Excelbasierte Erfassung und Verwaltung der laufenden Fortsetzungen im Staatsarchiv Hamburg

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1 Excelbasierte Erfassung und Verwaltung der laufenden Fortsetzungen im Staatsarchiv Hamburg von Marcus Kupka Kurzfassung Software zur Erfassung und Verwaltung von laufenden Fortsetzungen, wie z.b. Magazine oder Zeitschriften, wird sowohl in Bibliotheken als auch in Archiven angewandt und verwendet. Das Staatsarchiv Hamburg verwendete dafür bisher die Software News-Office- System:3 (NOS:3). In Zukunft soll dafür jedoch Microsoft Office Excel genutzt werden. Der folgende Artikel befasst sich auf der einen Seite mit den Hintergründen und Ursachen bezüglich der Umstellung von NOS:3 auf Excel und auf der anderen Seite mit der Erstellung der Excel-Datenbank. Deskriptoren Erfassung und Verwaltung laufende Fortsetzungen Staatsarchiv Hamburg NOS:3 Microsoft Office Excel Excel-Datenbank Abstract Excel based acquisition and administration from running sequels in the National Archive of Hamburg Software for the acquisition and administration from running sequels, for exp. magazines and journals, is used as well as in libraries and archives. The National Archive of Hamburg used until now for that the software News-Office-System:3 (NOS:3). In the future Microsoft Office Excel shall used for that. On the one hand, the following article consider with the backgrounds and reasons for the switch from NOS:3 to Excel and one the other hand with the generation of the Excel-database. Keywords acquisition and administration running sequels The National Archive of Hamburg NOS:3 Microsoft Office Excel Excel-database Das Staatsarchiv Hamburg wird, wie auch andere Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung der Freien und Hansestadt Hamburg, von Dataport betreut. Dataport ist ein Unternehmen, das sowohl in Hamburg als auch in Bremen, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen und Schleswig-Holstein Dienstleistungen der Informations- und Kommunikationstechnik im Bereich der öffentlichen Verwaltung betreut. Dieser Artikel konzentriert sich aber ausschließlich auf Hamburg. Die EDV-Struktur der einzelnen Ämter und Einrichtungen der Freien und Hansestadt Hamburg sieht folgendermaßen aus: Die Einrichtungen beziehen per Warenkorb von Dataport ihre einzelnen Programme oder auch das komplette Betriebssystem, mit dem sie im Alltag arbeiten. Plant ein Amt oder eine Einrichtung die Anschaffung bzw. den Erwerb eines Spezialprogramms bzw. einer Spezialsoftware, was nicht Bestandteil des Warenkorbes von Dataport ist, so muss das Programm erst im Vorfeld von Dataport auf seine Sicherheit geprüft werden, sodass sichergestellt ist, dass dieses Programm sich nicht negativ auf die gesamte Struktur der EDV innerhalb der öffentlichen Verwaltung Hamburgs auswirken kann, z. B. durch die Verbreitung von Viren. Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Finanzen und Kosten: Die jeweilige Einrichtung muss alle anfallenden Kosten, z. B. für die Installation des neuen Programms, an Dataport zahlen. 63

