Defensible Disposal. Löschen, wo gelöscht werden soll Information Lifecycle Governance. Sebastian Welter Technical Specialist ECM

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1 Defensible Disposal Löschen, wo gelöscht werden soll Information Lifecycle Governance Sebastian Welter Technical Specialist ECM

2 2013 International Business Machines Corporation 2

3 Transformation Aligns IT Focus and Investments with Business Objectives Increase innovation and relevance while trimming costs to align with revenue Maintaining Innovating Maintaining 2013 International Business Machines Corporation 3 Anthony Perkins, BNY Mellon, CGOC Summit 2012

4 Transformation Efforts Underway Across Industries In 2010, 1,822 organizations across industries were investing >10% of IT budget in transformation HBO Shortening time-to-market Software development approach improvements, technical due diligence, project prioritization by senior management Telstra Transformational Process Change Re-aligned siloed business processes to provide a single view from the customer s perspective Decommissioned over 400 applications, created 600 new workflows, revenue growth of 11% over the first three years Toyota Cross Functional Teams to Achieve Goals Cut back/removal of waste from major IT expenditure categories (e.g., Licensing, Telecommunications, Hardware, etc.) Close to 20% stretch target of budget reduction within the first two years International Business Machines Corporation 4 Anthony Perkins, BNY Mellon, CGOC Summit 2012

5 Das Information Governance Problem der weltweiten Informationen sind in den letzten 2 Jahren entstanden 3.5% 2.2M 98% Umsatz-Anteil für IT Information Management Ausgaben Duchschnittskosten für das Sammeln und und Reviewen von Informationen pro Rechtsangelegenheit 2 Unternehmen, die abgesichertes Löschen als wichtigstes Thema von Data Governance sehen 4 44x Prognostiziertes Informationswachstum, % Anteil an überflüssigen aufbewahrten Informationen 3 22% Unternehmen, die heute schon abgesichert Löschen Unkontrolliertes Datenwachstum und fehlende Insight in Unternehmensdaten sind Wegbereiter einer Kostenexplosion der Datenhaltung 2013 International Business Machines Corporation 5

6 Datenwachstum ist auch für deutsche Unternehmen eine Herausforderung - Jedes zweite Unternehmen beklagt ein Datenwachstum von 40% und mehr Datenwachstum erzeugt ein dreidimensionales Problem im Unternehmen Kosten, Kontrolle und Datenqualität * Quelle: Omikron 2012 Umfrage von 217 Unternehmen 2013 International Business Machines Corporation 6

7 Big Data International Business Machines Corporation 7

8 Datenwachstum und Kosten Es sind keine Steigerungen des IT-Budgets zu erwarten Millionen IT-Budget Das Business erwartet die Einlösung der Technologie-Dividende in der Informationverarbeitung, Analysten sehen IT-Budgets schrumpfen, bestenfalls konstant 2013 International Business Machines Corporation 8 Ein aktuelles exemplarisches Kundenbeispiel

9 Der Anteil Storage-Kosten am IT-Budget liegen heute bei 15% - Tendenz stark steigend bei jährlichem Datenwachstum von 40% Millionen Storage-Kosten IT-Budget Nach 5 Jahren sind bei diesem Wachstumsverlauf 80% des IT-Budgets Storage-Kosten - Warten ist offenbar keine gute Strategie International Business Machines Corporation 9 Ein aktuelles exemplarisches Kundenbeispiel

10 Folge: Ohne Gegenmaßnahmen sprengt das Datenwachstum die Zielvorgaben des IT-Budgets Millionen ohne Gegenmaßnahmen IT-Budget Vorgabe IT-Budget 245M kumulierte Storage-Kosten Storage-Kosten fressen ohne Gegenmassnahmen das IT-Budget auf, Mehrkosten innerhalb von 5 Jahren in diesem Beispiel 154M 2013 International Business Machines Corporation 10 Ein aktuelles exemplarisches Kundenbeispiel

11 Millionen Gewünschtes Ziel: Konstantes Budget, konstante oder sinkende Storagekosten IT-Budget Vorgabe Folge: Ohne Gegenmaßnahmen sprengt das Datenwachstum die Zielvorgaben des IT-Budgets IT-Budget Storage-Kosten Problem: Storagekosten bleiben nicht konstant, sondern folgen dem Datenwachstum im Unternehmen International Business Machines Corporation 11 Ein aktuelles exemplarisches Kundenbeispiel

