhalt, Kontext und Strukturangaben, die zusammen die Geschäftstätigkeit beweisen. A record is recorded information produced or received in the initiation, conduct or completion of an institutional or individual activity and that comprises content, context and structure to provide evidence of the activity. (Kapitel 2.1. in: ICA, Guide, 1997) 4

11 Die Durchführung 3. Die Durchführung 3.1 Vorbereitung Um dem beschriebenen Archivierungsziel näher zu kommen, fanden im Vorfeld Besprechungen mit Herrn Richter aus dem Historischen Archiv im September 2002 statt. Im November wurde ein weiteres Treffen zusammen mit dem Leiter der Intranetredaktion, Herr Lixfeld und dem Leiter für den IT-Support, Herrn Wolf, durchgeführt. In den Gesprächen wurden Ziele, Probleme und Lösungsansätze des Projektes benannt und diskutiert. Angesprochen wurden die Probleme der Datenverwaltung und der Speicherformate, vor allem HTML und XHTML. Schwerpunktmäßig sollte für die Diplomarbeit vorerst die dresdner brain analysiert, bewertet und archiviert werden. Um die nötigen Untersuchungen durchzuführen, war ich eine Woche in der Intranetredaktion tätig. Während der Untersuchung hat sich der Schwerpunkt durch den Einsatz funktionsreicher Spiegelungssoftware auf den Ablauf der Archivierung verlagert. Als Vorbereitung für die Untersuchung in der Intranetredaktion informierte ich mich über bereits laufende Projekte zur Archivierung von Websites, um genauere Vorstellung über die Vorgehensweisen zu bekommen. Die überwiegende Mehrheit solcher Projekte wird von Bibliotheken betreut, die entweder nur Teile von Webseiten (z. B. elektronische Publikationen) oder Webseiten eines länderspezifischen Teils des Internets auf Dauer sichern. Einzelne ausgewählte Websites werden in den wenigsten Fällen archiviert. Im deutschsprachigen Raum sind fast gar keine Projekte solcher Art zu finden. In der Fachzeitschrift Der Archivar wurde über das Projekt Internet Archiv im Archiv der sozialen Demokratie in Bonn berichtet 4. Nach meiner Auffassung ist es derzeit das einzige Webarchivierungsprojekt in Deutschland. Dieses konnte ich vor Ort anschauen. 4 Vgl. Schmitz, Archivierung,

12 Die Durchführung Das Projekt Internet Archiv im Archiv der sozialen Demokratie Das Projekt Internet Archiv besteht seit 1998 im Archiv der sozialen Demokratie, Abteilung Digitale Sammlung. Das Ziel des Projektes ist, die Internetauftritte der SPD zu archivieren und diese auf Dauer zu sichern. Dazu gehören die Auftritte der SPD auf Bundesebene, der Bundestagsfraktion und der 16 Landesverbände mit ihren Untergliederungen sowie die Webauftritte der Friedrich-Ebert-Stiftung, u.a. mit der Sonderseite zur Europawahl und des Archivs der sozialen Demokratie. Um die Charakteristik der Webtechnologie beizubehalten, so dass die Funktionalitäten der Navigation, Javascripten, Links und andere Besonderheiten erhalten bleiben, wird der gesamte Internetauftritt mit Teleport Pro gespiegelt 5. Bei der Auswahl der Archivierungsmethode war für das Archiv wichtig, dass, im Gegensatz zu einem einfachen Download oder der Kopie von Dateien, die ursprünglichen Zusammenhänge erhalten bleiben. Die Kriterien für die Spiegelungsintervalle und tiefe sind noch nicht festgelegt. Besonders die Spiegelungsintervalle sind Ziele, die noch im Rahmen eines Projektes angestrebt werden. Bisher wurden die Internetauftritte auf Bundesebene dreimal, auf Landesebene zweimal gespiegelt, die mit individuell festgelegten Terminen (z. B. bei Wahlkämpfen) ergänzt werden. Die Spiegelungstiefe richtet sich in erster Linie nach der zu spiegelnden Ausgangsseite. Allgemein wird davon ausgegangen, dass bei der Spiegelung der Startseite eine tiefergehende Linkebene gewählt wird. Innerhalb des selben Pfades wird für die Startseite von eine Linktiefe von sieben Ebenen angegeben. Die Spiegelung dauert je nach Einstellung nur wenige Minuten. Das heruntergeladene Ergebnis wird auf Links überprüft, die von der Software nicht weiter verfolgt wurden. Da Teleport Pro selbst keine Protokollmöglichkeit bietet, wird der Archivierungsprozess analog protokolliert. Im folgenden Schritt werden die Dateien für das Brennen aufbereitet. Von dem gespiegelten Internetauftritt wird ein Index erstellt, der mit den Daten 5 Zum Begriff Spiegelung siehe S. 11f. und S