2 Kupka 2013: Excelbasierte Erfassung und Verwaltung der laufenden Fortsetzungen im Staatsarchiv Hamburg Das Staatsarchiv Hamburg arbeitet zurzeit mit dem Betriebssystem Microsoft Windows XP. In Absprache mit Dataport ist nun geplant, innerhalb des ersten Quartals von Microsoft Windows XP auf Microsoft Windows 7 umzustellen. Auf die Abteilung bzw. den Bereich Bibliothek des Staatsarchivs hat das die folgenden Auswirkungen. Eine interne Arbeitsgruppe seitens des Staatsarchivs hat ermittelt bzw. festgestellt dass News-Office-System:3, kurz NOS:3, das Programm bzw. die Software, die bislang zur Erfassung und Verwaltung der laufenden Fortsetzungen (dazu zählen z. B. Jahresberichte, Jahrbücher und Zeitschriften von Hamburger Unternehmen und anderen Einrichtungen) diente, durch eine neue Datenbank ersetzt werden muss. Die Gründe hierfür sind: Sowohl NOS:3 als auch die neueste Version, NOS:4, sind auf dem neuen Betriebssystem Microsoft Windows 7 nicht lauffähig. Des Weiteren enthält NOS:3 viele Funktionen, die einerseits überhaupt nicht benötigt werden und die andererseits die Bedienbarkeit bzw. Handhabung des Programms erschweren. Folgende Anforderungen wurden somit seitens der internen Arbeitsgruppe für die neue Datenbank erstellt und festgelegt: schnell erlernbare Bedienbarkeit; keine zu hohe Komplexität; keine Überfrachtung mit Funktionen; Beschränkung auf das Wesentliche; Umfang der Datenbank (bezüglich der Anzahl der Datensätze) sollte zur besseren Überschaubarkeit und Übersicht verkleinert werden; zukünftige Hospitanten, Kurzzeitmitarbeiter und Praktikanten sollen schnell die An- und Verwendung bzw. Bedienung des Programms erlernen. Folgender Ablaufplan bzw. folgende Arbeitsschritte wurden bezüglich der neuen Datenbank erstellt: 1. Schritt: Programm zur Erstellung der Datenbank auswählen; 2. Schritt: Angaben, Daten und Funktionen festlegen, die in der Datenbank enthalten sein sollen; 3. Schritt: Erstellung und praktische Anwendung der Datenbank. Nun galt es, ein geeignetes Programm zur Erstellung des Nachfolgers von NOS:3 zu finden. Stand der Forschung / Stand der Technik Viele Unternehmen bieten mittlerweile für Archive und Bibliotheken diverse Programme und Softwares zur Erfassung und Verwaltung von laufenden Fortsetzungen an. Tabelle 1 gibt eine Übersicht zu einigen Anbietern und deren Produkten. Anbieter Programm/Software/System Tabelle 1 Übersicht diverser Anbieter von Programmen zur Erfassung und Verwaltung der laufenden Fortsetzungen in Archiven und Bibliotheken Shsoft ISG Information Systems GeoCom GmbH OCLC GmbH BIB2 - die Bibliothekssoftware GeoCom Bibliothek-Software für Bibliotheken BIBLIOTHECA LiBRARY.online LiBRARY.online 3.0 Adlib Information System SoulTek Adlib Software für Archive, Museen und Bibliotheken ArciSoft Aktenverwaltung Archivsoftware HAW Hamburg Abteilung Information,

3 HAW Abstracts in Information Science and Services vol. 3 (2013), no. 3, art. 06; page Programme bzw. Software dieser Art kamen jedoch als Nachfolger von NOS:3 nicht in Frage, da sie zu viele, teilweise komplexe und nicht relevante Funktionen, wie z. B. WebOPAC, Barcode-Integration und Erstellung von Buchkarten und Signaturaufklebern, enthielten und teilweise auch hinsichtlich ihrer Bedienung nicht geeignet waren. Doch warum in die Ferne schweifen, wenn das Gute liegt so nah? Das Office-Paket von Microsoft Windows XP enthält schließlich die Programme Microsoft Office Access sowie Microsoft Office Excel. Als einfachste und geeignetste Lösung erschien im ersten Moment das Programm Microsoft Office Access, da sich diese Software sehr gut zum Erstellen von Datenbanken eignet. Letztendlich entschied man sich jedoch aufgrund der besseren und einfacheren Bedienbarkeit für Microsoft Office Excel. Der erste Schritt, ein geeignetes Programm zur Erstellung der neuen Datenbank zu finden, war getan. Festlegung der Angaben, Daten und Funktionen Bevor die neue Datenbank zur