12 Welche Maßnahmen sind geeignet, die Explosion der Storagekosten abzuwenden? 2013 International Business Machines Corporation 12

13 Maßnahme 1: Hoffen auf die Technologie-Dividende 2013 International Business Machines Corporation 13

14 Datenwachstum Gegenmaßnahme 1: Hoffen auf die Technologie-Dividende Millionen ohne Gegenmaßnahmen IT-Budget Vorgabe IT-Budget Storage-Kosten incl. Technologie-Dividende Effekt von ca. 9% im Bereich Enterprise Storage, Tendenz fallend, passive Maßnahme 2013 International Business Machines Corporation 14 Ein aktuelles exemplarisches Kundenbeispiel

15 Maßnahme 2: Storage-Tiering 2013 International Business Machines Corporation 15

16 Datenwachstum Gegenmaßnahme 2: Storage Tiering Millionen ohne Gegenmaßnahmen IT-Budget Vorgabe IT-Budget Storage-Kosten incl. Technologie- Dividende und Tiering Effekt von ca. 4%, Analysetätigkeit erforderlich: was kann wann wohin verschoben werden? Maßnahme hat aber keinen Einfluß auf die Gesamtmenge verwalteter Daten 2013 International Business Machines Corporation 16 Ein aktuelles exemplarisches Kundenbeispiel

17 Maßnahme 3: Storage-Virtualisierung 2013 International Business Machines Corporation 17

18 Datenwachstum Gegenmaßnahme 3: Storage-Virtualisierung Millionen ohne Gegenmaßnahmen IT-Budget Vorgabe IT-Budget Storage-Kosten incl. Technologie- Dividende, Tiering und Virtualisierung Effekt von ca. 15%, bessere Auslastung vorhandener HW, Maßnahme hat aber keinen Einfluß auf die Gesamtmenge verwalteter Daten 2013 International Business Machines Corporation 18 Ein aktuelles exemplarisches Kundenbeispiel

19 Maßnahme 4: Archivierung 2013 International Business Machines Corporation 19

20 Millionen Datenwachstum Gegenmaßnahme 4: Archivierung ohne Gegenmaßnahmen IT-Budget Vorgabe IT-Budget Storage-Kosten incl. Technologie- Dividende, Tiering, Virtualisierung und Archivierung Effekt von ca. 6%, Maßnahme hat nur geringen Einfluß auf die Gesamtmenge verwalteter Daten, verbessert aber den Zugang und Kontrolle der Daten 2013 International Business Machines Corporation 20 Ein aktuelles exemplarisches Kundenbeispiel

21 Maßnahme 5: L Ö S C H E N Unequivocally deletion of data is the best way to reduce the amount of data being managed and, consequently, slow the growth of storage capacity. Sheila Childs, Gartner Symposium, Oct International Business Machines Corporation 21

22 Datenwachstum vermeiden Defensive Disposal abgesichertes Löschen Millionen IT-Budget Vorgabe ohne Gegenmaßnahmen IT-Budget 52M kumulierte Storage-Kosten incl. Technologie- Dividende, Tiering, Virtualisierung, Archivierung und Löschen Signifikanter Einspar-Effekt von ca. 50%, Maßnahme verringert die Gesamtmenge verwalteter Daten signifikant u n d verbessert die Datenqualität im Unternehmen 2013 International Business Machines Corporation 22 Ein aktuelles exemplarisches Kundenbeispiel

23 ILG - Die vier wesentlichen Hebel für Kostensenkungen 2013 International Business Machines Corporation 24

24 Bewertung der Maßnahmen Technologie-Dividende, Storage-Tiering, Storage-Virtualisierung und Archivierung reichen nicht, um die Kosten des Datenwachstums aufzufangen Löschen von Daten senkt die Kosten doppelt so stark wie alle anderen Effekte und Maßnahmen zusammen Löschen verändert nicht nur die Datenmenge signifikant, sondern wertet auch die verbliebenen Daten qualitativ auf 2013 International Business Machines Corporation 25