13 Die Durchführung anschließend auf CD-ROM geschrieben wird. Das Ergebnis auf CD-ROM wird abschließend mit der gespiegelten Datenmenge verglichen. Das ausgewählte Speichermediums bereitet einige Schwierigkeiten, da zusätzliche und zeitaufwendige Arbeitsschritte erforderlich sind 6. Nach Ansicht von Herrn Schmitz stellt nicht die Speicherkapazität 7 des Speichermediums das Problem dar, sondern die begrenzte Länge der Verzeichnungskette. Die Begrenzung verhindert das Abspeichern von Dateien mit langen Pfadnamen. Deshalb wird eine Komprimierung der Datenmenge, die auf das Medium gebrannt werden soll, durchgeführt. Denn die Dateien werden anschließend als Ganzes betrachtet, so dass die Länge der Dateinamen kein Problem mehr darstellt. Für die Präsentation wird vor die archivierte Website eine Eingangsseite gestellt. Sie enthält: Name, Signatur, Datum sowie die Funktionen Seite anzeigen, Recherche in der Seite und Beenden. Für die Darstellung der archivierten Seiten wird der entsprechende Browser und für die eingebundenen Formate die entsprechenden Programme benötigt (Acrobat Reader, Word o.a.). Wird die Rechercheoption ausgewählt, erscheint dem Benutzer ein gewohntes Bild, wie es bei Suchmaschinen üblich ist. Die Treffer werden in einem Ranking mit dem Link angezeigt. Eine Migrationstrategie besteht zur Zeit noch nicht. Ferner werden die archivierten Snapshots nicht mit einer Archivsoftware verwaltet. Sie werden einerseits über die Verzeichnungsstruktur auf der Festplatte verwaltet und andererseits auf CD-ROM gespeichert. Um eine genaue Vorstellung von dem Spiegelungsprozess zu bekommen, hat Herr Schmitz einen Test von dem Internetauftritt der Dresdner Bank AG durchgeführt. Für die Spiegelung wurde eingestellt: eine Linktiefe von 3 Ebenen, alle Arten vorhandener Inhalte sowie ein externer Link. Die Spiegelung war nach ungefähr fünf Minuten 6 Nach Meinung von Herrn Schmitz würde er aus heutiger Sicht nicht mehr CD als Speichermedium empfehlen, sondern Magnetbänder (Streamer) verwenden. 7 Die Speicherkapazität einer CD-ROM beträgt ca. 650 MB (Stichwort CD-ROM in: Barnert, Brockhaus, 2003). Eine Spiegelung vom umfasste 486 MB. (SCHMITZ, S. 136) 7

14 Die Durchführung abgeschlossen. Im Ergebnis wurden von 1440 gefundenen Dateien 1332 angenommen, die insgesamt knapp 100 MB umfassten. Was mit den restlichen Dateien passiert, konnte nicht geklärt werden. Die Präsentation des Projektes und die Durchführung einer Spiegelung waren sehr hilfreich für das weitere Vorgehen, für die Untersuchung in der Intranetredaktion der Dresdner Bank. 3.2 Analyse und Tests in der Intranetredaktion Vom Februar 2003 führte ich daraufhin Untersuchungen in der Intranetredaktion der Dresdner Bank AG durch, um mich genauer mit dem Intranet, dessen Aufbau, deren Verantwortlichkeiten, der eingesetzten Technik und der Verwaltung von Intranetinhalten auseinander zu setzen 8. Daraus waren Bewertungsentscheidungen und eine Archivierungsmethode abzuleiten. Herr Pasqualotto (Ansprechpartner in der Intranetredaktion für das Publizieren der Inhalte mit dem CMS) führte mich in die Komplexität des Intranets ein. Er zeigte mir an einem Beispiel, wie die Inhalte über das Content-Management-System (CMS) infosite publiziert werden. Neben der Bewertung des gesamten Intranetauftrittes und deren Kategorien wurde an einem Einzelbeispiel, dem Intranetauftritt von dem Corporate Center Unternehmenskommunikation (CC UK), Bewertungskriterien aus archivischer Sicht mit denen des IT-Fachpersonals verglichen und schließlich deren Umsetzung mit der ausgewählten Spiegelungssoftware verfolgt. Die Ergebnisse werden im Kapitel Bewertung ausführlich dargestellt. Die Auswahl der Spiegelungssoftware wurde gemeinsam mit den Kollegen der Intranetredaktion (Herr Pasqualotto), des IT-Bereichs (Herr Wolf) und des Historischen Archivs (Herr Richter) durchgeführt. Zur Auswahl standen die am häufigsten gewählten Softwareprodukte, die bereits in 8 Die dargestellten Ergebnisse sind aus dem Zeitraum der Untersuchung. Änderungen im Intranet, die später durchgeführt worden sind, werden nicht mehr berücksichtigt. 8