Erfassung und Verwaltung der laufenden Fortsetzungen in Excel angelegt werden konnte, musste im Vorfeld abgestimmt und festgelegt werden, welche Daten von jeder laufenden Fortsetzung unbedingt erfasst und verwaltet werden müssen und welche dagegen nicht mehr zu berücksichtigen sind, da sie in Zukunft keine Rolle mehr für diesen Bereich spielen werden. Um zu verhindern, dass die neue Datenbank unwichtige Datenfelder und Funktionen enthält, wurde das Benutzerhandbuch von NOS:3 genau studiert und alle nicht relevanten Angaben, Daten und Funktionen herausgefiltert und notiert. Nach dieser Ermittlung ergaben sich sechs Datenfelder, aus denen die neue Excel-Datenbank besteht: Titel Signatur Eingänge Anmerkungen und Rechnungen Lieferant Erscheinungsweise Schritt 2 war somit abgeschlossen. Erstellung und praktische Anwendung der Excel-Datenbank Der dritte Schritt, die Erstellung der Datenbank, erfolgte in enger und regelmäßiger Absprache mit den Kollegen der Abteilung Referat ST 14»Erhaltung des digitalen Archivguts«. Die Excel-Datenbank erhält den Titel»Laufende Eingänge von Fortsetzungen«. Das erste Datenfeld»Titel«enthält den Titel sowie den eventuellen Zusatztitel der jeweiligen Fortsetzung. Im zweiten Feld»Signatur«wird die jeweilige Signatur, die an die Fortsetzung vergeben wurde, eingetragen. Die aktuellen und älteren Ausgaben von jeder Fortsetzung werden im dritten Feld mit dem Titel»Eingänge verzeichnet. Hier wird u. a. nach Jahren und Nummern unterschieden.»anmerkungen und Rechnungen«, das vierte Datenfeld, enthält individuelle und spezielle Angaben zu jeder laufenden Fortsetzung, z. B. zu den Rechnungen, ob die Fortsetzung ein Signatur- Schild erhält, ob sie in das Magazin oder den Lesesaal des Staatsarchivs kommt, ob die Aufsätze, die in einigen Fortsetzungen enthalten sind, noch einzeln ausgewertet 65

4 Kupka 2013: Excelbasierte Erfassung und Verwaltung der laufenden Fortsetzungen im Staatsarchiv Hamburg werden müssen oder zu welcher Abteilung innerhalb des Staatsarchivs die jeweilige Fortsetzung weitergeleitet wird. Des Weiteren werden in diesem Datenfeld zusätzlich noch die Kontaktdaten von den jeweiligen Lieferanten hinterlegt, z. B. Telefonnummer oder -Adresse. Im fünften Datenfeld»Lieferant«werden die jeweiligen Lieferanten, (z. B. Ämter, Schulen, Unternehmen und Vereine) der Fortsetzungen eingetragen. Das sechste und letzte Datenfeld»Erscheinungsweise«enthält, wie oft die jeweilige Fortsetzung erscheint (bezogen auf Wochen, Monate oder Jahre). Geplant war, dass alle sechs Datenfelder zusammen auf dem Bildschirm zu sehen sind (zur besseren, einfacheren und schnelleren Übersicht), leider hat es nicht ganz geklappt, sodass man nun mit der Maus die Leiste ein bisschen nach rechts bewegen muss, um das sechste Datenfeld»Erscheinungsweise«sehen zu können (vgl. Bild 2). Bild 1 Screenshot der Excel- Datenbank»Laufende Eingänge von Fortsetzungen«In der Datenbank von NOS:3 waren insgesamt 684 Datensätze laufender Fortsetzungen verzeichnet. Das Problem hierbei war, dass schon seit längerem nicht mehr überprüft worden war, ob alle 684 Fortsetzungen noch weiterhin erscheinen oder ob einige schon das Erscheinen eingestellt hatten. Daraufhin wurde bei all den Fortsetzungen, wo schon seit längerem keine neue Ausgabe erschienen ist, mit den jeweiligen Lieferanten, (z. B. Ämter der Freien und Hansestadt Hamburg, Schulen, Unternehmen und Verlage) Kontakt aufgenommen. Es stellte sich heraus, dass viele Einrichtungen das Erscheinen der jeweiligen