25 Kosten senken durch nachhaltige Verfahren Erkennen und Löschen von überflüssigen Daten Typische Verteilung der Unternehmens-Information* Der überwiegende Teil der im Unternehmen gespeicherten Informationen unterliegt keiner zweckgebundenen Nutzung aber verursacht Kosten *Industrieübergreifende Schätzung International Business Machines Corporation 26

26 ILG Provides Solutions to Legal, Records, Business and IT Buyers IMRM Information Management Reference Model International Business Machines Corporation 27

27 Zusammenarbeit der ILG Stakeholder motivieren, aber wie? Zeitbild: Business, Legal, IT und Compliance-Verantwortliche haben heute eine unterschiedliche Sicht auf Daten und keine gemeinsamen Ziele IBM Corporation

28 Customers struggle to manage information volume, value and risk. How do I meet legal obligations more efficiently and reduce legal risk? DUTY VALUE How do we find information of value and use it to make better decisions? How do I deal with doubling data and shrinking budgets? EFFICIENCY DUTY How do I go from physical to digital records management? International Business Machines Corporation 29

29 Tiefgehendes, effizientes ediscovery Issue and automate legal holds with precision across data sources Collect, cull and assess evidence and control costs Manage custodians, collections and data source obligations in concert with IT International Business Machines Corporation 30

30 Records und Retention Management Manage global taxonomy and retention schedules for all information Coordinate retention program across business units, records liaisons and legal more efficiently Manage records in disparate systems in a centralized manner Syndicate and enforce retention schedules on structured and unstructured records and information International Business Machines Corporation 31

31 Value-Based Archiving Archive files, application data, and social content based on its business value Retain, hold and dispose of archived content efficiently Govern structured and unstructured archives with unified policy management and automation De-duplicate and compress data to reduce storage space and cost International Business Machines Corporation 32

32 Governance & Disposal Get transparency to legal and business obligations and policies for data in a shared data source catalog Automatically apply retention schedules and legal holds on data to consistently dispose of unnecessary data Defensibly dispose of unnecessary structured and unstructured data Curb storage growth and manage data by its value International Business Machines Corporation 33

33 The siloes are disconnected and that is the problem. While these challenges sound like disconnected issues, they re not. Does legal holds by employee name, relies on IT to keep everything to mitigate risk. Thinks storage and IT are cheap anyway, but worried about risk. Struggling with cost of ediscovery on so much data. DUTY Matter Hold VALUE Department ASSET Retention schedule didn t cover the stuff they use daily. Fighting to drive profit up and back office costs down. 5,000 12,000 Retention Schedule DUTY Laws & Regs Put 100-page record schedule on intranet, hopes people follow it. Left out information with short term business value. Wants a record repository for records 5-10% of information Has the data but no idea what is really needed or why has to assume its all valuable. No idea that its responsible for legal holds and record retention. Struggling to reconcile 800% data growth with flat budget. Systems Information 2,000-8,000 3PBs 100PBs No ability to dispose of garbage Too much data drives up IT and legal costs Retention schedule applies to very small data set Billion choices for IT to triangulate laws, lawsuits, business value and data International Business Machines Corporation 34

34 IBM Solution Systematically Links Obligations and Value to DUTY Assets to Address Root VALUE Cause, Lower Cost and Risk DUTY Matter Department Laws & Regs Hold ASSET Retention Schedule Systems Information 35 LEGAL BUSINESS IT RECORDS Modernize ediscovery Process Precise, reliable legal holds Assess evidence in place, collect less Lower legal risk, cost State Information Value Guidance on information utility Participate in volume reduction Align around value Optimize Information Volume Dispose and retire unnecessary data Optimize storage based on value Lower information cost Modernize Retention Process Address electronic information Executable schedules can be automated Lower legal risk, cost 2013 International Business Machines Corporation 35 35

35 IBM ILG verbindet systematisch gesetzliche, regulative und geschäftliche Vorgaben mit effizientem Daten-Management ENTSCHEIDUNGS MANAGEMENT Vereinheitlicher Ansatz für Entscheidungen, welche Information aufzubewahren, zu archivieren, zu schützen und zu löschen sind. AUTOMATISIERTE AUSFÜHRUNG Effiziente automatische Ausführung von legal holds und Zuordnung von Aufbewahrungs-Fristen, Löschung von irrelevanten Dateien, Mails, Records und Anwendungsdaten Ausführbare Regeln auf Content- Quellen erlauben die Löschung von Informationen ohne Nutzen oder Aufbewahrungspflicht 2013 International Business Machines Corporation 36