15 Die Durchführung Webarchivierungsprojekten angewendet werden. Das sind Teleport Pro und HTTrack. Nach mehreren Testläufen mit der Startseite des Intranets wurde sich für HTTrack entschieden. Anschließend wurden mit HTTrack Spiegelungstests mit verschiedenen Einstelllungen durchgeführt. Detaillierte Ausführungen sind im Kapitel Spiegelung nachzulesen. Ein weiterer Schwerpunkt der Untersuchung lag in der Frage, wie die gespiegelten Dateien dauerhaft gesichert und erhalten werden können. Mit dem Ziel, diese Informationen den kommenden Generationen zur Verfügung zu stellen, ging es um das Problem, wie HTML-Dateien nach XHTML konvertiert werden können. Die Migration sollte ohne bzw. mit sehr geringem Informationsverlust schnell durchführbar sein. Das ist nach Ansicht von Herrn Oehler möglich. Er ist Entwickler eines HTML-XML- Konverters, der im Auftrag der Allianz AG entstand. Den Konvertierungsprozess konnte ich zusammen mit Herrn Richter anschauen. Genaueres ist im Kapitel Sicherung und Erhaltung von Webseiten zu erfahren. 3.3 Abschlussbesprechung Nachdem die Ergebnisse der Untersuchung für das Projekt zur Archivierung des Intranets der Dresdner Bank in einem Entwurf der Diplomarbeit zusammengetragen und weiterentwickelt wurden, fand abschließend eine Besprechung mit den Verantwortlichen aus dem Historischen Archiv und des IT-Support s statt. Demnach wird das Projekt nach der Untersuchungsphase fortgeführt. Das entwickelte Archivierungskonzept, der Archivierungsablauf für das Intranet und die Bewertungskriterien sind für die Dresdner Bank umsetzbar. 9

16 Archivierung von Webseiten 4. Archivierung von Webseiten 4.1 Allgemeines Die Webtechnologie hat sich seit Anfang der 90er Jahre des vergangenen Jahrhunderts rapide entwickelt. Es werden immer mehr Informationen über das Web verteilt und sind einer immer breiter werdende Masse an Benutzern zugänglich. Die Informationen verschwinden sehr schnell. Im Internet ändern sich Webseiten durchschnittlich alle zwei bis fünf bzw. zwei bis sechs Monate 9. Die Computertechnologie wechselt so schnell, dass nach Meinung der National Library of Australia die Schnittstellen zwischen den Systemen, die technischen Standards und die Dateistrukturen alle 20 Jahre völlig anders sind als heutzutage 10. Das fordert Bibliothekare und Archivare heraus. Denn auch diese Informationen sollten nicht nur für die Gegenwart sondern auch für zukünftigen Generationen erhalten bleiben. Rhetorisch stellt Johan Mannerheim die Frage, ob nicht auch historisches Interesse an wertvollen Informationen bestehe, die im World Wide Web (bzw. hier im Intranet) zu finden sind. Deshalb ermutigt er Bibliothekare mit seinem Tagungsbeitrag The WWW and our digital heritage the new preservation tasks of the library community zur dauerhaften Aufbewahrung von Webseiten Projekte Der Anstoß für die Archivierung von Webseiten kam aus dem Bibliotheksbereich, wie die Projekte 12 zeigen. Mitte der 90er Jahre des vorigen Jahrhunderts begannen einige Bibliotheken mit der Sicherung von Online-Publikationen. Auf dieser Grundlage entstanden Projekte für die Archivierung von einzelnen Websites. Zu nennen ist hier besonders das PANDORA-Projekt (Preserving and Accessing Networked Documentary Resources of Australia) der National Library of Australia. Die National Archives of Australia archivieren dabei Websites der Commonwealth- Regierung. Weitere Meilensteine sind die Archivierung von Internetseiten 9 Die Angaben zur durchschnittlichen Lebensdauer variieren ein wenig. Vgl. 2-6 Monate nach: Masanès, Web Archiving, 2002; 3-5 Monate nach: Mannerheim, heritage, Vgl. NLA, PANDORA, Mannerheim, heritage, Vgl. Tab. 1: Archiving websites Projekte. 10