Publikation z. B. aufgrund interner personeller Engpässe einstellen mussten oder das weitere Erscheinen der Publikation nicht garantieren bzw. zusichern konnten. So sind aktuell, als Ergebnis der Anfrage bei den einzelnen Einrichtungen, von den ursprünglichen 684 Datensätzen lediglich noch 532 Datensätze übrig. Somit war auch das Ziel erreicht, den Umfang der Datenbank hinsichtlich der Anzahl der Datensätze zur besseren Überschaubarkeit und Übersicht zu verringern. Zur Handhabung der Excel-Datenbank lassen sich folgende Punkte festhalten: Die Zeile mit den Überschriften der sechs Datenfelder bzw. Spalten (»Titel«,»Signatur«,»Eingänge«,»Anmerkungen und Rechnungen«,»Lieferant«und HAW Hamburg Abteilung Information,

5 HAW Abstracts in Information Science and Services vol. 3 (2013), no. 3, art. 06; page 63 68»Erscheinungsweise«) wurde mit der Excel-Funktion»Ansicht / Fenster fixieren / Oberste Zeile fixieren«so eingerichtet, dass sie, egal ob man rechts mit der Maus nach oben oder nach unten in der Datenbank scrollt, immer als»überschrift«der einzelnen Spalten bestehen bleibt. So hat man beim Eintragen von neuen Daten zu den jeweiligen Fortsetzungen immer den Überblick, welches Datenfeld bzw. welche Spalte zu welchem Datenbereich gehört. Beim Eintragen von neuen Daten oder bei der Änderung der Daten in den einzelnen Datenfeldern bzw. Spalten erweitern bzw. vergrößern sich die jeweiligen Felder bzw. Spalten automatisch, wenn der Platz nicht mehr ausreicht. Grund hierfür ist, dass für alle Datenfelder bzw. Spalten die Excel-Funktion»Format / Zellen formatieren / Ausrichtung / Zeilenumbruch«eingerichtet und gespeichert wurde. Teilweise kann es passieren, dass, wenn die Datenfelder sich nach dem Eintrag von neuen Daten automatisch erweitern bzw. vergrößern, die Daten, die am Ende stehen, plötzlich verschwinden bzw. sich automatisch nach unten verschieben, sodass sie nicht mehr zu erkennen bzw. zu lesen sind. In diesem Fall muss die Zeilenhöhe der jeweiligen Spalte geändert werden. Folgende Excel- Funktion ist dafür zu verwenden:»format / Zeilenhöhe«und dann neuen Wert der Zeilenhöhe eintragen. Soll eine neue Fortsetzung in die Excel-Datenbank aufgenommen werden, gelingt das folgendermaßen: Alle laufenden Fortsetzungen wurden, aufgrund der besseren und leichteren Orientierung, alphabetisch aufgelistet bzw. eingetragen. Die komplette Zeile der Fortsetzung, wo die Zeile der neuen Fortsetzung eingefügt werden soll, muss mit der Maus markiert werden. Nun folgt ein Klick auf die rechte Maustaste, dann wählt man»zeile/spalte einfügen / Tabellenzeilen nach oben«und die Zeile für die neue Fortsetzung ist automatisch eingerichtet. Es gibt auch noch die Möglichkeit,»Zeile/Spalte einfügen / Tabellenzeilen nach unten«zu wählen. Diese Funktion wird jedoch nur bei der Fortsetzung angeboten, die ganz am Ende der Datenbank steht (in diesem Fall momentan die Fortsetzung ZiN. Zoll im Norden. Das Zollmagazin der Bundesfinanzdirektion Nord). Ansonsten gilt immer:»zeile/spalte einfügen / Tabellenzeilen nach oben«. Möchte man eine Fortsetzung aus der Datenbank löschen, geht man folgendermaßen vor: Wiederum die komplette Zeile der Fortsetzung markieren, die gelöscht werden soll. Nun folgt ebenfalls der Klick auf die rechte Maustaste, Funktion»Zeile/Spalte löschen«und»tabellenzeilen«wählen. Die komplette Zeile wird automatisch gelöscht. Über die Funktion»Suchen und Auswählen / Suchen«kann man nach ganz bestimmten Titeln bzw. nach einer bestimmten Fortsetzung suchen, wenn man nur diese und die dazugehörige Tabellenzeile angezeigt haben möchte. Ebenfalls über die Funktion»Suchen und Auswählen / Ersetzen«kann man bestimmte Begriffe, Bezeichnungen, Namen und Titel verändern, z. B. von den laufenden Fortsetzungen oder deren Lieferanten. Kommt der jeweilige Begriff, Name oder Titel mehrmals in der Datenbank vor, so kann man ihn durch die Funktion»Suchen und Auswählen / Ersetzen / Alle ersetzen«automatisch durch den neuen Titel, Begriff bzw. die neue Bezeichnung ersetzen. 67