36 Manage Global Taxonomy & Schedules Efficiently, Ensure They Tie to Law Use a single, consistent taxonomy globally across records, business and IT. Catalog the laws that dictate both retention and privacy requirements along with policies for security in a shared law library. Associate law and policy to specific procedures to enable changes in either and to retain less data more defensibly. Define master retention schedules. Enable employees to see only their specific rules. Allow online change requests with automatic routing to policy owners. Outcome: Company is able to comply and demonstrate compliance with actual records obligations [H] IBM Corporation

37 Conduct Information Inventories, Define Business Value & Link to Location of Information to Enable IT Execution, Improve Holds Conduct streamlined information inventories to identify information organizations have and where they keep it and the importance and duration of value to the business. Data-source specific retention and management procedures and applicable legal hold overrides are automatically created for IT, tying obligations and value to assets. Easily enable country and local schedule variations as needed; compare retention practices for the same information across business, systems. Outcome: Legal has a reliable data map by organization [B]. IT can manage information based on legal, records and business needs [M, N] IBM Corporation

38 Define & Execute Retention & Disposition Across Records and Information in Lock Step with Legal Legal holds are systematically syndicated as legal identifies records and information on hold. Local schedules and individual records are flagged and held. Syndicate retention schedules to records repositories and information archives for in-place execution. Collect and classify records, including auto-classification; collect structured and unstructured information to archive and dispose per retention approved schedules. 39 Outcome: Retention schedules can be consistently and systematically applied across the enterprise [G, L, M, N, O] IBM Corporation

39 Einführung von Information Lifecycle Governance Die Kosten- und Risiko-Transformation auf den Weg bringen Integration von Regeln und Prozessen über die vier Gruppen von Informations-Stakeholdern ermöglicht abgesichertes Löschen und senkt Risiko und Kosten Das Erzielen von geschäftlichem Nutzen macht sich an der Struktur, definierten Prozessen und einer nachvollziehbaren Metrik der Erfolgskontrolle fest 1. Sponsorship durch Führungskräfte Setzen Leitlinien für Unternehmensinitiative EXECUTION STRATEGY 2. Metriken und Erfolgskontrollen Dashboards mit quartalsweiser Visualisierung der Kosten- und Risikoreduktionsziele sowie operationalem Fortschritt 3. Lenkungsausschuß koordiniert Vorgehen zwischen Nutzern und Providern von Informationen Stellt Domänen-übergreifendes Vorgehen und Erreichung gemeinsamer Zielvorgaben bzgl. Umsetzung, Change Management und Finanzzielen sicher 4. Experten und Führungskräfte aus IT, Rechtsabteilung, Records Management und Fachbereich erarbeiten Umsetzungsprozesse Prozess-Implementierung, Audit-readiness, Empfehlungen an Lenkungsausschuß 5. Technologie sorgt für Umsetzung und Automatisierung erarbeiteter Mechanismen automatisiert Prozesse(z.B. Klassifizierung), schafft Transparenz und Nachvollziehbarkeit Strukturierte bereichsübergreifende Vorgehensweise zur Erreichung gemeinsamer Reduktionsziele für Risiken und Kosten IBM Corporation

40 Zusammenfassung Disposal and governance management Informationsexplosion beherrschen Die richtigen Informationen aufbewahren Durch rechtzeitiges gesichertes Löschen Speicherplatz sparen IT-Budget einhalten Auf Flut von Regularien und Gesetzen richtig reagieren, bei Gesetzesänderungen die betroffenen Daten lokalisieren Kosten für Gerichtsverfahren (als Beklagter) minimieren, durch Optimierung und Auditierung des ediscovery Prozesses wichtige Beweise schnell und präzise finden, Stellung im Rechtsstreit verbessern (Kundenfeedback: Kostenersparnis bis zu 70% durch Optimierung des ediscovery Prozesses, Kostenersparnis von ca. 50% der Anwaltskosten durch Reduzierung der Datenmenge) Abbilden von Vernichtungssperren (Legal Holds) und ediscovery im Rahmen von Gerichtsverfahren unternehmensweit! Aufwände und Kosten sparen durch Automatisierung. Compliance im Unternehmen erreichen / verbessern International Business Machines Corporation 41