17 Archivierung von Webseiten durch The Internet Archive, die Archivierung des schwedischen Internets im Kulturarw3-Projekt, sowie die Gründung der Vereinigung EWA (European Web Archive) und der Vereinigung europäischer nationaler Bibliotheken NEDLIB (Networked European Deposit LIBrary) zur Entwicklung einer Infrastruktur für digitale Publikationen. Aus diesen Projekten der Zusammenarbeit gehen weitere Projekte hervor. Archive sind auf dem Fachgebiet noch eindeutig unterrepräsentiert. Es ist aber auch festzustellen, dass die Archivierung der Websites immer mehr zum Thema wird Herangehensweisen In den bereits laufenden Projekten zur Archivierung von Webseiten wird zwischen zwei Vorgehensweisen unterschieden. Die eine wird oft als comprehensive approach 14 (vollständige Herangehensweise), die andere als selective approach (auswählende Herangehensweise) bezeichnet 15. Die vollständige Herangehensweise stellt die Sichtweise von Computerfachleuten dar, deren Schwerpunkt es ist, eine Technologie zu benutzen, um Informationen zu verlinken. Hierbei liegt der Fokus auf der Entwicklung von Suchmaschinen. Diese Strategie setzt bereits vorhandene Technik ein, die bei Suchmaschinen wie Google oder Altavista angewendet werden. Auf eine Anfrage des Benutzers wird mit einem Web crawler, auch Web harvester (Engl: Ernter, von Ernten abgeleitet) genannt, das gesamte Web nach einem vordefinierten web space durchsucht, z. B. *.de, *.com, *.dresdner.net. Das Ergebnis wird in einem Ranking dargestellt. Diese URL-Seiten werden geholt und auf eingebettete Links analysiert. Das Ernten von Webseiten wird erst beendet, wenn alle URLs des vordefinierten Bereichs abgefragt wurden. 13 Vgl. Schmitz, Archivierung, Auch auf der Jahrestagung 2003 der Vereinigung deutscher Wirtschaftsarchivare e.v. berichtete Frau Dr. Helen Müller, dass das Historische Archiv der Bertelsmann AG sich mit dieser Problematik auseinandersetzen muss. 14 Im Englischen wird diese Herangehensweise bezeichnet als comprehensive approach oder auch bulk approach. Julien Masanès beschreibt diese Strategie als eine automatic harvesting policies (automatisch erntende Strategie). (Masanès, Web Archiving, 2001) 15 Vgl. Masanès, Web Archiving, 2001; Lyman, Archiving WWW, 2002; Mannerheim, heritage,

18 Archivierung von Webseiten Die auswählende Herangehensweise ist aus der Sicht von Bibliothekaren bzw. Archivaren entstanden. Der Bestand (des Webarchivs) setzt sich aus einer Reihe von Snapshots 16 der Website zusammen, die erkennen lassen, dass sich der Webauftritt über einen bestimmten Zeitraum geändert hat 17. Die Snapshots werden mit einer Spiegelungssoftware erzeugt. Der Vorgang wird als Spiegelung bezeichnet und setzt Bewertungsentscheidungen nach Archivierungsintervallen und tiefe, sowie Ein- bzw. Ausschluss von Links voraus. Aus der Sicht von Peter Lyman liegt der Fokus dieser Strategie auf dem Inhalt der Website und der Entwicklung von Katalogisierungsstrategien, wie z. B. MARC Records oder Dublin Core. Mit der Aufnahme bzw. Verzeichnung wird eine hohe Qualität des Bestandes gewährleistet. Den Bestand bilden ausgewählte Themenbereiche, die als archivwürdig betrachtet wurden. Die Bewertung erfolgt nach der historischen Tragweite und nach dem speziellen Wert der Informationen. Diese sollten bei einer intellektuellen Erschließung erfasst (z. B. in Form der Metadaten) und recherchierbar gemacht Metadaten Die Erfassung von Metadaten ist das zentrale Element für die Verwaltung und Erhaltung authentischer webbasierter Aufzeichnungen. The application of metadata is central to the successful management of all records including records of web-based activity. 19 A successful preservation process relies to a large extent on description of the nature and history of the archival resources: on metadata, in short. Metadata is also required to guide the way archived objects are rendered to and understood by users. 20 Metadaten zum Kontext und zur Struktur der Aufzeichnungen sind dabei notwendig, um die Aufzeichnungen zu verstehen und zu benutzen. 16 Definition des Begriffes Snapshot : Full and accurate record copies of an agency s public web resources captured at particular points in time. (NAA, Guidelines, 2001, S. 9) 17 Vgl. NLA, PANDORA, Vgl. Lyman, Archiving WWW, NAA, Guidelines, 2001, S. 17 f. 20 NLA, PANDORA,

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