6 pö Kupka 2013: Excelbasierte Erfassung und Verwaltung der laufenden Fortsetzungen im Staatsarchiv Hamburg Fazit Der Nachfolger von NOS:3, die Excel-Datenbank mit dem Titel»Laufende Eingänge von Fortsetzungen«zur zukünftigen Erfassung und Verwaltung der laufenden Fortsetzungen im Staatsarchiv Hamburg, erfüllt die, seitens der internen Arbeitsgruppe, gestellten und geforderten Anforderungen: Die Datenbank beschränkt sich anhand der sechs Datenbereiche bzw. Datenfelder»Titel«,»Signatur«,»Eingänge«,»Anmerkungen und Rechnungen«,»Lieferant«und»Erscheinungsweise«auf die relevanten und wesentlichen Informationen zu den einzelnen Fortsetzungen. Dadurch ist die Datenbank nicht zu komplex und gut überschaubar. Alle Funktionen von Excel wird man in Zukunft bei der praktischen An- und Verwendung der Datenbank auch nicht benötigen, jedoch ist die Datenbank nicht mit zu vielen unnötigen, überflüssigen und unwichtigen Funktionen seitens Excel ausgestattet bzw. überladen. Die Bedienung der Datenbank ist nicht sonderlich schwer, da alle Funktionen bezüglich der praktischen Anwendung und Bedienung eindeutig und nicht kompliziert sind. So werden es zukünftige Hospitanten, Kurzzeitmitarbeiter und Praktikanten des Staatsarchivs nicht schwer haben, den Umgang mit der Excel-Datenbank in Kürze zu erlernen. Festzuhalten ist, dass die enge Zusammenarbeit mit den Kollegen der Abteilung Referat ST 14»Erhaltung des digitalen Archivguts«dazu beigetragen hat, diese Datenbank zu erstellen. In Zukunft wird die Excel-Datenbank dem Staatsarchiv Hamburg bei der Erfassung und Verwaltung der laufenden Fortsetzungen sehr hilfreich und nützlich sein und dadurch sich zu einem unverzichtbaren Bestandteil des beruflichen Alltags entwickeln. Literatur ADLIB 2013 HAUER 2013 ISG 2013 OCLC 2013 ADLIB INFORMATION SYSTEMS: Adlib [online]. Potsdam : Adlib Information Systems, URL: (Abruf: ) HAUER, Sebastian: shsoft Bibliothekssoftware [online]. Hamburg : SHsoft, URL: shsoft.de/ (Abruf: ) ISG INFORMATION SYSTEMS GEOCOM: GeoCom Bibliothek [online]. Bochum : ISG, URL: (Abruf: ) OCLC: Bibliotheca macht Bibliotheken erfolgreich [online]. Böhl-Iggelheim : OCLC, URL: (Abruf: ) LIBRARY.ONLINE 2009 LIBRARY.ONLINE: Die professionelle Medienverwaltung für Bibliotheken und öffentliche Einrichtungen : Kontakt / Infos anfordern [online]. Backnang : Library.online, URL: libraryonline.de/index.php?lo_id=lo_anfrage (Abruf: ) SOULTEK 2013 SOULTEK: ArciSoft Aktenverwaltung : Archivsoftware [online]. Homberg Ohm : SoulTek, URL: (Abruf: ) Eingegangen: Marcus Kupka Ausbildung zum Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste; Berufserfahrung bei der Stadtbibliothek Wismar; 2006 Bachelorstudium Bibliotheks- und Informationsmanagement HAW Hamburg; Praxissemester im Staatsarchiv Hamburg; studentische Hilfskraft Fachbibliothek Life Sciences in Bergedorf; seit 2010 Masterstudium Informationswissenschaft und -management HAW Hamburg Abteilung Information,

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